MAKALAH SISTEM AKUTANSI PIUTANG

Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas Sistem Informasi Akutansi

Dosen Pengampu : Ropinov Saputro, S. E. , M. M

Disusun Oleh :
Adyatma Gilang Pramana (40011120060080)
Adkha Zahra Fauziah (40011120060064)
Luksita Eva Mulinda (40011120060056)
Sofyan Aqib Septikadingga (40011120060031)
Wahyu Nuryulia Utami (40011120060061)
Deya Annisa Adistin (40011120060059)
Nur Baetikha Janah (40011120060023)
Rohmah Hidayati (40011120060068)

PROGRAM STUDI
D3 ADMINISTRASI PAJAK
PSDKU UNIVERSITAS DIPONEGORO
KABUPATEN BATANG
2021/2022

i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan YME yang telah memberikan rahmat dan
hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul
“Sistem Akuntansi Pembelian” ini tepat pada waktunya.
Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas
dosen pengampu pada mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi. Selain itu,
makalah ini juga bertujuan untuk menambah wawasan bagi para pembaca dan
juga bagi penulis.
Kami mengucapkan terimakasih kepada bapak Ropinov Saputro, S. E,. M.
M. yang telah memberikan tugas ini sehingga kami dan pembaca mendapat
pengetahuan dan wawasan baru di bidang studi yang kami tekuni.
Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh
karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun, selalu
kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini. Semoga makalah ini dapat
memberikan wawasan yang lebih luas kepada para pembaca. Akhir kata, kami
sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan serta dalam
penyusunan makalah ini dari awal sampai akhir.

Batang,21 April 2021

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

HALAMAN COVER .................................................................................... i

KATA PENGANTAR .................................................................................... ii
DAFTAR ISI ................................................................................................ iii
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... iv

BAB I PENDAHULUAN ......................................................................... 1

A. Latar Belakang ....................................................................... 1
B. Rumusan Masalah .................................................................. 2
C. Tujuan Makalah ..................................................................... 2

BAB II PEMBAHASAN ........................................................................... 3

A. Sistem Akuntansi Pembelian ................................................ 3
B. Fungsi Yang Terkait ............................................................. 4
C. Jaringan Prosedur Yang membentuk Sistem Akuntansi
Pembelian .............................................................................. 5
D. Informasi Yang Diperlukan .................................................. 7
E. Dokumen Yang Digunakan .................................................... 8
F. Catatan Akuntansi Yang Digunakan ...................................... 13
G. Unsur Pengendalian Intern ..................................................... 14
H. Penjelasan Unsur Pengendalian Intern Organisasi ................ 16
I. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan ............................. 17
J. Praktik yang Sehat ................................................................. 20
K. Lingkungan Pengolahan Data Elektronik .............................. 32

BAB III PENUTUP ..................................................................................... 33

A. Kesimpulan ........................................................................... 33
B. Saran ..................................................................................... 33

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 34

iii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 Jaringan Prosedur dalam sistem akuntansi Pembelian ......... 5

Gambar 2. 2 Surat Permintaan Pembelian ................................................ 8
Gambar 2. 3 Surat Permintaan Pembelian Berulang kali .......................... 9
Gambar 2. 4 Surat Permintaan Penawaran Harga ..................................... 9
Gambar 2. 5 Surat Order Pembelian ......................................................... 11
Gambar 2. 6 Laporan Penerimaan Barang ................................................ 11
Gambar 2. 7 Bukti Dokumen Perubahan Order Pembelian ...................... 12
Gambar 2. 8 Bukti Kas Keluar .................................................................. 12
Gambar 2. 9 Register Bukti Kas Keluar ................................................... 13
Gambar 2. 10 Catatan Jurnal Pembelian ..................................................... 13
Gambar 2. 11 Dokumen Kartu Utang ......................................................... 14
Gambar 2. 12 Kartu Persediaan .................................................................. 14

iv
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Setiap bentuk perusahaan mempunyai tujuan yang harus dicapai oleh
semua pihak yang ada di dalam perusahaan. Proses penetapan tujuan
membutuhkan kemampuan manajemen dalam mengelola perusahaan. Pada
perusahaan dagang dan industri, persediaan merupakan aktiva lancar yang
relatif besar di neraca dan sebagian aktivitas utama perusahaan berhubungan
dengan persediaan.
Pembelian untuk persediaan barang dagangan yang terlalu besar
hanya merupakan pemborosan dalam bentuk biaya dana yang tertanam dalam
persediaan. Disamping adanya kemungkinan resiko kerusakan juga
mengakibatkan bertambahnya biaya penyimpanan, biaya pemeliharaan
digudang, turunnya kualitas barang dan keusangan. Sebaliknya, pembelian
yang relatif kecil dapat menimbulkan kerugian dalam bentuk tidak
terpenuhinya kebutuhan pelanggan, sehingga pelanggan tidak akan percaya
pada perusahaan. Keadaan ini dapat menyebabkan pelanggan akan beralih ke
perusahaan lain yang melakukan kegiatan sejenis. Agar perencanaan yang
dibuat dapat berjalan secara efektif dan efisien perlu dilakukan pengawasan.
Pengawasan dapat dilakukan secara pengawasan fisik, pengawasan akuntansi
dengan melihat adanya pemisahan fungsi antara bagian pemesanan, bagian
penerimaan, bagian penyimpanan, bagian pengiriman, dan bagian pencatatan.
Selain itu, pengawasan juga perlu untuk menjaga agar persediaan berada pada
tingkat persediaan sesuai dengan kebutuhan agar kelancaran operasi
perusahaan tidak terganggu.
Faktor yang mempengaruhi besar kecilnya laba usaha yang diterima
perusahaan adalah modal. Pada umumnya pihak manajemen perusahaan
memiliki dua pilihan, yaitu menerbitkan saham baru atau melakukan pinjaman
dari pihak luar baik dalam hutang jangka pendek maupun hutang jangka
panjang, apabila manajemen memilih hutang sebagai alternatif sumber modal,
maka manajemen perusahaan dituntut untuk bekerja keras agar penggunaan

1
 modal tersebut dapat memberikan keuntungan yang besar bagi perusahaan,
sehingga perusahaan dapat berkembang dengan baik dan mampu membayar
hutang tersebut kepada kreditor, baik pokok maupun bunganya.

B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana sistem dan Prosedur dalam melakukan Pembelian ?
2. Apa saja Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian ?
3. Bagaimana Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Pembelian
?
4. Apa Saja Dokumen yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Pembelian?

C. Tujuan Makalah
1. Untuk mengetahui sistem dan prosedur yang digunakan dalam melakukan
pembelian pada suatu Entitas.
2. Untuk Mempelajari Fungsi yang terkait dalam Sistem Akuntansi
Pembelian.
3. Untuk Meninformasikan Dokumen dan Catatan Akuntansi yang digunakan
dalam Sistem Akuntansi Pembelian.
4. Untuk Mengetahui bagaimana Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem
Akuntansi Pembelian.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Sistem Akuntansi Pembelian

Pembelian adalah serangkaian tindakan untuk mendapatkan barang
dan jasa melalui pertukaran, dengan maksud untuk digunakan sendiri atau
dijual kembali ,Mulyadi( 2016:316). Pembelian merupakan salah satu fungsi
penting dalam berhasilnya operasi suatu perusahaan. Fungsi ini dibebani
tanggung jawab untuk mendapatkan kuantitas dan kualitas bahan-bahan yang
tersedia pada waktu dibutuhkan dengan harga yang sesuai dengan harga yang
berlaku.
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk
pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian
digolongkan menjadi 2, yaitu pembelian lokal dan import. Pembelian lokal
adalah pembelian dari pemasok dalam negeri sedangkan impor adalah
pembelian dari pemasok luar negeri. Beberapa fungsi yang terkait dalam
sistem akuntansi pembelian, antara lain fungsi gudang, fungsi pembelian,
fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi.
Masing-masing fungsi mempunyai tanggung jawab yang berbeda.
Fungsi gudang bertanggungjawab mengajukan permintaan pembelian sesuai
dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang
yang diterima oleh fungsi penerimaan, fungsi pembelian bertanggung jawab
untuk memeroleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok
dan mengeluarkan order, Fungsi penerimaan bertanggungjawab melakukan
pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari
pemasok, sedangkan dalam fungsi akuntansi ,terdapat 2 fungsi yaitu fungsi
pencatat uang dan fungsi pencatat persediaan yang masing-masing memiliki
tanggung ajwab yang berbeda, fungsi pencatat uang bertanggung jawab
mencatat transaksi pembelian ke register bukti kas keluar dan untuk fungsi
pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok
persediaan ke dalam kartu persediaan.

3
B. Fungsi Yang Terkait
Secara garis besar transaksi pembelian mencakup beberapa prosedur,
yakni :
1. Fungsi gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung
jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan persediaan
yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah direrima oleh
fungsi penerima barang-barang yang langsung pakai (tidak diatur
persediaan barang gudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai
barang.
2. Fungsi pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh
informasi mengenai harga barang, mengatur pemasok yang dipilih dalam
pengadaan barang dan meugeluarkan order pembelian kepada pemasok
yang dipilih. fungsi pembelian berada di angan Bagian Pembelian
3. Fungsi penerimaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini beranggung jawab
untuk melakukan pemeriksan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang
yang diterima dari pemasok untuk dapat atau tidaknya barang tersebur
diterima perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima
barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.
4. Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian fungsi
pencatat utang dan fungsi pencarat persediaan. Dalam sistem akuntansi
pembelian, fungsi pencat utang bertanggung jawab untuk mencatar
transaksi pembelian dalam register buki kas keluar dan untuk
menyelenggarakan arsip dokumen sumbe (bukti kas keluar) yang
berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan utang sebagai
buku pembantu utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungi pencatat
persediaan. bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan
barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini:

4
 a. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi
pembelian.
b. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.
c. Fungsi pembelian penerima penawaran harga dari berbagai pemasok
dan melakukan pemilihan pemasok.
d. Fungsi pembelian membuat pesanan pembelian kepada pemasok yang
dipilih.
e. Fungsi penerimaan fungsi dan menerima barang yang dikirim oleh
pemasok
f. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi
gudang untuk disimpan.
g. Fangsi penerimaan laporan penerimaan barang pada fungsi akuntansi
h. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar
faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban
yang timbul dari transaksi pembelian

C. Jaringan Prosedur Yang membentuk Sistem Akuntansi Pembelian

Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian
adalah:
- Prosedur permintaan pembelian
- Prosedur permintaan penawaran haga dan pemilihan pemasok
- Prosedur order pembelian
- Prosedur penerimaan barang
- Prosedur pencatatan utang
- Prosedur distribusi pembelian

Gambar 2. 1 Jaringan Prosedur dalam sistem akuntansi Pembelian

5
1. Prosedur permintaan pembelian:
Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir
surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.
2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok:
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat
permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh
informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain,
untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai
pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Perusahaan seringkali
menentukan jenjang wewenang dalam pemilihan pemasok sehingga sistem
akuntansi pembelian dibagi menjadi sebagai berikut:
a. Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung.
Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemasok dipilih
langsung oleh fungsi pembelian, tanpa melalui penawaran harga.
Biasanya pembelian dengan pengadaan langsung ini meliputi jumlah
rupiah yang kecil dalam sekali pembelian.
b. Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung.
Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemilihan pemasok
dilakukan oleh fungsi pembelian, dengan terlebih dahulu dilakukan
pengiriman permintaan penawaran harga kepada paling sedikit tiga
pemasok dan didasarkan pada pertimbangan harga penawaran dari para
pemasok tersebut.
c. Sistem akuntansi pembelian dengan lelang.
Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemilihan pemasok
dilakukan oleh panitia lelang yang dibentuk, melalui lelang yang
diikuti oleh pemasok yang jumlahnya terbatas. Prosedur pemilihan
pemasok dilakukan melalui beberapa tahap berikut ini:
1). Pembuatan rerangka acuan (terms of reference), yang berisi uraian
rinci jenis. spesifikası, dan jumlah barang yang akan dibeli
melalui lelang.
2). Pengiriman rerangka acuan kepada para pemasok untuk kepenting
pengajuan penawaran harga.

6
 3). Penjelasan kepada para pemasok pada rerangka acuan tersebut.
4). Penerimaan penawaran harga dengan dilampiri dengan berbagai
persyaratan oleh para pemasok.
5). Pembukaan anıplop menawarkan harga oleh panitia lelang di depan
para pemasok.
6). Penetapan pemasok yang dipilih (pemenang lelang) oleh panitia
lelang.
3. Prosedur Order Pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order
pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-
unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi
yang meminta barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order
pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
4. Prosedur Penerimaan Barang:
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan
mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok,
dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan
penerimaan barang dari pemasok tersebut.
5. Prosedur pencatatan utang:
Fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang
berhubungan dengan pembelian dan faktur dari pemasok dan mengarsip
dokumen dan mencatatnya sebagai utang.
6. Prosedur distribusi pembelian:
Meliputi distibusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian
untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

D. Informasi Yang Diperlukan

1. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder
point).
2. Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok.
3. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok.
4. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu.

7
 5. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu.
6. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian.

E. Dokumen Yang Digunakan

Menurut Mulyadi (2001:303) dokumen yang digunakan dalam sistem
akuntansi pembelian adalah :
1. Surat permintaan pembelian
Dukumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang
atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian barang
dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.
Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap
permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk
arsip fungsi yang meminta barang. Lihat contoh surat permintaan
pembelian pada Gambar 2 Adakalanya surat permintaan pembelian berupa
surat permintaan pembelian berulangkali. Dokumen ini digunakan jika
pesanan berulangkali dilakukan secara rutin sehingga tidak diinginkan
berulangkali dilakukan penulisan informasi pokok dalam dokumen. Surat
permintaan pembelian berulangkali ini disimpan sebagai lampiran kartu
gudang. Jika kartu gudang sudah menunjukkan titik pemesanan kembali
(reorder point), fungsi gudang mengsi surat permintaa pembelian
berulangkali ini dan mengirimkannya ke fungsi pembelian.

Gambar 2. 2 Surat Permintaan Pembelian

8
 Jika surat order pembelian telah dibuat, fungsi pembelian
kemudian mengisi informasi nama pemasok, harga, dan nomor surat
pesanan pembelian ke dalam surat permintaan pembelian berulangkali ini
dan mengirim kenbali dokumen tersebut ke fungsi gudang, untuk disimpan
lagi sebagai kartu gudang. Lihat contoh surat permintaan pembelian
berulangkali pada

Gambar 2. 3 Surat Permintaan Pembelian Berulang kali

2. Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi
barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak
repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

Gambar 2. 4 Surat Permintaan Penawaran Harga

9
3. Surat Order Pembelian
Surat order pembelian, dokumen ini digunakan untuk memesan
barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari
berbagai tembusan dengan fungsi sbb
a. Surat order pembelian.
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order
pembelian yang dikirimkan pada pemasok sebagai order resmi yang
dikeluarkan perusahaan.
b. Tembusan pengakuan oleh pemasok.
Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada
pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebutdan dikirim
kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan dikirim
kembali ke perusahaan.
c. Tembusan bagi Unit Peminta Barang.
Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta
pesanan pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.
d. Arsip Tanggal Penerimaan.
Tembusan surat pesanan pembelian ini disimpan oleh fungsi
pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan,
sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang
tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan.
e. Arsip Pemasok.
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi
pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari
informasi mengeni pemasok.
4. Tembusan Fungsi Penerimaan.
Tembusan surat pesanan pembelian ini dikirim ke fungsi
penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis,
spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti yang terlihat dalam
dokumen tersebut. Dalam sistem penerimaan buta (blind accept system),
kolom kuantitas dalam tembusan ini diblok hitam agar kuantitas yang
dipesan yang dicantumkan dalam surat pesanan pembelian tidak terekam

10
 dalam tembusan yang dikirimkan ke fungsi penerimaan. Hal ini
dimaksudkan agar fungsi penerimaan dapat benar-benar melakukan
penghitungan dan pengecekan barang yang diterima dari pemasak. Lihat
contoh formulir tembusan surat order pembelian yang menggunakan blind
receiving sytem pada Ganbar 4.
5. Tembusan Fungsi Akuntansi.
Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi
sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari
transaksi pembelian.

Gambar 2. 5 Surat Order Pembelian

6. Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan
bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis,
spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order
pembelian.

Gambar 2. 6 Laporan Penerimaan Barang

11
7. Surat Perubahan Order Pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order
pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat
berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi,
penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis.
Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi
dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.

Gambar 2. 7 Bukti Dokumen Perubahan Order Pembelian

8. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan
transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah
pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang
sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai
maksud pembayaran.

Gambar 2. 8 Bukti Kas Keluar

12
F. Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Register bukti kas keluar, Jika dalam pencatatan utang perusahaan
menggunakan voucher payaple procedure jurnal yang digunakan untuk
mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar.

Gambar 2. 9 Register Bukti Kas Keluar

1. Jurnal pembelian,
Jika dalam perencanaan utang, perusahaan menggunakan akun
payable procedur, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang
kepada pemasok adalah kartu utang jika dalam pencatatan utang
perusahaan menggunakan voucer payable procedur koyang berfungsi
sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.

Gambar 2. 10 Catatan Jurnal Pembelian

13
 2. Kartu utang
Jika dalam catatan utang perusahaan menggunakan account
payable procedure buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang
kepada pemasok adalah kartu utang.

Gambar 2. 11 Dokumen Kartu Utang

3. Kartu persediaan
Dalam sistem akuntansi pembelian. Kartu persediaan ini
digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

Gambar 2. 12 Kartu Persediaan

G. Unsur Pengendalian Intern

Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem
akuntansi pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian

14
intern akuntansi berikut ini: menjaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban
perusahaan (utang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar), menjamin
ketelitan dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan).
1. Organisasi
a. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan.
b. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
c. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang.
d. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi
pembelian, fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi. Tidak ada
transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu
bagian dari fungsi tersebut.
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
a. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk
barang yang disiman dalam gudang, oleh atau fungsi pemakai barangm
untuk barang yang langsung pakai.
b. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat
yang lebih tinggi.
c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
d. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang
lebih tinggi.
e. Penctatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang
didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang,
dan faktur dari pemasok.
f. Pencatatan ke dalam kartu utang dengan register bukti kas keluar
diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
3. Praktik yang sehat
a. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabka oleh fungsi gudang.
b. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
c. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.

15
 d. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari
berbagai pemasok.
e. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika
fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi
pembelian.
f. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari
pemasok dengan cara menghitung dan mengisnpeksi barang tersebut
dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
g. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian dan ketelitian
perkalian dlam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses
untuk dibayar.
h. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik
direkonsiliasi dengan rekening control utang dalam buku besarukan
sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya
kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
i. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh
fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.

H. Penjelasan Unsur Pengendalian Intern Organisasi

Fungsi Pembelian harus terpisah dari fungsi Penerimaan. Pemisahan
kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptkan pengecekan intern dalam
pelaksanaan transaksi pembelian. dalam transaksi pembelian,fungsi pembelian
berkewajiban untuk mendapatkan penjual yang dapat dipercaya sebagai
pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Sedangkan Fungsi
Penerimaan mempunyai wewenang untuk menolak barang yang dikirim oleh
pemasok, yang tidak sesuai dengan barang yang tercantum dalam surat order
pembelian. Pemisahan kedua fungsi ini akan Mengurangi Risiko diterimanya
barang yang :
1. Tidak dipesan oleh Perusahaan
2. Jenis, Spesifikasi, kuantitas dan mutu barangnya tidak sesuai dengan yang
dipesan oleh perusahaan

16
 3. Tidak Sesuai saatnya dengan waktu yang ditentukan dalam surat order
pembelian
Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
Salah Satu Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern Mengharuskan
Pemisahan Fungsi Operasi, Fungsi Penyimpanan dan Fungsi Akuntansi.
Dalam Sistem Akuntansi. Dalam Sistem Akuntansi pembelian, Fungsi
Akuntansi yang melaksanakan pencatatan utang dan persediaan barang harus
dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi pembelian.

I. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

Dalam organisasi setiap transaksi keuangan terjadi melalui sistem
otorisasi tertentu. Tidak ada satupun transaksi yang terjadi yang tidak
diotorisasi oleh manajer yang memiliki wewenang. Otorisasi terjadinya
transaksi dilakukan dengan pembubuhan tanda tangan oleh manajer yang
memiliki wewenang. Setiap transaksi yang terjadi dicatat dalam catatan
akuntansi melalui prosedur pencatatan tertentu. Dengan demikian karena
setiap transaksi terjadi otorisasi dari yang berwenang dan dicatat melalui
prosedur pencatatan tertentu,maka kekayaan perusahaan akan terjamin
keamananya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian dan
keandalannya.
Surat Permintaan Pembelian Diotorisasi oleh fungsi gudang untuk
barang yang disimpan dalam gudang atau oleh kepala fungsi pemakai
barang,untuk barang yang langsung dipakai. Transaksi pemebelian didahului
dengan diterimanya surat permintaan pemebelian oleh fungsi pemebelian dari
fungsi gudang atau dari fungsi pemakai barang. Fungsi gudang atau fungsi
pemakai barang mengisi formulir surat permintaan pembelian sebagai dasar
bagi fungsi pembelian untuk melakukan pengadaan barang yang dibutuhkan
oleh perusahaan. Persetujuan untuk mrngajukan permintaan pemebelian
tersebut diwujudkan dalam bentuk tanda tangan otorisasi dari fungsi gudang
atau fungsi pemakai barang yan diajukan dalam permintaan pemeblian kepada
fungsi pembelian merupakan barang yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Surat Order Pembelian Dotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat
yang lebih tinggi. Jika surat permintaan pembelian merupakan pernyataan

17
kebutuhan barang dari fungsi gudang atau dari pemakai ,Surat order
pembelian merupakan awal transaksi pengadaan barang. Dengan surat order
pembelian inilah perusahaan memulai proses pengadaan barang yang akan
berakibat terhadap diterimanya barang yang dibeli dan timbulnya kewajiban
perusahaan kepada pihak luar. Oleh karena itu ,setiap susrat order pembelian
harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang untuk mengurangi
kemungkinan diterimanya barang dan timbulnya kewajiban yang tidak
dibutuhkan oleh perusahaan. Otorisasi pemesanan pembelian ii biasanya
berada ditangan fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
Laporan Penerimaaan Barang Diotorisasi oleh Fungsi Penerimaan.
sebagai bukti telah diterimanya barang dari pemasok. fungsi penerimaan
membubuhkan tanda tangan otorisasi pada laporan penerimaan barang.
Dokumen ini dikirmkan oleh fungsi penerimaan ke fungsi akuntansi sebagai
bukti telah dilaksanakan pemeriksaan terhadap barang yang diterima dari
pemasok,sesuai dengan surat order pemebelian yang diterbitkan oleh fungsi
pemeblian. Dengan demekian fungsi akuntansi dapat segera mencatat
kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian dan bertambahnya brang.
Bukti kas keluar Diotorisasi oleh fungsi Akuntansi atau pejabat yang
lebih Tinggi. Dalam transaksi pembelian ,Fungsi akuntansi menerima berbagai
dokumen dari berbagai sumber berikut ini:
1. Copy surat order pembelian dari fungsi pembelian yang merupakan bukti
bahwa perusahaan telah memesan barang dengan jumlah ,jenis
spesifikasi ,kuantitas dan mutu barang,serta waktu penyerahan seperti
tercantum dalam dokumen tersebut.
2. Copy laporan penerimaan barang dar fungsi penerimaan yang merupakan
bukti bahwa barang yang dipesan telah diterima dan sesuai dengan
barang yang dipesan dalam surat order pemebelian.
3. Faktur dari pemasok yang merupakan bukti timbulnya kewajiban
perusahaan akibat telah dipesannya barang dan tela h diterimanya barang
yang dipesan.
Untuk mencatat kewajiaban yang timbul dari transaksi pemeblian
,fungsi akuntansi mengisi dan menandatangani bukti kas keluar yang

18
merupakan dokumen sumber untuk pencatatan tambahan persedian barang dan
timbulnya kewajiaban sebagai akaibat transaksi pembelian.
Pencatatan kedalam Catatan Akuntansi harus didasarkan atas
Dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang llengkap.
Catatan akuntansi harus diisi informasi yang berasal dari dokumen sumber
yang shahih (valid). Kesahihan dokumen sumber dibuktikan dengan
dilampirkannya dengan dokumenn pendukung yang lengkap ,yang telah
diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Dalma sistem akauntansi pembelian
,pencatatan mutasi utang dan persediaan harus didasarkan pada dokumen
sumber dan dokumen pendukung berikut:
1. Pencatatan terjadinya utang didasarkan Pada Bukt Kas Keluar yang
Didudkung Dengan Surat Order Pmebelian ,Laporan penerimaan barang
dan Faktur dari pemasok. Terjadinya utang yang bertambahnya
kewajiban perusahaan diakui dan dicatat berdasarkan dokumen bukti kas
keluar. Bukti Ks Keluar ini dibuat berdasarkan dokumen copy surat order
pemebelian (sebagai bukti telah dilaksanakan pemesanan barang kepada
pemasok), dan laporan penerimaan barang (sebagai bukti telah
diterimanya barang yang dipesan dari pemasok) ,serta faktur dari
pemasok. Bukti kas keluar ini merupakan dokumen sumber untuk
pencatatan tambahan kewajiban dan tambahan kekayaan perusahaan.
Dengan dilampirkannya semua dokumen pendukung pada bukti kas
keluar,dokumentersebut terakhir ini menjadi shahi karena :
a. Kewajiaban yang dicatat adalah untuk barang yang benar benar
dipesan oleh perushaan
b. Kwajiban yang dicatat adalah untuk barang yang dipesan oleh
perusahan dan yang jenis ,spesifikasi ,kuantitas dan mutu barang
yang diterima serta saat penerimaannya telah selesai dengan yang
tercantum dalam surat order pembelian.
Pencatatan kedalam catatan akuntansi harus dialakukan oleh
karyawan yang diberi wewenang. Sehabis karyawan tersebut mengupdate
catatan berdasarkan dokumen sumber ,ia harus membubuhkan tanda tangan
dan tanggal pada dokumen sumber sebagai bukti telah dilakukan pengubahan

19
 data yang dicatat dalam catatan akuntansi. Dengan cara ini maka tanggung
jawab atas pengubahan catatan akuntansi dapat dibebakan kepada karyawan
tertentu ,sehingga tidak ada satupun perumabahan data yang dicantumkan
dalam catatang akuntansi yang tidak dipertanggungjawabkan. Penyimpanan
bukti kas keluar dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar atau
pencatatan kedalam kartu utang yang diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan
cara membubuhkan tanda tangan dan tanggal pencatatn kedalam dokumen
sumber (bukti kas keluar atau faktur dari pemasok ). Pencatatan kedalam
register bukti kas keluar atau jurnal pembelian diotorisasi oleh fungsi
akuntasni dan denagn cara membubuhkan tanda tangan Tangan pada dokumen
sumber( bukti kas keluar atau faktur dari pemasok).

J. Praktik yang Sehat

Penggunaan Formulir Bernomor Urut Tercetak. Untuk menciptakan
praktik yang sehat formulir penting yang digunakan dalam perusahaan harus
bernomor urut tercetak dan penggunaan nomor urut tersebut
dipertanggungjawabkan oleh manajer yang memiliki wewenang untuk
menggunakan formulir tersebut. Oleh karena itu, dalam sistem akuntansi
pembelian formulir pokok surat order pembelian dan laporan penerimaan
barang harus bernomor urut tercetak dan penggunanaannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi yang bersangkutan.
Pemasok Dipilih Berdasarkan Jawaban Penawaran Harga Bersaing
dari Berbagai Pemasok. Pemasok hanus dipilih tidak berdasarkan hubungan
istimewa dan pribadi di antara fungsi pembelian dengan pemasok, namun
berdasarkan perbandingan penawaran harga bersaing yang diterima dari
berbagai pemasok. Dengan cara ini kemungkinan pengadaan barang yang
lebih tinggi dari harga yang normal dapat dihindari.
Barang Hanya Diperiksa dan Diterima oleh Fungsi Penerimaan Jika
Fungsi Ini Telah Menerima Tembusan Surat Order Pembelian dari Fungsi
Pembelian. Dalam penerimaan barang harus diciptakan unsur sistem
pengendalian intern berikut ini: tidak ada barang yang diterima oleh fungsi
penerimaan tanpa didahului dengan dikeluarkannya order pembelian dari

20
fungsi pembelian. Fungsi penerimaan hanya melakukan pemeriksaan dan
penghitungan barang yang diterima dari pemasok jika sebelumnya telah
menerima tembusan surat order pembelian yang telah diotorisasi oleh yang
berwenang.
Fungsi Penerimaan Melakukan Pemeriksaan Barang yang Diterima
dari Pemasok dengan Cara Menghitung dan Menginspeksi Barang Tersebut
dan Memban- dingkannya dengan Tembusan Surat Order Pembelian. Agar
perusahaan dapat memperoleh barang yang dibeli sesuai dengan yang dipesan,
fungsi penerimaan harus melakukan pemeriksaan terhadap barang yang
diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang
tersebut serta membandingkannya dengan tembusan surat crder pembelian.
Terdapat Pengecekan Harga, Syarat Pembelian, dan Ketelitian
Perkalian dalam Faktur dari Pemasok Sebelum Faktur Tersebut Diproses
untuk Dibayar. Bukti kas keluar hanya dibuat olch fungsi akuntansi setelah
fungsi ini melakukan pengecekan harga. syarat pembelian, dan ketelitian
perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam faktur dari pemasok.
Dengan demikian jika pengecekan terhadap ketelitian informsi dalam faktur
dari pemasok ini dilakukan dalam setiap pembuatan bukti kas keluar,
dokumen terakhir ini merupakan dokumen yang terjamin ketelitian dan
keandalannya sebagai dasar pencatatan mutasi utang dan persediaan serta
pengeluaran kas.
Catatan yang Berfungsi Sebagai Buku Pembantu Utang Secara
Periodik Direkonsiliasi Dengan Rekening Kontrol Utang dalam Buku Besar.
Rekonsiliasi merupakan cara pencocokan dua data yang dicatat dalam catatan
akuntansi yang berbeda namun berasal "dari sumber yang sama. Dalam
pencatatan utang dengan sistem bukti kas keluar (voucher system), dokumen
sumber berupa bukti kas keluar yang dilampiri dengan dokumen pendukung
diarsipkan menurut tanggal jatuh tempo faktur dari pemasok. Arsip bukti kas
keluar ini disebut arsip bukti kas keluar yang belum dibayar (unpaid voucher
file). -yang berfungsi sebagai buku pembantu utang. Data dari dokumen
sumber ini dicatat pula ke dalam register bukti kas keluar (voucher register)
dan kermudian diringkas ke dalam rekening kontrol utang dalam buku besar.

21
Dengan demikian untuk mengecek ketelitian data akuntansi yang dicatar di
rekening kontrol utang dalam buku besar.
Praktik yang sehat mengharuskan secara periodik diadakan
rekonsiliasi antara jumlah utang menurut arsip bukti kas keluar yang belum
dibayar dengan rekening kontrol utang dalam buku besar, Pembayaran Faktur
Dilakukan Sesuai dengan Syarat Pembayaran Guna Mencegah Hilangnya
Kesempatan untuk Memperoleh Potongan Tunai. Jika perusahaan
memperoleh potongan tunai dari pemasok karena melunasi kewajibannya
dalam jangka waktu potongan (cash discount period) berarti dapat,
menghemat kekayaan perusahaan. Untuk tujuan ini, bukti kas keluar perlu
diarsipkan menurut tanggal jatuh rempo faktur dalam jangka waktu potongan,
agar perusahan dapat melakukan pengiriman cek dalam jangka wakgu
tersebut, sehingga dapat memperoleh kesempatan menerima potongan tunai.
Bukti Kas Keluar Beserta Dokumen Penduku. ngnya Dicap "Lunas"
oleh Fungsi Pengeluaran Kas Setelah Cek Dikirimkan Kepada Pemasok.
Bukti kas keluar merupakan dokumen yang digunakan untuk memberi
otorisasi fungsi keuangan untuk mengisi cek dan mengirimkannya ke
pemasok. Bukti kas keluar ini dibuat oleh fungsi akuntansi berdasarkan
dokumen pendukung: surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan
faktur dari pemasok. Untuk mencegah penggunaan dokumen pendukung lebih
dari satu kali sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar, bukti kas keluar
beserta dokumen pendukungnya harus dicap "lunas" oleh fungsi keuangan
setelah cek dikirimkan kepada pemasok. "

22
 Bagan Alir Dokumen Pembelian Kredit (Gambar 2. 14)

BAGIAN GUDANG

Mulai 5 6

Surat Order 6 Laporan 2

Membuat
Pada saaat
surat Penerimaan
......... reorder point Pembelian
pemintaan
pembelian ....... Barang

Surat 1

Permintaan
Pembelian

N T
1 Kartu

Gudang

23
 Bagian Pembelian

1 2 7 Dari Pemasok

Surat Permintaan
Pembelian Laporan Faktur
penerimaan
barang
Membuat
surat order
Membuat pembelian
surat
permintaan
penawaran
harga

8 Memeriksa
faktur
Surat permintaan
penawaran harga
Dikirim ke pamasok
PHPH

SPHSPH
SPP

Surat penawaran Diterima dari 7

harga pemasok
6
5
4
3
Membuat 2
perbandingan
1
harga
Surat Order Faktur
Pembelian

5
Perbandingan
Dikirim ke pemasok
harga
4

2 T 9
A

24
Catatan :
SPP (Surat Permintaan Pembelian)
SOP (Surat Order Pembelian)
SPPH (Surat Permintaan Penawaran Harga)
SPH (Surat Penawaran Harga)
PH (Penawaran Harga)

25
 Bagian Penerimaan

Dari Pemasok
1

Menerima barang dr pemasok

yang
Disertai dgn surat pengantar

SOP 3 Surat
Pengantar

Memeriksa
barang yg
dikirim

Membuat
laporan
peneimaan
barang

SOP
SOP 3
3
2

Laporan penerimaan
barang
N

Dikirim ke bag.
gudang bersama brg

9 9

26
 Bagian Utang

1 8 9

SOP 3 LPB* 3 Faktur

Membandingkan
faktur dari
pemasok dengan
SOP & LPB

Membuat
buku kas
keluar

Faktur
LPB* 1
SOP 4
3
2
1

Bukti kas keluar

Arsip bukti kas

keluar Yang belum
Register T dibayar
10
bukti kas

*LPB : Laporan penerimaan barang

27
Bagian Kartu Persediaan

10

BUKTI KAS KELUAR 2

REGISTER

BUKTI KAS N

28
 Bagian Utang

1 8
Dari bagian pembelian

DP BTP
Faktur
2 BKK
LPB

BKK 1 Register Bukti

Surat order
Kas Keluar
pembelian
Batch Transfer
Form

Membuat
laporan
penerimaan
barang

DP

Bukti kas keluar

Membuat
laporan
penerimaan
barang

Membuat
laporan
penerimaan
barang

T T
2
1

29
 1 2 2
2 1

Penyimpangan
BKK 1
& control toals Control Totals
Batch Transfer
BKK 1 Register bukti Register cek
BkK 1 fom
kas keluar
Batch Transfer RA 1
Batch Transfer
fom fom Cek

Terminal

Batch Input
control totals
log

8
Arsip
5 transaksi
Pembelian

Ke Bagian Kasa

Dibandingkan 5
Log and 4
Control Totals

30
 OPERASI KOMPUTER

5
Arsip induk Rus 3
utang
(updated)
Baca & Sortasi
Arsip
transaksi
pembelian
Control
Totals

Run 1 Penyimpanan Arsip BKK

&Control yang akan
Sort and edit Tolols Dibayarkan

Arsip
Transaksi
Penjualan Run 4

Membuat cek
dan register
cek

Run 2
Arsip
Membuat register kas Arsip
induk
keluar dan induk Arsip
Utang
updatearsipan induk persediaa induk
(update)d
n Utang
)
(update)d
)

Arsip induk
Arsip Induk
Persediaan
Utang Register Control
(updated)
(updated) RA 2
Cek Totals
Cek 1

Register Bukti Penyimpangan

Kas Keluar &Control Totls
7

31
K. Lingkungan Pengolahan Data Elektronik
Dalam Akuntansi Pembelian, Komputer digunakan untuk mengolah
bukti kas keluar, pembuatan cek, Penyelenggaraan register bukti kas keluar
dan register cek.
1. Grup Pengawas melakukan verifikasi dan membuat daftar (log) controls
totals terhadap bukti kas keluar yang diterima dibagian Utang.
2. Grup Pengawas Mengirimkan bukti kas keluar dilampiri batch transfer
form ke Konversi Data.
3. Oleh Konversi Data ini bukti kas keluar dimasukan ke dalam komputer
yang menghasilkan arsip transaksi pembelian
4. Arsip Transaksi Pembelian ini kemudian diserahkan ke operator komputer
untuk diproses dengan menggunkan 4 kali run.
Run 1. Meliputi Kegiatan editing arsip transaksi pembelian mengenai
reasonanbleness Dan kelengkapannya.
Run 2. Meliputi Pengelolaan transaksi pembelian yang sah untuk
menupdate arsip Induk Utang dan Arsip induk persediaan.
Pengolahan Pembayaran Bukti Kas keluar :
Run 3. Arsip Induk Utang dibaca dengan Komputer untuk
mengidentifikasi bukti Kas Keluar yang telah jatuh tempo untuk
dibayar dan dihasilkan pada bukti kas Keluar yang harus dibayar.
Run 4. Pita Bukti Kas Keluar yang harus dibayar diolah untuk
menghasilkan cek, Register Cek dan untuk mengupdate arsip
induk utang.

32
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Sistem Akuntansi Pembelian digunakan untuk melaksanakan
Pengadaan barang kebutuhan Perusahaan. Jaringan Prosedur yang
membentuk Sistem Akuntansi Pembelian adalah : Prosedur Permintaan
pembelian, Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan pemasok,
Prosedur Order Pembelian, Prosedur Penerimaan Barang, Prosedur pencatatan
Utang dan prosedur distribusi Pembelian.

B. Saran
Sebagai penyusun, kami menyadari bahwa makalah ini masih
terdapat banyak kesalahan dan sangat jauh dari kata sempurna. Tentunya,
penyusun akan terus memperbaiki makalah dengan mengacu pada sumber
yang dapat dipertanggungjawabkan nantinya. Oleh karena itu, kritik dan
saran yang membangun sangat kami harapkan untuk penyempurnaan makalah
berikutnya.

33
 DAFTAR PUSTAKA

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi ke-3. Jakarta: Salemba Empat

34