PROSEDUR PEMBELIAN BAHAN BAKU PEMBUATAN TAS

PADA PT MULTI ARTHA PESONA

DEPOK, JAWA BARAT

LAPORAN

KULIAH KERJA PRAKTIK

Diajukan untuk memenuhi Mata Kuliah KKP pada program Diploma Tiga (DIII)

Nama : Deni Ayu Suwastika

NIM : 22160972

Program Studi Administrasi Bisnis

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Bina Sarana Informatika

Jakarta

2018/2019

i
ii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat tuhan YME,yang telah melimpahkan

hidayahnya, sehingga saya dapat menyelesaikan tugas laporan kuliah kerja praktik

ini dengan baik.

Laporan ini disusun untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam menyelesaikan

KKP (kuliah kerja praktik) bagi para mahasiswa dari fakultas administrasi bisnis

di universitas bina sarana informatika , jakarta.

Adapun judul penulisan laporan kuliah kerja praktik yang penulis ambil adalah

sebagai berikut :

“Prosedur Pembelian Bahan Baku Pembuatan Tas pada PT. Multi Artha

Pesona Depok, Jawa Barat”

Penulis menyadari bahwa dalam menyelesaikan laporan KKP ini tidak lepas dari

bantuan berbagai pihak secara langsung maupun tidak langsung, maka pada

kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Mulyanto

2. Orang tua tercinta yang memberi dukungan moril maupun spiritual bagi

penulis

3. Bapak Bob Ryanto selaku pembimbing PKL

4. Semua pihak-pihak terkait yang ada di Perusahaan

5. Ibu Teni Agustina,M.Pd. selakau dosen pembimbing

iii
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan laporan KKP ini masih

terdapat kekurangan dalam hal penulisan,pembahasan,susunan laporan,tata bahasa

maupun material yang disajikan.

Oleh karena itu penulis akan selalu menerima kritik dan saran yang membangun

demi kesempurnaan laporan kkp ini agar dapat bermanfaat bagi semua pihak.

Akhir kata , penulis mengucapkan terima kasih.

Jakarta, 16 Desember 2018

Penulis

iv
 DAFTAR ISI

Lembar judul laporan KKP ..............................................................................i

Lembar persetujuan Laporan KKP ..................................................................ii

Kata Pengantar ....................................................................................................iii

Daftar Isi .............................................................................................................v

Daftar Gambar ....................................................................................................vi

Daftar Tabel ........................................................................................................vii

BAB I PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang ...............................................................1

1.2. Permasalahan Pokok .....................................................4

1.3. Maksud dan Tujuan ......................................................5

1.4. Metode Pengumpulan Data ..........................................5

1.5. Ruang Lingkup .............................................................5

1.6. Sistematika Penulisan ...................................................6

BAB II LANDASAN TEORI

2.1. Umum ...........................................................................7

2.2.Pendukung .....................................................................9

BAB III PEMBAHASAN

3.1.Tinjauan Umum Organisasi ...........................................17

3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Organisasi ................17

3.1.2. Visi dan Misi .........................................................18

3.1.3. Struktur dan Tata Kerja Organisasi .......................18

3.1.4. Kegiatan PT.MAP .................................................23

v
 3.2. Data Laporan PKL

3.2.1. Bidang Praktik yang dilakukan ...........................23

3.2.2. Hasil Perumusan Masalah ...................................26

3.2.3. Hambatan Pembelian Bahan Baku .....................27

3.2.4. Cara Mengatasi Kendala PBB ............................28

BAB IV PENUTUP

4.1. Kesimpulan ...................................................................29

4.2. Saran .............................................................................31

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................33

DAFTAR RIWAYAT HIDUP .........................................................................34

SURAT KETERANGAN PKL ........................................................................35

NILAI KULIAH KERJA PRAKTIK .............................................................36

LAMPIRAN-LAMPIRAN ...............................................................................37

vi
 DAFTAR GAMBAR

Gambar Halaman

III.I. Struktur Organisasi .................................................................................

III.II Laporan Penerimaan Barang ...................................................................

III.III Tempat penyimpanan Bahan Baku ........................................................

vii
DAFTAR TABEL

viii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dalam era globalisasi sekarang ini, persaingan global yang tajam banyak

dihadapi oleh perusahaan-perusahaan. Hal ini merupakan tanda bahwa semakin

pesatnya pertumbuhan usaha yang mendorong masing-masing perusahaan untuk

selalu memberikan sesuatu yang terbaik dari apa yang mereka produksi.semakin

lama masalah yang dihadapi oleh perusahaan semakin luas dan

kompleks.Masalah-masalah ini bermula dari suatu problem ekonomi dasar, yaitu

mengenai alokasi sumber yang terbatas,sedangkan disisi lain perusahaan akan

semakin tumbuh dan berkembang. Dengan keadaan tersebut maka perusahaan

harus mempunyai kemampuan untuk mempertahankan atau menjaga

kelangsungan proses produksi agar pelaksanaan proses produksi tidak mengalami

hambatan.Jika pelaksanaan proses produksi terganggu maka proses pencapaian

tujuan perusahaan akan terhambat dan akan merugikan pihak perusahaaan.dalam

proses produksi bahan baku didalam perusahaan memegang peranan yang sangat

penting dalam menunjang kelangsungan proses produksi ,walaupun ada faktor-

faktor lain yang penting tetapi persediaan bahan baku akan sangat berpengaruh

terhadap pelaksanaan produksi.Oleh karena itu perusahaan harus dapat

mengendalikan masalah persediaan bahan baku dengan baik.

Bahan baku merupakan salah satu aset penting yang dimiliki oleh sebuah

perusahaan karena mempunyai nilai yang besar dan hanya berpengaruh kecil

1
terhadap biaya operasi. Persediaan dapat berupa bahan mentah,bahan

pembantu,barang dalam proses,ataupun penyediaan bahan baku.perencanaan dan

pengendalian diberlakukan khususnya untuk penyediaan bahan baku.perencanaan

dan pengendaliaan dilakukan sedemikian rupa agar dapat melayani kebutuhan

bahan baku dengan tepat dan dengan biaya yang rendah.

Sistem pembelian adalah suatu kegiatan atau transaksi pembelian, baik itu

secara tunai maupun kredit dalam suatu Organisasi.Transaksi pembelian dapat

digolongkan menjadi dua yaitu pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal

adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian impor adalah

pembelian dari pemasok luar negari.

Sistem informasi pembelian penting bagi perusahaan karena dapat

mengidentifikasi kebutuhan informasi mengenai pembelian yang diperlukan untuk

pengambilan keputusan.

Dengan adanya sistem informasi pembelian, pimpinan bisa mengetahui

supplier mana yang dipilih untuk membeli barang, kapan jatuh tempo hutang

supaya tidak terlambat membayar, kemudian laporan-laporan mengenai

pembelian dari supplier, serta menjaga persediaan agar selalu ada, dan kapan

harus melakukan reorder point, sehingga up to date dan akurat.

Sistem informasi akuntansi pembelian yang baik harus disertai dengan

pengendalian internal yang efektif.

Pengendalian internal dapat membantu pimpinan untuk mencapai tujuan

perusahaan sekaligus sebagai salah satu sarana yang berguna mengamankan

2
sumber-sumber atau harga kekayaan perusahaan, memeriksa ketelitian dan

kebenaran akuntansi, meningkatkan operasional perusahaan, serta mencegah

penyimpangan terhadap kebijakan manajemen yang telah diterapkan.

Pengendalian internal penting untuk diterapkan oleh perusahaan karena memiliki

struktur organisasi, metode, dan ukuran yang diorganisasikan untuk menjaga

kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan kehandalan data akuntansi,

mendorong efisiensi untuk dipatuhinya kebijakan manajemen. Obyek penelitian

ini adalah PT. Multi Artha Pesona merupakan perusahaan produksi barang

kerajinan (tas).

Sistem pengadaan bahan baku dilakukan dengan melakukan prediksi dari

hasil penjualan tahunan yang kemudian dikonversikan dalam bulan,selanjutnya

hasil tersebut dikirim ke pabrik pusat yang berada di lebak bulus .bahan baku

yang telah dipesan nantinya akan dikirim ke pabrik supplier lebak bulus

selanjutnya dikirim ke pabrik Depok.Apabila jumlah permintaan tidak dapat

dipenuhi maka pabrik akan melakukan pemesanan ke supplier yang berada di

sekitar Depok,penjadwalan pemesanan bahan baku dilakukan dengan

menyesuaikan buffer stock yang ada ,buffer stock yang dialokasikan selama satu

minggu. Pemborosan dalam bentuk persediaan yang tidak perlu (unnecessary

inventory)harus dieliminasi. Unnecessary inventory cenderung meningkatkan

biaya penyimpanan untuk menghindari adanya persediaan yang tidak perlu,maka

dilakukan perencanaan kebutuhan bahan baku atau material requrement planning

(MRP).

MRP adalah tekhnik perencanaan kebutuhan material yang digunakan

perencanaan dan pengendalian terhadap item barang(komponen) yang tergantung

3
(dependent) pada item-item ditingkatkan (level) yang lebih tinggi. MRP mampu

untuk menentukan kebutuhan pada saat yang tepat dan membentuk kebutuhan

minimal untuk setiap item.Selain itu, MRP dapat membantu menentukan

pelaksanaan perencanaan pemesanan untuk memenuhi kebutuhan yang telah

ditetapkan sebelumnya oleh Master Production schedulling (MPS) dan

menentukan penjadwalan ulang atau pembatalan atas suatu jadwal yang telah

direncana (Nasution, 1999).

Berdasarkan uraian diatas penulis tertarik mengambil judul “ Prosedur

pembelian bahan baku pembuatan tas pada PT. Multi Artha Pesona “

1.2. Perumusan Masalah

Dengan melihat latar belakang tersebut, maka perumusan masalah dalam

penelitian ini sebagai berikut :

1. Bagaimana prosedur pembelian bahan baku di PT. Multi Artha Pesona

2. Apa saja yang menjadi kendala prosedur pembelian bahan baku pada

PT.Multi Artha Pesona

3. Bagaimana mengatasi kendala prosedur pembelian bahan baku pada PT.

Multi Artha Pesona

4
1.3. Tujuan dan Manfaat

Adapun maksud dari laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) adalah sebagai

persyaratan guna melengkapi tugas pada mata kuliah KKP. Tujuan dari riset

dalam membuat laporan tertulis yang sedang dijalani saat ini adalah :

1. Untuk mengetahui prosedur pembelian bahan baku pada PT. Multi Artha

Pesona

2. Untuk mengetahui kendala prosedur pembelian bahan baku pada PT. Multi
Artha Pesona
3. Untuk mengetahui cara mengatasi kendala prosedur pembelian bahan baku
pada PT. Multi artha Pesona

1.4. Metode Pengumpulan Data

Untuk mendapatkan data-data yang dibutuhkan penulis menggunakan

beberapa metode antara lain ;

a. Studi Pustaka
Metode ini dilakukan dengan cara mengumpulkan buku-buku yang ada
hubungannya dengan objek penelitian.

b. Wawancara
Metode wawancara dilakukan dengan cara melakukan tanya jawab secara
langsung terhadap pimpinan dan yang terkait di dalam perusahaan PT.
Multi Artha Pesona.

1.5. Ruang Lingkup

Didalam penulisan laporan Kuliah Kerja Praktik ini penulis akan

membahas mengenai prosedur pembelian bahan baku pada PT. Multi Artha
Pesona .Data penelitian yang digunakan dalam evaluasi adalah data pada bulan
agustus sampai dengan bulan september 2018.

5
1.6. Sistematika Penulisan

Agar penulisan laporan kuliah kerja praktik (KKP) ini mudah difahami oleh
pembaca, maka penulis menyusun berdasarkan sistematika penulisan sebagai
berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Dalam bab ini menjelaskan tentang latar belakang,tujuan,manfaat,

metode penelitian,ruang lingkup,dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Dalam bab ini mengemukakan teori-teori tentang pengertian

prosedur pembelian bahan baku.

BAB III PEMBAHASAN

Dalam bab ini menjelaskan mengenai tinjauan sejarah,struktur

Organisasi,data penelitian yang berupa hasil observasi langsung
dan wawancara.

BAB IV PENUTUP

Dalam bab ini merupakan bab terakhir penulisan laporan

KKP,yang berisi kesimpulan dan saran yang berhuungan dengan
pembahsan yang mungkin dapat dipertimbangkan atau digunakan
sebagai bahan masukan bagi perusahaan agar menjadi lebih baik.

6
 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Prosedur

Prosedur penting dimiliki bagi suatu perusahaan agar segala sesuatu dapat

dilakukan secara seragam. Pada akhirnya prosedur akan menjadi pedoman bagi

suatu perusahaan dalam menentukan aktivitas apa saja yang harus dilakukan

untuk menjalankan suatu fungsi tertentu. Untuk lebih jelasnya mengenai

pengertian prosedur menurut beberapa ahli:

Menurut Mulyadi dalam jurnal (Wijaya & Irawan, 2018)

Prosedur adalah Suatu urutan kegiatan klerikal (tulis menulis, menggandakan,

menghitung, mrmbandingkan antara data sumber dengan data pendukung kedua

belah pihak). Biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau

lebih, yang di buat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi

perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Menurut Cole dalam jurnal (Wijaya & Irawan, 2018)

Prosedur merupakan suatu urutan-urutan pekerjaan-pekerjaan kerani(clerical)

biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih disusun untuk

menjamin adanya perlakuan yang seragam transaksi-transaksi perusahaan yang

sering terjadi.

7
 Menurut Ardiyos dalam jurnal (Wijaya & Irawan, 2018)

Prosedur adalah Suatu bagian sistem yang merupakan rangkaian tindakan yang

menyangkut beberapa orang dalam satu atau beberapa bagian yang ditetapkan

untuk menjamin agar suatu kegiatan usaha atau transaksi dapat terjadi secara

berulang kali dan dilaksanakan secara seragam .

Dari beberapa pengertian menurut para ahli di atas maka dapat

disimpulkan yang di maksud dengan prosedur adalah urutan kegiatan atau

aktifitas yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang

dilaksanakan secara berulang-ulang dengan cara yang sama.

2.1.2 Karakteristik prosedur

Menurut Mulyadi dalam jurnal (2018:8) berikut ini adalah beberapa

kareakteristik dari prosedur adalah sebagai berikut :

1. Prosedur menunjang tercapainya organisasi.

2. Prosedur mampu meciptakan adanya pengawasan-pengawasan yang
baik dan menggunakan biaya yang seminimal mungkin.
3. Prosedur urutan-urutan yang logis dan sederhana.
4. Prosedur menunjukan adanya penetapan keputusan dan tanggung
jawab.
5. Prosedur menunjukan tidak adanya keterlambatan dan hambatan.

8
2.1.3 Manfaat Prosedur

Menurut Mulyadi (2018:6) Manfaat dari prosedur adalah sebagai berikut:

1. Lebih memudahkan dalam menentukan langkah-langkah kegiatan di

masa yang akan datang.

2. Mengubah pekerjaan yang berulang-ulang menjadi rutin dan terbatas.

3. Adanya suatu petunjuk atau program kerja yang jelas dan harus

dipatuhi oleh seluruh Pelaksana.

4. Membantu dalam usaha meningkatkan produktifitas kerja yang efektif

dan efisien.

5. Mencegah terjadinya penyimpangan dan memudahkan dalam

pengawasan.

2.2 Pengertian Pembelian

Pembelian adalah usaha pengadaan barang untuk perusahaan.Dalam

perusahaan dagang, pembelian dilakukan dengan dijual kembali tanpa

mengadakan perubahan bentuk barang. Sedangkan pada perusahaan manufaktur

pembelian dilakukan dengan merubah kembali dengan merubah bentuk.

Menurut Himayati dalam jurnal (Atmoko & Arizona, 2016)

Pembelian merupakan suatu transaksi dimana perusahaan membutuhkan barang

atau jasa, bai untuk dipakai maupun untuk persediaan yang akan dijual.

9
 Menurut Badriyah dalam jurnal (Mutiah & Apriana, 2018)

“Pembelian adalah perkiraan yang digunakan untuk mencatat semua pembelian

barang dagang dalam suatu periode.

Menurut Tinaprilla dalam jurnal (Atmoko & Arizona, 2016)

Pembelian merupakan proses pengambilan keputusan yang digunakan dalam

menetapkan kebutuhan terhadap barang dan jasa, mengidentifikasi, menilai dan

memilih berbagai alternatif merek dan pemasok.

Dapat disimpulkan bahwa pembelian adalah suatu transaksi dimana

perusahaan membutuhkan barang pada suatu periode untuk persediaan yang akan

dijual kepada konsumen secara tunai maupun kredit untuk memenuhi suatu

kebutuhan konsumen itu sendiri.

2.2.2 Pengertian Bahan Baku

Menurut Wiratna Sujarweni dalam jurnal (Widyastuti & Mita, 2018)

Bahan Baku adalah bahan-bahan yang merupakan komponen utama yang

membentuk keseluruhan dari produk jadi.Sedangkan bahan baku penolong adalah

bahan baku yang digunakan dalam proses produksi yang nilainya kecil dan tidak

dapat diidentifikasikan.

10
2.2.3 Deskripsi Pembelian Bahan baku

Pembelian bahan baku merupakan salah satu kegiatan penting didalam suatu

perusahaan, karena kegiatan ini merupakan kegiatan awal dari kegiatan produksi

perusahaan dan guna menjamin kelancaran proses produksi. Pelaksanaan kegiatan

pembelian bahan baku melibatkan beberapa bagian dan personil serta

pelaksanaannya berkaitan dengan pengeluaran uang yang cukup besar.Sajalan

dengan pesatnya perkembangan perusahaan dan adanya persaingan antar

perusahaan pada dunia usaha, kegiatan pembelian bahan baku merupakan

kegiatan pokok perusahaan yang perlu dilakukan pengawasan dan

pengendaliannya. Tetapi di pihak lain dengan meluasnya ruang lingkup dan

kegiatan operasi perusahaan dan ditambah kondisi adanya perubahan organisaasi

yang lebih kompleks sesuai kebutuhan perusahaan mengakibatkan pimpinan tidak

dapat mengawasi dan mengendalikan kegiatan pembelian bahan baku secara

efektif.Apabila kegiatan pembelian bahan baku tidak diawasi dan dikendalikan

dikhawatirkan akan terjadi kesalahan yang mengakibatkan kerugian pada

perusahaan. Adapun pokok bahasan yang akan dibahas dalam penelitian ini

adalah sebagai berikut :

1. Fungsi-fungsi yang terkait dalam prosedur pembelian bahan baku adalah

sebagai berikut :

a. Fungsi Produksi

fungsi produksi bertanggung jawab atas aktivitas yang berhubungan

dengan jenis, jumlah dan kapan bahan tersebut akan diperlukan dalam

proses produksi (Supriyono, 1999: 401).

11
b. Fungsi Gudang

Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan

pembelian bahan baku sesuai dengan posisi persediaan yang ada di

gudang untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh divisi

penerima. Untuk barang-barang yang langsung dipakai (tidak

diselenggarakan persediaan barang di gudang), permintaan barang

diajukan oleh pemakai barang.

c. Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi

mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam

pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada

pemasok yang dipilih.

d. Fungsi Penerimaan Barang

Fungsi penerimaan barang bertanggung jawab untuk melakukan

pemeriksaan terhadap jenis, mutu,dan kuantitas barang yang akan

diterima dari pemasok guna menentukan atau tidaknya barang tersebut

diterima oleh perusahaan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk

menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur

penjualan.

e. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan yang

berhubungan dengan transaksi persediaan bahan baku dan fungsi

pencatatan utang. Dalam prosedur pembelian bahan baku ini fungsi

pencatat bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan

12
 barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan, sedangka fungsi

pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian

kedalam register bukti kas keluar.

2. Dokumen-dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatn pada

prosedur pembelian bahan baku, Menurut Mulyadi dalam jurnal (Sugiarti,

2015).

a. Surat Permintaan Pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh bagian gudang untuk

meminta divisi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis,

jumlah, mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.

b. Surat Permintaan Penawaran Harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang

yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi yang

menyangkut jumlah pembelian yang besar.

c. Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang

telah dipilih.Dokumen ini terdiri dari berbagai fungsi :

1) Surat Order Pembelian.

Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian

yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang

dikeluarkan oleh perusahaan.

2) Tembusan Pengakuan oleh Pemasok

Tembusan ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda

tangan dari pemasok dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai

13
 bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta

kesanggupan pemasok dalam memenuhi pengiriman seperti terebut

dalam dokumen.

3) Tembusan bagi Unit Peminta Barang

Tembusan ini dikirimkan kepada divisi yang meminta pembelian

bahwa barang yang telah dimintanya telah dipesan.

4) Arsip Tanggal Penerimaan

Tembusan ini disimpan oleh bagian pembelian menurut tanggal

penerimaan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan

penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang ditetapkan.

5) Arsip Pemasok

Tembusan ini disimpan oleh divisi pembelian menurut nama

pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai

pemasok.

6) Tembusan Fungsi Penerimaan

Tembusan ini di kirim ke divisi penerimaaan sebagai otorisasi

untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas dan

pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.

7) Tembusan Fungsi Akuntansi

Tembusan ini di kirim ke divisi akuntansi sebagai salah satu dasar

untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

14
 d. Laporan Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh divisi penerimaan untuk menunjukan bahwa

barang yang diterima pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi,

kwantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

e. Faktur Pembelian

Dokumen yang digunakan untuk merekam semua transaski pembelian

bahan baku yang terjadi di perusahaan.

3. Jaringan Prosedur Pembelian Bahan Baku

Menurut Mulyadi dalam jurnal (Sugiarti, 2015) jaringan prosedur

pembelian bahan baku meliputi :

a. Prosedur Permintaan Pembelian

Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian

dalam formulir surat permintaaan pembelian kepada fungsi pembelian.

b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilikan Pemasok

Fungsi pembelian mengirimkan surat pembelian surat permintaan

penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi

mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian.

c. Prosedur Order Pembelian

Fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok

yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain

dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan

oleh perusahaan.

15
d. Prosedur Penerimaan Barang

Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kwantitas

dan mutu barang yang diterima dari pemasok dan membuat laporan

penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari

pemasok.

e. Prosedur Pencatatan Utang

Fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan

dengan pembelian(surat order pembelian) dan menyelenggarakan

pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan

utang.

f. Prosedur Distribusi Pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi

pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

16
 . BAB III

PEMBAHASAN

3.1. TINJAUAN UMUM ORGANISASI

3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Organisasi

PT. MAP pertama kali didirikan pada tahun 1967. PT. Multi Artha Pesona

adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam memasok produksi promosi

terutama untuk tas. Perusahaan memiliki pabrik sendiri sehingga mereka dapat

meminimalkan biaya sampai sekarang. PT Multi Artha Pesona masih harus

memesan kain dari Cina karena harganya jauh lebih murah dari pada yang lokal.

Perusahaan belum banyak pesaing.Alasan mengapa ada lebih sedikit pesaing di

industri ini karena pesaing lain adalah perusahaan kecil dan kebanyakan dari

mereka tidak memiliki pabrik sendiri. Jadi, PT. Multi Artha Pesona dapat bersaing

dengan mereka di segmen harga.disana banyak prosedur yang harus diselesaikan

.salah satunya adalah kontrol kualitas ,jadi mereka dapat menghasilkan barang

dengan kualitas baik. Untuk memenuhi permintaan tinggi pelanggan, PT MAP

harus mengelola tingkat minimum persediaan. Sebagai haasilnya, PT MAP

mendapat kepuasan yang lebih tingggi dari pelanggan mereka. Untuk menjaga

kualitas produk mereka, PT MAP meningkatkan keketatan dalam kontrol kualitas.

17
3.1.2. Visi dan Misi

1. Visi

Menjadikan Perusahaan konveksi yang terbaik, dengan pengerjaan yang tepat

waktu dan mampu melayani permintaan pesanan sesuai dengan apa yang

diinginkan oleh setiap konsumen

. Baik dari segi pelayanan, kualitas, maupun kuantitas yang memuaskan.

2. Misi

a. Menghasilkan produk yang berkualitas dengan harga yang kompetitif

b. Mengutamakan pelayanan pada kepuasan pelanggan

c.Berperan aktif untuk meningkatkan kualitas dan produktifitas yang dapat

memberikan kepuasan para pelanggan, karyawan dan mitra bisnis.

3.1.3. Struktur Organisasi dan Tata Kerja Organisasi

1. Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian

serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan

kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang diharapkan dan diinginkan.

Berikut adalah struktur organisasi PT.Multi Artha Pesona :

18
 Direktur tur

Manajer Keuangan Manajer Pemasaran Manajer Produksi

Cutting
Pembelian

Produksi
Penjualan
Controling

Sumber :PT Multi Artha Pesona Gambar III.I

Gambar Struktur Organisasi PT. Multi Artha Pesona

2. Tata Kerja Organisasi

a. Direktur, tugasnya antara lain :

1) Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan

perusahaan

2) Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala

bagian (manajer) atau wakil direktur

3) Menyetujui anggaran tahunan perusahaan atau institusi

4) Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan

atau institusi

19
b. Manajer Keuangan, tugasnya antara lain :

1) Bekerja sama dengan manajer lainnya untuk merencanakan serta

meramalkan beberapa aspek dalam perusahaan termasuk perencanaan

umum keuangan perusahaan.

2) Mengelola anggaran

3) Meneliti dan melporkan faktor yang mempengaruhi kinerja bisnis

4) Mengatur sumber-sumber pembiayaan untuk fasilitas utang perusahaan

5) Memproduksi rencana bisnis jangka panjang

6) Mengikuti perkembangan serta perubahan peraturan keuangan dan

undang-undang yang terkait dengan bisnis perusahaan

c. Manajer Pemasaran, tugasnya antara lain :

1) Melakukan perencanaan strategi pemasaran dengan memperhatikan trend

pasar dan sumber daya perusahaan.

2) Merencanakan marketing research yaitu dengan mengikuti

perkembangan pasar, terutama terhadap produk yang sejenis dari

perusahaan pesaing.

3) Melakukan perencanaan analisis peluang pasar.

4) Melakukan perencanaan tindakan antisipatif dalam menghadapi

penurunan order.

20
 5) Menyusun perencanaan arah kebijakan pemasaran

6) Melakukan identiifikasi dan meramalkan peluang pasar.

7) Merencanakan pengembangan jaringan pemasaran.

d. Manajer Produksi, tugasnya antara lain :

1) Melakukan perencanaan dan pengorganisasian jadwal produksi.

2) Menilai proyek dan sumber daya persyaratan.

3) Memperkirakan, negosiasi dan menyetujui anggaran dan rentang waktu

dengan klien dan manajer.

4) Menentukan standar kontrol kualitas.

5) Mengawasi proses prosuksi.

6) Me re-negosiasi rentang waktu atau jadwal yang diperlukan.

7) Melakukan pemilihan, pemesanan dan bahan pembelian.

8) Mengorganisir perbaikan dan pemeliharaan rutin peralatan produksi.

9) Menjadi penghubung dengan pembeli, pemasaran dan staf penjualan.

10) Mengawasi pekerjaan staf junior.

e. Divisi Pembelian, tugasnya antara lain :

1) Menentukan jumlah bahan baku yang akan di produksi

2) Merencanakan desain produk

3) Membuat estimasi biaya kebutuhan produksi

21
 4) Bertanggung jawab mencegah kesalahan yang akan terjadi selama

proses produksi

f. Divisi Penjualan, tugasnya antara lain :

1) Menyusun rencana penjualan

2) Mengikuti dan menganalisa perkembangan pasar

3) Menganalisa laporan penjualan dan mengadakan evaluasi

4) Memberikan saran dalam rangka peningkatan penjualan

g. Divisi Cutting, tugasnya antara lain :

Cutting adalah proses pemotongan bahan sesuai pola yang terdapat pada

kertas marka, atau pada kain sehingga di peroleh hasil potongan sesuai

ukuran bahan yang telah ditentukan.

h. Divisi Produksi, tugasnya antara lain :

Memproses atau mengelola suatu produk barang dari suatu bahan

dasar/baku diolah hingga menjadi berbentuk dan sesuai dengan keperluan (bahan-

jadi). Sejumlah langkah tertentu harus di ikuti berulang kali untuk benar-benar fix.

i. Divisi Quality Control, tugasnya antara lain :

1) Merekomendasikan pengolahan ulang produk-produk berkualitas

rendah

2) Menjaga checlist proses inspeksi dan protokol yang di gunakan dalam

suatu perusahaan

3) Memastikan kualitas

22
3.1.4. Kegiatan PT. Multi Artha Pesona

PT Multi Artha Pesona mempekerjakan sekitar 200 pekerja tetap dalam

proses produksi. Mereka dibagi menjadi banyak departemen. PT MAP memiliki

pabrik sendiri, sehingga akan membantu mempertahankannya kontrol kualitas

produk,mengurangi biaya produksi, itu akan membuat lebih sedikit pesaing.

Namun untuk beberapa produk yang terus dipesan untuk model yang sama, PT

MAP melakukan metode outsourching. Mereka memilih metode ini karena akan

mengurangi resiko banyak karyawan.Biasanya, hanya produk yang diberikan

secara terus menerus dan sederhana outsourching. Itu karena perusahaan dapat

lebih fokus pada inti dan sulit produk.

3.2. Data Laporan PKL

3.2.1. Bidang Praktik yang Dilakukan

Prosedur pembelian bahan baku merupakan hal yang terpenting dalam

suatu proses bisnis. Proses berjalannya suatu bisnis terutama industri yang

bergerak dalam kegiatan produksi, membutuhkan bahan baku agar kegiatan

produksi dapat berjalan sehingga mampu menciptakan suatu produk yang siap

untuk dijual. Jika tidak sesuai dengan standar yang ditentukan, bisa jadi suatu

industri tidak akan mendapatkan hasil yang maksimal dan akan mengalami

kebangkrutan.

Di PT Multi Artha Pesona penulis ditempatkan pada divisi gudang yang

sebagaimana melakukan tugas praktek pada pembelian bahan baku .

23
Didalam divisi Gudang terdapat alur Prosedur Pembelian Bahan Baku yang mana

alurnya sebagai berikut :

1. Bagian Gudang menerima permintaan dari bagian produksi dan pada saat

persediaan bahan baku yang sebenarnya dibutuhkan oleh bagian produksi

tidak cukup/hampir mencapai titik reorder point, maka bagian gudang

mengajukan permintaan pembelian dalam formulir Surat Permintaan

pembelian yang diotorisasi oleh pihak Manajer Keuangan sebagai

persetujuan atas pembelian bahan baku. Setelah proses pengotorisasian

selesai, surat permintaan pembelian yang dibuat dua rangkap. Lembar

pertama di ajukan ke Bagian pembelian untuk dilakukan pengadaan barang

dan lembar kedua di arsip di permanen dibagian Gudang.

2. Setelah bagian pembelian menerima surat Permintaan Pembelian, bagian

tersebut segera membuat Surat Permintaan Penawaran Harga yang kemudian

di kirim ke pemasok untuk mendapatkan Surat Penawaran dari

pemasok.Selanjutnya bagian pembelian ini melakukan perbandingan harga

untuk menentukan pemasok mana yang akan di pilih perusahaan.

3. Setelah menentukan pemasok, bagian pembelian segera membuat surat order

Pembelian sebanyak empat lembar, lembar pertama surat order pembelian ini

di kirim kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan perussahaan,

lembar kedua dikirim kepada bagian pembukuan (akuntansi) sebagai salah

satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian,

24
 lembar ketiga dikirim kepada bagian produksi (Gudang) yang menunjukkan

bahwa barang yang dimintanya telah di pesan, dan lembar ke empat

diarsipkan secara permanen menurut tanggal.

Sumber : PT Multi Artha Pesona Gambar III.II

Gambar Laporan Penerimaan Barang

4. Setelah bahan baku dipesan dari pemasok datang maka bahan baku langsung

diterima bagian gudang. Bagian gudang kemudian membuat laporan

penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok

tersebut.Laporan Penerimaan dibuat tiga rangkap. Lembar pertama dikirim ke

bagian Pembelian sebagai bukti bahwa barang telah diterima oleh bagian

Gudang. Lembar kedua dikirim ke bagian Pembukuan sebagai salah satu

25
 dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi Pembelian, dan

lembar ketiga diarsipkan secara permanen menurut nomor.

5. Pada saat jatuh tempo bagian Pembukuan segera membuat BKK rangkap dua

kemudian diotorisasi terlebih dahulu oleh Manajer Keuangan dan selanjutnya

kedua rangkap dokumen BKK beserta faktur dari pemasok dan surat order

pembelian diserahkan ke bagian kas untuk mengisi cek pembayaran yang

selanjutnya cek akan diserahkan ke pemasok. Saat pemasok menerima cek

bersamaan dengan itu pemasok melakukan tanda tangan atas BKK sebagai

bukti bahwa cek sudah diberikan ke pemasok. Setelah itu formulir BKK

lembar pertama dikembalikan ke bagian pembukuan dan BKK kedua

diarsipkan secara permanen di bagian Kas.

6. Setelah dilakukan pembayaran oleh bagian kas, dokumen BKK, faktur

pembelian, dan SOP diserahkan ke bagian pembukuan yang selanjutnya akan

dilakukan pencatatan pengeluaran kan di dalam jurnal pengeluaran kas sesuai

dengan bukti kas keluar.

3.2.2 Hasil Perumusan Masalah

Hasil perumusan masalah pada laporan KKP ini yaitu :

1. Pada prosedur pembelian bahan baku telah dijelaskan pada kegiatan

praktek.

2. Pada prosedur pembelian bahan baku yang harus dilengkapi adalah surat

permintaan penawaran harga, surat order pembelian, laporan penerimaan

barang,bukti kas keluar dan pencatatan pengeluaran kas.

26
 3. Kendala yang dialami saat proses pembelian bahan baku adalah pada saat

penerimaan bahan baku kemudian melakukan pemeriksaan barang yang

diterima dari pemasok apakah sudah sesuai dengan pesanan . dan masih

terdapat kekurangan pada saat perhitungan karena tidak sesuai dengan

pesanan

4. Cara mengatasi kendala pada pembelian bahan baku di PT Multi Artha

Pesona adalah dengan cara pada saat pengiriman selanjutnya pemasok

melebihi bahan baku untuk mengganti bahan yang sebelumnya terdapat

kekurangan dalam perhitungan.

3.2.3 Kendala Pembelian Bahan Baku

Didalam melaksanakan kegiatan KKP terdapat beberapa kendala yang

dihadapi dalam penulis. Kendala pada pembelian bahan baku di PT Multi Artha

Pesona yang paling utama adalah pada saat penerimaan bahan baku dari pemasok

dan dilakukan pengecekan perhitungan oleh bagian gudang apakah bahan baku

tersebut sudah sesuai pesanan, namun pada saat pengecekan ulang bahan tersebut

masih kurang dalam perhitungannya.kekurangan persediaan merupakan masalah

yang cukup krusial dalam operasional sebuah perusahaan karena dapat berakibat

terhentinya proses produksi.Kedua, bahan baku terkadang beda warna dari sesuai

pesanan, Ketiga pada bahan baku mengalami cacat atau rusak.

3.2.4 Cara mengatasi hambatan kendala pembelian bahan baku

Cara mengatasi kendala pembelian bahan baku pada PT Multi Artha

Pesona adalah bagian pembelian melakukan komunikasi kepada pemasok

mengenai kekurangan pada pengiriman sebelumnya untuk melengkapi

27
kekurangan pengiriman sebelumnya ke pengiriman yang selanjutnya untuk

melengkapi perhitungan pada pembelian bahan baku .Kedua, dalam mengatasi

bahan baku yang beda warna dan cacat atau rusak , bagian pembelian membuat

surat dalam hal memberitahukan bahwa ada bahan baku yang mengalami beda

dari warna tidak sesuai pesanan dan bahan baku tersebut rusak, kemudian surat

tersebut di kirim melalui JNE dan kemudian di proses untuk pengiriman

selanjutnya ,kemudian pada saat penerimaan barang selanjutnya pihak pemasok

dan pembeli mengadakan tukar barang untuk melengkapi bahan rusak dan cacat.

28
 BAB IV

PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah di uraikan pada

bab III, penulis menarik kesimpulan sebagai berikut :

Prosedur Pembelian Bahan Baku pada PT Multi Artha Pesona Depok, Jawa Barat

di otorisassi oleh beberapa bagian yaitu bagian gudang, bagian pembelian, bagian

pemasok, bagian keuangan dan pemilik perusahaan.

Awalnya bagian gudang mengecek persediaan bahan baku di gudang, jika

persediaan bahan baku dianggap kurang atau habis bagian kepala gudang

mengajukan Formulir Permintaan Pembelian ke bagian pembelian.

Pada saat bagian pembelian menerima FPP dari kepala gudang, bagian tersebut

segera membuat Surat Permintaan Penawaran Harga yang kemudian di kirim ke

pemasok untuk mendapatkan penawaran dari pemasok. Selanjutnya bagian

pembelian melakukan perandingan harga untuk menentukan pemasok.

Setelah menentukan pemasok, bagian pembelian segera membuat Surat Order

Pembelian sebanyak empat Lembar, lembar pertama surat order pembelian ini di

kirim kepada pemasok sebagai order resmi, lembar kedua dikirim kepada bagian

pembukuan (akuntansi), lembar ketiga dikirim kepada bagian guddang dan ke

empat diarsipkan secara permanen menurut tanggal.

29
Setelah bahan baku di pesan dari pemasok datang maka bahan baku langsung di

terima bagian gudang. Bagian gudang kemudian membuat laporan penerimaan

barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut. Laporan

penerimaan tersebut di buat tiga rangkap, lembar pertama di kirim kepada bagian

pembelian, lembar kedua dikirim ke bagian pembukuan dan lembar ketiga di

arsipkan secara pemanen menurut nomor.

Setelah jatuh tempo bagian pembukuan segera membuat BKK (Bukti Kas Keluar)

rangkap dua kemudian diotorisasi terlebih dahulu oleh Manajer Keuangan dan

selanjutnya kedua rangkap BKK berupa faktur daripemasok dan surat order

pembelian di serahkan ke bagian kas untuk mengisi cek pembayaran yang

selanjutnya cek akan diserahkan kepada pemasok. Saat pemasok menerima cek

bersamaan dengan itu pemasok melakukan tanda tangan atas BKK sebagai bukti

bahwa cek sudah diberikan pemasok. Setelah itu lembar pertama di kembalikan

kepada bagian pembukuan dan lembar BKK kedua kemudian di arsipkan bagian

kas.

Setelah dilakukan pembayaran oleh bagian kas, dokumen BKK,faktur pembelian,

dan SOP diserahkan ke bagian pembukuan yang selanjutnya akan dilakukan

pencatatan pengeluaran kas di dalam jurnal pengeluaran kas sesuai dengan bukti

kas keluar.

30
4.2. Saran

Berdasarkan hasil pengamatan penulis selama melakukan kegiatan

penelitian pada PT Multi Artha Pesona, penulis mencoba memberikan saran yang

di harapkan bisa bermanfaat bagi perusahaan dan demi meningkatkan serta

kemajuan perusahaan dimasa yang akan datang :

1. Pada prosedur pembelian bahan baku pada PT Multi Artha Pesona

penulis tidak memberikan banyak saran, hanya saja akan lebih baik

apabila perusahaan mulai menggunakan media atau komputerisasi

dalam setiap kegiatan pembelian persediaan bahan baku agar tidak

terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti hilangnya laporan atau

catatan-catatan. Selain itu perusahaan akan mempunyai dua bukti

transaksi prosedur pembelian bahan baku yaitu bukti yang ada di

sistem komputer dan bukti yang ditulis manual.

2. Pada prosedur pembelian bahan baku pada PT Multi Artha Pesona

terdapat beberapa kendala yang paling utama adalah pada saat

penerimaan bahan baku dari pemasok dan dilakukan pengecekan

perhitungan oleh bagian gudang apakah bahan baku tersebut sudah

sesuai pesanan, namun pada saat pengecekan ulang bahan tersebut

masih kurang dalam perhitungannya.kekurangan persediaan

merupakan masalah yang cukup krusial dalam operasional sebuah

perusahaan karena dapat berakibat terhentinya proses produksi.Kedua,

bahan baku terkadang beda warna dari sesuai pesanan, Ketiga pada

bahan baku mengalami cacat atau rusak.

31
3. Cara mengatasi kendala pembelian bahan baku pada PT Multi Artha

Pesona adalah bagian pembelian melakukan komunikasi kepada

pemasok mengenai kekurangan pada pengiriman sebelumnya untuk

melengkapi kekurangan pengiriman sebelumnya ke pengiriman yang

selanjutnya untuk melengkapi perhitungan pada pembelian bahan baku

.Kedua, dalam mengatasi bahan baku yang beda warna dan cacat atau

rusak , bagian pembelian membuat surat dalam hal memberitahukan

bahwa ada bahan baku yang mengalami beda dari warna tidak sesuai

pesanan dan bahan baku tersebut rusak, kemudian surat tersebut di

kirim melalui JNE dan kemudian di proses untuk pengiriman

selanjutnya ,kemudian pada saat penerimaan barang selanjutnya pihak

pemasok dan pembeli mengadakan tukar barang untuk melengkapi

bahan rusak dan cacat.

32
 DAFTAR PUSTAKA

Atmoko, Y. D., & Arizona, N. D. (2016). Aplikasi Penjualan dan Pembelian

Secara Tunai dan Non Tunai Pada PD Istana Gypsum Pontianak. Simposium
Nasional Ilmu Pengetahuan Dan Teknologi (SIMNASIPTEK), 38–44.
Retrieved from http://seminar.bsi.ac.id/simnasiptek/index.php/simnasiptek-
2016/article/view/86/86

Mutiah, S. K., & Apriana, V. (2018). Penerapan Model Waterfall Pada Sistem
Informasi Pembelian Bahan Baku Roti, XVI(2).

Sugiarti. (2015). Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku Pada CV. Aneka Ilmu
Semarang.

Widyastuti, I., & Mita, D. (2018). Akuntansi Perhitungan Harga Pokok Penjualan
Dengan Metode Pesanan Untuk Menentukan Harga Jual, V(1).

Wijaya, D., & Irawan, R. (2018). Prosedur Administrasi Penjualan Bearing Pada
Usaha Jaya Teknika Jakarta Barat, XVI(1).

33
34
35
36
 LAMPIRAN

LAMPIRAN 1 TEMPAT PENYIMPANAN BAHAN BAKU

37