Pemeriksaan Akuntansi Lanjut

Dr. Susanti Usman, SE., MMSI

Audit Siklus Pengeluaran

Gambaran Umum Teknologi Siklus Pengeluaran
Berbagai alternatif teknologi informasi yang digunakan
dalam siklus pengeluaran:
1. Sistem pembelian dan kas yang menggunakan
pemrosesan secara batch dan file berurutan untuk
menyimpan catatan akuntansi. Sistem jenis ini
adalah contoh dari sistem warisan.
2. Bagian ini akan mengkaji berbagai fitur operasional
sistem modern yang menggunakan pemrosesan
real-time dan menggunakan file akses langsung
atau basis data.
Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas dengan
menggunakan Teknologi Pemrosesan Batch
Banyak dari fungsi manual di dalam sistem batch
yang disajikan di dalam figure 10-1 sama dengan
yang dapat ditemukan dalam sistem pembelian
manual.
Perbedaan utamanya adalah berbagai pekerjaan
akuntansi dilakukan secara otomatis.
Bagian berikut ini menjelaskan urutan dari berbagai
peristiwa yang terjadi dalam sistem ini.
Bagian Pemrosesan Data: Tahap 1
Proses pembelian dimulai di bagian pemrosesan
data, di mana fungsi pengendalian persediaan
dilakukan.
Siklus pendapatan (dalam perusahaan ritel) atau
siklus konversi (dalam perusahaan manufaktur)
adalah siklus-siklus yang sesungguhnya memicu
aktivitas ini.
Ketika persediaan berkurang karena penjualan ke
pelanggan atau penggunaan produksi, sistem terkait
akan menentukan apakah persediaan yang terkena
dampaknya dalam file buku pembantu persediaan
(inventory subsidiary file) jumlahnya telah jatuh di
bawah titik pemesanan ulang.
Jika memang demikian maka sebuah record akan
dibuat dalam file permintaan pembelian terbuka.
Setiap record dalam file permintaan pembelian
terbuka menetapkan barang persediaan berbeda
yang akan diisi kembali.
Record tersebut berisi nomor persediaan barang,
keterangan barang, jumlah yang akan dipesan, harga
standar per unit, dan nomor pemasok untuk pemasok
utama.
Bagian Pembelian
Setelah menerima permintaan pembelian, bagian
pembelian akan membuat pesanan penjualan yang
terdiri atas lima bagian.
Berbagai salinan tersebut akan diberikan ke pemasok,
bagian utang usaha, bagian penerimaan, bagian
pemrosesan data, dan untuk file bagian pembelian
sendiri.
Sistem dalam Figur 10-1 menggunakan prosedur
manual untuk mengendalikan proses pemesanan.
Sebuah program komputer akan mengidentifikasi
berbagai kebutuhan persediaan dan membuat
permintaan pembelian tradisional, untuk
memungkinkan staff bagian pembelian memverifikasi
transaksi pembelian sebelum memasukkan pesanan.
Beberapa perusahaan menggunakan teknik ini untuk
mengurangi risiko memasukkan pesanan yang tidak
dibutuhkan ke pemasok karena adanya kesalahan
komputer.
Figur 10-2 menggambarkan tiga metode yang
berbeda.
Alternatif 1, sistem membuat prosedur yang
ditunjukkan dalam Figur 10-1 satu Langkah lebih baik.
Sistem ini membuat dokumen pesanan pembelian dan
mengirimkannya ke bagian pembelian untuk dikaji
ulang dan ditandatangani. Staf bagian pembelian
kemudian akan mengirimkan pesanan pembelian yang
telah disetujui ke pemasok dan mendistribusikan
salinannya ke pengguna internal lainnya.
Alternatif 2, mempercepat proses pemesanan dengan
mendistribusikan pesanan pembelian langsung ke
para pemasok dan pengguna internal, sehingga
melewatkan sepenuhnya bagian pembelian.
Sistem ini menghasilkan daftar transaksi berbagai
barang yang dipesan untuk bahan kajian ulang staf
bagian pembelian.
Alternatif 3, menyajikan sistem yang direkayasa ulang
dan menggunakan pertukaran data elektronik
(electronic data interchange—EDI).
Metode ini tidak menghasilkan dokumen fisik
(pesanan pembelian atau pesanan penjualan).
Lanjutan Alternatif 3.
Sebagai gantinya, sistem komputer perusahaan yang
membeli dan yang menjual akan dikoneksikan melalui
saluran komunikasi khusus.
Pembeli dan penjual adalah pihak yang terlibat dalam
perjanjian mitra dagang, di mana keseluruhan proses
diotomatisaskan dan tidak terganggu intervensi
manusia.
Masing-masing alternatif, tahap otorisasi dan
pemesanan dalam proses tersebut dikonsolidasikan dan
dilakukan oleh sistem computer.
Dokumen permintaan pembelian tidak ada fungsinya
dalam sistem semacam itu dan karenanya tidak dibuat.
Bagian Pemrosesan Data: Tahap 2
Kembali ke Figur 10-1, pesanan pembelian digunakan
untuk membuat record pesanan pembelian terbuka
dan untuk mentransfer record terkait dalam file dalam
file permintaan pembelia terbuka ke file permintaan
pembelian tertutup.
Bagian Penerimaan
Ketika barang datang dari pemasok, staf administrasi
bagian penerimaan akan membuat sebuah laporan
penerimaan.
Beberapa salinan dari laporan tersebut akan diberikan
ke bagian pembelian, bagian utang usaha, dan
pemrosesan data.
Bagian pemrosesan data: Tahap 3
• Memperbarui file pembantu persediaan
berdasarkan laporan dan penerimaan dan
menghilangkan tanda “Sedang Dipesan” dari
record persediaan terkait.

Utang Usaha
Ketika staf administrasi bagian utang usaha menerima
faktur dari pemasok, dia akan merekonsiliasinya
dengan berbagai dokumen pendukung yang
sebelumnya dimasukkan ke dalam file tunda utang
usaha.
Staf administrasi tersebut kemudian membuat sebuah
voucher, mengarsipnya ke dalam file voucher terbuka,
dan mengirimkan satu salinan dari voucher tersebut
ke bagian pemrosesan data.
Bagian pemrosesan data: Tahap 4
Program batch memvalidasi record voucher
dengan file pemasok yang valid, menambahkan
ke daftar voucher (atau file buku pembantu
utang usaha), dan membuat total batch untuk
pencatatan ke akun pengendali utang usaha di
buku besar.
Pengeluaran Kas: Bagian Pemrosesan Data
Setiap hari, sistem memindai field Tanggal Jatuh
Tempo dalam daftar voucher untuk melihat
pembayaran yang jatuh tempo.
Cek akan dicetak untuk berbagai pembayaran
ini, dan tiap cek akan dicatat dalam daftar cek
(jurnal pengeluaran kas).
Pengeluaran Kas: Bagian Pengeluaran Kas
Staf administrasi bagian pengeluaran kas
merekonsiliasi berbagai cek dengan daftar transaksi,
dan memasukkan bagian cek yang dapat dicairkan ke
pihak manajemen untuk ditandatangani.
Cek-cek tersebut kemudian dikirim ke para pemasok.
Satu salinan dari setiap cek akan masuk ke bagian
utang usaha, dan Salinan lainnya akan disimpan di
bagian pengeluaran kas Bersama dengan daftar
transaksi.
Pengeluaran Kas: Bagian Utang Usaha
Setelah menerima Salinan cek, staf administrasi bagian utang
usaha akan mencocokkan semua dokumen itu dengan voucher
terbuka, dan mentransfer utang usaha yang tertutup ke file
voucher tertutup. Proses siklus pengeluaran akan berakhir
Bersama dengan tahap ini.
Rekayasa Ulang Sistem
Pembelian/Pengeluaran Kas
Pemrosesan data
Berbagai pekerjaan ini dilakukan secara otomatis.
1. File persediaan akan dipindai untuk mencari
barang-barang yang telah jatuh di bawah titik
pemesanan ulangnya.
2. Sebuah record akan dimasukkan ke dalam file
permintaan pembelian untuk tiap barang yang
akan diisi kembali.
3. Permintaan pembelian tersebut kemuadian akan
dikonsolidasikan sesuai dengan nomor
pemasoknya.
4. Informasi surat-menyurat pemasok akan ditarik
dari file pemasok yang valid.
Lanjutan Pemrosesan data
5. Pesanan pembelian akan dibuat dan dikirim ke
pemasok. Cara lainnya, pesanan pembelian
dapat ditransmisikan dengan teknologi EDI.
6. Record dari tiap transaksi ditambahkan ke file
pesanan pembelian terbuka.
7. Daftar transaksi pesanan pembelian dikirimn ke
bagian pembelian untuk dikaji ulang.
• Bagian penerimaan
• Mengakses file pesanan, konfirmasi nomor
pesanan dan jumlah yang diterima
• Record pesanan pembelian
• File laporan penerimaan barang
• Update file buku pembantu persediaan
• Update file control persediaan di buku besar
• Update file utang usaha terbuka, tanggal jatuh
tempo.
Implikasi Pengendalian
Sistem Otomatis
• Perbaikan pengendalian persediaan.
• Manajemen kas yang lebih baik.
• Berkurangnya waktu jeda .
• Manajemen waktu pembelian yang lebih
baik.
• Pengurangan dokumen kertas
Sistem yang direkayasa ulang
• Pemisahan pekerjaan
• Pencatatan akuntansi dan pengendalian akses
Sistem penggajian
Rekayasa ulang sistem penggajian
Integrasi dengan sistem manajemen sumber
daya manusia MSDM (Human Resource
Management-- HRM)
Fitur Operasional utama bagian terkait:
• Personalia
• Akuntansi biaya
• Pencatatan waktu kerja
• Pemrosesan data
Pemrosesan data
1. Distribusi biaya tenaga kerja ke Barang
Dalam Proses, BOP dan biaya.
2. Buat file ringkasan biaya tenaga kerja.
3. Buat file daftar penggajian.
4. Update file record karyawan.
5. Cek gaji dibuat dan di tandatangani.
6. Update file voucher pengeluaran kas.
7. Update file buku besar.
Tujuan Audit, Pengendalian, dan Uji
Pengendalian Siklus Pengeluaran

Konsep tujuan audit yang diperkenalkan juga di

Bab 1 yang diambil dari penilaian umum pihak
manajemen atas penyajuan lapiran keuangan.
Penilaian tersebut berkaitan dengan:
• Keberadaan.
• Kelengkapan
• Akurasi
• Hak dan kewajiban
• Penilaian atau Alokasi
• Penyajian dan pengungkapan
Pengendalian Input
Pengendalian input didesain untuk memastikan
agar transaksi valid, akurat, dan lengkap.
Teknik pengendaliannya berbeda-beda dalam
sistem batch dan real-time.
Pengendalian validasi data
Pengendalian validasi input dimaksudkan untuk
mendeteksi kesalahan transkripsi data transaksi
sebelum data tersebut diproses.

Menguji pengendalian validasi data

Memberikan bukti mengenai akurasi dan
penilaian
Pengendalian Batch
Pengendalian batch digunakan untuk mengelola
data transaksi bervolume tinggi melalui sistem.
Tujuan dari pengendalian batch adalah untuk
merekonsiliasi output yang dihasilkan dalam
sistem dengan input aslinya yang dimasukkan
ke dalam sistem.
Pengendalian batch dimulai pada tahap input
data dan terus dilakukan disepanjang tahapan
pemrosesan data. Contoh: batch faktur dari
pemasok masuk ke dalam sistem pada tahap
entri data; setelah melalui tiap pemrosesan
selanjutnya, batch tersebut akan dikaji ulang
untuk dilihat kelengkapannya.
Pengendalian Batch (lanjutan)
Rekonsiliasi berkala antara data dalam record
transmisi denganhasil pemrosesan
sesungguhnya, memberikan jaminan atas hal
berikut ini:
a. Semua faktur yang dimasukkan ke dalam
sistem telah diproses.
b. Tidak ada faktur yang diproses dan dibayar
lebih dari sekali.
c. Semua faktur yang dimasukkan ke dalam
sistem telah berhasil diproses atau ditolak
karena adanya kesalahan.
Menguji pengendalian batch
Uji pengendalian batch memberikan auditor
bukti yang berkaitan dengan penilaian
kelengkapan dan akurasi
Menguji Otorisasi Pembelian
Otorisasi pembelian sesungguhnya terjadi dalam
siklus pendapatan ketika barang dijual ke
pelanggan.
Pada saat itu, sistem membandingkan jumlah
barang di gudang dengan titik pemesanan ulang,
untuk menentukan apakah perlu memesan
persediaan.

Menguji Pengendalian Otorisasi Pembelian

Memberikan bukti yang berkaitan dengan akurasi
dan penilaian
Otorisasi Karyawan
Bagian personalia membuat dan memasukkan
formular tindakan personalia ke bagian penggajian.
Dokumen ini digunakan untuk mengubah tarif upah
per jam, potongan gaji, dan klasifikasi pekerjaan.
Mencegah kesalahan dan kecurangan penggajian.

Menguji Prosedur Otorisasi Karyawan

Memberikan bukti yang berkaitan dengan penilaian
keberadaan, akurasi, validasi serta hak dan
kewajiban.
Pengendalian Proses
Meliputi proses terkomputerisasi untuk
memperbarui file dan membatasi akses ke data.
Pengendalian pembaruan file
Memastikan bahwa setiap run dalam
sistem memproses batch tersebut
dengan benar dan lengkap.
• Pengendalian pemeriksaan urutan.
• Pengendalian validasi kewajiban.
• File pemasok yang valid.
• Pengujian pengendalian pembaruan
file
Pengendalian pembaruan file (lanjutan)
Pengujian pengendalian pembaruan file
Kegagalan dalam pengendalian pembaruan
file untuk berfunggsi dengan benar dapat
mengakibatkan transaksi:
1.Tidak diproses (kewajiabn tidak diakui dan
dicatat)
2.Salah diproses (contohnya, persetujuan
pembayaran untuk penerima yang tidak
berhak).
3.Dicatat ke rekening pemasok yang salah.

Uji atas pengendalian pembaruan file

memberikan auditor bukti yang berkaitan
dengan penilaian pihak manajemen yaitu
keberadaan, kelengkapan, hak dan kewajiban
serta akurasi.
Pengendalian Akses
Mencegah dan mendeteksi akses tanpa otorisasi
dan tidak sah ke asset perusahaan.
Persediaan dan kas adalah aset fisik siklus
pengeluaran.
Teknik tradisional yang digunakan untuk membatasi
akses ke asset meliputi:
a. Keamanan Gudang, seperti pagar, alarm, dan
penjaga.
b. Memindahkan asset secara cepat dari dok
pemerimaan ke Gudang.
c. Membayar karyawan melalui cek, bukan secara
tunai.
Menguji Pengendalian Akses
Pengendalian akses berada dalam inti integritas
informasi akuntansi.
Bukti yang dikumpulkan mengenai efektivitas
pengendalian akses akan menguji penilaian pihak
manajemen atas keberadaan, kelengkapan, akurasi
penilaian dan alokasi, hak dan kewajiban, serta
penyajian dan pengungkapan.
Pengendalian fisik
Meliputi berbagai aktivitas manual dan tindakan oleh
manusia yang memulai berbagai prosedur komputer
untuk menjaga asset perusahaan.

Pengendalian Sistem Pembelian

• Pemisahan pengendalian persediaan dari Gudang.
• Pemisahan fungsi buku besar dan utang usaha dari
pengeluaran kas.
• Supervisi bagian penerimaan.
Supervisi secara ketat di bagian ini akan mengurangi
peluang terjadinya dua jenis eksposur:
Kegagalan untuk memeriksa secara benar aset terkait
dan pencurian aset.
• Rekonsiliasi dokumen pendukung
Lanjutan Rekonsiliasi Dokumen Pendukung
Bagian utang usaha memainkan peran penting
dalam mengendalikan pengeliuaran kas ke
pemasok.
Setiap dokumen berisi fakta yang unik mengenai
transaksi pembelian, yang akan harus diverifikasi
oleh staf administrasi bagian utang usaha sebelum
kewajiban diakui.
Pesanan pembelian, menunjukkan bahwa staf bagian
pembelian hanya memesan persediaan yang dibutuhkan dari
pemasok yang valid.
Laporan penerimaan, yang merupakan bukti penerimaan
fisik barang, kondisinya, dan jumlah yang diterima.
Faktur dari pemasok, memberikan informasi keuangan
yang dibutuhkan untuk mencatat kewajiban sebagai utang
usaha.
Pengendalian sistem penggajian
• Verifikasi kartu waktu kerja. Kartu waktu kerja
(timecard) adalah catatan formal kehadiran harian.
• Supervisi. Supervisor harus mengamati proses
proses pemasukkan kartu tersebut dan
merekonsiliasi kartu waktu kerja dengan kehadiran
sesungguhnya.
• Bendahara. Penggunaan bendahara (paymaster)
yang independent untuk mendistribusikan cek
(sebagai ganti dari suverpisor), akan membantu
memverifikasi keberadaan karyawan.
Menguji Pengendalian Fisik
Pemisahan pekerjaan yang tidak memadai dan
kurangnya supervise dapat menimbulkan
kecurangan dan kesalahan yang menyebabkan
laporan keuangan salah saji yang material.
Tujuan dari kolusi adalah untuk mewujudkan
akses tidak sah ke aset, serta informasi yang
dibutuhkan untuk menutupi kejahatan.
Pengendalian Output
Didesain untuk memastikan bahwa informasi
tidak hilang, salah tujuan, atau rusak dan bahwa
sistem berfungsi sesuai dengan tujuannya.
Contoh: ringkasan harian pengeluaran kas ke
para pemasok dan penerimaan persediaan
harus dimasukkan ke manajer terkait sebagai
laporan status operasinya.
• Laporan perubahan utang usaha
• Daftar transaksi
• Catatan transaksi
• Daftar transaksi otomatis
• Pengidentifikasi unik transaksi
• Catatan kesalahan
Uji Substantif Akun Siklus Pengeluaran

1. Risiko dan Perhatian Audit Siklus

Pengeluaran, understatement liabilitas dan
biaya-biaya yang berhubungan dengan hal
tersebut.
2. Memahami Data :
• File Persediaan
• File Pesanan Pembelian
• File Barang Pesanan Pembelian
• File Laporan Penerimaan
• File Voucher Pengeluaran Kas.
3. Menguji Penilaian Akurasi dan
Kelengkapan.
4. Meninjau Voucher Pengeluaran Kas untuk
melihat tren yang tidak wajar dan
pengecualian.
5. Menguji Penilaian kelengkapan,
keberadaan, serta hak dan kewajiban
• Pencarian kewajiban yang tidak tercatat.
• Mencari voucher pengeluaran kas yang
tidak diotorisasi.
• Mengkaji cek ganda ke pemasok
• Mengaudit akun gaji dan akun terkait
lainnya.
Referensi
Hall, James A dan Singleton, Tommie. 2009. Audit dan
Assurance Teknologi Informasi. Buku 2. Edisi 2. Jakarta:
Salemba Empat.