SIKLUS PENGELUARAN

DOSEN: SATRIA TRI NANDA SE,M.SI

DISUSUN

KELOMPOK 7

ANNISA SYAFARIDA 1762201082

DEWI PRASISKA BR. MANURUNG 1762201107
RIA HOTMA SARI 1762201101
ROHAYA 1762201150
DOSEN: SATRIA TRI NANDA SE,M.SI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS LANCANG KUNING

2019-2020
 BAB I

PENDAHULUAN

Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi
terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Dalam siklus pengeluaran, pertukaran informasi eksternal utama dengan pemasoknya di dalam
perusahaan informasi mengenai kebutuhan untuk membeli barang dan bahan baku mengalir
kesiklus pengeluaran dari siklus pendapatan dan produksi, pengendalian persediaan, dan
berbagai departemen. Setelah barang dan bahan baku tiba, mengalir kembali ke sumber-
sumber dari siklus pengeluaran. Data biaya juga mengalir dari siklus pengeluaran ke buku besar
umum dan fungsi pelaporan untuk dimasukkan dalam laporan keuangan dan berbagai laporan
manajemen.Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya
perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan
perusahaan untuk berfungsi dalam Siklus pengeluaran yang merupakan siklus kedua dari siklus
kegiatan pokok perusahaan, terkait empat kejadian ekonomi atau transaksi akuntansi yakni :
Pembelian, penerimaan barang, pencatatan utang dan pelunasan utang. dalam melaksanakan
keempat transaksi tersebut, perusahaan menggunakan empat subsistem, yaitu : sistem
pembelian, sistem penerimaan, sistem pencatatan utang atau sistem voucher dan sistem
pengeluaran kas. Siklus pengeluaran dapat diselenggarakan secara manual dan berbasis
komputer.Perbedaan pokok kedua cara tersebut adalah pada mekanisme pengolahan datanya,
sedangkan input dan output yang dihasilkan relatif sama.
 BAB II

MATERI

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari bab ini kita dapat mampu untuk:

1. Menguraikan aktivitas bisnis dan proses pengolahan data yang dilaksanakan dalam
siklus pengeluaran.
2. Mengukur manfaat relatif dari berbagai alternatif metoda penggunaan teknologi
informasi untuk memperbaiki efisiensi aktivitas siklus pengeluaran.
3. Mendokumentasikan pemahaman tentang aktivitas siklus pengeluaran.
4. Mengidentifikasi ancaman dalam siklus pengeluaran dan mengevaluasi kecukupan
prosedur pengendalian untuk mengatasi ancaman tersebut.
5. Menjelaskan berbagai keputusan pokok yang harus dibuat dalam siklus pendapatan dan
mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan tesebut

Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang
berhungan dengan pembelian dan pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli. Ada empat
kejadian ekonomi atau transksi akuntansi yaitu pembelian, penerimaan barang, pencatatan
utang dan pelunasan utang.dalam siklus ini, pihak eksternal yang terlibat adalah pemasok,
sedangkan pihak internal yang terkait adalah siklus produksi, siklus pendapatan, dan siklus
buku besar dan pelaporan. Bentuk interaksi antara siklus pengeluaran dan siklus lainnya adalah
siklus pengeluaran menerima pemberitahuan dari siklus pendapatan dan sistem produksi
tentang kebutuhan barang dan bahan baku, dan juga memberitahu kapan barang tersebut harus
diterima.

AKTIVITAS SIKLUS PENGELUARAN

 Pemesanan bahan baku, perlengkapan, dan jasa mengirimkan pesanan ke pemasok

 Penerimaan menerima barang atau jasa dari pemasok (logistik inbound)
 Memproses faktur meninjau dan menyetujui faktur dari pemasok
 Pengeluaran kas memproses pembayaran ke pemasok
 DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

Jenis transaksi Dokumen yang digunakan

Pembelian kredit Permintaan pem
belian pesanan pembelian laporan penerimaan barang voucher
Pengeluaran kas Check
Retur pembelian Memo debit
1. LAPORAN YANG DIHASILKAN

Aplikasi pengeluaran menjadi tiga macam laporan yaitu :

 Laporan pengawasan (control report)

 Register
 Laporan khusus (special report)
a. Laporan kontrol
Laporan kontrol adalah laporan meringkas perubahan yang dilakukan terhadap sebuah
file. Akuntan menggunakan laporan ini untuk menentukan ada tidaknya perubahan file
yang tidak semestinya (improperly) atau untuk menjamin bahwa tidak ada transaksi yang
hilang selama proses pengolahan data berlangsung. Laporan ini berisi informasi tentang
transaksi yang telah diposting, atau jumlah angka atau nomor transaksi, atau daftar
perubahan yang dibuat selama pemeliharaan file.dalam sistem berbasis komputer,
laporan ini menyajikan record count, control total, dan hash total.
b. Register
Register adalah laporan ini berisi daftar transaksi yang dicatat dalam periode waktu
tertentu, misalnya satu hari, satu minggu, atau satu bulan. Laporan ini berisi ringkasan data
yang telah diposting ke rekening buku besar,sehingga dapat digunakan untuk melakukan
telusuran audit (audit trail) terhadap saldo-saldo rekening. Register ini dalam sistem
manual disebut dengan jurnal khusus, oleh karenanya register dalam sistem yang berbasis
komputer sering pula disebut dengan jurnal.
c. Laporan khusus
Laporan khusus dalam siklus pengeluaran ini membantu manajer dalam membuat jadual
pembayaran utang kepada pemasok. Laporan khusus yang dihasilkan dalam siklus ini
mencakup.
  Laporan faktur terbuka (open invoices report)
Laporan ini berisi daftar faktur pembelian yang belum dibayar pada tanggal
laporan. Data yang dilaporkan adalah data dan jumlah utang kepada setiap
pemasok.
 Laporan umum vouncer (vouncer aging report).
Laporan ini sangat bermanfaat, jika perusahaan sampai memiliki utang yang tidak
terbayar sampai jangka waktu tertentu, maka hal ini akan berakibat negatif bagi
perusahaan, yaitu:
 Merusak hubungan baik dengan para pemasok,
 Merusak citra kredit, yang pada gilirannya perusahaan akan sulit untuk
dapat membeli barang dari pemasok secara kredit.
 Laporan kebutuhan kas
Laporan ini meringkas faktur pembelian urut jatuh tempo dan membantu
departemen utang dalam merencanakan pembayaran kas dan dalam
mengidentifikasi faktur mana yang harus dibayar segerah.
 Laporan status utang
Laporan ini dihasilkan kalau perusahaan menggunakan sistem on-line real-time,
karena sistem ini memungkinkan pemakai untuk meminta database menyajikan
informasi terbaru. Dalam siklus ini, karyawan bagian utang juga memerlukan
informasi mengenai status utang kepada setiap pemasok. Kebutuhan ini dipenuhi
dengan menyajikan informasi terbaru tentang utang kepada setiap pemasok.
2. CATATAN AKUNTANSI
Catatan akuntansi yang diselenggarkan oleh perusahaan dalam melaksanakan siklus
pendapatan ini tergantung pada metoda alat yang digunakan untuk mengolah data transaksi.
Jika pengolahan data transaksi dilakukan secara manual, maka catatan yang diselenggarkan
adalah sebagai berkut:
1. Buku jurnal, yang mencakup:
a. Register vouncer, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat transaksi
pembelian secara kredit
b. Jurnal memorial, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat transaksi
pengembalian barang yang dibeli atau perolehan potongan pembelian,
c. Register kas, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran
kas, baik untuk pembelian tunai maupun pelunasan utang.
 2. Rekening pembantu utang dagang, yaitu rekening yang digunakan untuk mencatat
piutang kepada setiap pelanggan.
3. Rekening buku besar, yaitu:
a. Utang voucher, yaitu rekening yang digunakan untuk mencatat bertambahnya
utang karena pembelian kredit, dan berkurangnya utang dagang karena
pelunasan atau adanya retur dan potongan pembelian.
b. Kas, yaitu rekening yang digunakan untuk mencatat berkurangnya kas karena
adanya pembelian tunai atau pelunasan utang dagang.

Dalam sistem berbasis komputer, data akuntansi dicatat dalam sebuah file induk ( master file)
dan tujuh file transaksi ( transaction file). Dalam sistem manajemen database, data akuntansi
dicatat dan disimpan dalam dataase, sedangkan dalam sistem database tradisional, data
akuntansi dicatat dan disimpan dalam file. Perbedaan tidak berpengaruh terhadap proses
pengolahan data. Perbedaan berpengaruh terhadap pengambilan data dari alat penyimpanan
sekunder.

1. File induk ( master file) yang terdiri atas:

a. File induk pemasok (vendor master file), yaitu sebuah file yang digunakan untuk
menyimpan data utang kepada setiap pemasok berikut perubahan - perubahan yang
terjadi terhadap utang dagang. File induk pemasok ini sama dengan kartu utang
dalam sistem pengolahan transaksi secara manual.
b. File induk persediaan ( inventory master file), yaitu sebuah file yang digunakan
untuk menyimpan data tentang setiap jenis persediaan, berikut perubahan -
perubahan baik berupa penambahan atau pengurangan pada persediaan.
2. File transaksi yang digunakan dalam siklus pengeluaran tergantung pada sistem yang
digunakan oleh perusahaan. Apabila perusahaan menggunakan sistem on-line real-
time, file tansaksi yang digunakan lebih sedikit dibanding dalam sistem kelompok
(batch), karena dalam sistem tersebut terjadi transaksi langsung diproses.meskipun
demikian, secara umum file transaksi yang terkait dalam siklus pengeluaran adalah
sebagai berikut:
a. File permintaan pembelian berisi satu record untuk setiap barang yang dimintakan
pembeliannya. Hasilnya, perusahaan akan memiliki dua file yang berisi data sama,
yaitu file order pembelian terbuka dan file order pembelian.
 b. File order pembelian perbuka mempunyai satu record untuk setiap pesanan
pembelian yang telah dikirimkan. Field kunci dari file ini adalah nomor pesanan
pembelian.
c. File order pembelian digunakan oleh aplikasi pembelian untuk mencatat rincian
data yang tercantum dalam pesanan pembelian. jadi dalam file ini tersimpan setiap
record untuk setiap baris pada pesanan pembelian, dan field kuncinya adalah
kombinasi nomor pesanan pembelian dan nomor baris pesanan pembelian.
d. File penerimaan barang berisi satu record untuk setiap item barang yang diterima
dari pemasok. Record tersebut menunjukkan nomor pesanan pembelian dan nomor
baris, tanggal, dan kuantitas yang diterima.sistem penerimaan menghasikan file
sebagai input untuk sistem voucher.
e. File faktur pembelian berisi daftar faktur yang baru diterima namun barangnya
belum datang. Sistem voucher akan menandingkan terlebih dahulu record dalam
file ini dengan satu atau dua record penerimaan sebelum mencatatnya dalam file
voucher
f. File voucher berisi satu record untuk setiap voucher yang belum dibayar.dalam
sistem yang berbasis komputer, akan langsung membuat record vouncer kalau
sudah menemukan kesesuaian antara pesanan pembelian, faktur pembelian, dan
catatan penerimaan dalam file ini.
g. File buku besar berisi ringkasan transaksi yang diproses. Sistem voucher
menambahkan record pada file ini. File ini mencatat transaksi kredit dengan
mendebit rekening utang dagang dan mendebit rekening lain yang terkait.

PENGOLAHAN TRANSAKSI

Pengolahan transaksi akan diuraikan dalam 2 versi, yaitu untuk sistem yang diselenggarkan
secara manual, dan untuk sistem yang diselenggarkan dengan menggunakan alat bantu
komputer.

1. SISTEM MANUAL. Pengolahan transaksi dalam siklus pengeluaran yang

diselenggarkan secara manual, mencakup prosedur-prosedur sebagai berikut:
a) Prosedur pembelian
 Unit peminta barang
1. Jika persediaan telah mencapai titik pemesanan,kembali, unit peminta barang akan
membuat permintaan pembelian sebanyak 3 lembar dan mendistribusikannya sebagai
berikut.
 Lembar ke-1 diteruskan ke departemen pembelian
 Lembar ke-2 diteruskan ke bagian utang
 Lembar ke-3 diarsipkan urut nomor.
 Departemen pembelian
2. Departemen ini menerima permintaan pembelian dari unit peminta barang. Atas dasar
dokumen tersebut, bagian ini memilih pemasok dan membuat order pembelian
sebanyak 5 lembar dan mendistribusikan sebagai berikut:
 Lembar ke-1 dikirimkan ke pemasok
 Lembar ke-2 bersama-sama dengan permintaan pembeliannya diarsipkan urut
nomor dokumen
 Lembar ke-3 diserahkan ke unit peminta barang
 Lembar ke-4 diteruskan kebagian penerimaan barang
 Lembar ke-5 diteruskan kebagian utang
3. Beberapa saat setelah mengirim order pembelian ke pemasok, departemen ini akan
menerima dokumen pemberitahuan order (order acknowledgement copy) dari pemasok
yang menjelaskan bahwa order pembelian sedang diproses.
 Departemen penerimaan barang
4. Departemen ini mula- mula menerima tembusan order pembelian, kemudian
mengarsipkannya urut nomor dokumen.
5. Selanjutnya departemen ini juga menerima barang bersama-sama dengan slip
pengepakan (packing slip) dari pemasok, kemudian memeriksa kondisi fisik barang,
mencocokkannya dengan arsip order pembelian, menghitung dan membuat laporan
penerimaan barang sebanyak 4 lembar dan mendistribusikannya sebagai berikut:
 Lembar ke-1 dan lembar ke-2 bersama dengan barangnya diserahkan ke unit
peminta barang.
 Lembar ke-3 diserahkan ke departemen pembelian.
 Lembar ke-4 bersama dengan tembusan order pembelian, diarsipkan urut abjad.
 Unit peminta barang
6. Setelah menerima barang dan laporan penerimaan barang, unit ini akan mencocokkan
dokumen, menerima dan menyimpan barang, dan mendistribusikan dokumen sebagai
berikut:
 Laporan penerimaan barang lembar ke-1 bersama-sama dengan permintaan
pembelian dan order pembelian, diarsipkan urut nomor.
 Laporan penerimaan barang lembar ke-2, diteruskan ke bagian utang.
 Departemen pembelian
7. Setelah menerima tembusan laporan penerimaan barang, departemen ini akian
mencocokkan dokumen dan mengkaji termin pembelian dan mengarsipkan seluruh
dokumen urut nomor.
b) Aktivitas pengendalian untuk transaksi pembelian
Sistem informasi akuntansi yang baik memiliki prosedur pengendalian yang memadai.
Cara pengendalian yang diterapkan untuk sistem informasi manual dan sistem
informasi berbasis komputer berbeda, namun tujuan pengendaliannya sama, yaitu
untuk memastikkan bahwa informasi yang dihasilkan akurat dan dapat
dipercaya,dengan demikian, keputusan yang dibuat atas dasar informasi tersebut tepat.
2. PROSEDUR PENGELUARAN KAS. Pengelolahan transksi dalam siklus
pengeluaran yang berbasis komputer, mencangkup prosedur – prosedur sebagai berikut:
a. Bagian utang
1. Bagian ini mula-mula menerima tembusan permintaan pembelian dari unit peminta
barang. Atas dasar dokumen ini bagian utang mempersiapkan catatan utang.
Selanjutnya, bagian ini juga menerima tembusan order pembelian dari departemen
pembelian, kemudian untuk semestara kedua dokumen tersebut diarsipkan urut nomor.
2. Bagian ini menerima faktur pembelian dari pemasok dan menerima tembusan laporan
penerimaan barang dari unit peminta barang. Selanjutnya bagian ini akan mencocokkan
dokumen, mengecek perhitungan, menyetujui pembayaran faktur, dan membuat
voucher.
3. Selanjutnya bagian ini akan mencatat voucher dalam register voucher, kemudian
mengarsipkan voucher dan dokumen pendukungnya (faktur asli, laporan penerimaan
barang, order pembelian, dan permintaan pembelian) ke dalam arsip paket voucher urut
tanggal jatuh tempo.
4. Pada tanggal jatuh tempo, bagian utang mengeluarkan paket voucher dari arsipnya dan
menyerahkannya kebagian keuangan (kasir).
 b. Bagian keuangan
1. Setelah menerima paket voucher dari bagian utang, bagian keuangan memeriksanya
dan mengecap lunas.
2. Selanjutnya, bagian keuangan ini akan membuat cek dan mencatatnya dalam register
cek, dan menandatangani cek dan bukti kas keluar, kemudian mengirimkannya ke
pemasok yang bersangkutan.
3. Setelah dicap lunas, paket voucher yag sudah dilunasi dikembalikan ke bagian utang
4. Setiap akhir bulan bagian ini akan membuat ringkasan register cek dan
menyerahkannya ke bagian akuntansi untuk diposting.
c. Bagian utang
1. Mula-mula bagian ini menerima paket voucher yang sudah dilunasi, kemudian
mencantumkan nomor cek ke dalam register voucher dan mengarsipkan paket
voucher tersebut urut nomor.
2. Setiap bulan, bagian utang akan membuat ringkasan register voucher dan
menyerahkannya ke bagian akuntansi untuk diposting.
d. Aktivitas pengendalian untuk transaksi pengeluaran kas
Tujuan pengendaliannya, yaitu untuk memastikan bahwa informasi yang dihasilkan
akurat dan dapat dipercaya, sehingga pada gilirannya dapat menghasilkan keputusan
yang tepat. Aktivitas pengendalian dilaksanakan pada transaksi pengeluarn kas.

AKTIVITAS BISNIS DALAM SIKLUS PENGELUARAN BERBASIS KOMPUTER

Sistem yang terkait dalam siklus pengeluaran ini adalah sistem pembelian,sistem penerimaan
barang, sistem voucher,dan sistem pengeluaran kas. Untuk melaksanakan setiap sistem tersebut
diperlukan program aplikasi.

Sistem (Prosedur) Pembelian

Tujuan utama diselenggarakan aplikasi pembelian ini adalah: (1) untuk mengidentifikasi
pembelian yang diperlukan baik untuk bahan baku, perlengkapan, dan aktiva lain, (2) untuk
memilih pemasok yang cocok, dan (3) untuk menjamin bahwa barang-barang yang dibeli
memang dibutuhkan dan dapat diperoleh

1. Prosedur Permintaan Barang

Aktivitas bisnis yang pertama kali dilakukan dalam siklus pengeluaran adalah permintaan
pembelian barang atau suplais. Keputusan kunci yang dibuat pada proses ini adalah
mengidentifikasi barang apa yang akan dibeli, kapan dibutuhkan, dan berapa banyak yang
akan dibeli. Keputusan ini normalnya dibuat oleh fungsi pengawas persediaan (inventory
control), meskipun informasi tentang kebutuhan barang diperoleh dari departemen
pengguna barang.
 Metoda pengawasan persediaan secara tradisional. Metoda pengelolaan persediaan
tradisional dimaksudkan untuk menjaga agar jumlah persediaan cukup sehingga proses
produksi dapat dilaksanakan tanpa gangguan, meskipun jumlah kebutuhan persediaan
kadang-kadang melebihi jumlah yang diperkirakan atau bahkan pemasok terlambat
mengirimkan barang. Metoda ini disebut dengan pendekatan economic order
quantity (EOQ), karena didasarkan atas perhitungan jumlah pesanan yang paling
optimal sehingga dapat meminimumkan biaya pemesanan, biaya pengangkutan, dan
biaya kehabisan barang. Biaya pemesanan mencakup seluruh biaya yang berhubungan
dengan pengolahan transaksi pembelian. Biaya pengangkutan adalah biaya yang
berkaitan dengan pemilikan barang.
 Alternatif Metoda Pengendalian Pengendalian Persediaan. Pendekatan tradisional
dengan menggunakan EOQ sering berimplikasi jumlah persediaan yang terlalu banyak.
Saat ini banyak perusahaan besar yang mulai mengadopsi metoda alternatif untuk
pengendalian persediaan yang mengarah pada jumlah persediaan minimum, atau
bahkan meniadakan persediaan sama sekali. Salah satu alternatif untuk mengelola
persediaan adalah material requirement planning (MRP) MRP berupaya untuk
mengurangi jumlah persediaan dengan penjadualan produksi, bukan dengan perkiraan
kebutuhan. Dengan demikian, sistem MRP mengurangi ketidakpastian tentang kapan
bahan baku dibutuhkan, sehingga dapat mengurangi jumlah persediaan bahan baku
yang ada di gudang. Alternatif lain yang dapat digunakan adalah sistem persediaan just-
in-time (JIT).
 Dokumen Dan Prosedur. Permintaan pembelian barang atau suplais dimulai oleh
fungsi pengawas persediaan atau unit organisasi yang membutuhkan barang. Jika
mereka membutuhkan barang, maka mereka akan membuat dokumen yang disebut
dengan surat permintaan pembelian (purchase requisition). Pada perusahaan yang
sudah menggunakan teknologi maju, maka sistem informasi otomatis akan
menghasilkan dokumen ini apabila kuantitas persediaan telah mencapai angka tertentu
(misalnya dibawah titik pemesanan kembali).
 Peluang Penggunaan Teknologi Informasi. Salah satu cara untuk memperbaiki
efisiensi proses permintaan pembelian adalah penggunaan metoda on-line untuk
keperluan integrasi data. Pembuatan dokumen dengan cara ini mengurangi waktu yang
 diperlukan untuk memproses permintaan pembelian dan biaya untuk penyimpanan
data. Selain itu, digunakan pengendalian edit juga sekaligus meningkatkan akurasi
dokumen yang dihasilkan. Penggunaan sistem on-line dan database terintegrasi yang
menghubungkan informasi pembelian, informasi penjualan, dan informasi produksi
diperlukan untuk penerapan berbagai alternatif metoda pengendalian persediaan seperti
sistem MRP atau JIT.
2. Prosedur Pemesanan Barang
Aktifitas pokok yang kedua dalam siklus pengeluaran adalah pemesanan suplais dan
bahan baku. Aktifitas pembelian biasanya dilakukan oleh petugas pembelian atau
karyawan pembelian dalam departemen pembelian.
A. Keputusan kunci: pemilihan pemasok.
Keputusan penting yang dibuat pada tahap ini adalah pemilihan pemasok dengan
mempertimbangkan harga, kualitas, kualitas pengiriman. Komitmen terhadap
kualitas dan pengiriman yang dimiliki oleh para pemasok sangat penting, terutama
pada sistem JIT, karena keterlambatan pengiriman atau dalam pengiriman terdapat
produk cacat dapat mengancam seluruh sistem.
B. Dokumen Dan Prosedur.
Dengan diterimanya permintaan pembelian, maka bagian pembelian segera
memprosesnya dengan membuat order pembelian atau surat pesanan pembelian
(purchase order). Order pembelian adalah sebuah dokumen yang secara formal
meminta seorang pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk tertentu
dengan harga tertentu. Dokumen ini juga sekaligus ujud dari janji untuk membayar
dan menjadi sebuah kontrak, jika dokumen ini telah diterima oleh seorang
pemasok.

3. Narasi Prosedur Pemesanan Pembelian

 Departemen Pengguna Dan Gudang

1. Berdasarkan kuantitas atau tingkat pemesanan kembali, departemen ini membuat
permintaan pembelian dan diteruskan ke departemen pembelian.
 Departemen Pembelian
2. Berdasarkan permintaan pembelian yang diterima dari departemen pengguna atau gudang,
departemen ini memasukkan data pembelian ke komputer dan mengarsipkan permintaan
pembelian tersebut urut nomor.
  Departemen Pengolahan Data
3. Setelah menerima input data pembelian, departemen ini menjalankan program pembuatan.
file order pembelian, dengan menggunakan file induk pemasok dan file induk persediaan.
Keluaran dari proses ini adalah file order pembelian.
 Depertemen Pembelian
5. Setelah menerima cetakan order pembelian, manajer depertemen pembelian mengkaji dan
menandatanganinya .Selanjutnya order pembelian tersebut didistribusikan sebagai berikut.
 Lembar ke-1 dikirimkan kepada pemasok
 Lembar ke-2 diteruskan ke depertemen penerimaan barang
 Lembar ke-3 diteruskan ke bagian hutang
 Lembar ke-4 diserahkan ke depertemen peminta barang atau gudang
 Lembar ke-5 bersama sama dengan permintaan pembelianya,di arsipkan
urut nomor dokumen
 Peluang penggunaan teknologi informasi.
Penyebab timbulnya biaya dalam fungsi pembelian adalah jumlah order pembelian yang
diproses. Dengan demikian,temuan tentang cara untuk mengurangi jumlah order yang
diproses dan untuk menggabungkan beberapa tahap kegiatan sekaligus dapat menghemat
biaya dalam jumlah yang cukup signifikan.Salah satu cara yang dapat dilakukan untuk
memperbaki proses ini adalah penggunaan sebuah teknologi informasi yang di sebut
electronic data interchange (EDI). EDI mengurangi biaya dengan cara mengeliminasi
pekerjaan klerikal yang berhubungan dengan pencetakan dan pengiriman dokumen
kertas. Penggunaan EDI juga mengurangi jeda waktu antara saat kebutuhan barang
timbul dan saat barang di terima.
4. Prosedur Penerimaan Dan Penyimpanan Barang
Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menerima dan menyimpan barang yang
dipesan. Departemen penerima barang bertanggungjawab untuk menerima barang yang dikirim
oleh pemasok. Setelah barang diterima, kemudian dilaporkan ke manajer bagian gudang, untuk
kemudian meneruskannya ke manajer pabrik. Departemen penyimpanan barang, yang
bertanggung jawab kepada manajer bagian gudang, bertanggung jawab untuk menyimpan
barang. Informasi tentang penerimaan barang yang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi
pengawas persediaan, untuk memperbarui catatan persediaan. Tujuan diselenggarakan
prosedur ini adalah: (a) untuk menjamin bahwa semua penerimaan bahan baku, perlengkapan,
dan aktiva lain yang dibeli telah diotorisasi dan (b) untuk mencatat transaksi penerimaan dalam
catatan akuntansi.
  Keputusan Kunci Dan Informasi Yang Dibutuhkan.
Keputusan yang dibuat oleh departemen penerima barang adalah (a) menerima barang yang
dikirim atau tidak. Untuk keputusan ini, maka departemen penerima barang akan
membandingkan kuantitas dan kualitas barang yang diterima dengan tembusan order
pembelian yang diterima dari departemen pembelian untuk menghindari adanya barang yang
datang tanpa pesanan. Oleh karena itu, tembusan order pembelian yang valid membantu
mengidentifikasi mana barang yang seharusnya diterima dan mana yang tidak. Keputusan ini
penting, karena penerimaan barang yang tidak dipesan akan berakibat pemborosan waktu,
pemborosan tempat penyimpanan sampai dengan barang tersebut dikembalikan ke pemasok,
(b) verifikasi kuantitas barang yang diterima merupakan hal yang amat penting untuk
menjamin bahwa perusahaan hanya membayar barang sejumlah yang benar-benar diterima
saja dan menjamin bahwa catatan persediaan diperbarui secara akurat.
 Dokumen Dan Prosedur.
Dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan barang pada siklus pengeluaran
adalah laporan penerimaan barang (receiving report). Laporan penerimaan barang adalah
sebuah dokumen yang berisi informasi tenteng rincian barang yang diterima, yang mencakup
tanggal diterima, nama pengirim, nama pemasok, dan nomor order pembelian. Dalam dokumen
juga disediakan ruang khusus untuk mengidentifikasi karyawan yang menerima dan memeriksa
barang, dan juga ruang untuk mencantumkan uraian tentang kondisi fisik barang yang diterima.
5. Narasi Prosedur Penerimaan Barang
 Departemen penerimaan barang
1. Departemen ini mula-mula menerima tembusan order pembelian dari departemen
pembelian, kemudian dokumen tersebut diarsipkan urut abjad nama pemasok.
2. Dari pemasok, departemen ini menerima barang bersama-sama dengan slip pengepakan
(packing slip). Selanjutnya, departemen ini mencocokkan barang yang diterima dengan
arsip order pembelian, memeriksa kondisi fisik barang, menghitung kuantitas, dan
mengentry data penerimaan ke dalam komputer.
 Departemen pengolahan data
3. Setelah menerima input data penerimaan barang, departemen ini menjalankan program
update file dan pencetakan laporan penerimaan barang, dengan menggunakan file induk
pemasok, file induk persediaan, dan file order pembelian. Pada tahap ini, komputer akan
membandingkan data input dengan data pada file order pembelian. Jika ada perbedaan,
maka perbedaan ini akan segera ditayangkan di layar monitor. Agar segera bisa
dikoreksi.
 4. Selanjutnya program komputer akan memperbarui field kuantitas barang dipesan dan
field kuantitas tersedia dalam file induk persediaan, mencatat tanggal penerimaan
barang dalam file induk persediaan, dan mencatat kuantitas diterima dalam file order
pembelian. Keluaran dari proses ini adalah laporan penerimaan barang sebanyak dua
lembar dan diserahkan ke departemen penerimaan barang.
 Departemen penerimaan barang
5. Setelah menerima laporan penerimaan barang, selanjutnya departemen ini
mendistribusikan laporan tersebut sebagai berikut:
1. Lembar ke-1 bersama-sama dengan barangnya diserahkan ke bagian gudang.
2. Lembar ke-2 bersama-sama dengan order pembelian dan slip pengepakan,
diarsipkan urut nomor dokumen.
 Gudang
6. Setelah menerima laporan penerimaan barang dan barangnya dari departemen
penerimaan barang, gudang akan memeriksa dan menghitung barang, kemudian
menandatangani laporan penerimaan barang, dan meneruskan laporan tersebut ke bagian
utang.
 Peluang Penggunaan Teknologi Informasi. Penghitungan dan pencatatan barang
yang diterima dari pemasok merupakan tugas yang cukup menyita tenaga dan waktu
(labor intensive). Salah satu cara untuk memperbaiki efisiensi proses ini adalah
meminta pemasok untuk mencantumkan kode bar untuk seluruh produknya.
Penggunaan kode bar akan akan memampukan petugas penerima untuk membaca cepat
nomor (kode), nama, dan kuantitas barang yang diterima sehingga akan mengurangi
kesalahan data.
6. Prosedur Persetujuan Faktur Pembelian (Prosedur Pencatatan Utang)
Aktivitas keempat dalam siklus pengeluaran adalah proses persetujuan pembayaran faktur
pembelian. Proses ini dilaksanakan oleh departemen utang dagang yang bertanggung jawab
terhadap direktur keuangan. Tujuan diselenggarakannya subsistem ini adalah untuk mencatat
kewajiban membayar kepada pemasok. Input aplikasi ini adalah faktur pembelian, catatan
penerimaan barang, pesanan pembelian (open purchase order) dan file rincian pesanan
pembelian (purchase order detail files).
 Keputusan Kunci Dan Informasi Yang Dibutuhkan. Secara legal, kewajiban untuk
membayar ke pemasok mulai timbul saat barang diterima. Meskipun demikian, untuk
alasan praktis, sebagian besar perusahaan mencatat utang seteleh diterima dan
 disetujuinya faktur pembelian.tujuan dilakukannya cara ini adalah untuk mengotorisasi
dan menentukan apakah faktur yang diterima layak dibayar.
 Dokumen Dan Prosedur. Ada dua cara untuk memproses faktur pembelian, yaitu
sistem nonvoucher dan sistem voucher. Dalam sistem nonvoucher, setiap faktur
pembelian diposting ke masing-masing catatan pemasok dalam file utang dagang dan
kemudian disimpan dalam sebuah file faktur terbuka. Ketika dilakukan pembayaran
atau ketika dibuat cek pembayaran.
7. Narasi Prosedur Persetujuan faktur pembelian (pencatatan utang)
Prosedur persetujuan faktur pembelian atau pencatatan utang dagang di gambarkan dalam
bagan air dan dalam bentuk narasi sebagai berikut:
 Bagian Utang
1. Bagian ini mula – mula menerima tembusan order pembelian dari departemen
pembelian. Selain itu, bagian ini juga menerima laporan penerima barang dari bagian
gudang kedua dokumen tersebut diarsipkan urut nomor.
2. Bagian ini juga menerima faktur pembelian dari pemasok untuk kemudian
dibandingkan dengan arsip order pembelian dan laporan penerima barang, dikaji, dan
diperiksa ketelitiannya. Setelah selesai, bagian ini memasukkan data faktur pembelian
ke dalam komputer.
 Departemen Pengolahan Data
3. Setelah menerima input data faktur pembelian, departemen, ini menjalankan program
mebuat file faktur pembelian dengan menggunakan file order pembelian. Keluaran dari
proses ini adalah file faktur pembelian.
4. Setiap sore hari, departemen ini menjalankan program update file dan pencetakan
voucher dengan menggunakan file induk pemasok dan file buku besar. Keluaran proses
ini adalah selembar voucher dan diteruskan ke bagian utang.
5. Setelah menerima cetakan berupa voucher bagian ini akan mencocokkannya dengan
faktur pembelian, order pembelian, dan laporan penerima barang. Setelah cocok
voucher dan dokumen pendukungnya ( faktur pembelian, order pembelian, dan laporan
penerimaan barang ) diarsipkan dalam arsip paket voucher.
6. Pada tanggal jatuh tempo, voucher dikeluarkan dari arsipnya dan diserahkan ke
departemen keuangan/kasir.
7. Setelah paket voucher dilunasi oleh kasir, maka paket tersebut akan dikembalikan ke
bagian ini setelah dibatalkan ( dicap lunas). Selanjutnya paket voucher yang telah
dilunasi tersebut diarsipkan urut abjad.
 8. Prosedur Pengeluaran Kas.
Aktivitas terakhir pada siklus pengeluaran adalah pembayaran faktur yang telah disetujui.
Aktivitas ini, disebut dengan aktivitas pengeluaran kas , dilaksankan oleh kasir, yang
bertanggung jawab kepada manajer keuangan. Tujuan diselenggarakannya aplikasi ini adalah
untuk menjamin bahwa pembayaran kepada pemasok dialakukan tepat waktu dan dalam
jumlah yang benar. Input dari aplikasi ini adalah catatan cara file voucher.
 Keputusan Kunci Keputusan kunci dalam prosedur pengeluaran kas adalah
menentukan apakah perusahaan akan memanfaatkan fasilitas potongan yang tersedia
atau tidak. Untuk membuat keputusan ini, dibutuhkan informasi anggaran kas jangka
pendek. Dalam anggaran kas tersebut tergambar taksiran arus kas masuk dan arus kas
keluar untuk satu periode tertentu di masa mendatang (biasanya satu tahun). Informasi
yang tercantum dalam anggaran tersebut berasal dari berbagai sumber. Bagian piutang
dagang memberikan proyeksi penerimaan kas.
 Dokumen dan prosedur Dokumen yang digunakan dalam prosedur pengeluaran kas
adalah paket voucher, yaitu voucher asli yang dilampiri dokumen pendukung seperti
order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur pembelian. Paket voucher ini
diterima dari bagian utang pada tanggal jatuh tempo voucher tersebut. Kasir akan
mengkaji paket voucher, menghitung jumlah dalam kelompok, dan memasukkan data
pengeluaran kas ke dalam komputer.

Narasi prosedur pengeluaran kas

 Kasir
1. Pada tanggal jatuh tempo, bagian kasir menerima paket voucher dan bagian utang.
Selanjutnya kasir akan mengkaji dan membuat penjumlahan data kelompok pada
secarik kertas secara manual, dan memasukkan data pelunasan ke dalam komputer.
 Departemen pengolahan data
2. Setelah menerima input data pelunasan, departemen ini menjalankan program
pembuatan file voucher. Keluaran dari proses ini adalah file voucher dan hasil
perhitungan jumlah kelompok.
3. Departemen ini selanjutnya melakukan program uptade file dan pencetakan cek,
dengan menggunakan file induk pemasok, file faktur pembelian, dan file buku besar.
Keluaran dari proses ini adalah cek, bukti kas keluar – keduanya diserahkannya ke
kasir, dan register pengeluaran kas yang akan diserahkan ke kepala bagian keuangan.
  Kasir

4. Setelah menerima cetakan hasil perhitungan jumlah kelompok, kasir akan

mencocokkannya dengan perhitungan sejenis yang telah dilakukan secara manual.

5. Setelah menerima cek beserta bukti kas keluar, kasir akan mengkaji,menandatangani
cek, membatalkan paket voucher ( mengecap lunas ), dan mendistribusikan dokumen –
dokumen tersebut sebagai berikut.

 Paket voucher yang telah dibatalkan dikembalikan ke bagian utang

 Cek dan bukti kas keluar dikirimkan ke pemasok.

Peluang Penggunaan Teknologi Informasi

Teknologi informasi dapat digunakan untuk memperbaiki proses pengeluaran kas dengan
membayar kepada pemasok melalui transfer dana secara elektronik (electronic fund transfer /
EFT) sebagai pengganti cek. Dengan EFT, perusahaan cukup meberikan instruksi ke bank
tentang transfer dana keluar dari rekening bank perusahaan untuk memasukkan ke rekening
pemasok. EFT mampu menghasilkan penghematan kas dalam jumlah yang signifikan karena
waktu dan biaya yang dikeluarkan untuk menyiapkan, menandatangani, dan mengeposkan cek,
juga penyimpanan cek yang telah dilunasi, dapat eliminasi. Tambahan penhematan dapat pula
di peroleh dengan menggunakan financial electronic data interchange (FEDI), yang mampu
menggabungkan data pembayaran dan data EFT.

TUJUAN, ANCAMAN, DAN PROSEDUR PENGENDALIAN

Fungsi ke dua SIA yang dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengawasan
pengendalian yang memadai untuk menjamin bahwa tujuan berikut ini tercapai:

1. Semua transaksi diotoritas secara tepat

2. Semua transaksi yang dicatat adalah valid (benar – benar terjadi)
3. Semua transaksi yang valid dan telah diotoritas telah dicatat
4. Semua transaksi dicatat secara akurat
5. Semua aktiva (kas, persediaan, data) dilindungi dari kemungkinan hilang atau dicuri
6. Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif

Dokumen dan catatan yang telah diuraikan sebelumnya memainkan peranan penting dalam
pencapaian tujuan pengendalian ini. Dokumen yang sederhana, lengkap dengan instruksi
pengisian yang jelas akan memudahkan pencatatan data transaksi yang efisien dan akurat.
 Sistem pengawasan dan penegendalian intern untuk siklus pengeluaran yang diselenggarakan
dengan menggunakan komputer, dapat dilihat

Prosedur Pengendalian Dalam Siklus Pengeluaran

Ancaman Akibat Prosedur pengawasan

 Sistem pengawasan persediaan

Kehabisan barang  Penundaan produksi
 Analisis kinerja pemasok
 Kehilangan penjualan

 Gunakan daftar pemasok yang

Pembelian barang dengan  Penundaan produksi
disetujui
kualitas rendah  Harga pokok terlalu
 Review order pembelian
tinggi
 Analisis kinerja pemasok

 Persetujuan order pembelian untuk

Penerimaan barang yang tidak  Kenaikan kos persediaan
dipesan seluruh barang yang diterima

 Pengawasan akses fisik

Pencurian barang  Kehilangan aktiva
 Pencatatan untuk seluruh transfer
 Catatan tidak akurat
barang internal
 Perhitungan fisik periodic dan
pembandingan hasil perhitungan
dengan catatan

 Penggunaan paket voucher sebagai

Pembayaran barang yang tidak  Kehilangan kas
dasar pelunasan faktur/utang
diterima  Kas terlalu tinggi

 Prosedur untuk melacak tanggal jatuh

Gagal memperoleh potongan  Kenaikan biaya
tempo
 Anggaran arus kas

 Pengawasan entry data

Kesalahan dalam pencatatan dan  Laporan keuangan tidak
posting pembelian dan benar  Rekonsiliasi periodik rekening buku
besar dan rekening buku pembantu
pembayaran  Keputusan tidak tepat
  Prosedur backup dan recovery
Kehilangan data  Data tidak akurat untuk
pembuatan keputusan  Pengawasan akses logis dan fisik

kehilangan informasi
rahasia/ penting

Kinerja buruk  Pemrosesan yang tidak Pembuatan dan pengkajian laporan kinerja
efesien dan efektif

Tabel meringkas berbagai macam ancaman dan akibat pada siklus pengeluaran, prosedur
pengendalian yang diterapkan untuk mengatasi agar ancaman tersebut tidak terrjadi.
 BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

Siklus pengeluaran mencakup aktivitas atau transaksi bisnis yang berhubungan dengan
pembelian barang dan jasa dari pemasok, dan pengeluaran kas untuk membayar pembelian.
Siklus ini dapat diselenggarakan secara manual, maka subsistem yang terlibat hanya
subsistem pembelian, dan subsistem pengeluaran kas. Untuk masing – masing subsistem juga
dilengkapi dengan serangkaian aktivitas (prosedur) pengendalian, yaitu otoritas transaksi oleh
pejabat yang berwenang, pengamanan terhadap aktiva dan catatan, pemisahan fungsi atau
tugas yaitu antara fungsi otoritas, fungsi penyimpanan aktiva dan fungsi pencatatan transaksi.

Dalam sistem yang berbasiskomputer, siklus pengeluaran dibagi menjadi 5 subsistem, yaitu
prosedur permintaan barangm prosedur, pemesanan barang, prosedur penerimaan barang,
prosedur persetujuan faktur pembelian atau prosedur pencatatan utang, dan prosedur
pengeluaran kas. Dalam setiap subsistem tersedia peluang penggunaan berbagai macam
teknologi informasi terkini, seperti JIT, EDI, EFT, FEDI, mesin pembaca kode bar dan
sebagainya.

Prosedur pengendalian khusus harus diterapkan pada sistem informasi berbasis computer.
Demikian pula untuk siklus pengeluaran ini perlu dilakukan pengendalian yang spesifik. Jika
sebuah sistem informasi akuntansi dirancang dengan baik, maka sistem pengendalian yang
melekat akan memberikan jaminan bahwa tujuan khusus pengendalian intern dapat tercapai.
Tujuan tersebut adalah (1) semua transaksi telah diotorisasi secara tepat, (2) semua transaksi
yang dicatat adalah valid (benar – benar terjadi), (3) semua transaksi yang valid dan
diotorisasi telah dicatat, (4) semua transaksi telah dicatat secara akurat, (5) semua aktiva (
kas, pengendalian, dan data) dilindungi dari kehilangan atau pencurian, dan (6) aktivitas
bisnis dilaksanakan secara efisiensi dan efektif.
 Daftar Pustaka

Krismiaji, 2015. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Keempat. Yogyakarta : UPP. STIM
YKPN

Romney, Marhall B, Paul J. steibart .(2016) Sistem Informasi Akuntansi Edisi 13, Jakarta ,
Selemba Empat.