SISTEM AKUNTANSI

PEMBELIAN PADA PEREGRINE

Oleh Kelompok 1

Rafi Alwan Ramadhan 1711031028

Muhammad Husain 1711031042
Sandy Ade Saputra 1711031074
Andre Iansyah 1711031084
Deddy Rizaldi PP 1711031092

JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS LAMPUNG
2019
 KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang maha pengasih lagi maha
penyayang. Puji syukur atas kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat,
hidayah, dan inayah-Nya kepada kami. Sehingga kami dapat menyelesaikan
makalah tentang Sistem Akuntansi Pembelian pada Peregrine.
Makalah ini disusun agar pembaca dapat memperluas pengetahuan tentang
apa itu sistem akuntansi pembelian. Dalam penyusunan makalah ini, kami banyak
menghadapi kesulitan dan rintangan. Namun, kesulitan dan rintangan tersebut dapat
diatasi berkat ketekunan dan kesabaran kami serta bantuan dari berbagai pihak.
Untuk itu, sudah seharusnya pada kesempatan ini kami menghaturkan ucapan
terima kasih yang mendalam kepada semua pihak yang telah memberikan saran,
dukungan, dan bantuan selama proses penyelesaian makalah ini.
Dengan segala kerendahan hati, kritik dan saran yang konstruktif sangat
kami harapkan dari para pembaca guna untuk meningkatkan dan memperbaiki
pembuatan makalah pada tugas yang lain dan pada waktu mendatang.
Akhir kata, kami berharap semoga makalah ini dapat memberikan manfaat
maupun inspirasi bagi para pembaca.

Bandarlampung, April 2019

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .................................................................................................. i

DAFTAR ISI ................................................................................................................ ii
I. PENDAHULUAN .....................................................................................................3
1.1 Latar Belakang .....................................................................................................3
1.2 Rumusan Masalah ................................................................................................3
1.3 Tujuan ..................................................................................................................3
II. TEORI DAN PEMBAHASAN ...............................................................................4
2.1 Teori .....................................................................................................................4
2.1.1 Fungsi yang Terkait ..................................................................................................... 4
2.1.2 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian ............................. 5
2.1.3 Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen............................................................... 6
2.1.4Dokumen yang Digunakan............................................................................................ 7
2.1.5 Catatan Akuntansi yang Digunakan ............................................................................. 8
2.1.6 Unsur pengendalian internal ........................................................................................ 8
2.2 Pembahasan ........................................................................................................11
2.2.1 Fungsi yang Terkait pada Toko Peregrine ................................................................. 11
2.2.2 Prosedur Sistem Akuntansi Pembelian Toko Perregrine ........................................... 11
2.2.3 Dokumen yang digunakan ......................................................................................... 12
2.2.4 Unsur Pengendalian Internal Toko Perregrine ........................................................... 12
III. PENUTUP ............................................................................................................13
3.1 Kesimpulan ........................................................................................................13
3.2 Saran ...................................................................................................................13
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................14
LAMPIRAN ................................................................................................................15

ii
 I. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang

yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi
dua : pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok
dalam negeri, sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri.

Dan pada kesempatan kali ini,kelompok kami memilih Peregrine untuk

menganalisis bagaimana sistem akuntansi pembelian di Peregrine. Peregrine sendiri
merupakan salah satu perusahaan penyedia elektronik maupun furniture dengan
sistem pembayaran cash ataupun kredit. Dengan demikian pembeli dapat memiliki
barang elektronik ataupun furniture dengan cara membeli secara cash ataupun
mencicilnya.

1.2 Rumusan Masalah

a. Apa fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian?

b. Apakah jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian?
c. Bagaimana sistem otorisasi dan prosedur pencatatan pada Peregrine?

1.3 Tujuan

a. Untuk memahami fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi

pembelian.
b. Untuk mengetahui jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi
pembelian.
c. Untuk mengetahui sistem otorisasi dan prosedur pencatatan pada Peregrine.

3
 II. TEORI DAN PEMBAHASAN

2.1 Teori
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang
yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi
dua: pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok
dalam negeri, sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri.

2.1.1 Fungsi yang Terkait

1. Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk
mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada
digudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi
penerimaan.
2. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai
harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang,
dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3. Fungsi Penerimaan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis,
mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan
apakah barang tersebut dapat diterima atau tidak oleh perusahaan.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi
pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan utang
bertanggung jawab Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang
bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam register
bukti kas keluar untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas
keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang.
Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini:
a. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi
pembelian.
b. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagi pemasok.
c. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok
dan melakukan pemilihan pemasok.
d. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang
dipilih.
e. Fungsi penerimaan memeriksa dan menrima barang yang dikirim oleh
pemasok.

4
 f. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi
gudang untuk disimpan.
g. Fungsi penrimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi
akuntansi.
h. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar
faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang
timbul dari transaksi pembelian

2.1.2 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian

1. Prosedur permintaan pembelian

Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam
formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak
dimasukkan ke gudang, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan
pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan
pembelian.
2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan
penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai
harga barang dan syarat pembelian yang lain, untuk menentukan pemilihan
pemasok yang ditunjuk oleh perusahaan. Perusahaan memiliki wewenang dalam
pemilihan pemasok sehingga sistem akuntansi pembelian dibagi menjadi sebagai
berikut:
a. Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung
Pemasok dipilih langsung oleh fungsi pembelian, tanpa melalui penawaran
harga.
b. Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung
Pemilih pemasok dilakukan oleh fungsi pembelian, dengan terlebih dahulu
dilakukan pengiriman permintaan penawaran harga kepada paling sedikit tiga
pemasok dan didasarkan pada pertimbangan harga penawaran dari para
pemasok.
c. Sistem akuntansi pembelian dengan lelang
Pemilih pemasok dilakukan oleh panitia lelang yang dibentuk, melalui lelang
yang diikuti oleh pemasok yang jumlahnya terbatas. Pemilihan pemasok
dengan lelang dilakukan melalui beberapa tahap berikut ini:
1) Pembuatan rerangka acuan yang berisi uraian rinci jenis, spesifikasi dan
jumlah barang yang akan dibeli melalui lelang.
2) Pengiriman rerangka acuan kepada para pemasok untuk kepentingan
pengajuan penawaran harga.

5
 3) Penjelasan kepada para pemasok mengenai rerangka acuan tersebut.
4) Penerimaan penawaran harga dengan dilampiri berbagai persyaratan
lelang oleh para pemasok dalam amplop tertutup.
5) Pembukaan amplop penawaran harga oleh panitia lelang di depan. para
pemasok.
6) Penetapan pemasok yang dipilih (pemenang lelang) oleh panitia lelang.

3. Prosedur order pembelian

Fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang
dipilih dan memberitahukan kepada unit- unit organisasi lain dalam
perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh
perusahaan.
4. Prosedur penerimaan barang
Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan
mutu barang yang diterima oleh pemasok, dan kemudian membuat laporan
penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok
tersebut.
5. Prosedur pencatatan utang
Fungsi akuntansi memeriksa dokumen- dokumen yang terkait dengan
pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur
dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan
dokumen sumber sebagai catatan utang.
6. Prosedur distribusi pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi akun yang didebit dari transaksi pembelian
untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

2.1.3 Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen

1. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali

(reorderpoint).
2. Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok.
3. Order pemebelian yang telah dipenuhi oleh pemasok.
4. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu.
5. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu.
6. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian

6
2.1.4Dokumen yang Digunakan

1. Surat permintaan pembelian

Formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk
meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang. Surat permintaan
pembelian biasanya dibuat dua lembar untuk setiap permintaan, satu untuk
fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta
barang.
2. Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang
pengadaannya tidak bersifat berulang (tidak repetitif), yang menyangkut
jumlah rupiah pembelian yang besar.
3. Surat order pembelian
Dokumen ini digunkan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah
dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai
berikut:
1) Surat order pembelian. Dokumen ini merupakan lembar pertama
yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi perusahaan.
2) Tembusan pengakuan oleh pemasok. Tembusan surat ini sebagai
bukti telah disetujuinya order pembelian dan ditanda tangani oleh
pemasok.
3) Tembusan bagi unit peminta barang. Tembusan ini dikirimkan
kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang diminta
telah dipesan.
4) Arsip tanggal penerimaan. Tembusan ini disimpan oleh fungsi
pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan.
5) Arsip pemasok. Tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian
menurut nama pemasok.
6) Tembusan fungsi penerimaan. Tembusan ini dikirim ke fungsi
penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang sesua
dengan yang tercantum dalam dokumen.
7) Tembusan fungsi akuntansi. Tembusan ini dikirim ke fungsi
akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang
timbul dari transaksi pembelian.
4. Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa
barang yang diterima dari pemasok telah sesuai dengan yang tercantum
dalam surat order pembelian.
5. Surat perubahan order pembelian

7
 Dokumen ini digunakan oleh perusahaan untuk memberitahukan kepada
pemasok secara resmi apabila ada perubahan terhadap isi surat order
pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan.
6. Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi
pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas
untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi
sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud
pembayaran.

2.1.5 Catatan Akuntansi yang Digunakan

1. Register bukti kas keluar (voucher register), digunakan jika dalam

pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure
untuk mencatat transaksi pembelian.
2. Jurnal pembelian, digunakan jika dalam pencatatan utang perusahaan
menggunakan account payable procedure untuk mencatat transaksi
pembelian.
3. Kartu utang, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang jika
perusahaan menggunakan account payable procedure dalam pencatatan
utang.
4. Kartu persediaan, digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang
dibeli oleh perusahaan.

2.1.6 Unsur pengendalian internal

1. Organisasi
a. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan, Pemisahan
dilakukan untuk menciptakan pengecekan intern dalam pelaksanaan
transaksi pembelian. Untuk menjamin bahwa barang yang dikirim oleh
pemasok sesuai dengan barang yang dipesan oleh fungsi pembelian.
b. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi, fungsi akuntansi
harus dipisahkan dari fungsi pembelian dimaksudkan untuk menjaga aset
perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.
c. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan, pemisahan
dua fungsi tersebut dilakukan untuk memisahkan masing-masing kegiatan
kepada fungsi yang ahli dalam bidangnya.
d. Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau satu fungsi, hal
ini harus dilakukan dalam melaksanakan kegiatan pokok perusahaan
supaya setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta pengecekan
intern.
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

8
a. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang
yang disimpan dalam gudang, atau oleh kepala fungsi pemakai barang
untuk barang yang langsung pakai.
b. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang
lebih tinggi.
c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan.
d. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi dan pejabat yang lebih
tinggi. Dalam transaksi pembelian, fungsi akuntansi menerima berbagai
dokumen dari berbagai sumber berikut ini: Copy surat order dari fungsi
pembelian, copy laporan penerimaan dari fungsi penerimaan dan faktur
dari pemasok.
e. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen
sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang tepat.
f. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan
yang diberikan wewenang untuk melaksanakannya.
3. Praktik yang sehat
a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak.
b. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari
berbagai pemasok.
c. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini
telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
d. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari
pemasok dengan cara menghitung dan memeriksa barang tersebut dan
membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
e. Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian
dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk
dibayar.
f. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik
direkonsiliasi dengan akun kontrol utang dalam buku besar.
g. Pembayaran faktur dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna
mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
h. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh
fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok

10
2.2 Pembahasan
2.2.1 Fungsi yang Terkait pada Toko Peregrine
a. Fungsi Gudang
Fungsi gudang pada toko peregrine ini yaitu selalu mengecek ketersedian barang
pada gudang dan juga mengajukan permintaan pembeliaan pesediaan kepada toko.
Dan setelah toko melakukan pembelian persediaan, fungsi gudang mengecek dan
mencatat persediaan barang yang mereka simpan di gudang.
b. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian pada toko peregrine yaitu melakukan pembelian persediaan
barang atas informasi yang diperoleh dari bagian gudang. Kemudiaan menentukan
harga barang yang akan dibeli dan melakukan pembelian kepada supplier.
c. Fungsi penerimaan
fungsi penerimaan dalam toko peregrine berfungsi untuk selalu melakukan
pengecekan barang yang telah di beli oleh bagian pembelian sebelum disimpan di
gudang. Jadi setelah menerima barang pemebelian, bagian penerimaan juga
mencatat jumlah barang yang diterima dan mengecek kondisi barang apakah
masih dalam kondisi yang baik atau tidak.
d. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi pada toko peregrine sama dengan fungsi akuntansi pada toko-
tokok atau perusahaan lain yaitu, selalu mencatat setiap terjadinya transaksi

2.2.2 Prosedur Sistem Akuntansi Pembelian Toko Perregrine

a. Prosedur Permintaan Pembelian
Pada prosedur ini dilakukan oleh bagian gudang yanitu mengecek ketersidiaan
barang yang ada di gudang, jika harus melakukan pembelian barang maka bagian
gudang harus membuat surat permintaan pembelian pada bagian pembelian toko
peregrine
b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Pada prosedur ini toko Perregrine menggunakan system akuntansi pembelian
dengan pengadaan langsung, yaitu pemasok dipilih secara langsung oleh bagian
pembelian tanpa melalui penawaran harga.

c. Prosedur penerimaan barang

Pada prosedur ini bagian penerimaan barang sebelum menyerahkan kepada bagian
gudang, terlebih dahulu mengecek kondisi dan jumlah barang yang diterima

11
2.2.3 Dokumen yang digunakan
a. Surat permintaan pembelian
b. Surat order pembelian
c. Laporan penerimaan barang
d. Bukti kas keluar
2.2.4 Unsur Pengendalian Internal Toko Perregrine
a. Organisasi
Toko peregrine telah membagi setiap bagian dalam kegiatan tokonya, mulai dari
bagian gudang, penrimaan, pembelian, dan akuntansinya. Dan juga setiap barang
yang diterima selalu di cek kondisi dan jumlahnya apakah sesuai dengan surat
order pembeliannya, sehinng nantinya tidak terjadi kesalahan dalam membuat
kartu persediaannya.
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Setiap bagian pada system di Toko Perregrine mempunyai tugas dan fungsinya
masing-masing, sehingga memperkecil terjadinya kesalahan dan kecurangan
dalam system tersebut. Dari mulai permintaan pembelian oleh bagian gudang,
melakukan pembelian oleh bagian pembelian, menerima barang yang telah dibeli
oleh bagian pembelian pada bagian penerimaan, serta menyimpan pembelian
sebagai persedian di gudang, semua itu sudah dipisahkan satu dengan lainnya.
c. Praktik Yang Sehat
Selama terjadi proses transaksi dalam system pemebial dari bagian gudang sampai
kembali ke bagian gudang lagi itu semua berdasarkan surat formulir atau faktur
yang berangkap yang dipeganmg oleh masing-masing bagian sehingga masing-
masing bagian memliki catatan yang sama

12
 III. PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Toko Perregrine yang merupakan salah satu toko electronic dan furniture di
Bandarlampung sudah menggunakan sitem akuntansi pembelian dengan baik.
Sistem akuntansi pembelian yang digunakan sudah dilaksanakan dan berhasil
terwujudnya sistem akuntansi yang baik. Semua bagian dalam sistem akuntansi
pada toko Perregrine telah dipisahkan sehingga meminimalisir terjadinya
kecurangan dalam berjalannya sistem akuntansi tersebut.

3.2 Saran
Dengan perkembangan zaman sekarang terutama di bidang teknologi, toko
Perregrine harus terus berinovasi dari segi sitem akuntansinya agar dapat lebih
mempermudah dah lebih optimal dari pelaksanaan sistem akuntansi pembelian.
Karena sistem akuntasi tersebut masih bisa dikembangkan lebih tinggi lagi dengan
teknologi yang sekarang juga sudah berkembang pesat. Sehingga semua itu dapat
meningkatkan nilai toko perusahaan peregrine.

13
 DAFTAR PUSTAKA

Mulyadi. (2018). Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.

14
LAMPIRAN

15
16