CHAPTER 6

PROSES SUMBER DAYA MANUSIA DENGAN ERP

PENGANTAR
Karyawan atau biasa dikenal dengan istilah SDM merupakan sumber daya perusahaan yang paling
berharga. Departeemen sumber daya manusia memiliki banyak tanggung jawab atas aktivitas yang
dilakukan perusahaan. Tanggung jawab departemen SDM biasanya meliputi:
 Menarik, memilih dan mempekerjakan karyawan baru
 Mengkomunikasikan informasi mengenai posisi dan perekrutan baru diseluruh organisasi
 Memastikan bahwa karyawan memiliki pendidikan, pelatihan, dan sertifikasi yang tepat agar
sukses dalam menyelesaikan tugas
 Menangani masalah yang terkait dengan perilaku karyawan
 Memastikan karyawan memahami tanggung jawab pekerjaan mereka
 Mengkaji kinerja karyawan dan menentukan kenaikan gaji dan bonus
 Mengelola gaji dan tunjangan yang diberikan kepada setiap karyawan dan memastikannya
dengan benartunjangan diberikan kepada karyawan baru dan saat ini
 Mengkomunikasikan perubahan gaji, tunjangan, atau kebijakan kepada karyawan
 Mendukung rencana manajemen untuk perubahan dalam organisasi sehingga karyawan yang
kompeten tersedia untuk mendukung proses bisnis

MASALAH DENGAN PROSES SUMBER DAYA MANUSIA FITTER

Fitter Snacker hanya memiliki tiga karyawan di departemen SDM, dan beberapa masalah muncul
karena banyaknya jumlah dan variasi tanggung jawab departemen (dari mempekerjakan dan
memberhentikan hingga mengelola tunjangan kesehatan) sebagaimana banyaknya jumlah orang yang
berinteraksi denganSDM.
Proses Perekrutan
Jika sebuah departemen dalam Fitter memiliki pembukaan untuk karyawan baru, supervisor departemen
tersebut mengkomunikasikan kebutuhan ini kepada Departemen Sumber Daya Manusia dengan mengisi
sebuah kertas formulir lowongan kerja yang menjelaskan posisi, daftar kualifikasi yang harus dimiliki oleh
calon pelamar, menentukan jenis posisi (sementara, paruh waktu, penuh waktu, atau magang), dan
menyatakan kapan posisi tersebut akan tersedia. Dengan menggunakan informasi ini, SDM mendapat
persetujuan akhir dari presiden Fitter untuk memulai proses perekrutan. Karena tidak ada sistem informasi
pusat, maka detail pada form lowongan kerja sering tidak konsisten.
Masalah dapat terjadi selama proses perekrutan Fitter. Pertama, deskripsi file kualifikasi pekerjaan
yang dibutuhkan mungkin tidak lengkap atau tidak akurat. Kedua, apakah formulir lowongan kerja hilang
atau tidak diarahkan dengan benar, Departemen Sumber Daya Manusia tidak akan tahu bahwa posisinya
tersedia, sementara supervisor mengasumsikan bahwa dokumen sedang dalam proses. Dengan

Kartyaningsih Bela A062202007

CHAPTER 6
PROSES SUMBER DAYA MANUSIA DENGAN ERP

terintegrasinya sistem informasi, informasi pekerjaan tersedia dengan segera dan lebih mudah untuk
dipantau.
Proses Wawancara dan Perekrutan
Di Fitter, departemen yang meminta mengembangkan daftar pendek kandidat untuk posisi tersebut
dengan memilih hingga tiga pelamar, berdasarkan data yang disediakan oleh Departemen Sumber Daya
Manusia. SDM menghubungkan kandidat pada daftar pendek, jadwal wawancara, dan membuat file untuk
setiap kandidat. Jika seorang kandidat menerima tawaran wawancara, Departemen Sumber Daya
Manusia membuat pengaturan untuk calon pekerjaan, termasuk pengaturan perjalanan dan jadwa
lkegiatan wawancara. Setelah proses wawancara awal, anggota staf Sumber Daya Manusia memperbarui
file kandidat untuk menunjukkan apakah dia masih kemungkinan untuk dipekerjakan. Jika tidak ada
kandidat yang dapat diterima ditemukan, atau jika tidak ada dari mereka yang menerima tawaran
pekerjaan, maka proses tersebut harus diulangi, yang minimal akan membutuhkan pengembangan daftar
pendek yang baru tetapi mungkin memulai kembali dengan posting pekerjaan baru.
Banyak masalah Fitter dalam proses wawancara dan perekrutan yang berkaitan dengan arus
informasi dan komunikasi. Fitter tidak memiliki kalender janji temu grup perangkat lunak, yang akan
memungkinkan staf Sumber Daya Manusia untuk dengan mudah menemukan waktu ketika semua kunci
personel akan tersedia untuk mewawancarai kandidat. Tanpa alat kalender seperti itu, menjadwalkan
wawancara seringkali merupakan proses yang tidak praktis, membutuhkan karyawan Sumber Daya
Manusia untuk berkoordinasi tentang jadwal wawancara antara kandidat dan personel yang sesuai di
Fitter.
Tugas SDM setelah Perekrutan
Departemen sumber daya manusia memiliki tanggung jawab yang terus berlanjut di luar perekrutan
dan awal pekerjaan seorang karyawan. Departemen sumber daya manusia harus mempertahankan
komunaksi lini yang berkelanjutan dengan karyawan dan atasannya untuk memastikan karyawan tersebut
berkinerja baik. Karena Fitter tidak memiliki sistem informasi yang efektif, maka mengalolah data evaluiasi
kinerja sulit untuk dilakukan. Ini menimbulkan tantangan bagi Departemen Sumber Daya Manusia untuk
mengidentifikasi masalah dengan seorang karyawan dan mengambil tindakan korektif (seperti pekerjaan
konseling kinerja atau transfer) sebelum masalah menyebabkan penghentian.
Perputaran karyawan sangat terkait dengan kepuasan kerja dan kompensasi. Jika karyawan
memiliki pekerjaan yang memuaskan dan mendapat kompensasi yang baik, mereka cenderung tidak
meninggalkan perusahaan. Sumber daya manusia dapat membantu menjaga lingkungan kerja yang
memuaskan melalui sejumlah artinya, seperti mengadakan program pelatihan untuk supervisor dan
manajer, melakukan survei kepuasan karyawan secara berkala, dan pengumpulan data dari survei
karyawan.

Kartyaningsih Bela A062202007

CHAPTER 6
PROSES SUMBER DAYA MANUSIA DENGAN ERP

SUMBER DAYA MANUSIA DENGAN PERANGKAT LUNAK ERP

Dengan sebuahs istem terintegrasi, perusahaan dapat menyimpan informasi karyawan secara
elektronik, menghilangkan tumpukan kertas dan file yang membuat pencarian informasi menjadi sulit. Baik
Sistem informasi memungkinkan anggota staf sumber daya manusia untuk mengambil karyawan yang
relevan informasi dalam hitungan detik dan untuk mempertahankan kontrol yang tepat sehingga informasi
sensitif tidak dikompromikan dan aturan privasi tidak dilanggar. Sistem informasi yang terintegrasi adalah
komponen kunci dalam proses ini.
Keberhasian dalam menggunakan sistem ERP sumber daya manusia membutuhkan jumlah
informasi rinci pengelolaan yang signifikan. Modul Sumber Daya Manusia (SDM) SAP ERP menyediakan
alat untuk mengelola peran dan tanggung jawab organisasi, definisi, informasi pribadi karyawan, dan
tugas yang berkaitan dengan manajemen waktu, penggajian, manajemen perjalanan, dan pelatihan
karyawan. Sebagian besar perusahaan memiliki bagan atau rencana organisasi yang membantu
menentukan tanggung jawab manajemen. Dengan sistem ERP, dimungkinkan untuk membuat bagan
organisasi dengan lebih detail yang mendukung tugas-tugas sumber daya manusia, seperti merekrut
karyawan dan merencanakan perubahan organisasi.
SAP ERP menyediakan alat Rencana Organisasi dan Kepegawaian yang digunakan untuk
menentukan sebuah struktur kepengurusan perusahaan dan kedudukan dalam struktur sebagai
organisasi. Alat Rencana Organisasi dan Kepegawaian juga menyebutkan nama orang yang memegang
masing-masing posisi.
SAP ERP dapat membedakan antara orang, tugas, pekerjaan, dan posisi. Di SAP, seseorang adalah
sebuah individu unik yang memegang posisi dan yang melakukan tugas , yang ditugaskan suatu
tanggung jawab yang terkait dengan pekerjaan atau posisi tertentu.
Data sumber daya manusia yang lengkap dan akurat mempermudah tugas seorang manajer. Alat
Desktop Manajer dalam modul Sumber Daya Manusia SAP menyediakan akses ke semua data dan
transaksi sumber daya manusia di satu lokasi. Data sumber daya manusia meliputi informasi pribadi
karyawan, jadi pengendalian akses ke data itu sangat penting. Keuntungan dari sistem informasi yang
terintegrasi atas asistem berbasis kertas adalah pengendalian akses ke data dilakukan secara otomatis;
manajer dapat menggunakan sistem untuk menentukan pengguna mana yang harus memiliki akses ke
berbagai data.

Kartyaningsih Bela A062202007

CHAPTER 6
PROSES SUMBER DAYA MANUSIA DENGAN ERP

FITUR SUMBER DAYA MANUSIA SAP ERP LANJUTAN

Manajemen Waktu
Pegawai per jam, yang dibayar untuk setiap jam kerja, harus mencatat jam kerja mereka agar
mereka bisa dibayar. Modul SDM SAP menggunakan Cross Application Time Sheets (CATS) untuk
mencatat waktu kerja karyawan dan memberikan data ke modul lain, termasuk berikut ini:
 Modul Pengendalian SAP – Memantau dan mengelola biaya
 Modul penggajian SAP – Menghitung gaji karyawan
 Modul Perencanaan Produksi SAP – Menentukan apakah tenaga kerja cukup tersedia
untuk mendukung rencana kerja produksi
Proses Penggajian
Pemrosesan penggajian mungkin merupakan fungsi terpenting dari departeman sumber daya
manusia. Dua proses utama dalam menentukan gaji yang diterima karyawan adalah perhitungan elemen
remunerasi dan penentuan pemotongan wajib dan sukarela. Elemen remunerasi dari gaji karyawan
termasuk gaji pokok, bonus, gratifikasi, gaji lembur, gaji sakit, dan tunjangan liburan yang diperoleh
karyawan selama pembayaran. Pemotongan menurut undang - undang dan sukarela adalah pemotongan
gaji, termasuk pajak (federal, negara bagian, lokal, Jaminan Sosial, dan Medicare), pinjaman perusahaan,
dan tunjangan kontribusi.
Proses penentuan gaji setiap karyawan disebut proses penggajian . Dalam menjalankan daftar gaji,
sistem SAP ERP mengevaluasi data input dan mencatat setiap ketidak sesuaian dalam file log kesalahan.
Karyawan penggajian meninjau log kesalahan, membuat koreksi yang diperlukan, dan mengulangi proses
penggajian sampai tidak ada kesalahan yang dicatat. Kemudian penggajian digunakan untuk
menghasilkan laporan gaji karyawan, memproses transfer dana elektronik ke rekening individu karyawan,
menyerahkan pembayaran pajak ke entitas pemerintah yang sesuai, dan melakukan perhitungan lain
yang dipersyaratkan oleh sumber daya manusia dan akuntansi.
Manajemen Perjalanan
Banyak perusahaan menghabiskan sejumlah besar uang untuk perjalanan karyawan, dan
pengelolaan perjalanan dan biaya terkaitnya bisa menjadi tugas yang signifikan. Permintaan perjalanan,
yang mungkin berasal dari karyawan atau manajer karyawan, adalah langkah pertama dalam proses
perjalanan manajemen. Permintaan perjalanan biasanya membutuhkan persetujuan manajemen, Setelah
manajemen menyetujui perjalanan tersebut, karyawan harus membuat reservasi perjalanan mereka.
Sistem Manajemen Perjalanan SAP ERP memfasilitasi proses ini dengan menyimpan data
perjalanan untuk setiap karyawan, termasuk penerbangan hotel, dan preferensi mobil, dan
mengintegrasikan data ini dengan modul Penggajian (untuk mengelola penggantian) dan dengan modul
Akuntansi dan Pengendalian Keuangan (untuk mencatat biaya perjalanan dengan benar). Perusahaan

Kartyaningsih Bela A062202007

CHAPTER 6
PROSES SUMBER DAYA MANUSIA DENGAN ERP

yang menggunakan sistem SAP ERP Travel Managemen juga dapat menggunakan aplikasi berbasis web
yang memungkinkan karyawan untuk mengajukan laporan pengeluaran melalui browser Web.
Dengan Travel On Demand, karyawan dapat menggunakan ponsel cerdas mereka untuk secara
otomatis mengkategorikan biaya perjalanan mereka hanya dengan memotret setiap struk. Sistem
kemudian membaca tanda terima dan menempatkan dalam kategori biaya yang benar. Selain itu,
karyawan yang menggunakan Travel On Demand dapat menanyakan sistem tentang perjalanan dan
kebijakan pengeluaran, seperti kebijakan perusahaan dalam mengajak klien makan malam.
Pelatihan dan Koordinasi Pengembangan
Komponen Pengembangan Personalia dari modul Sumber Daya Manusia SAP ERP memungkinkan
perusahaan untuk merencanakan dan melaksanakan kegiatan pengembangan dan pelatihan karyawan
dan memaksimalkan kemampuan karyawan untuk berkontribusi pada organisasi. Tanpa sistem informasi
sumber daya manusia yang efektif, mengelola kebutuhan pelatihan, pengembangan, dan sertifikasi bagi
karyawan perusahaan dapat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan.
Dalam sistem SAP ERP, pengembangan karyawan didorong oleh kualifikasi dan persyaratan.
Persyaratan adalah keterampilan atau kemampuan yang terkait dengan suatu jabatan, sementara,
kualifikasi adalah keterampilan atau kemampuan yang terkait dengan karyawan tertentu. Dengan
menggunakan SAP Alat Pengembangan Personalia, seorang manajer dapat membandingkan kualifikasi
karyawan dengan persyaratan untuk posisi yang diinginkan karyawan. Perbandingan ini memungkinkan
manajer untuk mengidentifikasi kesenjangan dan merencanakan upaya pengembangan dan pelatihan
untuk menutup kesenjangan tersebut.
Salah satu alasan terpenting perusahaan harus mengelola pengembangan dan pelatihan karyawan
adalah kebutuhan untuk perencanaan suksesi . Rencana suksesi menguraikan strategi untuk mengganti
karyawan ketika mereka meninggalkan perusahaan atau pindah ke posisi yag lain dalam perusahaan.
Keberhasilan sebuah perusahaan sebagian besar bergantung pada keterampilan, kemampuan, dan
pengalaman tim manajemennya.
Karir dan Komponen Perencanaan Suksesi dari modul Sumber Daya Manusia SAP ERP
memungkinkan sumber daya manusia lebih profesional dalam membuat, menerapkan, dan mengevaluasi
skenario perencanaan suksesi. Departemen sumber daya manusia menggunakan alat perencanaan karir
saat bekerja dengan karyawan, mengidentifikasi tujuan karir potensial dan menyusun rencana karir.
Perusahaan menggunakan alat perencanaan suksesi untuk menemukan orang untuk mengisi posisi
kosong. Menggunakan karir dan Alat perencanaan suksesi dalam sistem ERP memastikan bahwa sumber
daya manusia akan akurat dan data posisi dan posisi karyawan yang tepat waktu saat mengembangkan
rencana tersebut.

Kartyaningsih Bela A062202007

CHAPTER 6
PROSES SUMBER DAYA MANUSIA DENGAN ERP

FITUR TAMBAHAN SDM PADA SAP ERP

Staf sumber daya manusia harus mengikuti perkembangan sosial, teknologi, dan perkembangan
legislatif yang mempengaruhi dunia usaha. Karena itu, modul SAP sumber daya manusia telah diperluas
untuk memasukkan fitur-fitur yang membantu tugas para manajer sumber daya manusia yang baru-baru
ini menjadi penting bagi perusahaan.
Manajemen Waktu Seluler
Banyak karyawan, terutama tenaga penjualan yang menghabiskan banyak waktu dijalan, mungkin
tidak memiliki akses reguler ke PC. Alat Manajemen Waktu Seluler SAP memungkinkan karyawan untuk
menggunakan ponsel cerdas atau perangkat seluler lainnya untuk mencatat waktu kerja mereka, rekam
ketidak hadiran, atau masukkan permintaan cuti.
Manajemen Keluarga dan Cuti Medis
Modul Sumber Daya Manusia meringankan beberapa beban administratif yang dibebankan oleh
Undang-undang Federal Keluarga dan Cuti Medis (FMLA) 1993. Perusahaan dapat memprogram Modul
Sumber Daya Manusia untuk menentukan apakah seorang karyawan memenuhi syarat untuk mengambil
FMLA dan secara otomatis mengurangi ketidak hadiran tersebut dari cuti karyawan yang diizinkan.
Pengelolaan Manfaat Mitra Domestik
Banyak perusahaan memberikan keuntungan bagi mitra dalam negeri (belum menikah). Modul
Sumber Daya Manusia sekarang mendukung pengelolaan tunjangan bagi mitra rumah tangga dan anak-
anak mereka. Sistem ini memberi perusahaan lebih banyak fleksibilitas dalam menyesuaikan opsi
cakupan dependen untuk rencana kesehatan, kelayakan untuk pendaftaran tanggungan, dan penunjukan
penerima manfaat.
Administrasi Insentif Jangka Panjang
Modul Sumber Daya Manusia memberikan lebih banyak opsi untuk diproses insentif jangka panjang.
Misalnya, modul SAP Payroll memungkinkan perusahaan untuk menghitung pajak secara akurat ketika
karyawan menggunakan opsi saham dan menjual saham mereka di perusahaan. Modul Sumber Daya
Manusia dapat diprogram untuk membagikan data insentif tersebut dengan Akuntansi sehingga
Akuntansi dapat menyelesaikan pelaporan keuangan yang diperlukan.
Perencanaan Biaya Personil
Perubahan dalam organisasi (termasuk ekspansi, akuisisi, dan perampingan) dapat memengaruhi
biaya terkait karyawan, yang biasanya merupakan bagian yang signifikan dari biaya perusahaan. Alat
Perencanaan Biaya Personel memungkinkan staf sumber daya manusia untuk menentukan dan
mengevaluasi perencanaan skenario untuk menghasilkan perkiraan biaya. Melakukan perencanaan biaya
memungkinkan sumber daya manusia untuk memperkirakan perkiraan biaya dengan mengintegrasikan
data dengan modul SAP ERP lainnya.

Kartyaningsih Bela A062202007

CHAPTER 6
PROSES SUMBER DAYA MANUSIA DENGAN ERP

Manajemen dan Penggajian untuk Karyawan Global

Konsep manajemen berdasarkan tujuan (MBO) pertama kali diuraikan oleh Peter Drucker dalam
karyanya pada 1954 dibuku The Practice of Management . Di MBO, manajer didorong untuk fokus akan
hasil, bukan aktivitas, dan untuk "menegosiasikan kontrak tujuan" dengan bawahan mereka tanpa
mendikte metode yang tepat untuk mencapainya. SAP ERP mendukung pendekatan MBO melalui proses
yang mencakup penilaian kinerja. Hasil penilaian dapat mempengaruhi kompensasi karyawan,
menghasilkan kenaikan gaji tahunan yang bisa signifikan, tergantung tentang kinerja karyawan. Proses
MBO di SAP ERP juga memungkinkan manajer untuk memasukkan hasil dari tujuan yang dicapai dalam
profil kualifikasi karyawan.

Kartyaningsih Bela A062202007