SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Pengelolaan
TEMU 7

KELOMPOK 4
Ni Luh Meidi Puspitasari (0906305075)

I G.A.N. Prima Puspa H. (0906305076)

Luh Putu Emi Novitasari (0906305110)

Tutut Arini Lestari (0906305138)

FAKULTAS EKONOMI - UNIVERSITAS UDAYANA

Proses Bisnis dan Pengelolaan Pesanan Pelanggan
Permintaan Informasi
Proses bisnis pengeloaan pesanan pelanggan  sering dimulai dengan permintaan informasi
dari pelanggan atau permintaan suatu quotation. Beberapa perusahaan membuat quotation 
mandotary sebagai suatu kebijakan perusahaan, sedangkan yang lainnya tidak. Quotation
adalah sebuah dokumen yang disiapkan dan dikirimkan kepelanggan potensial guna
memberikan informasi tentang produk, harga, ketersediaan produk dan informasi pengiriman.
Pembuatan Kontrak
Beberapa peruisahaan memerlukan kontrak yang legal yang disiapkan sebelum menjual
kepada pelanggan sebagai suatu kebijakan perusahaan. Kontrak adalah suatu perjanjian untuk
menyediakan barang atau jsa kepada pelanggan. Kontrak biasanya menyebutkan kualitas dan
jadwal waktu pengiriman.
Memasukkan Pesanan
Memasukkan pesanan atau oder entry menyiapkn dokumen pemesanan penjualan. Aktivitas
order entry pada dasarnya sama, apakah sebagai aktivitas yang pertama dalam proses bisnis
pengelolaaan pesanan atau terjadi sebagai bagian dari permintaan informasi, penyiapan
kontrak, atau keduanya.
Pengiriman
Aktivitas pengiriman diawali dengan penyiapan dokumen pengiriman yang disebut delivery.
Dokumen delivery dibuat untuk mengatur pengiriman barang kepelanggan. Semua informasi
yang dibutuhkan dalam menyiapkan dan mengirimkan barang kepelanggan ada dalam
delivery. delivery biasanya disiapkan dilokasi produksi atau distribusi.
Penagihan
Dokumen delivery dimasukkan dalam jadwal penagihan dan difakturkan ERP membuat
banyak salinan data yang digunakan untuk penagihan dari dokumen pesanan penjualan
pelanggan atau dokumen delivery pelanggan. Faktur untuk pengiriman disiapkan dan
diberikan kepada pelanggan.
Ilustrasi ERP
Sistem ERP mampu menyimpan dan memproses sejumlah informasi yang sangat besar yang
berkaitan proses bisnis pengelolaan pesanan kepada pelanggan.
Record Master Pelanggan
Record master pelanggan berisi semua informasi yang berkaitan dengan pelanggan record
master pelanggan dibuat sebelum proses pesanan penjualan dalam R/3 karena informasi
dalam record master pelanggan digunakan dalam proses penjualan. SAP R/3 membutuhkan
empat macam record yaitu antara lain :
1. Record penjualan kepelanggan
2. Record pengiriman kepelanggan
3. Record penagihan kepelanggan
4. Record pembyaran pelanggan
Field data
Record master pelanggan dibuat dengan memasukkan informasi kedalam R/3. R/3
mengarahkan proses input denga menunjukkan urutan isian pada layar monitor. Setiap layar
digunakan untuk mengumpulkan category data data yang berkaitan dengan pelanggan.
Adapun layar create customer antara lain yaitu :
1. Initial screen, layar awal ini memerlukan masukan kode pelanggan yang digunakan
sebagai identitas unik record mastere pelanggan. Kode ini ditetapkan secara internal
dan eksternal.
2. Customer andress, layar awal ini memerlukan masukan alamat pelanggan yang berupa
teks. Nama perusahaan dimasukkan dalam field nama. Field pencaraian digunakan
untuk memasukkan suatu fase yang dapat digunakan untuk mencari perusahaan ketika
kode perusahaan dibutuhkan untuk masukkan.
3. Control data screen, fields yang dimasukkan dalam pada layar ini tergantung pada
kebutuhan khususperusahaan. Salah satunya field yang diperlukan adalah field area
tranportasi, yang mengidentifikasikan wilayah regional dimana pengangkutan
dialokasikan.
4. Marketing, layar ini digunakan untuk memasukkan data statistic dan demograf
mengenai pelanggan.
5. Payment transaction, layar ini digunakan untuk memasukkan informasi anak
pelanggan. Field yang disediakan adalah kode negara bank, kunci bank, nomer
rekening bank, rincian referensi dan lainnya.
6. Unloading point, latyar ini digunakan untuk memasukkan dimana barang yang
diterima pelanggan belum dibongkar dan untuk memasukkan factory calendar milik
pelanggan, yang menentukan tanggal dan jam penerimaan barang oleh pelanggan.
7. Foreig trade, layar ini digunakan untuk memasukkan data yang berkaiatan dengan
pengemndalian ekspor.
8. Contact person, layar ini digunakan untuk memasukkan data yang berkaitan dengan
orang kontak.
 9. Account management, layar ini digunakan untuk spesifikasi data rekening
rekonsiliasi. Rekening rekonsialisi adalah rekening buku besar yang diperbaruhi
secara pararel dengan posting piutang dagang.
10. Payment transaction, layar ini mengumpulkan data untuk transaksi pembayaran,
termasuk transaksi pembayaran secara otomatis. Layar ini dapat menenntukan sejarah
pembayaran yang akan terus dipelihara dengan memeilihatra field khusus.
11. Correspondence, layar ini dapat digunakan untuk membangun suatu dunnuing
procedure dan koresponden lain dengan pelanggan. Dunning procedure adalah
tindakan yang diolakukan untuk mengumpulakan pembayaran dari pelangagan yang
terlambat melakukan pembayaran.
12. Insutrance, layar ini digunakan untuk memasukkan data yang berkaiatan dengan
asuransi kredit ekspor. Field disediakan untuk kebijakan nomer, jumlah asuransi,
perusahaan asuransi, bulan dan presentase pengurangan.
13. Sales, layar ini digunakan untuk mengidentifikasi wilayah dalam perusahaan yang
bertanggung jawab kepada pelanggan.
14. Shpping, layar ini digunakan untuk menentukan pengiriman rinci.
15. Billing, layar ini digunakan untuk memasukkan data mengenai penagihan.
16. Taxes, layar ini digunakan untuk memasukkan data yang berkaitan dengan kewajiban
pajak pelanggan.
17. Layar output, layar ini digunakan untuk mengubah spesifikasi default out put untuk
berbagai dokumen yang dapat dihasilkan bagi pelanggan.
18. Partnert function, ketika record penjualan kep[elanggan dibuat, R/3 secara otomatis
membuat record master tagihan kepada pembayara dan pengiriman untuk
kepelanggan yang sama dengan memnggunakan informasi yang ada.
Standar Pemrosesan Pesanan pada SAP R/3
Standar pemrosesan pesan adalah istilah yang menjelaskan proses bisnis pengelolaan pesanan
pelanggan yang pesanan pelanggan dimasukkan dari persediaan barang jadi. Standar
umumnya diterima melalui telepon, fax, bagian penjualan dan voice email. Pertama-tama ,
diterbitkan quotation untuk pelangagn, jikan tidak ada maka pesan aan dibuat jika pelangagan
memerlukan pengiriman barang dan jasa. Sesudah sutau pesanna dibuat dan diproses,
dokumen delivery dibuat.
Membuat Pesanan Pelanggan
Record master pelanggan harus ada sebelum pesanna penjualan dibuat. R/3 dapat menyalin
informasi dari record master kedalam pesanan penjualan jika diperlukan.
Create sales order, layar awal. Layar awal ini digunakan untuk memastikan informasi untuk 
wilayah penjualan. Ada 3 field yang harus ada yaitu field distribusi, field kode divisi, dan
field tipe pesanan. Layar ini punya 2 bagian yaitu  head order dokumen dan wilayah untuk
data item. Header dokumen berisi bfield untuk item yang menjelaskan pesanan. Field sold-to-
party mengumpulkan pesanan. Nama field pembelian pelanggan dimasukkan kedalam field
nomer pesanan pembelian. Tanggal pesanan pembelian digunakan untuk tanggal penerimaan
pesanan pembelian pelanggan.
Fitur Database
Setiap aktivitas pada proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan-quotation, pesanan,
pengiriman faktur dan sebagainya menghasilkan dokumen. Fitur arus dokumen pada SAP R/3
memungkinkan untuk melihat dan melacak dokumen-dokumen tersebut.

Pengendalian Siklus Transaksi Pada Pemrosesan Pesanan

Memasukkan Pesanan
Fungsi memasukkan pesanan (order-entry) memulai proses pesanan pelanggan dengan
menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Pesanan penjualan berisi penjelasan mengenai
produk yang dipesan, harganya, dan data deskriptip mengenai pelanggan seperti nama, alamat
pengiriman, dan jika diperluakan alamat penagihan. Jika waktu antara penerimaan pesanan
dengan pengiriman sesungguhnya signifikan, ikan, maka pemberitahuan pesanan akan
dikirimkan kepelanggan untuk memberitahukan bahwa pesanan telah diterima dan sedang
diproses. Harga yang dimasukkan pada pesanan penjualan disetujui oleh menejemen atau
fungsi organisasi yang independendari fungsi pesanan penjualan.
Kredit
Kredit pelanggan yang masih ada sebaiknya diverifikasi terlebih dahulu kebagian pengiriman
barang. Untuk pelanggan reguler, pemeriksaan kredit meliputi menentukan jumlah total
kredit yang disetujui tidak melebihi otorisasi dari menjemen secara umum dan khusus. Untuk
pelanggan yang baru, pemeriksaan kredit diperlukan untuk menentukan jangka waktu
penjualan kepada pelanggan.
Barang Jadi
Barang jadi diambil sesuai yang ada pada picking list. Picking list disiapkan dari dokumen
pengiriman yang disiapkan dengan database pesanan untuk memproses pesanan yang telah
disetujui. Informasi pengambialan akan dimasukkan untuk memperbaruhi informasi
pengiriman pada database pesanan. Record persediaan diperbaruhi untuk menunjukkan
kuantitas sesungguhnya yang diambil dan dilanjutkan kebagian pengiriman. Barang akan
dilanjutkan dibagian pengiriman. Bagian pengiriman akan memberitahukan barang yang telah
ditransfer.
Pengiriman
Bagian pengiriman menerima perintah pengiriman setelah cocok dengan pesanan yang ada
pada picking list bersama dengan barang yang dipesan seperti yang ada pada daftar
pengepakan barang. Informasi pesanan yang ada pada daftar pengepakan disiapkan secara
inependent karena ia didasarkan pada pesanan yang disiapkan oleh fungsi order-entry dan
disetujui oleh fungsi kredit. Dokumen pengiriman disiapkan dan database pesanan
diperbaruhi untuk pengiriman. Bagian pengiriman secara khusus menyiapkan bill of lading
untuk pengiriman. Tembusan daftar ing diikutkan dalam pesanan pelanggan ketika
dikirimkan.
Penagihan
Penagihan merupakan proses terakhir dari proses pesanan denagn menyiapkan faktur untuk
pesanan yang tampak pada daftar penagihan. Bagian penagihan melakukan verifikasi pesana
dan kemudian menyiapkan faktur. Faktur dikirimkan kepada pelanggan, faktur dicatat pada
jurnal penjualan dan pemberitahuan dikirimkan kebagian piutang dagang. Secara periodik,
jurnal disiapkan dan dilanjutkan ke fungsi buku besar untuk dilakuakan posting ke buku
besar.
Piutang dagang dan Buku Besar
Perbedaan antara piutang dagang dan penagihan penting untuk mempertahankan pemisahan
fungsi. Bagian penagihan bertanggung jawab untuk membuat faktur pesanan secara inividual
dan piutang dagang menangani informasi rekening pelanggan dan secara periodik
mengirimkan laporan piuatan dagang ke pelanggan. Bagian penagihan tidak memiliki akses
ke record keuangan. Pengendalian total dari posting ke rekening buku besar piutang dagang
dibandingkan dengan jurnal yang dikirimkan dari penagihan untuk melakukan validasi
posting ke buku besar

Proses Bisnis Manajemen Akun Pelanggan

Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan mencakup pemrosesan piutang dagang sampai
pengumpulan pembayaran pelanggan pada rekening.
PIUTANG DAGANG
Piutang dagang mewakili uang yang dimiliki oleh pelanggan untuk barang jasa yang telah
dijual yang dimasukkan dalam rekening. Karena bisnis banyak dilakukan secara kredit,
piutang dagang sering mewakilisejumlah besar modal kerja organisasi, yang sangat penting
pada proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan.
Piutang dagang memiliki prosedur yang sederhana secara konsep. Buku pembantu dari
rekening individu dikelola dengan menggunakan rekening pengendalian dalam buku besar.
Remmitance advices dirute dari fungsi penerimaan kas; kredit memo dan penyesuaian faktur
lainnya di-rute ke departemen piutang dagang dari departemen penagihan. Debit dan kredit
di-posting ke rekening individual; secara periodik, laporan-laporan disiapkan dan dikirim ke
pelanggan. Daftar umur piutang disiapkan sebagai produk dari laporan yang dikirimkan.
Laporan kredit khusus juga disiapkan.
Ada dua pendekatan dasar pada aplikasi piutang dagang, yaitu :
1. Pemrosesan open-item, pencatatan terpisah dikelola pada sistem piutang dagang untuk
setiap faktur yang dibayar oleh pelanggan. Jika pembayaran pelanggan diterima, akan
dibandingkan dengan faktur yang belum dibayarkan.
2. Pemrosesan balance forward, pembayaran dari pelanggan dibandingkan dengan faktur
pelanggan secara individu.
Banyak bisnis yang menggunakan siklus perencanaan penagihan (cycle billing plan), dimana
rekening piutang dagang dibagi secara alphabet atau berdasarkan nomor rekening.
Pengendalian Transaksi pada Proses Bisnis Piutang Dagang
1. Penerimaan Kas
Slip pembayaran pelanggan dilanjutkan ke piutang dagang untuk diposting dari
penerimaan kas.
2. Penagihan
Faktur memo kredit dan penyesuaian faktur lainnya dirutekan ke piutang dagang
untuk diposting ke rekening pelanggan.
3. Piutang dagang
Piutang dagang bertanggungjawab untuk mengelola buku pembantu piutang dagang.
Rekening control dikelola oleh departemen buku besar. Debit dan kredit diposting ke
rekening pelanggan dari bukti pembayaraan, faktur, dan dokumen lain yang diterima
dari penagihan dan penerima kas.
4. Kredit
Fungsi departemen kredit adalah menyetujui retur dan potongan penjualan dan
penyesuaian lainnya untuk rekening pelanggan, menilai dan menyetujui neraca saldo
umur piutang untuk menentukan sisa kredit dari pelanggan, dan memulai memo
(dokumen) penghapusan untuk membebani rekening dengan kerugian piutang.
5. Buku Besar
Buku besar mengelola rekening pengendali piutang dagang. Debit dan kredit
diposting ke rekening pengendali piutang dagang dari jurnal dan hasil pencocokan
dengan total pengendali yang diterima dari penagihan dan penerimaan kas. Jumlah ini
direkonsiliasi ke control total dan dikirim ke buku vesar langsung dari piutang
dagang.
6. Retur dan Potongan Penjualan

Proses Bisnis Kas Yang Diterima Pada Rekening

Proses Bisnis kas yang diterima pada rekening digunakan ketika pelanggan masih memilki
saldo. Penerimaan kas pada rekening biasanya berawal dari pengiriman surat atau dibayarkan
oleh seseorang ke kasir pusat atau cash window. Untuk itu lebih jelasnya akan diterangkan
sebagai berikut :
 Mailroom
Pembayaran pelanggan akan diterima dalam mailroom. Surat akan dibuka dan cek serta bukti
pembayaran akan dipiasahkan, cek disahkan dan dijumlah secara hati-hati. Daftar
pembayaran yang berisi pembayaran yang diterima, disiapkan. Tembusan daftar pembayaran
dan bukti pembayaran diberikan ke bagian piutang dagang. Cek dan control total diberikan ke
penerimaan kas sebagai deposit. Tembusan daftar pembayaran dan control total disimpan urut
tanggal.
 Penerimaan kas
Cek diteriama dari mailroom bersama dengan penerimaan kas dari penjualan tunai dan slip
setoran disiapkan. Daftar pembayaran dan control total dicocokkan dengan slip setoran dan
perjanjian yang telah disetujui. Daftar pembayaran  digunakan untuk posting dari mailroom
kejurnal penerimaan kas. Jurnal disisapkan dan dilanjutkan pada buku besar. Daftar
pembayaran, slip setoran dan control total disimpan  urut tanggal’
 Piutang dagang
Piutang dagang diposting pada rekening piutang dagang. Piutang dagang disimpan diurutan
berdasarkan urutan pelanggan. Daftar pembayaran dan control total yang diposting urut
tanggal. Tembusan control total dilanjutkan kebuku besar.
 Buku besar
Jurnal dari penerimaan kas dan control total diterima dari rekening piutang dagang untuk
dibandingkan. Sumber posting buku besar berasal dari jurnal dari kasir, jurnal dan control
total disimpan urut tanggal.
 Bank
Bank menerima setoran dan validasi tembusan slip setoran. Tebusan slip setoran yang telah
divalidasi dikembalikan keaudit internal. Slip setoran yang telah divalidasi disimpan urut
tanggal
 Audit Internal
Audit internal menerima laporan bank secara periodik. Rekonsiliasi bank secara independen
merupakan pengendalian yang penting dalam proses bisnis kepelanggan.
Sistem Pengumpulan Lock-Box
Sistem lock-box deposit digunakan untuk mengurangi float-waktu antara penandatangan
pembayaran cek oleh pelanggan dan ketika perusahaan menggunakan dana tersebut. Sistem
lock-box digunakan juga untuk mengurangi float yang biasanya terjadi karena bank tidak
mengizinkan perusahaan untuk menggunakan cek sampai mereka membereskan urusan
dengan bank pelanggan
Proses Bisnis Penjualan Tunai

Pada proses bisnis penjualan tunai tidak ada pencatatan aset sebelumnya. Pembuatan
dokumen merupakan point utama pada sistem pengendalian. Ketika pencatatan telah
disiapkan, maka penjualan tunai menjadi subjek pengendalian akuntansi. Ada beberapa
teknik pencatatan awal yaitu antara lain : Auditing pelanggan dan Teknik Imprest.