CHAPTER 7

PROSES PEMODELAN, PROSES PENINGKATAN, DAN IMPLEMENTASI ERP

PROSES PEMODELAN
Model Proses Diagram Alir

Diagram alir adalah alat pemodelan proses yang paling sederhana. Sebuah diagram alir adalah setiap
grafis representasi dari gerakan atau aliran benda konkret atau abstrak, bahan, dokumen, logika, dan
sebagainya. Diagram alir berasal dari ahli matematika dan komputer programmer, yang mengawasi jalur
logis dari suatu algoritme. Diagram alir adalah representasi grafis yang jelas dari suatu proses dari awal
hingga akhir, terlepas dari apakah proses tersebut merupakan algoritme atau prosedur manufaktur.

Flowchart telah digunakan dalam aplikasi bisnis sejak 1960-an untuk membantupebisnis
memvisualisasikan alur kerja dan tanggung jawab fungsional dalam organisasi. Saat ini istilah pemetaan
proses sering digunakan secara bergantian dengan diagram alur. Flowchart menggunakan seperangkat
simbol standar untuk mewakili berbagai kegiatan bisnis.

Proses Pelaporan Pengeluaran yang Lebih Baik

Maria adalah penjual Fitter yang sering bepergian untuk pekerjaannya. Setalah melakukan perjalanan
menggunakan kartu kredit pribadinya, dia akan melengkapi kertas laporan pengeluaran, membuat salinan
untuk catatannya, menambahkan kuitansi untuk pengluaran lain senilai 25 dollar dan mengirimkan laporan
tersebut kepada manejer di kantor cabang. Manajer, yaitu kevin akan meninjau laporan tersebut dan
menyetujuinya atau mengirimkannya kembali ke Maria dengan catatan yang meminta penjelasan,
pengungkit, atau modifikasi. Setelah Kevin mengeluarkan laporan pengeluaran, dia mengirimkannya ke
kantor perusahaan. Setelah asisten administrasi menyortir surat di kantor perusahaan, dia meneruskan
laporan biaya kepada petugas hutang (A / P), yang melakukan pemeriksaan laporan. Petugas itu
menghubungi Kevin untuk klarifikasi yang diperlukan, lalu meneruskan laporan pengeluaran kepada
auditor laporan pengeluaran, yang meninjaunya. Jika ada masalah dengan pelaporan, auditor
mengirimkannya kembali ke Maria, kemudian merevisinya dan mengembalikannya. Kemudian auditor
memasukkan laporan ke dalam sistem akuntansi berbasis PC Fitter dan menyimpan hard copy di lemari
arsip, diatur berdasarkan nama karyawan. Di akhir setiap minggu, petugas A / P menggunakan sistem
akuntansi berbasis PC untuk mencetak cek gaji, pembayaran ke pemasok, dan cek penggantian biaya.

penetapan batasan proses adalah salah satu langkah terpenting dalam proses peta. Batas-batas proses
mendefinisikan kegiatan yang harus dimasukkan dalam proses, dan yang menyatakan sebagai bagian
dari lingkungan - di luar proses. Hal ini penting untuk secara jelas mendefinisikan aktivitas yang
merupakan bagian dari proses dan yang merupakan bagian dari luar proses. Tanpa batasan yang jelas,

Kartyaningsih Bela A062202007

CHAPTER 7
PROSES PEMODELAN, PROSES PENINGKATAN, DAN IMPLEMENTASI ERP

sebuah proyek dapat diperluas ketitik di mana itu bisa menjadi tidak diatur. Banyak aktivitas yang
berhubungan dengan karyawan penjualan pengeluaran di luar batas pengeluaran peta Fitter.

Perluasan Proses Pemetaan

Perkembangan teknologi komputer - antarmuka grafis grafis berkualitas tinggi—telah memungkinkan alat
pemetaan proyek yang melampaui diagram alur sederhana. Salah satu alat yang membantu adalah
pemodelan hierarki , yang merupakan jenis pemetaan proses di mana proses bisnis dapat menyatakan
dengan lebih atau kurang detail, tergantung pada tugas yang ada. Untuk tujuan pelatihan, penting untuk
mendokumentasikan langkah-langkah rinci, seorang penjual harus mengikuti untuk melengkapi laporan
pengeluaran; Namun, detail dapat membuat proses pemetaan rumit untuk peningkatan peningkatan
proses. Dalam pemodelan hierarki, empat langkah-langkah yang diikuti oleh penjual untuk laporan
pengeluaran dapat diringkas menjadi satu langkah: “Karyawan menyelesaikan laporan pengeluaran.”

Jenis lain dari prose teknik pemetaan yang banyak digunakan dan dikenal luas adalah penyebaran
diagram alur (juga dikenal sebagai diagram alur swim lane ). Jenis diagram alur ini menggambarkan
anggota tim di bagian atas, dengan setiap langkah disejajarkan secara vertikal di bawah karyawan atau
tim yang sesuai. Teknik proses pemetaan ini memiliki keuntungan yang jelas yaitu Mengidentifikasi tugas
setiap orang dalam proses tersebut.

Diagram Rantai Proses Acara (EPC)

Perangkat lunak ERP SAP mendukung ratusan proses bisnis, dan SAP telah berkembang menjadi model
grafis untuk banyak proses bisnis ini menggunakan rantai proses peristiwa (EPC) . Format EPC hanya
menggunakan dua simbol untuk mewakili proses bisnis. Keuntungan dari format EPC adalah cocok
dengan logika dan struktur desain perangkat lunak SAP RP. Teknik pemodelan EPC tersedia sebagai alat
perangkat lunak melalui Platform ARIS (Arsitektur Sistem Informasi Terpadu) Software AG. Dalam
pemodelan EPC, dua struktur yang digunakan untuk merepresentasikan proses bisnis adalah peristiwa
dan fungsi. Peristiwa mencerminkan keadaan atau status dalam proses dan diwakili oleh segi enam
memanjang, dan fungsi mencerminkan bagian dari proses di mana perubahan dan diwakili oleh persegi
panjang dengan sudut membulat. Konvensi penamaan standar untuk fungsi dan acara juga digunakan di
EPC pemodelan. Diagram EPC dimulai dan diakhiri dengan peristiwa. Selanjutnya acara harus diikuti
menurut fungsi, dan fungsi harus diikuti oleh acara.

Selain koneksi langsung kejadian ke fungsi, diagram EPC menggunakan tiga jenis konektor percabangan.
Percabangan terjadi ketika logika berasal dari lebih dari satu sumber atau hasil ke lebih dari satu hasil
potensial. Tiga jenis konektor adalah AND, OR, dan Exclusive OR (XOR). Konektor OR menunjukkan

Kartyaningsih Bela A062202007

CHAPTER 7
PROSES PEMODELAN, PROSES PENINGKATAN, DAN IMPLEMENTASI ERP

bahwa satu atau lebih lebih dari hasil potensial dapat terjadi; initidak eksklusif. Aplikasi konektor OR, yang
menunjukkan hal itu setelah pembayaran servis, penjual diberi tahu, atau manajer penjualan diberi tahu,
atau baik staf penjualan maupun manajer penjualan diberi tahu.

Dalam kasus ini, staf penjualan Fitter dapat mengirimkan laporan pengeluarannya secara online jika dia
memiliki akses Internet; jika tidak, dia harus mengirimkan laporan kertas. Diagram EPC dasar dapat
ditambah dengan informasi tambahan. Di EPC terminologi, informasi tambahan ini disebut data elemen.

PROSES PENINGKATAN

Alat proses memberikan kemampuan untuk menggambarkan proses bisnis secara universal, format yang
diimplementasikan. Suatu tugas tugas suatu perencanaan membutuhkan tim yang terdiri dari personel
kunci yang terlibat dalam proses tersebut. Menggunakan teknik analisis nilai yang sederhana juga dapat
menghasilkan perbaikan proseside ide. Dalam analisis nilai, setiap aktivitas dalam proses analisis untuk
nilai yang ditambahkannya produk atau layanan. Nilai tambah adalah peningkatan nilai suatu produk atau
layanan ini, dari perspektif pelanggan. Aktivitas dapat menambahkan:

 Nilai riil - Nilai yang bersedia dibayar pelanggan

 Nilai bisnis - Nilai yang membantu perusahaan menjalankan bisnisnya
 Tidak ada nilai - Aktivitas yang harus dihilangkan

Proses pelaporan biaya Fitter tidak memberikan nilai riil, karena pelanggan Fitter tidak peduli apakah
karyawan penjualan menerima dengan cepat dan akurat penggantian biaya bisnis mereka. Namun,
proses pelaporan biaya menambah nilai bisnis, dan harus memberikan nilai ini dengan biaya minimum.

Konsep analisis nilai dapat diperluas untuk evaluasi waktu dan biaya setiap langkah proses. Untuk setiap
langkah dalam proses saat ini, Anda memperkirakan yang waktu dan biaya sebenarnya. Kemudian Anda
memperkirakan nilai tambah waktu dan biaya - dengan menentukan berapa banyak waktu sebenarnya
adalah nilai tambah dan berapa banyak biaya yang layak dibayar.

Mengevaluasi Perbaikan Proses Sebelum Implementasi

Pemodelan proses dinamis membutuhkan dasar diagram alur proses dan menjalankannya,
menggunakan teknik simulasi komputer untuk memfasilitasi evaluasi perubahan proses yang diusulkan.
Simulasi komputer berulang kali menghasilkan variabel acak (seperti pesanan pelanggan) yang dapat
disesuaikan dengan model logis proses bisnis untuk memprediksi kinerja sistem yang sebenarnya. Model

Kartyaningsih Bela A062202007

CHAPTER 7
PROSES PEMODELAN, PROSES PENINGKATAN, DAN IMPLEMENTASI ERP

proses yang dinamis dapat memperkirakan kinerja suatu sistem, menggunakan-ukuran seperti waktu
siklus (bagaimana lama proses), produktivitas, biaya total, waktu diam, dan kemacetan.

Manajemen Proses Bisnis - Tanggung Jawab Bisnis

Meskipun banyak orang mungkin berpikir mengotomatiskan proses sebagai tanggung jawab TI,
sebenarnya itu adalah bukan tanggung jawab TI, Ini adalah tanggung jawab bisnis. Pengguna bisnis
dalam suatu organisasi harus memberlakukan apa proses bisnis lama sebelum organisasi dapat mulai
mengukurnya dan mengotomatiskan - proses bisnis baru. Persis seperti yang terjadi dengan Royal
Pharmaceutical Society of Great Britain (RPSGB). RPSGB adalah badan profesional untuk apoteker
profesional di Inggris Raya.Tanggung jawab RPSGB keluhan keluhan terhadap apoteker dan teknisi
farmasi, dan mengurus penuntutan pidana, jika perlu.

Proses manajemen proyek bisnis RPSGB dimulai sebagai respons terhadap tantangan organisasi dengan
database sistem Access yang berorientasi keluhan. Proses pengaduan dimulai saat pengaduan diajukan
terhadap apoteker. Hanya setelah tim memetakan semua proses saat ini dan mengidentifikasi cara untuk
melakukannya semakin efisien, adalah perangkat lunak yang diterapkan untuk mengotomatiskan proses
tersebut. Keseluruhan proyek memakan waktu hampir dua tahun untuk menyelesaikannya. Selama waktu
itu, RPSGB difokuskan pada energi yang cukup besar pada manajemen perubahan untuk meyakinkan
mereka yang terlibat proses.

ALAT ALIRAN KERJA ERP

Alat alur kerja adalah program perangkat lunak yang mengotomatiskan pelaksanaan bisnis diproses dan
semua laporan aspek dari suatu proses, termasuk aliran proses (langkah-langkah logis) dalam proses
bisnis, orang-orang yang terlibat (organisasi), dan efek (memproses informasi yang mendokumentasikan
langkah-langkah proses). Perangkat lunak ERP menyediakan alur kerjasistem manajemen yang
mendukung dan mempercepat proses bisnis. Ini memungkinkan karyawan untuk menjalankan proses
bisnis yang kompleks dan mengawasi status proses saat ini dikapan saja.

Alat alur kerja SAP ERP, yang disebut Alur Kerja Bisnis SAP, terhubung ke transaksi bisnis yang perlu
dilakukan. Dalam proses bisnis normal, karyawan menggunakan pengetahuannya untuk menentukan
transaksi apa yang akan ditempatkan pada waktu apa. Terkadang pekerjaan ini dipicu oleh sumber
eksternal, seperti panggilan pelangganyang menyebabkan petugas sales order melakukan transaksi
pembuatan order penjualan. Di lain KASUS, seorang karyawan menggunakan alat pelaporan untuk
melayani transaksi apa yang perlu di berhentikan.

Kartyaningsih Bela A062202007

CHAPTER 7
PROSES PEMODELAN, PROSES PENINGKATAN, DAN IMPLEMENTASI ERP

Dalam kasus proses sporadis, alat Alur Kerja Bisnis SAP secara proaktif menghubungkan karyawan
dengan transaksi bisnis menggunakan sistem email internal SAP dan tugas alur kerja , yaitu pesan email
yang bisa menyertakan informasi dasar, catatan, dan dokumen, serta tautan langsung ke transaksi bisnis.
Sistem SAP dapat memperoleh tugas alur kerja, dan jika tugas tidak tepat waktu, sistem alur kerja bisa
secara otomatis mengambil berbagai tindakan, termasuk mengubah prioritas tugas alur kerja dan
mengirim pengingat email kepada karyawan yang bertanggung jawab atas pekerjaan tersebut.

Alat alur kerja SAP menyediakan sejumlah fitur yang berguna. Karyawan dapat melacak file canggih tugas
alur kerja yang mereka minati, meninjau status mereka kapan saja. Sistem dapat diprogram untuk
mengirimkan pengingat kepada karyawan yang bertanggung jawab atas tugas setelah jangka waktu yang
telah ditentukan. Manajer juga dapat membangun fleksibilitas tugas alur kerja dalam hal siapa yang bisa
melakukan tugas tersebut. Misalnya, anggaplah file Departemen Accounts Receivable (A / R) memiliki tiga
karyawan yang dapat menentukan batas kredit. Manajer A / R dapat membuat tugas alur kerja untuk
menetapkan batas kredit pelanggan baru dan dikirimkan ke kotak masuk Alur Kerja ketiga karyawan A / R.
Saat salah satu karyawan melaksanakan tugas, sistem akan menerapkannya dari ketiga kotak masuk Alur
Kerja. Manajer juga dapat menghasilkan statistik jumlah tugas alur kerja yang mendukung oleh setiap
karyawan dan waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas, menghasilkan keputusan
kepegawaian yang lebih baik.

MELAKSANAKAN SISTEM ERP

Biaya dan Manfaat Sistem ERP

Biaya ERP Implementasinya meliputi:

 Biaya lisensi perangkat lunak - perangkat lunak ERP cukup mahal, dan sebagian besar vendor
ERP membebankan biaya lisensi tahunan berdasarkan jumlah pengguna
 Biaya konsultasi - Implementasi ERP memerlukan penggunaan konsultan dengan keterampilan
untuk memberikan perangkat lunak untuk mendukung bisnis perusahaan proses. Konsultan yang
baik memiliki pengalaman yang luas dalam cara sistem ERP berfungsi dalam praktik, dan
mereka dapat membantu perusahaan membuat keputusan yang menghindari data masukan
yang berlebihan, sambil menangkap informasi yang diperlukan membuat keputusan manajerial.
 Waktu anggota tim proyek - Proyek ERP membutuhkan orang-orang kunci dalamperusahaan
untuk memandu pelaksanaannya. Ini adalah anggota tim yang memiliki pengetahuan rinci
tentang bisnis perusahaan. Mereka bekerja sama dengan konsultan untuk memastikan
perangkat lunak ERP mendukung kebutuhan perusahaan, yang berarti pekerja ini sering kali
dibawa pergidari tanggung jawab sehari-hari mereka.

Kartyaningsih Bela A062202007

CHAPTER 7
PROSES PEMODELAN, PROSES PENINGKATAN, DAN IMPLEMENTASI ERP

 Pelatihan karyawan - Anggota tim proyek membutuhkan pelatihan dalam perangkat lunak ERP
sehingga mereka dapat bekerja dengan baik dengan konsultan dalam implementasinya. Anggota
tim tersebut juga sering bekerja dengan konsultan pelatihan untuk mengembangkan dan
menyampaikan program pelatihan khusus perusahaan untuk semua karyawan.
 Kehilangan produktivitas - Tidak peduli secepat implementasi ERP, perusahaan biasanya
produktivitas selama minggu-minggu pertama dan bulan-bulan setelahnya beralih ke sistem ERP
baru.

Untuk membenarkan biaya yang berkaitan dengan sistem ERP, perusahaan harus mengidentifikasi
sebuah keuntungan finansial yang signifikan yang akan dihasilkan oleh penggunaan perangkat lunak,
tetapi satu-satunya cara perusahaan dapat memberikan uang dengan sistem ERP adalah dengan biaya
untuk mendukung lebih banyak proses bisnis yang efektif dan efektif. Ini berarti proyek implementasi
seharusnya tidak hanya menciptakan kembali proses dan sistem informasi perusahaan saat ini, meskipun
itu adalah kemungkinan karena SAP menyediakan kode sumber dengan paket ERP-nya.

Sebagai bagian dari implementasi, perusahaan juga harus melakukan transfer data dari sistem komputer
lama ke sistem ERP baru. Selain manajer data tersebut Seperti materi data, pelanggan data, vendor data,
dan lain-lain, perusahaan juga harus melakukan transfer data transaksi, yang mencakup pesanan
penjualan dan pesanan, banyak di antaranya cenderung berada dalam berbagai tahap pertama - tugas
yang menantang.

IMPLEMENTASI DAN MANAJEMEN PERUBAHAN

Mengelola aspek perilaku manusia disebut perubahan organisasimanajemen perubahan organisasi

(OCM) . Jangan meremehkan pentingnya iniaspek dari proses implementasi. Salah satu kunci untuk OCM
adalah merealisasikannya. Jika implementasi ERP adalah proyek yang dipaksakan pada karyawan,
mereka akan menolaknya. Jika karyawan melihatnya sebagai kesempatan untuk menjadikan perusahaan
lebih efisien dan efektif dengan meningkatkan proses bisnis dan jika perbaikan proses ini akan membuat
perusahaan lebih menguntungkan dan itu memberikan lebih banyak keamanan kerja ada kemungkinan
lebih besar bahwa karyawan akan melakukannya mendukung implementasi. Seperti program
sebelumnya, cara terbaik untuk meningkatkan sebuah proses bisnis adalah membuat orang-orang yang
paling akrab dengan proses tersebut memanfaatkan pengalaman mereka dan mengembangkan ide-ide
perbaikan proses. Saat karyawan berkontribusi pada perubahan proses, mereka memiliki rasa
kepemilikan dan kemungkinan besar akan melakukannya dalam mendukung perubahan.

Kartyaningsih Bela A062202007

CHAPTER 7
PROSES PEMODELAN, PROSES PENINGKATAN, DAN IMPLEMENTASI ERP

Alat Implementasi

Banyak alat tersedia untuk membantu proyek implementasi. Proses pemetaan, yang sebelumnya,
mungkin yang paling kritis. Untuk implementasi ERP, lancar dan memberikan nilai, sangat penting bagi
perusahaan untuk memahami pemahaman saat proses ini dan keadaan proses yang diinginkan setelah
implementasi.

SAP menyediakan Manajer Solusi, seperangkat alat dan informasi yang membantu perusahaan dalam
pengimplementasi SAP ERP. Di Solution Manager, implementasi ERP disajikan dalam Road map
Implementasi, yang terdiri dari lima fase:

 Persiapan Proyek (15 hingga 20 hari)

 Cetak Biru Bisnis (25 hingga 40 hari)
 Realisasi (55 hingga 80 hari)
 Persiapan Akhir (35 hingga 55 hari)
 Go Live dan Dukungan (20 hingga 24 hari)

Tahap pertama Roadmap Implementasi adalah Persiapan Proyek. Beberapa dari tugas dalam tahap
persiapan Proyek termasuk bahasa teknis, definisi penggunaan sistem (komputer server, perangkat keras
jaringan, dan periferal yang diperlukan untuk mengoperasikan sistem ERP), memilih vendor perangkat
keras dan database, dan kebanyakan yang terpenting, definisi ruang lingkup proyek - apa yang ingin
dicapai proyek tersebut.

Pada tahap kedua, Bisnis Cetak Biru, anggota tim proyek menghasilkan detail dokumentasi persyaratan
bisnis perusahaan. Fase bisnis cetak biru menentukan penjelasan rinci tentang bagaimana perusahaan
menjalankan bisnis dengan sistem SAP ERP. Proses pemetaan sangat penting dalam tahap Bisnis Cetak
Biru. Hasil dari tahap Bisnis Cetak Biru akan memandu konsultan dan anggota tim proyek dalam
mengonfigurasi sistem SAP ERP (yang terjadi di fase ketiga).

Pada fase Realisasi (fase ketiga), anggota tim proyek bekerja dengan konsultan untuk memberikan
perangkat lunak ERP dalam sistem pengembangan.

Fase keempat, Persiapan Akhir, sangat penting untuk implementasi proyek. Tugas dalam tahap ini
meliputi:

 Menguji throughput sistem untuk proses bisnis kritis (penentuan apakah itu dapat mencegah
volume transaksi) dalam jaminan kualitas sistem

Kartyaningsih Bela A062202007

CHAPTER 7
PROSES PEMODELAN, PROSES PENINGKATAN, DAN IMPLEMENTASI ERP

 Layanan meja bantuan tempat pengguna akhir bisa mendapatkan dukungan

 Biaya sistem pengiriman dan mentransfer data darisistem warisan
 Melakukan pelatihan pengguna akhir
 Tersedia tanggal Siaran Langsung

Pada fase kelima dan terakhir, Go Live dan Dukungan, perusahaan mulai menggunakan yang sistem ERP
yang baru.

Konsep Sistem Lansekap

Dalam sistem ini, ada tiga sistem SAP yang terpisah, ditetapkan sebagai Development (DEV), Quality
Assurance (QAS), dan Production (PROD). Sistem Pengembangan (DEV) digunakan untuk
mengembangkan tata tertib untuk sistem, serta peningkatan khusus menggunakan kode ABAP.
Perubahan ini secara otomatis dalam direktori transport , yang merupakan lokasi file data khusus pada
server DEV. Perubahan yang terjadi dalam sistem DEV berbasis ke Quality Sistem Assurance (QAS) , di
mana mereka diuji untuk memastikannya berfungsi dengan baik. Jika setiap kebutuhan, mereka dibuat
dalam sistem DEV dan kemudian diangkut lagi ke sistem QAS untuk pengujian. Setelah pengaturan tata
bahasa dan program ABAP lulus penguji dalam sistem QAS, semua pengaturan, program, dan perubahan
diangkut keSistem Produksi (PROD) , yaitu sistem yang akan digunakan perusahaan untuk menjalankan
proses usahanya.

Kartyaningsih Bela A062202007