PROSES BISNIS PENGELOLAAN PESANAN PELANGGAN

A. PROSES BISNIS PENGELOLAAN PESANAN PELANGGAN

Proses Bisnis pengelolaan pesan pelanggan meliputi aktivitas

1. Permintaan informasi (Pilihan) Permintaan Informasi

Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan sering dimulai dengan suatu pemintaan
informasi dan pelanggan atau permintaan suatu quotation. Quotation adalah sebuah dokumen
yang disiapkan dan dikirimkan ke pelanggan potensial guna memberikan informasi mengenai
produk, harga, ketersediaan produk dan informasi pengiriman. Quotation disiapkan ketika
pelanggan potensial meminta secara khusus informasi secara rinci mengenai pesanaan
potensialnya.

2. Pembuatan Kontrak

Kontrak adalah suatu perjanjian untuk menyediakan barang atau jasa kepada pelanggan.
Kontrak biasanya menyebutkan kuantitas dan jadwal waktu pengirimannya. Kontrak yang berisi
perjanjian mengenai penyediaan suatu barang pada periode tertentu disebut blanket order.

3. Memasukkan Pesanan

Memasukkan pesanan atau order entry menyiapkan dokumen pesanan penjualan.

Penerimaan pesanan biasanya berisi penentuan harga dan pemeriksaan ketersediaan barang.
Penentuan harga suatu pesanan yaitu mengetahui harga terkini dari produk atau jasa, biaya
tambahan, diskon taupun biaya pengiriman. Sistem informasi enterpriseresourceplanning (ERP)
memungkinkan implementasi prosedur penentuan harga yang canggih dan fleksibel antara
pelanggan dan barang spesifik.

4. Pengiriman

Aktivitas pengiriman diawali dengan penyiapan dokumen pengiriman yang disebut

delivery. Dokumen delivery dibuat untuk mengatur pengiriman barang ke pelanggan. Semua
informasi yang dibutuhkan untuk menyiapkan dan mengirimkan barang kepada pelanggan ada di
dalam delivery. Delivery biasanya disiapkan di lokasi produksi atau distribusi.
 Beberapa dokumen disiapkan selama aktivitas pengiriman. Daftar pengambilan disiapkan
sebagai petunjuk aktivitas pengambilan. Daftar pengepakan disiapkan untuk setiap pengiriman
dan tembusnnya diikutkan dalam pengiriman. Bill of lading disiapkan sebagai dokumen untuk
pengangkutan barang ke kendaraan angkutan sampai ke pelanggan. Personel pengiriman akan
mempostinggoodsissuenotice ketika barang sudah dikirimkan. Shippingadvice adalah sinonim
dari goods issue notice.

5. Penagihan

Dokumen delivery dimasukkan dalam jadwal penagihan dan difakturkan. Faktur untuk
pengiriman disiapkan dan diberikan kepada pelanggan. Pembuatan faktur ini adalah aakhir dari
proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. Faktur akan dilanjutkan ke bagian piutang dagang
untuk menunggu pembayaran dari pelanggan.

B. Ilustrasi ERP (Enterprise Resource Planning)

Sistem ERP mampu menyimpan dan memproses sejumlah informasi yang sangatbesar yang
berkaitan dengan proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. Ilustrasi data yangdisimpan dan
diproses menggunakan SAP (System Application and Product in dataprocessing) R/3.
Ilustrasinya adalah sebagai berikut:

a. Record Master Pelanggan

Record master pelanggan berisi semua informasi yang berkaitan denganpelanggan. Record
master pelanggan dibuat sebelum proses pesanan penjualan data R/3 karena informasi di
dalamnya digunakan dalam proses pesanan penjualan. SAP R/3 membutuhkan empat macam
record master:

a) Record penjualan ke pelanggan

b) Record pengiriman ke pelanggan
c) Record penagihan ke pelanggan
d) Record pembayaran ke pelanggan

Ketika record master penjualan ke pelanggan dibuat, ketiga record master yang lain akan
secara otomatis dibuat dengan menggunakan informasi yang sama. R/3 perlu tahu bagaimana
hierarki pelanggan terlebih dahulu sebelum membuat record master. Hierarki pelanggan adalah
representasi dari struktur organisasi pelanggan yang menentukan informasi harga yang
digunakan dalam R/3. Hierarki pelangganterdiri dari saluran distribusi, jenis industri, dan lokasi
geografis.

b. Field Data

Layar input Create Customer pada input fasilitas R/3 menggunakan list boxdan fasilitas
pencarian. List box digunakan oleh pengguna untuk memilih item dari daftar yang ada. Item-
item biasanya ditunjukkan dalam bentuk teks dan input dikodekan dengan angka oleh R/3 ketika
pengguna memilih item dalam daftar. Fasilitas pencarian memungkinkan pengguna memasukkan
kata atau frase danR/3 akan menemukan kode yang dibutuhkan. layar input Create Costumer
pada SAP R/3 adalah sebagai berikut :

c. Pelanggan satu-Waktu

Pembuatan record master pelanggan R/3 bersifat kompeks, maka dari itu R/3 memungkinkan
untuk membuat record master secara dummy untuk pelanggan satu waktu atau pelanggan yang
tidak rutin. Semua pelanggan awalnya melalui record pelanggan yang tidak rutin atau satu
waktu. Record master memiliki informasi yang minimum. Kemudian dilakukan suatu proses
agar mengamankan masalah dalam pembuatan record secara rinci untuk pelanggan yang tidak
rutin.

C. Standar Pemrosesan pada SAP R/3

 Standar pemrosesan pesan adalah istilah yang menjelaskan proses bisnis pengelolaan pesanan
pelanggan yang pesanan pelanggan dimasukkan dari persediaan barang jadi. Standar umumnya
diterima melalui telepon, fax, bagian penjualan dan voice email. Pertama-tama , diterbitkan
quotation untuk pelanggan, jika ada quotation maka pesanan akan dibuat jika pelanggan
memerlukan pengiriman barang dan jasa. Standar pesanan penjualan berisi informasi mengenai
harga, jumlah,dan tanggal (tanggal pengiriman yang diminta,tanggal penyerahan,dsb).

Sesudah suatu pesanan dibuat dan diproses dokumen delivery dibuat R/3 menghitung
tanggal pengiriman yang diharapkan menggunakan tanggal pengiriman dan waktu transit ke
pelanggan. Data tersedia dalam record master pelanggan. Record master pelanggan harus ada
sebelum pesanan penjualan dibuat. R/3 dapat menyalin informasi dari record master kedalam
pesanan penjualan,jika diperlukan.

1. Create sales order atau layar awal.

Layar ini digunakan untuk memasukkan informasi untuk wilayah penjualan. Ada 3 field
yang harus ada.

a) Field organisasi penjualan mengidentifikasikan unit yang bertanggung jawab terhadap

penjualan.
b) Field jalur distribusi mengklasifikasikan pesanan seperti penjualan langsung,eceran
atau penjualan besar.
c) Field kode divisi digunakan untuk mengidentifikasi satu subgroup dalam organisasi
penjualan.
2. Layar create sales order.

Layar ini punya dua bagian

a) Header dokuman dan wilayah untuk data item,Header dokumen brisi field untuk item
yang menjelaskan seluruh pesanan.
b) Field sold to party mengumpulkan kode pelanggan. Nomer pesanan pembelian
pelanggan dimasukkan ke dalam field nomor pesanan pembelian.
3. Fitur database
 Setiap aktifitas pada proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan quotation, pesanan,
pengiriman, faktur dan sebagainya yang menghasilkan suatu dokumen. Fitur arus dokumen pada
SAP R/3 memungkinkan untuk melihat dan melacak dokumen dokumen tersebut.