RINGKASAN MATERI KULIAH

The Human Resources Management and Payroll Cycle

Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi
Dosen Pengampu : Ignatius Aryono Putranto, S.E., M. Acc., Ak

Akuntansi D – Kelompok 5:
1. 172114142 Alexius Kariyadi Wijaya (Penyusun RMK)
2. 172114150 Fenda Tania Maulidna Sarro (Pengumpul)
3. 172114154 Margareta Kusumaningrum (Penyusun PPT)
4. 172114185 Mei Liana Bunga Prasetyawati (Presenter)

PRODI AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
2019
Tujuan Pembelajaran
1. Menjelaskan aktivitas-aktivitas bisnis utama dan operasi pemrosesan informasi terkait
yang dijalankan dalam siklus manajemen sumber daya manusia (MSDM)/penggajian.
2. Mendiskusikan pembuatan keputusan-keputusan penting dalam siklus
MSDM/penggajian dan mengidentifikasi informasi yang diperlukan untuk membuat
keputusan-keputusan tersebut.
3. Mengidentifikasi ancaman-ancaman utama dalam siklus MSDM/penggajian dan
mengevaluasi kelengkapan berbagai prosedur pengendalian internal untuk menghadapi
ancaman tersebut.

SIKLUS Manajemen Sumber Daya Manusia dan Penggajian

Pendahuluan
Siklus manajemen sumber daya manusia (MSDM)/penggajian—human resources
management (HRM)/payroll cycle adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pengolahan
data terkait yang terus-menerus berhubungan dengan mengelola kemampuan pegawai secara
efektif. Tugas-tugas yang lebih penting meliputi sebagai berikut.

1. Merekrut dan mempekerjakan para pegawai baru.

2. Pelatihan.
3. Penugasan pekerjaan.
4. Kompensasi (penggajian).
5. Evaluasi kinerja.
6. Mengeluarkan pegawai karena penghentian yang sukarela maupun tidak.

Tugas 1 dan 6 dilakukan hanya sekali pada setiap pegawai, sementara tugas 2 dan 5
dijalankan berulang-ulang selama seorang pegawai bekerja untuk perusahaan tersebut. Pada
kebanyakan perusahaan, keenam aktivitas ini dibagi ke dalam dua sistem terpisah. Tugas 4,
kompensasi pegawai, merupakan fungsi utama sistem penggajian. Sistem MSDM
menjalankan lima tugas lainnya. Pada banyak perusahaan, kedua sistem tersebut dikelola
secara terpisah. Sistem MSDM biasanya merupakan tanggung jawab dari direktur sumber

1
daya manusia, sementara pengawas mengelola sistem penggajian. Meski demikian, sistem
ERP menggabungkan kedua set aktivitas tersebut.

Sistem Informasi Siklus MSDM/Penggajian

Tinjauan Proses MSDM dan Kebutuhan Informasi

Keberhasilan sebuah organisasi bergantung pada pegawai yang memiliki kemampuan
dan pegawai yang memiliki motivasi karena pengetahuan dan kemampuan mereka
memengaruhi kualitas dari barang serta jasa yang diberikan ke pelanggan.

Untuk memanfaatkan pegawai perusahaan secara efektif, sistem MSDM/penggajian

harus mengumpulkan dan menyimpan informasi yang dibutuhkan para manajer. Database
induk MSDM/penggajian menyediakan beberapa informasi yang diperlukan para manajer
tersebut. Meski demikian, database induk tersebut biasanya hanya memuat informasi
deskriptif, seperti pegawai mana yang memiliki keahlian apa dan siapa yang telah menghadiri
berbagai program pelayihan. Meskipun informasi tersebut memungkinkan para manajer untuk
2
membuat keputusan terkait penentuan staf, informasi tersebut tidak membantu memengaruhi
pengetahuan dan keahlian tertentu yang dimiliki para pegawainya.

Untuk menggunakan pengetahuan dan kemampuan para pegawai secara lebih efektif,
banyak organisasi berinvestasi pada sistem manajemen pengetahuan. Sistem manajemen
pengetahuan (knowledge management system) tidak hanya berjalan seperti sebuah petunjuk
yang mengidentifikasi area-area keahlian yang dimiliki pegawai individu, tetapi juga
menangkap dan menyimpan pengetahuan tersebut, sehingga dapat dibagikan dan digunakan
oleh yang lainnya. Sistem manajemen pengetahuan dapat secara signifikan meningkatkan
produktivitas.

Mengakui nilai dari pengetahuan dan kemampuan para pegawai dapat membantu
perusahaan memahami dengan lebih baik biaya sesungguhnya terkait dengan perputaran
(turnover) pegawai yang berlebihan. Sebagai tambahan atas biaya langsung yang terkait
dengan proses perekrutan (pengiklanan, pengecekan latar belakang, wawancara kandidat,
dsb.), terdapat pula biaya-biaya yang terkait dengan mempekerjakan tenaga bantuan
sementara, melatih para pegawai baru, dan mengurangi produktivitas para pegawai baru
sampai mereka sepenuhnya mempelajari bagaimana melakukan tugas-tugas mereka.

Semangat kerja pegawai juga penting. Semangat pegawai yang rendah menciptakan
biaya finansial ketika dihasilkan dalam perputaran. Sebaliknya, terdapat peningkatan bukti
bahwa semangat pegawai yang tinggi memberikan manfaat finansial. Analisis statistik
menunjukkan bahwa sikap para pegawai mengenai pekerjaan mereka dan perusahaan secara
signifikan memprediksi bagaimana mereka bersikap terhadap para pelanggan, hal tersebut
ternyata memengaruhi kepuasan pelanggan sebagaimana diukur dengan penjualan berulang.

Ancaman dan Pengendalian

Ancaman umum utama yaitu data induk yang tidak akurat atau tidak valid. Data induk
pegawai yang tidak akurat dapat mengakibatkan penentuan staf yang berlebihan atau kurang.
Hal ini juga dapat menciptakan ketidakefisienan yang berkaitan dengan penugasan pegawai
untuk menjalankan tugas yang tidak sepenuhnya dikuasainya. Ketidakakuratan data induk
penggajian yang mengakibatkan kesalahan pada pembayaran pegawai dapat menciptakan
masalah-masalah semangat kerja yang signifikan. Kesalahan pada data mengenai penggunaan

3
waktu pegawai dapat mengakibatkan evaluasi kinerja yang tidak akurat dan kekeliruan dalam
penghitungan biaya produk dan jasa organisasi.

Salah satu cara untuk mengurangi ancaman ketidakakuratan atau tidak validnya data
induk, yaitu menggunakan berbagai pengendalian integritas pemrosesan untuk meminimalkan
risiko kesalahan input data. Penting juga untuk membatasi akses terhadap data tersebut dan
mengatur sistem, sehingga hanya para karyawan terotorisasi yang dapat membuat perubahan
terhadap data induk. Pembatasan ini memerlukan perubahan pada pengaturan dasar atas peran
pegawai dalam sistem ERP untuk membagi tugas yang tidak sesuai dengan tepat.

Ancaman umum kedua adalah pengungkapan yang tidak diotorisasi atas informasi
sensitif, seperti gaji dan evaluasi kinerja untuk pegawai individu. Prosedur pengendalian
terbaik untuk mengurangi risiko pengungkapan data penggajian yang tak terotorisasi adalah
menggunakan autentikasi multifaktor dan pengendalian keamanan fisik untuk membatasi
akses data induk MSDM/penggajian hanya kepada para pegawai yang memerlukan akses
tersebut untuk menjalankan pekerjaan mereka. Mengenskripsi database memberikan
perlindungan tambahan dengan membuat informasi yang tidak dapat dipahami siapapun yang
berhasil memperoleh akses tak terotorisasi terhadap database tersebut.

Ancama umum ketiga terkait dengan hilang atau rusaknya data induk. Cara terbaik
untuk mengurangi risiko atas ancaman ini adalah menggunakan backup dan prosedur
pemulihan bencana.

Ancama umum keempat adalah mempekerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi

atau bahkan seorang pencuri. Mempekerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi dapat
meningkatkan biaya produksi dan mempekerjakan seorang pegawai yang merupakan seorang
pencuri dapat menimbulkan pencurian aset. Kedua masalah tersebut tepatnya dapat
ditanggulangi dengan prosedur perekrutan yang sesuai. Kualifikasi kemampuan untuk setiap
posisi pekerjaan yang dibuka harus dinyatakan secara tegas dalam laporan pengendalian
posisi. Untuk mnegurangi risiko mempekerjakan pegawai yang merupakan seorang pencuri,
organisasi harus bekerja sama dengan sebuah perusahaan profesional untuk melakukan
pengecekan latar belakang yang menyeluruh atas semua pelamar kerja untuk posisi-posisi
pekerjaan yang berurusan dengan akses terhadap data dan aset-aset keuangan, untuk
mengidentifikasi para pelamar dengan catatan kriminal sebelumnya.

4
 Ancaman umum kelima adalah pelanggaran atas hukum dan peraturan terkait
perekrutan dan pemecatan pegawai secara tepat. Pmerintah memberikan sanksi yang berat
pada perusahaan yang melanggar ketentuan hukum ketenagakerjaan. Selain itu, organisasi
dapat dikenakan gugatan sipil oleh orang yang dinyatakan sebagai diskriminasi
ketenagakerjaan.

5
Aktivitas Siklus Penggajian
Departemen MSDM memberikan informasi mengenai perekrutan, pemberhentian, dan
perubahan tingkat pembayaran (kenaikan gaji dan promosi jabatan).

Memperbarui Database Induk Penggajian

Aktivitas pertama dalam siklus MSDM/penggajian melibatkan pembaruan database

induk penggajian yang merefleksikan berbagai jenis perubahan yang diajukan secara internal:
perekrutan baru, pemberhentian, perubahan dalam tingkat bayaran, atau perubahan dalam gaji
tertahan yang ditetapkan. Selain itu, secara berkala data induk perlu diperbarui untuk
menunjukkan perubahan-perubahan tarif pajak dan potongan untuk asuransi.

Proses

Departemen MSDM bertanggung jawab untuk memperbarui database penggajian

untuk perubahan yang diajukan secara internal terkait ketenagakerjaan, sedangkan
departemen penggajian memperbarui informasi mengenai tarif pajak dan potongan penggajian
lainnya ketika ia menerima pemberitahuan perubahan dari berbagai unit pemerintah dan
perusahaan asuransi.

Ancaman dan Pengendalian

Perubahan yang tak teotorisasi atas data induk penggajian dapat mengakibatkan
peningkatan biaya pembayaran kepada pegawai yang tidak dibenarkan. Pemisahan tugas
secara tepat merupakan prosedur pengendalian utama untuk menghadapi ancaman tersebut.
Departemen MSDM diperbolehkan memperbarui file induk penggajian untuk perekrutan,
pemecatan, kenaikan gaji, dan promosi. Pemisahan tugas ini mencegah seseorang yang

6
memiliki akses-akses terhadap cek gaji untuk menciptakan pegawai fiktif atau mengubah
tingkat bayaran dan kemudian mengambil cek-cek palsu tersebut.

Pengendalian akses sistem penggajian juga penting. Sistem tersebut harusnya diatur
untuk membandingakan ID pengguna dan kata sandi dengan sebuah matriks pengendalian
akses yang menjelaskan tindakan apa yang boleh untuk dijalankan setiap pegawai dan
mengonfirmasi file apa yang boleh diakses setiap pegawai.

Ancaman lainnya adalah ketidakakuratan dalam memperbarui data induk penggajian

sehingga dapat menghasilkan kesalahan dalam pembayaran pegawai dan denda karena tidak
membayarkan jumlah yang benar atas pajak penghasilan kepada pemerintah. Untuk mengatasi
ancaman ini, pengendalian integritas pemrosesan secara tepat sseperti pengecekan validitas
pada nomor pelanggan dan uji kelayakan terhadap perubahan yang sedang dibuat, sebaiknya
diterapkan ke seluruh transaksi-transaksi perubahan penggajian.

Memvalidasi Data Waktu dan Kehadiran

Langkah kedua dalam siklus penggajian adalah memvalidasi setiap data waktu dan kehadiran
pegawai.
7
Proses
Kartu waktu (time card) adalah sebuah dokumen yang mencatat waktu kedatangan dan
keberangkatan pegawai untuk setiap giliran (shift) kerja. Para pegawai yang mendapatkan gaji
tetap sering mencatat pekerjaan tenaga kerja mereka dengan kartu waktu. Bahkan, para
supervisor mereka secara informal mengawasi kehadiran mereka dalam pekerjaan.
Perusahaan manufaktur juga menggunakan kartu jam kerja untuk mencatat data secara
mendetail mengenai bagaimana para pegawai menggunakan waktu mereka. Data pada tiket
waktu tersebut digunakan untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja di antara berbagai
departemen, pusat biaya, dan pekerjaan produksi.
Lembar waktu (time sheet) adalah sebuah tampilan layar entri data (atau dokumen
kertas) yang digunakan oleh para profesional yang digaji untuk mencatat lamanya waktu yang
dihabiskan dalam melakukan berbagai tugas untuk klien-klien tertentu. Para pemberi
kerja/atasan menggunakan lembar waktu tersebut untuk menentukan biaya dan secara akurat
menagihkan kepada para klien atas jasa yang telah diberikan perusahaan.
Ancaman dan Pengendalian
Ancaman utama terhadap aktivitas penggajian adalah data waktu dan kehadiran yang tidak
akurat. Ketidakakuratan dalam catatan waktu dan kehadiran dapat mengakibatkan biaya
tenaga kerja yang meningkat dan laporan biaya tenaga kerja yang keliru. Selain itu,
ketidakakuratan dapat menurunkan semangat kerja pegawai atau mengakibatkan gaji jasa
tenaga kerja yang tak terbayarkan
Otomatisasi data sumber dapat mengurangi risiko kesalahan yang tidak diinginakan
dalam pengumpulan data waktu dan kehadiran. Teknologi informasi (TI) juga dapat
mengurangi risiko ketidakakuratan yang disengaja untuk data waktu dan kehadiran. Selain itu,
meminta para supervisor departemen untuk memeriksa dan menyetujui kartu waktu dan kartu
jam kerja memberikan sebuah pengendalian detektif pada keakuratan data waktu dan
kehadiran.

Menyiapkan Penggajian
Langkah ketiga dalam siklus penggajian adalah menyiapkan penggajian.

8
Proses

Terdapat urutan aktivitas-aktivitas untuk memproses penggajian. Pertama, transaksi

penggajian diedit dan transaksi yang divalidasi kemudian disortir berdasarkan nomor
pegawai. Berikutnya, seluruh potongan penggajian dijumlahkan dan totalnya digunakan untuk
mengurangi gaji kotor, sehingga didapatkan jumlah gaji bersih. Berikutnya, daftar penggajian
dan potongan dibuat. Daftar penggajian (payroll register) register penggajian mencantumkan
gaji kotor setiap pegawai, potongan penggajian dan gaji bersih dalam format multikolom.
Terakhir, sistem mencetak cek gaji pegawai. Cek gaji ini biasanya menyertakan sebuah
laporan pendapatan (earning statement) yang memuat jumlah gaji kotor, potongan, dan gaji
bersih untuk periode terkini serta total year-to-date untuk masing-masing kategori.

Ancaman dan Pengendalian

Kerumitan pemrosesan penggajian, terutama berbagai ketentuan hukum pajak,

membuat pemrosesan penggajian rawan akan kesalahan. Kesalahan-kesalahan dalam
kenyataannya dapat menururnkan semangat kerja pegawai, terutama jika cek gaji terlambat.
Selain catatan dan laporan biaya penggajian yang tidak tepat, kesalahan pemrosesan juga

9
dapat mengakibatkan denda jika kesalahan tersebut berujung pada kegagalan untuk membayar
gaji kepada pemerintah dengan jumlah yang sesuai.

Tiga jenis penngendalian integritas pemrosesan yang dapat mengurangi ancaman

kesalahan penggajian:

 Total batch (batch total). Sistem MSDM/penggajian yang canggih akan terus
menggunakan pemrosesan batch untuk penggajian.
 Melakukan cross-footing daftar penggajian (cross-footing the payroll register)
 Akun kliring penggajian (payroll clearing account). Akun klliring penggajian
adalah sebuah akun buku besar umum yang digunakan dalam proses dua langkah
unutk mengecek keakuratan dan kelengkapan dari pencatatan biaya penggajian
dan alokasi lebih lanjut terhadap pusat-pusat biaya yang sesuai.

Mengeluarkan Penggajian
Langkah berikutnya adalah pengeluaran nyata atas cek gaji ke pegawai. Sebagian
besar pegawai dibayar menggunakan cek atau setoran langsung dengan jumlah gaji bersih ke
dalam rekening bank pribadi mereka. Tidak seperti pembayaran tunai, kedua metode tersebut
memberikan sebuah sarana untuk mendokumentasikan jumlah upah yang dibayarkan.

Proses

10
 Setelah cek gaji disiapkan, petugas penggajian memeriksa dan menyetujui daftar
penggajian. Sebuah voucher pencairan kemudian disiapkan untuk mengotorisasi transfer dana
dari rekening pengecekan umum perusahaan ke rekening bank penggajian. Voucher pencairan
tersebut kemudian digunakan untuk memperbarui buku besar.
Setelah memeriksa daftar penggajian dan voucher pencairan, kasir kemudian
menyiapkan dan menandatangani sebuah cek (atau mengajukan sebuah transaksi Electronic
Funds Transfer—EFT) yang mentransfer dana dari rekening bank penggajian perusahaan.
Setoran langsung merupakan satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya
pemrosesan penggajian. Setoran langsung menyediakan penghematan kepada para atasan
dengan menghapus biaya pembelian, pemrosesan dan pendistribusian cek kertas.
Ancaman dan Pengendalian

Ancaman besar dalam proses penggajian adalah pencurian cek gaji, penerbitan cek gaji ke
pegawai fiktif, atau penerbitan cek gaji ke pegawai yang telah diberhentikan. Hal ini dapat
meningkatkan biaya dan hilangnya kas.
Menerapkan pengendalian dalam mengatasi ancaman tersebut, secara spesifik:
 Akses terhadap cek gaji kosong dan terhadap mesin tandatangan cek harus dibatasi
 Seluruh cek penggajian harus secara urut dinomori sebelumnya dan secara periodik
diperhitungkan
 Kasir harus menandatangani seluruh cek penggajian hanya ketika didukung dengan
dokumentasi yang layak

Sebagai tambahan, cek penggajian tidak boleh ditarik melalui rekening bank umum
organisasi. Sebagai gantinya, untuk tujuan pengendalian, sebuah rekening bank penggajian
yang terpisah harus digunakan. Penggunaan autentikasi multifaktor dan pengendalian lain
untuk mempersempit akses atas database induk penggajian akan mengurangi risisko
pembuatan cek untuk pegawai fiktif. Prosedur khusus sebaiknya digunakan untuk menangani
cek gaji yang tidak diklaim karena prosedur tersebut mengindikasikan kemungkinan sebuah
masalah, seperti pegawai yang tidak atau telah diberhentikan.

Menghitung dan Mengeluarkan Pajak Penghasilan Yang Dibayar Pegawai Serta

Potongan Pegawai Sukarela

11
Aktivitas penggajian terakhir adalah menghitung dan membayar pajak gaji dan penghasilan
pegawai kepada pemerintah atau entitas lain yang sesuai.

Proses

Para atasan harus membayar pajak Social Security sebagai tambahan terhadap jumlah
potongan dari cek gaji pegawai. Hukum pemerintah pusat dan negara bagian juga
menghendaki para atasan untuk mengontribusikan presentase tertentu dari setiap gaji kotor
pegawai sampai dengan batas tahunan maksimum, untuk dana asuransi kompensasi
pengangguran pusat dan negara bagian.

Sebagai tambahan terhadap pengeluaran terkait pajak yang wajib, para atasan
bertanggung jawab untuk memastikan bahwa dana lain yang dikurangkan dari cek gaji
pegawai dihitung dengan benar dan dibayarkan secara tepat waktu ke entitas yang sesuai.

Ancaman dan Pengendalian

Ancaman utama dalam aktivitas ini adalah kegagalan untuk memenuhi pembayaran
yang diperlukan, pembayaran yang tidak tepat waktu, atau kesalahan dalam pembayaran
tersebut. Ancaman ini dapat menimbulkan denda dari petugas pemerintah dan pegawi juga
dapat mengeluh apabila kesalahan tersebut secara negatif memengaruhi manfaat pensiun atau
manfaat lainnya.

Guna mengatasi ancaman atas pembayaran yang diabaikan atau tidak tepat waktu,
harus digunakan untuk mengatur sistem penggajian agar secara otomatis mengeluarkan dana
ketika penggajian diproses. Pengendalian integritas pemrosesan seperti pengecekan cross-
footing dan total batch, meminimalkan risiko ketidakakuratan. Tinjauan pengawas secara
teratur atas laporan penggajian memberikan sebuah pengendalian detektif. Selain itu,
pemberian laporan pendapatan kepada para pegawai memungkinkan mereka untuk
mendeteksi dan melaporkan segala masalah secara tepat waktu.

Opsi Outsourcing: Biro Jasa Penggajian dan Organisasi Pengusaha

Profesional

Dalam sebuah upaya untuk mengurangi biaya, banyak organisasi mengalihdayakan

(outsourching) fungsi penggajian dan MSDM ke biro jasa penggajian dan ke organisasi
12
pengusaha profesional. Sebuah biro jasa penggajian (payroll service bureau) mengelola data
induk penggajian untuk tiap-tiap kliennya dan memproses penggajian untuk mereka. Sebuah
organisasi pengusaha profesional (professional employer organizartion—PEO) tidak hanya
memproses penggajian, tetapi juga memberikan jasa MSDM seperti desain pemanfaatan
pegawai dan administrasi.

Ketika organisasi mengalihdayakan pemrosesan penggajian, mereka mengirimkan

data waktu dan kehadiran pegawai beserta informasi mengenai perubahan personil pegawai
kepada biro jasa penggajian atau PEO setiap akhir periode penggajian. Biro jasa penggajian
atau PEO tersebut kemudian menggunakan data yang diterima dari organisasi untuk
menyiapkan cek gaji pegawai, laporan pendapatan, dan daftar penggajian. Jasa pemrosesan
penggajian juga secara periodik menghasilkan formulir W-2 pegawai dan laporan terkait
pajak lainnya.

Biro jasa penggajian dan PEO biasanya menarik bagi bisnis kecil dan menengah
karena alasan berikut:

 Mengurangi Biaya
 Jangkauan manfaat yang lebih luas
 Pembebasan atas sumber daya komputer

13
SUMBER
1. Romney, Marshall. B dan P.J. Steinbard. (2017). Accounting Information Systems.
New Jersey: Pearson Education Inc.

14