Sistem Informasi Akuntansi

Dr. Susanti Usman, SE., MMSI

BAB 15. Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia dan Penggajian

Pendahuluan
Siklus sumber daya manusia (MSDM)/penggajian (human resources management
(HRM)/payroll cycle): serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pengolahan data terkait yang
terus-menerus berhubungan dengan mengelola kemampuan pegawai secara efektif.
Tugas-tugas yang lebih penting meliputi sebagai berikut:
1. Merekrut dan mempekerjakan para pegawai baru.
2. Pelatihan.
3. Penugasan pekerjaan.
4. Kompensasi (penggajian).
5. Evaluasi kinerja.
6. Mengeluarkan pegawai karena penghentian yang sukarela maupun tidak.

Tugas 1 dan 6 dilakukan hanya sekali pada setiap pegawai, sementara tugas 2 sampai 5
dijalankan berulang-ulang selama seorang pegawai bekerja untuk perusahaan tersebut.
Bab ini utamanya membahas tentang sistem penggajian karena para akuntan biasanya
bertanggung jawab atas fungsi ini.

SISTEM INFORMASI SIKLUS MSDM/PENGGAJIAN

Aktivitas-aktivitas terkait MSDM (informasi mengenai perekrutan, pemecatan, pemindahan,
pelatihan, dsb.) dan kumpulan informasi mengenai penggunaan waktu pegawai yang terjadi
setiap hari.

1
Figur 15-1 menggambarkan bagian sistem ERP yang mendukung siklus MSDM/penggajian:

TINJAUAN PROSES MSDM DAN KEBUTUHAN INFORMASI

Keberhasilan sebuah organisasi bergantung pada pegawai yang memiliki kemampuan dan
pegawai yang memiliki motivasi karena pengetahuan dan kemampuan mereka memengaruhi
kualitas dari barang serta jasa yang diberikan ke pelanggan.
Sistem manajemen pengetahuan (knowledge management system) tidak hanya berjalan seperti
seperti seuah petunjuk yang mengidentifikasi area-area keahlian yang dimiliki oleh pegawai
individu, tetapi juga menangkap dan menyimpan pengetahuan tersebut, sehingga pengetahuan
tersebut dapat dibagikan dan digunakan oleh yang lainnya.
Sebagai contoh, kantor konsultan professional sering menyediakan jasa serupa ke banyak klien
yang berbeda. Perangkat lunak manajemen pengetahuan memungkinkan para konsultan untuk

2
menyimpan solusi-solusi mereka terhadap masalah tertentu dalam sebuah database yang
dibagikan.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Figur 15-1 menunjukkan bahwa seluruh aktivitas siklus MSDM/penggajian bergantung
pada database terintegrasi yang memuat informasi mengenai pegawai, penggajian, dan
penggunaan waktu oleh pegwawai.
Ancaman umum utama yang dicantumkan dalam Tabel 15-1 merupakan data induk yang
tidak akurat atau tidak valid. Salah satu cara ntuk mengurangi ancaman ketidakakuratan atau
tidak validnya data induk, yaitu menggunakan berbagai pengendalian integritas pemrosesan
untuk meminimalkan risiko kesalahan input data.
Ancaman umum kedua dalam siklus MSDM/Penggajian adalah pengungkapan yang tidak
diotorisasi atas informasi sensitif, seperti gaji dan evaluasi kinerja untuk pegawai individu.
Ancaman umum ketiga dalam siklus MSDM/Penggajian terkait dengan hilang atau
rusaknya data induk.
Ancaman umum keempat dalam siklus MSDM/Penggajian adalah mempekerjakan
pegawai yang tidak berkualifikasi atau bahkan seorang pencuri.
Ancaman umum kelima dalam siklus MSDM/Penggajian adalah pelanggaran atas hukum
dan peraturan terkait perekrutan dan pemecatan pegawai secara tepat.

3
Tabel 15-1 Ancaman dan pengendalian dalam siklus Penggajian/MSDM:

4
AKTIVITAS SIKLUS PENGGAJIAN
Departemen MSDM memberikan informasi mengenai perekrutan, pemberhentian, dan perubahan
tingkat pembayaran (kenaikan gaji dan promosi jabatan).
Figur 15-2 menunjukkan bahwa sejumlah cek (yang mungkin elektronik) merupakan
output utama sistem penggajian. Para pegawai menerima cek gaji individu sebagai konpensasi
atas jasa mereka. Cek penggajian dikirim ke bank dengan tujuan untuk
mentransfer/memindahkan dana dari rekening umum perusahaan ke rekening penggajian
perusahaan. Sejumlah cek juga diberikan ke agen-agen pemerintah, perusahaan asuransi, dan
organisasi lain untuk memenuhi kewajiban perusahaan (seperti: pajak, premi asuransi). Sebagai
tambahan, selanjutnya akan dibahas tentang sistem penggajian yang memberikan laporan untuk
pengguna internal dan eksternal.

Figur 15-2 Diagram konteks Bagian Penggajian dari Siklus MSDM/Penggajian

5
Figur 15-3 Diagram arus data tingkat 0 untuk Siklus Penggajian
Figur 15.3 menunjukkan aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus penggajian.
Setiap aktivitas menjelaskan bagaimana informasi diperlukan untuk menjalankan dan mengelola
aktivitas yang dikumpulkan, diproses dan disimpan.

MEMPERBARUI DATABASE INDUK PENGGAJIAN

Aktivitas pertama dalam siklus MSDM/penggajian melibatkan pembaruan database induk
penggajian yang merefleksikan berbagai jenis perubahan yang diajukan secara internal:
perekrutan baru, pemberhentian, perubahan dalam tingkat bayaran, atau perubahan dalam gaji
tertahan yang ditetapkan (lingkaran 1.0 pada figure 15-3).

6
PROSES
Figur 15-1 menunjukkan bahwa departemen MSDM bertanggung jawab untuk
memperbarui database penggajian untuk perubahan yang diajukan secara internal terkait
ketenagakerjaan, sedangkan departemen penggajian memperbarui informasi mengenai tarif pajak
dan potongan penggajian lainnya Ketika ia menerima pemberitahuan perubahan dari berbagai
unit pemerintahan dan perusahaan asuransi.
Meskipun penggajian diproses dalam batch mode, departemen MSDM memiliki akses
online untuk memperbarui database induk penggajian sehingga seluruh perubahan penggajian
dimasukkan secara tepat waktu dan secara tepat pula ditunjukkan dalam periode pembayaran
berikutnya.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Perubahan yang tak terotorisasi atas data induk penggajian (ancaman 6 dalam Tabel 15-1)
dapat mengakibatkan peningkatan biaya pembayaran kepada pegawai yang tidak dibenarkan.
Pemisahan tugas secara tepat (pengendalian 6.1) merupakan prosedur pengendalian utama untuk
menghadapi ancaman tersebut. Pengendalian akses sistem penggajian (pengendalian 6.2) juga
penting. Sistem tersebut seharusnya diatur untuk membandingkan ID pengguna dan kata sandi
dengan sebuah matriks penggendalian akses yang (1) menjelaskan tindakan apa yang
diperbolehkan untuk dijalankan setiap pegawai dan (2) mengidentifikasi file apa yang
diperbolehkan untuk diakses setiap pegawai.
Ancaman lainnya adalah ketidakakuratan dalam memperbarui data induk penggajian
sehingga menghasilkan kesalahan dalam pembayaran pegawai dan denda karena tidak
membayarkan jumlah yang benar atas pajak penggajian kepada pemerintah. Sebaiknya dilakukan
pengecekan validitas pada nomor pelanggan dan uji kelayakan terhadap peruabahan yang sedang
dibuat (pengendalian 7.1). Selain itu, memiliki laporan pemeriksaan manajer departemen
(pengendalian 7.2) atas seluruh perubahan terhadap pegawai di departemennya memberikan
sebuah cara yang tepat waktu untuk mendeteksi kesalahan.

MENVALIDASI DATA WAKTU DAN KEHADIRAN

Langkah kedua dalam siklus penggajian adalah memvalidasi setiap data waktu dan kehadiran
pegawai (lingkaran 2.0 dalam Figur 15-3).

7
PROSES
Kartu waktu (time card): untuk mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan pegawai setiap
harinya.
Lembar waktu (time sheet): Para profesional pada organisasi jasa seperti KAP, kantor hukum,
dan kantor konsultan dengan cara yang sama melacak waktu yang mereka habiskan untuk
melakukan berbagai tugas dan bagi klien yang mana saja. Para pemberi kerja/atasan
menggunakan lembar waktu tersebut untuk menentukan biaya dan secara akurat mengaihkan
kepada para klien atas jasa yang telah diberikan perusahaan.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Ancaman utama terhadap aktivitas penggajian adalah data waktu dan kehadiran yang tidak
akurat. Otomotisasi data sumber (pengendalian 8.1) dapat mengurangi risiko kesalahan yang
tidak diinginkan dalam pengumpulan data waktu dan kehadiran. Teknologi informasi (TI) juga
dapat mengurangi risiko ketidakakuratan yang disengaja untuk data waktu dan kehadiran. Selain
itu, meminta para supervisor departemen untuk memeriksa dan menyetujui kartu waktu dan kartu
jam kerja memberikan sebuah pengendalian detektif pada keakuratan data waktu dan kehadiran.

MENYIAPKAN PENGGAJIAN
Langkah ketiga dalam siklus penggajian adalah menyiapkan penggajian (lingkaran 3.0 dalam
Figur 15-3).

PROSES
Figur 15-4 menunjukkan urutan aktivitas-aktivitas untuk memproses penggajian.

8
Berikut menunjukkan urutan aktivitas-aktivitas untuk memproses penggajian:

Daftar penggajian (payroll register) atau register penggajian mencantumkan gaji kotor setiap
pegawai, potongan penggajian, dan gaji bersih dalam format multikolom.
Daftar potongan (deduction register): memuat potongan-potongan sekarela lainnya bagi setiap
pegawai. Figur 15-5 menyajikan contohdari dua laporan ini.
Terakhir, sistem mencetak cek gaji pegawai (atau faksimili, dalam kasus setoran langsung). Cek
gaji ini biasanya menyertakan sebuah laporan pendapatan (earning statement) yang memuat

9
jumlah gaji kotor, potongan dan gaji bersih untuk periode terkini serta total year-to-date untuk
masing-masing kategori.

Figur 15-5 contoh daftar penggajian dan daftar potongan:

10
Tabel 15-2 isi dan tujuan dari laporan MSDM/penggajian yang biasanya dihasilkan:

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Kerumitan pemrosesan penggajian, terutama berbagai ketentuan hukum pajak, membuat
pemrosesan penggajian rawan akan kesalahan (ancaman 9 dalam Tabel 15-1).
Tiga jenis pengendalian integritas pemrosesan (pengendalian 9.1) yang dapat mengurangi
ancaman kesalahan penggajian:
1. Total batch (batch total). Sistem MSDM/penggajian yang canggih akan terus menggunakan
pemrosesan batch untuk penggajian.
2. Melakukan cross-footing daftar penggajian (cross-footing the payroll register). Total dari
kolom gaji bersih harus sama dengan total gaji kotor dikurangi potongan total. Jika tidak
sama maka sebuah kesalahan terjadi dalam pemrosesan dan perlu segera diselidiki serta
dikoreksi.
3. Akun kliring penggajian (payroll clearing account): sebuah akun buku besar umum yang
digunakan dalam proses dua langkah untuk mengecek keakuratan dan kelengkapan dari
pencatatan biaya penggajian dan alokasi lebih lanjut terhadap pusat-pusat biaya yang sesuai.

11
MENGELUARKAN PENGGAJIAN
Langkah berikutnya adalah pengeluaran nyata atas cek gaji ke pegawai (lingkaran 4.0 dalam
Figur 15-3).

PROSES
Setelah cek gaji disiapkan, petugas penggajian memeriksa dan menyetujui daftar penggajian.
Setelah memeriksa daftar penggajian dan voucher pencairan, kasir kemudian menyiapkan dan
menandatangani sebuah cek (atau mengajukan sebuah transaksi Electronic Funds Transfer (EFT)
yang mentransfer dana dari rekening bank penggajian perusahaan.
Setoran langsung adalah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya
pemrosesan penggajian. Setoran langsung menyediakan penghematan kepada para atasan dengan
menghapus biaya pembelian, pemrosesan, dan pendistribusian cek kertas.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Seperti yang ditunjukkan Tabel 15-1, Ancaman besar lainnya dalam proses penggajian adalah
pencurian cek gaji, penerbitan cek gaji ke pegawai fiktif, atau penerbitan cek gaji ke pegawai
yang telah diberhentikan. Hal ini dapat menimbulkan peningkatan biaya dan hilangnya kas.
Menerapkan pengendalian pada penggajian terkait pengeluaran kas lainnya yang dibahas pada
bab 13 dapat mengatasi ancaman tersebut. Secara spesifik:
• Akses terhadap cek gaji kosong dan terhadap mesin tanda tangan cek harus dibatasi
(pengendalian 10.1). Begitu pula dengan kewenangan untuk mengotorisasi transaksi-
transaksi EFT harus dipersempit (pengendalian 10.2) dan dikendalikan melalui penggunaan
autentikasi multifaktor yang kuat.
• Seluruh cek penggajian harus secara utut dinomori sebelumnnya dan secara periodik
diperhitungkan (pengendalian 10.3). Jika penggajian dibuat melalui setoran langsung
seluruh transaksi EFT harus ditinjau.
• Kasir harus menandatangai seluruh cek penggajian hanya ketika didukung dengan
dokumentasi yang layak (daftar penggajian dan voucher pencairan – pengendalian 10.4).

12
MENGHITUNG DAN MENGELUARKAN PAJAK PENGHASILAN YANG DIBAYAR
PEGAWAI SERTA POTONGAN PEGAWAI SUKARELA
Aktivitas penggajian terakhir adalah menghitung dan membayar pajak gaji dan penghasilan
pegawai kepada pemerintah atau entitas lain yang sesuai (lingkaran 5.0 Figur 15-3).

PROSES
Banyak atasan juga menawarkan pegawai mereka Rencana manfaat fleksibel (flexible benefit
plan), di mana setiap pegawai menerima beberapa perlindungan minuman pada asuransi medis,
dana pension, dan kontribusi amal. Rencana manfaat fleksibel menempatkan peningkatan
permintaan pada sistem MSDM/penggajian sebuah perusahaan.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Ancaman utama dalam aktivitas ini adalah kegagalan untuk memenuhi pembayaran yang
diperlukan, pembayaran yang tidak tepat waktu, atau kesalahan dalam pembayaran tersebut
(ancaman 11.3 dalam Tabel 15-1). Ancaman ini dapat menimbulkan denda dari petugas
pemerintah dan pegawai juga dapat mengeluh apabila kesalahan tersebut secara negatif
memengaruhi manfaat pensiun atau manfaat lainnya.

OPSI OUTSOURCING: BIRO JASA PENGGAJIAN DAN ORGANISASI PENGUSAHA

PROFESIONAL
Dalam sebuah upaya untuk mengurangi biaya, banyak organisasi mengalihdayakan (outsourcing)
fungsi penggajian dan MSDM ke biro jasa penggajian dan ke organisainpengusaha professional.
Biro jasa penggajian (payroll service bureau): sebuah organisasi yang mengelola file induk
penggajian untuk tiap kliennya dan menjalankan aktivitas pemrosesan penggajiannya untuk
sebuah bayaran.
Sebuah Organsiasi pengusaha profesional (professional employer organization - PEO)
mengelola data induk penggajian untuk tiap-tiap kliennya dan memproses penggajian untuk
mereka. Sebuah organisasi pengusaha professional tidak hanya memproses penggajian, tetapi
juga memberikan jasa manajemen sumber daya manusia, seperti desain pemanfaatan pegawai
dan administrasi.

13
Biro jasa penggajian dan PEO biasanya menarik bagi bisnis kecil dan menengah karena alasan
berikut:
• Mengurangi biaya.
• Jangkauan manfaat yang lebih luas.
• Pembebasan atas sumber daya komputer.

REFERENSI
Romney, Marshall B., and Steinbart, Paul John. 2016. Sistem Informasi Akuntansi: Accounting
Information Systems. Ed. 13. Jakarta: Salemba Empat.

14