Nama : Fitri Alfarisany

NIM : 19/444740/EK/22558

RANGKUMAN CHAPTER 15
THE HUMAN RESOURCES MANAGEMENT AND PAYROLL CYCLE
Manajemen Sumber Daya Manusia (human resources management)/ siklus penggajian merupakan rangkaian kegiatan
bisnis dan pemrosesan data yang terjadi secara berulang terkait dengan pengelolaan tenaga kerja secara efektif.
Terdapat 6 tugas penting dalam siklus ini :
1. Merekrut dan mencari karyawan baru
2. Mengadakan pelatihan
3. Penempatan kerja
4. Pemberian kompensasi/gaji
5. Evaluasi kinerja karyawan
6. Pemberhentian karyawan karena PHK maupun sukarela
Keberhasilan organisasi bergantung pada karyawan yang termapil dan termotivasi, sebab pengetahuan dan
ketrampilan mereka akan mempengaruhi kualitas produk/jasa yang diberikan pada pelangggan. Supaya
pengetahuan dan ketrampilan karyawan semakin efektif, perusahaan dapat melakukan investasi pada sistem
manajemen pengetahuan (knowledge management system), sistem ini akan mengidentifikasi keahlian karyawan dan
menyimpan pengetahuan tersebut agar dapat digunakan oleh orang lain. Pengakuan terhadap nilai pengetahuan
dan ketrampilan karyawan dapat membantu perusahaan memahami lebih baik biaya yang sebenarnya. Selain itu,
semangat karyawan juga penting, semakin tinggi semangat mereka maka semakin tinggi pula manfaat yang akan
didapat perusahaan.
Ancaman dan kontrol ancaman umum pertama yang dapat terjadi dalam proses ini adalah
ketidakvalidan/ketidakakuratan data master. Hal ini dapat dicegah dengan menggunakan sistem pemrosesan
terintegrasi, melakukan pembatasan akses terhadap data dari pihak luar, dan membuat laporan perubahan data
master untuk memverifikasi bahwa data tetap akurat. Ancaman kedua adalah pengungkapan informasi sensitive
secara tidak sah, hal ini dapat dikontrol dengan menggunakan otentifikasi multifactor dan kontrol akses data,
melakukan enkripsi dan tokenisasi. Ancaman ketiga adalah kehilangan atau kehancuran data master, cara untuk
mengurangi hal ini adalah melakukan pencadangan dan prosedur pemulihan bencana. Ancaman keempat adalah
perekrutan yang tidak memenuhi syarat dan pencurian karyawan, hal ini dapat ditangani dengan menggunakan
prosedur perekrutan yang tepat. Ancaman keliama adalah terjadinya pelanggaran hukum tentang perekrutan dan
pemberhentian yang tepat pada karyawan. hal ini dapat dikontrol dengan melakukan pendokumentasian semua
tindakan terkait periklanan, perekrutan, dan pemecatan karyawan dengan cermat dan tetap menjaga aturan atau
hukum yang berlaku dalam pekerjaan.
Aktivitas dalam siklus penggajian
1. Update database master penggajian
Proses : Manajemen SDM bertanggungjawab untuk memperbarui database master penggajian untuk
perubahan yang dimulai secara internal, sedangkan departemen penggajian akan memperbarui informasi
terkait pajak dan pemotongan gaji berdasarkan pemberitahuan dari berbagai unit.
Ancaman dan kontrol : ancaman pertama adalah terjadinya perubahan tidak sah pada data master
penggajian, hal ini dapat dikontrol dengan melakukan pembagian tugas yang tepat dan kontrol akses
terhadap sistem penggajian. Ancaman kedua adalah pembaruan data master yang tidak akurat, hal ini dapat
diminimalisir dengan melakukan kontrol terintegrasi terhadap sistem pemrosesan.
2. Validasi waktu dan data kehadiran
 Proses : data terkait waktu dan kehadiran karyawan akan berbeda-beda tergantung pada status
pembayarannya. Karyawan yang dibayar per jam akan menggunakan kartu waktu (time card) sedangkan
dalam organisasi layanan lainnya seperti konsultan hukum akan mencatat dengan menggunakan time sheet
untuk menetapkan biaya secara akurat.
Ancaman dan kontrol : ancaman pertama yang dapat terjadi adalah ketidakakuratan data waktu dan
kehadiran, hal ini dapat dikontrol dengan melakukan otomatisasi data, menerapkan teknologi informasi, dan
melakukan pembagian tugas.
3. Persiapan penggajian
Proses : mulanya data transaksi akan diedit, divalidasi, dan diurutkan berdasarkan nomor karyawan.
Kemudian, semua pemotongan gaji dijumlahkan dan totalnya dikurangi dari gaji kotor hingga menjadi gaji
bersih. Selanjutnya, departemen membuat daftar pernggajian dan pemotongan. Terakhir, sistem akan
mencetak gaji karyawan.
Ancaman dan kontrol : ancaman pertama adalah kompleksitas proses penggajian membuat sistem rentan
terjadi kesalahan, hal ini dapat dikontrol dengan menggunakan kontrol terintegrasi (total batch, cross-footing
daftar, dan rekening kliring penggajian), review pengawasan dari departemen, dan menerbitkan pernyataan
pendapatan bagi karyawan.
4. Pembayaran gaji
Proses : setelah gaji disiapkan, akun hutang akan meninjau dan menyetujui daftar gaji,setelah mereview
daftar penggajian, kasir akan mempersiapkan dan menandatangani cek dana ke rekening penggajian. Setoran
langsung merupakan salah satu acra untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya penggajian.
Ancaman dan kontrol: ancaman pertama yang dapat terjadi adalah terjadinya pencurian gaji atau penerbitan
gaji bagi karyawan fiktif, hal ini dapat dikontrol dengan pembatasan akses ke mesin tandatangan cek,
penggunaan otentifikasi multifactor yang kuat, pengecekan nomor cek secara berkala, serta menggunakan
prosedur khusus dalam menangani gaji yang tidak diklaim karena ada masalah.
5. Menghitung dan membeli keuntungan yang dibayaw karyawan, pajak, dan pengurangan karyawan sukarela
Proses : karyawan perlu untuk membayar pajak jaminan sosial sebagai tambahan dari jumlah yang dipotong
dari gaji karyawan. banyak pengusaha yang menawarkan tunjangan fleksibel bagi karyawanya seperti dalam
asuransi kesehatan, rencana pension, dan amal.
Ancaman dan kontrol : ancaman utama dari aktivitas ini adalah kegagalan dalam memenuhi kebutuhan
pengiriman uang, pengiriman tidak tepat waktu, atau kesalahan pengiriman, untuk mengurangi hal ini
perusahaan dapat menggunkanan sistem circular E untuk mengkonfigurasi sistem penggajian agar secara
otomatis dapat mencairkan dana saat proses penggajian dan juga melakukan kontrol proses terintegrasi.

Opsi outsourcing : Biro layanan penggajian dan organisasi pengusaha professional

Dalam upaya mengurangi biaya, banyak organisasi yang memilih untuk melakukan outsourcing dalam fungsi
penggajian dan SDM yang mereka miliki. Biro layanan penggajian akan menyimpan data master dan
memproses penggajian untuk mereka. Organisai pemberi kerja professional (professional employer
organization) tidak hanya memproses penggajian tetapi juga menyediakan layanan MSDM seperti desain dan
adminitrasi tunjangan karyawan. Karena data yang disediakan jangkauanya lebih sempit, maka biro layanan
penggajian umumnya lebih murah daripada PEO. Kedua hal ini sangat menarik bagi bisnis kecil menengah
karena :
a. Dapat menekan biaya yang penggajian, dan dapat memaksimalkan keuntungan
b. Memperoleh manfaat yang lebih luas
c. Mengosongkan sumber daya komputer dan dapat digunakan untuk meningkatkan layanan lainnya.