SISTEM INFORMASI AKUNTANSI LANJUTAN

ACCOUNT PAYABLE

Disusun Oleh :
Kelompok : 01
Kelas : GB

Compiled By:

1. Rossa Febrina (2020310071)

2. Yasintha Barbara Zlata Patty (2020310426)
3. Salsabila Umar Djibran (2020310446)

UNIVERSITAS HAYAM WURUK PERBANAS SURABAYA

JL. Wonorejo Permai Utara V No. 16, Wonorejo, Kec. Rungkut,

 Kota Surabaya, Jawa Timur 60296

UNIT 3

ACCOUNT PAYABLE

Seperti akun G/L , akun vendor terdiri dari dua area:

. Vendor akun ditentukan untuk semua kode perusahaan di tingkat klien. Data umum , seperti
nama dan alamat vendor , disimpan di sini.
. Posting tidak dapat dibuat ke akun untuk kode perusahaan hingga pengaturan khusus kode
perusahaan telah dibuat . Pengaturan ini hanya mengacu pada kode perusahaan yang relevan
dan mencakup detail, seperti ketentuan pembayaran yang disetujui atau rekening rekonsiliasi

Akun vendor dapat dibagi ke dalam berbagai grup akun dengan cara yang sama seperti
persetujuan G/L , sehingga dapat diatur dan dikelola dengan lebih mudah. Namun , grup akun
mengontrol tata letak layar semua area catatan master vendor, bukan hanya data kode
perusahaan seperti halnya dengan grup akun G/L. Akun- akun dalam suatu kumpulan akun
biasanya memiliki karakteristik yang mirip .

Rentang nomor ditetapkan ke grup akun. Kisaran angka ini biasanya bersifat internal di
mana system memberi Anda nomor saat Anda menyimpan catatan master vendor. Namun,
beberapa rentang angka adalah rentang angka eksternal - Mth , Anda mengisi nomor vendor
secara manual saat membuat catatan master vendor
Entri Invoice/Credit Memo

Anda dapat dengan mudah membuat dan memposting faktur vendor atau memo kredit
menggunakan transaksi satu layar . Faktur ini dimasukkan langsung di A/P adalah faktur lain-
lain , tanpa mengacu pada pesanan pembelian- Entri layar A / P dibagi menjadi area berikut :

- Templat Kerja , disini dapat memilih variasi layar , templat penugasan akun, atau
menyimpan dokumen sebagai referensi.

- Header dan Data Vendor , Tajuk dokumen dan data item baris vendor dimasukkan di sini.

- Item akun G/L , Item baris G/L untuk dokumen dimasukkan di sini.

- Area informasi ,Saldo dokumen dan informasi tentang vendor ditampilkan di sini.

Anda dapat memposting biaya dan pendapatan di CO baik sebagai postingan nyata atau
postingan statistik:

. Anda dapat menyelesaikan posting nyata dengan objek CO lainnya.

. Posting statistik hanya untuk tujuan informasi.

Objek penugasan akun itu sendiri dapat berupa objek nyata atau statistik. Misalnya, pesanan
internal didefinisikan sebagai nyata atau statistik saat dibuat. Urutan nyata hanya dapat
dijalankan dengan posting nyata, dan urutan statistik hanya dengan posting statistik. Pusat
biaya adalah pengecualian untuk ini. Pusat biaya selalu merupakan objek nyata, tetapi Anda
dapat membuat posting statistik atau nyata kepada mereka. . Hanya satu objek nyata yang
dapat ditetapkan ke setiap item dokumen di dokumen sumber. Objek statistik tambahan dapat
dimasukkan atau diturunkan dari sistem.

Program Entri Berulang

Anda dapat menggunakan program entri berulang untuk posting yang diulang secara berkala,
seperti pembayaran sewa dan pembayaran biaya dan pajak properti. Dengan program ini,
dokumen yang diperlukan dibuat secara otomatis

Transaksi bisnis berulang harus disimpan dalam sistem sebagai dokumen asli entri berulang
agar hal ini dapat dilakukan. Setiap dokumen asli entri berulang berisi tanggal posting
pertama dan terakhir, frekuensi di mana posting harus dilakukan, dan tanggal rencana posting
berikutnya.
Elemen Transaksi Pembayaran

Semua transaksi pembayaran mencakup elemen yang ditunjukkan pada gambar. Transaksi
pembayaran dapat dilakukan secara manual atau otomatis menggunakan program
pembayaran.

Parameter Program Pembayaran Otomatis

Program pembayaran dikembangkan untuk transaksi pembayaran internasional antara vendor

dan pelanggan. Program ini dapat digunakan untuk pembayaran masuk dan keluar. Namun,
ini lebih umum digunakan untuk pembayaran keluar.

Pembayaran otomatis terdiri dari beberapa langkah.

Langkah pertama adalah menjaga parameten. Anda menggunakan parameter untuk

menentukan akun dan item mana yang akan disertakan oleh program pembayaran dalam
proses pembayaran otomatis.

Langkah kedua dari program pembayaran adalah menjalankan proposal. Selama menjalankan
proposal, sistem melakukan hal berikut:
. Memeriksa akun dan dokumen yang ditentukan dalam parameter untuk item jatuh tempo

. Mengelompokkan item yang harus dibayar

. Memilih metode pembayaran yang relevan, bank rumah, dan bank mitra

Langkah ketiga dari program pembayaran melibatkan pemeriksaan dan pengeditan proposal
pembayaran. Langkah ini bisa dihilangkan, namun Anda disarankan untuk mengecek
kebenaran data sebelum benar-benar menjalankan program pembayaran.

Langkah keempat dari program pembayaran adalah menjalankan pembayaran yang

sebenarnya. Selama menjalankan pembayaran, sistem melakukan hal berikut:

. Posting dokumen pembayaran

. Membersihkan item yang terbuka

. Menyiapkan data untuk percetakan media pembayaran

Langkah terakhir dari proses pembayaran adalah mencetak. Media pembayaran dihasilkan
pada langkah ini, yang artinya salah satu dari berikut ini terjadi: . Media pembayaran, seperti
cek, dicetak- . IDoc dihasilkan untuk antarmuka data elektronik (EDI). . File data dibuat
sebagai bagian dari pertukaran media data. Sistem ini menjadi standar dengan program media
pembayaran untuk banyak negara dan banyak metode pembayaran.

Pembelian Data di Vendor Master Record

Agar proses pengadaan dapat digunakan dalam Manajemen Material untuk vendor, master
record vendor dari vendor tersebut harus memiliki bagian ketiga: data pembelian. Data
pembelian khusus untuk satu organisasi pembelian, sama seperti data kode perusahaan dari
master record khusus untuk satu kode perusahaan- dengan cara yang sama bahwa beberapa
segmen Kode Perusahaan dari catatan master vendor bisa ada, bisa ada beberapa pembelian
segmen data dari master record vendor. Setiap segmen data pembelian menampilkan dat4
yang spesifik untuk satu organisasi pembelian.
- Penentuan permintaan: Departemen yang bertanggung jawab dapat mendaftarkan
persyaratan bahan secara manual melalui pesanan pembelian ke Pembelian

- Menentukan sumber pasokan: Pembeli yang bertanggung jawab didukung oleh sistem
dalam menentukan kemungkinan sumber pasokan.

- Pemilihan pemasok: Membandingkan harga dalam kutipan yang berbeda membuat

pemilihan pemasok lebih mudah. Surat penolakan dapat dikirim secara otomatis.

- Penanganan pesanan pembelian: Saat membuat pesanan pembelian, sistem menyediakan

Anda dalam proses entri.

- Pemantauan pesanan pembelian: Pembeli dapat memantau status pemrosesan pesanan

pembelian dalam sistem. Misalnya, dia dapat menentukan apakah barang atau faktur telah
diterima untuk pesanan pembelian yang sesuai di lain waktu.

- Tanda terima barang: Sistem memeriksa jumlah barang yang diterima terhadap jumlah
pesanan Pembelian.

- Verifikasi faktur: Faktur vendor diperiksa untuk melihat apakah persetujuan dan isinya
benar.

- Pemrosesan pembayaran: Pembayaran vendor biasanya dilakukan di Akuntansi Keuangan

Posting Transaksi Pengadaan

Verifikasi tiga langkah, biasa disebut sebagai "pencocokan tiga arah" adalah prosedur standar
untuk memposting transaksi pengadaan di MM- di MM. Prosedur tersebut berisi tiga langkah.

l. Pesanan pembelian: Buat pesanan pembelian di Manajemen Material

(disingkat dalam diagram berikut sebagai MM). Dilarang membuat postingan di bidang
Akuntansi Keuangan (disingkat dalam diagram berikut FI).

2. Penerimaan barang: Untuk memperbarui penerimaan inventaris atau bahan habis pakai,
buat dokumen material di Material Management (MM). Sekaligus membuat dokumen di
Financial Accounting (FI) yang membukukan nilai barang ke akun barang dagangan sebagai
debit dan tanda terima barang/faktur tanda terima ke rekening giro (GR/IR) sebagai kredit
pada umumnya buku besar.

3. Verifikasi faktur: Posting faktur vendor di Manajemen Material (MM) menggunakan

verifikasi faktur. Ini secara otomatis menghasilkan dokumen dalam Akuntansi Keuangan
(FI). Dokumen yang menyetujui berisi jumlah faktur yang diposting ke akun GR/IR (debit)
dan akun vendor (kredit).
Layar Pesanan Pembelian memiliki beberapa tampilan:

- Jenis dokumen dan vendor

- Data kepala

- Rincian posisi

- Detail barang

Operasi Penutupan Hutang Dagang

Penutupan akhir tahun dapat dibagi menjadi dua bagian utama.

- Persyaratan hukum (prosedur yang diperlukan oleh otoritas pemerintah)

- Persyaratan teknis dan organisasi (prosedur yang secara teknis diperlukan atau diperlukan
untuk mendukung organisasi akuntansi)

Konfirmasi Saldo

Program untuk membuat konfirmasi saldo juga membuat permintaan balasan untuk jumlah
vendor yang dapat ditentukan secara bebas, daftar rekonsiliasi, dan tabel hasil. Konfirmasi
saldo dan permintaan balasan dikirim ke vendor; daftar digunakan sebagai ukuran kontrol.
Untuk IDES, kontrol ini dilakukan oleh departemen audit internal.

Valuasi Mata Uang Asing

Valuasi mata uang asing diperlukan jika akun vendor berisi item terbuka dalam mata uang
asing. Jumlah pos-pos terbuka ini diterjemahkan ke dalam mata uang lokal pada saat
dimasukkan menggunakan nilai tukar yang berlaku pada tanggal posting.

Pengelompokan kembali Utang Usaha

Hutang dan piutang harus dicantumkan secara terpisah di neraca. Karena beberapa vendor
mungkin memiliki saldo debit, akun ini perlu diubah menjadi vendor dengan saldo debit
sebelum membuat laporan keuangan.

Di banyak perusahaan juga perlu mengelompokkan hutang dagang di neraca berdasarkan sisa
umurnya.
Kedua pengelompokan ulang dilakukan dengan menggunakan program khusus. Pada saat
yang sama, pengelompokan ulang ini dihapus pada hari pertama periode berikutnya, karena
pengelompokan ulang tidak diperlukan untuk pemrosesan harian.

Diagram menunjukkan bagaimana piutang dengan jangka waktu yang lama diposting ke akun
penyesuaian secara terpisah, sehingga neraca dapat disiapkan. Selain itu, vendor dengan saldo
debit dikelompokkan kembali. Akun penyesuaian juga digunakan sebagai akun
penyeimbangan di sini, karena penyesuaian tidak dapat diposting langsung ke akun
rekonsiliasi.