PROSES BISNIS PENGELOLAAN PESANAN PELANGGAN

Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan

Dalam tinjauan proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan meliputi aktivitas:

a) Permintaan informasi 
b) Pembuatan kontrak 
c) Penerimaan pesanan 
d) Pengiriman 
e) Penagihan 
A. Permintaan informasi
Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan sering dimulai dengan suatu permintaan
informasi dari pelanggan atau permintaan suatu quotation. Quotation adalah sebuah dokumen
yang yang disiapkan dan dikirimkan ke pelanggan potensial guna memberikan informasi
mengenai produk, harga, ketersediaan produk dan informasi pengiriman.
B. Pembuatan kontrak
Kontrak adalah suatu perjanjian untuk menyediakan barang atau jasa kepada pelanggan.
Kontrak biasanya menyebutkan kuantitas dan jadwal waktu pengirimannya. Beberapa
perusahaan memerlukan kontrak atau perjanjian legal yang disiapkan sebelum menjual
kepada pelanggan sebagai suatu kebijakan perusahaan.
C. Memasukkan pesanan
Aktivitas order entry pada dasarnya sama, seperti sebagai aktivitas tas yang pertama
dalam proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan atau terjadi sebagai bagian dari
permintaan informasi, penyiapan kontrak, atau keduanya.
D. Pengiriman
Aktivitas pengiriman diawali dengan penyiapan dokumen pengiriman yang disebut
delivery. Dokumen delivery diproses untuk menyiapkan jadwal pengiriman. Jadwal
didasarkan pada tanggal pengiriman yang diminta oleh pelanggan. Barang yang dikeluarkan
dari persediaan untuk pengiriman memerlukan dokumen pengambilan pesanan, pengepakan
pesanan, dan posting pengiriman.
E. Penagihan
Dokumen delivery dimasukkan dalam jadwal penagihan dan difakturkan. Pembuatan
faktur iniadalahakhir dari proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. Pada beberapa kasus
mungkin lebih tepat jika faktur dibuat bukan setelah pesanan penjualan telah disiapkan, tetapi
sebelum barang dikirim kan.
Record Master Pelanggan
Record master pelanggan berisi semua informasi yang berkaitan dengan pelanggan. SAP
R/3 membutuhkan empat macam record master:
a) Record penjualan ke pelanggan
b) Record pengiriman ke pelanggan
c) Record penagihan ke pelanggan
d) Record pembayaran ke pelanggan
Ketika record master penjualan ke pelanggan dibuat, ketiga record master yang lain akan
secara otomatis dibuat dengan menggunakan informasi yang sama. Ketika seorang pelanggan
memiliki lokasi yang berbeda untuk pengiriman, penerimaan dan atau pembayaran, informasi
pada record tersebut dapat diubah sesuai dengan kebutuhan.

Field Data
Record master pelanggan dibuat dengan memasukkan informasi ke dalam R/3 atau merek
dagang yang terdaftar dari SAP. Hal ini mengarahkan proses input dengan menunjukkan
urutan isian pada layar monitor. Setiap layar digunakan untuk mengumpulkan kategori data
yang berkaitan dengan pelanggan.
Create Customer;  Initial Screen. Layar awal ini memerlukan masukan kode pelanggan yang
digunakan sebagai identitas unik record master pelanggan. Kode ini dapat ditetapkan secara
internal atau eksternal.
Create Customer; Customer Address. Layar awal ini memerlukan masukan alamat pelanggan
berupa teks. Nama perusahaan dimasukkan ke dalam field nama. Hal ini digunakan untuk
memasukkan suatu frase yang dapat digunakan untuk mencari perusahaan ketika kode
perusahaan dibutuhkan untuk masukan.
Create Customer; Control Data Screen. Field yang dimasukkan pada layar ini tergantung pada
kebutuhan khusus perusahaan. Satu-satunya field yang diperlukan adalahfield area transportasi
yang mengidentifikasi wilayah regional dimana pengangkutan dilokasikan. Wilayah dikodekan
dan dimasukkan dengan memilih dari list box.
Create Customer;  Marketing. Layar ini digunakan untuk memasukkan data statistik dan
demografi mengenai pelanggan. Field digunakan untuk mengumpulkan kode klasifikasi
pelanggan, industri, dan wilayah. Klasifikasi pelanggan bebas diidentifikasikan sesuai
kebutuhan perusahaan.
Create Customer; Payment Transaction. Layar ini digunakan untuk memasukkan informasi
bank pelanggan. Field yang disediakan adalah kode negara bank, kunci bank, nomor rekening
bank, rincian referensi, dan rincian lainnya.
Create Customer; Unloading Points. Layar ini digunakan untuk memasukkan di mana barang
yang diterima pelanggan belum dibongkar dan untuk memasukkan factory calender milik
pelanggan, yang yang menentukan tanggal dan jam pengiriman barang oleh pelanggan.
Create Customer; Foreign Trade. Layar ini digunakan  untuk masukkan data yang berkaitan
dengan pengendalian ekspor.
Create Customer;  Contact Person. Layar ini digunakan untuk memasukkan data yang
berkaitan dengan kontak pelanggan yang meliputi nama, nama-nama telepon, formulir untuk
alamat, dan kode departemen.
Create Customer; Account Management. Layar ini digunakan untuk spesifikasi si data
rekening rekonsiliasi. Rekening rekonsiliasi adalah rekening buku besar yang diperbaharui
secara paralel dengan posting piutang dagang.
Create Customer;  Payment Transaction. Layar ini mengumpulkan data untuk transaksi
pembayaran termasuk transaksi pembayaran secara otomatis.field   pembayaran menentukan 
diskon kas dan periode pembayaran anne-marie si ringkasan seluruh pembayaran.
Create Customer; Korespondensi. Layar ini dapat digunakan untuk membangun suatu prosedur
dan koresponden lain dengan pelanggan.
Create Customer; Asuransi. Layar ini digunakan untuk memasukkan data yang berkaitan
dengan asuransi kredit ekspor.
Create Customer; Sales. Layar ini digunakan untuk mengidentifikasi wilayah dalam
perusahaan yang bertanggung jawab kepada pelanggan. Jika diperlukan data dimasukkan untuk
wilayah atau distrik penjualan, kantor penjualan, grup pelanggan atau pedagang besar maupun
eceran.
Create Customer; Shipping. Layar ini digunakan untuk menentukan pengiriman rinci.
Field kombinasi pesanan dipilih sebagai delfaut. Akan batal dipilih jika pelanggan tidak
menerima pengiriman secara parsial. Kode kondisi pengiriman dimasukkan untuk memilih
strategi umum pengiriman yang telah didefinisikan oleh perusahaan.
Create Customer; Billing. Layar ini digunakan untuk memasukkan data mengenai penagihan.
Deskripsi teks koresponden diperlukan dalam layar ini untuk menentukan apakah faktur
manual diperlukan dan apakah pelanggan pantas memperoleh potongan.
Create Customer; Taxes. Layar ini digunakan untuk memasukkan data yang berkaitan dengan
kewajiban pajak pelanggan. Kategori yang dimunculkan akan sangat tergantung pada negara
dimana perusahaan melakukan bisnis.
Create Customer; Layar Output. Layar ini digunakan untuk mengubah spesifikasi default
output untuk berbagi dokumen yang dapat dihasilkan bagi pelanggan.
Create Customer; Partner Function. Ketika record penjualan ke pelanggan dibuat, r/3 secara
otomatis membuat record master tagihan kepada, pembayar ar, dan pengirim untuk 
pelanggan yang sama dengan menggunakan informasi yang sama. Tetapi jika partner tidak
punya record master, maka record harus dibuat sebelum jumlah partner dapat dimasukkan
pada layar tersebut.

Pelanggan Satu- Waktu

Karena kompleksnya proses pembuatan record master pelanggan, R/3 memungkinkan untuk
membuat record master tunggal  secara dummy  untuk pelanggan satu waktu atau one time
customer atau pelanggan yang tidak rutin. Untuk layar layar tersebut hanya file yang akan
diaplikasikan untuk semua pelanggan yang menggunakan record yang perlu dimasukkan.

Standar Pemrosesan Pesanan Pada SAP R/3

Bagian ini memberikan tinjauan mengenai standar pemrosesan pesanan. Standar
pemrosesan pesanan adalah istilah yang menjelaskan proses bisnis pengelolaan pesanan
pelanggan dengan
pesanan dimasukkan dari persediaan barang jadi. Standar pesanan umumnya diterima melalui
telepon, fax, bagian penjualan, atau voice mail.
Pertama-tama, diterbitkan sebuah quotation untuk pelanggan. Jika tidak ada quotation maka
pesanan akan dibuat jika pelanggan memerlukan pengiriman barang atau jasa. Sesudah suatu
pesanan dibuat dan diproses, dokumen delivery dibuat untuk menghitung tanggal pengiriman
yang diharapkan menggunakan tanggal pengiriman dan waktu transit ke pelanggan.

Membuat Pesanan Pelanggan

Create Sales Order; Layar Awal. Layar ini digunakan untuk memasukkan informasi untuk
wilayah penjualan. Ada 3 field yang harus ada. Field organisasi penjualan mengidentifikasi
unit yang bertanggung jawab terhadap penjualan. Field jalur distribusi mengklasifikasikan
pesanan seperti penjualan langsung, eceran, atau penjualan besar. Field kode divisi digunakan
untuk mengidentifikasi suatu subgrup dalam organisasi penjualan.
Layar Create Sales Order. Layar ini punya dua bagian yang berperan penting yaitu header
dokumen dan wilayah untuk data item. Header dokumen berisi field untuk item yang
menjelaskan seluruh pesanan. Bagian data item berisi nomor produk dan jumlah pesanan.

Fitur Database
Query adalah suatu permintaan informasi dalam database. Query dapat menampilkan suatu
pesanan dengan memasukkan nomor pesanan dan query dapat menampilkan daftar dokumen
menurut kriteria tertentu.

Pengendalian Siklus Transaksi Pada Pemrosesan Pesanan

Memasukkan Pesanan
Fungsi memasukkan pesanan atau order entry memindai proses pesanan pelanggan dengan
menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Pesanan penjualan berisi penjelasan mengenai
produk yang dipesan, harganya, dan data deskriptif mengenai pelanggan seperti  nama,
alamat pengiriman, dan alamat penagihan. Harga yang dimasukkan pada pesanan penjualan
disetujui oleh manajemen atau fungsi organisasi yang independen dari fungsi pesanan
penjualan. Pesanan penjualan merupakan dokumen internal yang utama. Faktur atau
penagihan adalah dokumen terpisah yang biasanya disiapkan setelah barang yang dikirimkan
dan pemberitahuan pengiriman dilanjutkan ke penagihan.

Kredit
Kredit pelanggan yang masih ada sebaiknya diverifikasi terlebih dahulu ke bagian
pengiriman barang. Untuk pelanggan reguler, pemeriksaan kredit meliputi menentukan
jumlah total kredit yang disetujui untuk melebihi otorisasi dari manajemen secara umum atau
khusus. Untuk pelanggan baru, pemeriksaan kredit diperlukan untuk menentukan jangka
waktu penjualan kepada pelanggan.

Barang Jadi
Barang jadi diambil sesuai dengan yang ada pada packing list. Packing list disiapkan dari
dokumen pengiriman yang disiapkan dengan database pesanan untuk memproses pesanan
yang telah disetujui. Informasi pengambilan dimasukkan untuk memperbarui informasi
pengiriman pada database pesanan.