LAPORAN

PRAKTIK KERJA LAPANGAN

SISTEM DAN PROSEDUR PEMBAYARAN PIHAK KETIGA

SECARA TUNAI PADA PT. INDUSTRI KERETA API
(PERSERO) KOTA MADIUN

Oleh:

MARTA RIZKIANNA

2132550022

PROGRAM STUDI D-III AKUNTANSI

PSDKU POLITEKNIK NEGERI MALANG

DI KOTA KEDIRI
 2023

HALAMAN PENGESAHAN

SISTEM DAN PROSEDUR PEMBAYARAN PIHAK KETIGA

SECARA TUNAI PADA PT. INDUSTRI KERETA API
(PERSERO) KOTA MADIUN

Oleh:
MARTA RIZKIANNA
NIM. 2132550022

Laporan PKL ini telah diuji pada tanggal 15 September 2023

Menyetujui,
Pembimbing Perusahaan Pembimbing PKL

Insi Kamilah Indallah Elmi Rakhma Aalin,S.E.,M.Si

NIP. 991500010 NIDN.0705049002

Ketua Program Studi

D-III Akuntansi

Dra. Fita Setiati., M.Si. Ak.CA

NIP. 196705221992032001
 PERNYATAAN ORISINALITAS

Yang bertanda tangan di bawah ini saya ;

NAMA : MARTA RIZKIANNA

NIM : 2132550022

JUDUL LAPORAN PKL : PROSEDUR PEMBAYARAN PIHAK KETIGA

SECARA TUNAI PADA PT. INKA ( PERSERO ) KOTA

MADIUN.
ALAMAT INSTANSI : JALAN YOS SUDARSO NO. 71, MAGUHARJO, KOTA
MADIUN

Menyatakan bahwa judul tersebut merupakan Laporan Praktik Kerja Lapangan yang asli
saya susun sendiri, bukan merupakan plagiasi atau tiruan laporan praktik kerja lapangan
orang lain.

Jika di belakang hari ternyata bahwa laporan saya ini terbukti dengan jelas dan benar
merupakan hasil plagiasi atau tiruan karya seseorang terdahulu maka saya siap menerima
sanksi sesuai ketentuan hukum yang berlaku.

Madiun, 15 September 2023

Yang Membuat Pernyataan,

MARTA RIZKIANNA
NIM. 2132550022
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan YME, atas berkat dan anugerahnya, sehingga
penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktik Kerja Lapangan dengan judul “Prosedur
Pembayaran Pihak Ketiga Secara Tunai Pada PT. INKA ( Persero) Kota Madiun”.
Laporan ini disusun untuk memenuhi persyaratan Program Studi Akuntansi. Penulis
melakukan Praktik Kerja Lapangan di PT. INKA dimulai tanggal 03 Juli 2023 sampai 15
September 2023.
Dalam penyusunan laporan ini, penulis mendapat bantuan dan dukungan dari
berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada :
1. Tuhan YME yang telah melimpahkan Kasih dan Anugerahnya.
2. Orang tua yang senantiasa memberikan doa dan dukungan untuk melaksanakan
Praktik Kerja Lapangan dan dalam penyelesaian laporan ini.
3. Bapak Dandung Novianto, S.T.,M. selaku Koordinator Politeknik Negeri Malang
PSDKU di Kota Kediri.
4. Bapak Dra. Fita Setiani . selaku Ketua Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri
Malang PSDKU di Kota Kediri.
5. Ibu Elmi Rakhma Aalin, SE.,M.Si selaku Koordinator Praktik Kerja Lapangan
dan dosen pembimbing yang telah banyak memberikan saran, waktu, dan
pemikiran sehingga laporan ini dapat diselesaikan.
6. Seluruh Pegawai Divisi Keuangan yang telah membantu, membimbing, dan
mengajarkan penulis selama PKL.
7. Teman – teman penulis yang telah berjuang bersama dan memberikan bantuan
serta dukungan.
Penulis menyadari bahwa penulisan laporan ini masih banyak terdapat kekurangan yang
harus dibenahi, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat
membangun dari pembaca demi kesempurnaan laporan Praktik Kerja Lapangan ini.
Demikian kata pengantar ini penulis buat, semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi
semua pihak.

Jombang, 05 September 2022

Penulis,

MARTA RIZKIANNA
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.............................................................................................4
DAFTAR TABEL....................................................................................................6
DAFTAR GAMBAR...............................................................................................7
I. PENDAHULUAN................................................................................................8
1.1 Latar Belakang...............................................................................................8
1.2 Tujuan.............................................................................................................9
1.3 Manfaat...........................................................................................................9
1.4 Pelaksanaan Waktu.......................................................................................10
II.GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN...........................................................11
2.1 Sejarah Instansi........................................................................................11
2.2 Lokasi Perusahaan...................................................................................12
2.3 Struktur Organisasi..................................................................................13
2.4 Bidang Usaha..........................................................................................15
2.5 Ketenagakerjaan......................................................................................16
III. URAIAN KEGIATAN....................................................................................18
3.1 Tempat Kegiatan.....................................................................................18
3.2 Uraian Kegiatan.......................................................................................18
3.3 Masalah yang Dihadapi...........................................................................19
3.4 Penanganan Masalah...............................................................................19
3.5 Sistem dan Prosedur................................................................................20
IV.KESIMPULAN DAN SARAN........................................................................24
4.1 Kesimpulan..............................................................................................24
4.2 Saran........................................................................................................24
4.2.1 Bagi PT. INKA................................................................................24
4.2.2 Bagi PSDKU Polinema Di Kota Kediri...........................................24
4.2.3 Bagi Penenliti Selanjutnya...............................................................24
DAFTAR PUSTAKA............................................................................................25
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Praktek Kerja Lapangan adalah program praktek kerja yang merupakan
persyaratan wajib dalam penyelesaian studi bagi mahasiswa Politeknik Negeri
Malang Program Studi Diluar Kampus Utama (PSDKU) di kota Kediri. Bentuk
kegiatan yang dilakukan adalah berpartisipasi langsung dengan mengikuti semua
aktifitas di lokasi Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang sudah ditentukan. Tujuan
dilaksanakannya Praktik Kerja Lapangan (PKL) agar mahasiswa lebih mengetahui
bagaimana kondisi dunia kerja sesungguhnya dan mengimplementasikan ilmu dari
materi perkuliahan ke dalam dunia kerja yang sebenaranya. Berdasarkan uraian
diatas, penulis memilih PT. Industri Kereta Api (INKA) sebagai tempat Praktik
Kerja Lapangan karena penulis ingin menambah pengetahuan tentang perusahaan
manufaktur yang bergerak di bidang perdagangan kereta api.
PT.INKA merupakan salah satu perusahaan BUMN yang bergerak di
bidang manufaktur kereta api beralamat dikawasan Jalan Yos Sudarso, Madiun,
Jawa Timur. PT. INKA menciptakan produk terintegritas pertama di asia tenggara
dengan proses teknologi modern sehingga dapat memberikan manfaat kepada para
pelanggan dengan berbagai keunggulan kompetitifnya. Produk-produk yang
dihasilkan yaitu kereta penumpang, lokomotif, gerbong barang, kereta
berpenggerak. PT.INKA dalam melakukan pelaksanaan kegiatan produksi tentu
memiliki struktur organisasi dengan divisi yang terbagi menjadi departemen-
departemen. Divisi keuangan dan akuntansi merupakan salah satu divisi yang
berperan penting dalam proses kegiatan usaha terutama dalam menyusun laporan
keuangan di PT. INKA.
Penulis ditugaskan di bagian divisi keuangan dan akuntansi dimana salah
satu tugasnya yaitu memverifikasi dan mengelola pembayaran pihak ketiga.
Pembayaran pihak ketiga merupakan transaksi pembayaran yang dilakukan baik
untuk pemesanan barang maupun pemesanan jasa terhadap vendor atau pihak
ketiga. Hal ini perlu diperhatikan karena vendor atau pihak ketiga merupakan
mitra kerja untuk membantu menunjang kegiatan produksi di PT.
INKA.Berdasarkan hal tersebut penulis mengambil judul “Prosedur
Pembayaran Pihak Ketiga Secara Tunai pada PT. INKA”.

1.2 Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai dari pelaksanaan program Praktik Kerja
Lapangan (PKL) bagi mahasiswa program studi D-III Akuntansi PSDKU
Politeknik Negeri Malang di Kota Kediri adalah :
1. Untuk mengembangkan teori akuntansi maupun praktik yang telah
dipelajari di bangku perkuliahan dan menerapkannya di dunia kerja.
2. Untuk mengembangkan kemampuan mahasiswa dan mempersiapkan
etika yang baik sebagaimana ditetapkan dalam aturan dunia kerja.
3. Untuk memenuhi syarat kelulusan mahasiswa yaitu melakukan kegiatan
Praktik Kerja Lapangan (PKL).

1.3 Manfaat
Terdapat beberapa manfaat yang dapat diambil dari pelaksanaan Praktik
Kerja Lapangan (PKL) diantaranya :

1.3.1 Bagi Mahasiswa

a. Mahasiswa dapat mempersiapkan diri secara mental dan fisik dalam
menghadapi persaingan dunia kerja yang semakin kompetitif.
b. Memperoleh pengalaman nyata yang berguna untuk meningkatkan
keterampilan akuntansi yang relevan sesuai jurusan yang ditekuni.
c. Menambah wawasan mahasiswa terhadap dunia kerja serta
mmenumbuhkan kemampuan berinteraksi sosial dengan orang lain
di dunia kerja.

1.3.2 Bagi PT. INKA

a. Dapat menigkatkan efisiensi, produktivitas dalam lingkup pekerjaan
berdasarkan saran dan ide dari mahasiswa.
b. Sarana untuk membina hubungan baik antara PT. INKA dengan
PSDKU Politeknik Negeri Malang di Kota Kediri untuk melakukan
kerja sama di masa yang akan datang.
 c. Instansi mendapat tenaga tambahan dari adanya program ini.

1.3.3 Bagi PSDKU Politeknik Negeri Malang di Kota Kediri

a. Sebagai sarana pengenalan instansi PSDKU Politeknik Negeri
Malang di Kota Kediri.
b. Dapat meningkatkan mutu lulusan PSDKU Politeknik Negeri
Malang di Kota Kediri dari pengalaman praktik kerja lapangannya.
c. Sebagai masukan untuk mengevaluasi sampai sejauh mana
kesesuaian kurikulum Program Studi D-III Akuntansi PSDKU
Politeknik Negeri Malang di Kota Kediri dengan dunia kerja.

1.4 Pelaksanaan Waktu

Penulis melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di PT. INKA
Madiun. Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan dilaksanakan 50 hari kerja
sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh kampus dan di mulai
pada tanggal 03 Juli 2023 – 15 September 2023. Bagi peserta Praktik
Kerja Lapangan jam kerja dilaksanakan sesuai dengan pegawai PT. INKA
yaitu pada hari Senin sampai Jum’at mulai pukul 07.30-16.30 WIB.
 BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Instansi

Sejarah berdirinya PT. INKA berawal dari pengalihfungsian Balai Yasa
Lokomotif Uap Madiun yang bertransformasi menjadi pabrik kereta api. Secara
resmi, PT INKA (Persero) berdiri pada 18 Mei 1981 kemudian dilakukan
penyerahan operasional pabrik kereta api oleh PJKA kepada manajemen PT
INKA (Persero) pada 29 Agustus 1981. Proses pembinaan dan kepemilikan saham
entitas mulai dari pembinaan teknis oleh Departemen Perhubungan dari 1981
hingga 1989, yang kemudian beralih kepada BPIS hingga 1998. Kemudian
dialihkan kepada Menteri Negara BUMN. Selanjutnya dengan adanya perubahan
status Badan Pengelola Industri Strategis (BPIS) menjadi holding company
bernama PT Bahana Pakarya Industri Strategis (Persero), PT. INKA (Persero)
yang menjadi salah satu Badan Usaha Milik Negara yang masuk dalam kategori
industri strategis, berubah dari status dari PT (Persero) Industri Kereta Api
menjadi Perusahaan terbatas PT Industri Kereta Api.
Perubahan status ini dituangkan di dalam akta Notaris Toety Juniarto, SH
No. 76 tanggal 17 September 1998 dan pada 1998 saham berserta pembinaan
teknis beralih dari Menteri Keuangan ke PT Bahana Pakarya Industri Strategis
(BPIS). Kemudian PT BPIS dibubarkan pada 2002 sekarang PT. INKA (Persero)
dikelola oleh kementrian BUMN. Pengelolaan PT. INKA (Persero) oleh
Kementerian BUMN ini tertera dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia
No. 52 Tahun 2002 tentang Penyertaan Modal Negara Republik Indonesia. PT.
INKA hingga menjadi salah satu perusahaan BUMN sebagai persahaan kereta api
pertama dan terbesar di kawasan Asia Tenggara. Selain di Madiun, untuk
mendekatkan diri dengan para pemangku kepentingan PT. INKA (Persero)
mendirikan Kantor Perwakilan yang berada di Jakarta.
 1. Visi Misi Perusahaan

Visi dari PT. INKA (Persero) yaitu “Menjadi perusahaan manufaktur dan
bisnis terkait yang memberikan solusi terpadu untuk sistem transportasi darat
yang berkelanjutan”.
Mengacu pada visi maka PT INKA (Persero) menetapkan misi yaitu:
1. Membangun manufaktur sistem transportasi dan ekosistem industri dalam
rangka mendukung kemajuan industri nasional.
2. Menciptakan solusi transportasi terpadu dalam sistem transportasi massal,
angkutan barang & komoditas.
3. Memperluas pasar baik dalam negeri maupun luar negeri dan
memperbanyak spektrum produk.
4. Sebagai pusat kompetensi dalam industri transportasi darat yang mampu
menyerap, mengimplementasikan, dan membagikan ilmunya untuk
peningkatan kompetensi SDM.

2.2 Lokasi Perusahaan

Penulis melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di PT. INKA (persero)
bertempat di Jalan Yos Sudarso No. 71 Madiun Lor, Kec. Manguh arjo, Kota
Madiun, Jawa Timur. Berikut adalah peta dan gambar mengenai PT. INKA
(persero).
Gambar 2.1
Lokasi PT. INKA ( Persero )

Sumber : Google Maps, 2023

2.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan serta hubungan antara tiap bagian dalam
organisasi, baik secara posisi maupun tugas, demi mencapai tujuan bersama.
Pada struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja, spesialisasi
pekerjaan, saluran perintah, penyampaian laporan, serta bagaimana fungsi atau
kegiatan yang berbeda tersebut diintegrasikan atau dikoordinasikan. Dalam
perusahaan dikatakan sehat dapat juga dilihat berdasarkan struktur
organisasinya, struktur organisasi dikatakan sehat apabila tiap satuan di
dalamnya dapat menjalankan peranannya masing-masing dengan tertib, sehingga
usaha dan hasil kerjanya dapat optimal. Adapun struktur organisasi pada PT
Industri Kereta Api sebagai berikut:
Gambar 2.2
Bagan Struktur Kepegawaian Akuntansi & Keuangan

Keuangan,
Direktorat SDM
dan Manajemen
Risiko

Divisi Akuntansi
dan Keuangan

Senior Manager Senior Manager

Senior Manager
Perencanaan Pendanaan & Akuntansi dan
&Pengendalian Keu Perbendaharan Perpajakan

Manager Manager Manager Manager Manager Manager

Perencanaan Verifikasi Pendanaan Perbendaha Pelaporan Pajak &
Keuangan raan & Fasilitas
& Analisis
Asuransi Kepabeana
Keu n

STAF
1. Senior Manager Perencanaan & Pengendalian Keuangan
Menyusun rencana operasional,mengusulkan kebijakan, dan sistem prosedur,
melaksanakan tugas pokok, mengawasi, mengendalikan pekerjaan serta
menyusun laporan di Departemen Perencanaan dan Pengendalian keuangan
meliputi Bagian Perencanaan Keuangan dan Bagian Verifikasi.
2. Manager Perencanaan Keuangan
Menjalankan kegiatan di Bagian Perencanaan Keuangan yang meliputi
perencanaan dan pengendalian anggaran perusahaan, penyusunan manajemen
biaya, pembuatan usulan strategi efisiensi biaya perusahaan, monitoring,
evaluasi dan pelaporan realisasi anggaran baia dan kinerja keuangan
perusahaan.
3. Manager Verifikasi
Menjalankan kegiatan di Bagian Verifikasi yang meliputi kegiatan
pemeriksaan/verifikaasi dokumen keungan serta pengolahan data hasil
pemeriksaan/verifikasi sehingga dapat mendukung pencapaian perusahaan.
4. Senior Manager Pendanaan dan Perbendaharaan
Menyusun rencana operasional,mengusulkan kebijakan, dan sistem prsedur,
melaksanakan tugas pokok, mengawasi, mengendalikan pekerjaan serta
menyusun laporan di Departemen Pendanaan dan Perbendaharaan meliputi
Bagian Pendanaan serta Perbendaharaan dan Asuransi.
5. Manager Pendanaan
Menjalanakan kegiatan di Bagian Pendanaan yang meliputi pengelolaan
rencana dan kajian kebutuhan pendanaan perusahaan, pencairan sumber
pendanaan yang kompetitif ( Cash Loan maupun Non Cash Loan ),
pengelolaan kerjasama dengan pihak perbankan, financial intermediary, dan
pihak eksternal lainnya serta pemanfaatan fasilitas pendanaan baik cash loan,
non cash loan seperti i (SCF), Letter of Credit (LC)/Surat Kredit Berdokumen
Dalam Negeri (SKBDN), dan penjaminan.
6. Manager Perbendaharaan dan Asuransi
Menjalankan kegiatan di Bagian Perbendaharaan dan Asuransi yang meliputi
perencanaan dan pengendalian likuiditas kas perusahaan (Cash Management),
 penagihan piutang berikut pembayarannya, pengelolaan akun kas bank,
pengeluaran kas dan pemasukan kas dari semua transaksi yang dilakukan
perusahaan, pengelolaan hubungan kerjasama dengan pihak perbankan,
pengelolaan risiko pembayaran bungan dan risiko transaksi dalam mata uang
asing melalui peanfaaatan produk derivative (hedging) serta peneglolaan
asurasni perusahaan dan kerjasama dengan pihak asuransi.
7. Senior Manager Akuntansi dan Perpajakan
Menyusun rencana operasional, mengusulkan kebijakan dan sistem prosedur,
melaksanakan tugas pokok, mengawasi, mengendalikan pekerjaan serta
menyusun laporan di departemen Akutansi dan Perpajakan meliputi Bagian
Pelaporan dan Analisa akuntansi/keuangan serta bagan Pajak dan Fasilitas
Kepabeanan.
8. Manager Pelaporan dan Analisa Akuntasi/Keuangan
Menjalankan kegiatan di bagian Pelaporan dan Analisa Akuntansi/Keuangan
yang meliputi pencatatan jurnal transaksi, pengelolaa maintan akun pencatatan
transaksi, penyusunan laporan keuangan dan evaluasi kinerja secra akurat,
valid dan tepat waktu, penegloaan analisa laporan keuangan sebagai bahan
pengambilan keputusan oleh Manajemen serta penyusunan laporan keuangan
konsolidasi,
9. Manager Pajak da Fasilitas Kepabenan
Menjalankan kegiatan di Bagian Pajak dan Fasilitas Kepabenan yang meliputi
pengelolaan kewaiban perpajakan perusahaan dan verifikasi sertiap transaksi
perpajakan perusahaan, perhitungan dan pembayaran pajak penghasilan (PPH)
dan pajak pertamabahan nilai (PPN), pelaporan perpajakan yang akurat, valid
dan tepat waktu, pencatatan akuntansi perpajakan serta pemanfaatan fasilitas
kepabeanan dari Pemerintah.

2.4 Bidang Usaha

PT Industri Kereta Api (Persero) merupakan Badan Usaha Milik Negara
(BUMN) yang memiliki kemampuan dalam bidang usaha manufaktur kereta
api dan sarana transportasi darat lainnya. Kegiatan usaha yang dilakukan oleh
PT INKA (Persero) diantaranya adalah:
 1. Manufaktur sarana kereta api
2. Konstruksi pengadaan rekayasa
3. Service dan retail
4. Jasa rehabilitasi atau retrofit sarana kereta api
5. Jasa engineering dan desain kereta api
Produk yang dihasilkan oleh PT Industri Kereta Api (Persero) dapat
dibedakan menjadi dua yaitu:
1. Produk utama yang dihasilkan diantaranya yaitu:
a. Lokomotif yang terdiri dari lokomotif diesel hidrolik, lokomotif
diesel elektrik, dan lokomotif diesel elektrik ekspor ke Filipina.
b. Kereta penumpang yang terdiri dari kereta ekonomi, kereta
ekonomi premium, kereta kelas eksekutif, kereta kelas eksekutif
stainless steel, dan kereta ekspor ke Bangladesh.Kereta
berpenggerak yang terdiri dari kereta rel diesel Indonesia, kereta
rel diesel Philippine National Railways, kereta rel listrik, kereta rel
diesel elektrik, kereta rel diesel.
c. elektrik Sulawesi, railbus, light rail transit, dan LRT Jabodebek.
d. Gerbong barang yang terdiri dari gerbong datar (PPCW), kereta
bagasi, baggage car, PPCW rail, ZZOW, KKBW, gerbong tangki
bahan bakar, gerbong pembangkit, dan well wagon.
e. Kereta khusus terdiri dari kereta inspeksi, kereta ukur, track motor
car, kereta kedinasan, dan kereta penolong.
2. Produk diversifikasi. Selain produk utama kereta api, perusahaan juga
memproduksi diversifikasi produk sarana transportasi darat lainnya, yaitu:
a. INOBUS
b. Air Conditioner (AC) kereta
c. EPC (Engineering, Procurement, Construction) Product.

2.5 Ketenagakerjaan
Ketenagakerjaan adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan tenaga kerja
pada waktu sebelum, selama, dan sesudah masa kerja. Sedangkan tenaga kerja
adalah kelompok masyarakat yang berada di usia kerja dan mampu melakukan
pekerjaan untuk menghasilkan barang maupun jasa untuk pemenuhan kebutuhan
sendiri maupun masyarakat umum. Kinerja staf akan menentukan perkembangan
dan pertumbuhan perusahaan. Regenerasi dilakukan oleh PT Industri Kereta Api
(Persero) dengan melakukan rekrutmen staf serta untuk memberikan
keseimbangan komposisi staf agar kegiatan operasional dapat berjalan dengan
baik. Sebagai langkah pengembangan, PT Industri Kereta Api (Persero)
melakukan On Job Training (OJT) terhadap pekerja baru selama 3 bulan dengan
mekanisme setiap bulan pekerja akan dilakukan pergerakan penempatan fungsi
yang disusun oleh Fungsi Human Resource. Selain itu PT Industri Kereta Api
(Persero) juga berkomitmen dalam peningkatan kualitas dan profesi melalui
program penilaian kinerja yang berkelanjutan sebagai bentuk penguatan sistem
pengelolaan SDM. Berdasarkan data, staf PT Industri Kereta Api (Persero)
seluruhnya berjumlah 3.024 staff.
 BAB III
URAIAN KEGIATAN

3.1 Tempat Kegiatan

Pada pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan berlangsung, mahasiswa
menerapkan ilmu yang telah didapatkan selama perkuliahan dengan mengerjakan
dan membantu berbagai tugas dari pembimbing instansi. Meskipun dalam
praktiknya sedikit berbeda, akan tetapi dalam hal ini masih berkaitan erat dengan
akuntansi dan keuangan.
Praktik Kerja Lapangan yang dilakukan di PT Industri Kereta Api (Persero) yang
berlokasi di Jl. Yos Sudarso No. 17 Madiun Lor Manguharjo, Kota Madiun, Jawa
Timur. Praktik Kerja Lapangan bertempat di Divisi Keuangan dan Akuntansi
tepatnya di Unit Kerja Akuntansi dan Perpajakan. Praktik Kerja Lapangan
berlangsung selama 7 minggu yaitu terhitung dari tanggal 03 Juli 2023 sampai
dengan 18 Agustus 2023. Dalam seminggu, Praktik Kerja Lapangan berlangsung
selama lima hari, yaitu hari Senin sampai hari Jumat.
Tabel 1. Jadwal Kerja PT Industri Kereta Api (Persero)
HARI WAKTU KEGIATAN
SENIN – 07.30 – 16.30 WIB Jam Kerja
KAMIS 11.30 – 12.30 WIB Jam Istirahat
JUMAT 07.30 – 16.30 WIB Jam Kerja
11.30 – 13.00 WIB Jam Istirahat
Sumber : PT Industri Kereta Api (Persero) 2023

3.2 Uraian Kegiatan

Selama proses Praktik Kerja Lapangan berlangsung mahasiswa
ditempatkan di Unit Kerja Akuntansi dan Perpajakan Divisi Keuangan dan
Akuntansi PT Industri Kereta Api (Persero), penulis melakukan kegiatan antara
lain:
1. Pembukaan oleh Bagian SDM yang dilakukan secara daring di zoom meeting
dan juga perkenalan PT Industri Kereta Api (Persero) secara umum, penjelasan
 tentang Keselamatan dan Kesehatan Kerja, Safety Induction dan juga jobdesk
tentang berbagai divisi di PT Industri Kereta Api (Persero).
2. Kegiatan yang dilakukan selama di Divisi Keuangan dan Akuntansi antara lain:
a. Mengamati SAP Software Accounting, Memilah dan mengelompokkan
biaya operasional perusahaan di excel sesuai dengan klafisikasi biayanya
dengan tujuan untuk meminimalisir kesalahan dan menyesuaikan biaya
operasional terhadap klasifikasinya.
b. Mengarsipkan jurnal voucher lengkap dengan data pendukung ke dalam
computer untuk tujuan keamanan dan kehati-hatian data supaya tidak
hilang selain disimpan dalam keadaan hardfile.
c. Mengecek kelengkapan data pendukung jurnal voucher seperti keberadaan
lembar disposisi/verifikasi, lembar persetujuan pembayaran dan
debit/rekening guna meminimalisir kesalahan dan mencegah
ketidaklengkapan data sebelum masuk arsip.
d. Mengecek kesesuaian dan kelengkapan dokumen pada list arsip dan
menambahkan dokumen file PPK (Permintaan Pengeluaran Kas) pada
website monitoring KEU.
e. Mempelajari prosedur akuntansi kas terkait Penerimaan Kas, Pembayaran
Tagihan Pihak Ketiga dan Tagihan Internal, Pembayaran dan
Pertanggungjawaban Uang Muka Operasional, pembayaran transaksi lain-
lain(autodebet), transaksi pindah buku/ pengisian kas kecil, dan transaksi
fasilitas Cash Loan dan Non Cash Loan (LC/ SKBDN/ Bank Garansi).

3.3 Masalah yang Dihadapi

Kendala yang ditemui selama melaksanakan kegiatan PKL diantaranya:
1. Kurangnya pengetahuan tentang sistem dan prosedur pencatatan/
penjurnalan mengenai transaksi pada SAP, karena dokumen transaksi yang
digunakan pada PT Industri Kereta Api (Persero) menggunakan sistem
SAP dalam operasional pencatatan akuntansi.
2. Tempat peserta praktik kerja lapangan yang ditempatkan terpisah dengan
para staff keuangan sehingga pengetahuan dalam memahami kinerja
keuangan dan akuntansi cukup terbatas.
 3. Kurangnya pekerjaan yang berkaitan dengan keuangan dan akuntansi
sehingga pengetahuan peserta praktik kerja lapangan terbatas.

3.4 Penanganan Masalah

Penanganan masalah mengenai kurang pahamnya sistem dan prosedur
pencatatan/ penjurnalan mengenai transaksi dapat diatasi dengan aktif bertanya
kepada pegawai yang lebih mengerti, mencatata bagaimana cara mengerjakannya
ke dalam buku harian supaya tidak mudah lupa nantinya. Penanganan masalah
mengenai terpisahnya ruangan peserta praktik kerja lapangan dengan staff
keuangan sehingga kurangnya pengetahuan mengenai kinerja staff keuangan dan
kurangnya pekerjaan yang berkaitan dengan keuangan dan akuntansi adalah
dengan aktif bertanya mengenai kinerja keuangan dan akuntansi sehingga tetap
dapat memperoleh ilmu yang cukup selama pelaksanaan praktik kerja lapangan.

3.5 Sistem dan Prosedur Akuntansi Kas terkait Pembayaran kepada Pihak
Ketiga
1.3.1 Deskripsi sistem dan prosedur Akuntansi
Sistem merupakan suatu rangkaian prosedur yang saling berkaitan dan dibuat
menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan perusahaan. Susanto
(2013) menjelaskan informasi merupakan hasil dari pengolahan data yang berarti
dan mampu memberikan manfaat. Dari kedua pengertian tersebut dapat
disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan suatu sistem kerja yang
kegiatannya ditujukan untuk pengolahan informasi. Prosedur menurut Mulyadi
(2001) adalah sebuah urutan kegiatan klerikal yang biasanya melibatkan beberapa
orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan
beragam transaksi yang terjadi berulang. Definisi diatas menyatakan bahwa suatu
sistem terdiri dari rangkaian prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan
kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal sendiri terdiri dari berbagai kegiatan seperti
mengumpulkan laporan, menganalisis data dan melakukan pengambilan
keputusan.

1.3.2 Formulir yang digunakan

 a. Faktur Penjualan/Invoice (INV)
b. Kuitansi (KW)
c. Faktur Pajak (FP)
d. Laporan Penerimaan dan Pengujian Barang (LPPB)
e. Berita Acara Kemajuan Pekerjaan (BAKP)
f. Berita Acara Serah Terima (BAST)
g. Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan (BAPP)
h. Kontrak Penjualan (KP)/ Purchase Order (PO)
i. Dokumen Pendukung (DP) atau dokumen lain yang diperlukan

1.3.3 Aplikasi Sistem yang Digunakan

Aplikasi System Analysis and Product in Data Processing atau biasa
disingkat SAP.

1.3.4 Bagian yang Terlibat

a. Fungsi Verifikasi
b. Fungsi Perbendaharaan
c. Fungsi Akuntansi

1.3.5 Laporan yang Dihasilkan

Jurnal Voucher

1.3.6 Prosedur
Prosedur Akuntansi Kas terkait Pembayaran kepada Pihak Ketiga adalah
sebagai berikut :
1. Fungsi Verifikasi:
a. Menerima dokumen tagihan dari pihak ketiga
b. Memeriksa kelengkapan dokumen pendukung seperti Faktur
Penjualan/Invoice (INV), Faktur Pajak (FP), Kuitansi (KW), Laporan
Penerimaan & Pengujian Barang (LPPB), Berita Acara Kemajuan
Pekerjaan (BAKP) atau Berita Acara Serah Terima (BAST), copy
kontrak pembelian, dan dokumen lain yang diperlukan sesuai yang
tertera di kontrak
c. Memeriksa keabsahan dan jumlah yang ditagihkan, metode
 pembayaran serta mengirimkan Faktur Pajak ke Fungsi Perpajakan
d. Menghitung denda pembelian, jika ada dan menentukan tanggal jatuh
tempo pembayaran
e. Melakukan verifikasi, otorisasi, dan membukukan hutang usaha
melalui proses MIRO di SAP
f. Dan mendistribusikan dokumen tagihan dilengkapi disposisi
pembayaran tagihan ke Fungsi Perbendaharaan untuk dilakukan
pembayaran
2. Fungsi Perbendaharaan:
a. Menerima dokumen tagihan pihak ketiga yang sudah diverifikasi
b. Menyiapkan list outstanding hutang usaha atau list pembayaran
tagihan sesuai tingkat prioritas pembayaran, tanggal jatuh tempo dan
metode pembayarannya
c. Menyiapkan cek atau alat pembayaran lain sebesar jumlah yang
tertera dalam dokumen tagihan serta melengkapi tanda tangan
otorisasi pengeluaran kas dari Pejabat berwenang sesuai ketentuan
perusahaan yang berlaku
d. Menyerahkan dokumen tagihan pihak ketiga yang sudah disetujui
pembayarannya ke Fungsi Akuntansi untuk dilakukan pembuatan
park journal transaksi
3. Fungsi Akuntansi:
a. Menerima dan menginput park journal untuk dokumen tagihan pihak
ketiga yang sudah disetujui pembayarannya
b. Menyerahkan kembali dokumen tagihan pihak ketiga yang sudah
disetujui pembayarannya beserta nomor dokumen park journal
pembayaran
4. Fungsi Perbendaharaan:
a. Menerima kembali dokumen tagihan pihak ketiga yang sudah
disetujui pembayarannya beserta nomor dokumen park journal
pembayaran
b. Melakukan pembayaran dengan cara Telegraphic Transfer (TT)
melalui Cash Management System ataupun menggunakan fasilitas
 perbankan
c. Melakukan posting park journal pembayaran sesuai dengan tanggal
pembayaran
d. Mendistribusikan dokumen yang sudah dibayar disertai bukti
pembayaran ke Fungsi Akuntansi untuk dilakukan pengarsipan
5. Fungsi Akuntansi:
a. Menerima dokumen tagihan kepada pihak ketiga yang telah dibayar
b. Mencetak journal voucher untuk dokumen pihak ketiga yang telah
dibayar
c. Melengkapi otorisasi dan mengarsip journal voucher.
Gambar 2. Flowchart Pembayaran Tagihan Pihak Ketiga

Keterangan :
BAST : Berita Acara Serah Terima

DP : Dokumen Pendukung yang diperlukan

 FP : Faktur Pajak

KW : Kuitansi

INV : Invoice/ Faktur Penjualan

SAP : aplikasi System Analysis and Product in Data Processing

BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan
Penulis memilih melakukan Praktek Kerja Lapangan di PT INKA (Persero)
karena penulis ingin menambah pengetahuan tentang dunia kerja dan menambah
pengalaman tentang dunia kerja. Selain itu, sebagai perusahaan yang bergerak di
bidang kontruksi dan perdagangan komponen serta produk transportasi darat
berupa kereta api tentunya penulis berharap akan banyak ilmu yang bisa diperoleh
dari tempat Praktek Kerja Lapangan terutama ilmu akuntansi dan ekspor impor
sesuai dengan ilmu yang pernah didapat diperkuliahan.

4.2 Saran
1. PT. INKA tetap selalu mempertahankan kualitas laporan keuangan di
masa yang akan datang dan selalu menyajikan sesuai standar Akuntansi
Keuangan yang berlaku.
2. Bagi peneliti selanjutnya dharapkan dapat menggunakan referensi lain
yang lebih spesifik serta relevan sesuai dengan topik penelitian, hal ini
akan membuat validitas hasil peneitian lebih meningkat.
4.2.1 Bagi PT. INKA
4.2.2 Bagi PSDKU Polinema Di Kota Kediri
4.2.3 Bagi Penenliti Selanjutnya
 DAFTAR PUSTAKA

http://www.inka.co.id