BAB 5 AKUNTANSI DALAM SISTEM ERP

AKTIVITAS AKUNTANSI

Kegiatan akuntansi secara umum dapat diklasifikasikan sebagai akuntansi

keuangan atau akuntansi manajerial. Area tambahan akuntansi, akuntansi pajak,
berada di luar cakupan teks ini. Karena akuntansi pajak terutama merupakan
pelaporan eksternal suatu bisnis. Untuk kegiatan Internal Revenue Service, data yang
dikumpulkan untuk akuntansi keuangan berfungsi sebagai dasar untuk akuntansi
pajak. Akuntansi Keuangan terdiri dari mendokumentasikan semua transaksi
perusahaan yang berdampak pada keadaan keuangan organisasi dan kemudian
menggunakan transaksi yang didokumentasikan tersebut untuk membuat laporan bagi
investor dan pihak eksternal dan agensi. Laporan ini, biasanya disebut laporan
keuangan, harus mengikuti aturan dan pedoman yang ditentukan dari berbagai
lembaga, seperti Financial Accounting Standards Board (FASB), Securities and
Exchange Commission (SEC), dan Internal Revenue Service (IRS).
Laporan keuangan umum termasuk neraca dan laporan laba rugi. Neraca
keuangan adalah ringkasan dari saldo akun seperti kas yang dimiliki; jumlah yang
terutang kepada perusahaan oleh pelanggan; biaya persediaan bahan mentah dan
barang jadi; nilai aset tetap seperti gedung; jumlah yang terutang kepada vendor, bank,
dan kreditor lainnya; dan jumlah yang telah diinvestasikan oleh investor di perusahaan.
Neraca memberikan gambaran umum Kesehatan keuangan perusahaan pada suatu
titik waktu, merupakan pertimbangan utama bagi perusahaan kreditor dan investor
Laporan laba rugi atau rugi laba (P&L), menunjukkan pendapatan dan pengeluaran
perusahaan serta laba rugi untuk suatu periode waktu (biasanya seperempat atau satu
tahun). Profitabilitas penting bagi kreditor dan investor. Ini juga merupakan informasi
penting bagi manajer yang bertanggung jawab atas operasi sehari-hari. Secara umum,
seorang manajer memandang keuntungan sebagai indikator sukses dan kerugian
sebagai indikator masalah yang harus diselesaikan.
Salah satu keuntungan dari sistem informasi yang terintegrasi adalah
menyederhanakan proses penutupan pembukuan dan penyusunan laporan keuangan.
Dalam sistem ERP, neraca dan laporan P&L adalah laporan basis data yang dapat
dibuat dengan cepat setiap saat, dan karena data untuk menyusun laporan dibaca dari
tabel basis data, maka laporan tersebut selalu mutakhir. Fitur lain dari neraca ERP dan
pernyataan P&L adalah kemampuan untuk menampilkan data dengan cepat pada
tingkat detail yang berbeda. Akuntansi manajemen berkaitan dengan menentukan

HASMAWATI TIMPA, A062202018 1

BAB 5 AKUNTANSI DALAM SISTEM ERP

biaya dan profitabilitas aktivitas perusahaan. Sedangkan informasi tingkat tinggi yang
muncul di suatu perusahaan yaitu Neraca dan laporan laba rugi menunjukkan apakah
suatu perusahaan menghasilkan keuntungan keseluruhan, tujuan akuntansi manajerial
adalah untuk menyediakan manajer dengan informasi rinci untuk membuat keputusan
yang tepat, membuat anggaran, menentukan profitabilitas produk tertentu, wilayah
penjualan, atau kampanye pemasaran, dan seterusnya.
Menggunakan ERP untuk Informasi Akuntansi
Dalam akuntansi, sebuah perusahaan ' Akun s disimpan dalam catatan yang
disebut jurnal umum. Dalam sistem SAP ERP, input ke buku besar terjadi bersamaan
dengan transaksi bisnis dalam modul tertentu. Banyak modul SAP ERP menyebabkan
data transaksi dimasukkan ke dalam buku besar, termasuk:
 Penjualan dan Distribusi (SD) - Modul SD mencatat penjualan dan kemudian
membuat file piutang entri (dokumen buku besar yang menunjukkan pelanggan
berhutang uang untuk barang yang diterima oleh pelanggan).
 Manajemen Material (MM) - Modul MM mengontrol pembelian dan mencatat
perubahan inventaris. Penerimaan barang dari pesanan pembelian membuat file
akun hutang entri dalam buku besar, yang menunjukkan perusahaan memiliki
kewajiban untuk membayar barang yang diterimanya. Setiap kali bahan bergerak
masuk atau keluar dari persediaan (bahan yang dibeli datang dari vendor, bahan
mentah dikeluarkan dari persediaan untuk mendukung produksi, atau barang jadi
berpindah dari produksi ke persediaan), akun buku besar akan terpengaruh.
 Akuntansi Keuangan (FI) - Modul FI mengelola item piutang dan hutang yang
dibuat masing-masing dalam modul SD dan MM. Modul FI juga merupakan tempat
akun buku besar ditutup pada akhir periode fiskal (triwulan atau tahun), dan
digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan.
 Mengontrol (CO) - Modul CO melacak biaya yang terkait dengan produksi produk.
Untuk memperoleh keuntungan, perusahaan harus memiliki gambaran yang
akurat tentang biaya produknya sehingga dapat mengambil keputusan yang tepat
mengenai harga produk dan promosi, serta investasi modal.
 Sumber Daya Manusia (SDM) - Modul SDM mengatur perekrutan, perekrutan,
kompensasi, pemutusan hubungan kerja, dan pemutusan hubungan kerja; modul
SDM juga mengatur manfaat dan menghasilkan gaji.
 Manajemen Aset (AM) - Modul AM mengelola pembelian aset tetap (pabrik dan
mesin) dan depresiasi terkait

HASMAWATI TIMPA, A062202018 2

BAB 5 AKUNTANSI DALAM SISTEM ERP

MASALAH PENGAMBILAN KEPUTUSAN OPERASIONAL: MANAJEMEN KREDIT

Data akuntansi yang kedaluwarsa atau tidak akurat yang dihasilkan dari sistem
informasi yang tidak terintegrasi dapat menimbulkan masalah ketika perusahaan
membuat keputusan operasional.
Manajemen Kredit Industri
Perusahaan secara rutin menjual kepada pelanggan secara kredit; namun,
manajemen keuangan yang baik mensyaratkan bahwa hanya begitu banyak kredit
yang diberikan kepada pelanggan. Pada titik tertentu, pelanggan harus melunasi
sebagian utangnya untuk membenarkan keyakinan yang telah ditunjukkan penjual (dan
agar penjual dapat mengubah piutang menjadi uang tunai). Manajemen kredit
membutuhkan keseimbangan antara pemberian kredit yang cukup untuk mendukung
penjualan dan memastikan perusahaan tidak kehilangan terlalu banyak uang dengan
memberikan kredit kepada pelanggan yang akhirnya gagal memenuhi kewajiban kredit
mereka. Dalam praktiknya, penjual mengelola hubungan ini dengan menetapkan batas
pada berapa banyak uang yang dapat dihutang oleh pelanggan pada satu waktu, dan
kemudian memantau batas itu saat pesanan baru masuk dan pembayaran diterima.
Misalnya, penjual mungkin memberi tahu pembeli bahwa batas kreditnya adalah
$ 10.000, yang berarti bahwa ia dapat berhutang kepada penjual sebesar $ 10.000.
Jika pembeli mencapai jumlah itu, penjual tidak akan menerima pesanan penjualan lagi
sampai dia melunasi sebagian utangnya. Saat melakukan penjualan secara kredit,
penjual membuat catatan di pembukuan untuk menambah piutang dan saldo
penjualan. Jadi, saat pembeli ' s saldo piutang pada penjual ' Buku mencapai $ 10.000,
pembeli harus melakukan pembayaran.
Prosedur Manajemen Kredit Fitter
Seperti yang dijelaskan di Bab 3, saat pesanan baru masuk ke Fitter, petugas
penjualan merujuk pada cetakan mingguan pelanggan. Saldo saat ini dan batas kredit
untuk melihat apakah kredit harus diberikan. Dengan asumsi pelanggan karena
pesanan tidak akan menimbulkan masalah batas kredit, petugas penjualan
memasukkan penjualan dalam sistem entri pesanan penjualan, yang merupakan
program komputer yang berdiri sendiri. Data penjualan ditransfer ke Akuntansi dengan
mentransfer file di penghujung hari. Petugas akuntansi menggunakan data yang
ditransfer dari sistem penjualan untuk menyiapkan faktur pelanggan. Akuntansi harus
melakukan penyesuaian untuk pengiriman parsial sebelum membuat faktur. Akurasi

HASMAWATI TIMPA, A062202018 3

BAB 5 AKUNTANSI DALAM SISTEM ERP

proses penyesuaian bergantung pada apakah gudang mengirimkan perubahan

pesanan ke Akuntansi secara tepat waktu. Setelah membuat faktur, Akuntansi
membuat entri akuntansi pengakuan pendapatan standar: debit ke piutang dan kredit
untuk penjualan untuk jumlah yang ditagih.
Manajemen Kredit dalam SAP ERP
Sistem SAP ERP memungkinkan perusahaan untuk menetapkan batas kredit
untuk setiap pelanggan. Perusahaan dapat mengonfigurasi sejumlah opsi pemeriksaan
kredit dalam sistem SAP ERP, termasuk kapan harus memeriksa pelanggan kredit
(misalnya, pada pembuatan pesanan, pada pembuatan dokumen pengiriman, atau
pada masalah barang) dan siapa yang harus memberi tahu ketika pesanan akan
menyebabkan pelanggan melebihi batas kreditnya (misalnya, petugas penjualan atau
personel manajemen kredit ).

ANALISIS PROFITABILITAS PRODUK

Manajer bisnis menggunakan data akuntansi untuk melakukan analisis

profitabilitas perusahaan dan produknya. Jika data tidak akurat atau tidak lengkap,
analisisnya cacat. Ada tiga alasan utama untuk data yang tidak akurat atau tidak
lengkap:
Pencatatan yang Tidak Konsisten
Masing-masing divisi penjualan Fitter menyimpan catatannya sendiri dan
melacak data penjualan secara berbeda. Divisi Penjualan Langsung, Formulir pesanan
penjualan menyertakan kode untuk wilayah penjualan yang sesuai (Timur Laut,
Tenggara, dan sebagainya). Divisi Grosir Formulir pesanan penjualan menyertakan
kode untuk negara bagian. Misalkan seorang eksekutif Fitter meminta laporan yang
merangkum dolar penjualan bulanan untuk semua negara bagian Atlantik Tengah
(yaitu, beberapa negara bagian dari Fitter wilayah penjualan Timur Laut dan beberapa
negara bagian dari wilayah Tenggara) untuk setiap bulan tahun sebelumnya. Dengan
sistem ERP, upaya semacam ini diminimalkan atau dihilangkan karena kedua divisi
mencatat dan menyimpan datanya dengan cara yang sama, dalam database yang
sama. Idealnya, perusahaan ' Proses s akan diubah agar sesuai dengan praktik terbaik
dari perangkat lunak saat diinstal. Sebagai bagian dari proses konfigurasi sistem,
manajer dari setiap divisi akan melakukannya setuju tentang bagaimana data akan
dikumpulkan dan disimpan.

HASMAWATI TIMPA, A062202018 4

BAB 5 AKUNTANSI DALAM SISTEM ERP

Sistem Biaya Persediaan Tidak Akurat

Sistem biaya persediaan tidak akurat terdiri atas 3 yaitu:
 Latar Belakang Akuntansi Biaya Persediaan. Item yang biaya produksi memiliki
tiga elemen: (1) biaya bahan baku, (2) biaya tenaga kerja yang dipekerjakan
secara langsung dalam produksi barang tersebut, dan semua biaya lainnya, yang
biasanya disebut atas. (3) Biaya overhead produksi termasuk utilitas pabrik,
tenaga kerja pabrik umum (seperti penjaga atau penjaga keamanan), manajer
pabrik ' gaji, penyimpanan, asuransi, dan biaya terkait produksi lainnya.
 ERP dan Akuntansi Biaya Persediaan. Banyak perusahaan dengan sistem
akuntansi yang tidak terintegrasi jarang menganalisa varians biaya mereka karena
kesulitan untuk melakukannya. Akibatnya, perusahaan-perusahaan ini seringkali
tidak mengetahui berapa biaya sebenarnya untuk menghasilkan satu unit produk.
Jika Fitter memiliki sistem ERP, karyawan di seluruh perusahaan akan mencatat
biaya di database seluruh perusahaan saat terjadi. Metode untuk mengalokasikan
biaya ke produk dan untuk menghitung varian akan dibangun ke dalam sistem
ketika dikonfigurasi. Dengan demikian, sistem dapat menghitung varians secara
otomatis saat diperlukan. Ini akan mempermudah proses penyesuaian akun, dan
Manajemen Fitter perusahaan akan selalu memiliki informasi yang akurat dan
terkini tentang varians biaya.
 Analisis Biaya Produk dalam SAP ERP. Keuntungan dari sistem informasi
terintegrasi seperti SAP ERP adalah informasi yang tepat waktu dan akurat
tersedia dalam sistem informasi. Potongan informasi kunci untuk analisis biaya
adalah biaya bahan langsung dan biaya tenaga kerja langsung. Dalam SAP ERP,
biaya material langsung ditentukan dari bill of material (BOM), yang dikelola dalam
modul Production Planning (PP). Biaya tenaga kerja langsung ditentukan dari
perutean produk, yang mendokumentasikan mesin dan pusat kerja yang
digunakan dalam produksi suatu produk - bersama dengan waktu pemasangan
peralatan, tingkat produksi, dan kebutuhan tenaga kerja. BOM dan informasi
perutean, dikombinasikan dengan data lain yang dikelola dalam modul
Perencanaan Produksi, memungkinkan SAP sistem ERP untuk menentukan
jumlah bahan langsung dan tenaga kerja langsung yang digunakan dalam suatu
produk.
 Biaya Berbasis Aktivitas dan ERP. Dalam penetapan biaya berbasis aktivitas,
biaya overhead diberikan ke produk berdasarkan aktivitas manufaktur yang

HASMAWATI TIMPA, A062202018 5

BAB 5 AKUNTANSI DALAM SISTEM ERP

menimbulkan biaya. Akuntan mengidentifikasi aktivitas yang terkait dengan

pembangkitan biaya overhead, dan mereka menyimpan catatan tentang biaya
tersebut dan tentang aktivitas. Aktivitas dipandang sebagai penyebab (pendorong)
biaya overhead. Pandangan ini memperlakukan biaya overhead sebagai lebih
langsung daripada metode akuntansi biaya tradisional memperlakukan mereka.
Masalah Penggabungan Data Anak Perusahaan
Beberapa perusahaan memiliki operasi khusus yang membuat penutupan
pembukuan mereka pada akhir periode akuntansi menjadi tantangan. Perusahaan
yang memiliki anak perusahaan atau cabang menghadapi tantangan seperti itu, dan
kebanyakan perusahaan besar memiliki lebih dari satu badan hukum. Karena sebuah
perusahaan Tim eksekutif harus memahami gambaran besar dalam hal operasi secara
keseluruhan dan profitabilitas, saldo akun untuk setiap entitas harus dikompilasi dan
diteruskan ke kantor pusat sehingga laporan keuangan dan laporan konsolidasi untuk
perusahaan secara keseluruhan dapat dihasilkan. Ada beberapa masalah yang dapat
muncul yaitu terjemahan mata uang dan transaksi antar perusahaan.

PELAPORAN MANAJEMEN DENGAN SISTEM ERP

Pada bagian ini, kita akan memeriksa beberapa alat pelaporan dan analisis
manajemen yang tersedia dengan sistem ERP.
Arus Data dalam Sistem ERP
Dengan sistem ERP, semua transaksi di semua area fungsional perusahaan
diposting dalam database terpusat. Perlu ditekankan kembali bahwa database akun
perusahaan “buku”. Tidak ada kumpulan buku terpisah untuk Pemasaran dan
Penjualan atau Produksi atau Pembelian. Jadi, meskipun itu penggunaan umum untuk
merujuk “aliran data” dalam sistem ERP, ini sebenarnya adalah istilah yang salah. Data
tidak mengalir dari satu modul ERP ke modul lainnya karena semuanya ada di satu
tempat - data. Setiap area melihat rekaman yang sama. Mungkin lebih baik bicara
tentang “ akses data ” daripada “ aliran data ” ketika berbicara tentang bagaimana area
ini menggunakan database umum.
Alur Dokumen untuk Layanan Pelanggan
Pengguna dapat mengakses alur dokumen dari layar SAP mana pun yang
digunakan dalam proses pesanan penjualan. Jika pelanggan menelepon dan
menanyakan tentang status pesanan, perwakilan penjualan dapat mengakses alur
dokumen dan melihat apakah barang telah dikirim. Jika pelanggan menelepon dengan

HASMAWATI TIMPA, A062202018 6

BAB 5 AKUNTANSI DALAM SISTEM ERP

pertanyaan tentang faktur, perwakilan dapat menggunakan alur dokumen untuk

mengakses dokumen yang terkait dengan faktur tersebut, seperti pesanan penjualan
asli atau permintaan pengambilan. Riset semacam ini bisa dilakukan dengan cepat
dengan SAP ERP. Dengan sistem yang tidak terintegrasi, menetapkan jejak audit dan
meneliti dokumen sumber bisa jadi sangat sulit dan memakan waktu.
Alat Analisis dan Pelaporan Manajemen Bawaan
Catatan akuntansi disimpan dalam database umum sistem ERP. Keuntungan
menggunakan database adalah karyawan bagian akuntansi dapat menanyakan
catatan untuk menghasilkan laporan standar serta menjawab pertanyaan ad hoc.
Pertanyaan ad hoc adalah pertanyaan yang spontan. Misalnya, seorang manajer Fitter
mungkin menemui seorang analis kantor dan meminta laporan penjualan untuk kuartal
ketiga - menurut divisi dan produk. Paket akuntansi tradisional tidak dioptimalkan untuk
menyiapkan dan mengeksekusi kueri terhadap catatan akuntansi, tetapi paket
database dioptimalkan. Ketika rekaman disimpan dalam database, mereka bisa
ditanyai karena bahasa database bawaan.

THE ENRON COLLAPSE

Pada 16 Oktober 2001, Enron Corporation, yang saat itu menjadi salah satu
dunia ' Pedagang listrik dan gas alam terbesar, melaporkan kerugian kuartal ketiga $
618 juta dan mengungkapkan penurunan ekuitas pemegang saham sebesar $ 1,2
miliar, sebagian terkait dengan transaksi antara perusahaan dan beberapa kemitraan
yang dijalankan oleh chief financial officer (CFO), Andrew Fastow. Sampai saat itu,
Enron adalah perusahaan yang berkembang pesat yang merevolusi bisnis
perdagangan energi dan menghasilkan jutawan dari investornya. CEO Jeffrey Skilling,
yang mengundurkan diri pada 14 Agustus 2001, karena alasan pribadi, telah
membantu mengubah perusahaan dari perusahaan pipa gas alam menjadi pemasar
dan pedagang energi global.
Hasil Skandal Enron
Efek dari skandal Enron dirasakan baik di dalam maupun di luar perusahaan.
Banyak dari Enron ' Pemegang saham adalah karyawan Enron yang menginvestasikan
401K akun mereka Stok Enron. Pemegang saham kehilangan sekitar $ 40 miliar dolar -
dalam banyak kasus, individu kehilangan seluruh tabungan hidup mereka. Ribuan
pekerja Enron kehilangan pekerjaan mereka, dan 31 orang didakwa atau mengaku
bersalah atas tuduhan pidana. J.Clifford Baxter mengundurkan diri sebagai Enron ' s

HASMAWATI TIMPA, A062202018 7

BAB 5 AKUNTANSI DALAM SISTEM ERP

wakil ketua pada tanggal 2 Mei 2001. Ia ditemukan tewas ditembak di mobilnya pada
tanggal 15 Januari 2002, dalam sebuah bunuh diri. Pada tahun 2006, Andrew Fastow,
Enron ' Mantan kepala keuangan, dijatuhi hukuman enam tahun penjara.
Fitur Utama dari Sarbanes-Oxley Act of 2002
Sarbanes-Oxley Act dirancang untuk mendorong akuntabilitas manajemen
puncak di perusahaan yang diperdagangkan secara publik di Amerika Serikat.
Seringkali, para eksekutif puncak yang terlibat dalam skandal perusahaan menyatakan
bahwa mereka tidak mengetahui adanya pelanggaran yang terjadi di perusahaan
mereka. Judul IX dari Sarbanes-Oxley Act mensyaratkan bahwa laporan keuangan
yang diajukan ke SEC mencakup pernyataan yang ditandatangani oleh chief executive
officer dan chief financial officer, yang menyatakan bahwa laporan keuangan tersebut
sesuai dengan aturan SEC.

IMPLIKASI DARI UNDANG-UNDANG SARBANES-OXLEY UNTUK SISTEM ERP

Undang-undang Sarbanes-Oxley memiliki konsekuensi yang signifikan untuk

desain sistem informasi perusahaan publik. Untuk memenuhi persyaratan laporan
pengendalian internal, perusahaan harus terlebih dahulu mendokumentasikan
pengendalian yang ada dan kemudian memverifikasi bahwa mereka tidak mengalami
kesalahan atau manipulasi. Cara-cara di mana SAP ERP dan sistem ERP lainnya
dapat mencegah penipuan dan penyalahgunaan perusahaan yaitu: pengarsipan,
otorisasi pengguna, grup toleransi, dan transparansi keuangan.

TREN DALAM PELAPORAN KEUANGAN – XBRL

Extensible Business Reporting Language (XBRL) adalah bahasa berbasis

standar untuk komunikasi elektronik bisnis dan data keuangan. XBRL adalah bagian
dari Extensible Markup Language (XML), bahasa pemrograman baru Internet. XML
menggunakan tag yang mendefinisikan data yang ada di dalamnya. Mirip dengan tipe
data yang ditetapkan ke rekaman dalam database, tag XML menerapkan arti tertentu
ke data dalam halaman Web. Data berkode XML dapat langsung dari halaman Web ke
database tanpa harus melalui middleware atau, lebih buruk lagi, dimasukkan kembali
ke sistem. Ini mengurangi kemungkinan kesalahan. XBRL dikendalikan oleh grup
nirlaba yang terdiri dari 600 perusahaan internasional dan organisasi lain, termasuk
lembaga pemerintah.

HASMAWATI TIMPA, A062202018 8