BAB 15

SIKLUS MANAJEMEN
SUMBER DAYA MANUSIA
DAN PENGGAJIAN
Nama Kelompok :
Melisa ( 2014190058 )
Prina Putri Aulia ( 2014190043 )
Kaila Adriane Jayanti ( 2014190026 )
Vanya Rajwadevy ( 2014190013 )
 Siklus manajemen sumber daya manusia ( MSDM ) / Penggajian –
human resource management ( HRM ) / payroll cycle adalah serangkaian
aktivitas bisnis dan operasi pengolahan data terkait yang terus – menerus
berhubungan dengan mengelola kemampuan pegawai secara efektif.
Sistem MSDM biasanya merupakan tanggung jawab dari direktur
sumber daya manusia, sementara pengawas mengelola sistem
penggajian. Meski demikian, sistem ERP menggabungkan kedua set
aktivitas tersebut.
SISTEM INFORMASI SIKLUS
MSDM / PENGGAJIAN
 Tinjauan Proses Msdm Dan Kebutuhan
Informasi
Sistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management System) tidak
hanya berjalan seperti sebuah petunjuk yang mengidentifikasi area – area keahlian
yang dimiliki pegawai individu, tetapi juga menangkap dan menyimpan
pengetahuan tersebut, sehingga dapat dibagikan dan digunakan oleh yang lainnya.
Sistem manajemen pengetahuan dapat secara signifikan meningkatkan
produktivitas.

Sebagai contoh, kantor konsultan profesional sering menyediakan jasa yang

serupa ke banyak klien yang berbeda. Perangkat lunak manajemen pengetahuan
memungkinkan para konsultan untuk menyimpan solusi – solusi mereka terhadap
masalah tertentu dalam sebuah database yang dibagikan.
 Ancaman Dan Pengendalian
1) Ancaman umum utama yaitu data induk yang tidak akurat / tidak valid. Ketidakakuratan
ini dapat menciptakan ketidakefisienan yang berkaitan dengan penugasan pegawai untuk
menjalankan tugas yang tidak sepenuhnya dikuasainya.
2) Ancaman umum kedua dalam siklus MSDM/penggajian adalah pengungkapan yang tidak
diotorisasi atas informasi sensitif, seperti gaji dan evaluasi kinerja untuk pegawai individu.
3) Ancaman umum ketiga dalam siklus MSDM/penggajian terkait dengan hilang atau
rusaknya data induk. Cara terbaik untuk mengurangi risiko atas ancaman ini adalah
menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana
4) Ancaman umum keempat dalam siklus MSDM/penggajian adalah mempekerjakan pegawai
yang tidak berkualifikasi atau bahkan seorang pencuri. Mempekerjakan pegawai yang tidak
berkualifikasi dapat meningkatkan biaya produksi dan mempekerjakan seorang pegawai
yang merupakan seorang pencuri dapat menimbulkan pencurian aset.
5) Ancaman umum kelima dalam siklus MSDM/penggajian adalah pelanggaran atas hukum
dan peraturan terkait perekrutan dan pemecatan pegawai secara tepat. Pemerintah
memberikan sanksi yang berat pada perusahaan yang melanggar ketentuan hukum
ketenagakerjaan.
AKTIVITAS SIKLUS
PENGGAJIAN
 Langkah 1
Memperbarui Data Base Induk
Penggajian
Memperbarui Database Induk Penggajian

Akitivitas pertama dalam siklus MSDM/penggajian

melibatkan pembaruan database induk penggajian yang
merefleksikan berbagai jenis perubahan yang diajukan secara
internal: perekrutan baru, pemberhentian, perubahan dalam
tingkat bayaran, atau perubahan dalam gaji tertahan yang
ditetapkan. Selain itu, secara berkala data induk perlu
diperbarui untuk menunjukkan perubahan-perubahan tarif
pajak dan potongan untuk asuransi
 Proses
Departemen MSDM bertanggung jawab untuk memperbarui database
penggajian untuk perubahan yang diajukan secara internal terkait
ketenagakerjaan, sedangkan departemen penggajian memperbarui
informasi mengenai tarif pajak dan potongan penggajian lainnya ketika
ia menerima pemberitahuan perubahan dari berbagai unit pemerintahan
dan perusahaan asuransi.
 Ancaman Dan Pengendalian

Ancaman
Perubahan yang tak terotorisasi atas data induk penggajian dapat
mengakibatkan peningkatan biaya pembayaran kepada pegawai yangtidak
dibenarkan. Ancaman lainnya adalah ketidakakuratan dalam memperbarui data
induk penggajian sehingga dapat menghasilkan kesalahan dalam pembayaran
pegawai dan denda karena tidak membayarkan jumlah yang benar atas pajak
penggajian kepada pemerintah.
 Ancaman Dan Pengendalian

Pengendalian
Pemisahan tugas secara tepat merupakan prosedur pengendalian utama untuk
menghadapi ancaman tersebut. Seluruh perubahan terhadap file induk penggajian
tersebut harus diperiksa dan disetujui oleh seseorang, yaitu selain pihak yang
merekomendasi perubahan tersebut. Pengendalian akses sistem penggajian juga
penting. Selain itu, memiliki laporan pemeriksaan manajer departemen atas
seluruh perubahan terhadap pegawai di departemennya memberikan sebuah cara
yang tepat waktu untuk mendeteksi kesalahan
 Langkah 2
Memvalidasi Data Waktu Dan
Kehadiran
 Proses
Bagi para pegawai yang dibayar berdasarkan jam, banyak
perusahaan menggunakan kartu waktu (time card) untuk
mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan pegawai setiap
harinya.

Para professional pada organisasi jasa seperti KAP, kantor

hukum, dan kantor konsultan dengan cara yang sama melacak
waktu yang mereka habiskan untuk melakukan berbagai tugas
dan bagi klien yang mana saja, mereka mencatat data-data
tersebut dalam lembar waktu (time sheet).
 Ancaman Dan Pengendalian
Ancaman utama terhadap aktivitas penggajian adalah data waktu dan kehadiran
yang tidak akurat. Ketidakakuratan dalam catatan waktu dan kehadiran dapat
mengakibatkan biaya tenaga kerja yang meningkat dan laporan biaya tenaga
kerja yang keliru. Selain itu, ketidakakuratan dapat menurunkan semangat kerja
pegawai atau mengakibatkan gaji jasa tenaga kerja yang tak terbayarkan.
Otomatisasi data sumber dapat mengurangi risiko kesalahan yang tidak
diinginkan dalam pengumpulan data waktu dan kehadiran. Menggunakan
teknologi untuk menangkap data waktu dan kehadiran juga dapat meningkatkan
produktivitas dan memotong biaya.
 Langkah 3
Menyiapkan Penggajian
 Proses
Urutan aktivitas-aktivitas untuk memproses penggajian adalah :
Pertama, transaksi penggajian diedit dan transaksi yang divalidasi kemudian
disortir berdasarkan nomor pegawai. Berikutnya, seluruh potongan
penggajian dijumlahkan dan totalnya digunakan untuk mengurangi gaji
kotor, sehingga didapatkan jumlah gaji bersih. Berikutnya, daftar
penggajian dan potongan dibuat. Terakhir, sistem mencetak gaji pegawai
(atau faksimili, dalam kasus setoran langsung).
 Ancaman Dan Pengendalian
Kerumitan pemrosesan penggajian, terutama berbagai ketentuan
hukum pajak, membuat pemrosesan penggajian rawan akan
kesalahan

Oleh karena itu ada 3 jenis pengendalian integritas pemrosesan yang dapat mengurangi
ancaman kesalahan penggajian:
1. Total Batch ( Batch Total ) sistem MSDM/penggajian yang canggih akan terus
menggunakan pemrosesan batch untuk penggajian.
2. Melakukan cross-footing daftar penggajian ( cross -footing the payroll register ) total
dari kolom gajibersih harus sama dengan total gaji kotor dikurangi potongan total.
3. Akun kliring penggajian (payroll clearing account) adalah sebuah akun buku besar
umum yang digunakan dalam proses dua langkah untuk mengecek keakuratan dan
kelengkapan dari pencatatan biaya penggajian dan alokasi lebih lanjut terhadapat
pusat-pusat biaya yang sesuai
 Langkah 4
Mengeluarkan Penggajian
 Proses
Setelah cek gaji disiapkan petugas penggajian memeriksa dan
menyetujui daftar penggajian. Sebuah vocer pencairan
disiapkan untuk mentorisasi transfer dana dari rekening
pengecekan umum perusahaan ke rekening bank penggajian.
Vocer pencairan tersebut kemudian digunakan untuk
memperbarui buku besar.
 Ancaman Dan Pengendalian
Ancaman besar lainnya dalam proses penggajian adalah pencurian cek gaji,penerbitan
cek gaji ke pegawai fiktif atau penerbitan cek gaji ke pegawai yang telah diberhentikan.
Menerapkan pengendalian pada penggajian terkait pengeluaran kas lainnya dapat
mengatasi ancaman tersebut secara spesifik
• Akses terhadapat cek gaji kosong dan terhadap mesin tanda tangan cek harus dibatasi
begitu pula dengan kewenangan untuk mengotorisasi transaksi EFT harus
dipersempit dikendalikan melalui penggunaan autentikasi multifactor yang kuat.
• Seluruh cek penggajian harus secara urut dinomori sebelumnya dan secara periodic
diperhitungkan.
• Kasir harus menandatangani seluruh cek penggajian hanya ketika didukung dengan
dokumentasi yang layak
 Langkah 5
Menghitung Dan Mengeluarkan Pajak
Penghasilan Yang Dibayar Pegawai Serta
Potongan Pegawai Sukarela
 Proses
Para atasan harus membayar pajak social security sebagai
tambahan terhadap jumlah potongan cek gaji
pegawai .Para atasan bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa dana lain yang dikurangkan dari cek
gaji pegawai dihitung dengan benar dan dibayarkan secara
tepat waktu ke entitas yang sesuai.
 Ancaman Dan Pengendalian

Ancaman utama dalam aktivitas ini adalah kegagalan memenuhi pembayaran

yang diperlukan,pembayaran yang tidak tepat waktu atau kesalahan dalam
pembayaran tersebut.Ancaman ini dapat menimbulkan denda dari petugas
pemerintah dan pegawai juga dapat mengeluh apabila kesalahan tersebt secara
negatif memengaruhi manfaat pensiun atau manfaat lainnya.
 OPSI OUTSOURCING : BIRO JASA
PENGGAJIAN DAN ORGANIASASI
PENGUSAHA PROFESIONAL
Sebuah biro jasa penggajian (payroll service bureau) mengelola data induk
penggajian untuk tiap tiap kliennya dan memproses penggjian untuk
mereka.Sebuah organisasi pengusaha professional tidak hanya memproses
penggajian tetapi juga memberikan jasa MSDM seperti desain pemanfaatan
pegawai dan administrasi.

Biro jasa penggajian PEO biasanya menarik bagi bisnis kecil dan menengah
karena :
• Mengurangi biaya
• Jangkauan manfaat yang lebih luas
• Pembebasan atas sumber daya komputer
Terima
Kasih