MAKALAH

SISTEM AKUNTANSI UTANG

DISUSUN OLEH:
 ABD SOMAD FAJAR (105731100720)
 RIAS SAPUTRA (105731101320)

PRODI AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MAKASSAR
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan yang Mahakuasa karena telah

memberikan kesempatan pada kami untuk menyelesaikan makalah ini.
Atas rahmat dan hidayah-Nya lah kami dapat menyelesaikan makalah
yang berjudul Sistem Akuntansi Utang.

Makalah Sistem Akuntansi Utang disusun guna untuk memenuhi

tugas dosen pada mata kuliah di kampus. Selain itu, penulis juga
berharap agar makalah ini dapat menambah wawasan bagi pembaca
tentang Sistem Akuntansi Persediaan. Mudah-mudahan makalah yang
kami buat ini bisa menolong menaikkan pengetahuan kita jadi lebih luas
lagi. Kami menyadari kalau masih banyak kekurangan dalam menyusun
makalah ini.

Oleh sebab itu, kritik serta anjuran yang sifatnya membangun

sangat kami harapkan guna kesempurnaan makalah ini. Atas perhatian
serta waktunya kami ucapkan banyak terima kasih.
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar………………………………………………..

Daftar Isi………………………………………………………

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang……………………………………………….

B. Rumusan Masalah…………………………………………

C. Tujuan.................................................................................

BAB II PEMBAHASAN

A. Prosedur Pencacatan Utang……………………………………..

B. Prosedur Pencatatan Utang Sistem Pemrosesan Transaksi Pembelian

……………………………..
C. Sistem Retur Pembelian………………………………………...

BAB III

A. Kesimpulan………………………………………………..
B. Saran..................................................................................

Daftar Pustaka………………………………………………..
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Sejalan dengan pesatnya perkembangan perusahaan pada zaman ini
maka setiap perusahaan harus memiliki sistem-sistem yang dapat di gunakan
untuk merencanakan, menyusun, mengelola/mengatur, melaksanakan dan
mengawasi aktivitas dan keperluan perusahaan tersebut. Masing-masing dari
sistem tersebut saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Salah sau sistem
yang dapat menunjang kemajuan perusahaan adalah sistem akuntansi utang
usaha yang dikelola dengan baik.
Umumnya setiap perusahaan akan mengalami yang namanya utang,
terlebih utang jangka pendek (lancar) yang biasanya timbul dari akivitas operasi
perusahaan. Sebagai contoh utang jenis ini bisa berupa utang dagang yang
timbul sebagai akibat dari pembelian kredit yang dilakukan perusahaan dan
utang gaji sebagai akibat adanya penundaan pembayaran gaji kepada
karyawan. Dengan adanya transaksi pembelian secara kredit, perusahaan dapat
merealisasikan kebutuhannya yan belum bisa dibayar secara tunai, selain itu
perusahaan juga dapat menunda penggunaan kas sehingga kas yang tersedia
dapat digunakan utuk kegiatan investasi lainnya seperti membeli saham,obligasi
ataupun surat berharga lainnya. Dari kegiatan ini diharapkan kas yang ada
diperusahaan menjadi produktif.
Setiap utang yang terjadi dalam perusahaan hendaknya dicatat
dengan andal dan sesuai faktur atau dokumen sejenisnya sebagai tanda bukti
adanya pembayaran yang tertunda. Sebuah prosedur pencatatan utang yang
efektif dan efisien dibutuhkan, agar setiap  utang  yang  terjadi  dapat  dikontrol 
dan  segera  dilunasi  pada  tanggal  jatuh temponya, sehingga tidak terjadi
penumpukan utang lancar yang terlalu besar. Penumpukan ini tentunya akan
sangat merugikan perusahaan, selain perusahaan akan kesulitan melunasinya,
juga akan menimbulkan klaim dari kreditur yang bersangkutan. Oleh karena itu
setiap perusahaan membutuhkan sebuah sistem yang dapat mengelola semua
ini dengan baik yaitu Sistem Akuntansi Utang.
B. Rumusan Masalah

1. Apa itu prosedur pencatatan utang?

2. Bagaimanakah metode sistem akuntansi utang ?

3. Apa saja sistem dan prosedur yang bersangkutan dengan sistem

akuntansi

4. Bagaimanakah proses pencatatan produk jadi?

5. Bagaimanakah prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang

dijual?
 C. Tujuan

1. Untuk mengetahui deskripsi dari sistem akuntansi utang.

2. Untuk mengetahui bagaimanakah metode pencatatan sistem akuntansi

utang.

3. Untuk mengetahui apa saja sistem dan prosedur yang

bersangkutan dengan sistem akuntansi utang

4. Untuk mengetahui bagaimanakah proses pencatatan produk jadi.

5. Untuk mengetahui bagaimanakah prosedur pencatatan harga pokok

produk jadi yang dijual.
 BAB II

PEMBAHASA

2.1. Sistem Retur Pembelian

Sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk
pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasok. Karena adanya
ketidakcocokan dengan spesifikasi yang tercantm dalam surat order pembelian,
barang mengalami kerusakan dalam pengiriman yang dijanjikan oleh pamasok.

2.1.1. Deskripsi Kegiatan

Barang yang sudah diterima dari pemasok adakalanya tidak sesuai

dengan barang yang dipesan menurut surat order pembelian. Ketidaksesuaian
tersebut terjadi kemungkinan karena   :

 Barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum dalam
surat order pembelian
 Barang mengalami kerusakan dalam pengiriman
 Barang diterima melewati tanggal pengiriman yang dijanjikan oleh pemasok.

2.1.2. Fungsi yang Terkait

1. Fungsi Gudang

Fungsi yang bertanggungjawab untuk menyerahkan barang kepada

fungsi pengiriman seperti yang tercantum dalam tembusan memo debit yang
diterima dari fungsi pembelian.

2. Fungsi Pembelian

Fungsi yang bertanggungjawab untuk mengeluarkan memo debit untuk

retur pembelian.

3. Fungsi Pengiriman

Fungsi yang bertanggungjawab untuk mengirimkan kembali barang

kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit
yang diterima dari fungsi pembelian.

4. Fungsi Akuntansi

Fungsi yang bertanggungjawab untuk mencatat   :

1. Transaksi retur pembelian dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum.
2. Berkurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian dalam
kartu persediaan.
 3. Berkurangnya hutang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam
arsip bukti  kas keluar yang belum dibayar  atau dalam kartu hutang.

2.1.3. Dokumen Yang Digunakan

Dalam sistem retur pembelian dokumen-dokumen yang digunakan berupa

:

1. Memo debit

Gambar 2.1 Memo Debit

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian yang
memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali
barang yang telah dibeli oleh perusahaan dan bagi fungsi akuntansi untuk
mendebit rekening utama karena transaksi retur pembelian.

2. Laporan pengiriman barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi pengiriman untuk melaporkan jenis dan
kuantitas barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok sesuai dengan
perintah retur pembelian dalam memo debit dari fungsi pembelian.

2.1.4. Catatan akuntansi yang digunakan

 Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi retur
pembelian antara lain :
a. Jurnal retur pembelian atau jurnal umum
Catatan ini digunakan untuk mencatat transaksi retur penjualan yang
mengurangi jumlah persediaan dan utang dagang.

b. Kartu persediaan
Catatan ini digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok
persediaan karena dikembalikannya barang yang telah dibeli kepada
pemasoknya.

c. Kartu utang
Kartu utang digunakan untuk mencatat berkurangnya utang kepada debitur
akibat pengembalian barang pada debitur. Jika perusahaan menggunakan
voucher payable procedure, berkurangnya utang kepada debitur dicatat
dengan cara mengarsipkan memo debit dalam arsip bukti kas keluar yang
belum dibayar menurut nama debitur.

2.1.5. Jaringan prosedur yang membentuk sistem retur pembelian

1. Prosedur perintah retur pembelian
Retur pembelian terjadi atas perintah fungsi pembelian kepada fungsi
pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah diterima oleh
fungsi penerimaan (dalam system akuntansi pembelian) kepada pemasok
yang bersangkutan. Dokumen yang digunakan oleh fungsi pembelian untuk
memerintahkan fungsi pengiriman mengembalikan barang ke pemasok
adalah memo debit.   

2. Prosedur pengiriman barang

Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada
pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian yang tercantum dalam
memo debit dan membuat laporan pengiriman barang untuk transaksi retur
pembelian tersebut.
  
3. Prosedur pencatatan utang
Pencatatan utang dijalankan oleh fungsi akuntansi yang berperan untuk
memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan retur pembelian
(memo debit dan laporan pengiriman barang) dan menyelenggarakan
pencatatan berkurangnya utang dalam kartu utang atau mengarsipkan
dokumen memo debit sebagai pengurang utang.

2.1.6. Unsur Pengendalian Intern

Unsur pokok pengendalian intern terdiri dari :
A. Organisasi
1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
Salah satu unsur pokok sistem pengendalian intern mengharuskan
pemisahan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Dalam
sistem akuntansi pembelian, fungsi akuntansi yang melaksanakan
pencatatan utang dan persediaan barang harus dipisahkan dari fungsi
operasi yang melaksanakan transaksi pembelian.

2. Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, fungsi

pengiriman, fungsi pencatat utang, fungsi akuntansi yang lain.
 Tidak ada transaksi retur pembelian yang dilaksanakan secara lengkap
oleh hanya satu fungsi tersebut. Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih
dari satu orang atau lebih dari satu unit organisasi. Dalam sistem retur
pembelian harus dirancang unsur sistem pengendalian intern.

B. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

1. Memo debet untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian.
Transaksi pembelian dimulai dengan diterbitkannya surat order
pembelian oleh fungsi pembelian. Jika barang yang diterima dari pemasok
tidak sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat order pembelian,
terjadilah retur pembelian. Transaksi retur pembelian harus diotorisasi oleh
fungsi pembelian dengan cara membubuhkan tandatangan pada memo debit.

2. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi

pengiriman.
Transaksi retur pembelian dimulai dengan diterbitkannya memo debit
oleh fungsi pembelian dan dilaksanakan dengan dikeluarkannya laporan
pengiriman barang sebagai tanda telah dikirimkannya barang yang telah
dibeli kepada pemasok yang bersangkutan. Laporan pengiriman barang ini
harus diotorisasi oleh fungsi pengiriman, sehingga dapat menjadi dokumen
pendukung yang sahih dalam pencatatan berkurangnya utang dan
persediaan barang.

3. Pencatatan berkurangnya utang karena retur pembelian didasarkan pada

memo debet yang didukung dengan laporan pengiriman barang.
Pencatatan kedalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen
sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.
Kesahihan dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam
catatan akuntansi dibuktikan dengan dilampirkannya dokumen pendukung
yang lengkap, yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Dalam
sistem retur pembelian, pencatatan mutasi utang dan persediaan harus
didasarkan pada dokumen sumber memo debit.

4. Pencatatan kedalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

Pencatatan kedalam catatan akuntansi harus dilaksanakan oleh karyawan
yang diberi wewenang untuk itu. Penyimpanan memo debit yang dilampiri
dengan laporan pengiriman barang dalam arsip bukti kas keluar yang belum
dibayar atau pencatatan memo debit kedalam kartu utang diotorisasi oleh fungsi
pencatat utang dengan cara membubuhkan tandatangan dan tanggal pencatatan
kedalam dokumen sumber (bukti memo atau faktur dari pemasok). Pencatatan
memo debit kedalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi pencatat jurnal dengan
cara membubuhkan tandatangan pada dokumen tersebut.

C. Praktik yang sehat

1. Memo debit untuk retur pembelian bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya  dipertanggung jawabkan oleh fungsi pembelian.
2. Laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggung jawabkan oleh fungsi pengiriman.
3. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik
direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.
2.1.7. Bagan Alir Dokumen (Flowchart)
Bagan alir adalah representasi grafis dari sistem yang mendeskripsikan
relasi fisik diantara entitas-entitas intinya. Bagan alir dapat digunakan untuk
menyajikan aktivitas manual, aktivitas pemrosesan komputer, atau keduanya.
 Bagan alir terdiri dari : Bagan alir dokumen digunakan untuk menggambarkan
elemen-elemen dari sistem manual, termasuk catatan akuntansi, departemen
organisasional yang terlibat dalam proses, dan aktivitas yang dilakukan dalam
departemen tersebut.

 
2.1.7.1.Flowchart Sistem Retur Pembelian

Gambar 2.2 Flowchart Retur Pembelian

Gambar 2.2 Flowchart Retur Pembelian (Lanjutan)
 Gambar 2.2 Flowchart Retur Pembelian (Lanjutan)

Penjelasan job description pada masing-masing entitas dalam flowchart:

1. Departemen persediaan :
 Melakukan pengecekan persediaan
 Mengumpulkan persediaan yang rusak dan mencatat persediaan yang
rusak lalu membuat daftar persediaan yang rusak rangkap 2,yaitu: 
 lembar pertama diberikan kepada manajer persediaan dan
mengirimkan persediaan yang rusak  ke manajer persediaan .
 lembar kedua disimpan sebagai arsip.
 Menerima bukti pengiriman barang retur dan barang pengganti dari
departemen penerimaan.

2. Manajer persediaan: 
 Menerima persediaan yang rusak dan daftar persediaan yang rusak. 
 Manajer persediaan melakukan pengecekan, lalu mengesahkan daftar
persediaan yang rusak rangkap 2, yaitu : 
 lembar pertama disimpan sebagai arsip 
 lembar kedua dikirimkan ke departemen pembelian beserta dengan
persediaan yang rusak. 
  Menerima laporan penerimaan penggantian barang beserta dengan bukti
penggantian barang retur melakukan pemeriksaan terhadap laporan
penggantian barang. 
 Mengirimkan laporan penggantian barang yang telah diperiksa beserta
dengan bukti penggantian barang retur ke bagian akuntansi. 

3. Departemen pembelian:
 Menerima daftar persediaan rusak yang telah disahkan dari bagian
manajer persediaan, berdasarkan hal tersebut membuat surat retur
pembelian rangkap 2, yaitu: 
 lembar pertama dikirimkan ke departemen penerimaan.
 Lembar kedua dikirim ke supplier beserta dengan persediaan yang
rusak. 
 Menerima surat penerimaan retur lalu mengirimkannya ke departeman
penerimaaan. 

4. Supplier: 
 Menerima surat retur pembelian dan persediaan yang rusak, berdasarkan
hal tersebut membuat surat penerimaan retur rangkap 2,yaitu: 
 lembar pertama dikirimkan ke departeman pembelian
 lembar kedua disimpan sebagai arsip. 
 Menyiapkan barang pengganti membuat bukti penggantian barang retur
rangkap 2 beserta barang tersebut ke departemen penerimaan. 
 Menerima surat penggantian barang retur yang telah di acc. 

5. Departemen penerimaan: 
 Menerima surat retur pembelian dari departemen pembelian.
 Menerima surat penerimaan retur dari departemen pembelian.
 Menerima bukti penggantian barang retur 2 lembar dan barang pengganti.
 Lalu berdasarkan bukti penggantian barang retur 2 lembar ditambah
dengan surat penerimaan retur dan surat retur pembelian, departemen
penerimaan mengesahkan bukti pengiriman barang retur 2 lembar,yaitu: 
 Lembar ke dua dikirim ke supplier 
 Lembar pertama beserta barang dikirim ke departemen persediaan. 

6. Bagian Akuntansi : 
 Menerima laporan penggantian barang yang telah diperiksa, lalu
berdasarkan laporan tersebut membuat laporan catatan persediaan
rangkap 2, yaitu: 
 lembar pertama disimpan sebagai arsip
 lembar kedua dikirim ke bagian pimpinan.
7. pimpinan: 
 Menerima laporan catatan persediaan dan mengesahkannya 
2.2. Sistem Akuntansi Utang
Prosedur pencatatan utang adalah prosedur sejak utang/kewajiban
perusahaan timbul sampai dengan pencatatannya dalam perkiraan/rekening
utang. Utang muncul karena adanya pembelian barang atau jasa secara kredit.
Karena itu sistem akuntansi utang sangat terkait dengan prosedur pencatatan
utang dan prosedur distribusi pembelian. Mengacu pada pendapat Mulyadi
(2001), prosedur pencatatan utang dibagi menjadi dua metode: account payable
procedure dan voucher payable procedure.

A. Account Payable Procedure

Dalam prosedur  ini  catatan  utang  yang  digunakan  berupa  kartu
utang  yang  berisi nomor faktur dari pemasok, jumlah yang terutang, jumlah
pembayaran  dan saldo utang.

 Dokumen yang digunakan adalah:

1. Faktur dari pemasok.
2. Kuitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasok atau
tembusan surat pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim ke
pemasok, yang berisi keterangan untuk apa pembayaran tersebut
dilakukan.

 Catatan akuntansi yang digunakan adalah:

1. Kartu utang, untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap kreditur.
2. Jurnal pembelian, untuk mencatat transaksi pembelian.
3. Jurnal pengeluaran kas, untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan
pengeluaran kas lainnya.

 Prosedur pencatatan utangnya sebagai berikut:

Faktur dari Jurnal

pemasok pembelian Pencata
transaks
timbulny
utang
Kartu
utang

Pencata
Jurnal transaks
Kuitansi
pengeluaran pembay
dari
kas utang
pemasok

Gambar 2.3 Prosedur Pencatatan Utang dengan Account Payable Procedure

 Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar:

1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian.
2. informasi dalam jurnal pembelian kemudian di-posting kedalam kartu
utang.

 Pada saat jumlah dalam faktur dibayar:

1. cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.
2. informasi dalam jurnal pengeluaran kas di-posting kedalam kartu utang.

B. Voucher Payable Procedure

Dalam prosedur ini catatan utang yang digunakan berupa arsip voucher
(bukti kas keluar). Pencatatan utang hanya melalui dua tahap: pencatatan
utang dalam register bukti kas keluar (voucher register) dan jurnal pengeluaran
kas.
 Dokumen yang digunakan dalam voucher payable procedure adalah:
1. Bukti kas keluar.
Formulir ini mempunyai tiga fungsi:
a. Sebagai surat perintah kepada bagian kas untuk melakukan
pengeluaran kas sesuai tercantum didalamnya.
b. Sebagai pemberitahuan kepada kreditur mengenai tujuan
pembayarannya(sebagai remittance advice).
c. Sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau
distribusi lain.
2. Jurnal pengeluaran kas.

 Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable procedures

adalah sebagai berikut :
1. Register bukti kas keluar(voucher register).
2. Register cek(check register).

 Prosedur pencatatan utangnya sebagai berikut:

1. One-time Voucher Procedures.
Dalam prosedur ini setiap faktur dari pemasok dibuat satu set
voucher yang terdiri dari 3 lembar. Prosedur ini dibagi menjadi dua:
a. One-time voucher procedure dengan dasar tunai (cash basis).

3
2
Faktur 1
dari Faktur disimpan
pemasok sementara menunggu
T
jatuh temponya

Membuat
Pada saat
bukti kas
jatuh tempo
keluar

Faktur 3
3
2
Bukti kas 1
keluar

Jurnal Dikirim ke
pengeluaran kreditur bersama
kas dgn cek N A
Gambar 2.4 One Time Voucher Procedure dengan Cash Basis
 Dalam prosedur ini faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi dari
pemasok disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh
temponya. Saat tanggal jatuh tempo, fungsi akuntansi membuat bukti kas
keluar dan kemudian mencatatnya dalam jurnal pengeluaran kas.

b. One-time   voucher   procedure   dengan   dasar   waktu   (accrual

basis).

Faktur 1
dari
pemasok

Membuat bukti Mengisi

kas keluar cek

SOP 3
3 Faktur
2
Bukti kas 1 3
2
keluar Bukti kas 1
keluar
Cek
A

Faktur
3
2
Bukti kas 1
keluar
Register Dikirim ke
Register
bukti kas pemasok
cek
keluar

1
Gambar 2.4 One-time   voucher   procedure   dengan   dasar   waktu (accrual   basis).

Dalam prosedur ini faktur diterima oleh Bagian Utang dari pemasok
dan langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh Bagian Utang, kemudian
dilakukan pencatatan dalam voucher register. Saat bukti kas keluar
tersebut jatuh tempo, dokumen ini dikirimkan ke Bagian Kasa untuk
membuat cek. Pengeluaran cek dicatat dalam jurnal pengeluaran cek.

2. Built-up Voucher Procedures.

 Faktur Faktur
dari pemasok dari pemasok

Mencatat faktur
dalam bukti kas
keluar

3
2
Bukti kas 1
keluar

Arsip bukti kas keluar

belum dibayar merupa
Bukti kas keluar A catatan utang yg
diambil dari arsip diselenggarakan atas
pada saat akan dasar waktu
dilakukan
3
pembayaran 2
Bukti kas 1
keluar

Register Dikirim ke Bagian Kasa pada saat

bukti kas bukti kas keluar jatuh tempo
keluar
Gambar 2.5 Built-up Voucher Procedures.

Dalam prosedur ini satu set voucher dapat digunakan untuk

menampung lebih dari satu faktur dari pemasok. Faktur yang
diterima oleh fungsi akuntansi dari pemasok dicatat dalam bukti kas
keluar, kemudian keduanya disimpan sementara dalam arsip
menurut abjad. Jika ada lagi faktur dari pemasok yang sama, maka
dicatat juga dalam bukti kas yang sama. Setelah dicatat bukti kas
tersebut dikembalikan dalam arsip bukti kas keluar yang belum
dibayar (unpaid voucher file). Saat jatuh tempo pembayaran, bukti
kas keluar tersebut dikeluarkan, dicatat oleh fungsi akuntansi ke
dalam register bukti kas keluar, dan kemudian diserahkan kepada
fungsi keuangan untuk dibuatkan cek. Cek ini dicatat oleh fungsi
keuangan dalam register bukti kas keluar beserta dokumen
pendukungnya dikembalikan lagi ke fungsi akuntansi untuk disimpan
dalam arsip bukti kas keluar yang telah dibayar (paid voucher file).

2.3. Distribusi Pembelian

Ditribusi pembelian ini menyangkut peringkasan pendebitan yang timbul
dari transaksi pembelian dan pembayarannya untuk menyusun laporan dan
pencatatan dalam jurnal. Hampir semua debit dari transaksi pembelian
bersumber dari register bukti kas keluar atau jurnal pembelian, atau dari
distribusi faktur yang diterima dari pemasok.
Distribusi adalah prosedur peringkasan rincian yg tercantum dalam media
(faktur dari pemasok misalnya) dan pengumpulan total ringkasan tsb untuk
keperluan pembuatan laporan. Distribusi pembelian adalah prosedur
peringkasan pendebitan yg timbul dari transaksi pembelian & pembayarannya
untuk penyusunan laporan & pencatatan dalam jurnal. Hampir semua debit dari
transaksi pembelian menyangkut persediaan & biaya.
 Dalam perusahaan yg kecil, pendebitan yg timbul dari transaksi pembelian
terutama bersumber dari : jurnal pengeluaran kas.
 Dalam perusahaan yg besar, pendebitan yg timbul dari transaksi pembelian
bersumber dari:
 register bukti kas keluar (voucher register) atau jurnal pembelian , atau
dari
 distribusi faktur yg diterima dari pemasok
 Dalam perusahaan manufaktur, klasifikasi yg umum dipakai untuk pendebitan
yg timbul dari transaksi pembelian & pembayarannya sbb :
1. Untuk bahan baku
a. Jenis bahan baku
b. Produk yg menggunakan bahan baku tsb
c. Kombinasi diantara keduanya

2. Untuk suku cadang

a. Jenis suku cadang

3. Untuk biaya yg berasal dari pembelian jasa

a. Menurut jenis biaya
b. Menurut fungsi atau pusat pertanggung-jawaban
c. Kombinasi jenis & pusat pertanggung-jawaban

2.3.1. Metode Distribusi Pembelian

Ada 5 metode, yaitu :
1. Metode jurnal berkolom atau metode spread sheet
Distribusi debit dari transaksi pembelian dapat dilakukan dengan
menggunakan :
1) Jurnal pengeluaran kas
Jika jurnal pengeluaran kas dipakai sebagai alat distribusi, dalam jurnal
tersebut harus disediakan kolom-kolom untuk menampung klasifikasi pokok
yang diinginkan. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pengeluaran kas
pada saat faktur tersebut dibayar. Dengan demikian distribusi pendebitan
dilakukan dengan dasar tunai (cash basis). Jika pendebitan ini menyangkut
biaya, distribusi dapat dilakukan denga dasar waktu(accrual basis) dengan
cara sebagai berikut :
a. Pada akhir bulan (saat pembuatan laporan keuangan, dibuat rekapitulasi
biaya dari arsip faktur yang belum dibbayar.
b. Atas dasar rekapitulasi tersebut dibuat jurnal umum dengan debit biaya
dan kredit utang dagang.
c. Jurnal tersebut kemudian dibalik (reversing entry) pada awal bulan
berikutnya.
 Faktur dari
pemasok
A
Pada saat faktur
jatuh tempo
Faktur dari
pemasok
Jurnal Jurnal pengeluaran kas
pengeluaran berkolom merupakan
kas berkolom alat distribusi
Buku besar Laporan
keuanga
Gambar 2.6 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Jurnal Pengeluaran
n Kas
Berkolom
2) Jurnal pembelian

Gambar 2.7 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Jurnal Pengeluaran Kas

Berkolom
Jika jurnal pembelian dipakai sebagai alat distribusi, dalam jurnal
tersebut harus dibentuk kolom-kolom untuk distribusi debit dari transaksi
pembelian. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian pada saat
telah disetujui untuk dibayar, tidak menunggu sampai saat jatuh temponya.
Dengan demikian penggunaan jurnal pembelian ini mendistribusikan
pendebitan dengan dasar waktu.
 pembelian

pemasok
Faktur dari
Jurnal
atas dasar waktu (accrual basis)
Distribusi pembelian dilakukan
Buku besar
keuangan
Laporan

Gambar 2.8 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Jurnal Pembelian Berkolom

3) Register bukti kas keluar
Register bukti kas keluar dapat pula dipakai sebagai alat distribusi pembelian.
Dalam register bukti kas keluar disediakan kolomm-kolom sesuai dengan klasifikasi
pokok biaya dan persediaan. Setiap akhir bulan, dibuat rekapitulasi dari tiap kolom
terseut untuk kemudian di posting ke rekeing buku besar yang bersangkutan. Dari
rekening buku besar ini kemudian dibuat laporan yang di kehendaki.

Bukti kas
keluar
Register
bukti kas
keluar
Membuat
rekapitulasi
register bukti kas
keluar
Rekapitulasi
register bukti kas Buku Laporan
keluar pembant keuanga
u Register bukti kas keluar Berkolom
Gambar 2.9 Prosedur Distribusi Pembelian dengan n
2. Metode rekening berkolom
 Distribusi pendebitan dan transaksi pembelian dapat dilakukan dengan
menggunakan rekening berkolom. sumber informasi untuk posting ke dalam
rekening berkolom adalah register bukti kas keluar.

Bukti kas
keluar

Register bukti
kas keluar

Rekening Laporan
berkolom keuangan
Gambar 2.10 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Rekening Berkolom
3. Metode rekening tunggal
Penggunaan rekening tunggal untuk mendistribusikan pendebitan yang
timbul dan transaksi pembelian dilakukan melalui prosedur berikut ini:
a Faktur yang telah disetujui untuk dibayar disortasi menurut klasifikasi
yang dikehendaki (misalnya menurut departemen)
b Dan faktur yang disertai tersebut dibuat pre-list tape
c Faktur tersebut kemudian diposting ke dalam rekening yang
bersangkutan (misalnya biaya menurut departemen).
d Laporan dibuat berdasarkan informasi yang terkumpul dalam rekening.
 Faktur

Sortasi
faktur

Pre-list tape
Faktur Faktur yg disortasi
menurut klasifikasi
rekening tunggal

Rekening Laporan
tunggal keuangan

Menjumlah Dibandingkan untuk

posting dalam membuktikan ketelitian
rekening tunggal posting ke dalam
rekening tunggal

Rekapitulasi
posting dalam Buku
rekening tunggal besar

Gambar 2.11 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Register bukti kas keluar Berkolom
.
4. Metode tiket tunggal (unit ticket method)
Berdasarkan bukti kas keluar yang biasanya berupa media campuran
(mixed media) dibuat tiket tunggal (unit ticket) untuk setiap elemen klasifikasi
yang tercantum di dalamnya. Tiket tunggal ini kemudian direkap dan hasil
rekapitulasinya dipakai sebagai dasar posting ke dalam rekening control yang
bersangkutan dalam buku besar. Tiket tunggal ini kemudian diarsipkan menurut
nomor rekening dalam klasifikasi. Pada akhir bulan, dari arsip tiket tunggal ini
dibuat rekap dan hasilnya dicatat dalam summary strip. Summary strip inilah
yang berfungsi sebagai laporan.
 Bukti kas
keluar

Membuat tiket
tunggal dari
bukti kas keluar

Tiket Pada akh

tunggal Tiket tiket tung
tunggal diambil d

N Menurut
nomor Membuat
Membuat rekening rekapitulasi
rekapitulasi tiket tunggal
tiket tunggal

Rekapitulasi Rekapitulasi
tiket tunggal tiket tunggal

Posting Bukti kas Summary

Buku keluar berfungs
besar sebagai l
Gambar 2.11 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Tiket Tunggal

5. Metode distribusi dengan komputer

Metode distribusi pendebitan yang timbul dan transaksi pembelian dengan
menggunakan komputer dilakukan dengan memberi kode transaksi yang terjadi
sesuai dengan klasifikasi yang diinginkan. Jika transaksi sudah diberi kode
dengan benar, proses sortasi akan dilakukan oleh komputer melalui program.
Oleh karena itu titik berat kegiatan distribusi pembelian terletak pada kerangka
pemberian kode terhadap transaksi pembelian dan pengeluaran kas. Jika
misalnya pendebitan rekening biaya yang terjadi akan diklasifikasikan menurut
jenis (misalnya ada 50 jenis biaya), pusat pertanggungjawaban yang dibagi
menurut hirarki manajemen (misalnya ada 4 jenjang manajemen) dan menurut
jenis produk yang dihasilkan (da 25 jenis produk), maka kerangka pemberian
kode rekening dapat disusun sebagai berikut :

1 2 3 4 5 6 7 8

Jenis Biaya Pusat Produk

Pertanggung
-jawaban
 Setiap faktur pembelian atau bukti kas keluar akan diberi kode menurut
kerangka pemberian kode tersebut. Jika misalya faktur pembelian jasa iklan
(jenis biaya ke 28) dibebankan pada Departemen Pemasaran (dengan kode
4321), yang dikeluarkan untuk produk (misalnya produk nomor 21), maka faktur
pembelian tersebut akan diberi kode debit 28432121 dan dicatat dengan
komputer dengan menggunakan kode itu.
Dengan kerangka (framework) pemberian kode ini, semua transaksi
pembelian dan pengeluaran kas yang menyangkut biaya akan diberi kode
dengan kerangka tersebut, sehingga arsip transaksi pembelian (purchase
transaction file) yang berupa pita magnetik hasil tun 1 dapat digunakan untuk
meng-update arsip induk biaya, dan selanjutnnya dengan run 2, arsip induk
biaya dapat digunakan untuk menghasilkan laporan biaya yang berupa :
a. Laporan biaya menurut jenisnya.
Dihasilkan dengan memerintahkan komputer melakukan sortasi 2 angka
pertama kode rekening biaya.
b. Laporan biaya menurut pusat pertanggungjawaban.
Dihasilkan dengan mensortasi dengan komputer 4 angka pada posisi
kedua kode rekening biaya.
c. Laporan biaya menurut produk.
Dihasilkan dengan melakukan sortasi arsip induk biaya menurut 2 angka
pada posisi terakhir dalam kode rekening biaya.

Jika diinginkan, komputer dapat digunakan untuk melakukan sortasi

kombinasi antara jenis biaya, pusat pertanggungjawaban dengan jenis produk.
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan
Sistem akuntansi utang meliputi prosedur pencatatan utang dan prosedur
distribusi pembelian. Dalam makalah ini diuraikan sistem akuntansi retur
pembelian yang digunakan untuk melaksanakan transaksi pengembalian barang
yang dibeli kepada pemasok yang bersangkutan. Transaksi retur pembelian
dicatat dengan mendebit rekening utang dagang dan mengkredit rekening
persediaan. Dengan demikian buku pembantu yang terkait dengan transaksi
retur pembelian adalah buku pembantu utang dan buku pembantu persediaan.
Fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian adalah : fungsi
pembelian, gudang, pengiriman, akuntansi. Dokumen yang digunakan dalam
sistem retur pembelian adalah memo debit dan laporan pengiriman barang.
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian
adalah jurnal retur pembelian, kartu persediaan, dan kartu utang. Jaringan
prosedur yang membentuk sistem retur pembelian adalah prosedur perintah
retur pembelian, prosedur pengiriman barang kepada pemasok, dan prosedur
pendebitan utang.
Ada dua metode pencatatan utang : account payable dan voucher
payable procedure. Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat mutasi
utang dalam account payable procedure adalah kartu utang, jurnal pembelian
dan jurnal pengeluaran kas. Dalam voucher voucher payable procedure, voucher
atau bukti kas keluar merupakan dokumen sumber yang memiliki tiga fungsi
yaitu :
a. Sebagai perintah kepada bagian kasa untuk melakukan pengeluaran kas
b. Sebagai pemberitahuan kepada kreditur mengenai tujuan pembayaran
c. Sebagai dokumen sumber pencatatan mutasi utang dan persediaan
Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedure dapat
dibagi menjadi dua macam :
1. One-time voucher procedure
a. One-time voucher procedure dengan dasar tunai.
b. One-time voucher procedure dengan dasar waktu.
2. Built up voucher procedure
Distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat transaksi pembelian
dapat dilakukan dengan lima metode
1. Metode jurnal berkolom atau metode spread sheet.
2. Metode rekening berkolom
3. Metode rekening tunggal
4. Metode tiket tunggal (unit ticket method)
5. Metode distribusi dengan komputer.
 B. Saran

Agar sistem akuntansi utang dapat berjalan dengan baik dan memberikan
manfaat seperti yang diharapkan oleh pihak-pihak yang terlibat,alangkah lebih
baik jika sistem ini disusun berdasarkan kebutuhan usaha dan karyawan serta
seluruh elemen yang terlibat dalam sistem ini dapat memahami sistem akuntansi
utang dengan baik dan benar serta memiliki kebiasaan bersikap jujur dan
bertanggung jawab, karena sebaik apapun sebuah sistem itu dibuat apabila
pelakunya tidak menjalankan dengan bertanggung jawab maka hanya akan
menghasilkan permasalahan dalam sebuah usaha.
 DAFTAR PUSTAKA

http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2012/09/sistem-

akuntansi-utang.html

https://id.scribd.com/doc/225399600/Makalah-Sistem-

Akuntansi-Utang