Siklus Pengeluaran: Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas

Pembahasan

A. Siklus Pengeluaran
Siklus Pengeluaran merupakan serangkaian aktivitas bisnis dan
kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pembelian
dan pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli. Pembahasan
kali ini memfokuskan pada pembelian bahan baku, barang jadi,
perlengkapan dan jasa. Dalam siklus pengeluaran yang merupakan
siklus kedua dari siklus kegiatan pokok perusahaan, terkait empat
kejadian ekonomi atau transaksi akuntansi, yaitu pembelian,
penerimaan barang, pencatatan utang dan pelunasan utang. Dalam
melaksanakan keempat transaksi tersebut, perusahaan
menggunakan empat subsistem, yaitu sistem pembelian, sistem
penerimaan, sistem pencatatan utang atau sistem voucher, dan
sistem pengeluaran kas.
Dalam siklus ini, pihak eksternal yang terlibat dalam pemasok,
sedangkan pihak internal yang terkait adalah siklus produksi, siklus
pendapatan, dan siklus buku besar dan pelaporan. Bentuk Interaksi
antara siklus pengeluaran dan siklus lainnya adalah siklus
pengeluaran menerima pemberitahuan dari siklus pendapatan dan
sistem produksi tentang kebutuhan barang dan bahan baku, dan
juga memberitahu kapan barang tersebut harus diterima. Siklus
pengeluaran juga mengirimkan data biaya ke siklus buku besar dan
pelaporan untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan dan
laporan kinerja. Interaksi tersebut digambarkan secara lengkap
pada sebuah diagram konteks-yang merupakan level tertinggi dari
diagram arus data.
Siklus pengeluaran dapat diselenggarakan secara manual dan
berbasis komputer. Perbedaan pokok kedua cara tersebut adalah
pada mekanisme pengolahan datanya,sedangkan input dan output
yang dihasilkan relatif sama.
B. Tujuan Siklus Pengeluaran

Fitrah Perdana Maulia-A031191174

Siklus Pengeluaran: Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas

Tujuan Siklus pengeluaran adalah memudahkan pertukaran kas

dengan pemasok barang atau jasa perusahaan.secara lebih luas,
tujuannya adalah:

 Menjamin bahwa semua barang dan jasa yang dipesan sesuai

dengan aturan yang dibutuhkan.
 Menerima semua barang yang dipesan dan memastikan bahwa
barang yang diterima dalam kondisi baik.
 Mengamankan barang hingga dibutuhkan.
 Menentukan faktur yang berkaitan dengan barang dan jasa
yang benar.
 Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran dengan tepat.
 Mengirimkan uang ke pemasok yang tepat.
 Menjamin bahwa semua pengeluaran kas berkaitan dengan
pengeluaran yang telah diizinkan.
Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran kas dengan tepat
dan akurat.
C. Dokumen dan Laporan
a. Dokumen
Dokumen yang digunakan dalam siklus ini adalah:

Jenis Transaksi Dokumen Yang Digunakan

Pembelian Kredit Permintaan Pembelian
Pesanan Pembelian
Laporan Penerimaan Barang
Voucher
Pengeluaran Kas Check
Retur Pembelian Memo Debit
b. Laporan
Seperti halnya aplikasi yang lain, dalam aplikasi pengeluaran
ini juga dihasilkan tiga macam laporan, yaitu laporan

Fitrah Perdana Maulia-A031191174

Siklus Pengeluaran: Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas

pengawasan (control report), register, dan laporan khusus

(special report). Meskipun demikian,informasi yang disajikan
dalam laporan-laporan tersebut berbeda-beda antara satu
aplikasi dengan aplikasi yang lain.
1. Laporan Kontrol
Laporan ini meringkas perubahan yang dilakukan
terhadap sebuah file. Akuntan menggunakan laporan ini
untuk menentukan ada tidaknya perubahan file yang
tidak semestinya atau untuk menjamin bahwa tidak ada
transaksi yang hilang selama proses pengolahan data
berlangsung. Laporan ini berisi informasi tentang (1)
transaksi yang telah diposting,atau (2) jumlah angka atau
nomor transaksi,atau (3) daftar perubahan yang dibuat
selama pemeliharaan file. Petugas pengawas data
mengkaji laporan ini dan membandingkan total tersebut
untuk menguji bahwa semua perubahan (terhadap file)
telah dilakukan secara tepat.
2. Register
Laporan ini berisi daftar transaksi yang dicatat dalam
periode waktu tertentu, misalnya satu hari, satu minggu,
atau satu bulan. Laporan ini berisi ringkasan data yang
telah di posting ke rekening buku besar, sehingga dapat
digunakan untuk melakukan telusuran audit (audit trail)
terhadap saldo-saldo rekening. Register ini dalam sistem
manual disebut dengan jurnal khusus, oleh karenanya
register dalam sistem yang berbasis komputer sering
pula disebut dengan jurnal.
3. Laporan Khusus
Laporan khusus dalam siklus pengeluaran ini membantu
manajer dalam membuat jadwal pembayaran utang

Fitrah Perdana Maulia-A031191174

Siklus Pengeluaran: Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas

kepada pemasok. Laporan khusus yang dihasilkan

dalam siklus ini mencakup:
 Laporan Faktur Terbuka
Laporan ini berisi daftar faktur pembelian yang belum
di bayar pada tanggal laporan. Data yang dilaporkan
adalah data pemasok dan jumlah utang kepada setiap
pemasok.
 Laporan Umum Voucher
Laporan ini meringkas voucher menurut umumnya.
Laporan ini sangat bermanfaat, karena jika
perusahaan sampai memiliki utang yang tidak dibayar
sampai jangka waktu tertentu, akan berakibat negatif
bagi perusahaan.
 Laporan Kebutuhan Kas
Laporan ini meringkas faktur pembelian urut jatuh
tempo. Laporan ini membantu departemen utang
dalam merencanakan pembayaran kas dan dalam
mengidentifikasi faktur mana yang harus dibayar
segera, agar dapat diperoleh potongan dan juga agar
hubungan baik dengan pemasok dapat dipelihara.
 Layanan Status Utang
Laporan ini dihasilkan kalau perusahaan
menggunakan sistem online real-time, karena sistem
ini memungkinkan pemakai untuk meminta database
menyajikan informasi terbaru. Dalam siklus ini,
karyawan bagian utang juga memerlukan informasi
mengenai utang kepada setiap pemasok. Kebutuhan
ini dipenuhi dengan menyajikan informasi terbaru
tentang utang kepada setiap pemasok.
D. Pengeluaran Kas

Fitrah Perdana Maulia-A031191174

Siklus Pengeluaran: Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas

Pengertian pengeluaran kas menurut Mulyadi, dalam bukunya yang

berjudul Sistem Akuntansi (2008, h.543) pengeluaran kas adalah
suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan
pengeluaran baik dengan uang tunai yang digunakan untuk
kegiatan umum perusahaan. Sedangkan menurut Hall (2009,
h.330) dalam bukunya Accounting Information Systems, sistem
pengeluaran kas memproses pembayaran berbagai kewajiban
yang timbul dari sistem pembelian.
E. Pembelian
Pembelian menurut Mulyadi (2010, h.299) adalah pengadaan
barang yang diperlukan oleh perusahaan. Fungsi yang terkait
dengan akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2010, h.300) adalah
sebagai berikut:
1. Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung
jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan
posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan
barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
2. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh
informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang
dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order
pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3. Fungsi Penerimaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung
jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan
kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan
dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.
Dan juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari
pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.
4. Fungsi Akuntansi

Fitrah Perdana Maulia-A031191174

Siklus Pengeluaran: Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian

adalah fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan utang
bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian
kedalam register bukti kas keluar. Dan untuk
menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar dan untuk
menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar yang
berfungsi sebagai catatan utang. Sedangkan fungsi persediaan
bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan
barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.

F. Pengolahan Transaksi
Pengolahan transaksi akan diuraikan dalam 2 versi,yaitu untuk
sistem yang diselenggarakan secara manual, dan untuk sistem
yang diselenggarakan dengan menggunakan alat bantu komputer.

1. Sistem manual
Pengolahan transaksi dalam siklus pengeluaran yang
diselenggarakan secara manual, mencakup prosedur-prosedur
sebagai berikut:
a) Prosedur Pembelian Kredit
b) Prosedur Pengeluaran Kas
2. Sistem berbasis komputer
Pengolahan transaksi dalam siklus pengeluaran yang berbasis
komputer, mencakup prosedur-prosedur sebagai berikut :
a) Prosedur Permintaan Pembelian
b) Prosedur Pemesana Barang
c) Prosedur Penerimaan Barang
d) Prosedur Pencatatan utang

e) Prosedur Pengeluaran Kas

G. Aktivitas Bisnis dalam Siklus Pengeluaran Berbasis Komputer

Fitrah Perdana Maulia-A031191174

Siklus Pengeluaran: Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas

Perusahaan bertujuan untuk mendapatkan laba semaksimal

mungkin, menguasai pasar dan mengembangkan usahanya. Untuk
mencapai tujuan tersebut diperlukan adanya sistem yang baik.
Sistem pencatatan atas persediaan, penerimaan dan pengeluaran
kas merupakan salah satu sistem yang mempengaruhi
keberhasilan perusahaan dalam mewujudkan tujuannya.
Di dalam sistem informasi akuntansi tersebut terdapat dua
bagian yang berkaitan satu sama lain, yaitu persediaan dan
pembelian/pengeluaran kas. Persediaan sendiri mengkoordinir
secara rasional sumber-sumber daya yang dimiliki oleh
perusahaan, sedangkan pengeluaran kas disebabkan karena
sebagian besar transaksi perusahaan akan menyangkut masalah
penggunaan kas. Siklus pengeluaran berkaitan dengan perolehan
barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-
kewajiban yang berkaitan satu sama lain, dimana siklus pembelian
mencakup beberapa fungsi. Dengan melihat prosedur-prosedur
yang membentuk sistem pembelian tersebut, maka dapat
dipastikan bahwa bagian pembelian tidak dapat bekerja sendiri
tanpa melibatkan bagian lain dalam perusahaan. Karena, salah
satu aktivitas bisnis perusahaan yang paling pokok adalah membeli
barang dari perusahaan lain untuk kemudian dijual kembali ke
konsumen.
Prosedur menurut Mulyadi (2010, h.5) adalah suatu urutan
kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu
departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan
secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
1. Prosedur Permintaan Barang
Aktivitas bisnis yang pertama kali dilakukan dalam siklus
pengeluaran adalah permintaan barang. Keputusan yang dibuat
pada proses ini adalah mengidentifikasi barang apa yang akan
dibeli,kapan dibutuhkan,dan berapa banyak yang akan di beli.

Fitrah Perdana Maulia-A031191174

Siklus Pengeluaran: Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas

Keputusan ini normalnya dibuat oleh fungsi pengawas

persediaan (inventory control), meskipun informasi tentang
kebutuhan barang diperoleh dari departeman pengguna
barang.Permintaan Pembelian kadang-kadang juga di buat oleh
siklus produksi atau dari fungsi penjualan yang menyampaikan
informasi tentang back order.
2. Prosedur Pemesanan Barang
Aktivitas pokok yang kedua dalam siklus pengeluaran adalah
pemesana suplais dan bahan baku.Aktivitaspembelian
biasanya dilakukan oleh petugas pembelian atau karyawan
pembelian dalam departeman pembelian.
3. Prosedur Penerimaan Barang
Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menerima dan
menyimpan barang yang dipesan. Departeman penerima
barang bertanggung jawab untuk menerima barang yang
dikirim oleh pemasok. Selain barang diterima, kemudian
dilaporkan ke manajer bagian gudang, untuk kemudian
meneruskannya ke manajer pabrik. Departemen penyimpanan
barang yang bertanggung jawab kepada manajer bagian
gudang, bertanggung jawab untuk menyimpan barang.
Informasi tentang tentang penerimaan barang yang dipesan
harus dikomunikasikan ke fungsi pengawas persediaan,untuk
memperbarui catatan persediaan. Tujuan diselenggarakan
prosedur ini adalah: (a) untuk menjamin bahwa semua
penerimaan bahan baku,perlengkapan,dan aktiva lain yang
dibeli telah diotorisasi dan (b) untuk mencatat transaksi
penerimaan dalam catatan akuntansi.
4. Prosedur Pencatatan Utang
Aktivitas keempat dalam siklus pengeluaran adalah proses
persetujuan pembayaran faktur pembelian. Proses ini
dilaksanakan oleh departemen hutang dagang yang

Fitrah Perdana Maulia-A031191174

Siklus Pengeluaran: Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas

bertanggung jawab terhadap direktur keuangan. Tujuan

diselenggarakannya subsistem ini adalah untuk mancatat
kewajiban membayar kepada pemasok. Input aplikasi ini adalah
faktur pembelian, catatan penerimaan barang, pesanan
pembelian (open purchase order) dan file rincian pesanan
pembelian (purchase order detail files).
Secara legal, kewajiban untuk membayar ke pemasok mulai
timbul saat barang diterima. meskipun demikian, untuk alasan
praktis, sebagian besar perusahaan mencatat utang setelah
diterima dan disetujuinya faktur pembelian. Tujuan
dilakukannya cara ini adalah untuk mengotorisasi dan
menentukan apakah faktur yang diterima layak di
bayar.tentunya faktur pembelian dikatakan layak di bayar jika
barang dan jasa yang dipesan benar-benar telah diterima oleh
perusahaan. Untuk mencapai tujuan ini,diperlukan informasi
dari bagian pembelian(berupa tembusan order pembelian) dan
fungsi penerimaan barang (berupa laporan penerimaan
barang). Tembusan order pembelian dari bagian pembelian
menegaskan bahwa barang atau jasa yang tercantum dalam
faktur pembelian benar-benar dipesan. Tembusan laporan
penerimaan barang yang diterima dari bagian gudang
menegaskan tentang kuantitas dan kondisi yang diterima.
5. Prosedur Pengeluaran Kas
Aktivitas terakhir pada siklus pengeluaran adalah pembayaran
faktur yang telah disetujui. Aktivitas ini,disebut dengan aktivitas
pengeluaran kas,dilaksanakan oleh kasir, yang bertanggung
jawab kepada manajer keuangan. Tujuan diselenggarakannya
aplikasi ini adalah untuk menjamin bahwa pembayaran kepada
pemasok dilakukan tepat waktu dan dalam jumlah yang benar.
Input bagi aplikasi ini adalah catatan dari file voucher.

Fitrah Perdana Maulia-A031191174

Siklus Pengeluaran: Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas

DAFTAR PUSTAKA

Hall, J. A. (2013). Accounting Information Systems 8th Edition. Mason:

South-Western Cengage Learning.
Hall, J. A. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 4. Jakarta: Salemba Empat.
Kurniawan, I. N. Analisis Sistem Informasi Akuntansi atas Pembelian dan
Pengeluaran Kas pada PT XYZ. 1-3.
Kurniawati, R. I. Diambil dari Academia.edu:
https://www.academia.edu/26217451/Audit_Siklus_Pengeluaran (Diakses
pada 27 September 2020)
Marcelino, N. T. (2019). Analisis dan Perancangan Prosedur Operasional
Standar Atas Siklus Pengeluaran Kas dalam Rangka Meningkatkan
Pengendalian Internal. 100-101. (Diakses pada 27 September
2020)
Perdana, P. P. Diambil dari Academia.edu:
https://www.academia.edu/26235388/SIKLUS_PENGELUARAN (diakses
pada 27 September 2020

Fitrah Perdana Maulia-A031191174