CHAPTER 1

FUNGSI BISNIS DAN PROSES BISNIS

Enterprise Resouce Planning (ERP) atau yang biasa dikenal sebagai Perencanaan Sumber daya
Perusahaan merupakan sebuah system pada perangkat lunak yang digunakan perusahaan untuk
mengintegrasikan dan mengoordinasikan informasi setiap area bisnis. Proses bisnis meripakan sekumpulan
aktivitas yang mengabil satu atau lebih jenis input dan menghasilkan output.

AREA FUNGSIONAL DAN PROSES USAHA

Area Fungsional Operasi

Sebagian besar perusahaan memiliki empat area fungsioanl operasi utama yang terdiri dari pemasaran
dan penjualan, manajemen rantai pasokan, akuntansi dan keuangan, dan sumber daya manusia. Setiap
area terdiri dari berbagai fungsi usaha yang lebih sempit, yang mana aktifitas khusus untuk area fungsional
operasi tersebut. Berikut merupakan contoh dari fungsi usaha dari setiap area:

1. Pemasaran dan penjualan, memiliki fungsi usaha : Pemasaran suatu produk, mengambil penjualan
pesanan, memberikan dukungan kepada pelanggan, mengatur hubungan dengan pelanggan,
memperkirakan penjualan dan melakukan periklanan.
2. Management rantai pasokan, memiliki fungsi usaha : memberi barang dan bahan material mentah,
menerima bahan material mentah, transportasi dan logistik, menjadwalkan produksi berjalan,
menghasilkan barang, pemeliharaan perencanaan.
3. Akuntansi dan keuangan, memiliki fungsi usaha : melakukan pencatatan akuntansi atas
pembayaran dari pelanggan dan pemasok, mengontrol dan mengalokasikan biaya, perencanaan
dan penganggaran, mengatur arus kas
4. Sumber daya manusia, memiliki fungsi usaha : perekrutan karyawan, pelatihan, penggajian,
memberikan manfaat, dan penyesuaian bagi pemerintah.

Proses Usaha

Proses usaha merupakan kumpulan aktiftas yang membutuhkan satu atau lebih dari jenis input
dan menghasilkan output yang bernilai bagi pelanggan. Dalam proses bisnis ada dua jenis pelanggan yang
pertama pelanggan eksternal (orang yang membeli barang jadi suatu produk) atau pelanggan internal
(seperti kolega di departemen lain).

Dalam berbisnis kita harus selalu mempertimbangkan dari sudut pandang pelanggan dalam setiap
transaksi. Suatu interaksi antar pelanggan yang baik itu ialah apabila pelanggan (internal maupun eksternal)

KARTYANINGSIH BELA, A062202007

CHAPTER 1
FUNGSI BISNIS DAN PROSES BISNIS

dapat langsung bertemu dengan pihak yang memiliki kepentingan usaha, agar tidak terjadi yang namanya
kesalahan dalam menerima informasi

Suatu bisnis akan menjadikan input (sumber daya) yang berupa material, pekerja dan peralatan
dan mengubah menjadi barnag dan jasa bagi konsumen (output.

AREA FUNGSIONAL DAN PROSES BISNIS DALAM SUATU USAHA KECIL

Pemasaran Dan Penjualan

Fungsi dari pemasran dan penjualan meliputi pengembangan produk, penentuan harga,
mempromosikan produk pada konsumen dan menerima pesanan konsumen. Pemasaran dan penjualan
juga membantu membuat perkiraan penjualan agar dapat digunakan untuk memastikan keberhasilan
pengoprasian suatu usaha.

Management Rantai Pasokan

Fungsi dari management rantai pasokan meliputi pengembangan rencana produksi, pemesanan
bahan baku dari pemasok, memasukan bahan baku dalam persediaan, memelihara fasilitas dan
mengirimkan produk pada konsumen

Akuntansi Dan Keuangan

Fungsi dari akuntansi dan keuangan meliputi memberikan ringkasan data operasional, dan juga
bertanggungjawab untuk mengendalikan akun perencanaan dan penganggaran dan management arus kas.
Fungsi akuntansi dan keuangan meliputi mencatatan data mentah tentang transaksi penjualan, bahan baku
pembelian, penggajian dan penerimaan uang tunia dari konsumen.

Sumber Daya Manusia

Fungsi sumber daya manusia meliputi mendukung pemasaran dan penjualan serta managemen
rantai pasokan dalam merekrut, melatioh, mengevaluasi dan memberi kompensasi kepada karyawan.

KARTYANINGSIH BELA, A062202007

CHAPTER 1
FUNGSI BISNIS DAN PROSES BISNIS

SISTEM INFORMASI BERDASARKAN AREA FUNGSIONAL

Pemasaran Dan Penjualan

Pada bagian ini, pemasaran dan penjualan membutuhkan informasi dari dari semua area
fungsional agara mampu menyelesaikan kegiatan usaha yang menjadi tanggung jawabnya secara efektif.
Pada tahapan ini juga konsumen juga dapat mengkomunikasikan pesanan mereka kepada staff penjualan
secara langsung atau melalui via telpon, email, faks, web dan sebagainya. Pemasaran dan penjualan juga
memiliki peran dalam menetukan harga pokok, yang membutuhkan pemahaman akan persaingan pasar
dan juga biaya pembuatan produk. Marketing and sales juga perlu membangun hubungan/interaksi dengan
SDM untuk bertukar informasi berkaitan dengan kebutuhan perekrutan, persyaratan hokum, dan lainnya.
Contohnya pada saat membutuhkan karyawan baru, bagian SDM akan membantu dalam pembuatan
lowongan pekerjaan.

Untuk mempersingkat lagi berikut hasil atau input berdasarkan system informasi dari pemasaran dan
penjualan meliputi:

 Data pelanggan
 Data pesanan
 Data trend penjualan
 Biaya per unit
 Kebijakan biaya perjalanan perusahaan

output atau keluaran berdasarkan system informasi dari pemasaran dan penjualan meliputi:

 Strategi penjualan
 Penetapan harga produk
 Kebutuhan pekerja

Management rantai pasok

Management rantai pasokan memiliki area fungsional dalam bertukar data baik dengan marketing
and sales, accounting and finance, maupun supplier dan SDM. Management rantai pasok memiliki data
yang sangat dibutuhkan oleh akuntansi dan keuangan untuk menentukan berapa banyak dari setiap
sumber daya (bahan, tenaga kerja, persediaan, dan pengeluaran tambahan) yang telah digunakan untuk
membuat produk didalam persediaan. Untuk marketing and sales, management rantai pasokan memiliki
fungsi yaitu dengan cara memberikan informasi tentang apa yang telah diproduksi dan dikirim. Sedangkan
hubungan antara management rantai pasokan denga SDM ialah management rantai pasok memberikan

KARTYANINGSIH BELA, A062202007

CHAPTER 1
FUNGSI BISNIS DAN PROSES BISNIS

atau meneruskan informasi perekrutan kepada SDM, dan SDM akan memberikan infromasi tentang
pemberhentian atau penarikan kembali suatu peusahaan yang mugkin memiliki keterkaitan dengan pekerja
di pabrik.

Berikut merupakan hasil atau input berdasarkan system informasi dari management rantai pasok meliputi:

 Data penjualan produk

 Rencana produksi
 Tingkat persediaan
 Pemberhentian dan penarikan kembali
 Kebijakan perusahaan

Sedangkan hasil output dari management rantai pasokan ialah:

 Pemesanan bahan baku

 Pengemasan pesanan
 Data pengeluaran sumber daya
 Produksi dan laporan inventaris
 Memcari informasi

Akuntansi dan Keuangan

Akuntansi dan keuangan mencatat transaksi perusahaan dalam suatu pembukuan (akun) yang
terkomputerisasi. Sebagai contoh, melakukan pencatatan akun piutang saat penjualan dilakukan dan
penerimaan kas saat pelanggan melakukan pembayaran. Selain itu, juga melakukan pencatatan utang
usaha saat melakukan pembelian bahan mentah serta arus kas keluar saat melakukan pembayaran utang.
Setelah dilakukan pencatatan, terakhir akan dilakukan peringkasan data transaksi untuk meyiapkan laporan
tentang posisi keuangan perusahaan dan profitabilitas.

Untuk mempersingkat, hasil atau input dari akuntansi dan keuangan dapat mencakup hal-hal berikut:

 Pembayaran dari pelanggan

 Data piutang
 Data hutang
 Data produksi dan inventaris
 Data pengeluaran dan penggajian

Sedangkan output dari akuntansi dan keuangan meliputi:

KARTYANINGSIH BELA, A062202007

CHAPTER 1
FUNGSI BISNIS DAN PROSES BISNIS

 Pembayaran ke pemasok
 Laporan keuangan
 Data kredit pelanggan

Sumber Daya Manusia (SDM)

Sumber daya manusia memiliki tugas yang berkaitan dengan perekrutan karyawan, tunjangan
pelatihan, dan kepatuhan pemerintah. Sumber daya manusia membutuhkan keakuratan perkiraan dari
semua unit fungsional. Selain itu, SDM perlu mengetahui kemampuan yang diperlukan untuk melakukan
suatu pekerjaan tertentu dan seberapa besar perusahaan mampu membayar karyawan.

Sumber daya manusia harus mampu dan paham dalam membuat suatu data dan laporan yang
akurat dan tepat waktu untuk digunakan oleh management. Sebagai contoh, SDM harus mampu
memelihara kemampuan database yang dibutuhkan untuk suatu pekerjaan tertentu dan juga tingkat gaji
yang berlaku untuk setiap posisi. Saat perusahaan mengevaluasi kinerja dan kompensasi karyawan,
analisis data ini dapat digunakan untuk membantu mencegah perginya karyawan yang baik/kompeten
akibat gaji yang rendah.

Untuk mempersingkat, berikut merupakan hasil atau input dari Sumber daya manusia:

 Perkiraan personil
 Data akan kemampuan

Sedangkan output dari Sumber daya manusia ialah:

 Kepatuhan regulasi
 Pelatihan dan sertifikasi karyawan
 Database keterampilan
 Evaluiasi dan kompensasi karyawan.

KARTYANINGSIH BELA, A062202007

CHAPTER 2
PENGEMBANGAN DARI SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN

EVOLUSI SISTEM INFORMASI

Sampai saat ini, sebagian besar perusahaan besar memiliki system informasi yang tidak
terintegritas yang hanya mendukung kegiatan bidang area fungsional bisnis individual. Dengan demikian,
suatu perusahaan akan memiliki sebuah system informasi pemasaran, system informasi produksi, dan
sebagainya dengan masing-masing perangkat keras, perangkat lunak, dan metode pemrosesan data dan
informasi.

Sistem yang tidak terintegrasi seperti diatas mungkin bekerja dengan baik dalam setiap area
fungsional individu, namun untuk bersaing, sebuah perusahaan haruslah berbagi data antara semua area
fungsional. Ketika sebuah system informasi perusahaan tidak terintegrasi, akan mengakibatkan biaya
efisiensi yang mahal.

Jelas bahwa bisnis suatu perusahaan haruslah memiliki perangkat lunak yang terintegrasi untuk
mengelola semua area fungsionalnya. Untuk itu, penggunan system ERP dikatan tepat karena merupakan
system yang terintegritas karena merupakan perangkat keras yang kompleks. System ERP saati
berkembang berdasarkan tiga hal : (1) kemajuan teknologi perangkas keras dan perangkat lunak (daya
komputasi, memori dan komunikasi) yang diperlukan untuk mendukung sistem, (2) pengembangan visi
system informasi terintegrasi, (3) rekayasa ulang perusahaan untuk beralih dari fokus fungsional ke fokus
proses bisnis.

Pengembangan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak Komputer

Perangkat keras dan perangkat lunak computer berkembang pesat pada 1960-an dan 1970-an.
Komputer bisnis pertama ialah computer mainframe tahun 1960-an. Namun tidaklah efisien dikarenakan
tidak cukup kuat dalam meyediakan yang terintegrasi dan tepat waktu untuk pengambilan keputusan bisnis.

Pada awal 1970-an perangkat lunak data base relasional dikembangkan, yang memiliki
kemampuan dalam menyimpan, mengambil dan meganalisis volume data yang besar. Kemudian perangkat
lunak spreadsheet mulai berkembang pada awal tahun 1980-an. Spreadsheet memiliki kemampuan
menjalankan bisnis degan sangat kompleks dalam menganalisis tanpa harus bergantung pada
pemrograman computer untuk mengembangkan tampilan computer. Perkembangan perangkat keras dan
perangkat lunak computer pada tahun 1960, 1970 dan 1980 membuka jalan bagi pengembangan system
ERP.

KARTYANINGSIH BELA, A062202007

CHAPTER 2
PENGEMBANGAN DARI SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN

Upaya Awal untuk Berbagi Sumber Daya

Pada pertengahan 1980-an, perkembangan telekomunikasi memungkinkan pengguna berbagi

data peripheral pada jaringan lokal, yang memungkinkan para pekerja dalam mengunduh data dari
computer atau PC dari meja kerja mereka saja.

Pada akhir 1980-an, telah banyak perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan untuk
mendukung pengembangan system ERP seperti computer cepat akses jaringan dan teknologi database
yang canggih. Perangkat lunak yang menyimpan data secara terorganisir dan memungkinkan pengambilan
data dengan mudah disebut system management database (DBMS). DBMS dibutuhkan untuk mengelola
pengembangan kompleks pada perangkat lunak ERP.

Akar Manufaktur ERP

Perangkat lunak manufaktur mulai berkembang dari yang sederhana disebut sebagai perencanaan
kebutuhan material (MRP). MRP merupakan metodologi penjadwalan produksi yang menentukan waktu
dan kuantitas produksi berjalan dan untuk memenuhi jadwal pesanan produksi utama. Dasar fungsi MRP
bisa ditangani dengan menggunakan computer mainframe namun munculnya pertukaran data elektronik
mengubah standar bisnis dari computer ke computer, yang memungkinkan perusahaan dalam menangani
proses pembelian secara elektronik, menghindari biaya dan keterlambatan akibat pemesanan pembelian
kertas dan faktur.

Dorongan Management untuk Mengadopsi ERP

Pada akhir 1980-an dan awal tahun 1980-an terjadi masa ekonomi yang sulit yang menyebabkan
perusahaan melakukan penghemata serta pengatur ulang. Perbaikan perusahaan ini merupakan salah satu
stimulus dalam pengembangan ERP.

Dalam beberapa tahun terakhir terjadi dorongan ynag lebih lanjut untuk mengadopsi system ERP
yaitu guna untuk mematuhi aksi Sarbanes-oxely pada tahun 2002, yang merupakan undang-undang federal
yang menanggapi kecurangan akuntansi yang ditemukan diperusahaan besar

KEMUNCULAN PERANGKAT LUNAK ERP: SAP DAN R/3

Pada tahun 1972 mantan analisis system IBM, Dietmar Hopp, Claus Welen Reuther, Hasso
Plattner, Claus Tschira dan Hans Werner Hector membentuk system analyse und progamment wicklung
(analisis system dan program) atau SAP. Tujuan SAP adalah mengembangkan produk perangkat lunak
standar yang dapat dikonfigurasi untuk memenuhi kebutuhan masing-masingperusahaan.

KARTYANINGSIH BELA, A062202007

CHAPTER 2
PENGEMBANGAN DARI SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN

SAB Mulai Mengembangkan Modul Perangkat Lunak

Untuk mengikuti perkembangan computer mainframe yang sedang berlangsung, pada trahun 1978
SAP mulai mengembangkan versi yang lebih terintegrasi yang disebut sistem R/2. Pada tahun 1982, setelah
empat tahun pengembangan SAP merilis perangkat lunak ERP R/2.

SAP R/3

Pada tahun 1988, SAP menyadari potensi susunan perangkat keras klien server dan memulai
pengembangan system R/3 untuk memanfaatkan teknologi. Pertama versi SAP R/3 yang dirilis pada tahun
1992 memiliki fitur dan kemampuan baru yaitu mengijinkan akses R/3 untuk berada di berbagai plat form
computer, termasuk UNIX dan WINDOWS NT.

ARAH BARU DALAM ERP

PeopleSoft

PeopleSoft didirikan oleh David Duffield memiliki pencapaian sukses karena menawarkan
perangkat lunak untuk sumber daya manusia dan akuntansi penggajian. PeopleSoft menyebabkan SAP
melakukan pemodifikasian yang siknifikan ke modul sumber daya manusia

Oracle

Oracle merupakan pesaing terbesar SAP karena dapat mengelola volume data yang besar dan
mengekstrak informasi dengan cepat. Pada tahu 1988 orcle finansial dirilis yang merupakan sekumpulan
aplikasi keuanagan. Oracle finansial merupakan fondasi dari apa yang nantinya akan menjadi ERP Oracle
produk.

SAP ERP

Perangkat lunak SAP ERP (versi sebelumnya dikenal sebagai R/3) diubah karena evolusi produk
dan tujuan pemasaran. Versi terbaru dari system SAP ERP yaitu memungkinkan perusahaan lain dalam
mengakses data base yang sama pada semua area bisnis. System ERP memungkinkan data dimasukkan
satu kali dan kemudian digunakan disemua organisasi ERP mengintegrasikan area fungsional bisnis satu
salma lain juga membuat management pelaporan dan pengambilan keputusan lebih cepat dan lebih
seagam di seluruh organisasi.

KARTYANINGSIH BELA, A062202007

CHAPTER 2
PENGEMBANGAN DARI SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN

Fitur SAP ERP

SAP ERP tidak hanya merupakan perangkat lunak pertama yang menghadirkan integrasi ERP
yang real-time, namun juga memiliki fitur perangkat lain yang patut diperhatikan. Karakteristik yang paling
siginifikan ialah kesesuaian yang besar untuk perusahaan, pembaruan data otomatis, serta penerapan
praktik terbaik. System SAP ERP yang asli ditargetkan utnuk perusahaan yang sangat besar. Desain
modular SAP didasarkan pada proses bisnis, seperti penanganan pesanan penjualan, penanganan
kebutuhan material, dan perekrutan karyawan.

ERP UNTUK PERUSAHAAN MENENGAH DAN KECIL

Untuk memenuhi kebutuhan perusahaan kecil, yang memiliki karyawan kurang dari 500 orang,
SAP membeli system ERP (system keuangan TopManage) yang berbasis di Israel pada tahun 2002, dan
mengganti nama menjadi SAP Business One. Selain itu SAP telah mengembangkan produk
BusinessByDesign, yaitu ERP hosted dan dapat diakses melalui browser web.

Tanggapan Perangkat Lunak terhadap Perubahan Pasar

SAP mengalami kesulitan pengimplementasian dikarenakan perubahan pasar yang terjadi pada
pertengahan tahun 1990. Untuk menanggapi itu, SAP akhirnya melakukan percepatan pengembangan
pengimplementasian, yang disebut sebagai metodologi Accelerated SAP (ASAP). SAP terus dkeimbangkan
menjadi versi terbaru, dan dirancang untuk mempercepat proses pengimplementasian.

SAP terus memperluas kapabilitas dari SAP ERP dengan beberapa tambahan, dengan
memisahkan produk yang berjalan diperangkat keras dan mengekstrak data dari system SAP ERP. System
SAP ERP menyediakan beberapa alat untuk mengelola interaksi pelanggan dan menganalisis keberhasilan
promosi, yang disebut sebagai Customer Relationship Management (CRM).

PEMILIHAN KONSULTAN DAN VENDOR

Sebelum melakukan pemilhan vendor dalam perangkat lunak, perusahaan harus mempelajari
kebutuhan masing-masing kemudian menyewa tim eksternal konsultan perangkat lunak untuk membantu
memilih vendor perangkat lunak yang tepat untuk menerapkan ERP. Setelah itu konsultan bekerja sama
sebagai tim untuk membantu memilih vendor ERP yang paling memenuhi kebutuhan pelanggan. Stelah
merekomendasikan vendor, konsultan akan merekomendasikan modul perangkat lunak yang paling cocok
untuk operasi perusahaan, bersama dengan konfigurasi dan modul yang sesuai.

KARTYANINGSIH BELA, A062202007

CHAPTER 2
PENGEMBANGAN DARI SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN

SIGNIFIKANSI DAN MANFAAT DARI SYSTEM DAN PERANGKAT LUNAK ERP

Manfaat dari system ERP yaitu: memungkinkan integrasi global yang lebih mudah,
mengintegrasikan orang dan data ketika data hilang akibat pembaharuan dan perbaikan system computer,
memungkinkan manajemen untuk benar-benar mengolah operasi, bukan hanya memantau. System ERP
dapat secara dramatis mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi operasional.

PERTANYAAN TERKAIT ERP

 Berapa biaya system ERP: biaya implementasi system ERP mecakup beberapa factor yaitu,
skala software ERP, kebutuhan akan perangkat keras baru yang mampu menjalankan perangkat
lunak ERP yang kompleks, biaya konsultan dan anlisis, lamanya waktu yang diperlukan untuk
implementasi (yang menyebabkan gangguan bisnis), dan biaya pelatihan (yang menghabiskan
waktu dan uang)
 Haruskah setiap bisnis membeli paket ERP: keuntungan dari system ERP yaitu dapat
mengurangi biaya dengan merampingkan proses bisnis.
 Apakah software ERP tidak fleksibel: SAP ERP menawarkan banyak opsi konfigurasi yang
membantu bisnis dalam menyesuaikan perangkat lunak agar sesuai dengan kebutuhan unik
mereka. Selain itu programmer dapat menuliskan secara spesifik rutinitas aplikasi dalam bahasa
pemrograman internal yang disebut Pemrograman Aplikasi Bisnis Tingkat Lanjut (ABAP).
 Apa feedback yang didapat perusahaan dari investasi ERP: adanya penghematan dalam
biaya operasional karena upaya berlebihan dan data yang digandakan telah dihilangkan ERP,
meminimalisir pengeliminasian akibat pesaing bisnis yang menggunakan ERP, system ERP
menyediakan data real time yang memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan komunikasi
ekternal pelanggan yang dapat meningkatkan kebutuhan pelanggan dan meningkatkan penjualan.
 Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melihat feedback dari investasi ERP: sistem ROI
pada ERP bisa sulit dihitung karena banyaknya biaya dan manfaat tidak berwujud yang telah
disebutkan sebelumnya. Perusahaan yang membuat perhitungan ROI telah melihat hasil yang
sangat bervariasi.
 Mengapa perusahaan yang menggunakan ERP lebih sukses dibandingkan perusahaan
yang tidak menggunakan ERP: laporan implementasi ERP awal menunjukan bahwa hanya
sebagian kecil dari perusahaan mengalami peluncuran yang mulus dari system ERP yang baru
dan segera mulai menerima manfaat yang mereka telah antisipasi.

KARTYANINGSIH BELA, A062202007

CHAPTER 2
PENGEMBANGAN DARI SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN

Evolusi ERP yang Berlanjut

System ERP telah umum digunakan hanya sejak pertengahan 1990-an. Sepertihalnya teknologi
berekmbang dari pemula sampai menjadi lebih baik, vendor ERP telah bekerja untuk memecahkan
kemampuan untuk beradaptasi dalam mengahadapi masalah yang menggangu pelanggan. Pertumbuhan
daya komputasi perangkat seluler seperti smartphone dan tablet akan menciptakan lebih banyak peluang
bagi perusahaan ERP dalam mengembangkan aplikasi yang menyediakan data instan kepada pelanggan
sembari meningkatkan efisiensi mereka.

KARTYANINGSIH BELA, A062202007