MAKALAH

SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN

Disusun guna memenuhi tugas mata kuliah

Sistem Akuntansi

Dosen Pengampu
Erwan Sutrisno, S..E., M.M.

Oleh :

Kelompok 7

Bella Winda Wiguna Seleon (201111014)

Devi Septiani (201111019)

Kelas ASA20
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kita panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Pengasih dan Maha Penyayang,
karena atas segala karunia, rahmat, dan berkat-Nya, penyusun dapat Menyusun makalah
berjudul “Sistem Akuntansi Pembelian” hingga selesai. Tujuan pembuatan makalah ini untuk
memenuhi tugas mata kuliah “Sistem Akuntansi” serta memahami tentang sistem akuntansi
pembelian”

Penulis menyadari sepenuhnya, bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, karena
makalah ini masih memiliki kekurangan. Walaupun belum sempurna dari apa yang penulis
tuangkan dalam makalah ini, tapi hal tersebut merupakan hasil terbaik yang dapat penulis
berikan kepada para pembaca.

Penulis berharap semoga makalah ini memberikan manfaat untuk peningkatan

pembelajaran. Kritik dan saran senantiasa penulis nantikan demi penyusunan makalah ini.

Yogyakarta 14 November 2022

Kelompok 7
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar .....................................................................................................

Daftar Isi ................................................................................................................

BAB 1 : PENDAHULUAN ...................................................................................

1.1 Latar Belakang ..................................................................................................

1.2 Tujuan ...............................................................................................................
1.3 Sasaran ..............................................................................................................

BAB 2 : PEMBAHASAN......................................................................................

2.1 Pengertian Sistem Akuntansi ............................................................................

2.2 Sistem Akuntansi Pembelian ............................................................................

BAB 3 : PENUTUP ...............................................................................................

3.1 Kesimpulan .......................................................................................................

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................

 BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Dalam SIA siklus-siklus pemrosesan transaksi salah satunya adalah siklus

Pengeluaran yaitu kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari
entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan. Salah satu bagian dari
siklus pengeluaran adalah pembelian. Baik itu pembelian bahan baku untuk jenis perusahaan
manufaktur atau pembelian produk untuk jenis perusahaan dagang. Transaksi pembelian
melibatkan bagian-bagian permintaan (Gudang), pembelian, penerimaan, hutang dagang dan
pengeluaran kas system aplikasi pembelian mencakup prosedur permintaan pembelian,
prosedur order pembelian, prosedur penerimaan barang, prosedur pencatatan penerimaan
barang dan prosedur pencatatan pembayaran. Semua prosedur harus dijalankan secara efektif
dan efisien untuk melaksanakan suatu system pembelian yang baik.

1.2 TUJUAN
Tujuan utama penyusunan system akuntansi pembelian adalah sebagai berikut :

a. Untuk menjamin tersedianya informasi yang tepat guna, terpercaya dan tepat waktu
b. Untuk meningkatkan system pengendalian intern yang berkaitan dengan pembelian
c. Untuk mengatur cara-cara dalam melakukan semua pembelian, baik barang, maupun
jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
d. Dengan sistem pembelian yang baik, maka perusahaan dapat melakukan control
terhadap setiap kegiatan pembelian, sehingga perusahaan dapat terhindar dari kerugian
dengan adanya pembelian fiktif yang mungkin saja dilakukan oleh pihak-pihak tertentu
perusahaan.
1.3 SASARAN

Makalah ini disusun sebagai materi pembelajaran untuk memberikan pemahaman

tentang sistem akuntansi pembelian meliputi Transaksi pembelian, beberapa fungsi yang
terkait dalam sistem akuntansi pembelian, antara lain fungsi Gudang, fungsi pembelian, fungsi
penerimaan dan fungsi akuntansi. Masing-masing fungsi mempunyai tanggung jawab yang
berbeda. Fungsi Gudang bertanggungjawab mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan
posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang diterima oleh fungsi
penerimaan, fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memeroleh informasi mengenai harga
barang, menentukan pemasok dan mengeluarkan order. Fungsi penerimaan bertanggungjawab
melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari
pemasok, sedangkan dalam fungsi akuntansi, terdapat 2 fungsi yaitu fungsi pencatatan uang
dan fungsi pencatatan persediaan yang masing-masing memiliki tanggung jawab yang berbeda,
fungsi pencatat uang bertanggung jawab mencatat transaksi pembelian ke register bukti kas
keluar dan untuk fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok
persediaan ke dalam kartu persediaan.
 BAB 2
PEMBAHASAN

2.1 PENGERTIAN SISTEM AKUNTANSI

Dalam perusahaan kebutuhan akan informasi merupakan sumber daya vital bagi
kelangsungan hidup organisasi bisnis kontemporer. Setiap hari dalam dunia bisnis, arus
informasi dalam jumlah yang sangat besar mengalir ke pengambil keputusan dan pemakai
lainnya untuk memenuhi berbagai kebutuhan internal. Selain itu, informasi mengalir keluar
dari organisasi ke pemakai eksternal, seperti pelanggan, pemasok, dan para stakeholders yang
memiliki kepentingan terhadap perusahaan.

Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak intern maupun ekstern perusahaan,
maka disusunlah system akuntansi. System ini direncanakan untuk menghasilkan informasi
yang berguna bagi pihak intern dan ekstern. System akuntansi ini dapat disusun oleh
perusahaan baik secara manual ataupun dapat diproses dengan menggunakan mesin-mesin,
Adapun beberapa definisi mengenai system dan prosedur sebagai berikut :

Menurut Bodnar dan Hopwood (2003:1) mendefinisikan akuntansi sebagai berikut :

“Akuntansi sebagai suatu system informasi, mengidentifikasi, mengumpulkan dan
mengkomunikasikan informasi ekonomis mengenai suatu badan usaha kepada berbagai pihak.”

Menurut Soemarso (2004:14) akuntansi dapat didefinisikan sebagai berikut : “Proses

mengidentifikasikan, mengatur dan melaporkan informasi-informasi ekonomi untuk
memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang
menggunakan informasi tersebut.”

Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa akuntansi suatu system yang dimulai dari
mengidentifikasi, mengumpulkan dan memberikan laporan untuk dikomunikasikan kepada
pihak-pihak yang berkepentingan agar dapat mengetahui atau mengevaluasi kondisi dan
kegiatan ekonomi perusahaan.

Menurut Mulyadi system akuntansi (2001:3) adalah “Organisasi formular, catatan dan
laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang
dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.”
 Informasi yang diperlukan oleh manajemen dan system pembelian menurut Mulyadi
(2001:303) adalah :

1. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan Kembali.

2. Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok.
3. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok.
4. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu.
5. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu.
6. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dan pembelian.

Dari definisi system akuntansi tersebut, unsur suatu system akuntansi pokok adalah
formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu serta laporan. System
akuntansi menitik beratkan kepada informasi yang diberikan oleh manajemen untuk
pengambilan keputusan.
2.2 SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN

Pembelian merupakan akun yang digunakan untuk mencatat semua barang yang dibeli
perusahaan dalam satu periode. Pembelian yang dilakukan perusahaan bertujuan untuk
memenuhi barang perusahaan dalam memproduksi. Maka digunakanlah system akuntansi
pembelian oleh perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.
Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua yaitu pembelian lokan dan pembelian
impor. Dalam pelaksanaan system Akuntansi Pembelian menurut Mulyadi (2001:299) terdapat
beberapa hal yang harus diketahui antara lain : fungsi-fungsi yang terkait dalam pembelian,
jaringan prosedur yang membentuk system akuntansi pembelian, dokumen yang digunakan,
catatan akuntansi yang digunakan, unsur-unsur pengendalian intern dalam pembelian dan
bagan alir dokumen. Seperti akan dijelaskan secara lebih detail pada bagian selanjutnya.

1. Fungsi yang terkait

Fungsi yang terkait dalam system akuntansi pembelian adalah :

a. Fungsi Gudang

Dalam system akuntansi pembelian, fungsi Gudang bertanggung jawab untuk

mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada
digudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi
penerimaan.

b. Fungsi Pembelian

Fungsi ini bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang,
menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan
order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

c. Fungsi Penerimaan

Dalam system akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan
pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok
guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.

d. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan
utang dan fungsi pencatatan persediaan. Dalam system akuntansi pembelian, fungsi
 pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam
register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan kartu utang sebagai buku
pembantu utang. Sedangkan fungsi persediaan bertanggung jawab untuk mencatat
harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

2. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian

Jaringan prosedur yang membentuk system akuntansi pembelian adalah :
a. Prosedur Permintaan Pembelian
b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga Dan Pemilihan Pemasok
c. Prosedur Order Pembelian
d. Prosedur Penerimaan Barang
e. Prosedur Pencatatan Utang
f. Prosedur Distribusi Pembelian

Jaringan prosedur yang membentuk akuntansi pembelian seperti dapat dilihat dalam gambar
II.1 adalah sebagai berikut :

a. Prosedur Permintaan Pembelian, dalam prosedur ini Fungsi Gudang mengajukan

permintaan pembelian dalam formulir Surat Permintaan Pembelian kepada Fungsi
Pembelian.
b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok. Dalam prosedur ini,
Fungsi Pembelian mengirimkan surat permintaan harga kepada para pemasok untuk
memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang
lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok
barang yang diperlukan oleh perusahaan.
c. Prosedur Order Pembelian. Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim Surat Order
Pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit
organisasi lain dalam perusahaan (misalnya Fungsi Penerimaan, fungsi yang meminta
barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan
oleh perusahaan.
d. Prosedur Penerimaan Barang. Dalam prosedur ini Fungsi Penerimaan melakukan
pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok
dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan
barang dari pemasok tersebut.
e. Prosedur Pencatatan Utang. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-
dokumen yang berhubungan dengan pembelian.
f. Surat Order Pembelian, Laporan Penerimaan Barang dan Faktur dari Pemasok dan
menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai
catatan utang.
g. Prosedur Distribusi Pembelian. Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit
dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan Laporan Manajemen.

3. Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan dalam system akuntansi pembelian menurut Mulyadi

(2001:303) adalah :

a. Surat Permintaan Pembelian

Surat Permintaan Pembelian ini merupakan formular yang diisi oleh fungsi Gudang
atau pemakai barang untuk meminta fungsi pembeli melakukan pembelian barang
dengan jenis, jumlah dan mutu. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2
lembar untuk setiap permintaan, 1 lembar untuk fungsi pembeli dan tembusannya
untuk arsip fungsi yang meminta barang

b. Surat Permintaan Penawaran Harga

 Dokumen ini digunakan untuk penawaran harga bagi barang yang pengadaannya
tidak bersifat berulang kali terjadi yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang
besar.

c. Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sbb :

1. Surat Order Pembelian

2. Tembusan Pengakuan oleh Pemasok
3. Tembusan bagi Unit Peminta Barang
4. Arsip Pemasok
5. Tembusan Fungsi Penerimaan
6. Tembusan Fungsi Akuntansi

d. Laporan Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwa barang yang
diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas.

e. Surat Perubahan Order

Dokumen ini kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian
yang sebelumnya diterbitkan, perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas,
jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan
dengan perubahan desain atau bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan
kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat order pembelian.

f. Bukti Kas Keluar

 Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi
pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai peruntah pengeluaran kas untuk
pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat
pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.

Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa dokumen-dokumen yang dipakai

dalam system akuntansi pembelian ini merupakan hal penting dalam pembentukkan
bagan alir dokumen pembelian.

4. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian menurut

Mulyadi (2001:308) adalah :

a. Register Bukti Kas Keluar

Register Bukti Kas Keluar (Voucher Register). Jika dalam pencatatan utang
perusahaan menggunakan Voucher Payable Procedure, jurnal yang
digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas
keluar.
b. Jurnal Pembelian
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable
procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian
adalah jurnal pembelian.
c. Kartu Utang
Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable
procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada
pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan
menggunakan account payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan
utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.
d. Kartu Persediaan
Dalam system akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk
mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
 Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa dalam pencatatan
akuntansi pembelian dibutuhkan registrasi bukti kas keluar, jurnal
pembelian, kartu utang dan kartu persediaan. System pencatatan dengan
catatan seperti itulah yang dibutuhkan dalam akuntansi pembelian.

5. Unsur Pengendalian Intern

Dalam perusahaan dibutuhkan pengendalian intern yang sangat bagus dalam

melakukan segala aktivitas kegiatan. Pengendalian ini dirancang sedemikian agar
tercapainya tujuan yang diharapkan. Tujuan pengendalian intern yaitu : menjaga
kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan (utang dagang atau bukti kas keluar
yang akan dibayar) menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan
persediaan).

Pengendalian internal dapat melindungi aktiva dari pencurian, penggelapan,

penyalahgunaan, atau penempatan aktiva pada lokasi yang tidak tepat. Salah satu
pelanggaran paling serius terhadap pengendalian internal adalah penggelapan oleh
karyawan.

Menurut Warren Et Al (2005:662) pengendalian intern adalah kebijakan dan prosedur

yang diterapkan perusahaan dengan tujuan menjaga aktiva, memastikan informasi
bisnis yang akurat, dan memastikan kepatuhan kepada hukum dan perundang-
undangan.

Menurut Zaki Baridwan (2002:173) pengendalian intern adalah “pengendalian intern

ini meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan
yang digunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik
perusahaan memeriksa ketelitian, dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan
manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu.”

Sedangkan menurut Mulyadi (2001:163) “Unsur pengendalian intern yang ada dalam
system akuntansi pembelian adalah untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern
akuntansi berikutnya ini : menjaga kekayaan (persediaan), dan kewajiban perusahaan
 (utang dagang), menjamin ketelitian dan kendala data akuntansi (utang dan
persediaan)”.

Dari kedua definisi pengendalian intern di atas dapat disimpulkan bahwa pengendalian
intern bertujuan menjaga keamanan data perusahaan dengan lebih teliti dalam hasil
yang didapatkan.

Unsur pengendalian intern dalam system akuntansi pembelian menurut Mulyadi

(2003:313) terdiri dari organisasi, system otoritasi dan prosedur pencatatan serta
praktek yang sehat.

Perancangan organisasi harus didasarkan pada unsur pokok system pengendalian intern
berikut ini :

a. Dalam organisasi harus dipisahkan tiga fungsi pokok berikut ini fungsi
operasi, fungsi penyimpangan dan fungsi akuntansi.
b. Tidak ada satupun transaksi yang dilaksanakan dari awal sampai akhir
hanya oleh satu orang atau fungsi saja. Hal ini dimaksudkan agar selalu
terjadi pengecekan intern (internal check) dalam pelaksanaan suatu
transaksi, sehingga kekayaan perusahaan terjamin keamanannya dan data
akuntansi terjamin ketelitian dan kendalanya

2. Sistem Otorisasi

Dalam organisasi, setiap transaksi keuangan terjadi melalui system otorisasi tertentu. Tidak ada
satupun transaksi yang terjadi yang tidak di otorisasi oleh yang memiliki wewenang untuk itu.
Otorisasi terjadinya transaksi dilakukan dengan pembubuhan tanda tangan oleh manager yang
memiliki wewenang untuk itu, pada dokumen sumber atau dokumen pendukung. Setiap
transaksi yang terjadi dicatat melalui prosedur pencatatan tertentu. Maka kekayaan perusahaan
akan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin keelitan dan
keandalannya.

3. Praktik yang sehat

Praktik yang sehat dalam organisasi terdiri dari penggunaan formular bernomor urut cetak,
pemasok dipilik berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok,
barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima
tembusan surat order pembelian, fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang
diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan
membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian, terdapat pengecekkan harga,
syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut
diproses untuk dibayar, catatan ini berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodic
direkonsiliasi dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnnya kesempatan untuk
memperoleh potongan tunai, bukti kas keluar beserta untuk memperoleh potongan tunai, bukti
kas keluar beserta untuk memperoleh potongan tunai, bukti kas keluar beserta dokumen
pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada
pemasok.

Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa dalam pengendalian intern sebuah perusahaan
itu setiap transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi,
pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri
dengan dokumen pendukung yang lengkap. Dengan penggunaan unsur system pengendalian
intern tersebut, setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang
mengakibatkan pekerjaan karyawan di cek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan yang
lain.
 BAB 3

PENUTUP

3.1 KESIMPULAN

Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak intern maupun ekstern perusahaan, maka
disusunlah system akuntansi. System ini direncanakan untuk menghasilkan informasi yang
berguna bagi pihak intern dan ekstern. System akuntansi ini dapat disusun oleh perusahaan
baik secara manual ataupun dapat diproses dengan menggunakan mesin-mesin.

System akuntansi adalah akuntansi suatu system yang dimulai dari mengidentifikasi,
mengumpulkan dan memberikan laporan untuk dikomunikasikan kepadah pihak-pihak yang
berkepentingan agar dapat mengetahui atau mengevaluasi kondisi dan kegiatan ekonomi
perusahaan.

System Informasi Akuntansi sangat membantu dalam pengambilan keputusan manajemen

pembelian, khususnya dalam memberikan informasi-informasi akuntansi yang digunakan
dalam menentukan apakah pembelian bahan baku dilakukan secara tunai atau kredit.

Fungsi yang terkait dalam system akuntansi pembelian adalah :

1. Fungsi Gudang
2. Fungsi Pembelian
3. Fungsi Penerimaan
4. Fungsi Akuntansi

Jaringan prosedur yang membentuk system akuntansi pembelian :

a. Prosedur permintaan pembelian

b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemeliharaan pemasok
c. Prosedur order pembelian
d. Prosedur penerimaan barang
e. Prosedur pencatatan hutang

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian :

a. Register bukti kas keluar

b. Jurnal pembelian
c. Kartu hutang
d. Kartu persediaan