Sistem Akuntansi Pembelian/Utang Hotel

Tujuan Pembelajaran

Setelah mempelajari bab ini, Anda akan dapat:

1. Menjelaskan Catatan-Catatan terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian

2. Menjelaskan Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Hotel
3. Menjelaskan Unsur Pengendalian Intern Sistem Akuntansi Pembelian
4. Menjelaskan Sistem Retur Pembelian
5. Menjelaskan Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Retur Pembelian di Hotel
6. Menjelaskan Unsur Pengendalian Intern terkait Sistem Akuntansi Pembelian/Utang Hotel
7. Menjelaskan Sistem Pencatatan Hutang

Sistem Akuntansi Pembelian digunakan dalam hotel untuk pengadaan barang yang diperlukan
oleh hotel seperti alat-alat kantor, makanan dan minuman serta material dilakukan untuk
memenuhi kegiatan usaha hotel.

Fungsi-Fungsi yang Terkait

Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian/utang hotel antara lain
adalah:

1. Fungsi Bagian yang memerlukan Barang

2. Fungsi Gudang

3. Fungsi Pembelian

4. Fungsi Penerimaan

5. Fungsi Akuntansi

1
Fungsi Bagian yang Memerlukan Barang

Fungsi yang mengajukan permintaan pembelian alat-alat kantor, makanan dan minuman serta
material.

Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian fungsi gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang
yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
Fungsi Pembelian
Fungsi ini bertanggungjawab untuk memperoleh infomasi harga alat-alat kantor, food makanan
dan minuman serta material yaitu mengirimkan surat permintaan penawaran harga ke berbagai
pemasok. Bila harga sudah disetujui maka dikeluarkan order pembelian kepada pemasok yang
dipilih.
Fungsi Penerimaan
Fungsi ini bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, kuantitas
barang yang diterima oleh pemasok. Bagian ini membuat laporan penerimaan barang atau
menandatangani tembusan order pembelian yang berfungsi sebagai laporan penerimaan barang.
Fungsi Akuntansi
Fungsi ini terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencataan hutang dan fungsi
pencataan persediaan. Fungsi pencatatan hutang bertanggungjawab untuk mencatat transaksi
pembelian kedalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan kartu hutang sebagai
buku pembantu hutang. Fungsi pencatatan persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga
pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.
Formulir yang Digunakan
Adapun formulir yang digunakan dalam sistem akuntasi pembelian/hutang hotel antara lain :
1. Surat permintaan pembelian (purchase request)
2. Surat Permintaan Penawaran Harga
3. Surat Order Pembelian/Purchase Order
4. Laporan Penerimaan Barang/ DRR
5. Bukti Kas Keluar
6. Voucher Payable
7. Bin Card

2
8. Memo Debit
Surat Permintaan Pembelian (Purchase Request)
Formulir ini diisi oleh fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan
pembelian barang.
Surat Permintaan Penawaran Harga
Formulir untuk meminta penaaran harga barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali.
Surat Order Pembelian
Formulir untuk melakukan pembelian dan dikirim kepada pemasok, berisi tentang barang yang
dipesan, jumlah, harga, dan tanggal pemesanan.
Laporan Penerimaan Barang/ DRR
Dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan barang yang diterima dari pemasok dan
memenuhi jenis pesifikasi, mutu, dan kuantitas.
Bukti Kas Keluar
Dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Berfungsi sbgai
perintah pengeluaran kas untuk pembayaran hutang kepada pemasok.
Voucher Payable
Digunakan untuk mencatat hutang untuk masing-masing supplier.
Bin Card
Digunakan untuk mencatat keluar masukya barang dari gudang.
Memo Debit
Diisi oleh fungsi pembelian yang memberikan otoritasi bgi fungsi pengiriman untuk
mengirimkan kembali barang yang telah dibeli oleh hotel.

7.1 CATATAN-CATATAN TERKAIT SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN

Untuk mendukung fungsi pembelian diperlukan catatan-catatan terkait dalam sistem
akuntansi pembelian tersebut. Adapun catatan-catatan terkait dalam sistem akuntansi pembelian
antara lain :
1. Register Bukti Kas Keluar
2. Jurnal Pembelian/Register Voucher Payable
3. Kartu Hutang/ Voucher Payable
Register Bukti Kas Keluar

3
Jika dalam hutang perusahaan menggunakan voucher payable prosedur, jurnal yang digunakan
adalah register bukti kas keluar.
Jurnal Pembelian/ Register Voucher Payable
Jika dalam pencatatan hutang perusahaan menggunakan accout payable prosedur, jurnal yang
digunakan adalah jurnal pembelian.
Kartu Hutang/ Voucher Payable
Jika dalam pencatatan hutang, perusahaa menggunakan acount payable prosedur, buku pembantu
yang digunakan untuk mencatat hutang kepada pemasok adalah kartu hutang.
7.2 JARINGAN PROSEDUR YANG MEMBENTUK SISTEM AKUNTANSI
PEMBELIAN HOTEL
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian hotel adalah:
1. Prosedur Pembelian Tunai
2. Prosedur Pembelian Kredit
Prosedur Pembelian Tunai
Prosedur-prosedur pembelian tunai meliputi:
a. Prosedur permintaan pembelian.
Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan
pembelian kepada fungsi pembelian.
b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok
untuk memperoleh informasi menganai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang
lain.

c. Prosedur order pembelian

Fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan
memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order
pembelian yang sudah dikeluarkan perusahaan.
d. Prosedur penerimaan barang
Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang
diterima lalu membuat laporan penerimaan barang.
e. Prosedur pencatatan utang

4
 Fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan
faktur dari pemasok dan mengarsip dokumen dan mencatatnya sebagai utang.
7.3 UNSUR PENGENDALIAN INTERN SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN

Terdapat beberapa unsur pengendalian internal yang perlu diperhatikan pihak manajemen
hotel terkait sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan kredit. Beberapa unsur diantaranya
terkait dengan unsur organisasi hotel, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, praktek yang
sehat serta karyawan yang cakap. Masing-masing unsur tersebut dijelaskan secara rinci berikut
ini :

Organisasi
Perancangan organisasi dalam sistem akuntansi Pembelian harus didasarkan pada unsur
pokok sistem pengendalian internal berikut ini :
1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan
Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan internal dalam
pelaksanaan transaksi pembelian. Dalam transaksi pembelian fungsi pembelian berkewajiban
untuk mendapatkan penjual sebagai Supplier barang yang diperlukan oleh perusahaan. Untuk
menjamin bahwa barang yang dikirim oleh Supplier sesuai dengan barang yang dipesan,
diperlukan fungsi lain untuk melakukan pengecekan secara independent mengenai kesesuaian
jenis, kuantitas, mutu dan tanggal pengiriman barang yang direalisasikan oleh Supplier dengan
yang tercantum dalam surat order pembelian. Oleh karena itu, perlu dibentuk fungsi penerunaan
yang terpisah dari fungsi pembelian, fungsi penerimaan mempunyai wewenang untuk menolak
barang yang dikirim oleh Supplier, yang tidak sesuai dengan barang yang tercantum dalam surat
order pembelian.
2. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi akuntansi yang melaksanakan pencatatan
utang dan persediaan barang harus dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi
pembelian. Fungsi pembelian ini berada di tangan bagian pembelian, berdasarkan unsur sistem
pengendalian internal yang baik, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari kedua fungsi pokok
yang lain : yaitu fungsi operasi dan fungsi penyimpanan, hal ini dimaksudkan untuk menjaga
kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.
3. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang.

5
 Fungsi penerimaan merupakan fungsi operasi yang bertanggung jawab atas
penerimaan/penolakan barang yang diterima dari Supplier. Fungsi penyimpanan merupakan
fungsi yang bertanggung jawab atas penyimpanan barang yang telah diterima oleh fungsi
penerimaan. Kedua fungsi tersebut harus dipisahkan karena kegiatan penerimaan barang
memerlukan keahlian mengenai barang dan pengetahuan mengenai syarat-syarat pembelian, dan
kegiatan penyimpanan barang memerlukan keahlian dalam pengelolaan penyimpanan barang dan
pelayanan pengambilan barang bagi pemakai.
4. Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi.
Setiap transasksi harus dilaksanakan dengan melibatkan lebih dari satu karyawan/lebih
dan satu fungsi. Dengan penggunaan unsur sistem pengendalian internal tersebut, setiap
pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internalal check yang mengakibatkan pekerjaan fungsi
yang satu dicheck ketelitian dan keandalannya oleh fungsi yang lain. Oleh karena itu dalam
sistem akuntansi pembelian, transaksi pembelian hams dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi
pembelian, fungsi penerimaan, ficngsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang
dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Dalam organisasi setiap transaksi keuangan terjadi melalui sistem otorisasi tertentu.
Otorisasi terjadinya transaksi dilakukan dengan pembubuhan tanda tangan oleh manajer yang
memiliki wewenang untuk itu, pada dokumen sumber setiap transaksi yang terjadi dicatat daiam
catatan akuntansi melalui prosedur pencatatan terternu. Dengan demikian, maka kekayaan
perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian dan
keandalannya. Beberapa dokumen yang harus diotorisasi adalah sebagai berikut:
1. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan
dalam gudang atau kepala fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung dipakai.
2. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
3. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan.
4. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.

Praktek yang Sehat

1. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak.

6
2. Supplier dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai supplier.
3. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan. Jika fungsi ini telah menerima
tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
4. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari Supplier dengan cara
menghitung barang tersebut dan mernbandingkannya dengan tembusan surat order
pembelian.
5. Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian dan ketelitian perkalian dalam faktur dari
Supplier sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
6. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “Lunas” oleh fungsi pengeluaran kas
setelah cek dikirimkan kepada Supplier.
Dokumen dan catatan:
Dokumen dan catatan penting yang umum digunakan dalam pengolahan transaksi Pembelian dan
Pengeluaran Kas meliputi:
1. Cek yang merupakan perintah resmi kepada bank untuk membayar sejumlah uang kepada
orang yang namanya tertulis dalam perintah tersebut atau kepada pembawa.
2. Ikhtisar cek adalah laporan yang berisi seluruh cek yang diterbitkan dalam suatu bacth atau
selama sehari.
3. File transaksi pengeluaran kas. Informasi tentang pengeluaran yang dilakukan dengan
menggunakan cek kepada Supplier atau pihak lainnya. Ini digunakan untuk pembukuan ke
utang dagang dan file induk buku besar.
4. Jurnal pengeluaran kas atau register cek. Catatan akuntansi formal mengenai cek yang
diterbitkan kepada Supplier atau pihak lain.

7.4 SISTEM RETUR PEMBELIAN

Terkadang barang yang sudah dterima dari pemasok tidak sesuai dengan barang yang
dipesan menurut surat order pembelian. Terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam sistem retur
pembelian:

1. Fungsi yang memerlukan barang.

Bertanggung jawab untuk menyerahkan barang kepada fungsi pengirim seperti yang
tercantum dalam tembusan memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.

7
2. Fungsi pembelian.
Bertanggung jawab untuk mengeluarkan memo debit untuk retur pembelian.
3. Fungsi pegiriman
Bertanggung jawab untuk mengirimkan kembali barang kepada pemasok sesuai dengan
perintah retur pembelian dalam memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.
4. Fungsi pegiriman
Bertanggung jawab untuk:
 Transaksi retur pembelian dalam jurnal retur atau jurnal umum.
 Berkurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian dalam kartu persediaan
 Berkurangnya hutang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam arsip bukti kas
keluar yang belum dibayar.
Formulir yang digunakan dalam sistem retur pembelian yaitu memo debit dan laporan
pengiriman barang. Dan catatan akuntansi yang digunakan adalah: jurnal retur pembelian, kartu
persediaan, dan kartu hutang. Ada beberapa jaringan prosedur yang membentuk sistem retur
pembelian di hotel antara lain:

 Prosedur perintah retur pembelian. Fungsi pembelian memberi perintah kepada fungsi
pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan
kepada pemasok.
 Prosedur pengiriman barang. Fungsi pengiriman barang kepada pemasok sesuai dengan
perintah retur pembelian yang tercantum dalam memo debit dan membuat laporan
pengiriman barang.
 Prosedur pencatatan hutang. Fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang
berhubungan dengan retur pembelian dan menyelenggarakan pencatatan berkurangnya
hutang dalam kartu hutang atau mengarsipkan dokumen memo debit sebagai pengurang
hutang.

7.5 SISTEM AKUNTANSI HUTANG HOTEL

Hutang dagang ( accounts payable ) adalah kewajiban ( liability ) yang belum

dibayarkan untuk barang dan jasa yang diterima dalam kegiatan uasaha normal perusahaan. Jadi
perkiraan hutang dagang mencakup kewajiban karena perolehan bahan baku, peralatan,

8
prasarana, reparasi dan banyak lagi jenis barang dan jasa lainnya yang telah diterima sebelum
akhir tahun. Ada beberapa prosedur yang terkait dengan sistem pencatatan hutang dalam sistem
pembelian hotel. Prosedur tersebut meliputi:

1. Account payable procedure.

Dokumen/formulir yang digunakan dalam account payable procedur adalah:

a. Faktur dari pemasok

b. Kwitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan pemberitahuan
(remittance advice) yang dikirim pemasok, yang keterangan untuk pembayaran tersebut
dilakukan

Catatan akuntansi yang digunaan dalam accountpayable procedure adalah:

a. Kartu Utang, digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap kreditur

b. Jurnal pembelian, digunakan untuk mencatat transaksi pembelian

c. Jurnal pengeluaran kas, digunaakan untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan
pengeluaran kas yang lain

Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedure sebagai berikut :

- Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar :

1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian

2. Informasi dalam jurnal pembelian kemudian di posting ke dalam kartu utang

diselenggarakan untuk setiap kreditur.

- Pada saat jumlah dalam faktur dibayar :

3. Cek dalam jurnal pengeluaran kas

4. Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang bersangkutan dengan pembayaran utang
diposting kedalam kartu utang.

2. Voucher payable procedures

Dokumen yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah:

9
Bukti kas keluar:

1. Sebagai surat perintah kepada bagian kas untuk melakukan pengeluaran kas sesuai yang
tercantum didalamnya.

2. Sebagai pemberitahuan kepada kreditur mengenai tujuan pembeyarannya (sebagai

remittance advice).

3. Sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau distribusi lain.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah:

1. Register bukti kas keluar (voucher register)

2. Register cek (check register)

Berikut merupakan flowchart pembelian tunai hotel :

10
11
Penjelasan Flow Chart Pembelian Tunai Hotel :

Bagian Gudang

1. Mulai, membuat Purchase Requisition (PR) rangkap 2 berdasarkan informasi mengenai

titik pemesanan kembali yang tercantum dalam Kartu Persediaan dan dicatat pada
BinCard.
2. Mengirim lembar 1 PR ke bagian Purchasing.
3. Mengarsipkan PR lembar 2 dalam arsip dan dicatat per-tanggal.
4. Menerima Daily Receiving Report (DRR) lembar 3 dari Receiving dan menerima
MarketList (ML) lembar 3 dari Purchasing yang digunakan untuk dicatat dalam Bincard.
Bagian Purchasing

1. Menerima PR lembar 1 dari bagian gudang.

2. Membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) yang dikirim pada supplier.
3. Menerima Surat Penawaran Harga (SPH) dari supplier.
4. Membuat perbandingan harga atas dasar SPH yang diterima.
5. Memilih supplier berdasarkan perbandingan penawaran harga.

12
 6. Membuat MarketList (ML) rangkap 5 yang didistribusikan kepada:
Lembar 1 : Disimpan dalam arsip Purchasing dan dicatat per-tanggal.
Lembar 2 : Dikirim ke bagian Receiving guna memberikan otorisasi untuk menerima
barang.
Lembar 3 : Dikirim ke bagian gudang untuk pemberitahuan bahwa barang sudah diproses
pemesanannya.
Lembar 4 : Dikirim ke bagian GeneralCashier untuk memberitahukan kewajiban hotel
atas barang tersebut.
Lembar 5 : Dikirim ke supplier.
7. Menerima DRR lembar 1 dari bagian Receiving.
8. Menerima faktur dari supplier.
9. Membuat Register VoucherPayable.

Bagian Receiving

1. Menerima faktur dari supplier.

2. Mencocokan barang yang diterima dengan tanda bukti pemesanan barang (ML).
3. Memeriksa, menghitung, menimbang, dan menerima terutama yang berkaitan dengan
jumlah, mutu, berat, ukuran serta spesifikasinya.
4. Membuat DRR rangkap 5 dan mendistribusikannya :
Lembar 1 : Dikirim ke bagian Purchasing.
Lembar 2 : Dikirim ke bagian GeneralCashier.
Lembar 3 : Dikirim ke bagian Gudang.
Lembar 4 : Dikirim ke bagian CostControl.
Lembar 5 : Disimpan dalam arsip oleh bagian Receiving dan dicatat per-tanggal.
5. Menerima ML lembar 2 dari bagian Purchasing.
Bagian General Cashier

1. Menerima DRR lembar 2 dari bagian Receiving.

2. Menerima ML lembar 4 dari bagian Purchasing.
3. Membuat catatan pengeluaran kas.

13
Bagian Cost Control

1. Menerima DRR lembar 4 dari bagian Receiving.

Berikut merupakan flow chart pembelian kredit hotel :

Pertanyaan Pemahaman
1. Jelaskan Catatan-Catatan terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian!
2. Jelaskan Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Hotel!
3. Jelaskan Unsur Pengendalian Intern Sistem Akuntansi Pembelian!
4. Jelaskan Sistem Retur Pembelian!
5. Jelaskan Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Retur Pembelian di Hotel!
6. Jelaskan Unsur Pengendalian Intern terkait Sistem Akuntansi Pembelian/Utang Hotel!
7. Jelaskan Sistem Pencatatan Hutang!

Referensi Utama:

Arfan Ikhsan dan Ida Bagus Teddy Prianthara. 2010. Sistem Akuntansi Perhotelan.
Yogyakarta : Graha Ilmu

14