Sistem Akuntansi Penjualan/Piutang Hotel

Tujuan Pembelajaran

Setelah mempelajari bab ini, Anda akan dapat:

1. Menjelaskan Penjualan Jasa Kamar dan Jasa Lainnya

2. Menjelaskan Catatan-Catatan terkait dalam Sistem Akuntansi Penjualan
3. Menjelaskan Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Penjualan di Hotel.
4. Menjelaskan Unsur Pengendalian Internal terkait sistem akuntansi penjualan/piutang
hotel
5. Menjelaskan Penjualan Kamar Hotel Menggunakan Flowchart
6. Menjelaskan Prosedur Pencatatan dan Penagihan Piutang

6.1 PENJUALAN JASA KAMAR DAN JASA LAINNYA

Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik penjualan secara
tunai maupun kredit. Pada pembahasan ini prosedur penjualan yang akan dibahas adalah
prosedur penjualan jasa kamar dan jasa lainnya yang ada dalam hotel. Adapun fungsi-fungsi
yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan jasa kamar dan jasa lain adalah:
1. Fungsi Penjualan
2. Fungsi General Cashier
3. Fungsi Akuntansi
Masing-masing fungsi tersebut dijelaskan di bawah ini:
Fungsi Penjualan
Dalam sistem penjualan jasa kamar dan jasa lainnya, fungsi penjualan bertanggungjawab
melayani kebutuhan para pelanggan. Dalam struktur organisasi fungsi ini, tugas dan wewenang
dalam melaksanakan fungsi ini adalah bagian Receptionist, FO, F&B Laundry dan Operator.
Fungsi General Cashier
Fungsi General Cashier merupakan suatu fungsi dalam mengumpulkan uang dari cashier untung
dibawa ke bank.
Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam hal pencatatan seluruh penerimaan dan pengeluaran
kas, fungsi ini ada pada bagian accounting.
Penggunaan Formulir
Setiap ada transaksi yang terjadi dalam hotel, tentunya tidak pernah terlepas dari penggunaan
formulir. Penggunaan formulir ini merupakan salah satu faktor pendukung dalam pencatatan
akuntansi penjualan. Adapun formulir yang digunakan meliputi:
 Reservation Card
Formulir ini dikeluarkan oleh bagian reservation pada saat tamu melakukan pemesanan
kamar.
 Registration Form
Formulir ini biasanya dibuat biasanya oleh bagian receptionist, digunakan untuk
meregistrasi/mencatat data data dari tamu dalam pemesanan kamar.
 Guest Bill
Guest Bill merupakan bill untuk tamu yang mencatat jumlah yang harus dibayar oleh
tamu dari pembelian jasa dan peggunaan fasilitas hotel.
 Cash Receipt
Cash Receipt merupakan bukti penerimaan kas dari tamu yang membayar berdasarkan
Guest Bill.
 Captain Order
Captain Order digunakan untuk mencatat daftar tamu yang dibuat berdasarkan atas slip
order yang berisikan tanggal pemesanan.
 Laundry List
Laundry List merupakan formulir yang digunakan untuk mencatat jumlah pakaian yang
akan dilaundry serta harga yang sudah tercantum dan akan diserahkan ke bagian Laundry.

 Telepon/Fax List
 Telepon/Fax List merupakan formulir yang digunakan untuk mencatat pemakaian
telepon/fax dimasing-masing kamar hotel apabila tamu check out.
 Store Room Requestion Food and Beverages
Formulir yang digunakan untuk mencatat penjualan makanan dan minuman di restoran.

6.2 CATATAN-CATATAN TERKAIT DALAM SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN

Untuk mendukung fungsi penjualan jasa kamar dan jasa lainnya dihotel diperlukan
catatan-catatan terkait dalam sistem akuntansi penjualan tersebut. Adapun catatan-catatan yang
terkait dalam sistem akuntansi penjualan antara lain adalah:
1. Jurnal Penjualan
2. Jurnal Umum
3. Jurnal Penerimaan Kas
4. Bin Card
5. Voucher Jurnal Penerimaan Kas
6. Rekapitulasi Penerimaan Kas
7. Voucher Register
Jurnal Penjualan
Merupakan jurnal yang digunakan untuk mencatatan transaksi penjualan, baik penjualan
kredit maupun penjualan tunai. Dari jurnal ini pihak manajemen akan mendapat
informasi mengenai semua jenis transaksi penjualan selama periode tertentu secara
kronologis.
Jurnal Umum
Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat
berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang.
Jurnal Penerimaan Kas
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi
penerimaan kas dari debitur.

Bin Card
 Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi perincian perubahan jumlah
dari setiap jenis persediaan.
Voucher Jurnal Penerimaan Kas
Mencatat semua data dan jumlah dari jurnal penerimaan kas.
Rekapitulasi Penerimaan Kas
Laporan yang dibuat General Cashier berdasarkan Transmital Envelope
Voucher Register
Mencatat data dan jumlah dari register cek.
Ada beberapa jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjulalan di hotel.
Jaringan prosedur tersebut antara lain:
1. Prosedur Order Penjualan
2. Prosedur Persetujuan Kredit
3. Prosedur Penagihan
4. Prosedur Pencatatan Piutang
5. Prosedur Distribusi Penjualan
6. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan
Masing-masing jaringan prosedur tersebut dijelaskan berikut ini:
Prosedur Order Penjualan
Dalam prosedur ini,fungsi penjualan menerima order dari pembelian dan menambahkan
imformasi penting pada surat order pemesanan, di mana dalam hotel terdapat empat macam
penjualan yaitu : penjualan kamar, restaurant/bar laundry, dan telepon/fax dan kemudian
mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut
memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembelian.
Prosedur Persetujuan Kredit
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada
pembeli tertentu yang biasanya menggunakan jasa travel agent untuk menginap di hotel dari
fungsi kredit

Prosedur Penagihan
Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya
kepada pembeli.
Prosedur Pencatatan Piutang
Dalam prosedur ini, fungsi akutansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu
piutang atau mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan
piutang
Prosedur Distribusi Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akutansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi
yang diperlukan oleh manajemen.
Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akutansi mencatat secara periodik total harga pokok produk
yang dijual dalam periode akutansi tertentu, yang terdiri dari : harga pokok, restaurant/bar,
laundry, dan telepon/fax.

6.3 UNSUR PENGENDALIAN INTERNAL

Terdapat beberapa unsur pengendalian internal antara lain meliputi:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup
terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya
3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya

6.4 PROSEDUR PENCATATAN DAN PENAGIHAN PIUTANG

Pernyataan piutang adalah formulir yang menyajikan jumlah kewajiban debitur pada
tanggal tertentu dan (dalam pernyataan piutang bentuk tertentu) disertai dengan rinciannya.
Prosedur pencatatan dan penagihan piutang hotel dalam hal ini berkaitan dengan aktifitas
penjualan jasa hotel melalui travel agent hotel.
Piutang merupakan hak atau tagihan hotel kepada debitur (Pihak Ketiga) untuk produk
dan jasa yang telah di nikmati oleh debitur bersangkutan. Jadi piutang merupakan aktiva lancar
sehingga pengutipan piutang menjadi kas seharusnya telah selesai untuk periode setahun/periode
berjalan.
Catatan-catatan yang terkait ke dalam sistem akuntansi piutang dapat dijelaskan sebagai
berikut :
 1. Jurnal Penjualan
Catatan ini digunakan untuk mencatat piutang yang timbul dari penjualan kredit.
2. Jurnal Umum
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya transaksi penghapusan
piutang yang tidak lagi dapat ditagih.
3. Jurnal Penerimaan Kas
Catatan akuntansi ini digunakan untuk memcatat berkurangnya piutang dari transaksi
penerimaan kas debitur.
4. Kartu Piutang
Kartu ini digunakan untuk mancatat mutasi dan saldo piutang kepada setiap debitur.

Pertanyaan Pemahaman
1. Jelaskan mengenai penjualan jasa kamar dan jasa lainnya!
2. Identifikasi dan jelaskan formulir yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan!
3. Identifikasi dan jelaskan catatan-catatan yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan!
4. Identifikasi dan jelaskan catatan-catatan yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan!
5. Jelaskan jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan di hotel!
6. Jelaskan unsur pengendalian internal terkait sistem akuntansi penjualan/piutang hotel!
7. Gambarkan flow chart penjualan restaurant/bar hotel!