Anda di halaman 1dari 8

KELOMPOK 3 :

Ni Putu Linda Yasmita (1406305127 / 09)


Ni Made Dwi Permanasari (1406305154 / 23)
Ni Wayan Risna Swardani (1406305169 / 26)
Ida Ayu Nirma Prameswari (1406305199 / 35)
Putu Nirmala Chandra Devi (1406305200 / 36)

SAP 7
PROSES BISNIS PENGELOLAAN PESANAN PELANGGAN

1. PROSES BISNIS PENGELOLAAN PESANAN PELANGGAN


1.1 Tinjauan
Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan meliputi aktivitas permintaan
informasi (pilihan), pembuatan kontrak (pilihan), penerimaan pesanan, pengiriman,
dan penagihan.
1.2 Permintaan informasi

Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan sering dimulai dengan suatu


permintaan dari pelanggan atau permintaan suatu quotation, yaitu sebuah dokumen
yang disiapkan dan dikirimkan ke pelanggan potensial guna memberikan informasi
mengenai produk harga, ketersediaan produk dan informasi pengiriman.

1.3 Pembuatan kontrak


Kontrak adalah suatu perjanjian untuk menyediakan barang dan jasa kepada
pelanggan. Kontrak biasanya menyebutkan kuantitas dan jadwal waktu pengiriman.
Kontak yang berisi perjanjian mengenai penyediaan suatu barang pada periode
tertentu disebut Blanket Order.

1.4 Memasukkan pesanan


Memasukkan pesanan atau order entry menyiapkan dokumen pesanan penjualan.
Penerimaan pesanan biasanya berisi penentuan harga dan pemeriksaan ketersediaan
barang. Sistem Informasi enterprise resource planning memungkinkan inplementasi

1
prosedur penentuan harga yang canggih dan fleksibel antara pelanggan dan barang
spesifik.

1.5 Pengiriman
Aktivitas pengiriman diawali dengan penyiapan dokumen pengiriman yang
disebut delivery. Dokumen delivery dibuat untuk mengatur pengiriman barang ke
pelanggan. Barang yang dikeluarkan dari persediaan pengiriman memerlukan
dokumen pengambilan pesanan, pengepakan pesanan dan posting pengiriman.

1.6 Penagihan
Dokumen delivery dimasukkan dalam jadwal penagihan dan difakturkan. ERP
membuat banyak salinan data yang digunakan untuk penagihan dari dokumen
pesanan penjualan pelanggan atau dokumen delivery pelanggan.

1.7 Ilustrasi ERP


Sistem ERP mampu menyiapkan dan memproses sejumlah informasi yang sangat
besar berkaitan dengan proses bisnis pengelolaan pelanggan. Bagian ini akan
membahas secara ringkas data yang disimpan dan diproses dalam proses bisnis
pengelolaan pesanan pelanggan dengan menggunakan SAP R/3.

1.7.1 Record Master Pelanggan


Record master pelanggan berisi semua informasi yang berkiatan dengan
pelanggan. Record master pelanggan dibuat sebelum proses pesanan penjualan dalam
R/3 karena informasi dalam record master pelanggan digunakan dalam proses
pesanan penjualan.

1.7.2 Field Data


Record master pelanggan dibuat dengan memasukkan informasi ke dalam R/3. R/3
mengarahkan prosses input dengan menunjukkan urutan isian pada layar monitor.
Setiap layar digunakan untuk mengumpulkan kategori data yang berkaitan dengan
pelanggan. Layar input Create Customer pada input fasilitas R/3 menggunakan list
box dan fasilitas pencarian.
1.7.3 Pelanggan Satu Waktu
2
Karena kompleksnya proses pembuatan record master pelanggan, R/3
memungkinkan untuk membuat record master tunggal secara dummy untuk
pelanggan satu waktu (one-time customer) atau pelanggan yang tidak rutin.
1.8 Standar Pemrosesan Pesanan pada SAP R/3
1.8.1 Tinjauan
Menurut Haryani (2009), System Application and Product (SAP) merupakan suatu
software yang dikembangkan untuk membantu suatu organisasi atau perusahaan
dalam menjalankan kegiatan bisnis dan operasionalnya secara efisien dan efektif.
1.8.2 Membuat Pesanan Penjualan
Record master pelanggan harus ada sebelum pesanan penjualan dibuat. R/3 dapat
menyalin informasi dari record master ke dalam pesanan, jika diperlukan.
Create Sales Order : Layar Awal. Layar ini digunakan untuk memasukkan
informasi untuk wilayah penjualan.
Layer Create Sales Order : Layar ini punya dua bagian: header dokumen dan
wilayah untuk data item. Header dokumen berisi field untuk item yang menjelaskan
seluruh pesanan. Bagian data item berisi nomor produk dan jumlah pesanan.

1.8.3 Fitur Database


Fitur arus dokumen pada SAP R/3 memungkinkan untuk melihat dan melacak
dokumen-dokumen tersebut. Query adalah salah satu permintaan infromasi dalam
database. Fitur SAP R/3 mempunyai kemampuan query yang andal.

2. PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PEMROSESAN


PESANAN
Siklus-siklus transaksi terdiri dari empat siklus yaitu siklus pendapatan
merupakan kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa
ke entitas-entitas lain, siklus pengeluaran merupakan kejadian-kejadian yang
berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan
kewajiban- kewajiban yang berkaitan, siklus produksi merupakan kejadian-kejadian

3
yang berkaitan dengan pengubahan sumberdaya menjadi barang dan jasa, dan siklus
keuangan merupakan kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan dan
manajemen dana-dana modal, termasuk kas (Susmiyanti, 2007).
Pengendalian siklus transaksi didasarkan pada fungsi yang dipisah dalam suatu
proses bisnis. Fungsi-fungsi ini adalah input pesan, kredit, barang jadi, pengiriman,
penagihan, piutang dagang, dan buku besar.

2.1 Memasukkan Pesanan


Fungsi memasukkan pesanan (order-entry) memulai proses pesanan pelanggan
dengan menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Pesanan penjualan merupakan
dokumen internal yang utama.

2.2 Kredit
Kredit pelanggan yang masih ada sebaiknya diverifikasikan terlebih dahulu ke
bagian pengiriman barang. Untuk pelanggan regular, pemeriksaan kredit meliputi
menentukan jumlah total kredit yang disetujui tidak melebihi otorisasi dari
manajemen secara umum atau khusus. Untuk pelanggan baru, pemeriksaan kredit
diperlukan untuk menentukan jangka waktu penjualan kepada pelanggan.

2.3 Barang Jadi


Barang jadi diambil sesuai yang ada pada picking list. Picking list disiapkan dari
dokumen pengiriman yang disiapkan dengan database pesanan untuk memproses
pesanan yang telah disetujui. Informasi pengambilan dimasukkan untuk memperbarui
informasi pengiriman pada database pesanan.

2.4 Pengiriman
Bagian pengiriman menerima perintah pengiriman setelah cocok dengan pesanan
yang ada pada picking list. Informasi pesanan yang ada pada daftar pengepakan
disipakan secara independen karena ia didasarkan pada pesanan yang disiapkan oleh
fungsi order-entry dan disetujui oleh fungsi kredit. Bill of landing merupakan
pertukaran dokumentasi antara pengirim dan pengangkut.

4
2.5 Penagihan
Penagihan merupakan proses terakhir dari proses pesanan dengan menyiapkan
faktur untuk pesanan yang tampak pada daftar penagihan. Bagian penagihan
melakukan verifikasi pesanan dan kemudian menyiapkan faktur.

2.6 Piutang Dagang dan Buku Besar


Perbedaan antara penagihan dan piutang dagang penting untuk mempertahankan
pemisahan fungsi. Bagian penagihan bertanggungjawab untuk membuat faktur
pesanan secara individual dan piutang dagang menangani informasi rekening
pelanggan dan secara periodik mengirimkan laporan piutag dagang kepada
pelanggan.

3. PROSES BISNIS MANAJEMEN AKUN PELANGGAN


Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan mencakup pemrosesan piutang
dagang sampai dengan pengumpulan pembayaran pada rekening.

3.1 Piutang dagang


Ada dua pendekatan dasar pada aplikasi piutang dagang yaitu 1) pemrosesan
open-item, pencatatan terpisah untuk faktur dibayar dan 2) pemrosesan balance
forward, pembayaran pelanggan dibanding dengan saldo pelanggan.

4. PENGENDALIAN TRANSAKSI PADA PROSES BISNIS PIUTANG


DAGANG
Terdapat 7 pengendalian transaksi proses bisnis diantaranya :
a. Penerimaan Kas, slip pembayaran dilanjutkan ke piutang dagang untuk
diposting dari penerimaan kas.
b. Penagihan, faktur, memo kredit, dan penyesuaian faktur dirutekan ke piutang
dagang untuk diposting ke rekening pelanggan.
c. Piutang Dagang, pengelolaan pada buku pembantu piutang dagang.
d. Kredit, menyetujui retur dan potongan penjualan serta penyesuaian lainnya
untuk rekening pelanggan.
e. Buku Besar, mengelola rekening pengendali piutang daganng.

5
f. Retur dan Potongan Penjualan, memperhatikan segala jenis potongan dan
besarnya potongan yang akan diberikan dengan bernegosiasi dengan
pelanggan.
g. Penghapusan Piutang Dagang, kegiatan menganalisis rekening yang telah
jatuh tempo sebelumnya.

5. PROSES BISNIS KAS YANG DITERIMA PADA REKENING


Proses bisnis kas yang diterima pada rekening (cash-received-on-account)
digunakan ketika pelanggan masih memiliki saldo.
Mailroom, sebuah jenis pembayaran yang diterima melalui pelanggan, dimana
pembayaran pertama kali akan diterima melalui mailroom.
Penerimaan Kas, cek diterima dari mailroom bersama dengan penerimaan kas
dari penjualan tunai dan slip setoran disiapkan. Daftar pembayaran kemudian
digunakan untuk memposting jumlah pembayaran yang diterima dari mailroom ke
jurnal penerimaan kas (Krisnawati dkk, 2013)
Piutang Dagang, diposting ke rekening piutang dagang. Yang diposting buku
besar adalah totalnya. Kontrol total dicocokkan dengan daftar pembayaran. Tembusan
kontrol total dilanjutkan ke buku besar.
Buku Besar, jurnal dari penerimaan kas dan kontrol total diterima dari rekening
piutang dagang untuk dibandingkan, kemudian jumlahnya di-posting ke buku besar.
Bank, menerima setoran dan melakukan validasi tembusan slip setoran.
Tembusan slip setoran yang telah divalidasi disimpan urut tanggal dan dikembalikan
ke audit internal.
Audit Internal, menerima laporan bank secara periodik. Rekonsiliasi baik secara
independen merupakan pengendalian yang penting dalam proses bisnis penerimaan
kas.

5.1 Sistem Pengumpulan Lock-Box


Jika suatu perusahaan tidak dapat mempengaruhi pelanggan untuk membayar
piutang dagangnya secara lebih cepat, ia menggunakan sistem lock-box deposit

6
untuk mengurangi float waktu antara penandatanganan pembayaran cek oleh
pelanggan dan ketika perusahaan menggunakan dana tersebut.

6. PROSES BISNIS PENJUALAN TUNAI


Perbedaan signifikan antara proses bisnis penjualan tunai dan proses bisnis kas
yang diterima pada rekening adalah tidak adanya pencatatan aset sebelumnya (saldo
rekening pelanggan) pada proses bisnis penjualan tunai. Pembuatan dokumen awal
dari penjualan tunai merupakan poin utama pada sistem pengendalian.
Sebagai contoh, menurut (Hamidah, 2012), dari penelitian yang pernah ditulis
yang berjudul Membangun Rancangan Sistem Informasi Penjualan Pada Toko Sinar
Buana Mebel Dengan Metodologi Berorientasi Obyek. Dimana semua proses bisnis
transaksi penjualan yang awalnya dioperasikan secara manual, kemudian diubah
dengan sistem yang sudah terkomputerisasi dapat meningkatkan pelayanan dalam
bertransaksi dan menghewat waktu, serta dapat meningkatkan efisiensi kerja dan
meminimalkan terjadinya kesalahan dalam pengolahan data dan pembuatan laporan.
Teknik imprest digunakan untuk mengendalikan penerimaan kas dengan cara
yang sama (tetapi biasanya kurang akurat) yang digunakan dalam pengendalian
pengeluaran kas kecil.
REFERENSI

Bodnar, George, William S. Hopwood. 2006. Sistem Informasi Akuntansi Edisi


9.Yogyakarta: Penerbit Andi.

Hamidah, Membangun Rancangan Sistem Informasi Penjualan Pada Toko Sinar


Buana Mebel Dengan Metodologi Berorientasi Obyek, in proc. KNS&I
2012, pp.66, November 17, 2012.

Haryani, Endang. 2009. Kajian Manajemen Proyek pada Implementasi System


Application and Product-Order to Cash PT. XYZ Semarang. Jurnal Teknilogi
Informasi, Vol. 6, No. 1, Februari: hal 45-49.

7
Susmiyanti, Mia. 2007. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku
Secara Tunai Kaitannya Dengan Pengambilan Keputusan Manajemen
Pembelian Pada Pt. Vigano Ciptaperdana. Fakultas Ekonomi, Program Studi
Akuntansi, Universitas Gunadarma.

Trisnawati dkk. 2013. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan


Penerimaan Kas (Studi Pada Penjualan Speedy PT. Telekomunikasi Indonesia,
Tbk Kandatel Malang). Jurnal Administrasi Bisnis. Vol. 1. No 1.