MAKALAH

Deskripsi Lojik Proses Pembelian (Purchasing Process)

Ditujukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi 2

Disusun Oleh :
Adzra Afifah Nurullana (175154001)
Nurul Fitriyani (175154022)
Yulia Prisselya Hutagalung (175154031)

KELAS 2 A
PROGRAM STUDI D4-AKUNTANSI
POLITEKNIK NEGERI BANDUNG
2018/2019
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena
dengan segala kuasa-Nyalah penulis akhirnya bisa menyusun makalah yang berjudul
“Proses Pembelian” ini sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Rasa terima kasih
penulis ucapkan kepada Bapak Iyeh Supriatna, SE. M.Si., Ak. selaku dosen mata
kuliah Sistem Informasi Akuntansi 2, yang telah memberikan banyak masukan serta
saran yang sangat bermanfaat dalam proses penyelesaian makalah ini. Penulis juga
mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah turut serta membantu
menyumbangkan pikirannya yang tidak bisa penulis sebutkan .

Penulis sangat berharap agar makalah ini memberi banyak manfaat bagi para
pembaca terutama pada para teman teman sekelas sehingga kita bisa berbagi ilmu
satu dengan yang lainnya. Penulis juga sangat mengharapkan masukan, kritikan serta
saran dari semua pihak agar karya tulis ini bisa menjadi lebih sempurna.

Bandung, Maret 2019

Penulis

i
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ........................................................................................ i
DAFTAR ISI ....................................................................................................... ii
DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... iv
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ..................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah................................................................................ 1
1.3 Tujuan dan Manfaat ............................................................................. 2
1.3.1 Tujuan ........................................................................................ 2
1.3.2 Manfaat ...................................................................................... 2
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Definisi dan Fungsi Proses .................................................................. 3
2.2 Elemen-Elemen pada Proses Pembelian .............................................. 4
2.2.1 Entitas (Unit) yang Terlibat ....................................................... 4
2.2.2 Dokumen yang Digunakan ........................................................ 5
2.2.3 Buku atau Catatan Akuntansi Manual ....................................... 5
2.3 Pengaturan Organisasi ........................................................................ 6
2.3.1 Tahap-Tahap Transaksi ............................................................. 6
2.3.2 Pengaturan Organisai dan Kemungkinan Konflik ..................... 8
2.4 Flowchart Sistem Manual .................................................................... 10
2.5 Deskripsi Proses Logikal dan DFD ..................................................... 11
2.5.1 Penentuan Persyaratan ............................................................... 12
2.5.2 Purchasing Process-Level 0 Diagram ........................................ 14
2.5.3 Barang dan Layanan Penerima .................................................. 18
2.6 Desain Database Logikal ..................................................................... 20
2.6.1 Tabel Relasi (Parsial) untuk Proses Pembelian ......................... 22

ii
 2.6.2 Tren dan Pengembangan Teknologi .......................................... 23
2.6.3 Deskripsi Proses Pembelian dengan Menggunakan sistem ....... 24
2.7 The Fraud Connection ......................................................................... 25
2.7.1 Tujuan Pengendalian ................................................................. 26
2.7.2 Rekomendasi Rencana Pengendalian ........................................ 27
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan ......................................................................................... 29
3.2 Saran .................................................................................................... 30
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... v

iii
 DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Perspektif Internal atas Proses Pembelian .......................................... 6
Gambar 2 Flowchart Manual atas Proses Pembelian ..................................................... 10

Gambar 3 Proses Pembelian – Diagram Konteks ............................................... 11

Gambar 4 Proses Pembelian – Level 0 Diagram ................................................ 13
Gambar 5 Proses Pembelian – Digram 1 ............................................................ 15
Gambar 6 Proses Pembelian – Diagram 2........................................................... 16
Gambar 7 Proses Pembelian – Diagram 3........................................................... 18
Gambar 8 ERD untuk Proses Pembelian ............................................................ 21

iv
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam menjalankan bisnisnya, sebuah perusahaan tentunya melakukan
kegiatan pembelian barang maupun jasa untuk memenuhi kebutuhan kebutuhan
setiap bagian dalam perusahaan agar kegiatan bisnis dapat dilaksanakan dengan
baik. Kegiatan pembelian barang dan jasa tersebut tentunya harus dilakukan
secara efektif dan efisien dalam segi waktu maupun biaya.
Dalam prosesnya, pembelian barang dan jasa melewati tahapan yang panjang
dan transaksi yang dilakukan sangat banyak sehingga diperlukan suatu alat untuk
membantu proses pembelian agar dapat terlaksana secara efektif dan efisien.
Sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi dapat menjadi alat bantu bagi
perusahaan dalam melakukan proses pembelian barang dan jasa.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa pengertian dan fungsi proses pembelian?
2. Apa saja elemen-elemen yang terdapat pada proses pembelian?
3. Bagaimana pengaturan organisasi perusahaan yang dilakukan untuk
menjalankan proses pembelian?

1
1.3 Tujuan dan Manfaat
1.3.1 Tujuan

Tujuan disusunnya makalah ini adalah agar para pembaca mengetahui bagaimana
pentingnya mempelajari, memahami, dan meningkatkan pengetahuan tentang
proses pembelian, sehingga pembaca dapat mengetahui proses proses yang terjadi
pada. Adapun tujuan lain yang ingin dicapai dari makalah ini adalah:

1. Mengetahui proses pembelian

2. Mengetahui dan memahami flowchart secara manual, ERD, dan DFD logic
3. Menciptakan flowchart manual, ERD, dan DFD logic

1.3.2 Manfaat

Manfaat yang terdapat dari makalah ini adalah kita dapat menambah pengetahuan
tentang proses pembelian. Selain itu manfaat lain yang kita peroleh antara lain :

1. Mampu menganalisa dan mengerti proses pembalian.

2. Dapat mengetahui cara membuat flowchart manual, ERD, dan DFD logic.
3. Mampu membandingkan perbedaan flowchart manual, ERD, dan DFD logic.

2
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Definisi dan Fungsi Proses

Proses pembelian adalah struktur interaksi yang terdiri dari orang, peralatan, metode,
dan kontrol yang dirancang untuk mencapai fungsi utama dari proses, yaitu :

1. Menangani rutinitas kerja berulang-ulang dari departemen pembelian dan

penerima .
2. Mendukung kebutuhan keputusan dari departemen yang mengelola pembelian
dan penerimaan.
3. Membantu dalam penyusunan laporan internal dan eksternal.
Pertama, proses pembelian menangani rutinitas kerja yang berulang dari
departemen pembelian dan penerimaan dengan mengambil dan merekam data yang
terkait dengan operasi sehari-hari departemen tersebut. Data yang direkam kemudian
dapat digunakan untuk menghasilkan dokumen sumber (seperti pesanan pembelian
dan menerima laporan) dan untuk menghasilkan laporan intermal dan eksternal.

Proses pembelian menyiapkan sejumlah laporan yang dibututuhkan diberbagai

tingkat manajemen. Misalnya, manajer departemen pembelian mungkin
menggunakan laporan pesanan pembelian untuk memastikan pesanan mana yang
barangnya belum datang dari penjual.

Dalam proses ini persediaan yang dibeli merupakan barang dan layanna untuk
keperluan perusahaan. Barang-barang adalah bahan baku, barang dagangan,
persediaan, aset tetap, atau aset tidak berwujud. Layanan mencakup pekerjaan yang
dilakukan oleh vendor luar, termasuk kontraktor, perusahaan katering, layanan
handuk, konsultan, auditor, dan sejenisnya.

3
2.2. Elemen-Elemen pada Proses Pembelian

Elemen berasal dari kata Latin elementum yang berarti bagian-bagian dasar yang
mendasari sesuatu. Elemen pada proses pembelian adalah unsur atau bagian yang
berpengaruh atau berkaitan pada proses pembelian

2.2.1 Entitas (Unit) yang Terlibat

Berdasarkan konsep akuntansi, pengertian entitas adalah suatu unit usaha atau
kesatuan akuntansi, dengan aktifitas atau kegiatan ekonomi dari unit tersebut sebagai
fokusnya. Entitas yang terdapat pada proses pembelian yaitu :

a. Departemen kontrol persediaan

Secara umum inventory control adalah pengendalian persediaan, meliputi semua
barang yang dimiliki oleh perusahaan dan dipakai dalam proses produksi maupun
berupa produk-produk jasa.
b. Divisi Logistik
Peran divisi logsitik sangat membantu kegiatan perusahaan dimana pengelolaan
persediaan dan distribusi barang perusahaan menjadi fokus dibentuknya bagian
logistik. Jika proses pada perusahaan terhambat dengan keterlambatan persediaan
tentu ancaman kerugian menjadi kemungkinan besar yang dapat terjadi.
c. Divisi Keuangan
Manajemen keuangan merupakan tindakan pengurusan/ketatausahaan keuangan
yang meliputi pencatatan, perencanaan, pelaksanaan, pertanggungjawaban dan
pelaporan. Keuangan dalam perusahaan merupakan bagian yang penting bagi
perusahaan, perusahaan yang tidak mempunyai manajemen keuangan yang baik
pasti akan mengalami kehancuran secara bertahap.
d. Vendor
Vendor atau supplier adalah lembaga, perorangan atau pihak ketiga yang
menyediakan bahan, jasa, produk untuk diolah atau dijual kembali atau
dibutuhkan oleh perusahaan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

4
 2.2.2 Dokumen yang Digunakan

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian

bahan baku menurut Mulyadi adalah sebagai berikut:

a. Surat Permintaan Pembelian (SPP).

b. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH).
c. Surat Order Pembelian (SOP).
d. Laporan Penerimaan Barang (LPB).
e. Surat Perubahan Order (SPO).
f. Bukti Kas Keluar (BKK).

2.2.3 Buku atau Catatan Akuntansi Manual

Buku atau catatan yang digunakan danlam prosedur pembelian secara akuntansi
manual yaitu :

a. Jurnal pembelian
Jurnal Pembelian adalah jurnal khusus yang digunakan guna mencatat semua
transaksi pembelian barang dagang atau barang lain secara kredit. Sehingga
pembelian barang secara tunai akan dicatat dalam jurnal khusus pengeluaran kas.
b. Kartu Persediaan
Kartu persediaan adalah kartu yang digunakan untuk mencatat persediaan barang
yang terdapat dalam gudang .Kartu persediaan bisa digunakan untuk mencatat
persediaan barang dagangan dalam perusahaan dagang, mencatat persediaan bahan
baku dan bahan pembantu untuk perusahaan manufaktur.
c. Buku besar pembantu utang
Buku besar pembantu hutang ( account payable subsidiary), berfungsi sebagai
tempat mencatat perubahan hutang kepada kreditor secara individual sehingga
merupakan rincian dari akun Hutang dagang dalam buku besar umum

5
2.3. Pengaturan Organisasi

Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di

bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama. Pengaturan organisasi sangat
diperlukan karena jika tidak ada peraturan dan yang mengatur organisasi tidak dapat
berjalan lancar dalam artian tidak dapat mencapai tujuan atau visi secara efektif dan
efisien.

2.3.1 Tahap-tahap Transaksi

Gambar 1 Perspektif Internal atas Proses Pembelian

No Alur Deskripsi
1 Permintaan pembelian dikirim dari bagian kontrol persediaan ke bagian
pembelian
2 Pesanan pembelian dikirim ke vendor (2a), bagian kontrol persediaan (2b),

6
 bagian penerimaan (2c) dan bagian utang dagang (2d)
3 Barang dan slip pengepakan diterima dari vendor
4 Pemberitahuan stok persediaan dan barangnya dikirim ke gudang
5 Bukti penerimaan dikirim ke bagian utang (5a), buku besar (5b), dan
pembelian (5c)
Tabel 2.1 Deskripsi alur informasi

Gambar 2.1 dan Tabel 2.1 mengungkapkan lima aliran informasi yang berfungsi
sebagai penghubung komunikasi antara berbagai departemen, proses bisnis, dan
entitas eksternal.

1. Aliran 1 mengirim pemberitahuan untuk melakukan pembelian barang atau

jasa ke departemen pembelian dari departemen kontrol persediaan, atau
berbagai departemen dalam organisasi, untuk pembelian barang atau jasa
disiapkan.
2. Alur 2a mengirim pesanan pembelian ke vendor. Ini bisa berupa surat, kertas
PO, atau dapat dikirim secara elektronik. Aliran 2b, 2c, dan 2d
menginformasikan data mengenai order penjualan yang sedang diproses
kebeberapa departemen, seperti departemen persediaan sebagai
pemberitahuan bahwa pembelian sedang diproses, departemen penerimaan
sebagai pemberitahuan bahwa sedang dilakukan proses pembelian dan kapan
barang akan diterima, ke departemen piutang sebagai pemberitahuan bahwa
sedang dilakukan proses pembelian secara kredit
3. Alur 3 departemen penerimaan menerima barang dan packing slip dari vendor
4. Setelah mencocokkan barang dan slip kemasan dengan pesanan pembelian,
departemen penerimaan mengirimkan barang ke gudang
5. Arus 5a, 5b, dan 5c "menginformasikan hutang, buku besar, dan pembelian
bahwa barang telah diterima (melalui dokumen atau pemberitahuan
elektronik). Hutang akun akan dicocokan dengan aliran 2d dan 5a dengan
faktur vendor ketika diterima untuk menentukan bahwa faktur itu valid dan

7
 akurat. Buku besar menggunakan aliran 5b untuk memperbarui akun buku
besar umum untuk inventaris untuk mencerminkan peningkatan inventaris di
tangan. Bagian buku besar juga akan menggunakan faktur dari vendor untuk
mencatat pada buku besar utang.

2.3.2 Pengaturan Organisasi dan Kemungkinan Konflik

Kepala eksekutif pembelian dalam suatu organisasi mengasumsikan berbagai
jabatan seperti manajer pembelian, direktur pembelian, atau agen pembelian. Manajer
pembelian biasanya melakukan aktivitas pembelian utama sebagai tugas administrasi
yang diperlukan untuk menjalankan departemen. Di banyak organisasi, pembeli
profesional melakukan pembelian aktual. Pengawas penerima bertanggung jawab
untuk menerima barang yang masuk, menandatangani bill of lading yang disajikan
oleh kurir atau pemasok sehubungan dengan pengiriman, melaporkan penerimaan
barang, dan melakukan transfer barang secara cepat ke gudang atau departemen yang
sesuai.

Sasaran manajer individu dalam pengaturan ini dapat bertentangan tujuan

organisasi secara keseluruhan. Misalnya, manajer pembelian mungkin ingin membeli
dalam jumlah besar untuk memanfaatkan diskon jumlah dan mengurangi pemesanan)
Namun apabila menerima, memeriksa, dan menyimpan persediaan dalam jumlah
besar, kemungkinan besar akan menimbulkan masalah bagi supervisor departemen
penerima dan manajer gudang.

Selain konflik tujuan antara manajer, ambiguitas sering kali ada dalam
menentukan tujuan dan keberhasilan dalam mencapai tujuan. Misalnya, salah satu
tujuan pembelian mungkin untuk memilih vendor yang akan memberikan kualitas
terbaik pada harga terendah pada tanggal pengiriman yang dijanjikan. Secara realistis,
satu vendor mungkin tidak akan memenuhi ketiga kondisi tersebut.

8
 Tujuan seringkali diperlukan dalam memilih solusi terbaik mengingat berbagai
konflik dan kendala yang terjadi pada proses. Ini menyiratkan bahwa trade-off harus
dilakukan dalam menentukan prioritas di antara tujuan-tujuan yang bertentangan.
Misalnya, jika sebuah perusahaan beroperasi di industri yang sangat sensitif untuk
memuaskan kebutuhan pelanggan, mungkin bersedia mengeluarkan harga yang lebih
untuk memastikan bahwa pengadaan barang-barang berkualitas baik dan
mendapatkannya saat diperlukan.

Konflik Sasaran dan Ambiguitas dalam Organisasi

 Sasaran manajer individu mungkin tidak selaras dengan tujuan organisasi

- Pembelian dapat membeli persediaan dalam jumlah besar untuk diskon
kuantitas dan untuk mengurangi biaya pemesanan
- Ini dapat menaikkan biaya penerimaan, inspeksi, dan membawa inventaris.
 Ambiguitas sering kali ada dalam menentukan tujuan dan keberhasilan dalam
mencapai tujuan.
- Sebuah tujuan pembelian mungkin untuk memilih vendor yang akan
memberikan kualitas terbaik dengan harga terendah pada tanggal pengiriman
yang dijanjikan.
- Secara realistis, satu vendor mungkin tidak akan memenuhi ketiga kondisi.
 Prioritas tujuan diperlukan dalam memilih solusi terbaik mengingat berbagai
konflik dan kendala yang ditempatkan pada proses
- Trade-off dibuat dalam memprioritaskan di antara tujuan-tujuan yang
bertentangan
- Jika pasar peka terhadap kebutuhan pelanggan yang memuaskan, perusahaan
dapat membayar harga yang lebih tinggi untuk memastikan bahwa mereka
memperoleh barang-barang berkualitas terbaik dan mendapatkannya saat
dibutuhkan

9
 2.4 Flowchart Sistem Manual
Flowchart adalah adalah suatu bagan dengan simbol-simbol tertentu yang
menggambarkan urutan proses secara mendetail dan hubungan antara suatu proses
(instruksi) dengan proses lainnya dalam suatu program. Proses
manual adalah proses yang dikerjakan dengan tangan (manual system) tanpa
menggunakan komputer termasuk dalam mengarsipkan sebuah data.

Gambar 2 Flowchart Manual atas Proses Pembelian

Flowchart sistem manual di atas menjelaskan prosedur pembelian dengan

menggunakan prosedur secara manual. Kegiatan yang dilakukan seperti input data,
arsip data, hingga proses pencatatan menggunakan prosedur manual tanpa komputer.

10
2.5 Deskripsi Proses Logikal dan DFD
Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Alir Data (DAD) adalah suatu
diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data pada
suatu sistem atau menjelaskan proses kerja suatu sistem, yang penggunaannya sangat
membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas

Gambar 3 Proses Pembelian – Diagram Konteks

Gambar di atas adalah diagram konteks untuk proses pembelian. Perhatikan
bahwa proses gambar menanggapi permintaan barang dan jasa yang diterima dari
proses inventaris dan dari berbagai departemen dan mengirim pesanan pembelian ke
vendor dan berbagai cabang ke departemen dan proses lainnya. Vendor merespons
dengan mengirimkan barang dan layanan (slip pengemasan vendor), yang
menghasilkan pemberitahuan tambahan yang dikirim.

11
 2.5.1 Penentuan Persyaratan

Proses pembelian dimulai dengan identitas departemen yang membutuhkan

barang dan jasa. Kebutuhan ini digambarkan oleh dua aliran data memasuki
gelembung 1.0 : permintaan pembelian persediaan - persediaan dan layanan. Pada
pandangan pertama, proses yang terlibat dalam menentukan persyaratan organisasi
untuk barang dan jasa mungkin terlihat sangat sederhana dan mudah. Namun, bagian
sebelumnya tentang manajemen rantai pasokan harus memperjelas bahwa teknik dan
metode yang terlibat dalam menentukan inventaris apa yang harus dipesan, kapan
memesan, dan berapa banyak yang dipesan tidak jauh dari pandangan kami karena
mereka terjadi dalam inventaris- proses manajemen.

12
Gambar 4 Proses Pembelian – Level 0 Diagram

13
2.5.2 Pushasing Process- Level 0 Diagram
Analisis titik rekam (ROP), mengakui bahwa setiap barang inventaris unik
dengan memperhatikan tingkat yang di jual. Berdasarkan pada masing-masing tingkat
penjualan inventaris barang, titik pemesanan ulang ditentukan. Dengan demikian,
ketika tingkat di tangan untuk item jatuh ke titik pemesanan ulang yang ditentukan,
item tersebut disusun ulang, Aliran 'inventaris' pembelian 'permintaan'. mungkin
berasal dari analisis seperti itu dalam proses.
Kuantitas pesanan ekonomis (EOQ) adalah teknik menganalisis
semua biaya tambahan yang terkait dengan memperoleh dan membawa barang
inventaris tertentu. biaya tercatat persediaan terdiri dari lima elemen biaya:
1. biaya peluang dana investasi
2. biaya asuransi
3. pajak properti
4. biaya penyimpanan
5. biaya usang dan kerusakan.
EOQ dapat digunakan dalam gelembung 1.2 pada gambar di bawah untuk
menyesuaikan jumlah yang diterima proses manajemen persediaan untuk menentukan
berapa banyak persediaan untuk dipesan manajemen persediaan. alternatifnya, level
barang yang tersedia mungkin dikirim ke vendor yang mengelola inventaris tanpa
permintaan.
ABC Analysis adalah tekhnik untuk meranking item dalam suatu grup
berdasarkan output dari item tersebut. Analisis abc dapat digunakan untuk
mengkategorikan item persediaan sesuai dengan kepentingannya. sebuah organisasi
diberikan, sebagai contoh, ia memiliki situasi di mana 15 persen dari barang
inventarisnya menyumbang 70 persen dari penjualannya, mari kita sebut kelompok
bagian ini A. Disatu sisi, suatu organisasi dapat menemukan tambahan 10 persen dari
barang inventarisnya dengan tambahan 20 persen dari penjualannya mari kita panggil
grup porsi ini B. Dari penilaian ini, kita sekarang dapat menyimpulkan bahwa sisa 75
persen dari barang-barang organisasi merupakan 10 persen dari penjualannya. dengan

14
informasi ini, pengawas pengendalian inventaris dapat memutuskan item persediaan
mana yang relatif lebih tidak menarik bagi suatu organisasi dan akibatnya,
membutuhkan lebih banyak perhatian dan kontrol. misalnya, item kategori c mungkin
dipesan hanya jika ada permintaan khusus dari pelanggan, tidak ada stok yang
disimpan, sedangkan kategori A dan B mungkin dipesan ulang menggunakan analisis
titik pemesanan ulang.

Gambar 5 Proses Pembelian – Digram 1

Pada diagram di atas gelembung 1.1 menerima dan menyimpan permintaan

yang diterima dari proses manajemen persediaan (permintaan pembelian persediaan)
dan berbagai departemen (permintaan pembelian - barang dan jasa). Dengan cara ini,
suatu organisasi dapat mengkonsolidasikan permintaan, mengirimkan pesanan yang
lebih besar kepada vendor, dan mungkin menerima konsesi dalam harga dan syarat
pembayaran untuk pembelian yang lebih besar ini. Manfaat ini harus ditukar dengan
biaya yang terkait dengan menunda pembelian dan mempunyai konsekuensi dari
tidak memiliki persediaan tersedia saat diperlukan.

15
 Gelembung 1.2 mengakses permintaan akumulasi yang disimpan dalam data
pembelian kembali dengan data master pembalikan untuk menentukan pembelian apa
yang perlu dilakukan. misalnya, data tentang perkiraan penjualan dan toko promosi
terjadwal dalam data master persediaan mungkin memberikan gelembung 1.2 garis
lintang untuk menyesuaikan jumlah yang diminta yang telah datang dari proses
manajemen persediaan di berbagai departemen.

Gambar 6 Proses Pembelian – Diagram 2

Diagram di atas memberikan tampilan pada fungsi logis yang terlibat dalam
pemesanan barang dan jasa, proses pertama melibatkan pemilihan vendor (gelembung
2.1). Pembeli umumnya memperhatikan master data vendor untuk mengidentifikasi
pemasok potensial yang memiliki pendekatan untuk digunakan oleh organisasi dan
kemudian mengevaluasi vendor yang disukai, dan pembeli harus meminta untuk
menentukan kesesuaian pilihan ini.
Pembeli sering berusaha untuk menggabungkan sebanyak mungkin pesanan
dengan vendor yang sama dengan menggunakan blanket order dan atau tahunan.
Dalam kasus seperti itu, vendor telah dipilih dalam iklan pembelian tertentu, dan
satu-satunya penentuan adalah jumlah yang dipesan pada saat ini, jika pengeluaran

16
besar untuk bagian baru atau yang dibuat secara khusus terlibat, pembeli mungkin
perlu mendapatkan penawaran kompetitif dengan mengirimkan permintaan untuk
kuota (request for quotation) ke calon vendor, akhirnya fungsi merchandising
organisasi mungkin memiliki menetapkan bahwa beberapa merk tertentu, seperti
printer dari Hewlett-Packard and Brother, atau komputer dari Appple dan Lenovo,
akan dibawa di toko-toko, dalam hal ini seperti dengan perjanjian tahunan, satu-
satunya tekad yang akan dibuat adalah jumlah masing-masing model untuk menjadi
pembelian saat ini. Pemilihan vendor dapat memiliki dampak signifikan pada
keberhasilan kontrol inventaris organisasi dan fungsi manufaktur. Setelah vendor
dipilih, pembeli menyiapkan pesanan pembelian, yang merupakan permintaan untuk
pembelian barang atau layanan dari vendor. Biasanya pesanan pembelian berisi data
mengenai jumlah yang dibutuhkan, harga unit yang diharapkan, tanggal pengiriman
yang diperlukan, ketentuan, dan kondisi lainnya. Proses gelembung 2.2
menggambarkan proses menyiapkan pesanan pembelian. Data pesanan pesanan
mengalir keluar dari proses mempersiapkan vendor. Pada saat yang sama, data master
inventaris adalah pembaruan untuk mencerminkan barang yang dipesan. Catatan
pembelian disimpan pada data master pesanan pesanan, dan informasi pesanan
pembelian didistribusikan ke setiap arah dan proses seperti yang ditunjukkan oleh
empat data lainnya mengalir keluar dari proses 2.2 semua aliran dan pembaruan ini
dapat melalui dokumen kertas atau pemberitahuan elektronik.
Tidak jarang salinan PO tersedia untuk departemen penerima sebagai
salinan buta, yang berarti bahwa data tertentu dihilangkan. Misalnya, pesanan yang
dipesan mungkin dihapus sehingga personel penerima tidak akan terpengaruh oleh
informasi ini ketika menghitung barang, data harga juga dapat dibutakan karena staf
penerima tidak perlu mengetahui informasi itu.

17
2.5.3 Barang Dan Layanan Penerima
Dalam hal inventaris, slip pengemasan yang menyertai inventaris yang
dibeli dari vendor dan mengidentifikasi pengiriman, memicu proses penerimaan,
sebagaimana ditunjukkan oleh gelembung 3.1 dari gambar barang yang tiba di
departemen penerima diperiksa dan dihitung, dan data ini dicocokkan dengan slip
pengemasan dan pemberitahuan penerimaan PO. Barang yang tidak dikonfirmasi
dilambangkan dengan penolakan dalam data master vendor. setelah hitungan dan
kondisi barang telah diperoleh, proses 3.1 menyelesaikan laporan penerimaan dengan
mencatat jumlah yang diterima. setelah dijelaskan dengan jumlah yang diterima,
jumlah penerima PO yang diterima. Setelah dijelaskan dengan quantuty recaived,
pemberitahuan penerimaan PO menjadi laporan penerimaan, yang merupakan
dokumen yang digunakan untuk mencatat penerimaan barang dagangan.

Gambar 7 Proses Pembelian – Diagram 3

18
Proses 3.2 membandingkan data laporan penerimaan dengan informasi yang disimpan
dalam data master pesanan pembelian, suatu proses yang sering secara otomatis
diselesaikan oleh sistem informasi. gelembung 3.2 juga mencerminkan kegiatan-
kegiatan berikut:
 data tentang kepatuhan vendor dengan ketentuan pesanan (kualitas produk,
tanggal pengiriman yang dijanjikan, data yang ditemukan pada data master
pesanan pembelian) ditambahkan ke catatan layanan vendor pada data master
vendor.
 data laporan penerima disimpan sebagai salinan dokumen laporan penerima atau
secara elektronik (lihat penyimpanan data "data penerimaan pembelian"
 menerima data laporan dikirim ke proses hutang akunting (menerima laporan)
sebagai alternatif, proses hutang akun dapat mengakses data resi pembelian atau
data pesanan pembelian yang diperbarui untuk mendapatkan data laporan
penerimaan.
 salinan reporrt penerima dikirim ke gudang (pemberitahuan stok) dengan barang-
barang
 data master inventaris diperbarui untuk mencerminkan inventaris tambahan yang
ada
 biaya persediaan yang diterima diteruskan ke proses buku besar (lihat arus
persediaan data yang diterima pembaruan). untuk menyeimbangkan debit yang
dibuat ke akun buku besar umum untuk persediaan, kredit dibuat untuk akun
kliring. debit akan dilakukan ke rekening kliring ini, dan akun 'dihapus' ketika
faktur dicatat. kita akan membahas entri itu di bab 13.
 akhirnya data master pesanan yang dibeli diperbarui untuk mencerminkan
penerimaan barang
Seperti dalam hal penerimaan barang, layanan yang diterima juga harus
didokumentasikan dengan baik. Beberapa organisasi menggunakan laporan
penerimaan (SAP menyebutnya lembar masuk layanan) untuk mengakui secara

19
formal penyelesaian kontrak layanan yang memuaskan. Data laporan penerimaan
mendukung pembayaran yang disebabkan oleh vendor sama dengan laporan
penerima.

2.6 Desain Database Logikal

Data master vendor berisi catatan dari setiap vendor yang disetujui untuk
digunakan oleh organisasi. sebagai tambahan; untuk menyusun data identifikasi,
seperti nama, nomor telepon tambahan, email, alamat, informasi bank, dan syarat dan
metode pembayaran, vendordata digunakan oleh manajemen untuk mengevakuasi
kinerja vendor dan membuat berbagai keputusan pemesanan.

Sebagai catatan sebelumnya, daftar permintaan pembelian adalah

permintaan internal untuk barang dan jasa. ada dikompilasi dalam data pembelian
daftar permintaan pembelian. data master pesanan pembelian adalah kompilasi dari
pesanan pembelian terbuka dan termasuk status setiap catatan yang mencerminkan
penerimaan barang dan jasa.
Diagram hubungan-entitas yang berlaku proses pembelian ditunjukkan pada
Gambar 8. Entitas Karyawan berisi informasi spesifik tentang masing-masing
karyawan, termasuk tingkat otorisasi mengenai menghasilkan daftar permintaan
pembeliaan, menyiapkan pesanan pembelian, menerima barang, dan sebagainya.
Kotak di sekitar hubungan ini menunjukkan bahwa akan ada hubungan dalam
database untuk hubungan ini, sedangkan hubungan lainnya tidak akan memiliki
hubungan yang sesuai. Kami menyertakan hubungan "ekstra" dan atribut yang lebih
untuk membantu melihat urutan logis peristiwa. Juga, catatan B pada Gambar 8
menunjukkan bahwa ini adalah model yang disederhanakan. Tentu saja, model
realistis harus berurusan dengan penerimaan parsial.

20
Gambar 8 ERD untuk Proses Pembelian

Catatan, untuk kesederhanaan, kami menganggap bahwa :

A-Lihat di bawah untuk penjelasan tentang kotak di sekitar relasi pembelian dan mengapa
model tidak sepenuhnya dinormalisasi
B-Tidak ada penerimaan parsial dari setiap item baris pada PO

21
2.6.1 Tabel Relasi (Parsial) untuk Proses Pembelian
Atribut yang diarsir = Primary Key (Kunci Utama)
Persediaan
No_Item Nama_Item Harga Lokasi Qty_on_Hand Reorder_Pt
936 Assus X455LA $ 39.5 Gudang 1,500 300
1001 Lenovo 120S14 $40.5 Gudang 800 500

Karyawan
No_Kar Nama_Kar Dept_Kar
B432 Carl 492-01
A491 Jannet 498-05

Vendor
No_Vendor Nama_Vendor Alamat_Vendor Telp_Vendor Termin_Kredit
539 Assus Charleston, 190 803-995- 2/10, n/30
Shore St 3764
540 Lenovo Savannah, 49 912-433- 2/10, n/30
Abercon St 1750

Purchase_Requisitions
NO_PR Tanggal_PR No_Kar No_Kar No_Item No_PO
(requestor) (Approver)
53948 03/03/2019 492-01 498-05 936 4346
53949 05/03/2019 492-01 498-05 1001 4347

Purchase_Order
No_PO Tanggal_PO No_Vendor Ship_Via Status_PO
4346 05/03/2019 539 FedEx Sent

22
4347 07/03/2019 540 FedEx Sent

Purchase_Receipts
Rec_No Rec_Date PO_No Invoice_No
42944 06/03/2019 4346 19-0315
42945 08/03/2019 4347 2703-19

Purchase_Relations
PR_No No_Item Qty_Req PO_No Qty_Order Rec_No Qty_Received
53948 936 300 4346 300 42944 300
53949 1001 500 4347 500 42945 500

Tabel relasional di atas menunjukan bahwa setiap tabel memiliki primary key. Dalam
beberapa tabel seperti tabel persediaan memiliki satu primary key. Beberapa tabel
lain seperti Purchase_Relations mencantumkan primer key dari
Permintaan_Pembelian ini berarti setiap tabel memiliki relasi. Setiap relasi dalam
tabel Purchase_Relations mencatat rincian setiap item yang diminta dari
Purchase_Requisition, Purchase_Order, hingga Purchase_Receipts.

2.6.2 Tren dan Pengembangan Teknologi

E-procurement adalah proses pengadaan barang dan jasa yang dilaksanakan

secara elektronik yang digunakan untuk mengotomatiskan beberapa proses yang
signifikan dalam proses pengadaan. Proses ini dapat mengoptimalkan manajemen
suplai (Supply Chain Management) dimana biaya administrasi dapat berkurang terkait
dengan berkurangnya jumlah orang dan waktu yang diperlukan. Pengadaan barang
secara elektronik mengakibatkan resiko kesalahan berkurang karena semakin
sedikitnya proses yang dilaksanakan secara manual.

23
Dua elemen dari E-procurement:

1. Paperless system
Sistem ini menghapuskan dokumen dokumen fisik sebagai media dalam
menjalankan bisnis. Contohnya cetakan laporan laporan diganti dengan tampilan
layar di komputer. Sistem ini juga ditandai dengan meningkatnya penggunaan
layanan web, RFID, EDI, ETF, E-mail, software workflow dan teknologi
teknologi lainnya.
2. B2B marketplace
Merupakan situs web yang dapat digunakan sebagai sumber pasokan dalam
proses produksi.

2.6.3 Deskripsi Proses Pembelian dengan Menggunakan Sistem

1. Permintaan dan pemesanan barang dagangan
Proses pembelian diawali dari penetapan kebutuhan oleh karyawan.
Pemesan kemudian memasukkan data (input ke komputer) barang yang
dibutuhkan seperti jumlah barang, tanggal pengiriman dan juga lokasi
pengiriman barang ke dalam sistem.
Sistem akan merekam daftar permintaan barang yang sudah lengkap dan
dialihkan kepada supervisor bagian biaya untuk diotorisasi. Persetujuan atau
otorisasi diperlukan tergantung pada jumlah dan sifat permintaan. Proses
otorisasi dilakukan secara otomatis oleh sistem dengan mengirimkan dokumen
daftar permintaan kepada bagian bagian yang memiliki wewenang sesuai dengan
daftar. Setelah otorisasi lengkap maka dokumen permintaan barang dialihkan
kepada bagian pembelian.
Secara berkala atau langsung (tergantung pada prioritas), sistem akan
menampilkan daftar permintaan barang termasuk daftar dari berbagai departemen
departemen lain pada layar pemesan. Sistem juga akan menampilkan daftar dari
pemasok yang dapat memenuhi permintaan. Pemesan akan membandingkan
pemasok dari segi kualitas, harga, kebijakan, tanggal pengiriman dan lain
sebagainya lalu memilih pemasok. Setelah memilih pemasok, pemesan
mengubah daftar permintaan menjadi dokumen pesanan pembelian.
Selanjutnya, sistem akan mengirimkan pesanan pembelian kepada
manajer bagian pembelian untuk di otorisasi. Setelah disetujui maka pesanan
pembelian dicatat oleh sistem dan dikirimkan ke penjual. Sistem akan

24
 memperbaharui master data persediaan dan mengirimkan konfirmasi kepada
pemesan.
2. Penerimaan barang dagangan
Bagian penerimaan menerima barang yang dikirim oleh pemasok lalu
memasukan nomor order pembelian ke dalam sistem. Sistem akan
membandingkan item dan jumlah yang diterima dengan data master pesanan
pembelian. Jika benar maka sistem akan mencatat dalam data penerimaan
barang, memperbaharui data pesanan pembelian untuk memberikan keterangan
bahwa barang telah diterima, memperbaharui data master persediaan, dan
menampilkan nomor laporan penerimaan. Petugas bagian penerimaan
melampirkan dokumen stok barang dan mengirimkannya ke bagian gudang.

2.7 The Fraud Connection

Proses pembelian ke pembayaran dimulai dari proses pembelian dan diakhiri dengan
pembayaran menggunakan uang tunai yang merupakan asset paling likuid sebuah
perusahaan maka resiko terjadinya kecurangan dalam proses ini semakin tinggi.
Banyak kasus kasus kecurangan yang merupakan manipulasi dalam proses
pembelian. Beberapa kasus biasanya terjadi seperti:
1. Seorang karyawan (mis. Pembeli, manajer atau yang lain) melalukan
pemesanan dengan pemasok tertentu sebagai bentuk suap, komisi rahasia, atau
bujukan dari pemasok.
2. Seorang karyawan memiliki konflik kepentingan antara tanggung jawab
terhadap atasannya dengan kepentingan keuangannya secara langsung
maupun tidak di dalam perusahaan mengenai dengan siapa atasannya
melakukan kegiatan bisnis.
Dalam kegiatan pembelian, konflik kepentingan sering terjadi dalam situasi dimana
karyawan dengan wewenang untuk melakukan atau menyetujui pembelian memiliki
sebuah saham keuangan di perusahaan pemasok sehingga akan menguntungkan jika
melakukan kerjasama dengan pemasok tersebut. Kondisi ini menggambarkan
rumitnya masalah pengendalian yang dihadapi perusahaan atau organisasi pada saat
ini.

25
2.7.1 Tujuan Pengendalian
Tujuan pengendalian proses operasional yang umumnya proses pembelian adalah:
1. Efektifitas kegiatan operasi, perusahaan mengidentifikasikan tujuan efektifitas
dari proses pembelian dan penerimaan. Perusahaan juga harus mematuhi kode
etik perusahaan terkait konflik kepentingan, menerima pembayaran illegal,
dan hal hal semacamnya. Salah satu dari tujuan pengendalian menurut COSO
tentang pengendalian internal adalah kepatuhan terhadap undang undang,
peraturan, dan perjanjian kontrak yang berlaku.
2. Efisiensi sumber daya manusia, manusia dan komputer merupakan sumber
daya yang paing banyak digunakan dalam kegiatan bisnis.
3. Keamanan sumber daya, kolom keamanan sumberdaya harus
mengidentifikasikan asset mana yang beresiko. Sumberdaya disini meliputi
persediaan dan data master pesanan pembelian. Pengendalian harus
melindungi persediaan saat proses penerimaan dan pengiriman ke gudang.
Pengendalian juga harus mencegah pengaksesan, penyalinan, penjualan atau
kerusakan pada data master pemasok dan pembelian oleh orang yang tidak
memiliki wewenang.
Tujuan dibagi menjadi dua bagian yaitu input pesanan pembelian dan input slip
pengemasan dari pemasok. Tujuan pengendalian proses informasi adalah sebagai
berikut:
1. Input Validity (IV). Keabsahan proses input pesanan pembelian berawal dari
daftar permintaan yang disetujui oleh bagian biaya yang berwenang dan
menjadi pesanan pembelian yang dikirim ke vendor resmi. Kualitas dari
proses dan produk dari pemasok harus jelas sebelum data dari pemasok
tersebut dimasukan ke dalam data master pemasok. Dengan memasukan data
pemasok ke data master maka manajemen sudah setuju untuk melakukan
kerjasama dengan pemasok tersebut. Keabsahan input slip pengiriman dari
pemasok harus didukung dengan adanya pesanan pembelian yang telah
disetujui dan penerimaan barang. Kegagalan dalam mencapai tujuan ini dapat
mengakibatkan penimbunan persediaan.
2. Input Completeness (IC) atau Kelengkapan input permintaan pembelian.
Kegagalan mencapai tujuan ini mengakibatkan proses penjualan kepada
pelanggan atau tertundanya proses produksi karena kurangnya persediaan atau
bahan baku.
3. Input Completeness (IC) atau kelengkapan input slip pengemasan dari
pemasok. Kegagalan mecapai tujuan ini mengakibatkan hilangnya catatan
perhitungan persediaan.

26
4. Input Accuracy (IA) atau keakuratan input permintaan pembelian. Ketidak
akuratan dalam meproses daftar permintaan menyebabkan kesalahan jenis
item dan jumlah item yang akan dibeli sehingga dapat menyebabkan
kelebihan atau kekurangan jumlah persediaan dan gangguan dalam proses
produksi maupun proses penjualan.
5. Input Accuracy (IA) atau keakuratan input slip pengemasan dari pemasok.
Ketidak akuratan dapat mengakibatkan kesalahan pencatatan persediaan.
6. Update Completeness (UC) atau kelengkapan pembaharuan data master
pesanan pembelian dan persediaan. Data master pesanan pembelian dan
persediaan diperbaharui agar dapat menggambarkan bahwa pembelian telah
dilakukan dan barang telah diterima. Kegagalan memperbaharui data ketika
pesanan pembelian diterbitkan dapat mengakibatkan pesanan ganda dan tidak
bisa menindaklanjuti pesanan pesanan lain. Kegagalan memperbaharui data
ketika barang diterima dapat mengakibatkan bukti kwitansi tidak sah dan
ketidak akuratan pencatatan persediaan.

2.7.2 Rekomendasi Rencana Pengendalian

1. Menyetujui daftar permintaan pembelian. Staff, bagian atau manajemen
yang memiliki wewenang otorisasi harus menyetujui daftar permintaan
pembelian untuk memastikan bahwa pembelian tersebut sesuai dengan
anggaran dan pembelian memang dibutuhkan.
2. Gunakan data pemasok resmi. Pemasok harus benar benar sesuai untuk
menyediakan barang dan jasa kepada perusahaan. Adanya proses seleksi
terkait kelayakan dan catatan kinerja pemasok.
3. Pemeliharaan master data pemasok secara independen. Asumsikan adanya
pemisahan tugas antara karyawan yang membuat data pemasok dengan
karyawan yang membuat dan menyetujui pesanan pembelian, mencatat
hutang dan menyetujui pembayaran. Tanpa pemisahan tugas ini maka
pembeli dapat melakukan pembelian dengan pemasok teretentu. Selain itu
tanpa pemisahan ini juga karyawan bagian hutang dapat membuat akun
pemasok yang tidak valid untuk melakukan kecurangan.
4. Membandingkan pemasok untuk harga, kebijakan, kualitas dan
ketersediaan produk. Sebelum melakukan pembelian, pemasok
dibandingkan untuk menentukan apakah mereka merupakan pilihan yang
terbaik.
5. Menyetujui pesanan pembelian. Staff yang berwenang harus menyetujui
pesanan pembelian untuk memastikan bahwa pemasok yang dipilih sesuai,
item dan jumlah yang dipesan benar. Kegagalan dalam pengendalian ini

27
 dapat mengakibatkan kerugian jika barang ternyata tidak dibutuhkan dan
tidak bisa dikembalikan.
6. Konfirmasi pesanan pembelian kepada bagian yang memesan. Untuk
mencegah terjadinya pesanan ganda dan agar bagian yang memesan dapat
mengetahui bahwa pesanan telah dibuat, bagian yang memesan harus
diberi tahu ketika pesanan pembelian telah dikirimkan.
7. Otorisasi faktur secara independen. Sebelum faktur diterima dan dicatat,
data faktur dibandingkan dengan data master pesanan pembelian untuk
memastikan bahwa barang yang diterima sesuai.
8. Memeriksa barang. Untuk memastikan bahwa barang diterima dalam
keadaan yang baik.

28
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Proses pembelian adalah proses pengambilan keputusan oleh pelaku bisnis untuk
menentukan produk dan layanan yang perlu dibeli oleh organisasi mereka, kemudian
menemukan, mengevaluasi, dan memilih di antara pemasok serta merek yang
tersedia. Proses pembelian sangat diperlukan oleh perusahaan karena proses
pembelian merupakan kunci utama tersedianya persediaan, jika persediaan kosong
maka proses perusahaan tidak dapat dijalankan. Perusahaan menginginkan sebuah
proses yang efektif dan efisien, maka dari itu diperlukan pengaturan organisasi bagi
proses pembelian.

Pengaturan organisasi dapat dimulai dengan menentukan alur proses yang

dapat dibantu dengan flowchart untuk menggambarkan proses tersebut. Proses
pembelian tidak akan terlepas dari sebuah data, maka dari itu diperlukan DFD (Data
Flow Diagram) untuk lebih memudahkan alur dari sebuah data.

Pada dewasa ini, terdapat berbagai sistem yang memudahkan manusia salah
satunya adalah basis data (database) yang menggunakan sebuah aplikasi untuk
memasukkan dan menyimpan sebuah data yang memiliki relasi dengan data lain.
Sebelum membuat database sebaiknya membuat ERD (Entity Relationship
Diagram) untuk merancang database yang akan dibuat. Hal tersebut juga diperlukan
pada proses pembelian untuk mengetahui bagaimana hubungan entitas-entitas yang
terdapat pada proses pembelian.

Kecurangan mungkin saja terjadi pada sebuah perusahaan atau organisasi

maka diperlukan penegndalian terhadapa proses pembelian untuk menghindari
kemungkinan kecurangan yang dapat terjadi.

29
3.2 Saran

Setelah mempelajari pembahasan di atas, kami memiliki kesimpulan bahwa

proses pembelian dengan menggunakan sistem akan lebih efektif dan efisien.
Sehingga kami memiliki saran apabila sebuah organisasi akan membuat proses
pembelian untuk kegiatan usahanya, lebih baik apabila menggunakan sistem yang
terkomputerisasi atau menggunakan ERP (Enterprise System Planning).

Organisasi yang baru memulai usahanya dengan modal yang sedikit mungkin
tidak dapat menggunakan ERP sehingga kami memiliki saran supaya organisasi
tersebut menggunakan akuntansi manual untuk sistem pencatatan dan menggunakan
aplikasi spreadsheet seperti Ms. Excel ataupun menggunakan Ms. Access untuk
menyimpan data seperti data persediaan, data vendor, dan data pembelian.

30
 DAFTAR PUSTAKA

Gelinas, Ulric J. and Dull, Richard B. 2008. Accounting Information System. 7th
Edition. Thomson South Western
Turner, Leslie & Andrea Weickgenannt. (2016). Accounting Information Systems:
Controls and Processes. Third Edition. America: John Wiley & Sons.Inc
https://id.wikipedia.org/wiki/Elemen
http://pengetahuan-bisnis.blogspot.com/2012/07/inventory-control.html
http://basicakuntansi.blogspot.com/p/blog-page_9.html
https://www.kompasiana.com/rizkysoplanit/563ee8c507b0bd6513076151/mengenal-
prosedur-pembelian-bahan-baku-pada-perusahaan-industri?page=all