AKUNTANSI HOTEL

(EKA 443 A3)

SAP 5

DOSEN PEMBIMBING: Dr. ANAK AGUNG GDE PUTU

WIDANAPURA, S.E., M.Si., Ak.

OLEH
KELOMPOK 4
NI LUH PUTU AYU INDRI ISTADEWATI (1607531091/01)
GEDE MAHAPUTRA CHRISANDITA (1607531095/04)
GITA NAJMI SAFITRI (1607531174/25)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA
AKUNTANSI REGULER
2019
MENDESAIN DAN MEMBUAT POLA JURNAL KHUSUS PENJUALAN PADA
HOTEL SEBAGAI LAPORAN YANG DIHASILKAN
Proses akuntansi dimulai dari pencatatan bukti transaksi ke dalam jurnal umum,
kemudian posting ke dalam rekening buku besar. Proses tersebut berjalan terus menerus
sepanjang tahun buku. Kegiatan semacam itu dapat dilakukan hanya untuk transaksi
keuangan yang memiliki frekuensi tidak sering terjadi dan jumlah bukti transaksinya pun
tidak banyak. Apabila transaksi yang sejenis memiliki frekuensi dalam kategori sering terjadi
dan jumlah transaksinya banyak, cara posting seperti dikemukakan pada pembahasan jurnal
umum tidak lagi efisien dan kurang praktis. Kondisi ini biasanya terjadi pada perusahaan
besar ataupun satuan usaha yang mulai berkembang pesat.
Oleh karena itu, bertolak dari jurnal umum yang biasanya digunakan untuk mencatat
transaksi sejenis dalam jumlah frekuensi yang cukup sering, dapat dibuatkan jurnal yang
mempunyai bentuk khusus. Jurnal tersebut sering dinamakan jurnal khusus. Transaksi-
transaksi yang dapat dicatat dalam jurnal khusus misalnya transaksi penerimaan kas, transaksi
pengeluaran kas, transaksi penjualan kredit, dan transaksi pembelian kredit. Setelah
pencatatan dalam jurnal khusus tersebut selanjutnya diposting ke dalam rekening buku yang
dilakukan secara periodik, biasanya setiap bulan sekali. Secara umum jurnal khusus dalam
akuntansi terdiri atas:
 Jurnal penjualan barang dagangan, untuk mencatat transaksi penjualan barang
dagangan yang dilakukan secara kredit.
 Jurnal pembelian barang dagangan, untuk mencatat transaksi pembelian barang
dagangan yang dilakukan secara kredit.
 Jurnal penerimaan kas, untuk mencatat semua transaksi penerimaan kas atau uang
tunai.
 Jurnal pengeluaran kas, untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas atau uang
tunai.
 Jurnal umum, untuk mencatat semua transaksi yang tidak dapat dicatat ke dalam
keempat jurnal di atas.
Penggunaan jurnal khusus ini tentu mempunyai beberapa keuntungan antara lain:
a) Memungkinkan Pembagian Pekerjaan.
Jurnal khusus yang ditangani oleh satu orang sehingga terjadi spesialisasi
pekerjaan, yakni setiap transaksi yang sejenis dicatat oleh satu atau sekelompok orang
ke dalam satu buku jurnal khusus.Memudahkan pemindahbukuan ke buku

1
 besar.Pemindahbukuan dari jurnal khusus ke buku besar biasanya dilakukan secara
periodik misalnya tiap satu bulan, yaitu pada akhir bulan.
b) Memungkinkan kontrol internal yang lebih baik.
Karena dikerjakan oleh petugas tertentu, setiap jurnal khusus menjadi tanggung
jawab bagi satu orang petugas, hal ini akan memudahkan kontrol terhadap buku jurnal
tersebut.

JURNAL KHUSUS PENJUALAN PADA HOTEL

Dalam setiap periode akuntansi, siklus akuntansi akan diawali dengan pencatatan
transaksi berakhir dengan post-closing trial balance. Proses akuntansi bisa dilakukan secara
manual ataupun menggunakan aplikasi komputer. Beberapa transaksi penting dalam operasi
hotel, yaitu :
1. Penjualan produk dan jasa, untuk efisiensi dan mempermudah pekerjaan bagian
akuntansi-transaksi harian penjualan produk dan jasa dicatat dalam buku khusus
penjualan, diakhir periode akuntansi baru dibuatkan jurnal khus penjualan.
2. Penerimaan kas dan pengeluaran kas (cash disbursement), merupakan transaksi dari
penagihan dan penjualan tunai harian dimana hasil penagiahn, penjualan tunai dan
pengeluarankas harian dicatat dalam buku khusus yang disebut dengan buku kas dan
bank.
3. Pembelian produk dan jasa, untuk efisiensi dan mempermudah pekerjaan bagian
akuntansi, transaksi harian pembelian produk dan jasa dicatat buku khusus pebelian,
diakhir periode akuntansi dibuatkan jurnal khusus pembelian.
4. Payroll, karena dihotel terdiri dari beberapa departemen maka bagian personalia
membuat rekapitulasi daftar gaji, upah dan Pph 21 sesuai dengan departemen dimana
karyawan tersebut bekerja.
Dasar akuntasi untuk usaha hotel menggunakan double-entry bookkeeping, dimana
setiap entry data harus ada yang sama dan yang berlawanan sehingga hasilnya akan sama.
1. Journal entry, mencatat perubahan neto setiap akun yang mempengaruhi saldo debet
dan kredit.
2. General ledger, mencatat pengelompokan secara kolektif dari akun individual.
3. Trial balance, menunjukan daftar saldo akun dalam suatu periode.
4. Financial Statement, menggambarkan posisi keuangan usaha yang biasanya disiapkan
pada akhir periode akuntansi, bisa secara bulanan atau tahunan.

2
 Adapun prosedur yang harus dilakukan saat penjualan kamar, makanan dan minuman
dan outlet lainnya, antara lain :
1. Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti
pendukung dan laporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front office
yang selanjutnya akan dicek oleh night audit.
2. Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan
pengecekan ulang, kemudian menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai, seperti
uang, slip kartu kredit, bank note, traveler cheque pada general cashier.
3. General cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan dari masing-masing
outlet, kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing
outlet sebagai bukti penerimaan kas dan menyimpan atau menyetorkan uang ke bank.

Pada jurnal penjualan yang merupakan transaksi kredit adalah:

1. Penjualan jasa/produk seperti kamar, makanan, minuman, spa dan jasa-jasa lain.
2. Utang jasa layanan (service charge). Hotel sebagai usaha jasa memungut jasa layanan
sebesar 10% dari penjualan pada tamu. Jasa layanan ini merupakan hak karyawan hotel
yang dibebankan ke rekening tamu dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Hotel
dalam hal ini hanya bertugas sebagai wajib pungut. Jasa layanan ini merupakan utang
hotel kepada karyawan yang pada gilirannya akan didistribusikan kepada karyawan.
3. Pajak pembangunan I (PpbI). Hotel membebankan pajak pembangunan I yang
merupakan salah satu sumber pendapatan pemerintah. Hotel membebankan pajak
pembangunan I ke rekening tamu sebesar 11% dari penjualan jasa/produk hotel. Seperti
halnya pada jasa layanan, hotel hanya berfungsi sebagai wajib pungut pajak
pembangunan I yang pada gilirannya akan dibayarkan kepada pemerintah. Jadi, pajak
pembangunan I merupakan utang hotel kepada pemerintah sehingga dicatat pada bagian
kredit pada jurnal penjualan.
4. Penjualan yang diterima terlebih dahulu. Hotel juga menerima penjualan yang diterima
di lebih dahulu dari tamu. Lazimnya, tamu memberikan uang muka untuk jasa kamar
yang akan digunakan di masa yang akan datang. Uang muka ini merupakan penjualan
yang diterima lebih dahulu karena jasa kamar belum dinikmati oleh tamu. Uang muka
lazim pula dibayarkan untuk pesta perjamuan sebagai tanda jaminan bahwa tamu akan
melaksanakan pesta yang dimaksud di masa yang akan datang.

Pada sisi debet jurnal penjualan, dibukukan transaksi berikut:

3
1. Piutang dagang. Ketika tamu meninggalkan hotel (check out) dan menyelesaikan
dengan kartu kredit atau dibebankan ke lembaga (kantor tempat bekerja, agen
perjalanan, dan lembaga lain), transaksi ini akan dikelompokkan sebagai piutang
dagang atau biasa juga disebut city ledger.
2. Rekening tamu. Semua transaksi yang dibebankan ke rekening tamu merupakan
piutang hotel. Usia piutang ini sangat pendek, tetapi harus selalu dimonitor oleh
manajemen hotel untuk tujuan pengendalian.
3. Piutang lain-lain seperti paid-out, piutang karyawan, dan lainnya. Khusus untuk paid-
out bila jumlah dan frekuensi yang terjadi signifikan, maka harus dikendalikan oleh
manajemen. Artinya pada jurnal penjualan harus dicantumkan kolom khusus untuk
paid-out.
Sumber data atau dokumen pendukung untuk melengkapi jurnal penjualan ini berasal
dari kantor depan seperti rekapitulasi penjualan kamar, tata graham seperti room count sheet
dan turn down report, restoran dan bar seperti rekapitulasi penjualan, kasir kantor depan
seperti laporan penerimaan kas, dan penjualan lain seperti laporan penjualan.
Seperti halnya pada jurnal khusus lainnya, pada jurnal penjualan prinsip dasar
akuntansi seperti debet = kredit berlaku. Pada jurnal penjualan debet adalah piutang,
sedangkan kredit adalah penjualan. Fungsi pengendalian internal dan internal cek oleh fungsi
Income Auditor biasanya dilakukan bila terjadi perbedaan laporan antara fungsi kantor depan
dengan tata graham, dan perbedaan laporan antara kas yang seharusnya disetor dengan
jumlah kas yang sebenarnya disetor oleh kasir (kasir kantor depan dan kasir outlet).
Hal yang perlu dicatat dalam jurnal penjualan:
1) Catatlah tanggal transaksi
2) Catatlah nama debitur atau keterangan lainnya
3) Beri tanda check (v) yang menandakan bahwa transaksi dalam jurnal tersebut telah
dipindah bukukan ke buku besar pembantu
4) Catatkan syarat pembayaran
5) Catatlah jumlah transaksi sebagai penjualan dan piutang dagang

Format Jurnal Penjualan

 Piutang Usaha (City ledger/Guest ledger)
 Penjualan Kamar (Rooms revenue)
 Hutang Jasa Pelayanan (Service charge)

4
 Hutang PHR (Government Tax)
Dalam industri hotel akun piutang usaha biasanya dibedakan antara tamu yang masih
aktif dan tamu yang sudah keluar (check out), untuk tamu yang masih aktif akan dicatat
dalam akun Guest Legder, dan setelah tamu keluar dari hotel tetapi tagihannya masih ada
yang mana tagihan ini menjadi beban dari pihak agen perjalanan, maka tagihan tersebut akan
dipindahkan ke akun City Ledger.

LAPORAN PENJUALAN HARIAN HOTEL

Laporan ini di siapkan oleh Income auditor. Laporan ini dapat dikatakan meyatukan
dan merangkum semua penjualan hotel dan didasarkan pada laporan penjualan yang
disiapkan oleh bagian yang menangani penjualan.
Income auditor berfungsi mengaudit semua pendapatan hotel agar sesuai dengan
kebijakan manajemen. Setelah proses audit semua penjualan hotel untuk harian dan tanggal
tertentu selesai, laporan penjualan harian disiapkan oleh income auditor. Dalam laporan ini di
cantumkan penjualan untuk
1. Penjualan jasa kamar. Penjualan jasa kamar dilaporkan pada laporan penjualan harian
setelah semua dokumen pendukung lengkap dan diisi dengan benar. Lengkap berarti
bahwa dokumen pendukung yang diperlukan sudah ada. Sebagai ilustrasi untuk
penjualan jasa kamar , dokumen yang harus ada adalah room count sheet, rekapitulasi
penjualan kamar, house keeper’s report dan D card Report. Benar berate bahwa data
yang dicantumkan pada room count sheet tidak bertentangan dengan house keeper’s
report, dan jumlah penjualan jasa kamar pada rekapitulasi penjualan kamar sama
dengan jumlah penjualan kamar pada D card report.
2. Penjualan makanan dan minuman. Pada laporan harian penjualan hotel, dicantumkan
penjualan makanan dan minuman untuk seluruh waktu tugas (shift). Artinya penjualan
makanan di coffee shop dilaporkan untuk seluruh shift pada laporan harian penjualan
hotel. Pada sisi dokumen pendukung, laporan penjualan makanan untuk coffee shop
dibuat untuk setiap shift. Laporan penjualan makanan dan minuman dianggap benar
apabila jumlah penjualan yang dilaporkan oleh restoran sama dengan yang dilaporkan
oleh night audit pada D card report. Laporan yang disampaikan lengkap apabila
disertai dokumen pendukung, seperti nomor voucher / check telah berurutan dan
dokumen order makanan yang diperlukan.
3. Penjualan dari departemen lain. (minor operated departments). Penjualan jasa dan
produk hotel yang digolongkan sebagai penjualan lain lain dan biasa di kategorikan
5
 sebagai penjualan minor antara lain cucian, telepon, spa, taksi, dan sebagainya.
Penjualan jasa jasa ini dilaporkan ke income auditor melalui kasir kantor depan dan
diteliti sebelumnya oleh night auditor. Kebenaran dan keakuratan laporan penjualan ini
harus diteliti lagi oleh income auditor. Kebenaran di teliti lewat bukti transaksi
pendukung penjualan minor ini seperti voucher yang berurutan dan laporan disiapkan
oleh department minor yang disahkan oleh penyelia. Keakuratan laporan penjualan
minor ini diyakinkan dengan kesamaan antara jumlah yang tercantum dengan jumlah
yang dibebankan ke rekening tamu dan laporan tunai night auditor dan kasir kantor
depan untuk penjualan tunai.
Pada laporan ini dapat dikaji bahwa manajemen memerlukan informasi penjualan
antara yang dicapai periode (bulan) ini dibandingkan dengan bulan lalu dan bulan yang sama
tahun lalu. Data penjualan yang disajikan dalam laporan penjualan harian ini akan
memberikan gambaran runut waktu pergerakan penjualan hotel. Dengan peyajian data
penjualan haria secara runut waktu, analisis dapat dilaksanakan di masa yang akan datang.

MENDESAIN DAN MEMBUAT POLA JURNAL KHUSUS PENERIMAAN KAS

PADA HOTEL SEBAGAI LAPORAN YANG DIHASILKAN
Kas yang diterima dari penjualan jasa bersumber dari penjualan kamar, makanan,
minuman, dan jasa terkait lainnya. Penjualan kamar, makanan dan minuman merupakan
penjualan utama hotel (major revenue). Adapun penjualan seperti komunikasi, kolam renang,
laundry, dry cleaning, dan penjualan jasa terkait lainnya merupakan penjualan tambahan
(minor revenue).
Penerimaan kas dari jasa hotel terjadi dan berlangsung di kantor depan (front office)
dan di outlet hotel. Penerimaan kas di kantor depan (front office) dicatat dan dilaporkan oleh
kasir kantor depan dan penerimaan kas di outlet dicatat dan dilaporkan oleh kasir outlet yang
bersangkutan.
1. Penerimaan Kas oleh Kasir Kantor Depan (Front Office)
Kas yang diterima oleh kantor depan (front office) bersumber dari:
 Tamu yang meninggalkan hotel (check out)\
 Pembayaran di muka untuk pemesanan kamar (advance reservation deposit)
 Pembayaran di muka untuk pesta perjamuan/andrawina (banquet)
Semua kas yang diterima oleh kasir kantor depan (front office) dengan sumber-sumber
kas diatas dicatat pada laporan penerimaan kas yang dikerjakan harian dan untuk setiap
waktu tugas. Dasar pengisian laporan kas ini adalah rekening tamu dan kuitansi

6
 penerimaan kas. Untuk tujuan pengendalian kas, semua rekening tamu dan kuitansi diberi
nomor urut.
2. Penerimaan Kas dari Kasir Outlet
Penjualan makanan dan minuman terjadi di outlet makanan dan minuman (food and
beverage outlet) seperti di restoran, coffee shop, layanan kamar (room service), speciality
restaurant, dan bar. Penjualan yang terdiri dari penjualan tunai dan tidak tunai/kredit
(charges). Semua penjualan yang terjadi di outlet dilaporkan harian untuk setiap waktu
tugas, disertai dengan semua dokumen pendukung. Sementara itu, uang kas yang diterima
disetorkan pula setiap akhir tugas. Uang kas yang disetorkan ke manajemen hotel melalui
kasir umum (general chasier) dimasukkan ke dalam amplop yang khusus untuk itu. Uang
kas yang dimasukkan ke dalam amplop dilaporkan secara rinci sesuai dengan jumlah uang
kas yang diterima. Bila uang kas yang diterima terdiri dari atas Rupiah dan mata uang
asing maka dalam amplop harus dilaporkan jumlah setiap mata uang yang diterima.
Demikian pula, apabila ada uang asing yang diterima dalam traveller’s cheque maka
traveller’s cheque ini harus dilaporkan di amplop setoran kas.

JURNAL PENERIMAAN KAS

Jurnal penerimaan kas merupakan salah satu jenis jurnal khusus. Jurnal ini digunakan
khusus untuk membukukan semua penerimaan kas hotel. Sumber-sumber penerimaan kas
hotel terdiri dari penjualan tunai untuk jasa-jasa yang diantara kamar, makanan, minuman,
cucian, dan komunikasi, pengutipan piutang atau pembayaran rekening city ledger, dan
penerimaan tunai dari pendapatan lain-lain. Tiga hal penting yang harus dilakukan dalam
membukukan transaksi pada jurnal khusus adalah bahwa jumlah transaksi debet sama dengan
kredit. Kondisi ini merupakan syarat ketepatan transaksi. Dari informasi pada jurnal ini,
manajemen dapat menganalisis perbandingan antara penerimaan kas dari penjualan tunai
dengan pengutipan piutang. Selain itu, manajemen dapat pula menganalisis hasil penjualan
tunai antara penjualan kamar, makanan, dan minuman. Jurnal merupakan salah satu metode
dalam mengendalikan operasional pada bidang tertentu, dalam konteks ini penerimaan kas.
Pengendalian yang harus dilakukan oleh manajemen atas penerimaan kas melalui jurnal
adalah bahwa semua kas yang diterima harus disetor ke rekening bank hotel sesuai dengan
ketentuan atau standard operating procedures hotel.
Pada jurnal penerimaan kas dibukukan penerimaan kas secara kronologis. Artinya,
sesuai dengan urutan penerimaan kas. Pada jurnal ini dapat dikaji bahwa transaksi debet
untuk kas atau rekening bank hotel, sedangkan transaksi kredit untuk piutang tamu atau city

7
ledger. Sumber dan dokumen pendukung untuk membukukan penerimaan kas adalah laporan
kas dari food and beverage Outlet chasier *kasir bar, restoran, room service, dan sebagainya
dan dari kas kantor depan dan front office chasier. Masing-masing laporan kas dari kasir
harus dilengkapi pula dengan dokumen pendukung yang andal. Untuk laporan kas kasir
kantor depan, dokumen pendukung yang andal adalah rekening tamu yang check out dan atau
kuitansi untuk tamu yang membayar uang muka. ntuk laporan kas kasir restoran, dokumen
pendukung yang andal adalah rekening restoran.
Bagian yang ikut terlibat dalam sistem akuntansi penerimaan kas dari pelunasan
piutang adalah sebagai berikut:
1. Bagian piutang
a. Membuat daftar piutang yang ditagih sebanyak tiga lembar, lembar pertama
diserahkan ke bagian penagihan sebagai dasar untuk melakukan penagihan, lembar
kedua diserahkan ke bagian kasa sebagai dasar untuk membuat bukti setor, lembar
ketiga diarsipkan secara permanen urut nomor.
b. Menerima surat pemberitahuan dan daftar surat pemberitahuan lembar kedua dari
bagian penagihan untuk dicatat dalam kartu piutang dan diarsipkan secara permanen
urut nomor.
2. Bagian penagihan
a. Melakukan penagihan kepada debitur berdasarkan daftar piutang yang ditagih lembar
pertama yang diterima bagian piutang.
b. Menerima cek dan surat pemberitahuan dari debitur.
c. Membuat daftar surat pemberitahuan berdasarkan cek dan surat pemberitahuan
sebagai bukti telah dilakukan penagihan kepada debitur. Daftar surat pemberitahuan
dibuat sebanyak dua lembar, lembar pertama diserahkan ke bagian kasa bersama cek,
lembar kedua diserahkan ke bagian piutang bersama surat pemberitahuan.
d. Mengarsipkan daftar piutang yang tertagih lembar pertama secara permanen sesuai
dengan nomor urut.
3. Bagian kasa
Bagian Kasa berada dibawah Bagian keuangan.Dalam transaksi penjualan tunai,
Bagian Kasa berfungsi sebagai penerima pembayaran dari pembeli untuk harga barang
sesuai dengan jumlah yang tercantum dalam faktur penjualan tunai.
a. Menerima daftar piutang yang ditagih lembar kedua dari bagian piutang.
b. Menerima daftar surat pemberitahuan lembar pertama dan cek dari bagian penagihan.

8
 c. Membandingkan antara daftar piutang yang ditagih lembar kedua dengan daftar surat
pemberitahuan lembar pertama.
d. Membuat bukti setor bank dan menyerahkannya ke bagian jurnal bersama dengan
surat pemberitahuan lembar pertama dan daftar piutang yang ditagih lembar kedua.
e. Menyetorkan cek ke bank.
4. Bagian jurnal
a. Menerima setor bukti bank, daftar suratpemberitahuan lembar pertama dan daftar
piutang yang ditagih lembar kedua dari bagian kasa untuk dicatat dalam jurnal
penerimaan kas.
b. Mengarsipkan dokumen-dokumen yang diterima dari bagian kas dan diarsipkan
secara permanen sesuai dengan nomor urut.
Suatu hotel dalam operasionalnya memerlukan dana yang tidak sedikit, dimana dana
tersebut akan digunakan untuk membiayai semua pengeluaran yang disediakan sebagai
fasilitas tamu setelah menginap, dan dana tersebut baru bisa diperoleh kembali oleh
perusahaan setelah tamu yang menginap atau menggunakan fasilitas hotel sudah melakukan
pembayaran. Hampir sebagian besar tamu yang menggunakan agen akan menunda
pembayaran sampai mereka selesai menggunakan fasilitas yang ada kecuali tamu yang
datang secara individu biasanya memberikan pembayaran dimuka sebagai uang muka.
Contoh : The Legend Hotel adalah sebuah hotel yang terletak di Denpasar. Hotel ini menjual
kamar jenis super deluxe dengan harga Rp 1.000.000 per malam. Setiap tamu yang menginap
sudah mendapatkan breakfast dengan harga Rp 100.000. Haga tersebut belum termasuk
government tax and service charge sebesar 21%.
Jurnal Penerimaan Kas
1. Hasil penjualan tunai makanan dan minuman
10203 Cash in Bank Rp 1.210.000
40101 Room revenue Rp 900.000
41105 Food revenue meal coupon Rp 100.000
20304 Service charge Rp 100.000
20301 Gevernment tax Rp 110.000
2. Hasil penjualan yang diterima front office saat tamu check out
10203 Cash in Bank Rp 1.210.000
10401 AR Guest Ledger Rp 1.210.000
3. Hasil pengumpulan piutang dari travel agent
10203 Cash in Bank Rp 1.210.000

9
 10401 AR City Ledger Rp 1.210.000
4. Penerimaan uang muka
10203 Cash in Bank Rp 1.210.000
20401 Deposit from Guest Rp 1.210.000
Setelah tamu yang memberi uang muka tadi check out, maka dibuat jurnal penyesuaian
sebagai berikut :
20401 Deposit from Guest Rp 1.210.000
40101 Room revenue Rp 900.000
41105 Food revenue meal coupon Rp 100.000
20304 Service Charge Rp 100.000
20301 Goverment tax Rp 110.000
Berikut adalah penjelasan berkaitan dengan kondisi pencatatan yang dijelaskan sebelumnya :
1. Penerimaan Kas Pada Penjualan Kamar
1.1 Bagian yang terlibat dalam prosedur Penerimaan Kas ( Penjualan Kamar )
a. Front office cashier, dimana bagian ini bisa dirangkap oleh bagian front office
yang bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.
b. Night audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data
penjualan tunai kamar dalam satu hari dari masing-masing outlet.
c. Income audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai
dan mengoreksi kembali pekerjaan night auditor.
d. General cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan
penjualan kamar.
1.2 Dokumen yang digunakan pada prosedur Penerimaan Kas ( Penjualan Kamar )
a. Guest bill
b. Room Sales Recapitulation
c. Remittance of Fund
1.3 Prosedur Penerimaan Kas hasil penjualan kamar
a. Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti
pendukung dan pelaporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada
front office, yang selanjutnya akan di cek oleh night audit.
b. Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan
melakukan pengecekan ulang, kemudian akan menyerahkan hasil penjualan
yang berupa tunai, seperti uang, slip kartu kredit, bank note traveler cheque
pada general cashier

10
 c. General Cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing-masing
outlet, kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-
masing outlet sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor
uang ke bank.
2. Penerimaam Kas pada penjualan makanan dan minuman
2.1 Bagian organisasi yang terlibat dalam prosedur Penerimaan Kas ( makanan dan
minuman )
a. Cashier outlet bertanggung jawab atas penerimaan pada masing-masing outlet
b. Night audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data
penjualan tunai makanan dan minuman dalam satu hari
c. Income audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai
makanan dan minuman dan mengoreksi kembali pekerjaan night auditor
d. General cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan
penjualan makanan dan minuman dalam suatu hari
2.2 Dokumen yang digunakan pada prosedur Penerimaan Kas ( penjualan makanan dan
minuman )
a. Restaurant and Bar bill: mencatat transaksi penjualan makanan dan minuman
yang dilakukan tamu dan sebagai bukti tagihan kepada tamu
b. Restaurant and Bar Summary of Sales: mencatat penjualan makanan dan
minuman baik tunai maupun kredit pada masing-masing shift
c. Remittance of Fund: merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan
menyetorkan hasil penjualan pada hari itu
2.3 Prosedur Penerimaan Kas hasil penjualan makanan dan minuman
a. Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti
pendukung dan pelaporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada
front office, yang selanjutnya akan di cek oleh night audit.
b. Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan
melakukan pengecekan ulang, kemudian akan menyerahkan hasil penjualan
yang berupa tunai, seperti uang, slip kartu kredit, bank note traveler chequw
pada general cashier
c. General Cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing-masing
outlet, kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-
masing outlet sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor
uang ke bank.

11
3. Penerimaan Kas pada pengumpulan piutang dari Travel Agent
3.1 Bagian organisasi yang terlibat dalam prosedur Penerimaan Kas ( pengumpulan
piutang dari Travel Agent )
a. Account Receivable: mencatat penjualan kredit, dan menyiapkan faktur tagihan
serta melakukan penagihan
b. Collector bertanggung jawab atas penagihan piutang ke travel agent.
c. General Cashier bertanggung jawab penuh atas semua penerimaan semua hasil
penagihan piutang yang dilakukan oleh collector dalam satu hari.
3.2 Dokumen yang digunakan pada prosedur Penerimaan Kas
a. Guest bill
b. Reservation Form
c. Agent Voucher
d. Invoice
e. Cash Receipt
3.3 Prosedur Penerimaan Kas hasil penjualan pengumpulan piutang dari Travel
Agent
a. Account Receivable akan memantau umur piutang dari agen sesuai jatuh
temponya, saat tiba waktunya untuk melakukan penagihan, Account Receivable
akan menyiapkan daftar penagihan piutang beserta bukti pendukungnya
(invoice, guest bill, agent voucher, dll), dan menyiapkan cash receipt.
b. Account Receivable akan meminta persetujuan dari head department, kemudian
akam member data tersebut kepada collector untuk melakukan penagihan
kepada agen.
c. Hasil penagihan piutang akan diserahkan kepada collector pada general cashier,
yang akan mencatat pada penerimaan kas. Dan kemudian Collector akan
menginformasikan pada Account Receivable, yang mencatat pada kartu piutang
agen.
4. Penerimaan uang muka
4.1 Bagian organisasi yang terlibat dalam penerimaan uang muka
a. Reservation menerima reservasi tamu
b. Front office cashier menerima dan melaporkan pembayaran tamu
c. Night audit mendata pemasukan uang muka dalam satu hari
d. Income audit mencocokkan hasil uang muka dan mengoreksi
e. General cashier mendata penerimaan uang muka

12
4.2 Dokumen yang digunakan pada prosedur penerimaan uang muka
a. Cash Receipt
b. Reservation Form
4.3 Prosedur Penerimaan Kas pada penerimaan uang muka
a. Suatu agen membayar uang muka untuk tamu-tamunya pada saat reservasi,
pembayaran uang muka tersebut akan diterima oleh front office cashier, dengan
membuatkan cash receipt dilampiri reservation form, kemudian melaporkannya
pada room sales recapitulation dan memasukkannya dalam ROF bersama-sama
dengan hasil penjualan kamar lainnya.
b. Agen tersebut akan menerima cash receipt asli, yang nantinya akan dipakai
untuk memperhitungkan kekurangan pembayarannya setelah tamu dari agen
tersebut menggunakan fasilitas hotel.
c. Pada esok harinya, General Cashier akan menerima uang muka tersebut dan
mencatatnya sebagai penerimaan kas. Kemudian General Cashier akan
menginformasikan pada Account Receivable akan adanya pembayara uang
muka tersebut.

13
 Bagan Alur – Penerimaan Kas dari Hasil Pengumpulan Piutang dari Agen
Bagan Alur – Penerimaan Kas dari Hasil Penjualan Kamar, Makanan dan Minuman
Account Receivable Head Departement Collector General Cashier
F&B Front Office Night Audit Income Audit General Cashier
VA Keterangan :
RBB GB VA = voucher agent
RF = registration
Keterangan : form
GB==restaurant
RBB guest bill & bar bill
RF
DPP
SOS = daftar penagian
= summary of sales piutang
SOS RSR Penagihan GBCR = cash
= guest billreceipt
persetujuan ke agen GCS
RSR = general
= room salescashier summary
recapitulation
GB ROF = remittance of fund

Uang
Invoice Uang
Invoice Catatan pada
Invoice Invoice Keterangan :
RBB GCS dan stempel
= restaurant & bar bill
SOS “paid”,
= summary of sales
DPP
ROF DPP
ROF DPP GB =informasikan
guest bill
DPP
Cek ulang =Catat
RSR pada
room pada
sales recapitulation
account
& general
ROF receivable, cashier
= remittance summry
of fund
Cek
CR CR Catat pada & simpan uang
CR lalu arsip
Daily of CR
sales & arsip bukti

Bagan Alur – Penerimaan Kas dari Uang Muka

Reservation Agen FO Cashier Night Audit Income Audit General Cashier

RF

RF RF RF

Uang Uang
Cek Cek ulang Catat pada
general cashier summry,
Keterangan : CR dan informasikan
RF = reservation form
account receivable, lalu
CR = cash receipt
ROF = remittance of fund arsip
ROF

14
 DAFTAR PUSTAKA

Awin. (2011). Akuntansi Hotel. Diakses pada 10 Maret 2019 website

http://meweks.blogspot.com/2011/12/akuntansi-hotel.html
Suartini, Ni Made. (2013). Akuntansi Perhotelan – Penerimaan Kas. Diakses pada 10 Maret
2019 website: https://dexsuar.wordpress.com/2013/12/25/akuntansi-perhotelan-
penerimaan-kas/
Widanaputra, AA. GP, dkk. (2009). Akuntansi Perhotelan Pendekatan Sistem Informasi.
Yogyakarta: Graha Ilmu
Wiyasha, IBM. (2010). Akuntansi Perhotelan- Penerapan Uniform System of Accounts
Lodging Industry. Yogyakarta: Andi.
Partama, Adhi. (2018). Akuntansi Hotel Sap 5. Diakses pada 10 Maret 2019 website:
https://ngurahobelixs.blogspot.com/2018/06/akuntansi-hotel-sap-5.html

15