1.

MENDESAIN DAN MEMBUAT POLA JURNAL KHUSUS PENJUALAN PADA HOTEL

SEBAGAI LAPORAN YANG DIHASILKAN

Dimulai dari pencatatan bukti transaksi ke dalam jurnal umum, kemudian posting ke
dalam rekening buku besar, proses akuntansi dilakukan. Proses tersebut berjalan terus menerus
sepanjang tahun buku. Kegiatan itu dapat dilakukan hanya untuk transaksi keuangan yang
memiliki frekuensi tidak sering terjadi dan jumlah bukti transaksinya pun tidak banyak. Apabila
transaksi yang sejenis memiliki frekuensi dalam kategori sering terjadi dan jumlah transaksinya
banyak, cara posting seperti dikemukakan pada pembahasan jurnal umum tidak lagi efisien dan
kurang praktis. Kondisi ini biasanya terjadi pada perusahaan besar ataupun satuan usaha yang
mulai berkembang pesat.

Oleh karena itu, bertolak dari jurnal umum yang biasanyan digunakan untuk mencatat
transaksi sejenis dalam jumlah frekuensi yang cukup sering, dapat dibuatkan jurnal yang
mempunyai bentuk khusus. Jurnal tersebut sering dinamakan jurnal khusus. Transaksi – transaksi
yang dapat dicatat dalam jurnal khusus misalnya transaksi penerimaan kas, transaksi pengeluaran
kas, transaksi penjualan kredit, dan transaksi pembelian kredit. Setelah pencatatan dalam jurnal
khusu tersebut selanjutnya diposting ke dalam rekening buku yang dilakukan secara periodik,
biasanya setiap bulan sekali.

Secara umum jurnal khusus dalam akuntansi terdiri atas:

1. Jurnal Penjualan barang dagangan, untuk mencatat transaksi penjualan barang

dagangan yang dilakukan secara kredit.
2. Jurnal pembelian barang dagangan, untuk mencatat transaksi pembelian barang
dagangan yang dilakukan secara kredit.
3. Jurnal Penerimaan Kas, untuk mencatat semua transaksi penerimaan kas atau uang
tunai
4. Jurnal Pengeluaran Kas, untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas atau uang
tunai.

Jurnal umum, untuk mencatat semua transaksi yang tidak dapat dicatat ke dalam keempat jurnal
di atas.
Penggunaan jurnal khusus ini tentu mempunyai beberapa keuntungan antara lain:

1. Memungkinkan Pembagian Pekerjaan

Jurnal Khusus yang ditangani oleh satu orang sehingga terjadi spesialiasi pekerjaan, yakni setiap
transaksi yang sejenis dicatat oleh satu atau kelompok orang ke dalam satu buku jurnal khusus.

2. Memudahkan pemindah bukuan ke buku besar

Pemindah bukuan dari jurnal khusus ke buku besar biasanya dilakukan secara periodic misalnya
tiap satu bulan, yaitu pada akhir bulan.

3. Memungkinkan control internal yang lebih baik

Karena dikerjakan oleh petugas tertentu, setiap jurnal khusus menjadi tenggung jawab bagi satu
orang petugas, hal ini akan memudahkan control terhadap buku jurnal tersebut.

1.1 JURNAL KHUSUS PENJUALAN PADA HOTEL

Dalam setiap periode akuntansi, siklus akuntansi akan diawali dengan pencatatan transaksi
berakhir dengan post-closing trial balance. Proses akuntansi bisa dilakukan secara manual
ataupun menggunakan aplikasi computer. Beberapa transaksi penting dalam operasi hotel, yaitu:

1. Penjualan produk dan jasa, untuk efisiensi dan mempermudah pekerjaan bagian
akuntansi, transaksi harian penjualan produk dan jasa dicatat dalam buku khusus
penjualan, diakhir periode akuntansi baru dibuatkan jurnal khusus penjualan.

2. Penerimaan kas dan pengeluaran kas merupakan transaksi dari penagihan dan penjualan
tunai harian dimana hasil penagihan, penjualan tunai dan pengeluaran harian dicatat
dalam buku khusus yang disebut dengan buku kas dan bank.

3. Pembelian produk dan jasa, untuk efisiensi dan mempermudah pekerjaan bagian
akuntansi, transaksi harian pembelian produk dan jasa dicatat buku khusus pembelian,
diakhir periode akuntansi dibuatkan jurnal khusus pembelian.
4. Payroll, karena dihotel terdiri dari beberapa departemen maka bagian personalian
membuatkan rekapitulasi daftar gaji, upah dan Pph 21 sesuai dengan departemen dimana
karyawan tersebut bekerja.

Dasar Akuntansi untuk usaha hotel menggunakan double entry bookkeeping, dimana setiap
entry data harus ada yang sama dan yang berlawanan sehingga hasilnya akan sama.

1. Journal Entry, mencatat perubahan neto setiap akun yang mempengaruhi saldo debet dan
kredit.
2. General Ledger, mencatat pengelompokan secara kolektif dari akun individual.
3. Trial Balance, menunjukan daftar saldo akun dalam suatu periode.
4. Financial Statement, menggambarkan posisi keuangan usaha yang biasanya disiapkan
pada akhir periode akuntansi, bias secara bulanan atau tahunan.

JURNAL PENJUALAN

Jurnal penjualan adalah jurnal yang dibuat untuk mencatat transaksi – transaksi penjualan
barang dagang secara kredit. Dengan demikian bila perusahaan menjual barang dagang
secara kredit maka pencatatan transaksinya dilakukan pada jurnal penjualan. Transaksi
keuangan yang dicatat dalam jurnal penjualan merupakan semua transaksi keuangan
penjualan barang dagang yang dilakukan secara kredit dengan demikian dalam jurnal
penjualan tidak menampung pencatatan transaksi penjualan barang dagang tunai, pembelian
dan sebagainya.

Semua penjualan hotel setelah dirinci akan dibukukan pada jurnal penjualan. Jurnal ini
menjadi tanggung jawab fungsi yang menangani penjualan hotel atau income auditor. Oleh
karena itu, kebenaran dan penyampaiannya dilakukan oleh income auditor. Pada jurnal
penjualan yang merupakan transaksi kredit adalah:

1. Penjualan jasa/produk seperti kamar, makanan, minuman, spa dan jasa – jasa lain.
2. Utang jasa layanan. Hotel sebagai usaha jasa memungut jasa layanan sebesar 10% dari
penjualan pada tamu. Jasa layanan ini merupakan hak karyawan hotel yang dibebankan
ke rekening tamu dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Hotel dalam hal ini hanya
 bertugas sebagai wajib pungut. Jasa layanan ini merupakan utang hotel kepada karyawan
yang pada gilirannya akan didistribusikan kepada karyawan.
3. Pajak Pembangunan I. Hotel membebankan pajak pembangunan I yang merupakan salah
satu sumber pendapatan pemerintah. Hotel membebankan pajak pembangunan I ke
rekening tamu sebesar 11% dari penjualan jasa/produk hotel. Seperti halnya pada jasa
layanan, hotel hanya berfungsi sebagai wajib pungut pajak pembangunan I yang pada
gilirannya akan dibayarkan kepada pemerintah. Jadi, pajak pembangunan I merupakan
utang hotel kepada pemerintah sehingga dicatat pada bagian kredit pada jurnal penjualan.
4. Penjualan yang diterima terlebih dahulu. Hotel juga menerima penjualan yang diterima
lebih dulu dari tamu. Lazimnya tamu memberikan uang muka untuk jasa kamar yang
akan digunakan di masa yang akan dating. Uang muka ini merupakan penjualan yang
diterima lebih dulu karena jasa kamar belum dinikmati oleh tamu. Uang muka lazim pula
dibayarkan untuk pesta perjamuan sebagai tanda jaminan bahwa tamu akan
melaksanakan pesta yang dimaksud dimasa yang akan datang.

Pada sisi debet jurnal penjualan, dibukukan transaksi berikut:

1. Piutang dagang, ketika tamu meninggalkan hotel dan menyelesaikan dengan kartu kredit
atau dibebankan ke lembaga tempat kantor bekerja, agen perjalanan, dan lembaga lain
transaksi ini akan dikelompokan sebagai piutang dagang atau biasa juga disebut city
ledger
2. Rekening tamu, semua transaksi yang dibebankan ke rekening tamu merupakan piutang
hotel. Usia piutang ini sangat pendek, tetapi harus selalu dimonitor oleh manajemen hotel
tujuan pengendalian.
3. Piutang lain – lain seperti paid-out, piutang karyawan, dan lainnya. Khusus untuk paid-
out bila jumlah dan frekuensi yang terjadi signifikan, maka harus dikendalikan oleh
manajemen, artinya pada jurnal penjualan harus dicantumkan kolom khusus untuk paid-
out.

Untuk mendapatkan visualisasi jurnal penjualan, gambar di bawah dikaji sebagai contoh isian
jurnal penjualan.

Piutang Utang Kamar Makan Minum Lain -

Tgl Jumlah Jumlah
121 123 123 202 203 401 421 432 lain
02/05/07 7020 110 55 7185 595 655 3985 1025 925 7185
03/05/07
04/05/07
dst

Jurnal penjualan sama seperti jurnal khusus yang lain dilengkapi secara kronologis, dengan
bukti transaksi yang utuh, artinya untuk penjualan kamar, dokumen pendukung dari tiga sumber
yang berlaku yaitu penjualan kamar dari kantor depan, laporan kamar terhuni dari tata graha dan
penjualan kamar dari D card report oleh night auditor.

Pada setiap akhir periode jurnal penjualan ini ditutup dengan penyiapan ringkasan melalui
system voucher. Dengan kata lain, voucher jurnal penjualan disiapkan tiap akhir periode untuk
menutup dan meringkas jurnal penjualan. Perputaran penjualan di hotel relative cepat, walaupun
dalam jumlah nominal yang relative kecil. Oleh karena itu diperlukan system pengendalian
penjualan yang memadai. Jurnal penjualan merupakan salah satu dokumen akuntansi yang
membantu menelusuri penjualan harian hotel. Jurnal penjualan di hotel ditangani khusus oleh
fungsi yang menangani penjualan, yang biasanya disebut income auditor.

Sumber data atau dokumen pendukung untuk melengkapi jurnal penjualan ini berasal dari
kantor depan seperti rekapitulasi penjualan kamar, tata graham seperto room count sheet dan turn
down report, restoran dan bar seperti rekapitulasi penjualan, kasir kantor depan seperti laporan
penerimaan kasa dan penjualan lain seperti laporan penjualan.

Seperti hanya pada jurnal khusus lainnya, pada jurnal penjualan prinsip dasar akuntansi
seperti debet = kredit berlaku. Pada jurnal penjualan debet adalah piutang, sedangkan kredit
adalah penjualan. Fungsi pengendalian internal dan internal cek oleh fungsi income auditor
biasanya dilakukan bila terjadi perbedaan laporan antara kas yang seharusnya disetor dengan
jumlah kas yang sebenarnya disetor oleh kasir.

Hal yang perlu di catat dalam jurnal penjualan:

1. Catatlah tanggal transaksi

2. Catatlah nama debitur atau keterangan lainnya
3. Beri tanda check (√) yang menandakan bahwa transaksi dalam jurnal tersebut telah
dipindah bukukan ke buku besar pembantu
 4. Catatlah syarat pembayaran
5. Catatlah jumlah transaksi sebagai penjualan dan piutang dagang.

Format Jurnal Penjualan

Piutang Usaha (D)

Penjualan kamar (K)

Hutang jasa pelayanan(K)

Hutang PHR (K)

Dalam industry hotel akun piutang usaha biasanya dibedakan antara tamu yang masih
aktif dan tamu yang sudah keluar, untuk tamu yang masih aktif akan dicatat dalam akun Guest
Ledger, dan setelah tamu keluar dari hotel tetapi tagihannya masih ada tagihan ini menjadi beban
dari pihak agen perjalanan, maka tagihan tersebut akan dipindahkan ke akun City Ledger.

Adapun prosedur yang harus dilakukan saat penjualan kamar, makanan dan minuman dan
outlet lainnya, antara lain:

1. Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukan hasil penjualan beserta bukti
pendukung dan laporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front
office yang selanjutnya akan di cek oleh night audit.
2. Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan
pengecekan ulang, kemudian menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai, seperti
uang, slip kartu kredit, bank note, travelr cheque pada general cashier.
3. General cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan dari masing – masing
outlet, kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing – masing
outlet sebagai bukti penerimaan kas dan menyimpan atau menyetorkan uang ke bank.

LAPORAN PENJUALAN HARIAN HOTEL

Laporan ini disiapkan oleh income auditor. Laporan ini dapat dikatakan menyatukan dan
merangkum semua penjualan hotel dan didasarkan pada laporan penjualan yang disiapkan oleh
bagian yang menangani penjualan. Income Auditor berfungsi mengaudit semua pendapatan hotel
agar sesuai dengan kebijakan manajemen. Setelah proses audit semua penjualan hotel untuk
harian dan tanggal tertentu selesai, laoran penjualan harian disiapkan oleh income auditor. Dalam
laporan ini di cantumkan penjualan untuk

a. Penjualan Jasa kamar

Penjualan jasa kamar dilaporkan pada laporan penjualan harian setelah semua dokumen
pendukung lengkap dan diisi dengan benar. Lengkap berarti bahwa dokumen pendukung
yang diperlukan sudah ada. Sebagai ilustrasi untuk penjualan jasa kamar, dokumen yang
harus ada adalah room count sheet, rekapitulasi penjualan kamar, house keeper report dan
D card report. Benar bahwa data yang dicantumkan pada room count sheet tidak
bertentangan dengan house keeper report dan jumlah penjualan jasa kamar pada
rekapitulasi penjualan kamar sama dengan jumlah penjualan pada D card report.
b. Penjualan makanan dan minuman
Pada laporan harian penjualan hotel, dicantumkan penjualan makanan dan minuman
untuk seluruh waktu tugas. Artinya penjualan makanan di coffe shop dilaporkan di
seluruh shift pada laporan harian penjualan hotel. Pada sisi dokumen pendukung, laporan
penjualan makanan untuk coffe shop dibuat untuk setiap shift. Laporan penjualan
makanan dan minuman dianggap benar apabila jumlah penjualan yang dilaporkan oleh
restoran sama dengan yang dilaporkan oleh night audit pada D card report. Laporan yang
disampaikan lengkap apabila disertai dokumen pendukung seperti nomer voucher telah
berurutan dan dokumen order makanan yang diperlukan.
c. Penjualan dari departemen lain
Penjualan jasa dan produk hotel yang digolongkan sebagai penjualan lain lain dan biasa
dikategorikan sebagai penjualan minor antara lain cucian, telepon, spa, taksi dan
sebagainya. Penjualan jasa jasa ini dilaporkan ke income auditor melalui kasir kantor
depan dan diteliti sebelumnya oleh night auditor. Kebenaran dan keakuratan laporan
penjualan ini harus diteliti lagi oleh income auditor. Kebenaran di teliti lewat bukti
transaksi pendukung penjualan minor ini seperti voucher yang berurutan dan laporan
disiapkan oleh department minor yang disahkan oleh penyelia. Keakuratan laporan
penjualan minor ini diyakinkan dengan kesamaan antara jumlah yang tercantum dengan
jumlah yang dibebankan ke rekening tamu dan laporan tunai night auditor dan kasir
kantor depan untuk penjualan tunai.
 Pada laporan ini dapat dikaji bahwa manajemen memerlukan informasi penjualan antara
yang dicapai periode (bulan) ini dibandingkan dengan bulan lalu dan bulan yang sama tahun lalu.
Data penjualan yang disajikan dalam laporan penjualan harian ini akan memberikan gambaran
runut waktu pergerakan penjualan hotel. Dengan penyajian data penjualan harian secara runut
waktu, analisis dapat dilaksanakan di masa yang akan datang.

2. MENDESAIN DAN MEMBUAT POLA JURNAL KHUSUS PENERIMAAN KAS PADA

HOTEL SEBAGAI LAPORAN YANG DIHASILKAN

PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN JASA HOTEL

Kas yang diterima dari penjualan jasa bersumber dari penjualan kamar, makanan,
minuman, dan jasa terkait lainnya. Penjualan kamar, makanan dan minuman merupakan
penjualan utama hotel. Adapun penjualan seperti komunikasi, kolam renang, laundry, dry
cleaning, dan penerimaan jasa terkait lainnya merupakan penjualan tambahan.

Penerimaan kas dari jasa hotel terjadi dan berlangsung di kantor depan dan di outlet
hotel. Penerimaan kas di kantor depan dicatat dan dilaporkan oleh kasir kantor depan dan
penerimaan kas di outlet dicatat dan dilaporkan oleh kasir outlet yang bersangkutan

1. Penerimaan kas oleh kasir kantor depan

Kas yang diterima oleh kantor depan bersumber dari:
1. Tamu yang meninggalkan hotel
2. Pembayaran dimuka untuk pemesanan kamar
3. Pembayaran dimuka untuk pesta perjamuan

Semua kas yang diterima oleh kasir kantor depan dengan sumber – sumber kas di atas
dicatat pada laporan penerimaan kas yang dikerjakan harian dan untuk setiap waktu
tugas. Dasar pengisian laporan kas ini adalah rekening tamu dan kwitansi penerimaan
kas. Untuk tujuan pengendalian kas, semua rekening tamu dan kwitansi diberi nomer
urut.

2. Penerimaan Kas dari Kasir Outlet

Penjualan makanan dan minuman terjadi di outlet makanan dan minuman seperti
di restoran, coffe shop, layanan kamar, speciality restaurant, dan bar. Penjualan yang
 terdiri dari penjualan tunai dan tidak tunai / kredit. Semua penjualan yang terjadi di outlet
dilaporkan harian untuk setiap waktu tugas, disertai dengan semua dokumen pendukung.
Sementara itu, uang kas yang diterima disetorkan pula setiap akhir tugas. Uang kas yang
disetorkan ke manajemen hotel melalui kasir umum dimasukan ke dalam amplop yang
khusus untuk itu. Uang kas yang dimasukan ke dalam amplop dilaporkan secara rinci
sesuai dengan jumlah uang kas yang diterima. Bila uang kas yang diterima dari atas
Rupiah dan mata uang asing maka dalam amplop harus dilaporkan jumlah setiap mata
uang yang diterima. Demikian pula, apabila ada uang asing yang diterima dalam traveler
cheque maka traveler cheque ini harus dilaporkan di amplop setoran kas.

3. Jurnal Penerimaan Kas

Jurnal penerimaan kas merupakan salah satu jenis jurnal khusus. Jurnal ini
digunakan khusus untuk membukukan semua penerimaan kas hotel. Sumber – sumber
penerimaan kas hotel terdiri dari penjualan tunai untuk jasa – jasa yang ditawarkan,
pengutipan piutang atau pembayaran rekening city ledger dan penerimaan tunai dari
pendapatan lain – lain. Hal penting yang harus dilakukan dalam membukukan transaksi
pada jurnal khusus adalah bahwa jumlah transaksi debet sama dengan kredit. Kodisi ini
merupakan syarat ketepatan transaksi.
Dari informasi pada jurnan ini, manajemen dapat menganalisis perbandingan
antara penerimaan kas dan penjualan tunai dengan pengutipan piutang. Selain itu,
manajemen dapat pula menganalisis hasil penjualan tunai antara penjualan kamar,
makanan, minuman. Jurnal merupakan salah satu metode dalam mengendalikan
operasional pada bidang tertentu, dalam konteks ini penerimaan kas. Pengendalian yang
harus dilakukan oleh manajemen atas penerimaan kas melalui jurnal adalah bahwa semua
kas yang diterima harus disetor ke rekening bank hotel sesuai dengan ketentun atau
standart operating procedures (SOP) hotel.
Pada jurnal penerimaan kas dibukukan penerimaan kas secara kronologis, artinya
sesuai dengan urutan penerimaan kas. Pada jurnal ini dapat dikaji bahwa transaksi debet
untuk kas atau rekening bank hotel, sedangkan transaksi kredit untuk piutang tamu atau
city ledger. Sumber dan dokumen pendukung untuk membukukan penerimaan kas
adalahlaporan kas dari food and beverage outlet cashier dan dari kas kantor depan.
Masing – masing laporan kas dari kasir harus dilengkapi pula dengan dokumen
pendukung yang handal. Untuk laporan kas kasir kantor depan, dokumen pendukung
yang andal adalah rekening tamu yang check out dana atau kwitansi untuk tamu yang
membayar uang muka. Untuk laporan kas kasir restoran, dokumen pendukung yang andal
adalah rekening restoran.
 AKUNTANSI PERHOTELAN

RMK SAP 5

MENGANALISIS DAN MENDESAIN MEMBUAT POLA JURNAL KHUSUS

PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS PADA HOTEL SEBAGAI LAPORAN YANG
DIHASILKAN

KELOMPOK 6 :

1. Ida bagus krisna aristana 1607532041

2. Ni komang ayu inda rumesa 1607532043
3. Putu eka rahmayanti 1607532065
4. Ni Luh Putu Indah Anggreni 1607532066
5. Ida bagus pramayoga 1607532075

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA

2019