TUGAS KELOMPOK 

7
Sistem Akuntansi
Utang
 
 

 
Oleh :
Moh Akib lausiry 19 121 070
Sri Lestari 19 121 047
 
 
 
 
Fakultas Ekonomi Program Studi Akuntansi Universitas Yapis Papua
Tahun 2021
 
 
 
 
                                                                           

1|Sistem Akuntansi Utang

 Bab 1
Pendahuluan

1.1. Latar Belakang

Sejalan dengan pesatnya perkembangan perusahaan pada zaman ini maka
setiap perusahaan harus memiliki sistem-sistem yang dapat di gunakan untuk
merencanakan, menyusun, mengelola/mengatur, melaksanakan dan mengawasi
aktivitas dan keperluan perusahaan tersebut. Masing-masing dari sistem tersebut
saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Salah sau sistem yang dapat
menunjang kemajuan perusahaan adalah sistem akuntansi utang usaha yang
dikelola dengan baik.
Umumnya setiap perusahaan akan mengalami yang namanya utang, terlebih
utang jangka pendek (lancar) yang biasanya timbul dari akivitas operasi perusahaan.
Sebagai contoh utang jenis ini bisa berupa utang dagang yang timbul sebagai akibat
dari pembelian kredit yang dilakukan perusahaan dan utang gaji sebagai akibat
adanya penundaan pembayaran gaji kepada karyawan. Dengan adanya transaksi
pembelian secara kredit, perusahaan dapat merealisasikan kebutuhannya yan belum
bisa dibayar secara tunai, selain itu perusahaan juga dapat menunda penggunaan
kas sehingga kas yang tersedia dapat digunakan utuk kegiatan investasi lainnya
seperti membeli saham,obligasi ataupun surat berharga lainnya. Dari kegiatan ini
diharapkan kas yang ada diperusahaan menjadi produktif.
Setiap utang yang terjadi dalam perusahaan hendaknya dicatat dengan
andal dan sesuai faktur atau dokumen sejenisnya sebagai tanda bukti adanya
pembayaran yang tertunda. Sebuah prosedur pencatatan utang yang efektif dan
efisien dibutuhkan, agar setiap utang yang terjadi dapat dikontrol dan segera
dilunasi pada tanggal jatuh temponya, sehingga tidak terjadi penumpukan utang
lancar yang terlalu besar. Penumpukan ini tentunya akan sangat merugikan
perusahaan, selain perusahaan akan kesulitan melunasinya, juga akan menimbulkan
klaim dari kreditur yang bersangkutan. Oleh karena itu setiap perusahaan
membutuhkan sebuah sistem yang dapat mengelola semua ini dengan baik yaitu
Sistem Akuntansi Utang.

2|Sistem Akuntansi Utang

 BAB 2
PEMBAHASAN
2.1. Sistem Retur Pembelian
Sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengembalian
barang yang sudah dibeli kepada pemasok. Karena adanya ketidakcocokan dengan
spesifikasi yang tercantm dalam surat order pembelian, barang mengalami kerusakan
dalam pengiriman yang dijanjikan oleh pamasok.

2.1.1. Deskripsi Kegiatan

Barang yang sudah diterima dari pemasok adakalanya tidak sesuai dengan
barang yang dipesan menurut surat order pembelian. Ketidaksesuaian tersebut
terjadi kemungkinan karena :
• Barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum dalam
surat order pembelian
• Barang mengalami kerusakan dalam pengiriman
• Barang diterima melewati tanggal pengiriman yang dijanjikan oleh pemasok.

2.1.2. Fungsi yang Terkait

1. Fungsi Gudang
Fungsi yang bertanggungjawab untuk menyerahkan barang kepada fungsi
pengiriman seperti yang tercantum dalam tembusan memo debit yang diterima
dari fungsi pembelian.

2.Fungsi Pembelian
Fungsi yang bertanggungjawab untuk mengeluarkan memo debit untuk retur
pembelian.

3. Fungsi Pengiriman
Fungsi yang bertanggungjawab untuk mengirimkan kembali barang kepada
pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit yang
diterima dari fungsi pembelian.

4.Fungsi Akuntansi
Fungsi yang bertanggungjawab untuk mencatat :
1. Transaksi retur pembelian dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum.
2. Berkurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian dalam kartu
persediaan.
3. Berkurangnya hutang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam arsip
bukti kas keluar yang belum dibayar atau dalam kartu hutang.
Dokumen Yang Digunakan
Dalam sistem retur pembelian dokumen-dokumen yang digunakan berupa :
1. Memo debit

Gambar 2.1 Memo Debit

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian yang
memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang
yang telah dibeli oleh perusahaan dan bagi fungsi akuntansi untuk mendebit
rekening utama karena transaksi retur pembelian.

2.Laporan pengiriman barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi pengiriman untuk melaporkan jenis dan
kuantitas barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok sesuai dengan
perintah retur pembelian dalam memo debit dari fungsi pembelian.

2.1.3. Catatan akuntansi yang digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian
antara lain :
a. Jurnal retur pembelian atau jurnal umum
Catatan ini digunakan untuk mencatat transaksi retur penjualan yang
mengurangi jumlah persediaan dan utang dagang.
b. Kartu persediaan
Catatan ini digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok persediaan
karena dikembalikannya barang yang telah dibeli kepada pemasoknya.

c. Kartu utang
Kartu utang digunakan untuk mencatat berkurangnya utang kepada debitur
akibat pengembalian barang pada debitur. Jika perusahaan menggunakan
voucher payable procedure, berkurangnya utang kepada debitur dicatat dengan
cara mengarsipkan memo debit dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar
menurut nama debitur.

2.1.4. Jaringan prosedur yang membentuk sistem retur pembelian

1. Prosedur perintah retur pembelian
Retur pembelian terjadi atas perintah fungsi pembelian kepada fungsi
pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah diterima oleh fungsi
penerimaan (dalam system akuntansi pembelian) kepada pemasok yang
bersangkutan. Dokumen yang digunakan oleh fungsi pembelian untuk
memerintahkan fungsi pengiriman mengembalikan barang ke pemasok adalah
memo debit.

2. Prosedur pengiriman barang

Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pemasok
sesuai dengan perintah retur pembelian yang tercantum dalam memo debit dan
membuat laporan pengiriman barang untuk transaksi retur pembelian tersebut.

3. Prosedur pencatatan utang

Pencatatan utang dijalankan oleh fungsi akuntansi yang berperan untuk
memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan retur pembelian
(memo debit dan laporan pengiriman barang) dan menyelenggarakan pencatatan
berkurangnya utang dalam kartu utang atau mengarsipkan dokumen memo debit
sebagai pengurang utang.

2.1.5. Unsur Pengendalian Intern

Unsur pokok pengendalian intern terdiri dari :
 A. Organisasi
1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
Salah satu unsur pokok sistem pengendalian intern mengharuskan
pemisahan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Dalam
sistem akuntansi pembelian, fungsi akuntansi yang melaksanakan pencatatan
utang dan persediaan barang harus dipisahkan dari fungsi operasi yang
melaksanakan transaksi pembelian.

2.Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, fungsi

pengiriman, fungsi pencatat utang, fungsi akuntansi yang lain.
Tidak ada transaksi retur pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh
hanya satu fungsi tersebut. Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu
orang atau lebih dari satu unit organisasi. Dalam sistem retur pembelian harus
dirancang unsur sistem pengendalian intern.

B. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

1. Memo debet untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian.
Transaksi pembelian dimulai dengan diterbitkannya surat order pembelian
oleh fungsi pembelian. Jika barang yang diterima dari pemasok tidak sesuai
dengan barang yang dipesan menurut surat order pembelian, terjadilah retur
pembelian. Transaksi retur pembelian harus diotorisasi oleh fungsi pembelian
dengan cara membubuhkan tandatangan pada memo debit.

2. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi

pengiriman.
Transaksi retur pembelian dimulai dengan diterbitkannya memo debit oleh
fungsi pembelian dan dilaksanakan dengan dikeluarkannya laporan pengiriman
barang sebagai tanda telah dikirimkannya barang yang telah dibeli kepada
pemasok yang bersangkutan. Laporan pengiriman barang ini harus diotorisasi
oleh fungsi pengiriman, sehingga dapat menjadi dokumen pendukung yang sahih
dalam pencatatan berkurangnya utang dan persediaan barang.

3. Pencatatan berkurangnya utang karena retur pembelian didasarkan pada memo

debet yang didukung dengan laporan pengiriman barang.
Pencatatan kedalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen
sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. Kesahihan
dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam catatan
akuntansi dibuktikan dengan dilampirkannya dokumen pendukung yang lengkap,
yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Dalam sistem retur
pembelian, pencatatan mutasi utang dan persediaan harus didasarkan pada
dokumen sumber memo debit.

4. Pencatatan kedalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

Pencatatan kedalam catatan akuntansi harus dilaksanakan oleh karyawan yang
diberi wewenang untuk itu. Penyimpanan memo debit yang dilampiri dengan laporan
pengiriman barang dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar atau pencatatan
memo debit kedalam kartu utang diotorisasi oleh fungsi pencatat utang dengan cara
membubuhkan tandatangan dan tanggal pencatatan kedalam dokumen sumber (bukti
memo atau faktur dari pemasok). Pencatatan memo debit kedalam jurnal umum
diotorisasi oleh fungsi pencatat jurnal dengan cara membubuhkan tandatangan pada
dokumen tersebut.

C. Praktik yang sehat

1. Memo debit untuk retur pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggung jawabkan oleh fungsi pembelian.
2. Laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggung jawabkan oleh fungsi pengiriman.
3.Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik
direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.
2.1.6. Bagan Alir Dokumen (Flowchart)
Bagan alir adalah representasi grafis dari sistem yang mendeskripsikan relasi
fisik diantara entitas-entitas intinya. Bagan alir dapat digunakan untuk menyajikan
aktivitas manual, aktivitas pemrosesan komputer, atau keduanya. Bagan alir terdiri
dari : Bagan alir dokumen digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen dari
sistem manual, termasuk catatan akuntansi, departemen organisasional yang terlibat
dalam proses, dan aktivitas yang dilakukan dalam departemen tersebut.
Flowchart Sistem Retur Pembelian

Gambar 2.2 Flowchart Retur Pembelian

Gambar 2.2 Flowchart Retur Pembelian (Lanjutan)
 Gambar 2.2 Flowchart Retur Pembelian (Lanjutan)

Penjelasan job description pada masing-masing entitas dalam flowchart:

1. Departemen persediaan :
 Melakukan pengecekan persediaan
  Mengumpulkan persediaan yang rusak dan mencatat persediaan yang rusak
lalu membuat daftar persediaan yang rusak rangkap 2,yaitu:
  lembar pertama diberikan kepada manajer persediaan dan
mengirimkan persediaan yang rusak ke manajer persediaan .
  lembar kedua disimpan sebagai arsip.
 Menerima bukti pengiriman barang retur dan barang pengganti dari departemen
penerimaan.

2. Manajer persediaan:
  Menerima persediaan yang rusak dan daftar persediaan yang rusak.
  Manajer persediaan melakukan pengecekan, lalu mengesahkan daftar
persediaan yang rusak rangkap 2, yaitu :
 lembar pertama disimpan sebagai arsip
  lembar kedua dikirimkan ke departemen pembelian beserta
dengan persediaan yang rusak.
 Menerima laporan penerimaan penggantian barang beserta dengan bukti
penggantian barang retur melakukan pemeriksaan terhadap laporan
penggantian barang.
 Mengirimkan laporan penggantian barang yang telah diperiksa beserta dengan
bukti penggantian barang retur ke bagian akuntansi.

3.Departemen pembelian:
  Menerima daftar persediaan rusak yang telah disahkan dari bagian manajer
persediaan, berdasarkan hal tersebut membuat surat retur pembelian rangkap
2, yaitu:
 lembar pertama dikirimkan ke departemen penerimaan.
 Lembar kedua dikirim ke supplier beserta dengan persediaan yang rusak.
 Menerima surat penerimaan retur lalu mengirimkannya ke departeman
penerimaaan.

4.Supplier:
 Menerima surat retur pembelian dan persediaan yang rusak, berdasarkan hal
tersebut membuat surat penerimaan retur rangkap 2,yaitu:
  lembar pertama dikirimkan ke departeman pembelian
  lembar kedua disimpan sebagai arsip.
 Menyiapkan barang pengganti membuat bukti penggantian barang retur
rangkap 2 beserta barang tersebut ke departemen penerimaan.
  Menerima surat penggantian barang retur yang telah di acc.

5.Departemen penerimaan:
  Menerima surat retur pembelian dari departemen pembelian.
 Menerima surat penerimaan retur dari departemen pembelian.
 Menerima bukti penggantian barang retur 2 lembar dan barang pengganti.
  Lalu berdasarkan bukti penggantian barang retur 2 lembar ditambah dengan
surat penerimaan retur dan surat retur pembelian, departemen penerimaan
mengesahkan bukti pengiriman barang retur 2 lembar,yaitu:
  Lembar ke dua dikirim ke supplier
   Lembar pertama beserta barang dikirim ke departemen persediaan.

6.Bagian Akuntansi :
  Menerima laporan penggantian barang yang telah diperiksa, lalu berdasarkan
laporan tersebut membuat laporan catatan persediaan rangkap 2, yaitu:
  lembar pertama disimpan sebagai arsip
 lembar kedua dikirim ke bagian pimpinan.
7.pimpinan:
 Menerima laporan catatan persediaan dan mengesahkannya

11 | S i s t e m A k u n t a n s i U t a n g
Sistem Akuntansi Utang
Prosedur pencatatan utang adalah prosedur sejak utang/kewajiban
perusahaan timbul sampai dengan pencatatannya dalam perkiraan/rekening utang.
Utang muncul karena adanya pembelian barang atau jasa secara kredit. Karena itu
sistem akuntansi utang sangat terkait dengan prosedur pencatatan utang dan
prosedur distribusi pembelian. Mengacu pada pendapat Mulyadi (2001), prosedur
pencatatan utang dibagi menjadi dua metode : account payable procedure dan
voucher payable procedure.

 A.  Account Payable Procedure

Dalam prosedur ini catatan utang yang digunakan berupa kartu utang
yang berisi nomor faktur dari pemasok, jumlah yang terutang, jumlah pembayaran
dan saldo utang.

  Dokumen yang digunakan adalah:

1. Faktur dari pemasok.
2.Kuitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasok atau
tembusan surat pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim ke pemasok,
yang berisi keterangan untuk apa pembayaran tersebut dilakukan.

  Catatan akuntansi yang digunakan adalah:

1. Kartu utang, untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap kreditur.
2. Jurnal pembelian, untuk mencatat transaksi pembelian.
3.Jurnal pengeluaran kas, untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan
pengeluaran kas lainnya.

  Prosedur pencatatan utangnya sebagai berikut:

Gambar 2.3 Prosedur Pencatatan Utang dengan Account Payable Procedure

  Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar:

1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian.
2.informasi dalam jurnal pembelian kemudian di- posting kedalam kartu utang.

  Pada saat jumlah dalam faktur dibayar:

1. cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.
2.informasi dalam jurnal pengeluaran kas di- posting kedalam kartu utang.
B. Voucher Payable Procedure
Dalam prosedur ini catatan utang yang digunakan berupa arsip voucher (bukti
kas keluar). Pencatatan utang hanya melalui dua tahap: pencatatan utang dalam
register bukti kas keluar ( voucher register) dan jurnal pengeluaran kas.

  Dokumen yang digunakan dalam voucher payable procedure adalah:

1. Bukti kas keluar.
Formulir ini mempunyai tiga fungsi:
a. Sebagai surat perintah kepada bagian kas untuk melakukan pengeluaran
kas sesuai tercantum didalamnya.
b. Sebagai pemberitahuan kepada kreditur mengenai tujuan
pembayarannya(sebagai remittance advice).
c. Sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau
distribusi lain.
2.Jurnal pengeluaran kas.

   Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable procedures

adalah sebagai berikut :
1. Register bukti kas keluar(voucher register).
2. Register cek(check register).

  Prosedur pencatatan utangnya sebagai berikut:

1. One-time Voucher Procedures.
Dalam prosedur ini setiap faktur dari pemasok dibuat satu set voucher
yang terdiri dari 3 lembar. Prosedur ini dibagi menjadi dua:
a. One-time voucher procedure dengan dasar tunai (cash basis).

Gambar 2.4 One Time Voucher Procedure dengan Cash Basis

 Dalam prosedur ini faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi dari
pemasok disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh temponya.
Saat tanggal jatuh tempo, fungsi akuntansi membuat bukti kas keluar dan
kemudian mencatatnya dalam jurnal pengeluaran kas.

b.One-time voucher procedure dengan dasar waktu (accrual basis).

Gambar 2.4 One-time voucher procedure dengan dasar waktu (accrual basis).

Dalam prosedur ini faktur diterima oleh Bagian Utang dari pemasok dan
langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh Bagian Utang, kemudian dilakukan
pencatatan dalam voucher register.  Saat bukti kas keluar tersebut jatuh
tempo, dokumen ini dikirimkan ke Bagian Kasa untuk membuat cek.
Pengeluaran cek dicatat dalam jurnal pengeluaran cek.

2. Built-up Voucher Procedures.

Gambar 2.5 Built-up Voucher Procedures.

 Dalam prosedur ini satu set voucher dapat digunakan untuk
menampung lebih dari satu faktur dari pemasok. Faktur yang diterima oleh
fungsi akuntansi dari pemasok dicatat dalam bukti kas keluar, kemudian
keduanya disimpan sementara dalam arsip menurut abjad. Jika ada lagi faktur
dari pemasok yang sama, maka dicatat juga dalam bukti kas yang sama.
Setelah dicatat bukti kas tersebut dikembalikan dalam arsip bukti kas keluar
yang belum dibayar (unpaid voucher file). Saat jatuh tempo pembayaran, bukti
kas keluar tersebut dikeluarkan, dicatat oleh fungsi akuntansi ke dalam
register bukti kas keluar, dan kemudian diserahkan kepada fungsi keuangan
untuk dibuatkan cek. Cek ini dicatat oleh fungsi keuangan dalam register bukti
kas keluar beserta dokumen pendukungnya dikembalikan lagi ke fungsi
akuntansi untuk disimpan dalam arsip bukti kas keluar yang telah dibayar (  paid
voucher file).

2.2. Distribusi Pembelian

Ditribusi pembelian ini menyangkut peringkasan pendebitan yang timbul dari
transaksi pembelian dan pembayarannya untuk menyusun laporan dan pencatatan
dalam jurnal. Hampir semua debit dari transaksi pembelian bersumber dari register
bukti kas keluar atau jurnal pembelian, atau dari distribusi faktur yang diterima dari
pemasok.
Distribusi adalah prosedur peringkasan rincian yg tercantum dalam media
(faktur dari pemasok misalnya) dan pengumpulan total ringkasan tsb untuk keperluan
pembuatan laporan. Distribusi pembelian adalah prosedur peringkasan pendebitan yg
timbul dari transaksi pembelian & pembayarannya untuk penyusunan laporan &
pencatatan dalam jurnal. Hampir semua debit dari transaksi pembelian menyangkut
persediaan & biaya.
  Dalam perusahaan yg kecil, pendebitan yg timbul dari transaksi
pembelian terutama bersumber dari : jurnal pengeluaran kas.
   Dalam perusahaan yg besar, pendebitan yg timbul dari transaksi
pembelian bersumber dari:
□ register bukti kas keluar (voucher register) atau jurnal pembelian , atau dari
□ distribusi faktur yg diterima dari pemasok
  Dalam perusahaan manufaktur, klasifikasi yg umum dipakai untuk pendebitan yg
timbul dari transaksi pembelian & pembayarannya sbb :
1. Untuk bahan baku
a. Jenis bahan baku
b. Produk yg menggunakan bahan baku tsb
c. Kombinasi diantara keduanya

2. Untuk suku cadang

a. Jenis suku cadang

3. Untuk biaya yg berasal dari pembelian

jasa a. Menurut jenis biaya
b. Menurut fungsi atau pusat pertanggung-jawaban
 c. Kombinasi jenis & pusat pertanggung-jawaban

Metode Distribusi Pembelian 

 Ada 5 metode, yaitu :
1. Metode jurnal berkolom atau metode spread sheet
Distribusi debit dari transaksi pembelian dapat dilakukan dengan
menggunakan :
1) Jurnal pengeluaran kas
Jika jurnal pengeluaran kas dipakai sebagai alat distribusi, dalam jurnal
tersebut harus disediakan kolom-kolom untuk menampung klasifikasi pokok yang
diinginkan. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pengeluaran kas pada saat
faktur tersebut dibayar. Dengan demikian distribusi pendebitan dilakukan dengan
dasar tunai (cash basis). Jika pendebitan ini menyangkut biaya, distribusi dapat
dilakukan denga dasar waktu(accrual basis) dengan cara sebagai berikut :
a. Pada akhir bulan (saat pembuatan laporan keuangan, dibuat rekapitulasi biaya
dari arsip faktur yang belum dibbayar.
b. Atas dasar rekapitulasi tersebut dibuat jurnal umum dengan debit biaya dan
kredit utang dagang.
c. Jurnal tersebut kemudian dibalik (reversing entry) pada awal bulan berikutnya.

Gambar 2.6 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Jurnal Pengeluaran Kas Berkolom
2) Jurnal pembelian

Gambar 2.7 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Jurnal Pengeluaran Kas Berkolom
Jika jurnal pembelian dipakai sebagai alat distribusi, dalam jurnal tersebut
harus dibentuk kolom-kolom untuk distribusi debit dari transaksi pembelian. Faktur
 dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian pada saat telah disetujui untuk
dibayar, tidak menunggu sampai saat jatuh temponya. Dengan demikian
penggunaan jurnal pembelian ini mendistribusikan pendebitan dengan dasar
waktu.

Gambar 2.8 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Jurnal Pembelian Berkolom

3) Register bukti kas keluar
Register bukti kas keluar dapat pula dipakai sebagai alat distribusi pembelian. Dalam
register bukti kas keluar disediakan kolomm-kolom sesuai dengan klasifikasi pokok biaya
dan persediaan. Setiap akhir bulan, dibuat rekapitulasi dari tiap kolom terseut untuk
kemudian di posting ke rekeing buku besar yang bersangkutan. Dari rekening buku besar
ini kemudian dibuat laporan yang di kehendaki.  

Gambar 2.9 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Register bukti kas keluar Berkolom

2. Metode rekening berkolom

Distribusi pendebitan dan transaksi pembelian dapat dilakukan dengan
menggunakan rekening berkolom. sumber informasi untuk posting ke dalam rekening
berkolom adalah register bukti kas keluar.

Gambar 2.10 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Rekening Berkolom

3. Metode rekening tunggal
Penggunaan rekening tunggal untuk mendistribusikan pendebitan yang timbul
dan transaksi pembelian dilakukan melalui prosedur berikut ini:
a Faktur yang telah disetujui untuk dibayar disortasi menurut klasifikasi yang
dikehendaki (misalnya menurut departemen)
b Dan faktur yang disertai tersebut dibuat pre-list tape
c Faktur tersebut kemudian diposting ke dalam rekening yang bersangkutan
(misalnya biaya menurut departemen).
d Laporan dibuat berdasarkan informasi yang terkumpul dalam rekening.

Gambar 2.11 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Register bukti kas keluar Berkolom
.
4. Metode tiket tunggal (unit ticket method)
Berdasarkan bukti kas keluar yang biasanya berupa media campuran (mixed
media) dibuat tiket tunggal (unit ticket) untuk setiap elemen klasifikasi yang tercantum
di dalamnya. Tiket tunggal ini kemudian direkap dan hasil rekapitulasinya dipakai
sebagai dasar posting ke dalam rekening control yang bersangkutan dalam buku
besar. Tiket tunggal ini kemudian diarsipkan menurut nomor rekening dalam
klasifikasi. Pada akhir bulan, dari arsip tiket tunggal ini dibuat rekap dan hasilnya
dicatat dalam summary strip. Summary strip inilah yang berfungsi sebagai laporan.

Gambar 2.11 Prosedur Distribusi Pembelian dengan Tiket Tunggal

5. Metode distribusi dengan komputer
Metode distribusi pendebitan yang timbul dan transaksi pembelian dengan
menggunakan komputer dilakukan dengan memberi kode transaksi yang terjadi
sesuai dengan klasifikasi yang diinginkan. Jika transaksi sudah diberi kode dengan
benar, proses sortasi akan dilakukan oleh komputer melalui program. Oleh karena itu
titik berat kegiatan distribusi pembelian terletak pada kerangka pemberian kode
terhadap transaksi pembelian dan pengeluaran kas. Jika misalnya pendebitan
rekening biaya yang terjadi akan diklasifikasikan menurut jenis (misalnya ada 50 jenis
biaya), pusat pertanggungjawaban yang dibagi menurut hirarki manajemen (misalnya
ada 4 jenjang manajemen) dan menurut jenis produk yang dihasilkan (da 25 jenis
produk), maka kerangka pemberian kode rekening dapat disusun sebagai berikut :

Setiap faktur pembelian atau bukti kas keluar akan diberi kode menurut
kerangka pemberian kode tersebut. Jika misalya faktur pembelian jasa iklan (jenis
biaya ke 28) dibebankan pada Departemen Pemasaran (dengan kode 4321), yang
dikeluarkan untuk produk (misalnya produk nomor 21), maka faktur pembelian
tersebut akan diberi kode debit 28432121 dan dicatat dengan komputer dengan
menggunakan kode itu.
Dengan kerangka (framework) pemberian kode ini, semua transaksi pembelian
dan pengeluaran kas yang menyangkut biaya akan diberi kode dengan kerangka
tersebut, sehingga arsip transaksi pembelian (purchase transaction file) yang berupa
pita magnetik hasil tun 1 dapat digunakan untuk meng-update arsip induk biaya, dan
selanjutnnya dengan run 2, arsip induk biaya dapat digunakan untuk menghasilkan
laporan biaya yang berupa :
a. Laporan biaya menurut jenisnya.
Dihasilkan dengan memerintahkan komputer melakukan sortasi 2 angka
pertama kode rekening biaya.
b. Laporan biaya menurut pusat pertanggungjawaban.
Dihasilkan dengan mensortasi dengan komputer 4 angka pada posisi kedua
kode rekening biaya.
c. Laporan biaya menurut produk.
Dihasilkan dengan melakukan sortasi arsip induk biaya menurut 2 angka
pada posisi terakhir dalam kode rekening biaya.

Jika diinginkan, komputer dapat digunakan untuk melakukan sortasi kombinasi

antara jenis biaya, pusat pertanggungjawaban dengan jenis produk.
 Bab 3
Penutup
.
Kesimpulan
Sistem akuntansi utang meliputi prosedur pencatatan utang dan prosedur
distribusi pembelian. Dalam makalah ini diuraikan sistem akuntansi retur pembelian
yang digunakan untuk melaksanakan transaksi pengembalian barang yang dibeli
kepada pemasok yang bersangkutan. Transaksi retur pembelian dicatat dengan
mendebit rekening utang dagang dan mengkredit rekening persediaan. Dengan
demikian buku pembantu yang terkait dengan transaksi retur pembelian adalah buku
pembantu utang dan buku pembantu persediaan.
Fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian adalah : fungsi pembelian,
gudang, pengiriman, akuntansi. Dokumen yang digunakan dalam sistem retur
pembelian adalah memo debit dan laporan pengiriman barang. Catatan akuntansi
yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian adalah jurnal retur
pembelian, kartu persediaan, dan kartu utang. Jaringan prosedur yang membentuk
sistem retur pembelian adalah prosedur perintah retur pembelian, prosedur
pengiriman barang kepada pemasok, dan prosedur pendebitan utang.
 Ada dua metode pencatatan utang : account payable dan voucher payable
procedure. Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat mutasi utang dalam
account payable procedure adalah kartu utang, jurnal pembelian dan jurnal
pengeluaran kas. Dalam voucher voucher payable procedure, voucher atau bukti kas
keluar merupakan dokumen sumber yang memiliki tiga fungsi yaitu :
a. Sebagai perintah kepada bagian kasa untuk melakukan pengeluaran kas
b. Sebagai pemberitahuan kepada kreditur mengenai tujuan pembayaran
c. Sebagai dokumen sumber pencatatan mutasi utang dan persediaan
Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedure dapat dibagi
menjadi dua macam :
1. One-time voucher procedure
a. One-time voucher procedure dengan dasar tunai.
b. One-time voucher procedure dengan dasar waktu.
2. Built up voucher procedure
Distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat transaksi pembelian dapat
dilakukan dengan lima metode
1. Metode jurnal berkolom atau metode spread sheet.
2. Metode rekening
berkolom 3. Metode rekening
tunggal
4. Metode tiket tunggal (unit ticket method)
5. Metode distribusi dengan komputer