Makalah

ASPEK-ASPEK ADMINISTRATIF
DEPARTEMEN CONTROLLER

Di Susun
Oleh :

Kelompok 7
Putri Munawarah M
Intan Sriayuni

FAKULTAS EKONOMI JURUSAN AKUNTANSI

UNIVERSITAS ABULYATAMA CEH
BANDA ACEH
2022

1
 KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT karena anugerah dari-Nya kami
dapat menyelesaikan makalah tentang “Aspek-Aspek Administratif Departemen
Controller” ini. Sholawat dan salam semoga senantiasa tercurahkan kepada Nabi besar
kita, yaitu Nabi Muhammad SAW yang telah menunjukkan kepada kita jalan yang lurus
berupa ajaran agama Islam yang sempurna dan menjadi anugerah serta rahmat bagi
seluruh alam semesta.

Kami berharap makalah ini dapat berguna dalam rangka menambah wawasan
serta pengetahuan. Kami juga menyadari sepenuhnya bahwa di dalam makalah ini
terdapat kekurangan dan jauh dari kata sempurna. Oleh sebab itu, kami berharap adanya
kritik, saran dan usulan demi perbaikan makalah yang telah kami buat di masa yang akan
datang, mengingat tidak ada sesuatu yang sempurna tanpa saran yang membangun.

Semoga makalah yang kami buat ini dapat di pahami oleh siapa saja yang
membacanya, dan semoga dapat bermanfaat bagi kami khususnya dan umumnya bagi
siapa saja yang membacanya. Sebelumnya kami mohon maaf jika ada kata yang kurang
berkenan, dan Kami mohon adanya kritik dan saran agar dapat memperbaiki di saat yang
akan datang.

Banda Aceh, Desember 2022

Penulis

i
 DAFTAR ISI

LATAR BELAKANG.................................................................................... i
DAFTAR ISI................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN............................................................................. 1
A. Latar Belakang.................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah............................................................................... 2
C. Tujuna Penulisan................................................................................ 2
BAB II PEMBAHASAN................................................................................ 3
A. Prosedur Penutupan Buku.................................................................. 3
1. Kebutuhan Manajemen.................................................................. 3
2. Penetapan Natrural Busines Year.................................................. 4
3. Pemilihan Metode Operasi............................................................. 4
4. Berbagai Keunggulan Pelaporan Yang Segera.............................. 5
5. Mengembangkan Prosedur Penutupan........................................... 6
B. Penyiapan dan Pemeliharaan Buku Pedoman.................................... 7
1. Tujuan dan Kegunaan Dari Buku Pedoman (Manual)................... 7
2. Organisasi dan Tanggungjawab Untuk Pedoman Prosedur........... 8
3. Langkah-Langkah Yang Ditepuh Dalam Penyiapan Pedoman..... 9
4. Penyiapan dan Pemeliharaan Buku Pedoman................................ 9
5. Aspek-Aspek Administratif Departemen Controller..................... 10
6. Revisi Buku Pedoman.................................................................... 10
7. Dsitribusi Dari Buku Pedoman...................................................... 11
8. Ilustrasi Pedoman........................................................................... 11
9. Buku Pedoman Akuntansi Yang Seragam..................................... 12
10. Ikhtisar........................................................................................... 12
C. Pemeliharaan Dan Pemusnahan Catattan........................................... 12
1. Tanggungjawab Penyimpanan Dan Pengaturan Catatan............... 13
2. Prosedur......................................................................................... 14
3. Faktor Yang Dipertimbangkan Dalam Penyimpanan Catatan....... 14
4. Mengelompokkkan Catatan Untuk penyimpanan.......................... 15
5. Rencana Penyimpanan................................................................... 17
6. Pesyaratan Pemerintah................................................................... 17
7. Mentrasfer Catatan......................................................................... 17
8. Tempat Penyimpanan.................................................................... 18
9. Indeks Catattan Tak Aktif.............................................................. 18
10. Pemusnahan Akhir Dari Catatan.................................................... 18
11. Pengaadaan Catatan....................................................................... 19
BAB III PENUTUP......................................................................................... 20
A. Kesimpulan......................................................................................... 20

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pada era globalisasi ini, perusahaan-perusahaan semakin ketat dalam

bersaing antara satu dengan yang lain untuk terus mengembangkan bisnisnya.
Untuk mencapai hal itu. Perusahaan sebaik mungkin untuk membuat pekerjaan di
perusahaan tersebut agar dapat saling bekerja sama untuk mencapai visi dan
misinya,. Maasalah lain yang juga perlu diperhitungkan adalah bagaimana
perusahaan bias menyampaikan visi dan misi perusahaan mereka pada setiap
pekerjaannya.

Secara umum tujuan dari suatu perusahaan adalah untuk memperoleh laba.
Sehingga laba dapat dijadikan salah satu tolak ukur untuk menilai keberhasilan
suatu perusahaan. Untuk keberhasilan suatu perusahaan dibutuhkan seorang
pimpinan perusahaan yang bijaksana dan bertanggungjawab, agar segala tindakan
perusahaan sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan. Jika realisasi
kegiatan operasi perusahaan mendekati atau sesuai dengan perencanaan
perusahaan maka dapat dikatakan mencapai prestasi tertentu. Untuk mencapai
tugas secara efektif, controller harus mempunyai suatu hubungan yang setara
dengan semua pimpinan fungsional lainnya.

Contoller yang baik tidak akan mempunyai kesulitan untuk memelihara

hubungan yang wajar dengan para pimpinan lain, dan sesungguhnya controller
dapat menduduki suatu posisi yang nomor dua pentingnya setelah pimpinan
tertinggi. Controller ini dapat juga disebut sebagai akuntan intern, karena
informasi yang disediakan oleh controller adalah berasal dari data keuangan yang
dikelola melalui proses akuntansi yang terdapat didalam perusahaan merupakan
hasil koordinasi dan pengelolahan dari seorang pejabat perusahaan yang berfungsi
sebagai controller Akan tetapi, dengan semakin bertambahnya tekanan pada
pengendalian akuntansi (accounting control), dan dengan adanya kebutuhan
pimpinan akan tambahan informasi untuk tujuan statistik dan pengambilan

1
keputusan keuangan, maka istilah “controllership” telah memperoleh pengakuan
yang selayaknya.

Istilah “controller” lebih tepat menggambarkan tanggungjawab dari fungsi

yang telah diperluas. Sementara itu terdapat indikasi, bahwa penggunaan sebutan
controller tidak tepat, karena orang tersebut tidak mengendalikan perusahaan.
Grand Elite Hotel Pekanbaru yang bergerak dalam bidang usaha perhotelan
mempunyai struktur organisasi yang terdiri dari beberapa departemen, diantaranya
adalah; Accounting Department, Human Resources Department, Sales &
Marketing Department, Room Division Department, Food & Baverage
Department, dan Engineering Department. Grand Elite Hotel Pekanbaru
mempunyai seorang controller atau disebut juga dengan Chief Accountant, yang
terdapat di dalam Accounting Departement.

B. Rumusan Masalah
1. Apa yagng dimaksud dengan Penutupan Buku?
2. Apa tang dimaksud derngan Penyiapan Dan Pemeliharaan Buku
Pedoman?
3. Pemeliharaan Dan Pemusnahan Catatan?

C. Tujuan Penulisan
1. Untuk mengetahui cara Penutupan Buku
2. Untuk mengetahui cara Penyiapan Dan Pemeliharaan Buku Pedoman
3. Untuk mengetahui cara Pemeliharaan Dan Pemusnahan Catatan

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Prosedur Penutupan Buku

1. Kebutuhan Manajemen
Adalah penting bahwa manajemen diperlangkapi dengan informasi ikhtisar
untuk berbagai priode operasi bulan, kuartal, dan tahan. Keputusan-keputusan
manajemen banyak yang di dasarkan pada pengalaman yang lalu, tendensi-
tendensi, dan hasil-hasil yang sebenarnya dalam hubungan dengan potensi atau
rencana. Makin mutakhir informasi, akan makin baik pula kesempatan untuk
mengambil tindakan yang efektif dan segera. Manajemen biasanya
berkepentingan untuk memperoleh pokok-pokok informasi segera setelah priode
operasi berakhir disertai analisa-analisa terperinci yang akan disususn kemudian.

Manajemen terutama memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a) Volume penjualan yang sebenarnya dihubungkan dengan rencana, budget,

atau quota dan dibandingkan dengan priode sebelumnya dan dengn priode
yang sama pada tahun yang lalu.
b) Marjin operasi perbagian utama dari perusahaan dan dibandingkan dengan
rencana laba bersih dan pertanggung jawab manajemen
c) Ikhtisar faktor-faktor keuangan yang penting seperti biaya pengolahan
yang berlebihan, pengeluaran-pengeluaran modal, dan rasio-rasio penting.
d) Posisis keuangan Pertimbangan-pertimbangan Dalam Memilih Tahun
Fiskal

Meskipun controller tidak seiring menghadapi seleksi tahun fiskal, tapi dia
harus mempertimbangkan ketetapan dri basis yang sedang dipergunakan. Basis
yang paling umum mungkin adalah tahun kalender dan berakhir pada tanggal 31
Desember. Beberapa contoh sebagai berikut;

a) Opname fisik persediaan

b) Penyiapan laporan keuangan
c) Penyiapan laporan keuangan yang lebih informatif
d) Formulasi kebijaksanaan

3
 e) Memperoleh kredit
f) Pemeriksaan tahunan

2. Penetapan Natural Business Year

Menetapkan natural business year merupakan suatu hal yang relatif

sederhana. Hal ini di sebebkan controller mungkin telah mengenal dengan baik
saat-saat memuncaknya dan merendahnya kegiatan-kegiatan perusahaan. Namun
kita dapat mempergunakan suatu cara pendekatan yaitu dangan mentabulasikan
data bulanan untuk menetapkan pada bulan apa kegiatan atau investasi paling
rendah dalam unsur-unsur brikut paling kecil :
Nilai produksi
Persediaan
Bahan baku
Barang dalam pengolahan
Barang jadi
Penjualan
Piutang Utang

3. Pemlihan Metode Operasi

Kebanyakan perusahaan mempergunakan bulan kalender sebagaai suatu

dasar untuk mengikhtisarkan dan melaporkan hasil-hasil oprasi dalam tahun
fiskal. Ada keuntungankeuntungan tertentu yang dapat dipertimbangkan dalam
hal ini.para eksekutif sering berpikir menurut bulan kalende dan statistik yang
berhubungan dengn perusahan pada umumnya lazim 5 dibuat untuk bulan-bulan
kalender. Banyak biaya seperti gaji dan upah, biasanya adalah diddasrkan pada
buln kalender dan sering ditetapkan perbulan, demikian pula perhitungan kepda
pelangggan sering dilakukan perbulan. Hubungan-hubungan dengan para
pelanggan dan penjual mugkin juga menurut bulan kalnder sbagai basis kalkulasi.

4
 4. Berbagai Keunggulan Pelaporan Yang Segera

Laporan kontroller makin lama makin menjadi kekuatan pngemudi dalam

mengarahkan perusahaan dan dalam pengendalian biaya dan laba. Suatu analisa
yang teliti mengenai fakta diharapkan dari departemen akuntansi, tetapi data akan
kehilangan nilai nya apabila tidak tepat pada waktunya.

Apabila laporan-laporan terlambat maka tidak saja manajemen yang tidak

memiliki fakta yang di inginkan tetapi juga timbul pemborosan biaya adminitrasi.
Banyak informasi dapat dilaporkan dengan segera tanpa melalui penutupan buku
bulanan. Laporan harian jam kerja, laporan harian permintaan bahan yang
berlebihan, laporan mingguan tentang upah, bahan pembantu, bahan sisa,
penjualan atau perusahaan merpakan contoh-contoh dari laporan-laporan yang
sangat independen dari prosedur peenutupan buku bulanan. Informasi lain yang
terutama berhubungan dengan penetapan rugi/laba biasanya hanya dapat diperoleh
setelah selesai prosedur penutupan. Jadi mugkin filsafat akuntansi seharusnya
adalah pertama harus menyiapkan laporan dan kemudian baru menyelesaikan
penutupan buku secara formal. Mungkin arus informasi harus demikian rupa
sehingga laporan itu sendiri berlaku sebagai basis untuk pembukuan formal.
Selain dapat melaksanakan fungsi controllershipnya secara wajar kontroller akan
menenemukan berbagai keuntungan insidentil dari suatu program yang di rancang
dengan baik, yang melaporkan hasil-hasil dengan segera. berbagai keuntungan
tersebut adalah sebagai berikut;

a) Manajemen dapat lebih mudah memahami kebutuhan akan informasi

akuntansi, komunikasi menjadi lebih baikdan lebih banyak pedoman
akuntansi yang di minta.
b) Para eksekutif operasi menjadi lebih sadar akan biaya (cost conscious) dan
motivasi laba apabila data di sediakan denfgan segera.
c) Biasanya di peroleh kehematan karena kelancaran prosedur dan efisiensi
yang lebih besar.
d) Memperbaiki moral akuntasni dari tenaga bagian akunstansi, karena mereka
merasa dirinya merupakan bagian dari proses pengambilan keputusan dan
melihat bahwa informasi akuntansiny benar-benar di pergunakan.

5
 e) Memungkinkan perbaikan pengadilan menyeuruh dengan tindakan yang
segera dalam hampuir semua fase dari proses pengendalian akuntansi.

Perhitungan dangan pelanggan sering lebih cepat di sertai pengaruh yang

memuaskan terhadap arus kas.

5. Mengembangkan Prosedur Penutupan

Adalah penting bahwa fakta-fakta yang berhubungan di laporkan kepada

manajemen tempat pada waktunya. Dengan adanya komputer, kontroller
mempunyai kemampuan untuk menyediakan kepada para eksekutif laporan-
laporan bulanan atas dasar realtime. Dalam kebanyakan perusahaan, informasi
tersedia dalam waktu beberapa hari setelah akhir priode.

Kontroller harus mengnalisa setip langkah dalam prosedur penutupan mulai

dari pmbukuan transaksi sampi pada pengikhtisiaran data untuk laporan tertinggi.
Bidang-bidang yang perlu dievaluasi dalam mengembangkan proseedur- prosedur
penutupan buku adalah sebagai berikut:

a) Mengembangkan suatu bagan perkiraan yang praktis dan seragam.

b) Menetapkan suatu jadwal tanggal berlakunya laporan manajemen yang pasti
darimana dapat menetapkan cutoff dari berbagai jenis transaksi dan
pencatatan accrual (apabila dapat dilakukan).
c) Apabila laporan-laporan yang dihasilkan komputer tidak di pergunakan,
siapkan lebih dulu formulir-formulir laporan.
d) Menyakinkan kebenaran data untuk priode yang sedang dibuat laporannya
berdasarkan suatu dasar yang konsisten dengan data yang sejajar.
e) Sejauh dapat dilaksanakan, pergunakan pelaporan “perkecualian /
penyimpangan” untuk menghemat waktu manajemen dan juga biaya untuk
meghasilkan laporan-laporan yang banyak.
f) Tanggal-tanggal cutoff yang elastis harus ditetapkan untuk cabang-cabang,
operasioperasi dan lokasi-lokasi yang jauh.
g) Sampai batas-batas yang praktis, sistem yang ada harus meliputi
pengecekan yang selfblancing, sehingga pengecekan ketidak cermatan kecil-

6
 kecil yang dapat dianggap sebagai suatu fungsi yang dilakukan setelah
menutup buku.
h) Siapkan pembekuan tertentu atas dasar stndar dan secara priodik
disesuaikan seperti dalam hal depresiasi, asuransi dan lain-lain.
i) Staf akuntansi harus terlatih dengan baik dan didik dalam prosedur-
prosedur penutup buku. 10. Melakukan suatu pemeriksaan secara priodik
untuk menetapkan bahwa prosedurprosedur telah di ikuti dalam mencri
perbaikan lebih lanjut dalam system

B. Penyiapan Dan Pemeliharaan Buku Pedoman

Suatu pedoman dapat melayani kebutuhan penting manajemen dengan

menyediakan pedoman kebijaksanaan dan prosedur yang terorganisasi bagi
seluruh perusahaan, bagian utama grup fungsional atau operasional, kepala
departemen, atau kadang-kadang juga suatu pekerjaan khusus. Buku pedoman
tersebut merupakan suatu alat komunikasi pada semua jenjang manajemen yang
memberi informasi kepada mereka yang berhubungan mengenai kebijaksanaan –
kebijaksanaan, prosedur-prosedur, dan metode-metode yang telah disetujui.

1. Tujuan Dan Kegunaan Dari Buku Pedoman (Manual)

Terdapat kebutuhan nyata akan buku pedoman dalam semua perusahaan

dengan ukuran dan jenis organisasiyang bagaimanapun. Buku pedoman melayani
tujuan yang berguna dalam menetapkan kebijaksanaan-kebijaksanaan dasar bagi
perisahaan, dimulai dengan kebijaksanaankebijaksanaan yang ditetapkan oleh
yang ditetapkan oleh dewan komisaris atau para pemikil utama dari sebuah
perusahaan. Buku pedoman kebijaksanaan dan prosedur biasanya disiapkan untuk
unit-unit fungsional seperti teknik, kepegawaian, pengadaan, produksi,
pengawasan kualitas, pembiayaan dan akuntansi. Disamping buku pedoman
fungsional, buku-buku pedoman operasi yang lebih terperinci biasanya juga
dikembangkan untuk unit-unit perusahaan yang melakanakan tanggung jawab
yang limpahkan. Untuk pengendalian prosedur adalah penting bahwa setiap buku
pedoman harus konsisten dengan tujuan-tujuan yang luas dari perusahaan, tetapi

7
yang telah disesuaikan dengan kebutuhan-kebutuhan spesifik dari fungsi atau
organisasi yang khusus.

2. Organisasi Dan Tanggungjawab Untuk Pedoman Prosedur

Pedoman prosedur julas harus disiapkan oleh mereka yang paling memenuhi
syarat untuk tugas tersebut. Ada berbagai cara pendekatan untuk mengorganisasi
dan melimpahkan tanggung jawab untuk pekerjaan prosedur. Kadang-kadang
tugas penyiapan prosedur ditugaskan kepada masing-masing departemen yang
terutama berhubungan dalam kesempatan lain tanggungjawab itu dilimpahkan
kepada suatu unit departemen yang diorganisasi dan diperlengkapi terutama untuk
tujuan tersebut, tetapi bagaimanapun kerjasama dari seluruh organisasi perlu
diperoleh untuk menjamin adanya keberhasilan. Ukuran perusahaan mungkin
akan menentukan dimana akan diletakkan tanggungjawab untuk penyimpanan
prosedur-prosedur. Dalam perusahaanperusahaan yang lebih kecil fungsi prosedur
dapat dilaksanakan oleh seseorang individu dibawa pengarahan dari controller.
Ada berbagai alasan bagi keterlibatan controller dalam tugas prosedur dimanapun
tanggungjawab itu diletakkan yaitu:

a) Pengendalian intren merupakan suatu bagian yang terpadu dengan proses

manajemen dan merupakan pertimbangan penting dalam pengembangan
prosedur, dan tenaga akuntansi yang terlatih jelas menyadari kebutuhan-
kebutuhan ini.
b) Banyak prosedur antar-departemen melibatkan arus dokumen yang menjadi
perhatian langsung bagi departemen akuntansi.
c) Diperlukan suatu cara pendekatan yang menyeluruh, dan bukan
perdepartemen, dan departemen controller biasanya terlibat dalam transaksi-
transaksi yang melintasi batasbatas departemen.
d) Banynk dan prosedur-prosedur semata-mata menyangkut atau langsung
berhubungan dengan transaksi-transaksi akuntasnsi seperti gaji, hutang,
kas/bank, harta tetap, dan pembelian.
e) Fungsi controller perlu menjamin bahwa pengecekan dan keseimbangan
telah terjalin ke dalam prosedur-prosedur dan juga adalah konsisten dengan
sasaran-sasaran dan tujuantujuan perusahaan.

8
 3. Langkah-Langkah Yang Ditempuh Dalam Penyiapan Pedoman

Adalah hal yang fundamental bahwa suatu cara pendekatan yang

terorganisir harus di pergunakan dalam menyiapkan buku pedoman atas setiap
prosedur. Manajemen harus 9 memutuskan tentang pedoman-pedoman spesifik
yang diperlukan dan menyatakan dengan jelas tujuannya masing-masing.
Berbagai faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menyiapkan buku pedoman,
antara lain adalah sebagai berikut;

a) Tetapkan melalui suatu pertemuan dengan mereka yang berhubungan, siapa

dan bagaimana mempergunakan buku pedoman.
b) Siapkan outline umum dari buku pedoman.
c) Dalam penyiapan suatu prosedur spesifik, rumuskan secara jelas
masalahnya dalam bentuk yang singkat dan pastikan bahwa semua aspek
telah tercakup.
d) Tinjau dan analisa praktek-praktek yang ada dan peroleh sebanyak mungkin
latar belakang tentang masalah-masalah, dan teliti semua dokumen yang
berhubungan dengan suatu prosedur spesifik.
e) Siapkan konsep naskah (draft) dari prsedur yang diusulkan.
f) Peroleh komentar-komentar atas naskah dari semua departemen yang
berkepentingan dan semua fungsi yang berhubungan.
g) Siapkan konsep (draft) yang telah direvisi yang merekonsiliasikan sudut-
sudut pandangan yang bertentangan dan masukan saran-saran sejauh dapat
di lakukan.
h) Siapkan suatu konsep akhir (final draft) untuk persetujuan pelaksanaannya.
i) Tetapkan daftar distribusi, dengan memastikan bahwa mereka yang layak
menerima, akan menerima tembusannya.
j) Siapkan dan distribusikan buku pedoman.

4. Penyiapan Dan Pemeliharaan Buku Pedoman

Dalam penyiapan konsep naskah (draft), harus diberikan pertimbangan

khusus hal-hal sebagai berikut:

9
 a) Prosedur-prosedur harus sesingkat mungkin.
b) Judul harus deskriptif mengenai subyeknya.
c) Nama jabatan harus dipergunakan untuk menggantiknan nama pribadi.
d) Dikehendaki penggunaan bentuk outline secara ekstensif.
e) Konsep naskah harus menyediakan ruangan yang cukup untuk adanya
perubahanperubahan. Dalam naskah hars tersedia ruangan untuk tanda
adanya persetujuan.

5. Aspek-Aspek Administratif Departemen Controller

Kian akan berbeda-beda sesuai dengan ukuran unit perusahaan, sifat

perusahaan, dan struktur organisatoris; namun namun contoh-contoh subyek yang
akan dicakup adalah sebagai berikut:

a) Tujuan dan kegunaan dari buku pedoman.

b) Metode-metode untuk melakukan dan menyetujui adanya perubahan-
perubahan.
c) Bagan organisasi-fungsi akuntansi serta finance (pembiayaan) dan juga
suatu referensi terhadap seluruh organisasi.
d) Bagan dan teks perkiraan-perkiraan, termasuk klasifikasi dan uraian umum
mengenai setiap perkiraan.
e) Garis-garis besar fungsional dari semua unit akuntansi.

6. Revisi Buku Pedoman

Adalah merupakan keharusan bagi perusahaan untuk memutakhirkan buku

pedoman yang telah disusun dan membuatnya sejajar dengan kebijaksanaan-
kebijaksanaan terbaru dari perusahaan. Buku pedoman harus dimutakhirkan untuk
menghindarkan terjadinya perselisihan, kesalahan, dan konflik. Aspek lain yang
perlu mendapat fokus perhatian adalah mengeluas pedoman untuk prosedur-
prosedur biaya efektif. Apabila telah tersedia teknik dan teknologiteknologi baru,
maka prosedur-prosedur perlu dimutahirkan untuk mengambil keuntungan dari
padanya ditinjau dari sudut biaya efektif.

10
 Tanggung jawab untuk merevisi prosedur harus diletakkan pada unit-unit
perusahaan yang terlibat dalam organisasi buku pedoman. Langkah-langkah untuk
melakukan revisi secara umum mengikuti langkah-langkah yang sama dalam
mengembangkan suatu prosedur atau praktek standar yang baru, termasuk adanya
persetujuan yang resmi. Saran-saran berikut berhubungan dengan revisi terhadap
suatu prosedur atau buku pedoman yang telah ada:

a) Revisi harus ditangani atas dasar yang terjadwal secara sistematis.

b) Semua prosedur harus ditinjau secara periodik untuk menetapkan
memutakhirkan.
c) Perubahan akan memakan biaya yang mahal, sehingga evalusi sesuai harus
dilakukan mengenai keperluan untuk mengadakan perubahan.
d) Perubahan-perubahan atau revisi-revisi harus dikoordinasikan dengan
semua unit yang terpengaruh, terutama organisasi pemakai buku pedoman
atau prosedur.
e) Untuk memudahkan tinjauan, perubahan-perubahan spesifik terhadap suatu
prosedur yang telah ada harus di tunjukkan dalam naskah.
f) Revisi harus menunjukkan tanggal mulainya yan efektif dan menunjukkan
bahwa hal itu adalah merupakan suatu revisi.
g) Dokumentasi revisi disertai komentar-komentar bahasan, masalah-masalah
dan tujuan dari perubahan harus diarsipkan oleh unit prosedur untuk
keperluan referensi di masa yang akan datang.

7. Distribusi Dari Buku Pedoman

Unit prosedur (penyiapan prosedur) harus memelihara suatu daftar induk

yang mutakhir mengenai distribusi dari semua pedoman yang telah disetujui.
Daftar tersebut harus di tinjau secara periodik untuk memastikan bahwa distribusi-
distribusi hanya dilakukan kepada mereka yang benar-benar memerlukan.

8. Ilustrasi Pedoman

Bentuk yang tepat dari pedoman prosedur akan berbeda dari perusahaan
yang satu ke perusahaan yang lain, tergantung kepada pemakaiannya, lingkupnya,

11
frekuensi dari revisi, dan faktor-faktor lainnya. Ukuran, cara penerbitan,
penomoran, dan pengurutan alphabetis, akan tergantung kepada masing-masing
penggunaan atau lingkupnya.

9. Buku Pedoman Akuntansi Yang Seragam

Salah satu tujuan utama dari buku pedoman akuntansi dari sebuah
perusahaan adalah menciptakan adanya keseragaman dalam prinsip-prinsip,
praktek-praktek, dan prosedur-prosedur akuntansi yang diterapkan dalam seluruh
perusahaan. Ini akan mengahasilkan laporan keuangan yang disusun sesuai
dengan prinsip-prinsip akuntansi yang lazim diterima yang diterapkan secara
konsisten.

10. Ikhtisar

Penggunaan buku pedoman produser yang efektif tergantung dari faktor-

faktor sebagai berikut:

a) Ornag yang mampu untuk mengembangkan prosedur-prosedur, apakah

sebagai suatu tanggung jawab fungsional atau staf.
b) Kerja sama dari semua orang atau departemen yang berhubungan, termasuk
staf prosedur dan unit-unit operasi serta rekonsilisasi dari pandangan-
pandangan yang bertentangan.
c) Disiplin manajemen yang perlu untuk memastikan adanya ketatan terhadap
buku pedoman prosedur yang telah diterbitkan.
d) Melakukan revisi secara mutakhir terhadap prosedur-prosedur untuk
menjaminadanya konsistensi dalam keputusan-keputusan operasi.
e) Suatu audit mengenai ketaatan dengan mengadakan observasi atau melalui
suatu fungsi audit yang terstuktur

C. Pemeliharaan Dan Pemusnahan Catatan

Salah satu aspek khusus dari penyimpanan catatan adalah pemeliharaan dn

pemusnahan catatan yang sudah tidak aktif lagi. Catatan merupakan memori,
sejarah dan cerita tentang perusahaan dan transaksi-transaksinya. Saat ini

12
merupakan keharusan bagi semua perusahaan untuk menerapkan program
manajemen catatan yang mencakup penyimpanan dan pemusnahan catatan yang
tidak aktif dan sudah usang. Program yang dikembangkdengan baik untuk
penyimpanan catatan dan rencana penyimpanan dapat sangat banyak menekan
biaya penyimpanan catatan.

Kebijaksanaan untuk menahan semua dokumen dalam jangka waktu tak

terbatas dapat menjadi sangat mahal. Jelaslah, program manajemen catatan harus
efektif dalam biaya, dan semua biaya untuk memelihara catatan harus diketahui
dan dipertimbangkan: biaya gudang dan ruangan, investasi untuk peralatan dan
fasilitas khusus, asuransi, pengangkutan, serta biaya administrasi dan
kepegawaian untuk mengoperasikan sistem penyimpanan catatan yang berhasil.
Tugas menentukan mana catatan yang harus ditahan adalah sangat sukar dan
memerlukan banyak pertimbangan. Kebutuhan masa depan dan nilai catatan harus
ditinjau terhadap biaya penggudangan dan penyimpanan catatan tersebut.

1. Tanggung Jawab Penyimpanan Dan Pengaturan Catatan

Manajemen harus memastikan bahwa tanggungjawab atas program

penyimpanan dan pengaturan catatan yang besar telah dibebankan kepada
eksekutif fungsional tertentu. Ada beberapa cara pendekatan untuk masalah:

a) Membentuk komite
b) Melimpahkan tanggungjawab kepada pejabat tertentu.
c) Mendesentralisasikan tanggung jawab kepada kepala divisi atau
departemen.
d) Menentukan tanggungjawab sebagai fungsi staf dan menggunakan
konsultan.

Controller mempunyai peran yang penting untuk pelaksanaannya terlepas

dari siapa pun yang diserahi tanggungjawab terebut: dalam banyak hal dialah yang
ditunujuk. Ia mempunyai tanggungjawab unt menyimpan catatan akuntansi resmi
dari perusahaan yang secara benar menggambarkan transaksi-transaksi; jadi dialah
yang membuat banyak dokumen dan catatan yang terlibat. Ringkasnya, ada
beberapa cara untuk melimpahkan tanggungjawab dan mencapai saran; tetapi,

13
controller biasanya dilibatkan atau ditugaskan bersama dengan eksekutif lain
untuk memikul tanggungjawab guna menentukan periode penyimpanan catatan
dan guna mengijinkan pemusnahannya.

2. Prosedur
a) Penyimpanan persediaan yang lengkap dari semua dokumen dan catatan,
bersama dengan infoemasi pendukung yang cukup guna memungkinkan
evaliasi pengaturan penyiapan.
b) Rencana penyimpanan dan pemusnaan semua catatan
c) Provisi untuk pengauran catatan yang tidak terckup dalam jadual
penyimpanan.
d) Provisi untuk rencana perwatan, pemutakhiran (peng-update-an) dan
perbaikan catatan jika diperlukan.
e) Pembentukan pusat penyimpanan catatan yang ekonomis dan efesien
f) Prosedur untuk proses administratif mentransfer catatan ( penyimpanan,
pencairan kembali, serta pemusna dokumen yang telah kadaluarsa.
g) Perawatan catatan yang memadai berkenaan dengan tidak lanjut, transfer
dan pemusnahan.
h) Adanya audit berkala guna menentukan kesesuaian dengan program

3. Faktor-Faktor Yang Dipertimbangkan Dalam Penyimpanan Catatan

a) Tanggal kadaluarsa.
b) Persyaratan berdasarkan peraturan pemerintah atau undang-undang.
c) Sifat catatan atau dokumen itu sendiri.
d) Jenis usaha.
e) Persyaratan kontrak.

Sifat catatan merupakan faktor penting dalam menentukan pengaturan atau

penyimpanan catatan. Sebagai contoh, sertifikat perusahaan adalah sangat berbeda
dengan salinan ketiga dari faktur penjualan. Aspek-aspek yang dapat
mempengaruhi nilai suatu catatan meliputi yang berikut.

a) Nilai dokumen dipandang dari segi operasi perusahaan dimasa yang akan
datang.

14
 b) Ketersediaan salinan yang serupa yang identik.
c) Sejauh mana data dapat diringkaskan atau dimasukkan kedalam dokumen
lain.
d) Sejauh mana catatan merupakan bukti asli suatu transaksi tertentu-
dokumen pokok.

Persyaratan kontrak dapat menentukan bahwa catatan tertentu harus

disimpan sampai pembayaran terakhir pada kontrak atau dapat membuat
perusahaan tunduk pada undang-undang atau peraturan tertentu yang
mensyaratkan penyimpanan yang ebih lama. Ini misalnya jika pelanggan
mempunyai hak kontrak untuk mengaudit catatan biaya selama periode waktu
tertentu setelah penyelesaian kontrak.

4. Mengelompokkan Catatan Untuk Penyimpanan

Salah satu langkah pertama dalam pengembangan prosedur catatan adalah

klasifikasih catatan berdasarkan mana yang perlu disimpan secara permanen;
mana yang perlu disimpan selama jangka waktu tertentu- barangkali dalam bentuk
mikrofilm-dan kemudian dimusnahkan; dan mana yang perlu disimpan untuk
sementara waktu dan kemudian dimusnahkan. Masing-masing jenis catatan perlu
dipertimbangkan dalam kaitannya dengan kemungkinan keperluan referensi
dimasa yang akan datang seperti berikut.

a) Mendukung hak kepemilikan hak atas suatu harta kekayaan.

b) Mendukung pembayaran yang dilakukan kepada pihak lain.
c) Mendukung klaim terhadap pihak luar.
d) Diharuskan oleh komisi perundangan atau undang-undang publik lainnya.
e) Memberikan perlindugan terhadap klaim pajak diwaktu yang akan dating.
f) Memberikan data statistik operasional yang penting.

Ada beberapa cara untuk mengelompokkan catatan, tetapi disarankan untuk

menggunakan satu cara yang membaginyamenjadi lima kelompok: (1)Vital atau
sangat penting, (2)Bernilai, (3)Penting, (4)Berguna, dan (5)Tidak pokok.

15
 Catatan vital tidak bisa digantikan atau tidak bisa digantikan dengan segera
dan dibutuhkan untuk kelangsungan operasi perusahaan.

a) Akte pendirian perusahaan

b) Anggaran dasar atau perjanjian monopoli
c) Catatan saham modal
d) Konstitusi, anggaran rumahtangga, dan amandemen
e) Sertifikat hak milik dan sewa
f) Buku catatan direktur
g) Daftar dan mandat pemegang saham
h) Saham
i) Kekuasaan pengacara
j) Hak cipta, paten, dan pengesahan, merek dagang
k) Formula dan analisis produk
l) Cetak biru, gambar, dan sketsa
m) Buku jurnal umum
n) Buku besar

Catatan yang bernilai adalah catatan yang diperlukan untuk mencegah

kerugian keuangan atau untuk memperoleh kembali uang atau kekayaan.

a) Buku piutang
b) Buku harta tetap
c) Berkas klaim
d) Catatan persediaan
e) Polis asuransi
f) Kontrak Pengembalian SPT dan laporan pajak
g) Laporan audit

Catatan penting adalah alat administratif yang dapat diperoleh setelah usaha
atau penundaan yang hebat dan tidak akan mempunyai pengaruh yang merugikan
operasi pokok sampai tingkat yang serius. Hasil penelitian biaya dan ringkasan
catatan akuntansi termasuk dalam kategori ini.

a) Penelitian biaya dan kemampuan

16
 b) Laporan kredit
c) Catatan harga
d) Data operasi
e) Catatan data pelanggan
f) Catatan personalia dan pembayaran gaji (selain yang diharuskan oleh
undang-undang)
g) Buku pedoman (Manual) dan petunjuk kebijakan
h) Cek mundur Laporan pemerintah
i) Dokumen pengiriman (shipping documents).

Ctatan yang berguna adalah catatan yang yidak diperlukan untuk operasi saat
ini tetapi berguna untuk referensi dan kegunaan serupa. Catatan seperti ini
biasanya akan dimusnahkan bila kegunaannya telah berakhir. Catatan tidak pokok
adalah catatan yang boleh dimusnahkan dengan segera dan tidak mempunyai nilai
jangka panjang.

5. Rencana Penyimpanan

Salah satu tahap yang paling penting dalam perawatan catatan jadwal atau
rencana penyimpanan. Untuk menyiapkan rencana seperti itu pemeriksaan
persediaan dan analisis catatan harus dilakukan.

6. Persyaratan Pemerintah

Dalam mempertimbangkan penyimpanan, perawatan dan pengaturan

catatan, berbagai persyaratan dari banyak badan pemerintah harus ditinjau secara
terinci untuk memastikan pemenuhannya. Dengan makin kompleks dan
abarangkali makin tidak difinitifnya persyaratan tersebut, bisnis harus menerapkan
peryimbangan yang bijak sana dalam mengembangkan program manajemen
catatan mereka.

7. Mentransfer Catatan

Komentar singkat adalah patut mengenai transfer catatan kepenyimpanan

tak aktif. Beberapa perusahaan mentransfer berkas mereka sekali setahun dan
menata beras baru untuk tahun berjalan. Kecenderungannya adalah untuk

17
mengirim semua berkas ke kotak penyimpanan,berharap dapat mempunyai waktu
untuk memusnahkan yang tidak berguna lagi nantinya. Banyak material yang
bersifat sementara di masukkan kedalam berkas yang seharusnya tidak perlu
diberkaskan pertama kali. Contohnya adalah surat pengiriman, laporan dan
formulir sementara dan alain-lain.

8. Tempat Penyimpanan
a) Daerah gudang sebaiknya merupakan kontruksi tahap api.
b) Cadangan ruang yang cukup perlu disediakan untuk keperluan yang akan
datang.
c) Gang-gang dalam daerah penyimpanan harus diberi angka atau huruf
untuk memungkinkan identifikasi yang cepat jika lokasinya cukup besar;
d) Tiap-tiap lemari harus diberi tanda/label yang jelas untuk menunjukkan
isi: nama catatan, periode yang dicakup, departemen, dan sebagainya.
e) Catatan rahasia mungkin memerlukan fasilitas yang dilengkapi dengan
kunci.
f) Tanggungjawab untuk menjaga arsip material harus dengan jelas
ditetapkan, dan arsip material hanya boleh diperoleh dengan pemerintaan
yang sudah disetujui.
g) Kotak tertutup lebih dianjurkan; tong terbuka dan rak biasanyatidak
memuaskan.

9. Indeks Catatan Tak Aktif

Sekedar menyimpan catatan tak aktif dengan cara yang cocok tidaklah
cukup. Bilamana catatan ini dibutuhkan, maka harus dapat ditemukan dengan
segera dan mudah. Untuk memudahkan pencarian dokumen ini, saatu indeks yang
sederhana dapat mempunyai fungsi ganda: (1) catatan lokasi dan tempat
penyimpanan, (2)catatan yang menunjukkan tanggal pemusnahan

10. Pemusnahan Akhir Dari Catatan

Berkas indek untuk catatan tak aktif dapat digunakan sebagai berkas
pengigat untuk mengeluarkancatatan yang dijadualkan untuk dimusnakan, selain

18
juga menjadi catatan tunggal pemusnahan untuk materia yang suda dihancurkan.
Penggunaa rencana pemusnahan tampaknya merupakan prosedur yang sudah
mapan pada banyak perusahaan untuk menghancurkan catatan secara kurang lebih
otomatis setelah priode penyimpanan berakhir.

11. Penggandaan Catatan

Banyak perusahaan yang menggunakan metode mikrofilm sebagai cara

untuk mereproduksi catatan mereka. Ini merupakan cara yang bermanfaat untuk
mereka mengolah, menyimpan dan mencari kembali data dalam bentuk yang
diperkecil. Ada banyak keunggulan teknik ini, seperti:

a) Memerlukan ruang penyipanan yang kecil.

b) Cara ini cepat dan relatif murah jika digunakan dalam volume besar.
c) Ketepatan-citra aktual dokumen
d) Relatif bersifat permanen.
e) Penyederhanaan produser.
f) Dalam beberapa keadaan dapat digunakan sebagai pengganti untuk
dokumen asli.

19
 BAB III
KESIMPULAN

A. Kesimpulan

Penting bahwa manajemen diperlangkapi dengan informasi ikhtisar untuk

berbagai priode operasi bulan, kuartal, dan tahan. Keputusan-keputusan
manajemen banyak yang di dasarkan pada pengalaman yang lalu, tendensi-
tendensi, dan hasil-hasil yang sebenarnya dalam hubungan dengan potensi atau
rencana. Buku panduan adalah buku yang menyajikan informasi dan memandu
atau memberikan tuntunan kepada pembaca untuk melakukan apa yang
disampaikan di dalam buku tersebut. Sebuah buku panduan dikatakan berhasil
apabila panduan yang disampaikan di dalam buku tersebut dapat dipahami dan
diterapkan dengan baik oleh pembacanya.

20