Pendahuluan
2. Fungsi Pembelian
Fungsi yang bertanggungjawab untuk mengeluarkan memo debit untuk retur
pembelian.
3. Fungsi Pengiriman
Fungsi yang bertanggungjawab untuk mengirimkan kembali barang kepada
pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit yang
diterima dari fungsi pembelian.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi yang bertanggungjawab untuk mencatat :
1. Transaksi retur pembelian dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum.
2. Berkurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian dalam kartu
persediaan.
3. Berkurangnya hutang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam arsip
bukti kas keluar yang belum dibayar atau dalam kartu hutang.
c. Kartu utang
Kartu utang digunakan untuk mencatat berkurangnya utang kepada debitur
akibat pengembalian barang pada debitur. Jika perusahaan menggunakan
voucher payable procedure, berkurangnya utang kepada debitur dicatat dengan
cara mengarsipkan memo debit dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar
menurut nama debitur.
2. Manajer persediaan:
Menerima persediaan yang rusak dan daftar persediaan yang rusak.
3. Departemen pembelian:
Menerima daftar persediaan rusak yang telah disahkan dari bagian manajer
persediaan, berdasarkan hal tersebut membuat surat retur pembelian rangkap
2, yaitu:
lembar pertama dikirimkan ke departemen penerimaan.
Lembar kedua dikirim ke supplier beserta dengan persediaan yang rusak.
Menerima surat penerimaan retur lalu mengirimkannya ke departeman
penerimaaan.
4. Supplier:
Menerima surat retur pembelian dan persediaan yang rusak, berdasarkan hal
tersebut membuat surat penerimaan retur rangkap 2,yaitu:
lembar pertama dikirimkan ke departeman pembelian
lembar kedua disimpan sebagai arsip.
Menyiapkan barang pengganti membuat bukti penggantian barang retur
rangkap 2 beserta barang tersebut ke departemen penerimaan.
Menerima surat penggantian barang retur yang telah di acc.
5. Departemen penerimaan:
Menerima surat retur pembelian dari departemen pembelian.
Menerima surat penerimaan retur dari departemen pembelian.
Menerima bukti penggantian barang retur 2 lembar dan barang pengganti.
Lalu berdasarkan bukti penggantian barang retur 2 lembar ditambah dengan
surat penerimaan retur dan surat retur pembelian, departemen penerimaan
mengesahkan bukti pengiriman barang retur 2 lembar,yaitu:
Lembar ke dua dikirim ke supplier
Lembar pertama beserta barang dikirim ke departemen persediaan.
6. Bagian Akuntansi :
Menerima laporan penggantian barang yang telah diperiksa, lalu berdasarkan
laporan tersebut membuat laporan catatan persediaan rangkap 2, yaitu:
lembar pertama disimpan sebagai arsip
lembar kedua dikirim ke bagian pimpinan.
7. pimpinan:
Menerima laporan catatan persediaan dan mengesahkannya
10 | S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g
2.2. Sistem Akuntansi Utang
Prosedur pencatatan utang adalah prosedur sejak utang/kewajiban
perusahaan timbul sampai dengan pencatatannya dalam perkiraan/rekening utang.
Utang muncul karena adanya pembelian barang atau jasa secara kredit. Karena itu
sistem akuntansi utang sangat terkait dengan prosedur pencatatan utang dan
prosedur distribusi pembelian. Mengacu pada pendapat Mulyadi (2001), prosedur
pencatatan utang dibagi menjadi dua metode: account payable procedure dan
voucher payable procedure.
Faktur Jurnal
dari pembelia Pencatata
pemasok n Kartu n transaksi
Jurnal utang timbulnya
Pencatata
utang
Kuitansi pengeluara n transaksi
n kas
dari Gambar 2.3 Prosedur Pencatatan pembayara
Utang dengan Account Payable Procedure
pemasok n utang
Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar:
1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian.
2. informasi dalam jurnal pembelian kemudian di-posting kedalam kartu utang.
11 | S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g
B. Voucher Payable Procedure
Dalam prosedur ini catatan utang yang digunakan berupa arsip voucher (bukti
kas keluar). Pencatatan utang hanya melalui dua tahap: pencatatan utang dalam
register bukti kas keluar (voucher register) dan jurnal pengeluaran kas.
3
2
Faktur
1 dari Faktur disimpan
T sementara
pemasok
Membuat menunggu jatuh
bukti kas temponya
Pada saat
keluar jatuh tempo
Faktur 3
3
2
Bukti kas
1 keluar
Jurnal
pengeluaran Dikirim ke
kas kreditur N A
Gambar 2.4 One Time Voucher
bersama dgn Procedure dengan Cash Basis
cek
12 | S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g
Dalam prosedur ini faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi dari
pemasok disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh temponya.
Saat tanggal jatuh tempo, fungsi akuntansi membuat bukti kas keluar dan
kemudian mencatatnya dalam jurnal pengeluaran kas.
keluar A
kas 1
Bukti
Membuat
bukti
ok
pemas
Faktur
keluar
Faktur
SOP
dari
kas
23 3
Regist 3
keluar
bukti
kas
er
Regis
cek
ter
Cek
keluar
kas 1
Bukti 2
pemaso
Mengis
Dikirim
i cek
Faktur
ke
k
1
3
N
A
Dalam prosedur ini faktur diterima oleh Bagian Utang dari pemasok dan
langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh Bagian Utang, kemudian dilakukan
pencatatan dalam voucher register. Saat bukti kas keluar tersebut jatuh
tempo, dokumen ini dikirimkan ke Bagian Kasa untuk membuat cek.
Pengeluaran cek dicatat dalam jurnal pengeluaran cek.
13 | S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g
dari arsip pada
keluar diambil
pembayaran bukti kas
saat akan
dilakukan Register
Bukti kas
1 keluar
Bukti kas 2
1 keluar
Bukti kas 2
Mencatat dari
bukti kas
keluar
A
Dikirim ke Bagian Kasa pada
saat bukti kas keluar jatuh
Faktur
tempo
dasar waktu
diselenggarakan atas
utang yg
merupakan catatan
yg belum dibayar
Arsip bukti kas keluar
15 | S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g
b. Atas dasar rekapitulasi tersebut dibuat jurnal umum dengan debit biaya dan
kredit utang dagang.
c. Jurnal tersebut kemudian dibalik (reversing entry) pada awal bulan berikutnya.
Faktur dari
pemasok
A Pada saat faktur
Faktur dari jatuh tempo
Jurnal
pemasok Jurnal pengeluaran kas
pengeluaran berkolom merupakan
kas berkolom Buku besar
alat distribusi Laporan
Gambar 2.6 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Jurnal Pengeluaran Kaskeuanga
Berkolom
2) Jurnal pembelian n
Gambar 2.7 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Jurnal Pengeluaran Kas Berkolom
Jika jurnal pembelian dipakai sebagai alat distribusi, dalam jurnal tersebut
harus dibentuk kolom-kolom untuk distribusi debit dari transaksi pembelian. Faktur
dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian pada saat telah disetujui untuk
dibayar, tidak menunggu sampai saat jatuh temponya. Dengan demikian
penggunaan jurnal pembelian ini mendistribusikan pendebitan dengan dasar
waktu.
16 | S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g
pembelia
pemasok
Faktur dari
Jurnal
n
(accrual
dilakukan
Distribusi pembelian
besar
Buku atas dasar waktu
basis)
n
keuanga
Laporan
17 | S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g
register bukti kas
keluar
register bukti kas
Rekapitulasi
rekapitulasi
Membuat
keluar
Bukti kas
bukti kas
Register
keluar
keluar
pembant
Buku
u
n
keuanga
Laporan
Gambar 2.9 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Register bukti kas keluar Berkolom
18 | S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g
Register bukti
kas keluar
keluar
Bukti kas
Rekening
berkolom
keuangan
Laporan
19 | S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g
Faktur
Sortasi
faktur
Pre-list
Faktur Faktur yg
tape
Rekenin disortasi
g
Menjumlah menurut Laporan
tunggal
posting dalam klasifikasi keuang
Dibandingkan untuk
rekening rekening tunggal an
membuktikan
tunggal Buku
Rekapitulasi ketelitian posting ke
dalam rekening besar
posting
Gambardalam
2.11 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Register bukti kas keluar Berkolom
. rekening tunggal
tunggal
4. Metode tiket tunggal (unit ticket method)
Berdasarkan bukti kas keluar yang biasanya berupa media campuran (mixed
media) dibuat tiket tunggal (unit ticket) untuk setiap elemen klasifikasi yang tercantum
di dalamnya. Tiket tunggal ini kemudian direkap dan hasil rekapitulasinya dipakai
sebagai dasar posting ke dalam rekening control yang bersangkutan dalam buku
besar. Tiket tunggal ini kemudian diarsipkan menurut nomor rekening dalam
klasifikasi. Pada akhir bulan, dari arsip tiket tunggal ini dibuat rekap dan hasilnya
dicatat dalam summary strip. Summary strip inilah yang berfungsi sebagai laporan.
Bukti kas
Membuat
keluar
tiket tunggal
dari bukti
kas keluar
Tiket Pada akhir
Tiket
Membuat
Membuat
tunggal bulan tiket
tunggal
rekapitula
rekapitula N Menur tunggal diambil
si tiket ut si tiket dari arsip
tunggal nomor tunggal
Rekapitula Rekapitula
rekenin
si tiket Buku si tiket
g Summary
tunggal Posting besar
Bukti kas
tunggal
Gambar 2.11 Prosedur Distribusi Pembelian dengan strip
keluarTiket Tunggal
berfungsi
5. Metode distribusi dengan komputer sebagai
Metode distribusi pendebitan yang timbul dan transaksi pembelian laporan dengan
menggunakan komputer dilakukan dengan memberi kode transaksi yang terjadi
sesuai dengan klasifikasi yang diinginkan. Jika transaksi sudah diberi kode dengan
benar, proses sortasi akan dilakukan oleh komputer melalui program. Oleh karena itu
titik berat kegiatan distribusi pembelian terletak pada kerangka pemberian kode
terhadap transaksi pembelian dan pengeluaran kas. Jika misalnya pendebitan
rekening biaya yang terjadi akan diklasifikasikan menurut jenis (misalnya ada 50 jenis
biaya), pusat pertanggungjawaban yang dibagi menurut hirarki manajemen (misalnya
20 | S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g
ada 4 jenjang manajemen) dan menurut jenis produk yang dihasilkan (da 25 jenis
produk), maka kerangka pemberian kode rekening dapat disusun sebagai berikut :
1 2 3 4 5 6 7 8
Setiap faktur pembelian atau bukti kas keluar akan diberi kode menurut
kerangka pemberian kode tersebut. Jika misalya faktur pembelian jasa iklan (jenis
biaya ke 28) dibebankan pada Departemen Pemasaran (dengan kode 4321), yang
dikeluarkan untuk produk (misalnya produk nomor 21), maka faktur pembelian
tersebut akan diberi kode debit 28432121 dan dicatat dengan komputer dengan
menggunakan kode itu.
Dengan kerangka (framework) pemberian kode ini, semua transaksi pembelian
dan pengeluaran kas yang menyangkut biaya akan diberi kode dengan kerangka
tersebut, sehingga arsip transaksi pembelian (purchase transaction file) yang berupa
pita magnetik hasil tun 1 dapat digunakan untuk meng-update arsip induk biaya, dan
selanjutnnya dengan run 2, arsip induk biaya dapat digunakan untuk menghasilkan
laporan biaya yang berupa :
a. Laporan biaya menurut jenisnya.
Dihasilkan dengan memerintahkan komputer melakukan sortasi 2 angka
pertama kode rekening biaya.
b. Laporan biaya menurut pusat pertanggungjawaban.
Dihasilkan dengan mensortasi dengan komputer 4 angka pada posisi kedua
kode rekening biaya.
c. Laporan biaya menurut produk.
Dihasilkan dengan melakukan sortasi arsip induk biaya menurut 2 angka
pada posisi terakhir dalam kode rekening biaya.
Bab 3
Penutup
.
3.1. Kesimpulan
Sistem akuntansi utang meliputi prosedur pencatatan utang dan prosedur
distribusi pembelian. Dalam makalah ini diuraikan sistem akuntansi retur pembelian
yang digunakan untuk melaksanakan transaksi pengembalian barang yang dibeli
kepada pemasok yang bersangkutan. Transaksi retur pembelian dicatat dengan
mendebit rekening utang dagang dan mengkredit rekening persediaan. Dengan
21 | S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g
demikian buku pembantu yang terkait dengan transaksi retur pembelian adalah buku
pembantu utang dan buku pembantu persediaan.
Fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian adalah : fungsi pembelian,
gudang, pengiriman, akuntansi. Dokumen yang digunakan dalam sistem retur
pembelian adalah memo debit dan laporan pengiriman barang. Catatan akuntansi
yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian adalah jurnal retur
pembelian, kartu persediaan, dan kartu utang. Jaringan prosedur yang membentuk
sistem retur pembelian adalah prosedur perintah retur pembelian, prosedur
pengiriman barang kepada pemasok, dan prosedur pendebitan utang.
Ada dua metode pencatatan utang : account payable dan voucher payable
procedure. Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat mutasi utang dalam
account payable procedure adalah kartu utang, jurnal pembelian dan jurnal
pengeluaran kas. Dalam voucher voucher payable procedure, voucher atau bukti kas
keluar merupakan dokumen sumber yang memiliki tiga fungsi yaitu :
a. Sebagai perintah kepada bagian kasa untuk melakukan pengeluaran kas
b. Sebagai pemberitahuan kepada kreditur mengenai tujuan pembayaran
c. Sebagai dokumen sumber pencatatan mutasi utang dan persediaan
Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedure dapat dibagi
menjadi dua macam :
1. One-time voucher procedure
a. One-time voucher procedure dengan dasar tunai.
b. One-time voucher procedure dengan dasar waktu.
2. Built up voucher procedure
Distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat transaksi pembelian dapat
dilakukan dengan lima metode
1. Metode jurnal berkolom atau metode spread sheet.
2. Metode rekening berkolom
3. Metode rekening tunggal
4. Metode tiket tunggal (unit ticket method)
5. Metode distribusi dengan komputer
DAFTAR PUSTAKA
Edi, Pratono (2012). Sistem Akuntansi Utang.
http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2012/09/sistem-akuntansi-utang.html
Mulyadi (2008). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat
Romney, Steinbart (2008). Accounting System Information. Prentice Hall Business
Publishing
22 | S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g
http://wikipedia/sistem-akuntansi-utang.html
23 | S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g