LECTURE NOTES

ACCT6331
Accounting Information System and
Internal Control

Week 1
Accounting Information System an
Overview

ACCT6331 – Accounting Information System and Internal Control

 LEARNING OUTCOMES

LO 1: Explain basic concept of accounting information system

OUTLINE MATERI :
- Data, Information and System
- Business Process and Information needs
- Accounting Information system

ACCT6331 – Accounting Information System and Internal Control

 ISI

Data, Infomasi dan Sistem

Pada bab ini akan dibahas mengenai istilah-istilah penting dan mendiskusikan apa saja
informasi yang dibutuhkan organisasi dan proses bisnis yang digunakan untuk menghasilkan
informasi. Kemudian akan dibahas mengenai bagaimana sistem informasi akuntansi atau
accounting information system (AIS) memberikan nilai tambah ke organisasi serta bagaimana
peran AIS dalam organisasi.

Sistem merupakan seperangkat atau dua atau lebih komponen yang saling berhubungan dan
berinteraksi untuk mencapai tujuan. Sebagian besar sistem terdiri dari subsistem yang lebih
kecil yang mendukung sistem yang lebih besar. Sebagai contoh, sebuah fakultas terdiri dari
berbagai program studi, dimana program studi tersebut merupakan subsistem dari fakultas.
Sedangkan fakultas itu sendiri merupakan subsistem dari Universitas.

Data adalah fakta yang dikumpulkan, direkam, disimpan dan diproses oleh sistem informasi.
Organisasi butuh untuk mengumpulkan beberapa data dalam aktivitas. Contohnya tempat
terjadinya aktivitas, sumberdaya yang dibutuhkan untuk menjalankan aktivitas, dan orang
yang terlibat dalam aktivitas. Sebagai contoh, perusahaan butuh untuk mengumpulkan data
penjualan(tanggal, nilai penjualan), sumberdaya yang terjual (barang atau jasa, kuantitas
penjualan, harga per unit), orang yang terlibat (customer dan staf penjualan).

Informasi adalah data yang telah diorganisasi dan diproses sehingga memiliki arti dan dapat
digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan. Perlu diketahui bahwa keputusan yang
baik juga didukung oleh kuantitas dan kualitas informasi yang meningjkat sebagai bahan
pengambilan keputusan. Kemudian ada Batasan jumlah informasi yang dapat diserap dan
diproses oleh otak manusia. Jika melebihi batas yang ada maka akan terjadi information
overload. Information overload terjadi ketika batasan jumlah informasi dilewati, sehingga
menyebabkan kualitas pengambilan keputusan menurun dan biaya untuk menyediakan
informasi meningkat. Untuk mencegah terjadinya information overload diperlukan bantuan
teknologi Informasi untuk menyaring dan mengorganisasikan informasi sebagai pengambilan
keputusan.

ACCT6331 – Accounting Information System and Internal Control

Kemudian ilustrasi terkait data dan informasi adalah sebagai berikut :

Berikut adalah contoh data

2/22/14

ABC Company, 123,

99, 3, 20, 60

Di atas menunjukkan data, jika kita tempatkan data tersebut ke dalam sales invoice, sehingga
memiliki arti. Maka dapat diartikan menjadi informasi. Contohnya adalah sebagai berikut :

Invoice Date : 2/22/14 Invoice #: 123

Customer: ABC company

Item # Qty Price

99 3 $20

Total Invoice Amount $60

Value atau nilai dari informasi, Informasi itu memiliki value atau berharga apabila
manfaatnya melebihi biaya pengumpulan, pemeliharaan, dan penyimpanan data. Contoh
benefit atau manfaat yaitu keputusan yang lebih cepat dan baik karena ada dukungan
informasi. Contoh biaya yaitu biaya untuk mendapatkan data sebagai bahan pembuatan
informasi.

Kemudian ada beberapa kriteria, sehingga informasi dapat dikatakan berguna. Adapun
kriteria tersebut adalah sebagai berikut:

1. Relevant, mengurangi ketidakpastian dan meningkatkan proses pengambilan

keputusan.

2. Reliable, bebas dari kesalahan dan bias.

3. Complete, lengkap dan meliputi semua data yang ada.

ACCT6331 – Accounting Information System and Internal Control

 4. Timely, ketika dibutuhkan dapat tersedia tepat waktu.

5. Understandable, disajikan dalam bentuk yang dapat dimengerti

6. Verifiable, jika diproses oleh 2 orang yang berbeda maka hasilnya sama

7. Accessible, dapat diakses oleh pengguna ketika dibutuhkan dan dalam format yang
sesuai

Business Needs and Business Processes

Semua organisasi membutuhkan informasi untuk proses pengambilan keputusan. Sebagai

tambahan, semua organisasi memiliki proses bisnis di dalamnya yang berlangsung secara
terus-menerus. Proses bisnis adalah seperangkat aktivitas yang terkoordinasi dan terstruktur
yang dilakukan oleh orang, computer atau mesin yang membantu organisasi mencapai
tujuannya.

Untuk membuat keputusan yang efektif, organisasi harus memutuskan apa keputusan yang
harus dibuat, apa informasi yang dibutuhkan untuk menghasilkan keputusan dan bagaimana
untuk mengumpulkan dan memproses data yang dibutuhkan untuk menghasilkan informasi.

Berikut adalah contoh bisnis proses, keputusan yang dihasilkan, dan informasi yang
dibutuhkan:

Proses Bisnis Key Decisions Informasi yang dibutuhkan

Pembayaran Gaji Jumlah yang dibayar, Komisi penjualan, jam kerja,

potongan dan tunjangan, dan potongan serta tunjangan
pembayaran cash atau masing-masing karyawan
transfer

Iklan dan pemasaran Lewat media apa, isi dari Analisis biaya iklan, pasar
iklan yang disasar

Pembayaran kepada Vendor Siapa Vendor yang dibayar, Invoice Vendor, Catatan
Kapan dilakukan Account Payable, Term

ACCT6331 – Accounting Information System and Internal Control

 Pembayaran, Berapa besaran Pembayaran
yang dibayar

Organisasi bisnis melakukan transaksi bisnis antara pemangku kepentingan internal dan
eksternal. Pemangku kepentingan internal adalah karyawan dalam organisasi. (staf, manajer).
Pemangku kepentingan eksternal adalah mitra dagang seperti pelanggan dan vendor serta
organisasi eksternal lainnya seperti Bank dan Pemerintah. AIS menangkap arus informasi
antara pengguna ini untuk berbagai transaksi bisnis.

Interaksi antara Pihak Internal dengan pihak ekternal dalam Accounting Information System
dapat dilihat pada gambar di bawah ini:

Sumber: AIS, Romney and Steinbart

Dalam sistem informasi akuntansi dapat dikelompokkan ke dalam 5 proses bisnis atau siklus
transaksi utama :

1. Revenue cyle: give goods / give service—get cash

2. Expenditure cycle: get goods / get service—give cash
3. Production cycle: give labor and give raw materials—get finished goods
4. Payroll cycle: give cash—get labor
5. Financing cycle: give cash—get cash

ACCT6331 – Accounting Information System and Internal Control

Kelima aktivitas utama di atas memiliki subaktivitas yang dapat digambarkan dalam tabel di
bawah :

Transaction Cycle Major activities in the cycle

Revenue Menerima dan menjawab pertanyaan

pelanggan, menerima pesanan pelanggan,
menyetujui penjualan kredit, memeriksa
ketersediaan persediaan, memulai kembali
pesanan, mengambil dan mengemas pesanan
pelanggan, mengirimkan barang ke
pelanggan atau melakukan layanan, menagih
pelanggan, menerima pembayaran pelanggan

Expenditure Meminta agar barang dan jasa dibeli, siapkan

dan setujui pesanan pembelian, terima barang
dan jasa, simpan barang, terima faktur
vendor, setujui faktur vendor, perbarui
hutang rekening, bayar vendor

Human Resources/Payroll Merekrut dan melatih karyawan baru,

mengevaluasi kinerja karyawan,
memberhentikan karyawan, memperbarui
catatan penggajian, mengumpulkan dan
memvalidasi waktu, mempersiapkan dan
mengucurkan gaji

Production Merancang produk, ramalan dan

merencanakan jadwal produksi, meminta
bahan baku, membuat produk, menyimpan
produk jadi

ACCT6331 – Accounting Information System and Internal Control

Financing Memprediksi kebutuhan uang tunai, menjual
saham ke investor, pinjam uang dari pemberi
pinjaman, bayar dividen

Accounting Information System

Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan dan
memproses data kemudian dikonversi menjadi informasi sebagai bahan pengambilan
keputusan. Sistem informasi akuntansi memiliki 6 komponen yaitu :

1. People
2. Procedures
3. Data
4. Software
5. Information technology infrastructure
6. Internal controls

Sistem informasi akuntansi yang didesain secara baik dan terstruktur dapat memberikan nilai
tambah ke organiasi berupa :

1. Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa

2. Meningkatkan efisiensi
3. Sharing knowledge
4. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas supply chain
5. Meningkatkan struktur internal control
6. Meningkatkan pengambilan keputusan

Kemudian Peran AIS dalam rantai nilai atau value chain. AIS yang dirancang dan dibuat
dengan baik dapat memberi nilai tambah melalui keputusan yang efektif dan efisien. Value
Chain menunjukkan bagaimana berbagai aktivitas dalam suatu organisasi memberikan nilai
bagi pelanggan. Dalam Value chain ada primary dan supporting activities. Primary Activities
memberikan nilai langsung kepada pelanggan. Supporting Activities mendukung primary
activities agar lebih efisien dan efektif.

ACCT6331 – Accounting Information System and Internal Control

Untuk lebih jelasnya value chain dapat digambarkan dalam gambar di bawah ini :

Sumber: AIS, Romney and Steinbart

ACCT6331 – Accounting Information System and Internal Control

 SIMPULAN

Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan dan
memproses data kemudian dikonversi menjadi informasi sebagai bahan pengambilan
keputusan. Sistem informasi akuntansi memiliki 6 komponen yaitu :

1. People
2. Procedures
3. Data
4. Software
5. Information technology infrastructure
6. Internal controls

Dalam sistem informasi akuntansi dapat dikelompokkan ke dalam 5 proses bisnis atau siklus
transaksi utama :

1. Revenue cyle: give goods / give service—get cash

2. Expenditure cycle: get goods / get service—give cash
3. Production cycle: give labor and give raw materials—get finished goods
4. Payroll cycle: give cash—get labor
5. Financing cycle: give cash—get cash

ACCT6331 – Accounting Information System and Internal Control

 DAFTAR PUSTAKA

Marshall B. Romney. (2015). Accounting information systems. 13. Pearson Education.

London. ISBN: 9780133428612.

ACCT6331 – Accounting Information System and Internal Control