MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SISTEM AKUNTANSI UTANG

Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah SIA yang dibimbing oleh :

Sukma Wijayanti, S.Pd., M.Si

Disusun oleh :

Rahmawita Andriyani (2214002) AA5

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI SELAMAT SRI (STIESS)

JL. Soekarno – Hatta KM 03 Kendal Telp : (0294) 281882

Tahun akademik 2016 – 2017

1|Sistem Informasi Akuntansi

 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL.......................................................................................1

DAFTAR ISI.................................................................................................. 2

BAB I PENDAHULUAN...............................................................................3

1.1. Latar belakang..................................................................................3

1.2. Rumusan masalah...............................................................................4

1.3. Tujuan penulisan................................................................................4

BAB II PEMBAHASAN...............................................................................5

2.1. Sistem Retur Pembelian..................................................................5

2.2. Prosedur Pencatatan Utang...........................................................17

2.3. Distribusi Pembelian.......................................................................25

2.4. Metode Distribusi Pembelian........................................................26

BAB III PENUTUP.......................................................................................37

3.1. Kesimpulan.......................................................................................... 37

3.2.Saran................................................................................................... 38

DAFTAR PUSTAKA

2|Sistem Informasi Akuntansi

 BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Sistem Informasi dalam suatu perusahaan merupakan suatu

hal yang begitu penting, agar kegiatan operasional perusahaan

dapat berjalan dengan lancar, efektif, dan efisien, serta

terhindar dari kemungkinan hal-hal yang dapat merugikan

perusahaan.Hal ini juga terkait dengan pihak-pihak yang menjadi

relasi perusahaan, baik pihak internal maupun ekstrenal

perusahaan. Karena sudah barang tentu perusahaan dalam

menjalankan kegiatan usahanya memerlukan jalinan kerja sama

dengan pihak dalam maupun luar.

Dengan demikian sebuah perusahaan harus mengatur Sistem

Informasi Akuntansi sesuai dengan ketentuan yang berlaku,

sehingga informasi tersebut dapat dipakai oleh pihak-pihak yang

berkepentingan.Selain itu juga perlu adanya suatu sistem

pengendalian untuk mengolah data-data perusahaan sehingga

kekayaan (aset) perusahaan dapat dijaga, mencapai efisiensi,

serta dapat mencapai tujuan yang dikehendaki perusahaan.

Dalam hal ini, sistem akuntansi utang dalam perusahaan juga

perlu diperhatikan dengan baik, agar tidak terjadi hal yang

menyangkut masalah yang berkaitan dengan utang-utang

perusahaan kepada pihak lain. Untuk itu, perusahaan harus

merancang sistem akuntansi utang dan melakukan pengendalian

intern yang tepat.

3|Sistem Informasi Akuntansi

1.2. Rumusan Masalah

1.2.1. Apa sistem retur pembelian ?

1.2.2. Bagaimana prosedur pencatatan utang ?

1.2.3. Apa distribusi pembelian ?

1.2.4. Apa saja metode distribusi pembelian ?

1.3. Tujuan Penulisan

1.3.1. Untuk mengetahui tentang sister retur pembelian

1.3.2. Untuk mengetahui prosedur pencatatan utang

1.3.3. Agar dapat mengetahui distribusi pembelian

1.3.4. Agar dapat mengetahui metode distribusi pembelian

4|Sistem Informasi Akuntansi

 BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Sistem Retur Pembelian

2.2.1. Distribusi Kegiatan

Barang yang sudah diterima dari pemasok terkadang tidak

sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat order pembelian.

Ketidaksesuaian tersebut terjadi kemungkinan karena barang yang

diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum daram surat

order pembelian, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman, atau

brang diterima melewati tanggal pengiriman yang dijanjikan oleh

pemasok. Sistem retur pembelian digunakan perusahaan untuk

pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasoknya.

2.2.2. Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian adalah :

 Fungsi Gudang

Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung

jawab untuk menyerahkan barang kepada fungsi pengirim

seperti yang tercantum dalam tembusan memo debit yang

diterima dari fungsi pembelian.

 Fungsi Pembelian

Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung

jawab untuk mengeluarkan memo debit untuk retur

pembelian.

 Fungsi Pengiriman

Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung

jawab untuk mengirimkan kembali barang kepada pemasok

5|Sistem Informasi Akuntansi

 sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit

yang diterima dari fungsi pembelian. Dalam struktur

organisasi pada Gambar 7.1, fungsi pengiriman berada

ditangan bagian pengiriman.

 Fungsi Akuntansi

Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung

jawab untuk mencatat :

a. Transaksi retur pembelian dalam jurnal returpembelian

atau jurnal umum.

b. Berkurangnya harga pokok persediaan karena retur

pembelian dalam kartu persediaan.

c. Berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur

pembelian dalam arsip bukti kas keluar yang belum

dibayar atau dalam kartu utang.

Dalam struktur organisasi pada Gambar 7.1, pencatatan retur

pembelian ke dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum berada

ditangan bagian jurnal.

2.2.3. Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem retur pembelian

adalah :

1. Memo debit

Merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian yang

memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk

mengirimkan kembali barang yang telah dibeli oleh

perusahaan dan bagi fungsi akuntansi untuk mendebit akun

utang karena transaksi retur pembelian.

2. Laporan Pengiriman Barang

6|Sistem Informasi Akuntansi

 Dokumen ini dibuat oleh fungsi pengiriman untuk

melaporkan jenis dan kuantitas barang yang dikirimkan

kembali kepada pemasok sesuai dengan perintah retur

pembelian dalam memo debit dari fungsi pembelian.

Contoh memo debit :

SM
PT Eliona
Jln. Pemuda 21 MEMO DEBIT
Yogyakarta, 55045

Kepada Nomor 456567

Yth. Tanggal

Akun utang kami kepada saudara telah kami debit dengan

adanya pengembalian barang kepada saudara, karena adanya
ketidaksesuaian antara barang yang kami terima dengan
barang yang kami pesan menurut order pembelian kami.

Referensi Saudara Referensi Kami

Surat Order Pengiriman Surat Order Pembelian

Nomor Tanggal Nomor Tanggal

Jumlah
No. Nama Barang Semua Kuantitas Harga Satuan Harga
Urut

Jumlah

Bagian Pembelian

7|Sistem Informasi Akuntansi

Contoh formulir laporan pengiriman barang :
S
M

PT Eliona
Jln. Pemuda 21
Yogyakarta LAPORAN PENGIRIMAN BARANG

Nomor 12654 Tanggal No. Surat Order Pembelian Tanggal SOP

LPB

Kepada
Yth.

Dikirim
ke:

No. urut Nama Barang Spesifikasi Barang Satua Kuantitas

n

Surat Order Pengiriman Saudara Bagian Pengiriman

Nomor Tanggal

1.2.4. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat

transaksi retur pembelian adalah:

a) Jurnal Retur Pembelian atau Jurnal Umum

Jurnal retur pembelian digunakan untuk mencatat

transaksi retur pembelian yang mengurangi jumlah

persediaan dan utang dagang. Jika perusahaan tidak

menggunakan jurnal khusus karena rendahnya frekuensi

transaksi retur pembelian, perusahaan menggunakan jurnal

umum untuk mencatat transaksi tersebut.

8|Sistem Informasi Akuntansi

Contoh jurnal retur pembelian:
JURNAL RETUR PEMBELIAN

Bulan : ..............................

T Nama No. Uang Per. Per. Bhn Per. Per. Lain-lain

g Pemas Memo Dagang BB penolon SC Lain” Kredit

l ok Debit Debit Kredit g Kredit Kredit Kredit no. akun jml

b) Kartu Persediaan

Dalam sistem retur persediaan, kartu persediaan

digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok

perseiaan karena dikembalikannya barang yang telah dibeli

kepada pemasoknya.

c) Kartu Utang

Dalam sistem retur pembelian, kartu utang digunakan

untuk mencatat berkurangnya uang kepada debitur akibat

adanya pengembalian barang kepada debitur. Jika

perusahaan menggunakan voucher payable procedure,

berkurangnya utang kepada debitur dicatat dengan cara

mengarsipkan memo debit dalam arsip bukti kas keluar yang

belum dibayar menurut nama debitur.

1.2.5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Retur

Pembelian

9|Sistem Informasi Akuntansi

 Sistem retur pembelian terdiri dari jaringan prosedur

berikut ini:

(a) Prosedur perintah retur pembelian

Retur pembelian terjadi atas perintah fungsi pembelian

kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali

barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan (dalam

sistem akuntansi pembelian) kepada pemasok yang

bersangkutan. Dokumen yang digunakan oleh fungsi

pembelian untuk memerintahkan fungsi pengiriman

mengembalikan barang ke pemasok adalah memo debit.

(b) Prosedur pengiriman barang ke pemasok

Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan

barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur

pembelian yang tercantum dalam memo debit dan

membuat laporan pengiriman barang untuk transaksi retur

pembelian tersebut.

(c) Prosedur pencatatan utang

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa

dokumen-dokumen yang berhubungan dengan retur

pembelian (memo debit dan laporan pengiriman barang)

dan mencatat berkurangnya utang dalam kartu utang atau

mengarsipkan dokumen memo debit sebagai pengurangan

utang.

1.2.6. Unsur Pengendalian Internal

Untuk merancang unsur pengendalian internal yang

diterapkan dalam sistem retur pembelian, unsur pokok

pengendalian internal yang terdiri dari organisasi, sistem

10 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
 otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat

dirinci lebih lanjut, yaitu:

 Organisasi

1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.

Lihat penjelasan pemisahan fungsi pembelian dari

fungsi akuntansi yang tercantum pada penjelasan unsur

sistem pengendalian internal dalam sistem akuntansi

pembelian.

2. Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang

atau lebih dari satu unit organisasi.

Unsur sistem pengendalian internal yang dirancang

untuk sistem retur pembelian adalah sebagai berikut:

“Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi

pembelian, fungsi pengiriman, fungsi pencatatan utang,

dan fungsi akuntansi yang lain. Tidak ada transaksi retur

pembelian yang dilaksanakn secara lengkap oleh hanya satu

fungsi tersebut.”

 Sistem Otoritas dan Prosedur Pencatatan

Otoritas atas transaksi retur pembelian dilakukan

dengan pembubuhan tanda tangan oleh pegawai yang

memiliki wewenang pada dokumen sumber atau dokumen

pendukung. Setiap transaksi retur pembelian yang terjadi

dicatat dalam catatan akuntansi melalui prosedur

pencatatan tertentu. Dengan demikian karena setiap

transaksi retur pembelian terjadi dengan otorisasi dari

yang berwenang dan dicatat melalui prosedur pencatatan

tertentu, maka asset perusahaan akan terjamin

11 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
 keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin

ketelitian dan keandalannya.

3. Memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh

fungsi pembelian.

Transaksi pembelian dimulai dengan diterbitkannya

surat order pembelian oleh fungsi pembelian. Jika

barang yang diterima dari pemasok tidak sesuai dengan

barang yang dipesan dalam surat order pembelian,

terjadilah retur pembelian. Transaksi retur pembelian

ini harus diotorisasi oleh fungsi pembelian dengan cara

membubuhkan tanda tangan pada memo debit.

4. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian

diotorisasi oleh fungsi pengiriman.

Transaksi retur pembelian dimulai dengan

diterbitkannya memo debit oleh fungsi pembelian dan

dilaksanakan dengan dikeluarkannya laporan pengiriman

barang sebagai tanda telah dikirimkannya barang yang

telah dibeli kepada pemasok yang bersangkutan.

Laporan pengiriman barang ini harus diotorisasi oleh

fungsi pengiriman, sehingga dapat menjadi dokumen

pendukung yang sahih dalam pencatatan berkurangnya

utang dan persediaan barang.

5. Pencatatan kedalam catatan akuntansi harus didasarkan

atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen

pendukung yang lengkap.

Kesahihan dokumen sumber yang dipakai sebagai

dasar pencatatan dalam catatan akuntansi dibuktikan

12 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
 dengann dilampirkannya dokumen pendukung yang

lengkap, yang telah diotorisasi oleh pejabat yang

berwewenang. Dalam sistem retur pembelian,

pencatatan mutasi uatang dan persediaan harus

didasarkan pada dokumen sumber memo debit. Dokumen

ini dilampiri dengan laporan pengiriman barang yang

diterbitkan oleh fungsi pengiriman, sebagai bukti telah

dilaksanakannya pengembalian barang kepada pemasok

yang terkait. Pencatatan berkurangnya utang karena

retur pembelian didasarkan pada memo debit yang

didukung dengan laporan pengiriman barang yang

diotorisasi oleh fungsi pengiriman.

6. Pencatatan kedalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi

akuntansi atau pencatatan kedalam catatan akuntansi

harus dilakukan oleh karyawan yang diberikan

wewenang.

Penyimpanan memo debit yang dilampiri dengan

laporan pengiriman barang dalam arsip bukti kas keluar

yang belum dibayar atau pencatatan memo debit

kedalam kartu utang diotorisasi oleh fungsi pencatat

utang dengan cara membubuhkan tanda tangan dan

tanggal pencatatan ke dalam dokumen sumber (bukti

memo atau faktur dari pemasok). Pencatatan memo

debit ke jurnal umum diotorisasi oleh fungsi pencatat

jurnal dengan cara membubuhkan tanda tangan pada

dokumen tersebut.

 Praktik yang Sehat

13 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
 7. Memo debit untuk retur pembelian bernomor urut

tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh

fungsi pembelian.

Salah satu cara pengawasan formulir (dan denga

demikian pengawasan terhadap terjadinya transaksi

keuangan) adalah dengan merancang formulir yang

bernomor urut tercetak. Untuk menciptakan praktik

yang sehat, dalam sistem retur pembelian formulir

pokok memo debit dan laporan pengiriman barang harus

bernomor urut tercetak dan penggunaannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi yang bersangkutan

(fungsi pembelian dan fungsi pengiriman).

8. Laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak dan

pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi

pengiriman.

9. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang

secara periodik direkonsiliasi dengan akun kontrol utang

dalam buku besar.

14 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
 1.2.7. Bagan Aliran Dokumen (document flowchart) Sistem

Retur Pembelian

Bagian Pembelian Bagian Pengiriman Bagian Gudang

1 2
Mulai

2
Memo 3
Lapora 1
Penerimaan debit
Membuat Barang
Memo
debit

Menerima barang Mengirimkan

Dari bagian barang ke bag
Gudang dan
6 pengiriman

5
4
3 Membuat laporan
2 Pengiriman Memo 3
Memo 1 debit

debit
5
4
2
Lapora 1 Dikirim ke Kartu
1 Penerimaan pemasok sebagai gudang
Barang packing slip
2
N
4
N N
3

15 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
Bagian Jurnal Bagian Utang Bagian Kartu Persediaan

6 3 4 7 5

LPB 1 2 LPB 1
Surat
Memo 2 Memo 1 Memo 2
pengantar
debit debit debit

Membandingkan
kuantitas dalam LPB 1
LPB dengan memo
Memo 2
debit

Mengisi harga
LPB 1 pokok

7 2
Jurnal retur Memo 1
pembelian debit
LPB 1
Memo 2
debit
Dikirim ke
pemasok 5
Arsip bukti kas
keluar yang
belum dibayar
N 3

Kartu
persediaan

16 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
2.2. Prosedur Pencatatan Utang

Ada dua metode pencatatan utang: account payable procedure

dan voucher payable procedure. Dalam account payable

procedure, catatan utang adalah berupa kartu utang yang
diselenggarakan untuk tiap kreditur, yang memperlihatkan

catatan mengenai nomor faktur dari pemasok, jumlah yang

terutang, jumlah pembayaran, dan saldo utang. Dalam voucher

payable procedure, tidak diselenggarakan kartu utang, namun

digunakan arsip voucher (bukti kas keluar) yang disimpan dalam

arsip menurut abjad atau menurut tanggal jatuh temponya. Arsip

bukti kas keluar ini berfungsi sebagai catatan utang.

 Account payable procedure

Dokumen yang digunakan dalam account payable procedure

adalah:

a. Faktur dari pemasok

b. Kuitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh

pemasok atau tembusan surat pemberitahuan (remittance

advice) yang dikirim ke pemasok, yang berisi keterangan

untuk apa pembayaran tersebut dilakukan.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam account payable

procedure adalah:

a. Kartu utang, digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo

utang kepada tiap kreditur.

b. Jurnal pembeliaan, digunakan untuk mencatat transaksi

pembelian.

17 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
 c. Jurnal pengeluaran kas, digunakan untuk mencatat

transaksi pembayaran utang dan pengeluaran kas yang lain.

Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedure

adalah sebagai berikut:

 Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar:

1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian.

2. Informasi dalam jurnal pembeliaan kemudian di- posting ke

dalam kartu utang yang diselenggarakan untuk setiap

kreditur.

 Pada saat jumlah dalam faktur dibayar:

3. Cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.

4. Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang terkait

dengan pembayaran utang di-posting ke dalam kartu utang.

Prosedur pencatatan utang dengan menggunakan account payable

procedure :

Faktur dari
Jurnal pembelian
pemasok
pencatatan
transaksi timbulnya
utang

Kartu utang

pencatatan
transaksi
pembayaran utang
Kuitansi dari Jurnal pengeluaran kas
pemasok

18 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
 Voucher payable procedure

Jika dalam account payable procedure, pencatatan utang

melalui empat tahap seperti telah digambarkan diatas, dalam

voucher payable procedure, pencatatan utang hanya melalui

dua tahap: pencatatan utang dalam register bukti kas keluar

(voucher register) dan jurnal pengeluaran kas. Bahkan dalam

prosedur pencatatan utang tertentu (one-time voucher

procedure dengan cash basis) pencatatan utang hanya

dilakukan melalui satu tahap saja. Dokumen yang digunakan

dalam voucher payable procedures adalah:

Bukti kas keluar atau kombinasi bukti kas keluar dan cek

(voucher atau voucher check). Lihat formulir bukti kas keluar

pada Gambar 9.6. Bukti kas kelur ini merupakan formulir

pokok dalam voucher payable procedure. Formulir mempunyai

tiga fungsi:

a. Sebagai surat perintah kepada bagian kasa untuk

melakukan pengeluaran kas sejumlah yang tercantum di

dalamnya

b. Sebagai pemberitahuan kepada kreditur mengenai

tujuan pembayarannya (sebagai remittance advice)

c. Sebagai mediauntuk dasar pencatatan utang dan

persediaan atau distribusi lain

Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable

procedures adalah:

1) Ragister bukti kas keluar (voucher register)

2) Register cek (check register)

19 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
Contoh check register:

REGISTER CEK
Bulan:__________

Tanggal Dibayarkan kepada Bank No. No. Jumlah

Cek BKK

Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedure dapat

dibagi menjadi berikut:

1. One-time voucher procedures. Dalam prosedur ini, untuk setip

faktur dari pemasok dibuatkan satu set voucher (terdiri dari tiga

lembar). One-time voucher procedures ini dibagi menjadi dua,

antara lain:

a. One-time voucher procedures dengan dasar tunai (cash basis).

Dalam prosedur ini, faktur yang diterima oleh fungsi

akuntansi dari pemasokdisimpan dalam arsip sementara

menurut tanggal jatuh temponya. Pada sat jatuh tempo faktur

tersebut, fungsi akuntansi membuat bukti kas keluar dan

kemudiaan mencatatnya dalam jurnal pengeluaran kas. Dalam

prosedur pencatatan utang ini tidak diselenggarakan catatan

formal mengenai faktur yang belum dibayar.

b. One-time voucher procedures dengan dasar waktu (accrual

basis). Dalam prosedur ini pada saat faktur diterima oleh

bagian utang dari pemasok, langsung dibuatkan bukti kas

keluar oleh bagian utang, yang kemudian atas dasar dokumen

20 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
 ini dilakukan pencatatan transaksi pembelian dari register

bukti kas keluar (voucher register).

Bagan alir dokumen prosedur One-Time Voucher Procedure dengan

Cash Basis:

3
2
Faktur dari 1

Pemasok

faktur disimpan sementara

menunggu jatuh temponya

pada saat jatuh

Membuat
bukti kas
tempo

Faktur 3
3
2
Bukti kas 1
Keluar

Dikirim ke
kreditur
bersama
dengan cek
N
A
Jurnal pengeluaran
kas

21 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
 Pada saat bukti kas keluar tersebut jatuh tempo, dokumen ini

dikirimkan ke bagian kasa sebagai dasar untuk membuat cek untuk

dibayarkan kepada pemasok. Pengeluaran cek ini dicatat dalam jurnal

pengeluaran kas. Prosedur ini sering juga disebut sebagai full-

fledgedvoucher system.

tahap
Faktur dari
pemasok 1

Mengisi cek

Membuat bukti
kas keluar

Faktur
3
SOP 3 2
3 Bukti kas 1
2 keluar
Bukti kas 1 Cek
keluar

Faktur
Dikirim ke
3
pemasok
N A
2
Bukti kas 1
Keluar Register cek

Register bukti
kas keluar

22 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
2. Built-up Voucher Procedures. Dalam prosedur ini, satu set

voucher dapat digunakan untuk menampung lebih dari satu faktur

dari pemasok. Faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi dari

pemasok dicatat dalam bukti kas keluar, kemudian bukti kas

keluar dilampirkan fakturnya disimpan sementara dalam arsip

menurut abjad. Jika diterima lagi faktur dari pemasok yang sama,

oleh fungsi akuntansi bukti kas keluar tersebut diambil dari arsip,

untuk diisi dengan informasi dari faktur yang baru diterima

tersebut. Bukti kas keluar tersebut dikembalikan ke dalam arsip

bukti kas keluar yang belum dibayar (unpaid voucher file). Pada

akhir bulan atau pada saat jatuh tempo pembayaran yang lain,

bukti kas keluar tersebut diambil dari arsip, dicatat oleh fungsi

akuntansi ke dalam register bukti kas keluar dan kemudian

diserahkan kepada fungsi keuangan untuk dibuatkan cek. Cek ini

dicatat oleh fungsi keuangan dalam register cek dan bukti kas

keluar beserta dokumen pendukungnya dikembalikan lagi ke fungsi

akuntansi untuk disimpan dalam arsip bukti kas keluar yang telah

dibayar (paid-voucher file). Dalam prosedur ini arsip bukti kas

keluar yang belum dibayar merupakan catatan utang yang

diselenggarakan atas dasar waktu (accrual basis). Karena bukti

kas keluar dicatat dalam register bukti kas keluar pada saat bukti

kas keluar tersebut dibayar, hal ini berarti pendebitan akun lawan

utang dilakuakan dengan dasar waktu dengan cara sebagai

berikut:

(1) Dibuat jurnal untuk semua bukti kas keluar yang belum

dibayar pada saat pembuatan laporan keuangan, atau

23 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
 (2) Menutup semua bukti kas keluar (dengan cara menjumlahkan

rupiah faktur yang tercantum di dalamnya) pada saat

pembuatan laporan keuangan.

Faktur dari Faktur dari

pemasok pemasok

Mencatat fakur
dalam buki kas keluar

3
2
Bukti kas 1
keluar

Arsip bukti kas keluar

Bukti kas keluar
diambil dari arsip pada
saat akan dilakukan
pembayaran
yang belum dibayar
merupakan catatan utang
A yang diselenggarakan atas
dasar waktu merupa

3
2
Bukti kas 1
Keluar

Dikirim ke bagian
Register bukti
kas keluar kasa pada saat bukti
kas keluar jatuh
tempo

24 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
2.3. Distribusi Pembelian

Distribusi adalah prosedur peringkasan rincian yang

tercantum dalam media (misalnya faktur dari pemasok) dan

pengumpulan total ringkasan tersebut untuk keperluan

pembuatan laporan. Jika diterapkan dalam pembelian,distribusi

ini terkait dengan peringkasan pendebitan yang timbul dari

transaksi pembelian dan pembayarannya untuk penyusunan

laporan dan pencatatan dalam jurnal. Hampir semua debit dari

transaksi pembelian terkait dengan persediaan dan biaya.

 Pada perusahaan kecil, pendebitan yang timbul dari

transaksi pembelian terutama bersumber dari jurnal

pengeluaran kas.

 Pada perusahaan besar, pendebitan yang timbul dari

transaksi pembelian bersumber dari register bukti kas

keluar (voucher register) atau jurnal pembelian atau dari

distribusi faktur yang diterima dari pemasok.

Pada perusahaan manufaktur, klasifikasi yang umum digunakan

untuk pendebitan yang timbul dari transaksi pembelian dan

pembayarannya adalah sebagai berikut:

a) Untuk bahan baku:

 Jenis bahan baku

 Produk yang menggunakan bahan baku tersebut

 Kombinasi diantara keduannya

b) Untuk suku cadang

 Jenis suku cadang

c) Untuk beban yang berasal dari pembelian jasa

 Menurut jenis beban

25 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
  Menurut fungsi atau pusat pertanggungjawaban

 Kombinasi jenis dan pusat pertanggungjawaban

2.4. Metode Distribusi Pembelian

Seperti halnya dengan distribusi penjualan, terdapat lima

metode, yaitu:

1. Metode jurnal berkolom atau metode spread sheet

2. Metode akun berkolom

3. Metode akun tunggal (unit account method)

4. Metode tiket tunggal (unit ticket method)

5. Metode distribusi dengan komputer

Penjelasan dari macam-macam metode distribusi

penjualan, antara lain:

2.4.1. Metode jurnal berkolom atau metode spread sheet

Distribusi debit dari transaksi pembelian dapat

dilakukan dengan menggunakan:

1) Jurnal pengeluaran kas

2) Jurnal pembelian

3) Register bukti kas keluar (voucher register).

Jika jurnal pengeluaran kas di pakai sebagai alat

distribusi dalam jurnal tersebut harus disediakan kolom-

kolom untuk menampung klasifikasi pokok yang diinginkan.

26 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
Contohnya:

Halam sebelah kiri

JURNAL PENGELUARAN KAS

Biaya
Pembelian Angkut
Dibayar Potongan Debit Debit
Dikeluarkan No. Kas pembelian No. No.
Tgl. untuk Tgl. Cek kredit kredit Akun Jml. Akun Jml

Halaman sebelah kanan

Biaya Biaya Biaya Biaya

Administrasi Pemasaran Produksi Dep. Produksi Dep. Lain-lain Debit

Debit Debit 1 Debit 2 Debit

No. No. No. No. No.

Akun Jml. Akun Jml. Akun Jml. Akun Jml. Nama Akun Jml.

Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pengeluaran kas pada

saat faktur tersebut dibayar. Dengan demikian distribusi pendebitan

dilakukan dengan dasar tunai (cash basis). Prosedur distribusi

pembelian dengan jurnal pengeluaran kas dapat dilihat pada gambar

10.12. Jika pendebitan ini menyangkut biaya, distribusi dapat dilakukan

dengan dasar waktu (accrual basis) dengan cara sebagai berikut:

a. Pada akhir bulan (pada saat pembuatan laporan keuangan), dibuat

rekapitulasi biaya dari arsip faktur yang belum dibayar.

b. Atas dasar rekapitulasi tersebut dibuat jurnal umum dengan

debit biaya dan kredit utang dagang.

27 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
 c. Jurnal tersebut kemudian dibalik (reversing entry) pada awal

bulan berikutnya.

Jika jurnal pembelian dipakai sebagai alat distribusi, dalam

jurnal tersebut harus dibentuk kolom-kolom untuk distribusi

debit dari transaksi pembelian. Faktur dari pemasok dicatat

dalam jurnal pembelian pada saat telah disetujui untuk dibayar,

tidak menunggu sampai saat jatuh temponya. Dengan demikian

penggunaan jurnal pembelian ini mendistribusikan pendebitan

dengan dasar waktu. Lihat jurnal pembelian berkolom pada

gambar 10.13. Prosedur distribusi pembelian dengan

menggunakan jurnal pembelian dapat dilihat pada gambar 10.14.

Register bukti kas keluar dapat pula dipakai sebagai alat

distribusi pembelian. Dalam registrasi bukti kas keluar

disediakan kolom-kolom sesuai dengan klasifikasi pokok biaya

dan persediaan. Seiap akhir bulan, dibuat rekapitulasi dari kolom

tersebut untuk kemudian di-posting ke akun buku besar yang

bersangkutan. Dari akun buku besar ini kemudian dibuat laporan

yang dikehendaki. Prosedur distribusi dengan menggunakan

register bukti kas keluar dapat dilihat pada gambar 10.15.

Gambar 10.13 Jurnal Pembelian Berkolom

JURNAL PEMBELIAN

Bulan ...........................

Pembelian Debit

Tgl. Nama F Utang Persediaan Persediaan Barang Lain-Lain

Pemasok Kredit Suku Cadang Umum

28 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
Gambar 10.12 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Jurnal Pengeluaran

Kas Berkolom

Faktur dari
pemasok

A
Pada saat faktur
jatuh tempo

Faktur dari
pemasok

Jurnal pengeluaran kas Jurnal pengeluaran kas

berkolom
berkolom merupakan
alat distribusi

Laporan
Buku besar keuangan

Gambar 10.14 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Jurnal Pembelian

Berkolom
Faktur
pemasok

Distribusi pembelian
Jurnal dilakukan atas dasar
pembelian watu (accrual basis)

Laporan
Buku besar keuangan

29 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
Gambar 10.15 Prosedur Distribusi dengan Register Bukti Kas Keluar

Bukti kas
keluar

Register bukti
kas keluar

Membuat
rekapitulasi
register bukti kas

Rekapitulasi
register bukti
kas keluar

Laporan
Buku
keuangan
pembantu

30 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
 2.4.2. Metode akun berkolom

Distribusi pendebitan dari transaksi pembelian dapat

dilakukan dengan menggunakan akun berkolom. Sumber

informasi untuk posting ke dalam akun berkolom adalah

register bukti kas keluar.

Contoh Akun berkolom:

7000 Departemen Listrik

Bulan
Beban Beban
Total Bahan Bahan Beban Beban Beban Beban Beban
Tgl. Jurnal Beban Bakar Lain Upah Tunja. Pajak Reprsi Penyst

Contoh Prosedur Distribusi dengan Akun Berkolom:

Bukti kas
keluar

Register bukti
kas keluar

Akun Laporan
berkolom keuangan

31 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
 2.4.3. Metode akun tunggal

Penggunaan akun tunggal untuk mendistribusikan

pendebitan yang timbul dari transaksi pembeliaan

dilakukan melalui prosedur berikut ini:

1. Faktur yang telah disetujui untuk dibayar diurutkan menurut

klasifikasi yang dikehendaki (misalnya menurut departemen).

2. Dari faktur yang disertai tersebut dibuat pre-list tape

3. Faktur tersebut kemudian diposting ke dalam akun yang

bersangkutan (misalnya beban menurut departemen). Rupiah

yang diposting ke dalam akun dijumlah dan diposting ke dalam

akunkontrol yang bersangkutan dalam buku besar, dan

dicocokkan dengan pre-list tape.

4. Laporan dibuat berdasarkan informasi yang terkumpul dalam

akun.

Contoh Akun Tunggal:

Nama akun: Beban Upah No. Akun: 7907

Tgl. Keterangan Fol  Debit Tgl. Keterangan Fol  Kredit

Nama akun: Beban Upah No. Akun: 7908

Tgl. Keterangan Fol  Debit Tgl. Keterangan Fol  Kredit

Nama akun: Beban Upah No. Akun: 7909

Tgl. Keterangan Fol  Debit Tgl. Keterangan Fol  Kredit

32 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
Contoh Prosedur Distribusi Pembelian dengan Akun Tunggal:

Faktur

Ukuran

Pre-list tape
Faktur
Faktur yang diurutkan
menurut klasifikasi
akun tunggal

Laporan
Akun tunggal
keuangan

Dibandingkan untuk
Menjumlah posting membuktikan
dalam akun tunggal ketelitian posting
kedalam akun tunggal

Rekapitulasi
posting dalam
akun tunggal Buku
besar

2.4.4. Metode tiket tunggal (Unit Ticket Method)

Berdasarkan bukti kas keluar yang biasanya berupa

medi campuran (mixed media) dibuat tiket tunggal (unit

ticket) untuk setiap unsur klasifikasi yang tercantum

didalamnya. Tiket tunggal ini kemudian direkap dan hasil

rekapitulasinya dipakai sebagai dasar posting ke dalam akun

33 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
 kontrol yang bersangkutan dalam buku besar. Tiket tunggal

ini kemudian diarsipkan menurut nomor akun dalam

klasifikasi. Pada akhir bulan, dari arsip tiket tunggal ini

dibuat rekap dan hasilnya dicatat dalam summary strip.

Summary strip inilah yang berfungsi sebagai laporan.

Contoh Prosedur Distribusi dengan Metode Tiket Tunggal:

Bukti kas keluar

Membuat tiket
tunggal dari
bukti kas keluar

Tiket tunggal Pada akhir

bulan tiket
Tiket tunggal tunggal diambil
dari arsip

Membuat
rekapitulasi Menurut Membuat
tiket tunggal T nomor rekapitulasi
akun tiket tunggal

Rekapitulasi
tiket tunggal Rekapitulasi
tiket tunggal

posting

Buku besar
Summary strip
Rekapitulasi berfungsi
tiket tunggal sebagai
laporan

34 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
 2.4.5. Metode distribusi dengan komputer

Metode distribusi pendebitan yang timbul dari

transaksi pembelian dengan menggunakan komputer

dilakukan dengan memberikan kode transaksi yang terjadi

sesuai dengan klasifikasi yang diinginkan. Jika transaksi

sudah diberikan kode dengan benar, proses pengurutan

akan dilakukan oleh komputer melalui program. Oleh

karena itu, titik berat kegiatan distribusi pembelian

terletak pada kerangka pemberian kode terhadap

transaksi pembelian dan pengeluaran kas. Jika misalnya

pendebitan akun beban yang terjadi akan diklasifikasikan

menurut jenis (misalnya ada 50 jenis beban), pusat

pertanggungjawaban yang dibagi menurut hierarki

manajemen (misalnya ada empat jenjang manajemen) dan

menurut jenis pokok yang dihasilkan (ada 25 jenis produk),

maka kerangka pemberian kode akun beban dapat disusun

sebagai berikut:

1 2 3 4 5 6 7 8

Jenis beban pusat pertanggungjawaban produk

Setiap faktur pembelian atau bukti kas keluar akan diberi kode

debit menurut kerangka pemberian kode tersebut. Jika misalnya

faktur pembelian jasa iklan (jenis beban ke 28) dibebankan pada

Departemen Pemasaran (dengan kode organisasi 4321), yang

dikeluarkan untuk produk (misalnya produk nomor 21), maka faktur

pembelian tersebut akan diberi kode debit 28432121 dan dicatat

dengan komputer dengan menggunakan kode tersebut.

35 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
 Dengan rerangka (framework) pemberian kode ini, semua

transaksi pembelian dan pengeluaran kas yang menyangkut beban akan

diberi kode dengan rerangka tersebut, sehingga arsip transaksi

pembelian (purchase transaction file) yang berupa pita magnetik hasil

run 1 dapat digunakan untuk meng-update arsip induk beban dan

selanjutnya dengan run 2, arsip induk beban dapat digunakan untuk

menghasilakan laporan beban yang berupa:

a. Laporan beban menurut jenisnya. Dihasilkan dengan

memerintahkan komputer melakukan pengurutan dua angka

pertama kode akun beban.

b. Laporan beban menurut pusat pertanggungjawaban.

Dihasilkan dengan mengurutkan dengan komputer empat

angka pada posisi kedua kode akun beban.

c. Laporan beban menurut produk. Dihasilkan dengan melakukan

pengurutan arsip induk beban menurut dua angka pada posisi

terakhir dalam kode akun beban.

Jika diinginkan, komputer dapat digunakan untuk melakukan

pengurutan kombinasi antara jenis beban, pusat

pertanggungjawaban dan jenis produk.

36 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
 BAB III

PENUTUP

3.1. Kesimpulan

Sistem akuntansi utang meliputi prosedur pencatatan utang dan

prosedur distribusi pembelian. Dalam bab ini diuraikan sistem

akuntansi retur pembelian yng digunakan untuk melaksanakan transaksi

pengembalian barang yang dibeli kepada pemasok yang bersangkutan.

Transaksi retur pembelian dicatat dengan mendebit akun utang dagang

dan mengkredit akun persediaan. Dengan demikian buku pembantu yang

terkait dengan transaksi retur pembelian adalah buku pembantu utang

dan buku pembantu persediaan.

Fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian adalah fungsi

pembelian, gudang, pengiriman dan akuntansi. Dokumen yang digunakan

dalam sistem retur pembelian adalah memo debit dan laporan

pengiriman barang. Catatan akuntansi yang digunkan untuk mencatat

transaksi retur pembelian adalah jurnal retur pembelian, kartu

persediaan dan kartu utang. Jaringan prosedur yang membentuk sistem

retur pembelian adalah prosedur perintah retur pembelian, prosedur

pengiriman barang kepada pemasok dan prosedur pendebitan utang.

Ada dua metode pencatatan utang yaitu account payable

procedure dan voucher payable procedure. Catatan akuntansi yang

digunakan untuk mencatat mutasi utang dalam account payable

procedure adalah kartu utang, jurnal pembelian dan jurnal pengeluaran

kas. Dalam voucher payable procedure catatan akuntansi yang

digunakan untuk mencatat mutasi utang adalah register bukti kas

keluar dan register cek. Dalam voucher payable procedure, voucher

37 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
atau buku kas keluar merupakan dokumen sumber yang memiliki tiga

fungsi , antara lain: (1) sebagai perintah kepada bagian kasa untuk

melakukan pengeluaran kas, (2) sebagai pemberitahuan kepada kreditur

mengenai tujuan pembayaran, (3) sebagai dokumen sumber pencatatan

mutasi utang dan persediaan.

Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedure

dapat dibagi menjadi dua macam, antara lain: (1) one-time voucher

procedure, (2) built-up voucher procedure. One-time voucher

procedure dapat dibagi menjadai dua, yaitu: (a) one-time voucher

procedure dengan dasar tunai, (b) one-time voucher procedure dengan

dasar waktu.

Distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat transaksi

pembelian dapat dilakukan dengan lima metode, yaitu: (1) metode jurnal

berkolom atau metode spread sheet, (2) metode akun berkolom, (3)

metode akun tunggal atau unit account method, (4) metode tiket

tunggal atau unit ticket method, (5) metode distribusi dengan

komputer.

3.2. Kritik dan Saran

Sekian materi yang dapat saya sampaikan, semoga bermanfaat

bagi kita semua. Apabila ada penulisan atau kata-kata yang kurang

berkenan dalam penyampaian materi ini, saya mohon maaf. Kritik dan

saran yang membangun senantiasa saya harapkan untuk kesempurnaan

makalah saya selanjutnya. Terima kasih.

38 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i
 DAFTAR PUSTAKA

Mulyadi. 2016. Sistem akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.

39 | S i s t e m I n f o r m a s i A k u n t a n s i