SIKLUS PEMBELIAN
DISUSUN OLEH :
DOSEN PENGAMPU:
Tuah Panjaitan,S.Pd.,M.Si
1
DAFTAR ISI
COVER 1
DAFTAR ISI 2
KATA PENGANTAR 3
BAB I PENDAHULUAN 4
BAB II PEMBAHASAN 6
3.1 Kesimpulan 20
DAFTAR PUSTAKA 21
2
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr Wb
Segala puji dan syukur kami ucapkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan
karunianya yang telah di limpahkan sejak mencari ide, menyusun, hingga kami dapat
menyelesaikan makalah ini tepat pada waktu yang telah ditentukan.
Makalah ini tidak akan terwujud tanpa ada pengarahan, bimbingan serta kerja sama dari
semua pihak yang telah turut membantu dalam menyelesaikan makalah ini. Sesungguhnya kami
menyadari makalah ini masih banyak kekurangan. Oleh karena itu, untuk perbaikan dan
menyempurnakan makalah ini, kritik dan saran yang bersifat membangun sangat di harapkan.
Semoga makalah ini dapat berguna dan bermanfaat bagi yang berkepentingan dan khususnya
untuk para mahasiswa agar dapat menjadi referensi dalam pengembangan ilmu pengetahuan
terutama bagi mahasiswa yang menempuh mata kuliah Manajemen Akutansi.
3
BAB I
PENDAHULUAN
Fungsi pembelian sering dianggap sebagai yang paling penting dan berpengaruh, bahkan
bisa dikatakan sebagian besar proses bisnis berasal dari kegiatan pembelian. Alasan yang sangat
fundamental untuk membahas fungsi pembelian ialah karena dalam bidang ini pemborosan
mudah terjadi, baik karena perilaku yang disfungsional maupun karena kurangnya pengetahuan
dalam berbagai aspek pembelian bahan, sarana, prasarana dan suku cadang yang diperlukan
perusahaan.
Bagaimana cara sebuah perusahaan dalam mengendalikan strategi pengadaan barangnya
akan mempunyai pengaruh langsung terhadap bagaimana perusahaan tersebut menjalankan
bisnisnya. Pembelian yang baik juga perlu menjadi perhatian untuk organisasi-organisasi non
profit dan pemerintah. Berbagai tekanan yang berkaitan dengan kurangnya dana yang tersedia
dan besarnya biaya, mendorong organisasi-organisasi tersebut untuk beroperasi seefisien
mungkin dengan biaya seminimum mungkin.
Dengan demikian, apapun jenis dan ukuran perusahaannya, pembelian yang dilaksanakan
dengan ekonomis dan efektif amat diperlukan dalam upaya mencapai kondisi perusahaan yang
sehat karena pembelian merupakan kegiatan yang memerlukan pengerahan sumber daya dalam
jumlah besar. Banyak perusahaan saat ini membuat bisnis di Indonesia semakin berkembang.
Semakin berkembangnya suatu perusahaan, maka semakin beragam pula masalah yang akan
dihadapi kedepannya. Maka dari itu, para pelaku bisnis harus lebih kreatif dalam
mengembangkan bisnisnya. Perusahaan yang ingin tetap bertahan dalam dunia usaha harus
menjalankan strategi bisnis yang tepat untuk setiap operasi yang dilakukannya.
4
1.2. Rumusan Masalah
5
BAB II
PEMBAHASAN
Siklus pembelian adalah suatu kegiatan atau transaksi pembelian, baik itu secara tunai maupun
kredit dalam suatu organisasi. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian berarti suatu sistem
pembelian atau suatu sistem transaksi untuk mendapatkan barang-barang baik secara kredit
maupun secara tunai di dalam suatu organisasi / perusahaan yang merupakan kombinasi dari
orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan
untuk mendapatkan jalur komunikasi yang penting, memberi sinyal kepada management dan
menyediakan suatu dasar informasi pembelian untuk pengambilan keputusan yang cerdik.Dalam
pembahasan kali ini, siklus pembelian terdiri atas :
Fungsi Gudang
6
Fungsi Pembelian
Fungsi Penerimaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan
pemriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima pemasok guna menentukan
dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab
untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari retur penjualan.
Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan
fungsi pencatatan persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang
bertanggung jawab untukmencatat transaksi pembelian kedalam registrasi bukti kas keluar untuk
menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan
utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk
mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.
Dokumen ini erupakan formulir yang diisi oleh fungsi guddang atau fungsi pemakai barang
untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan
mutuseperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2
lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk
arsip fungsi yang meminta barang.
Dokumen ini digunakanuntuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya
tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
7
c. Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunkan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima
dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi,mutu, dan kuantitas seperti tercantum dalam
surat order pembelian.
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya
diterbitkan. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan
menggunakan surat perubahan order pembelian.
Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang
kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur
mengenai maksud pembayaran.
4. Prosedur Pembelian
A. Pembelian Kredit
a. Prosedur:
1) Bagian Gudang yang biasanya membutuhkan barang, membuat SPP (Surat Permintaan
Pembelian) rangkap 2. Lembar 1 dikirim ke Bagian Pembelian, dan lembar 2 disimpan oleh
Bagian Gudang sebagai arsip.
2) Bagian Pembelian menerima SPP lembar 1 dari Bagian Gudang. Berdasarkan SPP lembar
1, maka Bagian Pembelian membuat SPPH.
3) SPPH tersebut dikirimkan ke Bagian Supplier. Dan Supplier membuat SPH. SPH tersebut
dikirimkan ke Bagian Pembelian. Berdasarkan SPH tersebut. Bagian Pembelian membuat SDP
(Surat Daftar Pembelian) dikirim ke Pimpinan untuk mendapat persetujuan.
8
4) Jika Pimpinan menyetujui SDP tersebut, maka SDP yang telah disetujui dikirimkan
kembali ke Bagian Pembelian. Jika tidak, maka kembali ke transaksi awal.
5) Berdasarkan SDP yang sudah disetujui, Bagian Pembelian membuat SOP (Surat Order
Pembelian) rangkap 4. Lembar ke-1dikirim kepada Supplier. Lembar ke-2 dikirim ke Bagian
Keuangan. Lembar ke-3 dikirim ke Bagian Gudang dan lembar ke-4 disimpan sebagai arsip.
6) Supplier menerima SOP lembar ke-1 dari Bagian Pembelian. Kemudian Supplier membuat
faktur rangkap 2. Lembar ke-1 dikirim beserta barang pesanan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-
2 disimpan sebagai arsip.
7) Bagian Pembelian menerima faktur beserta barang pesanan dari Supplier. Kemudian,
faktur dan barang dikirim ke Bagian Gudang.
berdasarkan SOP lembar ke-3 dan membuat LPB (Laporan Penerimaan Barang) rangkap 3.
Lembar ke-1 dikirimkan ke Bagian Pembelian Lembar ke-2 dan faktur dikirim ke Bagian
Keuangan. Dan lembar ke-3 disimpan sebagai arsip.
9) Bagian Keuangan menerima SOP lembar ke-2, Faktur serta LPB lembar ke-2 dari Bagian
Gudang.
10) Berdasarkan SOP lembar ke-2, Faktur dari Bagian Pembelian serta LPB lembar ke-2, Bagian
Keuangan membuat Laporan Pembelian Kredit (LPK) rangkap 2. Lembar pertama diserahkan ke
Pimpinan dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.
1. Bagian Gudang
• Membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) rangkap 2: lembar pertama dikirim ke Bagian
Pembelian, lembar ke dua disimpan sebagai arsip.
9
⚫ Berdasarkan SOP dan Faktur yang diterima dari Bagian Pembelian, membuat Laporan
Penerimaan Barang (LPB) rangkap 3: lembar pertama dikirim ke Bagian Pembelian, lembar ke
dua ke Bagian Keuangan, dan lembar ke tiga disimpan sebagai arsip.
2. Bagian Pembelian
⚫ Berdasarkan SPP, membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) yang dikirim ke
Supplier.
• Berdasarkan SPH, membuat Surat Daftar Pembelian (SDP) yang dikirim ke Pimpinan.
rangkap 4: lembar pertama dikirim ke supplier, lembar ke dua dikirim ke bagian keuangan,
lembar ke tiga dikirim ke bagian gudang, dan lembar ke empat disimpan sebagai arsip.
⚫ Menerima Faktur beserta Barang dari Supplier, kemudian mengirimkannya ke bagian Gudang.
3. Pimpinan
4. Supplier
10
⚫ Berdasarkan SOP, membuat Faktur rangkap 2: lembar satu dikirim
5. Bagian Keuangan
⚫ Berdasarkan SOP dan LPB serta Faktur, membuat Laporan Pembelian Kredit (LPK)rangkap
2: lembar pertama dikirim ke pimpinan, dan lembar ke dua disimpan sebagai arsip.
11
B. Pembelian Tunai
a. Prosedur:
1) Bagian Gudang yang biasanya membutuhkan barang, membuat SPP (Surat Permintaan
Pembelian) rangkap 2. Lembar 1 dikirim ke Bagian Pembelian, dan lembar 2 disimpan oleh
Bagian Gudang sebagai arsip.
2) Bagian Pembelian menerima SPP lembar 1 dari Bagian Gudang. Berdasarkan SPP lembar 1,
maka Bagian Pembelian membuat SPPH.
3) SPPH tersebut dikirimkan ke Bagian Supplier. Dan Supplier membuat SPH. SPH tersebut
dikirimkan ke Bagian Pembelian. Berdasarkan SPH tersebut, Bagian Pembelian membuat SDP
(Surat Daftar Pembelian) dikirim ke Pimpinan untuk mendapat persetujuan
4) Jika Pimpinan menyetujui SDP tersebut, makaSDP yang telah disetujui dikirimkan kembali ke
Bagian Pembelian. Jika tidak, maka kembali ke transaksi awal.
5) Berdasarkan SDP yang sudah disetujui, Bagian Pembelian membuat SOP (Surat Order
Pembelian) rangkap 4. Lembar ke-1 dikirim kepada Supplier. Lembar ke-2 dikirim ke Bagian
Keuangan. Lembar ke-3 dikirim ke Bagian Gudang dan lembar ke-4 disimpan sebagai arsip.
6) Supplier menerima SOP lembar ke-1 dari Bagian Pembelian. Kemudian Supplier membuat
faktur rangkap 2. Lembar ke-1 dikirim beserta barang pesanan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-
2 disimpan sebagai arsip.
7) Bagian Pembelian menerima faktur beserta barang pesanan dari Supplier. Kemudian, faktur
dan barang dikirim ke Bagian Gudang.
8) Bagian Gudang menerima barang dan mencatat barang masuk berdasarkan SOP lembar ke-3
dan membuat LPB (Laporan Penerimaan Barang) rangkap 3. Lembar ke-1 dikirimkan ke Bagian
Pembelian. Lembar ke-2 dan Faktur dikirim ke Bagian Keuangan. Dan lembar ke-3 disimpan
sebagai arsip.
9) Bagian Keuangan menerima SOP lembar ke-2 dan, Faktur serta LPB lembar ke-2 dari Bagian
Gudang.
12
10) Berdasarkan SOP lembar ke-2, Faktur dari Bagian Pembelian serta LPB lembar ke-2, Bagian
Keuangan melakukan pembayaran kepada Bagian Supplier.
11) Bagian Supplier menerima uang dari Bagian Keuangan. Supplier membuat Faktur Lunas
rangkap 2. Lembar ke-1 dikirmkan ke Bagian Keuangan dan lembar ke-2 disimpan sebagai arsip.
12) Bagian Keuangan menerima faktur lunas. Berdasarkan faktur lunas tersebut, Bagian
Keuangan membuat Laporan Pembayaran Tunai rangkap 2. Lembar ke-1 dikirimkan ke
Pimpinan dan lembar ke-2 disimpan sebagai arsip.
1. Bagian Gudang
• Membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) rangkap 2: lembar pertama dikirim ke bagian
pembelian, lembar ke dua disimpan sebagai arsip.
• Berdasarkan SOP dan Faktur yang diterima dari Bagian Pembelian, membuat Laporan
Penerimaan Barang (LPB) rangkap 3:lembar pertama dikirim ke bagian pembelian, lembar ke
dua kebagian keuangan, dan lembar ke tiga disimpan sebagai arsip.
2. Bagian Pembelian
⚫ Menerima Surat Penawaran Harga (SPH) dari Supplier. Berdasarkan SPH, membuat Surat
Daftar Pembelian (SDP) yang dikirim ke Pimpinan
13
⚫ Berdasarkan SDP ACC, membuat Surat Order Pembelian (SOP) rangkap 4: lembar pertama
dikirim ke supplier, lembar ke dua dikirim ke bagian keuangan, lembar ke tiga dikirim ke bagian
gudang, dan lembar ke empat disimpan sebagai arsip
⚫ Menerima Faktur beserta Barang dari Supplier, kemudian mengirimkannya ke bagian Gudang
3. Pimpinan
4. Supplier
Lembar satu dikirim beserta Barang ke Bagian Pembelian, dan Lembar ke dua sebagai arsip
Menerima uang / pembayaran dari Bagian Pembelian, kemudian membuat faktur lunas rangkap
2: Lembar pertama dikirim ke Bagian Keuangan, dan lembar ke dua disimpan sebagai arsip
5. Bagian Keuangan
Menerima faktur lunas dari supplier, berdasarkan faktur lunas membuat laporan pembelian
tunai(LPT) rangkap 2: lembar 1dikirim ke pimpinan, dan lembar ke dua disimpan sebagai arsip
14
Flowchart Siklus Pembelian Tunai:
15
16
7. Informasi Yang Dihasilkan Dalam Siklus Pembelian
menghasilkan ragam informasi yang dapat membantu perusahaan untuk mengambil keputusan.
Berikut beberapa informasi yang mestinya bisa
17
2.2. SIKLUS PENGELUARAN
Siklus Pengeluaran (Spending cycle atau expenditure cycle) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan
operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran
barang dan jasa.
2. Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah valid
dan benar.
4. Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan benar.
6. Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di dalam
buku besar utang usaha.
7. Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang sudah
diotorisasi.
8. Menyiapakan seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang berhubungan
dengan barang atau jasa yang diperoleh.
18
Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari :
19
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Setelah memahami seluk beluk siklus pembelian dalam sistem informasi akuntansi, beberapa
kesimpulan yang dapat diambil antara lain:
1. Siklus pembelian sangat penting dalam sistem informasi akuntansi karena mempengaruhi
laporan keuangan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan harus memastikan bahwa
siklus ini dijalankan dengan baik dan terdokumentasi dengan benar.
2. Tahapan dalam siklus pembelian meliputi permintaan pembelian, pengajuan pesanan
pembelian, penerimaan barang/jasa, faktur pembelian, pembayaran dan pemrosesan
dokumen. Setiap tahapan ini harus dijalankan dengan cermat dan hati-hati.
3. Sistem informasi akuntansi dapat membantu memudahkan pengelolaan siklus pembelian,
seperti melalui modul pembelian dalam sistem ERP. Namun, perusahaan harus
memastikan bahwa sistem yang digunakan dapat dipercaya dan sesuai dengan kebutuhan
perusahaan.
4. Pengendalian internal dalam siklus pembelian sangat penting untuk mencegah fraud atau
kecurangan, seperti pembelian barang/jasa yang tidak diperlukan atau pembelian dengan
harga yang terlalu tinggi. Oleh karena itu, perusahaan harus memiliki kebijakan dan
prosedur yang jelas untuk mengelola siklus pembelian dengan baik.
5. Audit internal dan eksternal dapat membantu memastikan bahwa siklus pembelian
dijalankan dengan baik dan memenuhi standar akuntansi yang berlaku. Oleh karena itu,
perusahaan harus bekerja sama dengan auditor untuk memastikan bahwa semua transaksi
pembelian tercatat dengan benar dan terdokumentasi dengan baik.
20
BAB IV
DAFTAR PUSTAKA
21