Definisi dan Peran Akuntansi

Akuntansi sangat erat kaitannya dengan informasi akuntansi. Badan yang berwenang dan
beberapa ahli memberi pengertian yang bervariasi tergantung pada sudut pandang dan penekanan
yang mereka anut. Pengertian akuntansi juga berubah sesuai dengan perkembangan jaman dan
kemajuan dibidang teknologi yang selalu terkait dengan akuntansi, khususnya kemajuan dibidang
teknologi komputer dan telekomunikasi.

Definisi resmi yang mula-mula diajukan adalah definisi yang dimjuat dalam accounting
Termonologi bulletin No.1 (1965) yang diterbitkan oleh APB yaitu suatu komite penyusunan prinsip
akuntansi yang dibentuk oleh AICPA. “accounting ish the art of recording, classifying, and
summarizing in a sifnificant manner and in terms of money, transaction and event which are, in part at
least, of financial character, and interpreting the result there of”. Akuntansi adalah seni pencatatan,
penggolongan, dan peringkasan transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara berdaya
gunakan dan dalam bentuk satuan uang, dan menginterprestasikannya hasil proses tersebut. Art atau
Seni definisi diatas lebih mempunyai konotasi sebagai kerajinan dan keterampilan atau pengetahuan
terapan yang isi dan strukturnya disesuakian dengan kebutuhan untuk mencapai tujuan.

Karena semakin luasnya fungsi akuntansi dan semakin berkembangnya praktik akuntansi
definisi diatas dirasa kurang memadai. Oleh karena itu diperlukan suatu pengetahuan untuk dapat
memilih atau merancang akuntansi secara bijaksana sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh
organisasi bisnis maupun pemerintah. Berdasarkan hal tersebut, komite kemudian mengajukan revisi
akuntansi sebagai berikut “accounting is the body of knowledge and function concerned with
systematic oroginating, authenticating, recording, classifying, proccesing, summarizing, analyzing,
interpreting, and supplying of dependable and significant information covering transactions and and
events which are, in part of least, of financial character, required for the management and operation
of an entity and for report that have to be submitted there on the meet fiduciary and other
responsibilities”. Akuntansi adalah seperangkat pengetahuan dan fungsi yang berkepentingan dengan
masalah pengadaan, pengabsahan, pencatatan, pengklasifikasian, dan penyajian secara sistematis
informasi yang dapat dipercaya dan berdaya guna tentang transaksi dan kejadian yang bersifat
keuangan yang diperlukan dalam pengelolaan dan pengoperasian suatu unit usaha dan yang
diperlukan untuk dasar penyusuan laporan keuangan yang harus disampaikan untuk memenuhi
pertanggung jawaban pengurusan keuangan dan lainnya. Pada definisi ini, akuntansi tidak dipandang
semata-mata sebagai proses dan alat tetapi merupakan seperangkat pengetahuan (body of knowledge)
tentang bagaimana menghasilkan informasi keuangan untuk keperluan pengendaian perusahaan dan
pertanggungjawaban.

Definisi akuntansi menjadi lebih luas lagi sebagaimana yang dimuat dalam statement of
accounting principle board No.4 (1970) sebagau berikut. “accounting is a service activity. Its function
is to provide quantitative information, primary financial in nature, about economic entities that
intented to be useful in making economic decisions”. Akuntansi adalah kegiatan jasa kegiatanny
adalah menyediakan informasi kuantitatif tentang unit-unit usaha ekonomi, terutama yang bersifat
keuangan yang diperkirakan bermanfaat dalam pengambilan keputusan-keputusan ekonomi. Disini
akuntansi menghasilkan informasi tidak hanya untuk kepentingan pengendalian dan pertanggung
jawaban tetapi lebih luas lagi yaitu menghasilkan informasi untuk mempengaruhi para pelaku
ekonomi dalam perekonomian suatu Negara. Oleh karena sifatnya yang demikian, sudibyo (1987)
memasukkan bidang pengetahuan akuntansi dalam lingkup teknologi.
 Gray (1996) mengatakan akuntansi sebagai satu kesatuan dengan aktivitas usaha, dimana
memerlukan partisipasi akuntan dalam proses manajemen disemua tingkatan. Operasional dalam
usaha hotel cukup kompleks, karena keberhasiannya tidak saja tergantung pada kos atau mutu
layanan, tapi juga ditentukan oleh persepsi konsumen atas layanan yang diberikan. Peran akuntansi
dalam usaha hotel ditunjukkan pada jenjang antara kos yang berhubungan dengan layanan, dimana
memerlukan keakuratan dan keandalan dalam pencatatatnnya.

Siklus Akuntansi (Accounting Cycle)

Sikluas akuntansi pada usaha perhotelan secara garis besar sama dengan siklus akuntansi pada
jenis usaha lainnya (gambar 3-2).

Dalam setiap periode akuntansi, siklus akuntansi akan diawali dengan pencatatan transaksi
dan berakhir dengan post-closing trial balance. Proses akuntansi bisa dilakukan secara manual
ataupun menggunaka aplikasi komputer. Ada beberapa transaksi penting dalam operasi hotel, yaitu:

1. Penjualan produk dan jasa, untuk efisiensi dan mempermudah untuk pengerjaan bagian
akuntansi, transaksi harian penjualan [roduk dan jasa dicatat dalam buku khusus penjulan,
diakhir periode akuntanis baru dibuatkan jurnal khusus penjualan.
2. Penerimaan kas dan pengeluaran kas (cash disbursement) merupakan transaki dari penagihan
dan penjualan tunai harian dimana hasil penagihan, penjuala tunai dan pengeluaran kas harian
dicatat dala buku khusus yang disebut dengan buku kas dan bank.
3. Pembelian produk dan jasa, untuk efisiensi da mempermudah pekerjaan bagian akuntansi,
transaksi harian pembelian produk dan jasa dicatat dalam buku khusus pembelian, diakhir
peridoe akuntansi dibuatkan jurnal khusus pembelian.
4. Payroll, karena dihotel terdiri dari beberapa departemen maka bagian personalia membuat
rekapitulasi daftar gaji, upah dan Pph 21 sesuai dengan departemen dimana karyawan tersebut
bekerja. Setelah itu baru dibuat jurnal alokasi sesuai dengan departemennya.

Dasar Akuntansi untuk usaha hotel menggunakan double entry bookkeeping, dimana setiap entri data
harus ada yang sama dan yang berlawanan sehingga hasilnya akan sama.

1. Journal entry, mencatat perubahan neto setiap akun yang mempengaruhi saldo debet dan
kredit. Jurnal bisa dilakukan secara bulanan (monthly journal) yang biasanya digunakan
untuk mempermudah jurnal harian, dimana jumlah secara harian diakumulasikan dan jurnal
tunggal dibuat atas transaksi bulanan.
2. General ledger, mencatat pengelompokan secara kolektif dari akun individual.
3. Trial Balance, menunjukkan daftar saldo akun dala suatu periode
4. Financial Statement, menggambarkan posisi keuangan usaha yang biasanya disiapkan pada
akhir periode akuntansi, bisa secara bulanan atau tahunan.

Sistem dan Prosedur Akuntansi

sistem dapat dijelaskan dari dua pendekatan, yaitu : pendekatan prosedur dan pendekatan
komponen. Dari pendekatan prosedur, sistem adalah kumpulan dari prosedur-prosedur yang
dilengkapi dengan formulir dan catatan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. Contoh dari
pendekatan prosedur ini adalah sistem akuntansi yang merupakan kumpulan dari prosedur penerimaan
dan pengeluaran kas, prosedur penjualan, prosedur pembelian dan buku besar. Jadi dapat dikatakan
sistem akuntansi terdiri dari subsystem yang saling berkaitan. Cecil Gillespy (1971) menyatakan
bahwa sistem akuntansi terdiri dari:
 1. Subsistem akuntansi utama
 Kode rekening
 Buku besar dan buku pembantu
 Jurnal
 Bukti transaksi
2. Subsistem penjualan dan penerimaan uang
 Order penjualan, perintah pengiriman dan pembuatan faktor
 Distribusi penjualan
 Piutang
 Penerimaan uang dan pengawasan kredit
3. Subsistem pembelian dan pengeluaran uang
 Order pebelian dan laporan penerimaan barang
 Distribusi biaya dan pembelian
 Hutang
 Prosedur pengeluaran uang
4. Subsistem pencatatan waktu dan penggajian
 Personalia
 Pencatatan waktu
 Penggajian
 Distribusi gaji dan upah
5. Subsistem produksi dan biaya produksi
 Order produksi
 Pengawasan persediaan
 Akuntansi biaya

Prosedur adalah urutan pekerjaan klerikal yang melibatkan beberapa orang dalam satu
bagian/departemen atau lebih untuk menangani transaksi secara seragam dari transaksi yang sama dan
terjadi berulang-ulang. Pekerjaan klerikal terdiri dari kegiatan menulis, menggandakan, menghitung,
memberi kode, mendaftar, memilih, memindah dan mebandingkan yang dilakukan untuk mencatat
informasi dan formulir, buku jurnal dan buku besar.

Tugas dari sistem khususnya sistem informasi adalah melakukan siklus pengolahan data (data
processing life cycle) atau disebut juga siklus informasi (information life cycle). Sistem informasi
mempunyai enam buah komponen, yaitu (1) komponen input (2) komponen model (3) komponen
output (4) komponen teknologi (5) komponen data base (6) komponen kontrol.

1. Komponen Input
Input dari sistem informasi berupa data yang akan diolah oleh sistem informasi. Data untuk
sistem informasi perlu ditangkap dan dicatat didokumen dasar. Dokumen dasar merupakan
formulir yang digunakan untuk menangkap dari peristiwa atau data yang terjadi, contohnya
reservation card, guest regritation, guest bill, cash receipt dan lain-lain. Fungsi dokumen dasar
yaitu:
a. Untuk menunjukkan jenis dari data yang dikumpulkan
b. Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten, dan akurat
c. Data disebutkan satu peratu, sehingga data akuntansi akan lengkap
d. Sebagai alat pendistribusi data antar departemen, karena tembusan atau copynya
diberikan ke departemen lain
e. Sebagai pembuktian bahwa transaksi tersebut sah, sehingga sangat berguna untuk
audit trail
 f. Dapat digunakan sebagai back up dari file-file komputer

2. Komponen Model
Model-model yang digunakan dalam sistem informasi dapat berupa model logika dan model
matematika. Contoh model logika adalah untuk melihat barang mana yang sudah harus
dipesan kembali, dapat dilihat dari sisa barang yang tersedia apakah sudah sama atau lebih
kecil dengan titik reorder point.
3. Komponen Output
Output dari sistem informasi dibuat dengan menggunakan data yang ada di data base dan
diproses menggunakan model tertentu. Contohnya output sistem informasi adalah laporan
barang yang harus dipesan kembali ataupun laporan jumlah barang yang harus dipesan.
4. Komponen data base
Data base adalah kumpulan dari data base yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya,
tersimpan perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak (soft ware) untuk
memanipulasinya. Paket perangkat lunak (soft ware) disebut dengan DBMS (data Base
Management System). Contohnya DBMS adalah dBASE, Fox Base, Microsoft Access,
Oracle dan lain-lain.
5. Komponen teknologi
Teknologi merupakan komponen yang penting dari sistem informasi. Tanpa adanya teknologi
yang mendukung, maka sistem informasi tidak akan dapat menghasilkan informasi yang tepat
waktu (time liness).
6. Komponen kontrol
Komponen kontrol diperlukan untuk menjamin bahwa informasi yang dihasilkan dari sistem
informasi adalah informasi yang akurat. Sistem pengendalian dalam sistem informasi dapat
diklasifikasikan sebagai sistem pengendalian umum (general control system) dan sistem
pengendalian aplikasi (application control system). Pengendalian umum dapat terdiri dari:
a. Pengendalian Organisasi
b. Pengendalian Dokumentasi
c. Pengendalian perangkat keras
d. Pengendalian keamanan fisik
e. Pengendalian keamanan data
f. Pemgendalian komunikasi

Kerangka Konseptual (Conceptual Framework) Informasi Akuntansi

Serupa dengan konstitusi, adalah suatu sistem koheren yang terdiri dari tujuan dan konsep
fundamental yang saling berhubungan, yang menjadi landasan bagi penetapan standar konsisten dan
penentuan sifat, fungsi, serta batas-batas dari akuntansi keuangan dan laporan keuangan.

Tetapi tidak ada kerangka kerja yang diterima secara universal dan diandalkan dalam praktik.
Barangkali yang paling sukses adalah Accounting Principles Board StatementnNo.4:”basic concepts
and accounting principles underlying financial statements of business enterprises,” yang hanya
menjelaskan praktik praktik yang telah ada tetapi tidak menentukan praktik apa yang akan digunakan.
Menyadari hal itu, FASB pada tahun 1976 menerbitkan Memorandum diskusi tiga bagian yang
berjudul: “conceptual framework for financial accounting and reporting: elements of financial
statement and their measurement”. Sejak dokumen tersebut dipublikasikan, FASB telah menerbitkan
enam statement of fianancial accounting concepts yang berhubungan dengan pelaporan keuangan
entitas bisnis, yaitu:
1. SFAC No.1, “objectives of financial reporting by business enterprise” yang menyajikan
tujuan dan sasaran akuntansi
2. SFAC No.2, “qualitative characteritics of accounting information”, menjelskan karakteristik
yang membuat informasi akuntansi bermanfaat
3. SFAC No.3, “elements of financial statements of business enterprises”, memberikan definisi
dari pos-pos yang terdapat dalam laporan keuangan, seperti: aktiva, kewajiban, pendapatan,
dan beban.
4. SFAC No.5,” recognition and measurement in financial statements of business enterprise”,
menetapkan kriteria pengakuan dan pengukuran fundamental serta pedoman tentang
informasi apa yang biasanya harus dimasukkan dalam laporan keuangan dan kapan waktunya.
5. SFAC No.6, “elements of financial statements”, menggantikan SFAC no.3 dan memperluas
lingkup SFAC No.3 dengan memasukan organisasi-organisasi nirlaba.
6. SFAC No.7, “using cash flow information and present value in accounting measurements”,
memberikan kerangka kerja bagi pemakaian arus kas ke masa depan yang diharapkan dan
nilai sekarang sebagai dasar pengukuran.

Struktur Organisasi di Departement Akuntansi

Departemen akuntansi pada usaha hotel biasanya terdiri dari beberapa bagian yang saling
terkait satu sama lainnya, seperti bagian kredit dengan account receivable, cost control dengan
purchasing dan lain sebagainya. Adapun bagian-bagian yang ada dalam departemen akuntansi
adalah:

1. General cashier, merupakan kasir yang mempunyai tanggung jawab penuh atas semua
penerimaan dan pengeluaran hotel.
2. Cashier outlet, seperti front office, restoran, bar, kasir outlet bertanggung jawab atas
penerimaan pada masing-masing outlet.
3. Income auditor, adalah orang mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan
hotel dan mengoeksi kembali pekerjaan night auditor.
4. Night audit, merupakan orang yang bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian
pemasukan data penjualan dalam satu hari masing-masing outlet.
5. Credit, merupakan bagian yang mempunyai tanggung jawab atas besarnya kredit yang telah
digunakan oleh tamu, dan menyetujui batas kredit untuk setiap tamu, serta melakukan analisa
atas guest bill.
6. Accounting receivable, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas penyiapan tagihan
dan penagihan kepada tamu yang melakukan reservasi melalui agen.
7. Account payable, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas hutang hotel pada pihak
luar, khususnya supplier.
8. Cost control, bertanggung jawab atas pengendalian biaya-biaya yang dikeluarkan oleh
masing-masing departement, mencek harga barang dipasar, menyetujui pembelian barang
untuk keperluan hotel.
9. Personalia, bertanggung jawab atas perhitungan, pengalokasian dan pembayaran gaji
karyawan.
10. Electronic data processing (EDP), bertanggung jawab atas sistem informasi yang digunakan
dihotel, khususnyab dalam pemrosesan data.
11. Purchasing, bertanggung jawab dalam pembelian barang keperluan hotel.
12. Storeroom, bertanggung jawab dalam menerima barang yang dibeli dan menyimpannya,
melakukan pencatatan atas persediaan digudang.
13. Accounting atau bookkeeper, bertanggung jawab dalam menyiapkan laporan keuangan.