Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang

lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.

Sistem akuntansi

Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang

dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang
dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.

Sistem dan Prosedur

Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu
untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.

Prosedur adalah suatu urutan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam
sutu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara
seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Sistem akuntansi utang

Sistem akuntansi utang meliputi prosedur pencataatan utang dan prosedur

distribusi pembelian. Sebelum diuraikan sistem akuntansi utang, lebih dahulu
diuraikan sistem retur pembelian, yang merupakan sistem akuntansi yang
digunakan untuk melaksanakan transaksi pengembalian barang kepada pemasok
dan pencatatan atas pengurangan utang.

Fungsi yang terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem pembelian aadalah:

1. Fungsi Gudang;
2. Fungsi Pembelian;
3. Fungsi Pengiriman;
4. Fungsi Akuntansi.

Fungsi Gudang. Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung jawab
untuk menyerahkan barang kepada fungsi pengiriman seperti yang tercantum
dalam tembusan memo debit yang diterima dari fungsi pembelian
Fungsi Pembelian. Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung jawab
untuk mengeluarkan memo debit untuk retur pembelian.

Fungsi Pengiriman. Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung jawab
untuk mngirimkan kembali barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur
pembelian dalam memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.

Fungsi Akuntansi. Dalam sistem pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk
mencatat:

a. Transaksi retur pembelian dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum.
b. Berukurangnya harga pokok persediaan karen aretur pembelian dalam
kartu persediaan.
c. Berkurangnya utang yang belum timbul dari transaksi retur pembelian
dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar atau dalam kartu utang.

Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem retur pembelian adalah:

1. Memo debit
2. Laporan pengiriman barang.

Memo Debit. Merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian yang
memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali
barang yang telah dibeli oleh perusahaan dan bagi fungsi akuntansi untuk
mendebit akun utang karena transaksi retur pembelian.

Laporan pengiriman barang. Dokumen ini dibuat oleh fungsi pengiriman

untuk melaporkan jenis dan kuantitas barang yang dikirimakan kembali
kepada pemsok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit
dari fungsi pembelian.

Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian

adalah:
1. Jurnal retur pembelian atau jurnal umum
2. Kartu persediaan
3. Kartu utang.

Jurnal Retur Pembelian atau Jurnal Umum. Jurnal retur pembelian digunakan
untuk mencatat transaksi retur pembelian yang mengurangi jumlah persediaan
dan utang dagang.

Kartu persediaan. Dalam sistem retur pembelian, kartu persediaan digunakan

untuk mencatat berkurangnya harga pokok persediaan karena
dikembalikannya barang yang telah dibeli kepada pemasoknya.

Kartu utang. Dalam sistem retur pembelian, kartu utang digunakan untuk
mencatat berkurangnya utang kepada debitur akibat adanya pengembalian
barang kepada debitur, jika perusahaan menggunakan voucher payable
procedure, berkurangnya utang kepada debitur dicatat dengan cara
mengarsipkan memo debit dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar
menurut nama debitur.

Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Retur Pembelian

Sistem retur pembelian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

a. Prosedur perintah retur pembelian

b. Prosedur pengiriman barang ke pemasok
c. Pemasok pencatatan utang

Prosedur Perintah Retur Pembelian. Retur pembelian terjadi atas perintah

fungsi pembelian kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali
barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan (dalam sistem akuntansi
pembelian) kepada pemasok yang bersangkutan. Dokumen yang digunakan
oleh fungsi pembelian untuk memerintahkan fungsi pengiriman
mengembalikan barang ke pemasok adalah memo debit.

Prosedur Pengiriman Barang. Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman

mengirimkan barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian
yang tercantum dalam memo debit dana membuat laporan pengiriman barang
untuk transaksi retur pembelian tersebut.

Prosedur pencatatan utang. Dalm prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa

dokumen-dokumen yang berhubungan dengan retur pembelian (memo debit
dan laporan pengiriman barang) dan mencatat berkurangnya utang dalam kartu
utang atau mengarsipkan dokumen memo debit sebagai pengurang utang.

Unsur Pengendalian Internal

Untuk merancag unsur pengendalian internal yang diterapkan dalam sistem

retur pembelian, unsur pokok pengendalian internal yang terdiri dari
organisasi, sistem organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan.

Organisasi

1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.

2. Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian,
fungsi pengiriman, fungsi pencatat utang, dan fungsi akuntansi yang lain.
Tidak ada transaksi retur pembelian yang secara lengkap oleh hanya satu
fungsi tersebut.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

3. Memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian.

4. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi
pengiriman.
5. Pencatatan berkurangnya utang karena retur pembelian didasarkan pada
memo debit yang didukung dengan laporan pengiriman barang.
6. Pencatatan ke dalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi

Praktik yang Sehat:

7. Memo debit untuk retur pembelian bernomor urut tercetak dan

pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
8. Laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi pengiriman.
9. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik
direkonsiliasi dengan akun kontrol utang dalam buku besar.

Penjelasan Unsur Pengendalian Internal Organisasi

Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan sistem retur pembelian,

unsur pokok pengendalian internal yang bersangkutan dengan organisasi
dijabarkan sebgaai berikut:

Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi. Dalam sistem ini,
fungsi akuntansi melaksanaka pencatatan utang dan persediaan barang harus
dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi pembelian.
Fungsi pembelian berada di tangan Bagian pembelian yang berada langsung
dibawah Direktur Utama, sedangkan fungsi akuntansi berada di tangan Bagian
Utang dan Bagia Kartu Persediaan. Pemisahan fungsi akuntansi dengan fungsi
operasi dan penyimpanan dimaksudkan untuk menjaga perusahaan dan
menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.

Transaksi Harus Dilaksanakan oleh Lebih dari satu Orang atau Lebih dari Satu
Unit Organisasi. Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi
pembelian, fungsi pengiriman, fungsi pencatat utang, dan fungsi akuntansi
yang lain. Tidak ada transaksi retur pembelian yang secara lengkap oleh hanya
satu fungsi tersebut.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Otorisasi atas transaksi retur pembelian dilakukan dengan pembubuhan

tandatangan oleh pegawai yang memiliki wewenang pada dokumen sumber
atau dokumen pendukung. Setiap transasksi retur pembelian yang terjadi
dicatat dalam catatan akuntansi mealui prosedur pencatatan tertentu. Dengan
demikian karena setiap transaksi retur pembelianterjadi dengan otorisasi dari
yang berwenang dan dicatat melalui prosedur pencatatan tertentu, maka aset
perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi ynag dicatat
terjamin ketelitian dan kenadalannya.
Memo Debit untuk Retur Pembelian Diotorisasi oleh Fungsi Pembelian.
Transaksi pembelian dimulai dengan diterbitkannya surat order pembelian
oleh fungsi pembelian. Jika barang yang diterima dari pemasok tidak sesuai
dengan barang yang dipesan dalam surat order pembelian, terjadilah retur
pembelian. Transaksi retur pembelian ini harus diotorisasi oleh fungsi
pembelian dengan cara membubuhkan tanda tangan pada memo debit.

Laporan Pengiriman Barang untuk Retur Pembelian Diotorisasi oleh Fungsi

Pengiriman. Trnsaksi retur pembelian dimulai dengan diterbitkannya memo
debit oleh fungsi pembelian an dilaksanakan dengan dikeluarkannya laporan
pengiriman baranga sebagai tanda telah dikirimkannya barang yang telah
dibeli kepada pemasok yang bersangkutan. Laporan pengiriman barang
sebagai tanda telah dikirimkannya barang yang telah dibeli kepada pemasok
yang bersangkutan. Laporan pemgiriman barang ini harus diotorisasi oleh
fungsi pengiriman, sehingga dapat menjadi dokumen pendukung yang sahih
dalam pencatatan berkurangnya utang dan persediaan barang.

Pencatatan ke dalam Catatan Akuntansi Harus Didasarkan atas Dokumen

Sumber yang Dilampiri dengan Dokumen Pendukung yang Lengkap.
Kesahihan dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam catatan
akuntansi dibuktikan dengan dilampirkannya dokumen pendukung yang
lengkap, yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Dalam sistem
retur pembelian, pencatatan mutasi utang dan persediaan harus didasarkan
pada dokumen sumber memo debit. Dokumen ini dilampiri dengan laporan
pengiriman barang yang diterbitkan oleh fungsi pengiriman, sebagai bukti
telah dilaksanakannya pengembalian barang kepada pemasok yang terkait.
Catatan berkurangnya utang akibat transaksi retur pembelian dijamin
ketelitian dan kandalannya jika didasarkan pada memo debit yang diotorisasi
oleh fungsi peembelian dan dilampiri dengan laporan pengiriman barang yang
diotorisasi oleh fungsi pengiriman.

Pencatatan kedalam Catatan Akuntansi Dilakukan oleh Karyawa yang

Diberika Wewenang. Penyimpanan memo debit yang dilampiri denagn
laporan pengirima barang dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar
atau pencatatan memo debit ke dalam kartu utang diotorisasi oleh fungsi
pencatat utang dengan cara memebubuhkan tandatangan dan tanggal
pencatatan ke dalam dokumen sumer (bukti meo atau faktur dari pemasok).
Pencatatan memo debit ke dalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi pencatat
jurnal dengan cara membubuhkan tanda tangan pada dokumen tersebut.

Praktik yang Sehat

Pengunaan Formulir Bernomor Unit Tercetak. Salah satu cara pengawasan

formulir (dan dengan demikian pengawasan terhadap terjadinya transaksi
keuangan) adalah dengan merancang formulir yang bernomor urut tercetak.
Untuk menciptakan praktik yang sehat, dalam sistem retur pembelian formulir
pokok memo debit dan laporan pengiriman barang harus bernomor urut
tercetak dan penggunaannya dipertagngungjawabkan oleh fungsi yang
bersangkutan (fungsi pembelian dan fungsi pegiriman).

Catatan ynag Berrfungsi sebagai Buku Pembantu Utang secara Periodik

Direkonsiliasi dengan Akun Kontrol Utang dalam Buku Besar.rekonsiliasi
merupakan cara pencocokan dua data yang dicatat dalam catatan akuntansi
yang berbeda namun berasal dari sumber yang sama. Dalam pencatatan utang
dalam sistem bukti kas keluar (voucher system), dokumen sumber berupa
bukti kas keluar yang dialmpiri dengan dokumen pendukung diarsipakan
menurut tanggal jatuh tempo faktur dari pemasok. Arsip bukti kas keluar ini
disebut arsip bukti kas keluar yang belum dibayar (unpaid voucher file), yang
berfungsi sebagai buku pembantu utang. Data dari dokumen sumber ini dicatat
pula ke dalam register bukti kas keluar (voucher register) dan kemudian
diringkas kedalam akun kontrol utang dalam buku besar. Dengan demikian
untuk mengecek ketelitian data akuntansi yang dicatat di akun kontrol utang
dalam buku besar, praktik yang sehat mengharuskan secara periodik diadakan
rekonsiliasi antara jumlah utang menurut arsip bukti kas keluar yang belum
dibayar dengan akun kontrol utang dalam buku besar.

Bagan Alir Dokumen Sistem Retur Pembelian

Prosedur Pencatatan Utang

Ada dua metode pencatatan utang yaitu account payable procedure dan
voucher payable procedure. Dalam account paayble procedure, catatan utang
adalah berupa kartu utang yang diselenggarakan untuk tiap kreditur, yang
memperlihatkan catatan mengenai nomor faktur dari pemasok, jumlah yang
terutang, jumalh pembayaran, dan saldo utang. Dalam voucher payable
procedure, tidak diselenggarakan kartu utang, namun digunakan arsip voucher
(bukti kas keluar) yang disimpan dalam arsip menurut abjad atau menurut
tanggal jatuh temponya. Arsip bukti kas keluar ini berfungsi sebagai catatan
utang.

Account Payable Procedure

Dokumen yang digunakan dalam account payable procedure adalah:

a. Faktur dari pemasok

b. Kuitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasok atau
tembusan surat pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim ke
pemasok, yang berisi keterangan untuk apa pembayaran tersebut
dilakukan.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam account payable procedure adalah:

a. Kartu utang. Dugunakan untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada
tiap kreditur.
b. Jurnal pembelian. Digunakan untuk mencatat transaksi pembelian.
c. Jurnal pengeluaran kas. Dugunakna untuk mencatat transksi pembayarann
utang dan penegluaran kas yang lain.

Prosedir pencatatan utang dengan accountn payable procedure adalah sebagai

berikut:

Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar:

1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jrnal pembelian.

2. Informasi dala jurnal pembelian kemudian di-posting ke dala kartu utang
yang diselenggarakan untuk setiap kreditur.
Pada saat jumlah dalam faktur dibayar:

3. Cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas

4. Informasi dlaam jurnal pengeluaran kas yang terkait dengan pembayaran
utang di-posting ke dalam kartu utang.

Voucher Payable Procedures

Dalam voucher payable procedure, pencatatan uang melalui dua tahap yaitu
pencatatan utang dalam register bukti kas keluar (voucher register) dan jurnal
pengeluaran kas.

Dokumen yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah:

Bukti kas keluar atau kombinasi bukti kas keluar dan cek (voucher atau
voucher check). Bukti kas keluar ini mempunyai tiga fungsi yaitu (1) sebagai
surat perintah kepada Bagian Kasa untuk melakukan pengeluaran kas
sejumlah yang tercantum didalmnya, (2) sebagai pemberitahuan kepada
kreditur mengenai tujuan pembayarannya (sebagai remittance advice), dan (3)
sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau distribusi
lain.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah:

1. Register bukti kas keluar (voucher register)

2. Register cek (check register)

Prosedur pencatatn utang dengan voucherv payable procedures:

1. One-time Voucher Procedures. Dalam prosedur ini, untuk setiap fakur dari
pemasok dibuatkan satu set voucher (terdiri dari tiga lembar). One time
voucher procedures ini dibagi menjadi dua:
a. One-time voucher procedures dengan dasar nilai tunai (cash basis).
Dalam prosedur ini, faktur yang diterima ole fuungsi akuntansi dari
pemasok disimpana dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh
temponya. Pada saat jatuh tempo faktur tersebut, fungsi akuntansi
membuat bukti kas keluar dan kemudia mencatatnya dalam jurnal
 penegluaran kas. Dalam prosedur pencatatan utang ini tidak
diselenggarakan catatan formal mengenai faktur yang belum dibayar.
b. One-time voucher procedure dengan dasar waktu (accrual basis).
Dalam prosedur ini pada saat faktur diterima oleh Bagian Utnag dari
pemasok, langsung dibuatkan bikti kas keluar oleh Bgaian Utang, yang
kemudian atas dasar dokumen ini dilakukan pencatatan transaksi
pembelian dalam register bukti kas keluar( voucher register). Pada saat
kas keluar tersebut jatuh tempo, dokumen ini dikirm ke Bagian Kasa
sebagai dasar untuk membuat cek untuk dibayarkan kepada pemasok.
Pengeluaran cek ini dicatat dalam jurnal pengeluaran kas. Prsedur ini
disebut juga sebagai full-fledgedvoucher system.
2. Built-up Voucher Procedures. Dalam prosedur ini , satu set voucher dapat
digunakan untuk menampung lebih dari satu faktor pemasok. Faktur yang
diterima oleh fungsi akuntansi dari pemasok dicatat dalam bukti kas
keluar, kemudia bukti kas keluar dilampiri fakturnya disimpan sementara
dalam arsip menurut abjad. Jika diterima lagi faktur dari pemasok yang
sama, oleh fungsi akuntansi bukti kaskeluar tersebut diambil adri arsip,
untuk diisi dengan informasi dari faktur yang baru diteriam tersebut. bukti
kas keluar tersebut dikembalikan ke dalam arsip bukti kas keluar yang
belum dibayar (unpaid voucher file). Pada akhir bulan atau pada saat jatuh
tempo pembayaran yang lain, bukti kas keluar tersebut diambil dari arsip,
dicatatat oleh fungsi akuntansi ke dalam register bukti kas keluar, dan
kemudian diserahkan kepada fungsi keuangan untuk dibuatkan cek. Cek
ini dicatat oleh fungsi keuangan dalam register cek dan bukti kas keluar
yang belum dibayar merupakan catatan utang yang diselenggarakan atas
dasar waktu (accrual basis). Karena bukti kas keluar dicatat dalam register
bukti kas keluar pada saat bukti kas keluar tersebut dibayar, hal ini berarti
pendebitan akun lawan utang dilakukan dengan dasar waktu denagn cara
sebagai berikut: (1) dibuat jurnal untuk semua bukti kas keluar ynag belum
dibayar pada saat pembuatan laporan keuangan, atau (2) menutup semua
bukti kas keluar (dengan cara menjumlahkan rupiah faktur yang tercantum
didalamnya) pada saat laporan keuangan.