Laporan Akhir Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Sistem Akuntansi Pembelian Menggunakan System Zahir

Accounting Versi 6

Di PT Matsuo Precision Indonesia

Disusun Oleh :
NUR AENI
2216.10046

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI PELITA BANGSA

PROGRAM STUDI DIII AKUNTANSI
2019

i
 KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Alloh SWT yang telah memberi rahmat dan
karunianya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan laporan
kegiatan praktek kerja lapangan ( PKL ) di PT. Matsuo Prrecision
Indonesia. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan praktek
kerja lapangan ini tidak lepas dari dukungan berbagai pihak, oleh karena
itu pada kesempatan ini penulis sampaikan terima kasih kepada :

1. Ibu Dian Sulistyorini, S.E.,M.Si.,Ak,Ca,. Sebagai ketua program Studi

Akuntansi Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Pelita Bangsa dan sebagai
dosen pembimbing dalam penyusunan Laporan Praktek Kerja
Laporan ini
2. Mr. Toshihiko Kodama selaku Presiden Direktur PT Matsuo Precision
Indonesia yang telah memberikan ijin penulis dalam melaksanakan
Praktek Kerja Lapangan
3. Bapak Bayu Aji Nugroho selaku supervisor Accounting Dept di PT
Matsuo Precision Indonesia yang telah memberikan ilmu dan
pengalaman dalam melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di PT
Matsuo Precision Indonesia
4. Orang terkasih yang selalu memberikan do’a dan motivasi.

Saya berharap laporan ini dapat memberikan manfaat dan edukasi

terutama yang berkaitan dengan judul laporan Praktek Kerja Lapangan
ini, tidak di pungkiri bahwa dalam pembuatan laporan ini masih banyak
kesalahan dan kekurangan. Oleh karena itu, Saya mengharapkan kritik
dan saran dari pembaca yang bersifat membangun demi terciptanya
perbaikan dimasa yang akan datang.

Cikarang, 29 Mei 2019

Penulis

iii
 DAFTAR ISI

Cover ........................................................................................................... i

Halaman Pengesahan ................................................................................. ii

Kata Pengantar ............................................................................................ iii

Daftar Isi ...................................................................................................... iv

Daftar Gambar ............................................................................................. vi

Bab I Pendahuluan

1.1. Latar Belakang ............................................................................... 1

1.2. Ruang Lingkup Masalah ................................................................ 5

1.3. Tujuan Praktek Kerja Lapangan ..................................................... 5

1.4. Manfaat Praktek Kerja Lapangan ................................................... 5

Bab II Gambaran Umum Perusahaan

2.1. Sejarah Singkat Perusahaan .......................................................... 7

2.2. Kebijakan Dasar Manajemen ......................................................... 7

2.3. Lokasi Tempat PKL ........................................................................ 8

2.4. Struktur Organisasi Perusahaan .................................................... 9

Bab III Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan

3.1. Deskripsi Unit Tempat Praktek Kerja Lapangan ............................. 18

3.1.1 Struktur Organisasi Unit Tempat PKL .................................... 19

3.2. Pembahasan Tema Praktek Kerja Lapangan ................................. 20

3.2.1. Prosedur Pembelian di PT Matsuo Precision Indonesia ........ 20

3.2.2. Proses Penerimaan Invoice ................................................... 23

3.2.3. Proses Penginputan Invoice ................................................. 26

3.2.4. Proses Penjurnalan Invoice ................................................... 31

iv
 3.3. Kompetensi yang didapatkan selama PKL ...................................... 33

3.4. Tantangan selama PKL .................................................................. 34

Bab IV Penutup

4.1. Kesimpulan .................................................................................... 35

4.2. Saran ............................................................................................. 36

Daftar Pustaka ............................................................................................. 37

Lampiran ..................................................................................................... 38

v
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Lokasi Tempat PKL .................................................................. 9

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Perusahaan .............................................. 10

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Unit Tempat PKL ....................................... 19

Gambar 3.2 Flowchart Prosedur Pembelian ................................................ 21

Gambar 3.3 Flowchart Proses Penerimaan Invoice ..................................... 24

Gambar 3.4 Tampilan Sistem Zahir Accounting 6 ........................................ 27

Gambar 3.5 Tampilan Login Sistem Zahir .................................................... 27

Gambar 3.6 Tampilan menu Pembelian ....................................................... 28

Gambar 3.7 Tampilan Invoice Pembelian sebelum Input Invoice Baru ......... 28

Gambar 3.8 Tampilan menu Penerimaan Barang ........................................ 29

Gamabr 3.9 Cara melihat Jurnal setelah direkam secara permanen ............ 31

Gambar 3.10 Tampilan Jurnal Voucher ....................................................... 32

Gambar 3.11 Cara Print Out Jurnal Voucher ............................................... 32

Gambar 3.12 Tampilan Form Jurnal Voucher .............................................. 33

vi
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Suatu perusahaan didalam menjalankan aktivitas usahanya tentu
memuat berbagai macam kegiatan usaha untuk menghasilkan barang
atau jasa dengan tujuan untuk memperoleh keuntungan. Kegiatan
usaha suatu perusahaan satu dengan yang lainnya akan berbeda –
beda tergantung dari bidang usaha apa yang dijalankan. Dari berbagai
kegiatan usaha yang dijalankan dibutuhkan pencatatan yang memuat
berbagai macam transaksi yang membentuk suatu siklus keuangan
serta bersifat kesinambungan artinya transaksi periode sebelumnya
akan berpengaruh terhadap transaksi periode selanjutnya. Siklus
tersebut pada akhirnya akan bermuara pada proses pengambilan
keputusan oleh pemegang kepentingan.
Proses pengambilan keputusan yang efektif memerlukan berbagai
informasi yang telah diorganisir dan diproses sehingga bermanfaat
bagi para pemegang kepentingan. Informasi yang baik dapat
bermanfaat untuk mengurangi ketidakpastian, meningkatkan kualitas
keputusan, serta meningkatkan kemampuan dalam merencanakan
dan menjadwalkan suatu aktivitas. Kegiatan atau aktivitas dari suatu
usaha yang sangat beraneka ragam memerlukan suatu sistem yang
digunakan sebagai alat untuk pengendali terhadap aktivitas – aktivitas
yang dijalankan. Sistem khusus yang digunakan oleh perusahaan
merupakan suatu acuan bagi tiap – tiap departemen dalam
memproses dan mengolah data. Dalam pemrosesan suatu informasi
dapat dikelompokan menjadi 2 yaitu Sistem Informasi Manajemen dan
Sistem Informasi Akuntansi.
Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu sistem yang
merekam, menyimpan, dan memutakhirkan data sebuah perusahaan
atau organisasi sehingga dapat menyediakan informasi yang relevan
dan tepat waktu bagi pihak manajemen untuk proses pengambilan
keputusan. Sistem ini menyediakan informasi bagi fungsi - fungsi yang
ada dalam perusahaan tersebut seperti proses produksi, SDM,

1
pemasaran produk, serta akuntansi dan keuangan. Sedangkan sistem
informasi akuntansi merupakan sistem yang menyediakan informasi
akuntansi dan keuangan beserta informasi lainnya yang diperoleh
secara rutin melalui transaksi – transaksi akuntansi. Dalam hal ini
dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi (SIA) ini
merupakan subsistem dari Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam
menghasilkan informasi yang dapat membantu organisasi untuk
memantau dan mengendalikan usahanya.
Transaksi – transaksi secara rutin yang terjadi akan membentuk
suatu siklus transaksi. Siklus transaksi yang merupakan kumpulan
kejadian yang saling berkaitan pada suatu periode dan bersifat
berkesinambungan. Secara garis besar siklus transaksi terdiri dari
siklus pembelian, siklus produksi, siklus pendapatan, dan siklus
penggajian. Data yang diperoleh dari semua siklus transaksi terhubung
dengan suatu sistem buku besar dan sistem pelaporan karena SIA
merupakan sistem yang menyediakan informasi akuntansi keuangan
beserta informasi lainnya yang diperoleh dari proses rutin suatu
transaksi.
Seiring perkembangan teknologi dasar – dasar sistem informasi
akuntansi menggunakan suatu sistem software (aplikasi akuntansi)
yang beraneka ragam. Berbagai software akuntansi yang digunakan
oleh suatu perusahaan diantaranya MYOB, Accurate, Zahir
Accouunting, Quic Book, iTbrain, Easy Accounting System, dan lain –
lain. Suatu aplikasi akuntansi diorganisasikan dari beberapa modul
yang terintegrasi yang menjadi suatu kesatuan yang saling berkaitan
satu sama lain seperti pembelian, penjualan, persediaan, buku besar,
penggajian dan job costing.
Pada suatu perusahaan pembelian merupakan suatu kegiatan
dalam memperoleh suatu barang ata jasa baik diolah kembali menjadi
barang yang memiliki nilai jual lebih atau mendapatkan nilai dari
barang atau jasa tanpa mengubah bentuk dengan tujuan untuk
mendapatkan keuntungan secara maksimal. Pembelian merupakan
langkah awal terjadinya suatu transaksi dengan melibatkan pihak lain
untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan oleh usahanya.

2
 PT Matsuo Precision Indonesia merupakan salah satu
perusahaan yang bergerak dibidang industri manufaktur yang
melakukan pembelian terhadap bahan baku, kebutuhan peralatan
supporting dalam produksi ataupun keperluan perlengkapan office
kepada pihak lain baik yang dilakukan secara tunai ataupun secara
kredit. Pembelian terhadap kebutuhan perusahaan dilakukan oleh
departemen purchasing yang bertugas untuk merekap pembelian akan
barang/jasa yang diajukan oleh departemen terkait. PIC purchasing
setelah menerima form purchase order dari departemen terkait akan
memproses pembelian tersebut kepada supplier yang ditunjuk. Proses
dari dibuatnya form purchase order hingga penerimaan barang yang
dibeli akan membentuk siklus yang berlangsung secara terus
menerus.
Siklus pembelian pada dasarnya berfungsi untuk menyediakan
barang atau jasa yang dibutukan oleh suatu divisi dalam organisasi
atau perusahan yang berkaitan langsung dengan usaha yang
dijalankan. Dalam perusahaan atau organisasi dalam melakukan
pembelian terhadap barang atau jasa melalui departemen atau divisi
khusus yang bertugas untuk melakukan pembelian atas dasar
permintaan dari departemen lainnya atau disebut Purchasing.
Departemen Purchasing memproses pembelian atas permintaan
departemen yang mengajukan permintaan pembelian akan
menerbitka order pembelian. Order yang diterbitkan harus melalui
beberapa proses, diantaranya harus meminta persetujuan dari
atasannya dan kemudian di approve oleh presiden direktur. Setelah
form purchase order (PO) di setujui oleh presiden direktur, orang
purchasing dapat langsung memproses order kepada supplier yang
disetujui.
Dokumen Purchase Order atau yang sering disebut dengan PO
Pembelian merupakan dokumen yang digunakan sebagai referensi
oleh supplier/vendor dalam melakukan transaksi pengiriman/penjualan
barang atau jasa kepada customer. PO dikirim oleh customer ke
vendor bertujuan untuk mengotorisasi pembelian. Dalam siklus
pembelian penerbitan PO terhadap pembelian barang atau jasa

3
terhadap supplier yang dituju merupakan proses awal dalam siklus
akuntansi pembelian.
Proses pembelian suatu barang atau jasa yang dimulai dengan
penerbitan Purchase Order hingga diterimanya barang yang dipesan
memerlukan berbagai dokumen yang terkait mengenai alur pembelian
seperti surat permintaan pembelian (form purchase order), surat
permintaan penawaran harga (quotation), surat order pembelian (PO),
laporan penerimaan pembelian (dalam perusahaan biasanya
menggunakan surat jalan) dan bukti kas keluar (terkait pembayaran
terhadap supplier)
Setelah penerimaan barang atau jasa terkait PO yang telah
diterbitkan, pihak supplier akan menerbitkan faktur pembelian (Invoice)
yang berisi rincian mengenai tagihan pembelian atas PO yang telah
disepakati. Secara rinci kegunaan invoice atau faktur pembelian
adalah sebagai informasi barang/jasa yang dipesan, sebagai informasi
nilai tagihan dan termin pembayaran yang harus dibayar, sebagai alat
untuk mengevaluasi apabila terdapat ketidaksesuaian akan
barang/jasa yang dipesan dan yang diterima, sebagai bukti transaksi
yang sah untuk memasukan transaksi ke pembukuan keuangan,
sebagai alat yang digunakan sebagai referensi oleh bagian keuangan
untuk pembayaran hutang terhadap supplier/vendor.
Invoice yang dikirimkan oleh pemasok atau supplier biasanya
dibuat dan dikirimkan setelah barang yang dipesan telah diterima
keseluruhan atau secara parsial tergantung dengan kebijakan yang
disepakati. Dalam perusahaan invoice dari supplier diterima oleh
bagian penerimaan invoice biasanya departemen purchasing yang
berhubungan langsung dengan pemasok. Pihak purchasing akan
memeriksa terkait kesesuaian antara PO yang diterbitkan dengan
barang yang diterima dengan memeriksa surat jalan yang ditanda
tangani oleh bagian penerimaan barang.

4
1.2. Ruang Lingkup Permasalahan
Ruang lingkup permasalahan yang akan dibahas dalam laporan
praktek kerja lapangan ini yaitu:
1. Bagaimana prosedur pembelian yang digunakan di PT Matsuo
Precision Indonesia?
2. Bagaimana proses penerimaan Invoice di PT Matsuo Precision
Indonesia?
3. Bagaimana proses penginputan Invoice ke dalam sistem di PT
Matsuo Precision Indonesi?
4. Bagaiman proses penjurnalan terhadap Invoice menggunakan
sistem zahir accounting?

1.3. Tujuan Praktek Kerja Lapangan

1. Untuk mengetahui prosedur pembelian bahan baku/bahan
pembantu dalam pelaksanaan produksi di PT Matsuo Precision
Indonesia
2. Untuk mengetahui sistem penerimaan invoice yang ada di
bagian accounting PT Matsuo Precision Indonesia serta cut off
time yang diberlakukan terhadap pelaksanaan pembayaran
3. Untuk mengetahui proses penginputan invoice menggunakan
sistem Zahir Accounting versi 6.0
4. Untuk mengetahui sistem penjurnalan menggunakan sistem
Zahir Accounting versi 6.0
1.4. Manfaat PKL
1. Manfaat Teoritis
Praktek Kerja Lapangan ini dapat bermanfaat untuk
memberikan sumbangan pemikiran untuk menemukan
gagasan baru terhadap masalah yang dihadapi dalam proses
praktek kerja lapangan yang sesuai dengan bidang ilmu
pengetahuan.
2. Manfaat Praktis
Menjelaskan bahwa praktek kerja lapangan bermanfaat
memberikan sumbangan pemikiran bagi pemecahan masalah

5
 yang berhubungan dengan pelaksanaan praktek kerja
lapangan yang dihadapi di lapangan.
Praktek kerja lapangan ini berguna secara teknis untuk
memperbaiki, meningkatkan suatu keadaan berdasarkan
pelaksanaan yang dilakukan dan mencari solusi bagi pemecahan
masalah yang ditemukan pada praktek kerja lapangan secara
nyata.

6
 BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1. Sejarah Singkat Perusahaan

PT Matsuo Precision Indonesia didirikan dalam kerangka Undang-

Undang Penanaman Modal Asing No. 1 tahun 1967 sebagaimana
telah diubah dengan UU No. 11 tahun 1970 dan berdasarkan akta
notaris No. 12 tanggal 11 Januari 2012 Lusia Hutabarat ,S.H, kantor
notaris di Jakarta. Anggaran dasar Perusahaan telah disetujui oleh
Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dalam
surat keputusannya No. AHU-AH.01.10-32760 tanggal 7 September
2012, dan diterbitkan dalam Lembaran Negara No. 8840 Tambahan
No. 99 tanggal 10 Desember 2013.

PT Matsuo Precision Indonesia bergerak di bidang manufaktur

barang dan peralatan teknik, barang logam lainnya, dan bagian-bagian
kendaraan mobil. Perusahaan berdomisili di GIIC, Kawasan
Greenland Industrial International Centre Blok AE No. 3, Kota
Deltamas, Cikarang Pusat, Bekasi, Jawa Barat. Perusahaan ini mulai
beroperasi pada tahun 2012. Anggaran dasar Perusahaan telah
mengalami beberapa kali perubahan, paling baru dengan akta notaris
No. 01 dari notaris Lusia Hutabarat, SH. tanggal 1 Oktober 2015
tentang perubahan nama pemegang saham dari Pinetec, Inc. menjadi
Pinetec Logistic, Inc. Perubahan ini telah disetujui oleh Menteri
Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dalam surat
keputusannya No. AHU-3561746. AH.01.11 tanggal 5 Oktober 2015.
Pada tanggal 31 Maret 2015, perusahaan memiliki masing-masing 43
karyawan kontrak dan 23 karyawan tetap (tidak diaudit). Pada tahun
2016 dan 2017 Dewan Komisaris PT Matsuo Precision Indonesia
adalah Mr. Masaihiro Mukaida, dengan President Director Mr.
Toshihiko Kodama sampai dengan sekarang.

2.2. Kebijakan Dasar Manajemen

Dalam melakukan kegiatan produksi berprinsip pada
mengutamakan keselamatan kerja, zero accident pada lingkungan

7
 kerja dan selalu mematuhi peraturan perundang-undangan yang
diterapkan di Inndonesia. Memberikan kepuasan pelanggan dengan
pengiriman barang teapt waktu , memenuhi kualitas yang distandarkan
pelanggan, harga yang kompetitif, dan pengadaan bahan baku yang
global. Dengan berkesinambungan, terus mempelajari kandungan
produk dengan baik dari sisi teknologi maupun kualitas produk.
Melakukan perbaikan yang berkesinambungan dengan kegiatan
ramah lingkungan, mendaur ulang dan memanfaatkan secara efektif
sisa bahan dari kegiatan produksi, mencegah terjadinya pencemaran
serta memperhatikan ketertiban dan kebersihan lingkungan di dalam
dan di luar kantor. Dengan menerapkan filosofi manajemen pusat,
spirit P.B.P “Possibility (kemungkinan), Betterment (perbaikan) dan
Progress (pengembangan)” untuk bersumbangsih terhadap Matsuo
Group.
Perusahaan dalam menjalankan kegiatan opersional perusahaan
berpedoman pada kebijakan manajemen yang telah dibuat. Selain
menentukan kebijakan manajemen PT Matsuo Precision Indonesia
juga menetapkan kebijakan mutu perusahaan. Kebijaka mutu
perusahaan bertujuan menjadi perusahaan yang dipercaya oleh
customer dengan memenuhi Target Quality, Production, Delivery.
Target Quality Objektif ditetapkan perusahaan bertujuan sebagai
penetapan untuk mengurangi claim customer, meningkatkan kualitas
produk di setiap departemen, pengiriman barang tepat waktu, serta
meningkatkan penjualan untuk memenuhi permintaan Customer.
Selain itu PT Matsuo Precision Indonesia juga menetapkan
kebijakan mutu lingkungan dengan mengurangi pemakaian fotokopi
sebesar 2% per bulan, mengurangi sampah kardus 2% per bulan,
mengurangi biaya pemakaian listrik 2% per bulan.
2.3. Lokasi tempat PKL
PT Matsuo Precision Indonesia beralamat di Kawasan Industri
Greenland International Industrial Center (GIIC) Blok AE No. 03 Kota
Deltamas, Desa Nagasasari, Serang Baru, Bekasi 17330

8
 Gambar 2.1
PT Matsuo Precision Indonesia

Sumber: Internal perusahaan

2.4. Struktur Organisasi

Sistem Manajemen dalam mengatur kegiatan atau aktivitas
perusahaan dijalankan melalui suatu struktur organisasi yang
ditetapkan. Struktur organisasi dibuat dan dibentuk untuk mengatur
jalannya perusahaan sesuai dengan kemampuan yang dimiliki oleh
masing-masing komponen dalam setiap departemen. Adapun Struktur
Organisasi yang ada pada PT Matsuo Precision Indonesia adalah
sebagai berikut:

9
 Gambar 2.2
STRUKTUR ORGANISASI
PT MATSUO PRECISION INDONESIA

PRESIDEN
DIREKTUR

SUPERVISI
GENERAL ACCOUNTING
SENIOR MANAGER ADVISOR QA/QC
MANAGER

FINANCE STAFF TAX STAFF

SUPERVISOR PE SENIOR STAFF SUPERVISOR HRD-
SUPERVISOR QA/QC SUPERVISOR PPIC
PRODUCTION QA/QC GA

STAFF ADMIN
LEADER LEADER STAFF
MAINTENANCE PE LEADER QC LEADER QC STAFF ADMIN SALES/PPIC
PRODUCTION PRODUCTION HRD-GA

LEADER
SUB LEADER SUB LEADER SUB LEADER SUB LEADER OPERATOR QC OPERATOR QC STAFF STAFF ADMIN STAFF IT
WAREHOUSE

STAFF ADMIN OPERATOR STAFF ADMIN

PIC PIC PIC PIC OPERATOR QC STAFF DRIVER TRANSLATER
PRODUCTION FORKLIFT WAREHOUSE

PIC STAFF ADMIN STAFF PURCHASING STAFF EXIM

10
Deskripsi Pimpinan Perusahaan dan Departemen

1. Presiden Direktur
a. Memimpin perusahaan dengan menetapkan kebijakan –
kebijakan yang diatur oleh manajemen
b. Memilih, menetapkan dan mengawasi tugas dari kepala bagian
(manager)
c. Menyetujui anggaran tahunan yang telah dibuat oleh
manajemen perusahaan
d. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham perusahaan
(head quarter) pada perusahaan pusat
e. Membuat dan mengambil keputusan jangka panjang terkait
kegiatan operasional perusahaan
2. General Manager
Dalam Struktur Organisasi PT Matsuo Precision Indonesia
seorang General Manager membawahi departemen PPIC dan
HRD-GA. Pelaksanaan dari kedua departemen ini diawasi
langsung oleh General Manager.
a. Memimpin perusahaan dan menjadi motivator bagi karyawan
b. Mengelola perusahaan berdasarkan kebijakan manajemen
yang telah ditetapkan
c. Mengelola kegiatan operasional harian perusahaan
d. Membuat prosedur dan standar perusahaan
e. Merencanaka, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi
dan menganalisis semua aktivitas yang ada dalam perusahaan
f. Memastikan setiap departemen melakukan strategi
perusahaan dengan efektif dan optimal
g. Merencanakan dan melaksanakan rencana strategis
perusahaan jangka menengah dan jangka panjang untuk
memajukan perusahaan
3. HRD-GA
Human Resource & General Affair
a. Melakukan perekrutan karyawan baru perusahaan sesuai
dengan kebutuhan perusahaan
b. Mengurus working agreement dalam proses perekrutan
karyawan baru

11
 c. Menghitung dan merekap gaji karyawan serta memotong BPJS
Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan setiap bulan
d. Menyediakan kebutuhan karyawan (uniform, meal allowance,
etc)
e. Membuat, merencanakan dan melaksanakan company event
setiap tahun
f. Membuat dan menetapkan kalender kerja setiap tahun
g. Mengurus asuransi perusahaan dan melakukan kontrol
dokumen perijinan
h. Membuat budget anggaran petty cash untuk setiap minggu
i. Membuat perjanjian mess/tempat tinggal untuk tenaga kerja
asing (Expatriate)
4. Marketing
Departemen Marketing pada PT Matsuo Precision Indonesia
dipimpin langsung oleh General Manager. Departemen ini terdiri
dari beberapa section yaitu sales delivery, PPIC, Purchasing,
EXIM, dan Warehouse. Tugas dan tanggung jawab dari
departemen ini adalah sebagai berikut:
a. Penjualan
1) Memperoleh informasi mengenai jumlah dan jadwal
produk dari customer
2) Sebagai penerima permintaan dan klaim melakukan
negosiasi dan penawaran
3) Mensosialisasikan informasi dari customer ke internal
perusahaan
4) Membuat instruksi pengiriman, dokumen pengiriman,
dokumen permintaan
5) Memastikan pembayaran, mengeluarkan surat permintaan
pembayaran
b. Manajemen Produksi
1. Membuat jadwal produksi berdasarkan informasi
permintaan dari customer
2. Menghitung material yang dibutuhkan dan membuat
dokumen pemesanan kepada supplier
3. Mengawasi jadwal produksi dan kondisi produksi

12
 4. Melakukan pengawasan terhadap arus persediaan barang
dan melakukan stock taking
c. Pembelian (Purchasing)
1. Menerbitkan dokumen pemesananyang dibuat oleh
manajemen produksi dan melakukan pengawasan
pengiriman
2. Melakukan pemesanan, pengawasan terhadap pengiriman
barang yang diorder, kebutuhan service, dan kebutuhan
barang konsumsi berdasarkan permintaan dari setiap
departemen
3. Melakukan perintah penerimaan material dan barang
konsumsi
4. Melakukan penerimaan, konfirmasi, dan pencatatan dari
dokumen pengiriman, dokumen penagihan, dan
mensosialisasikan kepada departemen accountiing
d. EXIM (Ekspor Impor)
1. Penerimaan, penerbitan, pencatatan data serta
penyimpanan dokumen dari Invoice /packing report, dan
delivery note
2. Melakukan monitoring bea cukai dan distribusi pengiriman
barang
3. Melakukan pengajuan dokumen kepada dinar terkait
e. Warehouse
1. Melakukan penerimaan, pengelolaan, pemindahan
material, barang pelengkap, dan barang konsumsi
2. Melakukan pembuatan dan penyimpanan dokumen yang
berhubungan dengan penerimaan dan pengiriman produk
3. Melakukan stock taking persediaan setiap bulan
4. Perhitungan dan pengiriman bahan sisa (scrap)

Selain itu departemen Marketing juga melakukan

pengawasan internal departemen (pengawasan kedisiplinan
kerja, sosialisasi informasi, serta pengawasan ISO indikator.
Pada proses pengawasan terhadap alur produksi departemen
ini juga melakukan perhitungan atas biaya overhead pabrik

13
 yang dilaporkan kepada Accounting Departemen di setiap
bulan.

5. QA/QC
a. Quality Assurance
1) Melakukan follow up, instruksi dan analisa proses quality
assurance baik di internal perusahaan maupun di external
perusahaan
2) Mengumpulkan dan mengurutkan informasi dari inspeksi
untuk kemudian di share di internal perusahaan
3) Memfollow-up countermeasure dan penanganan terhadap
customer claim
4) Follow up dan melakukan bimbingan terhadap temuan dan
point masalah pada saat audit customer
5) Mengontrol dan membuat dokumen yang berhubungan
dengan QA yang diperlukan oleh customer
6) Mengontrol dan membuat process change document yang
dikumpulkan ke customer atau internal
7) Melakukan negosiasi ke customer dan membuat dokumen
spesial deviasi
8) Melakukan follow-up, menginstruksikan pengontrolan,
penyimpanan sertifikat dan quality period
b. Quality Control
1) Melakukan pengontrolan dan membuat dokumen yang
berkaitan dengan QA yang diperlukan customer
2) Melakukan pengontrolan, penyimpanan sertifikat dan
quality record
3) Membuat dan menyimpan QCPC/Inspection Standard
4) Mengontrol dan menyimpan SOC/MSDS/Mill Sheet/COA
c. Incoming Inspection (Material Supplier/CKD)
1) Melakukan pengontrolan record berdasarkan mill sheet
yang di proses
2) Melakukan pengontrolan record dan receiving inspection
product dari supplier
3) Melakukan pengontrolan record dan mengecek data
inspecion part CKD

14
 4) Melakukan share informasi di internal perusahaan pada
saat ditemukan quality abnormal
d. In Process Inspection
1) Melakukan pengontrolan record dan pengukuran produk
yang diproses di internal
2) Melakukan pengontrolan record dan pengukuran item cek
yang sudah ditetapkan, produk tengah (Coil Change)
3) Melakukan pengontrolan record dan pengukuran item
yang sudah ditetapkan dari setiap part nomor produk awal
dan akhir
4) Melakukan share informasi di internal perusahaan pada
saat ditemukan quality abnormal
e. Shipping Inspection
1) Melakukan pengontrolan record dan pengukuran item cek
yang sudah ditetapkan pada produk akhir di setiap lot
produksi
2) Melakukan share informasi di internal perusahaan pada
saat ditemukan quality abnormal
f. Supplier Quality Control
1) Memfollow-up, melakukan pelatihan dan pengontrolan
terhadap quality supplier menggunakan supplier
performance
2) Memfollow dan menginstruksikan untuk dilakukan
perbaikan pada saat ditemukan abnormal di receiving
inspection
g. Measuring tool Control
1) Memfollow-up dan melakukan kontrol terhadap
pengecekan berkala kalibrasi ala ukur
2) Melakukan pengontrolan history kalibrasi berdasarkan
dokumen ISO
3) Melakukan meeting mengenai alat ukur dengan customer
sebelum running new model
h. Administration Control
1) Bertugas sebagai administrasi di internal departemen
2) Manajemen indeks perusahaan, ISO dan lain-lain

15
6. Production 1 (Press, Bending, Welding, Progressive)
1) Melaksanakan kegiatan proses produksi yang berlangsung seperti
process press, bending, welding, washing, heat treatment, barrel
dan proses lainnya
2) Berkoordinasi dengan departemen PPIC tentang schedule
produksi dan kebutuhan material
3) Mengevaluasi seluruh kegiatan produksi agar dapat mengetahui
kekurangan dan penyimpangan//kesalahan sehingga dapat
dilakukan perbaikan untuk proses selanjutnya

Departemen Production 1 ini dibawah pengawasan Senior

Manager. Dipimpin oleh Profesional Engineering (Expatriate) dari
perusahaan pusat. Departemen Production 1 juga bertanggung
jawab atas proses produksi berdasarkan permintaan PPIC,
mengontrol dan memelihara alat-alat pendukung produksi agar
fasilitas produksi berfungsi sebagaimana mestinya, memastikan hasil
produksi sesuai jadwal, volume, dan mutu yang diterapkan,
pengendalian bahan baku dan efisiensi penggunaan tenaga kerja,
melaksanakan preventive action dan correction action.

7. Production 2 (Injection)
1) Melaksanakan proses produksi yang berlangsung seperti
injection, cutting, Air Leak, Insulation Check, Appearance Check,
dan proses lainnya
2) Berkoordinasi dengan departemen PPIC tentang schedule
produksi dan kebutuhan material
3) Mengevaluasi seluruh kegiatan produksi agar dapat mengetahui
kekurangan dan penyimpangan//kesalahan sehingga dapat
dilakukan perbaikan untuk proses selanjutnya

Departemen Production 2 ini juga dibawah pengawasan langsung

Senior Manager dan memiliki tugas dan tanggungjawab yang sama
dengan Production 1.

8. Accounting (Finance & Tax)

a. Transaksi Keuangan

16
 1. Melakukan pembayaran terhadap supplier yang sudah di
otorisasi dari PO sebelum jatuh tempo
2. Mengecek pemasukan dari Sales Customer
3. Melakukan transaksi pembayaran gaji yang dihitung oleh
departemen HRD
4. Melakukan kewajiban pembayaran pajak sesuai dengan
Undang-undang yang berlaku
b. Peritungan Pajak
1. Melakukan perhitungan PPh 21 dari setiap gaji yang diterima
oleh karyawan baik lokal maupun expatriate
2. Melakukan perhitungan PPh 23 yang terjadi atas transaksi jasa
dari supplier
3. Melakukan perhitungan PPn Masukan dan PPn Keluaran setiap
bulan
c. Pelaporan Pajak
Melakukan pelaporan pajak (PPh 21, PPh 23, PPN) sebelum
jatuh tempo pada setiap bulan
d. Pencatatan Transaksi
1) Membuat voucher setiap transaksi yang terjadi seperti petty cash
maupun Bank
2) Melakukan pencatatan setiap transaksi pembayaran yang
menggunakan petty cash maupun menggunakan Bank
e. Pelaporan Keuangan
1) Menginput pencatatan transaksi yang terjadi pada periode
menggunakan sistem akrual
2) Membuat pelaporan keuangan (Balance Sheet, Profit/Loss, Trial
Balance Sheet) berdasarkan transaksi yang terjadi pada periode
tersebut
3) Membuat laporan perbandingan antara budget forecast dengan
laporan aktual setiap periode berjalan

17
 BAB III

PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

3.1. Deskripsi Unit Tempat Praktek Kerja Lapangan

Pelaksanaan praktek kerja lapangan dilaksanakan pada tanggal 18
Maret 2019 s/d 16 Maret 2019 bertempat di PT Matsuo Precision
Indonesia di Accounting Departemen (Finance). Tugas dan tanggung
jawab Accounting Departemen adalah mengolah data-data transaksi
perusahaan pada periode tertentu menjadi laporan keuangan dan
bertanggungjawab atas laporan keuangan yang telah dibuat. Penyerahan
laporan keuangan di PT Matsuo Precision Indonesia pada tanggal 15
setiap bulan periode berjalan.
Accounting Departemen terdiri dari 4 orang member/karyawan PT
Matsuo Precision Indonesia yang direkrut langsung oleh Presiden
Direktur terdiri dari 2 bagian pokok yaitu Finance & Tax. Tugas masing –
masing member Finance & Tax dibedakan sesuai dengan ruang lingkup
bidang yang dikerjakan. Bagian Finance terdiri satu orang Staff Finance
yang bertugas meliputi transaksi – transaksi regular dan satu orang Staff
Admin yang bertugas mengelola administrasi pada bagian Finance
seperti penerimaan invoice, input invoice, dan follow up supplier,
sedangkan untuk Tax terdiri dari 1 orang staff yang bertugas mengurus
segala hal tentang perpajakan di PT Matsuo Precision Indonesia. Bagian
Finance dan Tax dibawah satu orang supervisor accounting yang
bertugas menyusun laporan keuangan atas transaksi pada periode
tersebut.
Ada beberapa tugas yang dilaksanakan oleh bagian Finance sebagai
berikut:
a. Menerima dokumen keuangan dari internal perusahaan ataupun
eksternal perusahaan (invoice, debit note, proforma invoice, etc)
b. Melakukan verifikasi keabsahan dokumen
c. Melakukan penginputan semua transaksi keuangan kedalam program
d. Melakukan transaksi keuangan perusahaan
e. Melakukan pembayaran kepada supplier

18
f. Berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal perusahaan
yang berkaitan dengan keuangan perusahaan
g. Mengontrol keuangan perusahaan

3.1.1. Struktur Organisasi Unit Tempat PKL

Gambar 3.1

STRUKTUR ORGANISASI

ACCOUNTING DEPARTEMEN

SUPERVISOR
ACCOUNTING
BAYU AJI NUGROHO

STAFF FINANCE TAX STAFF

MILADIYA HIDAYATI SURYANI/ANNISA

STAFF ADMIN
ACCOUNTING
NUR AENI

Sumber: Internal perusahaan

19
3.2. Pembahasan Tema Praktek Kerja Lapangan
3.2.1 Prosedur Pembelian di PT Matsuo Precision Indonesia
Sistem akuntansi pembelian adalah sistem yang digunakan oleh
perusahaan untuk melaksanakan pengelolaan bahan baku, bahan
penolong, bahan keperluan kantor dan aktiva tetap yang dibutuhkan
dalam kegiatan perusahaan secara keseluruhan. Sistem pembelian
berguna dalam mengenali kebutuhan untuk membeli persediaan
fisik (seperti bahan baku) dan melakukan pesanan ke pemasok.
Ketika barang diterima, sistem pembelian mencatat peristiwa
tersebut dengan menambah persediaan dan membuat akun utang
untuk dibayar pada tanggal yang telah ditetapkan (Hall, 2007).
Tujuan siklus pembelian adalah meminimalkan total biaya
pembelian dan pemeliharaan persediaan atau perlengkapan. Untuk
mencapai tujuan tersebut, manajemen harus membuat keputusan
penting seperti:
a. Tingkat optimal jumlah persediaan dan perlengkapan yang harus
dimiliki
b. Pemasok mana yang memiliki kualitas dan layanan terbaik
dengan harga terbaik da akurasi fungsi inbound logistic.
c. Bagaimana teknologi informasi dapat digunakan untuuk
meningkatkan efisiensi dan akurasi fungsi inbound logistic.
Inbound Logistic adalah elemen terintegrasi dalam operasi
bisnis perusahaan manufaktur, yang meliputi proses
penerimaan barang, penyimpanan, dan distribusi bahan baku
untuk digunakan dalam proses produksi
d. Cara menjaga kecukupan kas agar dapat memanfaatkan diskon
dari pemasok

Siklus pembelian meliputi kejadian-kejadian sebagai berikut:

1. Membuat permintaan pembelian (purchase order)

2. Meminta informasi produk atau jasa ke pemasok atau penyedia
jasa (quotation)
3. Membuat kesepakatan dengan pemasok dan menyiapkan order
pembelian
4. Menerima barang atau jasa dari pemasok

20
 5. Mencocokan dokumen penerimaan barang dengan
tagihan/faktur dari pemasok
6. Membayar tagihan/faktur yang telah jatuh tempo atau sesuai
dengan jadwal pembayaran utang (Ester, 2012)

Flowchart Prosedur Pembelian

Gambar 3.2

Flowchart Prosedur Pembelian

Posedur Pembelian
All Deptartemen Purchasing Supplier

Start Start Mengajukan PO Start

kepada Presiden
Direktur

Form Purchase
Form PO
Form PR Order
Membuat Form PR Customer
Approved

Mengirim
Form PR Mengirim PO Ke
Approve/No Quotation ke
Supplier
Customer

Mengajukan PR Quotation
kepada Dept. Yes No Fix Price
Head

Form PR Form Purchase Daftar Pengiriman

Approval Order Barang Barang ke
Customer

Sumber: Internal perusahaan

21
Uraian prosedur pembelian pada PT Matsuo Precision Indonesia
sebagai berikut:

1. Dimulai dari departemen yang memerlukan barang atau

jasa membuat form Purchase Request yang diketahui dan
disetujui oleh Kepala Bagian departemen yang
bersangkutan
2. Kemudian form Purchase Request diserahkan ke Staff
Purchasing untuk diterbitkan PO
3. Staff Purchasing membuat Purchase Order yang memuat
nama supplier yang berkaitan dan klasifikasi barang yang
akan dibeli. Kemudian Staff Purchasing mengajukan PO
tersebut untk diperiksa oleh Manager, kemudian diverifikasi
dengan ditampel oleh Manager
4. Staff Purchasing meminta persetujuan atas PO tersebut ke
Presiden Direktur. setelah mendapat approval dari Presiden
Direktur kemudian Staff Purchasing mengirimkan PO
kepada supplier melalui email agar pembelian barang/jasa
segera diproses
5. Supplier mengirimkan Quotation (daftar harga) atas PO
yang diterbitkan oleh staff purchasing.
6. Quotation diterima oleh bagian purchasing. Kemudian
supplier mengirimkan barang/jasa sesuai dengan PO yang
telah disepakati

22
3.2.2. Proses Penerimaan Invoice

Invoice pada proses pembelian merupakan tagihan atas

transaksi permintaan barang / jasa kepada supplier yang kemudian
menimbulkan akun hutang dagang dan berkewajiban untuk
melakukan pembayaran atas transaksi yang dilakukan. Invoice
yang diterima dari supplier atas pembelian barang/jasa harus
memenuhi beberapa kelengkapan yang harus dilampirkan
diantaranya:

a. Original Invoice
Memuat nama supplier, alamat supplier, telepon/contact yang
bisa dihubungi, tanggal invoice, referensi PO customer, daftar
barang, kuantiti, harga per unit, jumlah/total, nilai PPN (jika
PKP), jumlah setelah PPN, bea materai, tanda tangan
approval.
b. Faktur Pajak
Faktur pajak merupakan bukti pengenaan pajak pertambahan
nilai atas barang/jasa kena pajak (PKP). Faktur pajak ini
berfungsi sebagai bukti atas kredit pajak PPN pada proses
pelaporan PPN Masa ataupun Tahunan.
c. Surat Jalan (Delivery Note)
Surat jalan digunakan sebagai referensi penerimaan barang
atau jasa (berita acara pengerjaan). Surat jalan dibuat 3
rangkap dengan lembar pertama diserahkan kepada customer
(accounting), lembar kedua disimpan ole warehouse atau
penerima barang, sedangkan lembar ketiga diarsip oleh
perusahaan yang mengeluarkan barang.
d. Copy PO yang sudah diverifikasi supplier
Form purchase order yang dikirimkan kepada supplier maka
akan dilampirkan kembali pada invoice yang telah sebagai bukti
terdapat permintaan oleh pihak customer kepada supplier ata
barang/jasa tertentu kemudian distamp received oleh supplier.
e. Tanda terima
Tanda terima merupakan form yang dibuat oleh supplier pada
saat penyerahan invoice/faktur dan ditanda tangani oleh

23
 customer sebagai tanda bukti bahwa invoice tersebut telah
diterima oleh customer.
Flowchart Proses Penerimaan Invoice Pembelian

Gambar 3.3

Flowchart Prosedur Penerimaan Invoice Pembelian

Prosedur Penerimaan Invoice Pembelian

Supplier Purchasing Accounting

Barang diterima
Start dan verifikasi Surat Start
Jalan dengan Fisik
Barang yang
diterima

Proses Pengiriman
Barang
Invoice diterima
dari Purchasing
PO Close
(Stamp FAC
Received)

Surat Jalan Invoice dari

Invoice Pembelian
Supplier diterima

Pengecekan dan
Pengiriman
perekapan Invoice Check Invoice
Barang Close
sesuai PO (Original Invoice,
Faktur Pajak, &
PO)

Pembuatan
OK
Invoice Proses Input
Invoice ke dalam
Sistem

Stamp Purchasing dan

Invoice Invoice diserahkan ke
Accounting Jurnal

Sumber: Internal perusahaan

24
 Setelah PO yang di terbitkan oleh pihak customer kepada
supplier maka proses pengiriman atau pengerjaan jasa akan
dilakukan berdasarkan PO yang telah di verifikasi oleh purchasing
dengan persetujuan (Approval) oleh Presiden Direktur. Supplier
mengirimkan barang atau jasa yang dikerjakan menggunakan
Surat Jalan yang dibuat sesuai dengan tanggal pengiriman barang
atau tanggal pengerjaan jasa. Surat jalan merupakan surat
pengantar yang dibuat oleh supplier dalam proses pengiriman
barang yang memuat daftar barang yang dikirimkan (item,
kuantitas, satuan), tanggal pengiriman, referensi (yang memuat PO
yang diterbitkan oleh customer), dan disertai paraf oleh PIC bagian
warehouse yang bertugas mengirimkan barang. Surat jalan
digunakan sebagai referensi dalam menerbitkan Invoice / Faktur
Penjualan. Selain itu Surat Jalan juga berfungsi sebagai alat kontrol
untuk konfirmasi mengenai penerimaan barang.

Supplier dalam mengirimkan barang / pengerjaan jasa ada

beberapa yang dilaksanakan secara langsung dalam satu PO
kemudian close, terdapat juga supplier yang memenuhi permintaan
Customer mengirimkann barang secara partial (tidak sekaligus).
Dalam proses ini Surat Jalan merupakan dokumen yang bersifat
untuk melakukan cross check terhadap penerimaan barang, serta
pada pengiriman terakhir pada surat jalan yang kemudian
ditetapkan sebagai tanggal dalam pembuatan invoice.

Proses penerimaan invoice pada PT Matsuo Precision Indonesia

pada tahap tahap pertama diterima oleh bagian Purchasing (staff
purchasing) yang melakukan kontak langsung dengan supplier.
Setelah invoice diterima oleh bagian purchasing kemudian PIC
purchasing melakukan rekap atas invoice yang diterima dengan PO
yang telah diterbitkan. Dalam proses ini staff purchasing akan
menyesuaikan antara pesanan yang diminta sesuai dengan PO
dengan item-item yang ada di Invoice. Pemeriksaan juga

25
 menyesuaikan antara harga yang ada di invoice dengan harga pada
saat penawaran (quotation).

Setelah purchasing merekap invoice atau faktur pembelian dari

supplier kemudian diserahkan kepada Accounting Departemen.
Pada saat penerimaan invoice dari Dept. Purchasing invoice akan
di stamp Finance Received yang berfungsi dalam penentuan
pembayaran yang disesuaikan penerimaan di Accounting dengan
termin di invoice. Dalam proses penerimaan invoice dibagian
accounting terdapat cut off time yang bertujuan untuk menentukan
invoice-invoice yang akan dibayar dalam periode berjalan. Terkait
pembayaran invoice ke supplier di PT Matsuo Precision Inndonesia
dilakukan 2 kali setiap bulan. Untuk pembayaran pertama dilakukan
dipertengahan periode bulan berjalan (tanggal 15) dengan catatan
pembayaran tersebut atas invoice – invoice yang diterima pada
tanggal 1 – 15 bulan sebelumnya, sedangkan untuk invoice yang
diterima dari tanggal 15 bulan sebelumnya sampai dengan tanggal
5 bulan berjalan akan masuk pada pembayaran kedua yang
dilakukan di akhir bulan (tanggal 28).

3.2.3. Proses Penginputan Invoice

Accounting Departemen PT Matsuo Precision Indonesia

menggunakan sistem Zahir Accounting dalam proses penginputan
transaksi keuangan. Invoice yang telah diterima di Accounting dari
bagian Purchasing akan diperiksa terlebih dahulu mengenai
kelengkapan invoice dan menyesuaikan dengan administrasi yang
berkaitan seperti tanggal transaksi pada Invoice, Faktur Pajak, dan
di Surat Jalan atau Berita Acara harus sama, nilai PPN yang
dikenakan di Invoice harus sama dengan nilai yang ada di faktur
pajak. Dalam faktur pajak yang dilampirkan juga memerlukan
pemeriksaan mengenai identitas pembeli barang/jasa kena pajak
seperti nama perusahaan, alamat perusahaan dan yang terpenting
adalah pengecekan nomor NPWP perusahaan yang dikenakan
PPN. Hal ini bertujuan agar pengkreditan pajak pertambahan nilai
benar bahwa transaksi yang terjadi atas pembelian barang/jasa
yang dikenakan pajak atas perusahaan tersebut.

26
 Sistem penginputan invoice pada sistem Zahir Accounting
dimulai dengan cara Login ke dalam sistem. Untuk satu PC
menggunakan satu user akun yang berbeda dengan user akun
lainnya. Langkah – langkah penginputan Invoice Pembelian
menggunakan Sistem Zahir sebagai berikut:

1. Buka Sistem Zahir Accounting

Gambar 3.4

Tampilan Sistem Zahir

Sumber: Internal perusahaan

2. Kemudian Log in kedalam sistem

Gambar 3.5
Tampilan Login

27
 Sumber: Internal perusahaan

Setelah Log in ke dalam sistem berikut langkah – langkah

penginputan invoice pembelian :
1. Fitur untuk mencatat pembelian barang atau jasa menggunakan
menu pembelian. Dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

Gambar 3.6
Tampilan menu Pembelian

Sumber: Internal perusahaan

2. Kemudian klik Invoice Pembelian, maka akan muncul halaman

sebagai berikut
Gambar 3.7
Tampilan Invoice Pembelian sebelum Input Invoice Baru

28
 Sumber: Internal perusahaan

3. Kemudian Klik Baru pada pojok kiri bawah. Maka akan muncul
halaman Penerimaan Barang.

Gambar 3.8
Tampilan menu Penerimaan Barang

Sumber: Internal perusahaan

Kemudian isikan Nama Pemasok, No.Invoice, tanggal invoice,

keterangan, no barang, deskripsi barang, kuantiti yang diterima,
harga, total, pajak yang digunakan, tanggal pengiriman, termin

29
pembayaran. Ada beberapa yang perlu diperhatikan dalam
menginput kategori jenis transaksi pembelian diantaranya:
1. Kategori pembelian harus memperhatikan jenis transaksi yang
berdasarkan Chart of Account. Contoh: Pembelian Oli Mesin
pada PT. XYZ dimasukan dalam akun Factory Supplies for Oil
sehingga jurnal yang dicatat
Factory Supplies for Oil Rp. xxx
- A/P Domestik IDR Rp. Xxx

Cara untuk menganalisis transaksi pembelian atas barang/jasa

yang dilakukan harus mengetahui kegunaan/pemakai barang
yang dibeli termasuk dalam kebutuhan faktori atau kebutuhan
office (administrasi).

2. Termin pembayaran
Termin yang diterapkan oleh masing – masing suplier tentu
berbeda – beda. Ada beberapa supplier yang menggunakan
termin dibawah 30 hari, sehingga dalam pembayaran atas
invoice pada supplier yang menggunakan termin kurang dari 30
hari dapat dilihat pada sistem invoce – invoice yang jatuh tempo
atau melewati jatuh tempo.
3. Pengenaan Pajak
Pengenaan pajak pada invoice pembelian pada umumnya
adalah pajak pertambahan nilai, namun ada beberapa supplier
yang menjual barang dagang bersama jasa atas instalasi pada
barang yang dibeli maka harus dikenakan PPh 23 atas Jasa
Service.
Kemudian jika semua telah diisi maka akan muncul total secara
otomatis setelah dikenai pajak dan lain-lain. Pilih dan klik Rekam
Draft. Hal ini bertujuan apabila terjadi kesalahan input invoice dapat
dilakukan pembetulan tanpa harus memberikan alasan
memposting ulang transaksi yang diinput

30
3.2.4. Proses Penjurnalan Invoice
Proses pernjurnalan invoice di PT Matsuo Precision Indonesia
pada sistem Zahir Accounting menggunakan dasar akrual basis.
Invoice yang diinput melalui modul pembelian akan menghasilkan
jurnal yang dapat dilihat setelah proses penginputan direkam
secara permanen dengan cara membuka hasil rekam draft untuk
dilakukan pengecekan oleh senior staff kemudian direkam secara
permanen dengan meng-klik Rekam pada modul Penerimaan
Barang maka akan secara otomatis masuk ke dalam Modul Akun
Hutang Dagang. Langkah – langkah untuk melihat jurnal atas
invoice yang sudah diinput:
a. Pada modul Penerimaan Barang klik kanan pada invoice
yang sudah diinput dan direkam permanen, kemudian klik
Jurnal Voucher
Gambar 3.9
Cara melihat Jurnal setelah direkam secara permanen

Sumber: Internal perusahaan

31
b. Maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini
Gambar 3.10
Jurnal Voucher

Sumber: Internal perusahaan

c. Untuk mencetak jurnal voucher pilih dan klik Print. Kemudian

muncul pilihan jenis voucher yang digunakan
Gambar 3.11
Print Out Jurnal Voucher

Sumber: Internal perusahaan

32
 d. Kemudian pilih salah satu bentuk voucher yang akan
digunakan. Kemudian klik Preview.
Gambar 3.12
Form Jurnal Voucher

Sumber: Internal perusahaan

Kemudian klik Print atau dengan menekan Ctrl+P jika jurnal

voucher akan dicetak.

3.3. Kompetensi yang didapatkan selama PKL

Ada beberapa kompetensi yang didapatkan penulis selama proses
praktek kerja lapangan di PT Matsuo Precision Indonesia:
1. Penulis mengetahui prosedur pembelian yang diterapkan di
PT Matsuo Precision Indonesia seperti dalam mata kuliah
Sistem Informasi Akuntansi pada Siklus Pembelian.
Pembelian merupakan kegiatan pokok perusahaan dalam
sistem akuntansi. Tanpa adanya transaksi pembelian
perusahaan tidak dapat menjalankan operasional perusahaan.
2. Penulis mengetahui sistem peneriamaan invoice pada
Accounting Departemen yang menggunakan sistem cut off
penerimaan yang kemudian akan dijadikan dasar penentuan
dalam melakukan pembayaran.
3. Penulis mengetahui sistem pencatatan transaksi keuangan
pada Accounting Departemen. Sebelum transaksi diinput
harus dilakukan pengecekan bukti transaksi atas pembelian

33
 barang/jasa agar bukti transaksi yang ada pada proses
penjurnalan aktual dan faktual sesuai kelengkapan invoice
pada umumnya.
4. Penulis mengetahui proses penjurnalan dalam menginput
transaksi pembelian.

3.4. Tantangan selama PKL

Tantangan yang didapatkan selama PKL di Accounting Departemen
adalah sebagai berikut:
1. Penulis harus memahami prosedur pembelian di PT Matsuo
Precision Indonesia
2. Penulis harus memahami sistem cut off penerimaan invoice
yang diberlakukan oleh Accounting Departemen
3. Penulis dalam proses pemeriksaan invoice jika terdapat
kelengkapan invoice yang tidak sesuai atau terdapat kesalahan
dalam penerbitan invoice oleh supplier penulis harus konfirmasi
ke supplier yang bersangkutan untuk melakukan revisi
terhadap kesalahan yang ada pada invoice
4. Pada proses penjurnalan invoice harus memahami transaksi
pembelian atas barang/jasa dipergunakan oleh departemen
produksi atau administrasi

34
 BAB IV
PENUTUP

4.1. Kesimpulan
Berdasarkan kegiatan Praktek Kerja Lapangan yang di lakukan
oleh penulis di PT Matsuo Precision Indonesia dapat diperoleh
beberapa kesimpulan sebagai berikut:
1. Pada setiap perusahaan proses pembelian merupakan
transaksi yang tidak pernah lepas dalam perusahaan. Proses
pembelian yang terjadi membentuk siklus yang secara terus
menerus digunakan dalam menunjang kegiatan operasional
perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan. Prosedur
Pembelian di PT Matsuo Precision Indonesia yang diawali
adanya kebutuhan oleh departemen yang berkaitan dengan
membuat form Purchase Request yang disetujui oleh kepala
bagian, kemudian diserahkan ke staff purchasing untuk
diproses dengan menerbitkan Purchase Order yang diajukan
kepada Manager dan disetujui oleh Presiden Direktur.
2. Proses penerimaan Invoice di PT Matsuo Precision Indonesia
dilakukan setelah penerimaan barang atas PO yang diterbitkan
oleh staff purchasing ke supplier kemudian supplier
mengirimkan barang yang dipesan. Setelah pengiriman barang
selesai maka supplier akan mengirimkan faktur tagihan atas
pembelian yang dilakukan. Invoice diterima oleh staff
purchasing untuk dilakukan kontrol kesesuaian antara PO
dengan barang yang ditagihkan.
3. Penerimaan Invoice yang diterapkan di Accounting
Departemen menggunakan sistem cut off date. Hal ini
bertujuan dalam proses pembayaran atas invoice yang diterima
oleh Accounting Departemen
4. Sistem penjurnalan pada sistem Zahir Accounting
menggunakan modul Pembelian yang diawali dengan input
transaksi pembelian, kemudian direkam secara permanen
yang akan memunnculkan akun Hutang Dagang. Untuk melihat
jurnal yang telah diinput dengan cara mengklik Invoice

35
 Pembelian, pada Penerimaan Barang klik kanan supplier
terkait kemudian klik Jurnal Voucher. Maka jurnal atas transaksi
yang telah diinput akan ditampilkan

4.2. Saran
Berdasarkan kesimpulan yang diambil penulis saran yang
berikan sebagai berikut:
1. Pada proses pembelian pada PT Matsuo Precision Indonesia
sebaiknya departemen yang berkaitan masuk ke dalam sistem
yang digunakan oleh Accounting Departemen (Zahir
Accounting). Hal ini memudahkan proses manual yang masih
menggunakan Ms. Office dalam menerbitkan Purchase Order.
2. Pada proses Penerimaan invoice pembelian sebaiknya dibuat
jadwal penerimaan setiap minggu agar tidak menyebabkan
penumpukan invoice yang membutuhkan waktu dalam proses
pemeriksaan dan proses penginputan ke dalam sistem Zahir
Accounting.

36
 DAFTAR PUSTAKA

Hall, James (dalam Serny Tuerah Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi

Pembelian dan Pengeluaran Kas). 2007. Sistem Informasi Akuntansi 2
Edisi Empat. Yogyakarta
Lyan, Ester. 2012. Siklus Pembelian. Diakses tanggal 05 Mei 2019 dari
http://esterlyan92.blogspot.com/2012/sikluspembelian.html

37
38