Audit atas Siklus Penjualan dan Penagihan

1. Rekening dan penggolongan transaksi dalam siklus penjualan dan penagihan

Seluruh sasaran audit siklus penjualan dan penagihan adalah untuk mengevaluasi Apakah saldo
rekening terpengaruh oleh tikus ini secara wajar disajikan sesuai dengan prinsip-prinsip dasar akuntansi.
Pada dasarnya rekening boleh berbeda, tergantung pada jenis usaha dan klien yang terlibat. Ada
perbedaan dalam judul rekening untuk perusahaan Jasa, perusahaan retail dan perusahaan asuransi tetapi
konsep dasarnya tetap sama.

Golongan transaksi di dalam siklus penjualan dan penagihan adalah:

● Penjualan (Tunai dan penjualan kredit )
● Penerimaan kas
● Retur penjualan dan potongan
● Penghapusan piutang yang tidak tertagih
● Memperkirakan piutang tak tertagih

2. Fungsi bisnis dan dokumen yang berkaitan dengannya serta pencatatan di dalam siklus
penjualan dan penagihan
Siklus penjualan dan penagihan berkaitan dengan keputusan dan proses penting dalam
pemindahan kepemilikan barang barang dan jasa kepada pelanggan setelah keduanya tersedia untuk
dijual. Dimulai dari permintaan pelanggan Dan berakhir dengan konversi barang-barang atau jasa tersebut
ke dalam rekening piutang rekening piutang dan akhirnya ke dalam uang tunai.
● Memproses Pesanan Pelanggan

Pesanan barang dari pelanggan adalah titik awal dari keseluruhan siklus. Menurut hukum, ini
adalah penawaran untuk membeli barang dengan ketentuan tertentu. Penerimaan pesanan pelanggan
sering mengakibatkan terjadinya pesanan penjualan. Catatan dan Dokumennya yaitu:

Pesanan pelanggan
Pesanan pelanggan dapat diterima lewat telepon, surat, formulir yang dikirim ke calon pembeli atau
pelanggan, dikirim melalui tenaga penjualan, atau dikirim secara elektronik melalui internet atau jaringan
lainnya antara penyalur dan Pelanggan.

Pesanan penjualan
Sebuah dokumen yang berisi uraian tentang barang, kuantitas dan informasi yang berhubungan dengan
barang yang dipesan oleh pelanggan. Dokumen sering digunakan untuk menandai persetujuan kredit dan
otorisasi untuk pengiriman.
Persetujuan kredit
Sebelum barang dikirim, orang yang mengotorisasi rekening penjualan terlebih dahulu harus menyetujui
kredit untuk pelanggan. Kelemahan sering terjadi dalam persetujuan kredit sehingga mengakibatkan
piutang membengkak dan piutang jadi tak tertagih. Indikasi dari persetujuan kredit pada pesanan
penjualan juga sebagai persetujuan untuk pengiriman barang.

● Pengiriman Barang
Dokumen pengiriman pada dasarnya adalah daftar pengiriman barang kepada pelanggan, isinya
seringkali berupa beberapa lembar salinan daftar yang dikirim. Perusahaan seperti ini harus terus-menerus
menjaga dan juga memperbaharui berkas catatannya dengan didasarkan pada informasi pengiriman.

Dokumen pengiriman
Dokumen yang dipersiapkan untuk pengiriman barang, berisi tentang deskripsi barang yang dijual,
kuantitas pengiriman, dan data lain yang relevan. Yang asli Dikirim kepada pelanggan dan salinannya
disimpan. Hal ini ini juga digunakan sebagai bukti untuk menagih pelanggan. Salah satu jenis dokumen
daftar pengiriman barang yang merupakan kontrak tertulis antara jasa pengangkutan dan penjual dalam
bentuk tanda terima dan barang-barang yang dikirimnya.

Daftar pengiriman barang sering dikirim dalam bentuk data elektronik dan secara otomatis menghasilkan
faktur penjualan yang isinya sama dengan yang tertera pada jurnal penjualan. Banyak perusahaan yang
menggunakan kode bar dan Catatan komputer untuk mencatat perpindahan stok barang dari gudang.
Informasi ini digunakan untuk memperbaharui terus-menerus catatan stok barang di dalam buku induk.

● Tagihan kepada pelanggan dan pembukuan penjual

Dalam kebanyakan sistem, tagihan kepada pelanggan meliputi mempersiapkan beberapa salinan
faktur penjualan dan secara bersamaan memperbaharui data transaksi penjualan, data rekening piutang
data jurnal buku besar untuk penjualan dan rekening piutang. Informasi ini dapat digunakan untuk
membuat jurnal penjualan dan selanjutnya untuk penerimaan tunai dan kredit lainnya sehingga dapat
digunakan untuk membuat rekening piutang dagang di neraca percobaan.

Faktur penjualan
Dokumen yang berisi deskripsi dan kuantitas barang yang terjual, harga, Biaya pengiriman, asuransi, dan
berbagai data relevan lainnya. Faktur penjualan adalah metode untuk menentukan jumlah barang yang
dijual dan kapan waktu jatuh tempo pembayaran untuk pelanggan.

File Transaksi penjualan

Komputer akan menghasilkan file yang berisi semua transaksi penjualan yang diproses melalui sistem
akuntansi untuk satu periode seperti hari, min ggu, atau bulan. Hal ini meliputi semua informasi yang
dimasukkan ke dalam sistem dan informasi untuk masing-masing transaksi, Seperti nama pelanggan,
tanggal, jumlah, klasifikasi rekening atau beberapa klasifikasi, tenaga sales, dan tarif komisi. Informasi
pada file transaksi penjualan digunakan untuk berbagai catatan, daftar, atau laporan, tergantung pada
kebutuhan perusahaan. Contoh jurnal penjualan, file rekening piutang induk dan transaksi untuk saldo
rekening neraca atau bagian-bagiannya.

Jurnal Penjualan atau daftarnya

Laporan yang dihasilkan dari transaksi penjualan berisi tentang nama pelanggan, tanggal jumlah dan
klasifikasi rekening atau klasifikasi untuk masing-masing transaksi seperti bagian-bagiannya atau merek
produk. Laporan ini juga mengidentifikasi Apakah penjualan dilakukan dengan tunai atau kredit. Atau
jurnal dapat dibuat dalam berbagai periode Tetapi lebih sering untuk satu bulan. Transaksi yang masuk
dalam daftar atau jurnal yang sama juga dimasukkan ke dalam jurnal buku besar dan jika sebagai
angsuran, Dimasukkan ke berkas asli rekening piutang. Daftar atau jurnal dapat juga meliputi retur
penjualan dan potongan atau bisa berupa daftar atau jurnal yang terpisah dari transaksi tersebut.

File rekening piutang induk

Data yang digunakan untuk mencatat setiap penjualan, penerimaan tunai dan retur penjualan serta
potongan untuk masing-masing pelanggan dan untuk menjaga saldo rekening pelanggan. Induk Ini
diperbaharui dari penjualan penjualan kembali dan dari transaksi penerimaan uang tunai yang ada di
dalam komputer. Print hasil file induk piutang dari komputer akan memperlihatkan saldo awal piutang,
setiap transaksi penjualan retur penjualan dan potongan, penerimaan tunai dan saldo akhir dari piutang
pelanggan.

Piutang di neraca percobaan

Daftar Jumlah piutang masing-masing pelanggan dan waktunya. Ini disiapkan secara langsung dari file
induk piutang. Bearing neraca percobaan memperlihatkan umur piutang dan komponen saldo piutang dari
setiap pelanggan sampai pada tanggal laporannya.

Rekening bulanan
Dokumen yang dikirim melalui pos atau secara elektronik kepada pelanggan yang menyatakan saldo
rekening awal piutang, jumlah dan tanggal setiap penjualan, pembayaran tunai yang diterima, memo
kredit yang dikeluarkan dan saldo akhir. Hal ini pada intinya merupakan salinan file induk piutang untuk
pelanggan.
● Pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas

Memproses dan mencatat penerimaan yang meliputi menerima, menyimpan dan mencatat
penerimaan tunai. Penerimaan tunai meliputi baik uang tunai dan cek. Pertimbangan yang perlu
diperhatikan di dalam penanganan penerimaan tunai adalah semua uang tunai harus disimpan di bank
dengan jumlah dan waktu yang sesuai dan dicatat dalam transaksi penerimaan tunai, yang nantinya akan
digunakan untuk membuat jurnal penerimaan tunai dan untuk memperbaharui rekening piutang dan file
induk buku besar.
Memo Kredit
Dokumen yang berisi pengurangan jumlah pembayaran dari pelanggan oleh karena barangnya
dikembalikan atau ditukar. Memo ini sering menggunakan formulir yang sama dengan faktur penjualan
tetapi dilengkapi dengan pengurangan di dalam rekening piutang bukan penambahan.

Jurnal retur penjualan dan potongan

Jurnal yang digunakan untuk mencatat retur penjualan dan potongan. Jurnal ini mempunyai fungsi yang
sama dengan jurnal penjualan. Banyak perusahaan mencatat transaksi ini dalam jurnal penjualan tidak
pada jurnal yang terpisah.

● Menghapus piutang tak tertagih

Ketika perusahaan memutuskan bahwa kredit tersebut tidak bisa lagi ditagih, maka piutang itu
harus dihapus. Khususnya setelah pelanggan bangkrut atau piutang diserahkan ke Biro penagihan.

Formulir otorisasi rekening yang tak tertagih

Dokumen yang digunakan secara internal yang berisi kewenangan untuk menghapusbukukan piutang
yang tak tertagih.

● Menetapkan piutang yang tidak ditagih

Cadangan untuk menentukan piutang yang tak dapat ditagih untuk periode penjualan yang
sekarang adalah perusahaan tidak dapat lagi menagih nya di masa yang akan datang. Untuk sebagian
besar perusahaan, cadangan hutang yang tidak dapat ditagih merupakan penyesuaian manajemen terhadap
cadangan piutang yang tak tertagih pada akhir periode.

3. Metodologi untuk mendesain tes kontrol dan tes substantif transaksi penjualan
Kemampuan Membagi Tugas
Kemampuan membagi tugas berguna untuk mencegah berbagai kesalahan baik disengaja maupun tak
disengaja. Untuk mencegah terjadinya kecurangan, Orang yang bertanggung jawab untuk memasukkan
Informasi transaksi penerimaan tunai dan penjualan ke komputer haruslah orang yang tidak mempunyai
akses terhadap kas. Yang perlu juga dipisahkan adalah fungsi pemberian kredit dengan fungsi penjualan
sebab pengecekan kredit cenderung mengimbangi personil penjualan untuk mengoptimalkan volume
penjualan Meskipun banyak piutang yang harus dihapuskan. Personil yang bertanggung jawab melakukan
komparasi internal juga harus dipisahkan dengan orang yang bertugas memasukkan data.

Otorisasi yang tepat

Auditor harus memperhatikan otorisasi dari 3 titik kunci titik 2 kredit harus benar-benar disepakati
sebelum penjualan berlangsung, barang-barang harus dikirimkan bila telah diotorisasi dengan tepat, dan
harga termasuk di dalamnya Biaya pengiriman dan diskon harus diotorisasi. Pengawasan pada dua hal
yang pertama bertujuan untuk mencegah hilangnya aset perusahaan karena adanya pengiriman kepada
pelanggan palsu atau kepada mereka yang tidak akan membayar.

Kelengkapan catatan dan dokumen

Kelengkapan prosedur pengelolaan catatan yang memadai harus ada sebelum transaksi transaksi yang
berkaitan dengan sasaran audit yang diketahui. Beberapa perusahaan sebagai contoh, secara otomatis
menyiapkan beberapa rangkap faktur penjualan yang belum diberi nomor ketika pesanan pelanggan
diterima. Salinan dokumen ini digunakan untuk menyetujui kredit, menyetujui pengiriman, mencatat
nomor setiap unit yang dikirim, dan tagihan untuk pelanggan. Dengan sistem ini, hampir tidak di temui
kesalahan untuk menagih pelanggan jika semua faktur Yang dilaporkan secara periodik.

Dokumen bernomor urut

Bertujuan untuk mencegah kesalahan penagihan atau pencatatan penjualan dan pembuatan salinan
penagihan serta pencatatannya.

Laporan bulanan
Mengirimkan laporan bulanan secara otomatis melalui komputer atau oleh orang yang tidak bertanggung
jawab dalam menangani uang atau yang menyiapkan penjualan dan pencatatan rekening piutang yang
digunakan sebagai pengawasan karena hal ini akan mendapat respon dari pelanggan jika saldo Yang
dilaporkan tidak sesuai.

Prosedur verifikasi internal

Penggunaan program komputer atau orang khusus untuk memeriksa pemrosesan dan pencatatan transaksi
penjualan sebaiknya dilakukan untuk setiap 6 transaksi yang berhubungan dengan sasaran audit. Contoh
dari prosedur ini meliputi pembukuan terhadap dokumen sementara secara berurutan, memeriksa akurasi
persiapan dokumen, dan memeriksa kembali laporan untuk nomor yang tidak biasa atau yang salah.

Pencatatan terhadap penjualan yang terjadi

Untuk sasaran ini, auditor akan memperhatikan tiga jenis kemungkinan kesalahan: Penjualan yang masuk
ke dalam jurnal akan tetapi tidak dilakukan pengiriman, penjualan yang dicatat lebih dari sekali, dan
pengiriman yang dilakukan untuk pelanggan fiktif dan dicatat sebagai penjualan.
Kesalahan pertama dapat terjadi karena disengaja atau tidak disengaja.Kesalahan kedua selalu terjadi
karena disengaja.Konsekuensi potensialnya signifikan karena keduanya mengarah pada penyajian yang
berlebihan terhadap aset dan pendapatan.

Tes substantif transaksi yang tepat untuk tes keberadaan tergantung pada keyakinan auditor terhadap
kesalahan dalam penyajian. Banyak auditor melakukan teks substantif transaksi untuk keberadaan hanya
jika mereka Percaya adanya kelemahan pengawasan, umumnya tes tergantung pada potensi salah
penyajian sebagai berikut:

Pencatatan penjualan dimana pengirimannya tidak dilakukan. Auditor dapat menelusuri dari data
yang dimasukkan ke dalam jurnal penjualan untuk meyakinkan bahwa salinan yang menyangkut
pengiriman dan dokumen pendukung lain ada. Jika auditor melihat kemungkinan adanya duplikat salinan
data yang palsu dari dokumen pengiriman mungkin yang perlu di lacak adalah pencatatan terus-menerus
jumlah stok barang sebagai tes Apakah stok barang ada yang dikurangi.
Penjualan yang dicatat lebih dari sekali. Penjualan yang dicatat 2 kali dapat diketahui dengan
memeriksa ulang daftar urut nomor dari catatan transaksi penjualan yang nomornya dicatat dua kali.
Auditor dapat juga melakukan tes untuk pembatalan dokumen pengiriman yang tepat. Pembatalan yang
tepat dapat menurunkan kemungkinan terjadinya dokumen pengiriman yang digunakan untuk pencatatan
penjualan lain.

Pengiriman untuk konsumen palsu. Penipuan jenis ini biasanya terjadi ketika orang yang mencatat
penjualan juga diberi hak untuk melakukan pengiriman. Ketika pengawasan internal lemah, sukar untuk
mendeteksi pengiriman palsu.

Keberadaan pencatatan transaksi penjualan

Sebagian besar audit, tidak ada substantif transaksi kelengkapan data untuk memeriksa penggelembungan
pendapatan dan Aset yang lebih diperhatikan dalam audit transaksi penjualan dibanding pengecilan nya.
Jika pengawasan tidak memadai, seperti ketika klien tidak dapat secara bebas menelusuri secara internal
dimulai dari dokumen pengiriman hingga jurnal penjualan, maka tes substantif diperlukan.

Arah tes
Penting bagi auditor untuk memahami perbedaan antara menelusuri sumber dokumen sampai ke jurnal
dan menelusuri balik dari jurnal kembali ke dokumen sumber. Yang terdahulu dilakukan tes pada
transaksi yang dihilangkan (kelengkapan) Sedang pada bagian yang terakhir dilakukan tes untuk transaksi
palsu (keberadaan). Di dalam tes untuk keberadaan, diawali dengan jurnal. Contoh nomor faktor dipilih
dari jurnal dan ditelusuri sampai ke salinan faktur penjualan, dokumen pengiriman dan pesanan
pelanggan. Dalam tes kelengkapan, sebaiknya diawali pada dokumen pengiriman. Contoh dipilih dari
dokumen pengiriman dan ditelusuri sampai ke salinan faktur penjualan dan jurnal penjualan sebagai tes
penghilangan.

Penjualan dicatat dengan akurat

Pencatatan dengan akurat transaksi penjualan yang menyangkut jumlah pengiriman barang yang dipesan,
pembuatan tagihan dengan akurat untuk jumlah barang yang dikirim dan mencatat dengan akurat jumlah
tagihan di dalam pembukuannya. Tes substantif dalam tiap audit akan memastikan Apakah setiap aspek
telah dibuat dengan akurat

Pencatatan penjualan yang sesuai dengan klasifikasinya.

Pada umumnya tes penjualan untuk kesesuaian klasifikasi merupakan bagian dari tes akurasi. Auditor
menguji dokumen pendukung untuk menentukan klasifikasi yang tepat dari 1 Transaksi dan
membandingkannya dengan rekening yang didebit.

Penjualan dicatat dengan tanggal yang benar

Penjualan yang harus ditagih dan yang dicatat segera setelah pengiriman dilakukan akan mencegah
hilangnya transaksi dengan tidak sengaja dari catatan Dan untuk memastikan bahwa penjualan dicatat
pada periode yang sesuai. Pada waktu yang sama Tes substantif transaksi terhadap prosedur keakuratan
terjadi biasanya bandingkan tanggal bill of fading atau dokumen pengiriman lain dibandingkan dengan
tanggal yang tertera pada salinan faktur, jurnal penjualan dan berkas piutang induk. Perbedaan akan
mengindikasikan ada potensi masalah cut off.

Transaksi penjualan harus dimasukkan di dalam berkas induk dan direkap dengan benar
Mencantumkan dengan tepat semua transaksi penjualan ke dalam berkas induk piutang sangatlah penting
karena keakuratan dalam pencatatannya akan mempengaruhi kemampuan klien untuk menagih piutang
yang belum dilunasi. Demikian juga jurnal penjualan harus dengan kapasitas total dan pastinya ke buku
besar jika laporan keuangannya tidak ada kesalahan. Penelusuran Dari jurnal penjualan ke berkas induk
piutang secara khusus dikerjakan sebagai bagian dari transaksi lain yang berkaitan dengan sasaran audit
tetapi penjualan kebawah jurnal penjualan dan menelusuri total ke buku besar dilaksanakan sebagai
prosedur terpisah.

Formulir Pesanan Penjualan

Formulir Daftar Pemesanan Barang
Formulir Permintaan Pembelian
Formulir Pengiriman Barang

Formulir Permintaan dan Pengeluaran Barang dari Gudang