KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa kami panjatkan karena atas
berkat, rahmat serta hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan makalah ini denagn
judul sistem informasi akuntansi utang.
Dalam penulisan malakah ini tentu tidak lepas dari bantuan berbagai pihak
yang terkait. Pada kesempatan ini kami berterima kasih kepada Ibu Astuti SE.
selaku dosen mata kuliah system informasi akuntansi yang selalu memberikan
pengarahan dan bimbingan, serta kepada para orangtua kami yang selalu tiada
henti memberikan dukungan dan doa yang tak pernah putus serta seluruh pihak
yang terkait yang telah membantu dalam penyusunan makalah ini.
Kami menyadari masih banyak kekurangan dalam menyusun laporan
observasi ini,dan berharap laporan ini dapat membantu dan berguna. kritik dan
saran kami harapkan demi sempurnanya laporan observasi ini.
Pematangsiantar, 10 oktober 2015

Penulis

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
System informasi pada saat ini diperlukan untuk menunjang jalannya
operasional sebuah perusahaan. Perkembangan zaman pada saat ini menuntut
sebuah perusahaan untuk memiliki sebuah system yang cukup canggih. System
informasi dibutuhkan untuk menghasilkan informasi yang falid dan akurat untuk
perusahaan sehingga akan mempermudah dan menghasilkan keuntungan bagi
sebuah perusahaan.
System informasi akuntansi dalam perusahaan sangat diperlukan dalam
jalannya operasional sebuah perusahaan. System informasi akuntansi sekarang ini
dibutuhkan oleh banyak bidang usaha guna membantu kelancaran bidang usaha
itu sendiri tidak hanya sekedar membantu untuk otomatisasi proses system pada
usaha tersebut, tetapi hingga pelaporan keuangan dan analisa pelaporan juga dapat
dilakukan, karena selain waktu yang lebih singkat yang dibutuhkan agar pelaporan
yang diterbitkan,ketepatan serta keakuratan juga sangat diperlukan guna
menunjang suatu laporan yang sangat baik. Sehingga system informasi akuntansi
yang baik diperlukan oleh suatu perusahaan untuk menghasilkan informasi yang
akurat dan falid.
Dalam operasional perusahaan system informasi akuntansi utang juga
sangat diperlukan terkait berhubungan dengan system akuntansi pembelian, kedua
system ini sangat erat terkait. Dalam sebuah perusahaan diperlukan system
akuntansi utang yang baik guna melihat bagaimana prosedur penjalanan utang,
retur pembelian, fungsi yang berjalan terkait system akuntansi utang. Akan tetapi
pada kenyataannya seringkali terdapat masalah pada jalannya system informasi
akuntansi karena belum optimalnya penerapan system akuntansi utang yang ada
dalam sebuah perusahaan. Seringkali terjadi masalah yang disebabkan karena
kurangnya pengoptimalan system akuntansi utang seperti kesulitan dalam menilai
kinerja pemasok,kesulitan dalam memonitoring adanya retur pembelian dan lainlain.

Oleh karena itu untuk lebih memahami tentang suatu system akuntansi utang
maka diadakan observasi langsung pada sebuah perusahaan perorangan Putra
Rigen di Karanganyar,Klego,Boyolali mengenai system akuntansi utang yang
diterapakan pada perusahaan tersebut.
Oleh karena itu untuk lebih memahami tentang suatu system akuntansi utang
maka diadakan observasi langsung pada sebuah perusahaan perorangan Putra
Rigen di Karanganyar, Klego, Boyolali mengenai system akuntansi utang yang
diterapakan pada perusahaan tersebut.
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana gambaran umum perusahaan perorangan Putra Rigen?
2. Bagaimana gambaran umum system akuntansi utang perusahaan Putra
Rigen?
3. Bagaimana evaluasi terkait system akuntansi utang yang dijalankan oleh
perusahaan perorangan Putra Rigen.
C. Tujuan
1. Mengidentifikasi gambaran umum perusahaan perorangan Putra Rigen.
2. Mengidentifikasi gambaran umum system akuntansi utang perusahaan
perorangan Putra Rigen.
3. Mengidentifikasi evaluasi terkait system akuntansi utang yang dijalankan
oleh perusahaan perorangan Putra Rigen.

BAB II
PEMBAHASAN

A. Sistem Retur Pembelian

Sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengembalian barang
yang sudah dibeli kepada pemasok. Karena adanya ketidakcocokan dengan
spesifikasi yang tercantum dalam surat order pembelian, barang mengalami
kerusakan dalam pengiriman yang dijanjikan oleh pemasok.
B. Fungsi Yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian adalah:
1. Fungsi Gudang
2. Fungsi Pembelian
3. Fungsi pengiriman
4. Fungsi Akuntansi
1. Fungsi Gudang. Bertanggung jawab untuk menyerahkan barang kepada
fungsi pengiriman, seperti yang tercantum dalam tembusan memo debet yang
diterima dari fungsi pembelian.
2. Fungsi Pembelian. Betanggung jawab untuk mengeluarkan memo debet
untuk retur pembelian.
3. Fungsi Pengiriman. Bertanggung jawab untuk mengirimkan kembali barang
kepada pemasok sesuai perintah retur pembelian dalam memo debet yang
diterima dari fungsi pembelian.
4. Fungsi Akuntansi. Bertanggung jawab untuk mencatat:
a. Transaksi retur penjualan dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum.

b. Bekurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian dalam kartu

persediaan.
c.

Berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam

arsip bukti kas keluar yang belum dibayar atau dalam kartu utang.

C. Dokumen Yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem retur pembelian adalah:
1. Memo Debit. Merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian yang
memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali
barang yang telah dibeli oleh perusahaan dan bagi fungsi akuntansi untuk
mendebit rekening utang karena transaksi retur pembelian.
2. Laporan Pengiriman Barang. Dokumen ini dibuat oleh fungsi pengiriman
untuk melaporkan jenis kuantitas barang yang dikirimkan kembali kepada
pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debet dari
fungsi pembelian.

D. Catatan Akuntansi Yang Digunakan

Untuk mencatat transaksi retur pembelian:
1. Jurnal Retur Pembelian Atau Penjulan Umum. Digunakan untuk mencatat
transaksi retur penjualan yang mengurangi jumlah persediaan dan utang
dagang.

2. Kartu Persediaan. Digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok

persediaan karena dikembalikannya barang yang telah dibeli kepada
pemasoknya.
3. Kartu Utang. Digunakan untuk mencatat berkurangnya utang kepada debitur
akibat pengembalian barang.

E. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Retur Pembelian

Sistem retur pembelian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1. Prosedur Perintah Retur Pembelian. Retur pembelian terjadi atas perintah
fungsi pembelian kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali
barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan (dalam sistem akuntansi
pembelian) kepada pemasok yang bersangkutan. Dokumen yang digunakan
adalah memo debit.
2. Prosedur Pengiriman Barang. Fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada
pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian yang tercantum dalam
memo debit.
3. Prosedur Pencatatan Utang. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa
dokumen-dokumen yang berhubungan dengan retur pembelian dan
menyelenggarakan pencatatan berkurangnya utang dalam kartu utang atau
mengarsipkan dokumen memo debet sebagai pengurang utang.

F. Unsur Pengendalian Intern

Unsur pokok pengendalian intern terdiri dari:
1. Organisasi

a. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi

Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, fungsi
pengiriman, fungsi pencatatan utang, fungsi akuntansi yang lain. Tidak ada
transaksi retur pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu
fungsi tersebut.
1. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
a. Memo debet untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian.
b. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi
pengiriman barang.
c. Pencatatan berkurangnya utang karena retur pembelian didasarkan pada
memo debet yang didukung dengan laporan pengiriman barang.
d. Pencatatan kedalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
2. Praktik yang Sehat
a. Memo debit untuk retur pembelian bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi pembelian.
b. Laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggung jawabkan oleh fungsi pengiriman.
c. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik
direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.

G. Bagan Alir (Flowchart) Sistem Retur Pembelian

Bagan alir sistem retur pembelian sebagai berikut:

Mener
Me
ima
Me
mb
baran
Bagian
Bagian
1
M
uat
gmb
dari
Pembel
Pengiri
2
uat
La
u
me
Bagia
ian
man
lapo
po
l
mo
n
ran
ra
a 56
de
Guda
npen&
i4
bit
3
ng
M2
1giri
mengi
1
5
e 2
Mem
pe
2ma
rimka
La
m 3 N
on Dikir
ne
nnya
po
o
ribarim N
4debit
ra
4 ke
ang
m
n
1
aa pem
1
d
n asok
pe
e
ba sbg
ne
bi
ra pack
ri
t
ng ing
m
slip
aa
n
Mem
ba
bandi
raSur
Bagia
Bagia
ngka
3
4
7
6n
nng at
n pen
Jurnal MUtang
2kuant
gan
e
itas
tar
L
L
M
M
m
dala
P
P
Jur
e
e
o
m
B
B
nal
m
m
LPB
L
ret
2
o
o
1 Mdgn
P
ur
emem
1 7 d
1
pe
Diki B 5
2
2N
m
e
o
mb
rim
d
d
b odebit
elia
ke
e
e
it 1
n
pe
b
b
1
ma
it
it
d
sok
e
b
it

H. Prosedur Pencatatan Utang

Men
giri
mka
Bagian
n
2
Gudan
bara
M
g
ng
e
ke
Km
Bagi
o
M
art
an
ue
Pen
3
m
gu
N
giri
d
o
da
man
e
ng
bi
3
t
d
e
bi
t

Me
Bagia
ngi
5
n si
Kartu
L
har
M
P
Perse
ega
B
pok
diaan
m

ook
per
L
M
1
Kar
sed
P
2
eiaa
tu
Arsi dB
m
per
n
p
e
o
6
sed
buk b
1
ti
it2iaa
kas n
d
kelu
e
ar
b
yg
it
bel
um
dib
aya
r

Prosedur pencatatan utang adalah prosedur sejak utang atau kewajiban perusahaan
timbul sampai dengan pencatatannya dalam perkiraan atau rekenig utang. Utang
muncul karena adanya pembelian barang atau jasa secara kredit. Karena itu sistem

akuntansi utang sangat terkait dengan prosedur pencatatan utang dan prosedur
distribusi pembelian. Prosedur pencatatan utang
Ada dua Account: Account payable procedure dan Voucher payable procedure.
1. Account Payable Procedure
Dokumen yang digunakan dalam account payable procedur adalah:
a. Faktur dari pemasok.
b. Kuwitansi tanda terim auang yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan
pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim pemasok, yang berisi keterangan
untuk pembayaran tersebut dilakukan.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam account payable procedure adalah:
a. Kartu Utang, digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap
kreditur.
b. Jurnal pembelian, digunakan untuk mencatat transaksi pembelian.
c. Jurnal pengeluaran kas, digunaakn untuk mencatat transaksi pembayaran
utang dan pengeluaran kas yang lain.
Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedure adalah
sebagai berikut :
Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar :
a. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian.
b. Informasi dalam jurnal pembelian kemudian di posting ke dalam kartu utang
diselenggarakan untuk setiap kreditur.
Pada saat jumlah dalam faktur dibayar:
a. Cek dalam jurnal pengeluaran kas.
b. Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang bersangkutan dengan
pembayaran utang diposting kedalam kartu utang.

2. Voucher Payable Procedures

Dokumen yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah:

Bukti kas keluar, Formulir ini mempunyai tiga fungsi :
a. Sebagai surat perintah kepada bagian kas untuk melakukan pengeluaran kas
sesuai yang tercantum didalamnya.
b. Sebagai pemberitahuan kepada kreditur mengenai tujuan pembayarannya
(sebagai remittance advice).
c. Sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau distribusi
lain.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah
sebagai berikut:
a. Register bukti kas keluar (voucher register).
b. Register cek (check register).

Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedures dapat

dibagi menjadi berikut:
a. One-Time Voucher Procedures
One-time voucher procedures dibagi menjadi dua bagian yaitu:
1) One-time voucher procedures dengan dasar tunai (cash basis)
Dalam procedure ini, faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi dari pemasok

disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh temponya.

3
Fakt 2
ur
1
dari
pem
asok
Jurnal
pengel
uaran
kas

Memb
T
uat
bukti
kas
keluar
Faktur
3
Bukti 2 3
kas
1
Dikirim
kelu N
ke
ar
kreditur
bersama
dgn cek

Faktur
disimpan
sementara
Pada
menunggu
saat
jatuh
jatuh
temponya
tempo

2) One-time voucher procedures dengan dasar waktu (accrual

basis). Dalam prosedur ini, pada saat faktur diterima oleh bagian
utang dari pemasok langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh
bagian utang, yang kemudian atas dasr dokumen ini dilakukan
pencatatan transaksi pembelian dalam register bukti kas keluar
(voucher register).
Mem
Fa
buat
ktu
bukti
r
kas
kelua
SO
da
3
r
riP2
Bu
3
ktipe
kamA
s as
1Fa
ok
3
kel
Bu 2ktu
ua
kti r
r
ka
1s 1
kel
ua
r

1
Men
gisi
cek

Reg
iste
r
buk
ti
kas
kelu
ar

Fa
3
2
Bu ktu
Ce
kti r
k ka
Re s 1
gis kel
ter uaDikir
N A
ce r im
ke
k
pem
asok

b. Build-Up Voucher Procedures

Dalam prosedur ini, satu set voucher dapat digunakan untuk
menampung lebih dari satu faktur pasok. Dalam prosedur ini, arsip
bukti kas keluar yang belum dibayar merupakan catatan utang yang
diselenggarakan atas dasar waktu (accrual basis).

Faktur

Faktur
Mencata
t faktur dari
dari
pema dalam pema
bukti kas sok
sok
keluar3
Bukti 2
kas
Arsip bukti
1
Bukti kas
A
kas keluar yg
kelu
keluar
belum dibayar
ar 2 3
diambil
merupakan
Bukti
dari arsip Regis
catatan utang
kas
pada ter
yg
1
saat akan bukti
diselenggarak
kelu Dikirim ke Bagian
dilakukan kas
atas dasar
ar
Kasa pada an
saat
pembaya kelua
waktu
bukti kas keluar
ran r
jatuh tempo

Distribusi Pembelian
Distribusi adalah prosedur peringkasan rincian yg tercantum dalam media
(faktur dari pemasok misalnya) dan pengumpulan total ringkasan tsb untuk
keperluan pembuatan laporan.
Distribusi pembelian adalah prosedur peringkasan pendebitan yg timbul
dari transaksi pembelian & pembayarannya untuk penyusunan laporan &
pencatatan dalam jurnal. Hampir semua debit dari transaksi pembelian
menyangkut persediaan & biaya.
Dalam perusahaan yg kecil, pendebitan yg timbul dari transaksi pembelian
terutama bersumber dari : jurnal pengeluaran kas.
Dalam perusahaan yg besar, pendebitan yg timbul dari transaksi pembelian
bersumber dari:

register bukti kas keluar (voucher register) atau jurnal pembelian , atau
dari

distribusi faktur yg diterima dari pemasok

Dalam perusahaan manufaktur, klasifikasi yg umum dipakai untuk pendebitan yg

timbul dari transaksi pembelian & pembayarannya sbb :
1. Untuk Bahan Baku
a. Jenis bahan baku
b. Produk yg menggunakan bahan baku tsb
c. Kombinasi diantara keduanya
2. Untuk Suku Cadang
a. jenis suku cadang
3. Untuk Biaya Yg Berasal Dari Pembelian Jasa
a. menurut jenis biaya
b. menurut fungsi atau pusat pertanggung-jawaban
c. kombinasi jenis & pusat pertanggung-jawaban
Metode Distribusi Pembelian
Metode distribusi:
1.
metode jurnal berkolom
4.
metode tiket tunggal
2.
metode rekening berkolom 5.
metode distribusi dgn komputer
3.
metode rekening tunggal
1.
Metode jurnal berkolom
a. jurnal pengeluaran kas
c.
register bukti kas keluar
b. jurnal pembelian
a.
jurnal pengeluaran kas
Fakt
urA
Jurnal
Pada
dari
pengel
Fakt
saat
pem
uaran
Jurnal
ur
faktur
asok
kas
Buku
pengeluaran
dari
jatuh
La
berkol
besar
kas
pem
tempo
por
om
berkolom
asok
an
merupakan
keu
alat
an
distribusi
ga
n

b.

jurnal pembelian

Fakt
Jurn
ur
al
dari
pem
pem
belia
asok
n

c.

2.

5.

Distribusi
pembelian
Buku
dilakukan atas
besar
dasar waktu
(accrual basis)

register bukti kas keluar

Regist
Bukti
er
Membuat
kas
bukti
rekapitula
kelua
kas
si register
r
keluar
bukti kas
Buku
Rekapit
keluar
pem
ulasi
bant
register
u
bukti
kas
keluar

Metode rekening berkolom

Bukti
kas
Registe
r keluar
bukti
kas
Reke
keluar
ning
berko
lom

La
por
an
keu
an
ga
n

Lap
ora
n
keu
ang
an

Lap
ora
n
keu
ang
an

Metode distribusi dgn komputer

Kerangka kode rekening biaya

Jenis Biaya

3.

4.

Metode tiket tunggal

Produk

Pusat
Pertanggungjawaban

Metode rekening tunggal

Fakt
Sort
ur
asi
fakt
ur
PreFaktur
Rek
Fakt
list
yg
urenin
Menjum
tape
disortasi
g
lah
menurut
tung
posting
klasifika
gal
Dibanding
dalam
si untuk
kan
rekenin
rekening
membuktik
g
Rekapi
tunggal
an
tunggal
tulasi
ketelitian
posting
posting ke
dalam
dalam
rekenin
rekening
g
tunggal
tunggal

La
po
ra
n
Buk
ke
u
ua
bes
ng
ar
an

Membu
atBukti
tiket
tunggal
kas
dari
kelu
bukti
ar
kas
Mem
Tiket
keluar
buat
tung
rekapi
gal
tulasi
tiket
tungg
Reka
al
pitula
si Post
tiket ing
tungg
al

Men
urut
nom
Buk or
u reke
bes ning
ar
N

Mem
Tiket
buat
tung
rekapi
gal
tulasi
tiket
tungg
Reka
al
pitula
si
Bukti
tiket
kas
tungg
kelu
al
ar

Pada
akhir
bulan
tiket
tunggal
diambil
dari
Summa
arsip
ry strip
berfung
si
sebagai
laporan