MAKALAH

Sistem Akuntansi Hutang

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Sitem Informasi Akuntansi

DISUSUN OLEH :
1. Deka Zuhendri (19.01.02.0051)
2. Reki
3. Bayu

UNIVERSITAS BINA INSAN LUBUKLINGGAU

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
2021/2022
 KATA PENGANTAR

Puji syukur Alhamdulillah kami panjatkan kehadirat TuhanYang Maha Esa, karena
telah melimpahkan rahmat-Nya berupa kesempatan dan pengetahuan sehingga makalah ini
selesai tepat pada waktunya.
Terimakasih juga kami ucapkan kepada dosen dan teman-teman yang telah
berkontribusi dengan memberikan ide dan sarannya sehingga makalah ini bisa disusun
dengan baik dan rapi.
Kami berharap semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan wawasan
pembaca. Namun terlepas dari itu, kami memahami bahwa makalah ini masih jauh dari kata
sempurna, sehingga kami mengharapkan kritik serta saran yang bersifat membangun demi
terciptanya makalah selanjutnya yang lebih baik lagi.

Lubuk Linggau, 7 Desember 2021

 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Sistem Retur Pembelian
2.1.1 Deskripsi Kegiatan
2.1.2 Fungsi yang Terkait
2.1.3 Dokumen yang Digunakan
2.1.4 Catatan Akuntansi yang Digunakan
2.1.5 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Retur Pembelian
2.1.6 Unsur Pengendalian Intern
2.1.7 Bagan Alir Dokumen
2.2 Sistem Akuntansi Utang
2.3 Distribusi Pembelian
2.3.1 Metode Distribusi Pembelian
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Sejalan dengan pesatnya perkembangan perusahaan pada zaman ini maka setiap
perusahaan harus memiliki sistem-sistem yang dapat di gunakan untuk merencanakan,
menyusun, mengelola/mengatur, melaksanakan dan mengawasi aktivitas dan keperluan
perusahaan tersebut. Masing-masing dari sistem tersebut saling berhubungan satu dengan
yang lainnya. Salah sau sistem yang dapat menunjang kemajuan perusahaan adalah sistem
akuntansi utang usaha yang dikelola dengan baik.
Umumnya setiap perusahaan akan mengalami yang namanya utang, terlebih utang
jangka pendek (lancar) yang biasanya timbul dari akivitas operasi perusahaan. Sebagai
contoh utang jenis ini bisa berupa utang dagang yang timbul sebagai akibat dari pembelian
kredit yang dilakukan perusahaan dan utang gaji sebagai akibat adanya penundaan
pembayaran gaji kepada karyawan. Dengan adanya transaksi pembelian secara kredit,
perusahaan dapat merealisasikan kebutuhannya yan belum bisa dibayar secara tunai, selain
itu perusahaan juga dapat menunda penggunaan kas sehingga kas yang tersedia dapat
digunakan utuk kegiatan investasi lainnya seperti membeli saham,obligasi ataupun surat
berharga lainnya. Dari kegiatan ini diharapkan kas yang ada diperusahaan menjadi produktif.
Setiap utang yang terjadi dalam perusahaan hendaknya dicatat dengan andal dan
sesuai faktur atau dokumen sejenisnya sebagai tanda bukti adanya pembayaran yang tertunda.
Sebuah prosedur pencatatan utang yang efektif dan efisien dibutuhkan, agar setiap
utang  yang  terjadi  dapat  dikontrol  dan  segera  dilunasi  pada  tanggal  jatuh temponya,
sehingga tidak terjadi penumpukan utang lancar yang terlalu besar. Penumpukan ini tentunya
akan sangat merugikan perusahaan, selain perusahaan akan kesulitan melunasinya, juga akan
menimbulkan klaim dari kreditur yang bersangkutan. Oleh karena itu setiap perusahaan
membutuhkan sebuah sistem yang dapat mengelola semua ini dengan baik yaitu Sistem
Akuntansi Utang.
 BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Sistem Retur Pembelian

Sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengembalian barang

yang sudah dibeli kepada pemasok. Karena adanya ketidakcocokan dengan spesifikasi yang
tercantm dalam surat order pembelian, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman yang
dijanjikan oleh pamasok.

2.1.1. Deskripsi Kegiatan

Barang yang sudah diterima dari pemasok adakalanya tidak sesuai dengan barang
yang dipesan menurut surat order pembelian. Ketidaksesuaian tersebut terjadi kemungkinan
karena   :
 Barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum dalam surat order
pembelian
 Barang mengalami kerusakan dalam pengiriman
 Barang diterima melewati tanggal pengiriman yang dijanjikan oleh pemasok.

2.1.2. Fungsi yang Terkait

1. Fungsi Gudang
Fungsi yang bertanggungjawab untuk menyerahkan barang kepada fungsi
pengiriman seperti yang tercantum dalam tembusan memo debit yang diterima dari fungsi
pembelian.

2. Fungsi Pembelian
Fungsi yang bertanggungjawab untuk mengeluarkan memo debit untuk retur
pembelian.

3. Fungsi Pengiriman
Fungsi yang bertanggungjawab untuk mengirimkan kembali barang kepada
pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit yang diterima dari
fungsi pembelian.

4. Fungsi Akuntansi
Fungsi yang bertanggungjawab untuk mencatat   :
1. Transaksi retur pembelian dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum.
2. Berkurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian dalam kartu
persediaan.
3. Berkurangnya hutang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam arsip bukti 
kas keluar yang belum dibayar  atau dalam kartu hutang.
2.1.3. Dokumen Yang Digunakan
Dalam sistem retur pembelian dokumen-dokumen yang digunakan berupa :
1. Memo debit

Gambar 2.1 Memo Debit

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian yang
memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang
telah dibeli oleh perusahaan dan bagi fungsi akuntansi untuk mendebit rekening utama
karena transaksi retur pembelian.

2. Laporan pengiriman barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi pengiriman untuk melaporkan jenis dan kuantitas
barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian
dalam memo debit dari fungsi pembelian.

2.1.4. Catatan akuntansi yang digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian antara lain :
a. Jurnal retur pembelian atau jurnal umum
Catatan ini digunakan untuk mencatat transaksi retur penjualan yang mengurangi
jumlah persediaan dan utang dagang.
b. Kartu persediaan
Catatan ini digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok persediaan karena
dikembalikannya barang yang telah dibeli kepada pemasoknya.

c. Kartu utang
Kartu utang digunakan untuk mencatat berkurangnya utang kepada debitur akibat
pengembalian barang pada debitur. Jika perusahaan menggunakan voucher payable
 procedure, berkurangnya utang kepada debitur dicatat dengan cara mengarsipkan memo
debit dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar menurut nama debitur.

2.1.5. Jaringan prosedur yang membentuk sistem retur pembelian

1. Prosedur perintah retur pembelian
Retur pembelian terjadi atas perintah fungsi pembelian kepada fungsi pengiriman
untuk mengirimkan kembali barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan (dalam
system akuntansi pembelian) kepada pemasok yang bersangkutan. Dokumen yang
digunakan oleh fungsi pembelian untuk memerintahkan fungsi pengiriman
mengembalikan barang ke pemasok adalah memo debit.   

2. Prosedur pengiriman barang

Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pemasok sesuai
dengan perintah retur pembelian yang tercantum dalam memo debit dan membuat laporan
pengiriman barang untuk transaksi retur pembelian tersebut.
  
3. Prosedur pencatatan utang
Pencatatan utang dijalankan oleh fungsi akuntansi yang berperan untuk memeriksa
dokumen-dokumen yang berhubungan dengan retur pembelian (memo debit dan laporan
pengiriman barang) dan menyelenggarakan pencatatan berkurangnya utang dalam kartu
utang atau mengarsipkan dokumen memo debit sebagai pengurang utang.

2.1.6. Unsur Pengendalian Intern

Unsur pokok pengendalian intern terdiri dari :
A. Organisasi
1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
Salah satu unsur pokok sistem pengendalian intern mengharuskan pemisahan fungsi
operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Dalam sistem akuntansi pembelian,
fungsi akuntansi yang melaksanakan pencatatan utang dan persediaan barang harus
dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi pembelian.

2. Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, fungsi pengiriman,
fungsi pencatat utang, fungsi akuntansi yang lain.
Tidak ada transaksi retur pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi
tersebut. Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu unit organisasi.
Dalam sistem retur pembelian harus dirancang unsur sistem pengendalian intern.

B. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

1. Memo debet untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian.
Transaksi pembelian dimulai dengan diterbitkannya surat order pembelian oleh
fungsi pembelian. Jika barang yang diterima dari pemasok tidak sesuai dengan barang
yang dipesan menurut surat order pembelian, terjadilah retur pembelian. Transaksi retur
pembelian harus diotorisasi oleh fungsi pembelian dengan cara membubuhkan
tandatangan pada memo debit.

2. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pengiriman.
Transaksi retur pembelian dimulai dengan diterbitkannya memo debit oleh fungsi
pembelian dan dilaksanakan dengan dikeluarkannya laporan pengiriman barang sebagai
 tanda telah dikirimkannya barang yang telah dibeli kepada pemasok yang bersangkutan.
Laporan pengiriman barang ini harus diotorisasi oleh fungsi pengiriman, sehingga dapat
menjadi dokumen pendukung yang sahih dalam pencatatan berkurangnya utang dan
persediaan barang.

3. Pencatatan berkurangnya utang karena retur pembelian didasarkan pada memo debet yang
didukung dengan laporan pengiriman barang.
Pencatatan kedalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang
dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. Kesahihan dokumen sumber yang
dipakai sebagai dasar pencatatan dalam catatan akuntansi dibuktikan dengan
dilampirkannya dokumen pendukung yang lengkap, yang telah diotorisasi oleh pejabat
yang berwenang. Dalam sistem retur pembelian, pencatatan mutasi utang dan persediaan
harus didasarkan pada dokumen sumber memo debit.

4. Pencatatan kedalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

Pencatatan kedalam catatan akuntansi harus dilaksanakan oleh karyawan yang diberi
wewenang untuk itu. Penyimpanan memo debit yang dilampiri dengan laporan pengiriman
barang dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar atau pencatatan memo debit kedalam
kartu utang diotorisasi oleh fungsi pencatat utang dengan cara membubuhkan tandatangan
dan tanggal pencatatan kedalam dokumen sumber (bukti memo atau faktur dari pemasok).
Pencatatan memo debit kedalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi pencatat jurnal dengan
cara membubuhkan tandatangan pada dokumen tersebut.

C. Praktik yang sehat

1. Memo debit untuk retur pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya 
dipertanggung jawabkan oleh fungsi pembelian.
2. Laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung
jawabkan oleh fungsi pengiriman.
3. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi
dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.

2.1.7. Bagan Alir Dokumen (Flowchart)

Bagan alir adalah representasi grafis dari sistem yang mendeskripsikan relasi fisik
diantara entitas-entitas intinya. Bagan alir dapat digunakan untuk menyajikan aktivitas
manual, aktivitas pemrosesan komputer, atau keduanya.
Bagan alir terdiri dari : Bagan alir dokumen digunakan untuk menggambarkan
elemen-elemen dari sistem manual, termasuk catatan akuntansi, departemen organisasional
yang terlibat dalam proses, dan aktivitas yang dilakukan dalam departemen tersebut.

2.1.7.1. Flowchart Sistem Retur Pembelian

 Gambar 2.2 Flowchart Retur Pembelian

Gambar 2.2 Flowchart Retur Pembelian (Lanjutan)

 Gambar 2.2 Flowchart Retur Pembelian (Lanjutan)

Penjelasan job description pada masing-masing entitas dalam flowchart:

1. Departemen persediaan :
 Melakukan pengecekan persediaan
 Mengumpulkan persediaan yang rusak dan mencatat persediaan yang rusak lalu
membuat daftar persediaan yang rusak rangkap 2,yaitu: 
 lembar pertama diberikan kepada manajer persediaan dan mengirimkan
persediaan yang rusak  ke manajer persediaan .
 lembar kedua disimpan sebagai arsip.
 Menerima bukti pengiriman barang retur dan barang pengganti dari departemen
penerimaan.

2. Manajer persediaan: 

Menerima persediaan yang rusak dan daftar persediaan yang rusak

 Manajer persediaan melakukan pengecekan, lalu mengesahkan daftar persediaan yang

rusak rangkap 2, yaitu : 
 lembar pertama disimpan sebagai arsip 
 lembar kedua dikirimkan ke departemen pembelian beserta dengan persediaan
yang rusak. 
 Menerima laporan penerimaan penggantian barang beserta dengan bukti penggantian
barang retur melakukan pemeriksaan terhadap laporan penggantian barang. 
 Mengirimkan laporan penggantian barang yang telah diperiksa beserta dengan bukti
penggantian barang retur ke bagian akuntansi. 

3. Departemen pembelian:
  Menerima daftar persediaan rusak yang telah disahkan dari bagian manajer
persediaan, berdasarkan hal tersebut membuat surat retur pembelian rangkap 2, yaitu: 
 lembar pertama dikirimkan ke departemen penerimaan.
 Lembar kedua dikirim ke supplier beserta dengan persediaan yang rusak. 
 Menerima surat penerimaan retur lalu mengirimkannya ke departeman penerimaaan. 

4. Supplier: 
 Menerima surat retur pembelian dan persediaan yang rusak, berdasarkan hal tersebut
membuat surat penerimaan retur rangkap 2,yaitu: 
 lembar pertama dikirimkan ke departeman pembelian
 lembar kedua disimpan sebagai arsip. 
 Menyiapkan barang pengganti membuat bukti penggantian barang retur rangkap 2
beserta barang tersebut ke departemen penerimaan. 
 Menerima surat penggantian barang retur yang telah di acc. 

5. Departemen penerimaan: 
 Menerima surat retur pembelian dari departemen pembelian.
 Menerima surat penerimaan retur dari departemen pembelian.
 Menerima bukti penggantian barang retur 2 lembar dan barang pengganti.
 Lalu berdasarkan bukti penggantian barang retur 2 lembar ditambah dengan surat
penerimaan retur dan surat retur pembelian, departemen penerimaan mengesahkan
bukti pengiriman barang retur 2 lembar,yaitu: 
 Lembar ke dua dikirim ke supplier 
 Lembar pertama beserta barang dikirim ke departemen persediaan. 

6. Bagian Akuntansi : 
 Menerima laporan penggantian barang yang telah diperiksa, lalu berdasarkan laporan
tersebut membuat laporan catatan persediaan rangkap 2, yaitu: 
 lembar pertama disimpan sebagai arsip
 lembar kedua dikirim ke bagian pimpinan.
7. pimpinan: 
 Menerima laporan catatan persediaan dan mengesahkannya

2.2. Sistem Akuntansi Utang

Prosedur pencatatan utang adalah prosedur sejak utang/kewajiban perusahaan timbul
sampai dengan pencatatannya dalam perkiraan/rekening utang. Utang muncul karena adanya
pembelian barang atau jasa secara kredit. Karena itu sistem akuntansi utang sangat terkait
dengan prosedur pencatatan utang dan prosedur distribusi pembelian. Mengacu pada
pendapat Mulyadi (2001), prosedur pencatatan utang dibagi menjadi dua metode: account
payable procedure dan voucher payable procedure.

A. Account Payable Procedure

Dalam prosedur  ini  catatan  utang  yang  digunakan  berupa  kartu  utang  yang
berisi nomor faktur dari pemasok, jumlah yang terutang, jumlah pembayaran  dan saldo
utang.
 Dokumen yang digunakan adalah:
1. Faktur dari pemasok.
2. Kuitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan surat
pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim ke pemasok, yang berisi keterangan
untuk apa pembayaran tersebut dilakukan.

 Catatan akuntansi yang digunakan adalah:

1. Kartu utang, untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap kreditur.
2. Jurnal pembelian, untuk mencatat transaksi pembelian.
3. Jurnal pengeluaran kas, untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan pengeluaran
kas lainnya.

 Prosedur pencatatan utangnya sebagai berikut:

Faktur dari Jurnal

pembelian Pencatatan
pemasok
transaksi
timbulnya
utang

Kartu
utang

Pencatatan
transaksi
Kuitansi Jurnal pembayaran
dari pengeluaran utang
pemasok kas

Gambar 2.3 Prosedur Pencatatan Utang dengan Account Payable Procedure

 Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar:

1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian.
2. informasi dalam jurnal pembelian kemudian di-posting kedalam kartu utang.

 Pada saat jumlah dalam faktur dibayar:

1. cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.
2. informasi dalam jurnal pengeluaran kas di-posting kedalam kartu utang.

B. Voucher Payable Procedure

Dalam prosedur ini catatan utang yang digunakan berupa arsip voucher (bukti kas
keluar). Pencatatan utang hanya melalui dua tahap: pencatatan utang dalam register
bukti kas keluar (voucher register) dan jurnal pengeluaran kas.
 Dokumen yang digunakan dalam voucher payable procedure adalah:
1. Bukti kas keluar.
Formulir ini mempunyai tiga fungsi:
a. Sebagai surat perintah kepada bagian kas untuk melakukan pengeluaran kas sesuai
tercantum didalamnya.
b. Sebagai pemberitahuan kepada kreditur mengenai tujuan pembayarannya(sebagai
remittance advice).
c. Sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau distribusi lain.
2. Jurnal pengeluaran kas.

 Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah sebagai
berikut :
1. Register bukti kas keluar(voucher register).
2. Register cek(check register).

 Prosedur pencatatan utangnya sebagai berikut:

1. One-time Voucher Procedures.
Dalam prosedur ini setiap faktur dari pemasok dibuat satu set voucher yang
terdiri dari 3 lembar. Prosedur ini dibagi menjadi dua:
a. One-time voucher procedure dengan dasar tunai (cash basis).
 3
2
Faktur 1
dari
pemasok Faktur disimpan
sementara menunggu
T
jatuh temponya

Membuat Pada saat

bukti kas jatuh tempo
keluar

Faktur 3

3
2
Bukti kas 1
keluar

Jurnal Dikirim ke
pengeluaran kreditur
kas bersama dgn
cek N A

Gambar 2.4 One Time Voucher Procedure dengan Cash Basis

Dalam prosedur ini faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi dari pemasok
disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh temponya. Saat tanggal jatuh
tempo, fungsi akuntansi membuat bukti kas keluar dan kemudian mencatatnya dalam
jurnal pengeluaran kas
 b. One-time   voucher   procedure   dengan   dasar   waktu   (accrual   basis).

1 keluar
Bukti kas
1

1 keluar
Bukti kas

bukti kas
Faktur

keluar
SOP
2

2
3

3
bukti kas
Register
keluar

Registe
r cek

Cek

1 keluar
Bukti kas
Dikirim ke
pemasok

Mengisi
Faktur

cek
2
3
N
A

Gambar 2.4 One-time   voucher   procedure   dengan   dasar   waktu (accrual   basis).

Dalam prosedur ini faktur diterima oleh Bagian Utang dari pemasok dan
langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh Bagian Utang, kemudian dilakukan
pencatatan dalam voucher register. Saat bukti kas keluar tersebut jatuh tempo,
dokumen ini dikirimkan ke Bagian Kasa untuk membuat cek. Pengeluaran cek
dicatat dalam jurnal pengeluaran cek.

2. Built-up Voucher Procedures.

 diambil dari arsip
Bukti kas keluar
pada saat akan
pembayaran
dilakukan
bukti kas
Register
keluar

keluar
Bukti kas 1

keluar
Bukti kas 1

dalam bukti kas

Mencatat faktur
keluar
A
Dikirim ke Bagian Kasa pada saat

2
bukti kas keluar jatuh tempo

3
dasar waktu
diselenggarakan atas
catatan utang yg
belum dibayar merupakan
Arsip bukti kas keluar yg

Gambar 2.5 Built-up Voucher Procedures.

Dalam prosedur ini satu set voucher dapat digunakan untuk menampung lebih dari satu faktur
dari pemasok. Faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi dari pemasok dicatat dalam bukti
kas keluar, kemudian keduanya disimpan sementara dalam arsip menurut abjad. Jika ada lagi
faktur dari pemasok yang sama, maka dicatat juga dalam bukti kas yang sama. Setelah dicatat
bukti kas tersebut dikembalikan dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar (unpaid
voucher file). Saat jatuh tempo pembayaran, bukti kas keluar tersebut dikeluarkan, dicatat
oleh fungsi akuntansi ke dalam register bukti kas keluar, dan kemudian diserahkan kepada
fungsi keuangan untuk dibuatkan cek. Cek ini dicatat oleh fungsi keuangan dalam register
bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dikembalikan lagi ke fungsi akuntansi
untuk disimpan dalam arsip bukti kas keluar yang telah dibayar (paid voucher file).

2.3. Distribusi Pembelian

Ditribusi pembelian ini menyangkut peringkasan pendebitan yang timbul dari
transaksi pembelian dan pembayarannya untuk menyusun laporan dan pencatatan dalam
jurnal. Hampir semua debit dari transaksi pembelian bersumber dari register bukti kas keluar
atau jurnal pembelian, atau dari distribusi faktur yang diterima dari pemasok.
Distribusi adalah prosedur peringkasan rincian yg tercantum dalam media (faktur dari
pemasok misalnya) dan pengumpulan total ringkasan tsb untuk keperluan pembuatan laporan.
Distribusi pembelian adalah prosedur peringkasan pendebitan yg timbul dari transaksi
pembelian & pembayarannya untuk penyusunan laporan & pencatatan dalam jurnal. Hampir
semua debit dari transaksi pembelian menyangkut persediaan & biaya.
 Dalam perusahaan yg kecil, pendebitan yg timbul dari transaksi pembelian terutama
bersumber dari : jurnal pengeluaran kas.
 Dalam perusahaan yg besar, pendebitan yg timbul dari transaksi pembelian bersumber
dari:
 register bukti kas keluar (voucher register) atau jurnal pembelian , atau dari
 distribusi faktur yg diterima dari pemasok
 Dalam perusahaan manufaktur, klasifikasi yg umum dipakai untuk pendebitan yg timbul
dari transaksi pembelian & pembayarannya sbb :
1. Untuk bahan baku
a. Jenis bahan baku
b. Produk yg menggunakan bahan baku tsb
c. Kombinasi diantara keduanya

2. Untuk suku cadang

a. Jenis suku cadang

3. Untuk biaya yg berasal dari pembelian jasa

a. Menurut jenis biaya
b. Menurut fungsi atau pusat pertanggung-jawaban
c. Kombinasi jenis & pusat pertanggung-jawaban

2.3.1. Metode Distribusi Pembelian

Ada 5 metode, yaitu :
1. Metode jurnal berkolom atau metode spread sheet
Distribusi debit dari transaksi pembelian dapat dilakukan dengan menggunakan :
1) Jurnal pengeluaran kas
Jika jurnal pengeluaran kas dipakai sebagai alat distribusi, dalam jurnal tersebut
harus disediakan kolom-kolom untuk menampung klasifikasi pokok yang diinginkan.
Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pengeluaran kas pada saat faktur tersebut
dibayar. Dengan demikian distribusi pendebitan dilakukan dengan dasar tunai (cash
basis). Jika pendebitan ini menyangkut biaya, distribusi dapat dilakukan denga dasar
waktu(accrual basis) dengan cara sebagai berikut :
a. Pada akhir bulan (saat pembuatan laporan keuangan, dibuat rekapitulasi biaya dari
arsip faktur yang belum dibbayar.
b. Atas dasar rekapitulasi tersebut dibuat jurnal umum dengan debit biaya dan kredit
utang dagang.
c. Jurnal tersebut kemudian dibalik (reversing entry) pada awal bulan berikutnya.
 Faktur dari
pemasok

A
Pada saat faktur
jatuh tempo

Faktur dari
pemasok

Jurnal pengeluaran kas

berkolom merupakan alat
Jurnal distribusi
pengeluaran
kas berkolom
Laporan
keuangan
Buku besar

Gambar 2.6 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Jurnal Pengeluaran Kas Berkolom

2) Jurnal pembelian

Gambar 2.7 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Jurnal Pengeluaran Kas Berkolom

Jika jurnal pembelian dipakai sebagai alat distribusi, dalam jurnal tersebut harus
dibentuk kolom-kolom untuk distribusi debit dari transaksi pembelian. Faktur dari
pemasok dicatat dalam jurnal pembelian pada saat telah disetujui untuk dibayar, tidak
menunggu sampai saat jatuh temponya. Dengan demikian penggunaan jurnal pembelian
ini mendistribusikan pendebitan dengan dasar waktu.
 pembelian

pemasok
Faktur dari
Jurnal
dasar waktu (accrual basis)
Distribusi pembelian dilakukan atas
Buku besar
keuangan
Laporan

Gambar 2.8 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Jurnal Pembelian Berkolom

3) Register bukti kas keluar

Register bukti kas keluar dapat pula dipakai sebagai alat distribusi pembelian. Dalam register
bukti kas keluar disediakan kolomm-kolom sesuai dengan klasifikasi pokok biaya dan persediaan.
Setiap akhir bulan, dibuat rekapitulasi dari tiap kolom terseut untuk kemudian di posting ke
rekeing buku besar yang bersangkutan. Dari rekening buku besar ini kemudian dibuat laporan
yang di kehendaki.
 Membuat rekapitulasi
bukti kas keluar
Rekapitulasi register

register bukti kas

Register bukti

keluar
Bukti kas
kas keluar
keluar
pembantu
Buku
keuangan
Laporan

Gambar 2.9 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Register bukti kas keluar Berkolom

2. Metode rekening berkolom

Distribusi pendebitan dan transaksi pembelian dapat dilakukan dengan menggunakan
rekening berkolom. sumber informasi untuk posting ke dalam rekening berkolom adalah
register bukti kas keluar.
 Register bukti

keluar
Bukti kas
kas keluar
Rekening
berkolom
keuangan
Laporan

Gambar 2.10 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Rekening Berkolom

3. Metode rekening tunggal
Penggunaan rekening tunggal untuk mendistribusikan pendebitan yang timbul dan
transaksi pembelian dilakukan melalui prosedur berikut ini:
a Faktur yang telah disetujui untuk dibayar disortasi menurut klasifikasi yang
dikehendaki (misalnya menurut departemen)
b Dan faktur yang disertai tersebut dibuat pre-list tape
c Faktur tersebut kemudian diposting ke dalam rekening yang bersangkutan
(misalnya biaya menurut departemen).
d Laporan dibuat berdasarkan informasi yang terkumpul dalam rekening.
 Faktur

Sortasi
faktur

Pre-list tape

Faktur Faktur yg disortasi

menurut klasifikasi
rekening tunggal

Rekening Laporan
tunggal keuangan

Menjumlah posting Dibandingkan untuk

dalam rekening membuktikan ketelitian
tunggal posting ke dalam
rekening tunggal

Rekapitulasi
posting dalam Buku
rekening tunggal besar

Gambar 2.11 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Register bukti kas keluar Berkolom

.
4. Metode tiket tunggal (unit ticket method)
Berdasarkan bukti kas keluar yang biasanya berupa media campuran (mixed media)
dibuat tiket tunggal (unit ticket) untuk setiap elemen klasifikasi yang tercantum di dalamnya.
Tiket tunggal ini kemudian direkap dan hasil rekapitulasinya dipakai sebagai dasar posting ke
dalam rekening control yang bersangkutan dalam buku besar. Tiket tunggal ini kemudian
diarsipkan menurut nomor rekening dalam klasifikasi. Pada akhir bulan, dari arsip tiket
tunggal ini dibuat rekap dan hasilnya dicatat dalam summary strip. Summary strip inilah yang
berfungsi sebagai laporan.
 Bukti kas
keluar

Membuat tiket
tunggal dari
bukti kas keluar

Tiket Pada akhir bulan

tunggal Tiket tiket tunggal
tunggal diambil dari arsip

N Menurut
nomor Membuat
Membuat rekening rekapitulasi
rekapitulasi tiket tunggal
tiket tunggal

Rekapitulasi
Rekapitulasi
tiket tunggal
tiket tunggal

Bukti kas Summary strip

Posting
keluar berfungsi
Buku
sebagai
besar
laporan
Gambar 2.11 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Tiket Tunggal

5. Metode distribusi dengan komputer

Metode distribusi pendebitan yang timbul dan transaksi pembelian dengan

menggunakan komputer dilakukan dengan memberi kode transaksi yang terjadi sesuai
dengan klasifikasi yang diinginkan. Jika transaksi sudah diberi kode dengan benar, proses
sortasi akan dilakukan oleh komputer melalui program. Oleh karena itu titik berat kegiatan
distribusi pembelian terletak pada kerangka pemberian kode terhadap transaksi pembelian
dan pengeluaran kas. Jika misalnya pendebitan rekening biaya yang terjadi akan
diklasifikasikan menurut jenis (misalnya ada 50 jenis biaya), pusat pertanggungjawaban yang
dibagi menurut hirarki manajemen (misalnya ada 4 jenjang manajemen) dan menurut jenis
produk yang dihasilkan (da 25 jenis produk), maka kerangka pemberian kode rekening dapat
disusun sebagai berikut :

1 2 3 4 5 6 7 8

Jenis Biaya Pusat Pertanggung- Produk

jawaban

Setiap faktur pembelian atau bukti kas keluar akan diberi kode menurut kerangka
pemberian kode tersebut. Jika misalya faktur pembelian jasa iklan (jenis biaya ke 28)
dibebankan pada Departemen Pemasaran (dengan kode 4321), yang dikeluarkan untuk
produk (misalnya produk nomor 21), maka faktur pembelian tersebut akan diberi kode debit
28432121 dan dicatat dengan komputer dengan menggunakan kode itu.
Dengan kerangka (framework) pemberian kode ini, semua transaksi pembelian dan
pengeluaran kas yang menyangkut biaya akan diberi kode dengan kerangka tersebut,
sehingga arsip transaksi pembelian (purchase transaction file) yang berupa pita magnetik
hasil tun 1 dapat digunakan untuk meng-update arsip induk biaya, dan selanjutnnya dengan
run 2, arsip induk biaya dapat digunakan untuk menghasilkan laporan biaya yang berupa :
a. Laporan biaya menurut jenisnya.
Dihasilkan dengan memerintahkan komputer melakukan sortasi 2 angka pertama
kode rekening biaya.
b. Laporan biaya menurut pusat pertanggungjawaban.
Dihasilkan dengan mensortasi dengan komputer 4 angka pada posisi kedua kode
rekening biaya.
c. Laporan biaya menurut produk.
Dihasilkan dengan melakukan sortasi arsip induk biaya menurut 2 angka pada posisi
terakhir dalam kode rekening biaya.

Jika diinginkan, komputer dapat digunakan untuk melakukan sortasi kombinasi antara
jenis biaya, pusat pertanggungjawaban dengan jenis produk.
BAB III
PENUTUP

3.1. Kesimpulan
Sistem akuntansi utang meliputi prosedur pencatatan utang dan prosedur distribusi
pembelian. Dalam makalah ini diuraikan sistem akuntansi retur pembelian yang digunakan
untuk melaksanakan transaksi pengembalian barang yang dibeli kepada pemasok yang
bersangkutan. Transaksi retur pembelian dicatat dengan mendebit rekening utang dagang dan
mengkredit rekening persediaan. Dengan demikian buku pembantu yang terkait dengan
transaksi retur pembelian adalah buku pembantu utang dan buku pembantu persediaan.
Fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian adalah : fungsi pembelian, gudang,
pengiriman, akuntansi. Dokumen yang digunakan dalam sistem retur pembelian adalah memo
debit dan laporan pengiriman barang. Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat
transaksi retur pembelian adalah jurnal retur pembelian, kartu persediaan, dan kartu utang.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem retur pembelian adalah prosedur perintah retur
pembelian, prosedur pengiriman barang kepada pemasok, dan prosedur pendebitan utang.
Ada dua metode pencatatan utang : account payable dan voucher payable procedure.
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat mutasi utang dalam account payable
procedure adalah kartu utang, jurnal pembelian dan jurnal pengeluaran kas. Dalam voucher
voucher payable procedure, voucher atau bukti kas keluar merupakan dokumen sumber yang
memiliki tiga fungsi yaitu :
a. Sebagai perintah kepada bagian kasa untuk melakukan pengeluaran kas
b. Sebagai pemberitahuan kepada kreditur mengenai tujuan pembayaran
c. Sebagai dokumen sumber pencatatan mutasi utang dan persediaan
Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedure dapat dibagi menjadi
dua macam :
1. One-time voucher procedure
a. One-time voucher procedure dengan dasar tunai.
b. One-time voucher procedure dengan dasar waktu.
2. Built up voucher procedure
Distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat transaksi pembelian dapat dilakukan
dengan lima metode
1. Metode jurnal berkolom atau metode spread sheet.
2. Metode rekening berkolom
3. Metode rekening tunggal
4. Metode tiket tunggal (unit ticket method)
5. Metode distribusi dengan komputer