PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN

KAS KECIL PADA PT. DRAF GASITAS

LAPORAN

KULIAH KERJA PRAKTEK

Diajukan untuk memenuhi syarat kelulusan mata kuliah kerja( KKP)

pada Program Diploma Tiga (D.III)

Disusun Oleh :

Hagi Abdullah ( 11130891 )

Marlon Abraham Hallatu ( 11131642 )

JURUSAN KOMPUTERISASI AKUNTANSI

AMIK BINA SARANA INFORMATIKA

Dewi Sartika

i
 2015

ii
 PENILAI LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Laporan Kuliah Kerja Praktek ini dinilai pada tanggal ....................................................

PENILAI

(.........................................................................)

SARAN-SARAN DARI PENILAI:

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

iii
 KATA PENGANTAR

Alhamdullillah hirobilalamin,segalah puji kita panjatkan kehadirat Allah

SWT atas segalah rahmat dan karuniaNya penulis dapat menyelesaikan tugas
kuliah kerja praktek (KKP) dengan judul : “Perancangan Sistem Informasi
Pengolahan Kas”. Yang merupakan salah satu syarat kelulusan mata Kuliah
Kerja Praktek Lapangan Program Studi Manajemen Informatika dan Komputer
bina Sarana informatika . Penulis menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini
banyak sekali terdapat banyak kekurangan. Oleh karena itu penulis sangat
mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun demi kesempurnaan
makalah ini.

Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah

membantu dalam penyusunan makalah ini. Oleh karena itu dalam kesempatan
ini, izinkan penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :

1. Direktur Akademi Manajemen Informatika & Komputer Bina Sarana

Informatika.
2. Bapak Andi Martias selaku Dosen Pembimbing Kuliah Kerja Praktik.
3. Staff/karyawan/dosen dilingkungan Akademi BSI.
4. Bapak Azmi Ali selaku Kepala Keuangan di PT. Draf Gasita
5. Staff/karyawan dilingkungan PT.Draf Gasitas
6. Kedua Orang tua yang telah memberikan dukungan moral maupun spiritual.
7. Rekan-rekan Mahasiswa kelas KA

iv
 Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu
sehingga terwujudnya penulisan ini. Penulis menyadari bahwa penulisan tugas
kuliah kerja praktek ini masih jauh dari sempurna, Untuk itu penulis mohon
kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan yang
dimasa yang akan datang.

Akhir kata semoga tugas kuliah kerja kelompok ini dapat berguna bagi
penulis khususnya dan bagi para pembaca yang berminat pada umumnya.

Jakarta, Desember 2015

Hagi Abdullah

v
 DAFTAR ISI

Lembar Judul ..................................................................................... ........ i

Lembar Pengesahan .............................................................................. ii

Kata Pengantar ..................................................................................... iv

Daftar Isi ………………………………………………............…………… v

Daftar Simbol ……………………………………………………….....…… vi

Daftar Gambar ……………………………………........…………...……… vii

Daftar tabel……………………………………............……………………. Viii

Daftar lampiran …………………………………………………………….. ix

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Umum....................................................................... 1

1.2. Maksud dan Tujuan ………………...…….....................

2

1.3. Metode Penelitian ......................................................... 3

1.4. Ruang Lingkup……………....…...……........................

4

1.5 Sistem Penulisan ………………….……………………. 5

vi
BAB II LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem ……………………………………. 4

2.2. Peralatan Pendukung (Tools Syste)....……......................... 10

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum ……...…………………………………………..... 19

3.2. Tinjauan Perusahaan ….………………………………..

20 3.2.1. Sejarah Perusahaan ………….
……………...

3.2.2. struktur Organisasi dan Fungsi ……………..

3.3. Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan…………...……….

22

3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Berjalan…

24

3.5. Kamus data …........................………………………….

27

3.6. Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan ………………....

29

3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Maukan.......

3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran......

3.7. Permasalahan Pokok …………………………………....

31

vii
 3.9. Alternatif Pemecahan Masalah ………………….………
32

BAB IV PENUTUP

4.1 Kesimpulan ……………………………………………….. 33

4.2 Saran ……………………………………………………… 34

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

SURAT KETERANGAN PKL

NILAI KULIAH KERJA PRAKIK

LAMPIRAN

viii
 DAFTAR SIMBOL

A. Simbol Flowchart
EXTERNAL ENTITY
Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber
atau tujuan pada arus data.

FLOW LINE

Digunakan untuk menggambarkan suatu aliran

data dari atau yang keluar dari simbol proses

PROCESS

Digunakan untuk tempat pengolahan data ataupun

transformasi dari data yang masuk sehingga
dihasilkan suatu keluaran.

ix
 DATA STORE

Digunakan untuk media penyimpanan data dari

hasil yang telah diproses dalam system

DAFTAR GAMBAR

1. Gambar III.1 Struktur Organisasi .....................................................

2. Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan .............................
3. Gambar III.3 Diagram Nol Sistem berjalan .....................................
4. Gambar III.4 Diagram Detail 2.0 Sistem Berjalan …………………

x
DAFTAR TABEL

1. Tabel II.1 Notasi Tipe Data ……………………………………………

2. Tabel II.2 Notasi Struktur Data ………………………………………..

xi
DAFTAR LAMPIRAN

A.1 Rekening Koran ………………………………………….......

A.2 Bon ………………………………………………………….. .

A.3 Bukti Pengeluaran Kas ………...……………………………

B.2 Laporan Kas Kecil …………………………………………..

xii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Umum

Dalam era globalisasi sekarang ini penggunaan komputer semakin

meningkat dalam segala bidang seperti dalam bidang bisnis, perbankan, hukum
dan lain-lain. Komputer adalah peralatan yang bekerja di bawah kontrol
program yang tersimpan yang secara otomatis menerima, memproses dan
menyimpan data sehingga dapat menghasilkan suatu informasi yang
dibutuhkan.
Pada dasarnya pengelolaan kas kecil dapat mempermudah atau
memperlancar proses pengelolaan data apabila dilakukan secara berturut-turut
mulai dari pengisian kas sampai dengan pengeluaran untuk segala macam
kebutuhan perusahaan. Adapun contoh permasalahan yang ada yaitu tidak
efektif dan efisianya penyimpanan data karena masih mnggunakan sistem
manual (hanya di arsipkan saja), sehingga menyulitkan pencarian data, bentuk
nota yang serupa sehingga sering menimbulkan kesalahan dalam pencatatan,
lambatnya penyajian informasi yang diperlukan oleh pimpinan, selain itu untuk
proses pengolahan data dalam pembuatan laporan memakan waktu yang lama
dan membutuhkan ketelitian yang tinggi pada proses penghitungan. Berlatar
belakang hal tersebut penulis memilih judul “Perancangan Sistem Informasi
Pengolahan Kas Kecil Pada PT.Draf Gasitas”.

1
1.2 Maksud dan Tujuan

Adapun maksud dari laporan Kuliah kerja Praktek (KKP) adalah sebagai
persyaratan guna melengkapi nilai kuliah Kerja Peraktek (KKP) adapun mata kuliah
Sistem informasi Akuntansi. Tujuan dari riset dalam membuat laporan tertulis yang
sedang dijalani saat ini adalah :

1. Mengimplementasikan ilmu yang telah penulis dapat dari ilmu-ilmu pada saat
kuliah di Akademi komputerisasi Akuntansi Bina Sarana Informatika.

2. Untuk lebih memahami bagaimana system pengolahan data laporan pada PT. Draf
Gasitas

3. Sebagai penambah pengalaman dan wawasan bagi penulis khususnya untuk

memperbaiki kinerja penulis.

1.3 MetodePenelitian
Dalam rangka pengumpulan data untuk penyusunan laporan ini ada tiga
macam metode penelitian yang penulis anggap paling baik dan akurat yaitu :
a. Interview / Wawancara
Suatu metode yang menggunakan proses tanya jawab secara langsung dan
sistematis. Dalam hal ini penulis melakukan tanya jawab langsung kepada bagian-
bagian terkait antara lain bagian keuangan yaitu Endang Sriwahyuni pada PT.Alfa
Karya Anugrah untuk berbagai macam pertanyaan serta keterangan-keterangan yang
berkaitan dengan sistem pengolahan kas kecil yang di perlukan dalam penyusunan
Tugas Kuliah Kerja Praktek ini.

b. Pengamatan ( Observasi )
Penulis melakukan pengamatan secara langsung pada kegiatan yang
berhubungan dengan masalah pembelian di SPBU . Dan dari hasil pengamatan
tersebut dapat diketahui proses dari kegiatan penjualan pada perusahaan tersebut.

2
 1.4 Ruang Lingkup
Untuk memudahkan penulis dalam penyusunan Tugas Kuliah Kerja Praktek ini,
maka penulis membatasi permasalahan hanya pada lingkup pengelolaan kas kecil
pada PT.Alfa Karya Anugrah, yaitu mulai dari proses pengisian kas kecil, proses
pengeluaran kas kecil, pembuatan jurnal sampai dengan proses pembuatan laporan
kas kecil.

1.5 Sistimatika Penulisan

Laporan ini terbagi dalam empat bab,dimana masing-masing bab terdiri pula
atas beberapa sub-bab yang disesuaikan dengan kebutuhan sehingga terdapat suatu
pola yang menyeluruh dan berkaitan dengan bab-bab tersebut,diantaranya sebagai
berikut :

BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis menjelaskan dan memberi gambaran umum
tentang laporan penyusunan Kuliah Kerja Praktek (KKP) yang terdiri
dari lima sub-bab, yaitu sub-bab pertama penjelasan secara umum
tentang alasan dari Kuliah Kerja praktek (KKP) , sub-bab kedua
maksud dan tujuan dari penulisan, sub-bab ketiga metode penelitian
yang dipakai penulis, sub-bab keempat ruang lingkup, serta yang
kelima sistimatika penulisannya.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini penulis membahas tentang konsep dasar sistem yang di
bahas dalam penulisan laporan ini terutama yang berhubungan dengan
penerapan konsep akuntansi dalam sistem tersebut dan memberikan
penjelasan dari peralatan pendukung (Tools System).

3
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
Pada bab ini penulis membahas tentang tinjauan perusahaan yang
meliputi sejarah perusahaan , prosedur sistem berjalan, dan tentang
permasalahan perusahaan serta alternatif pemecahan masalahnya

BAB IV PENUTUP
Bab ini merupakan bab penutup atau akhir yang berisi tentang
kesimpulan dan saran-saran yang sifatnya membangun.

4
 BAB II
LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

2.1.1. Pengertian Sistem
Sistem merupakan jalur kegiatan yang dibuat untuk diikuti dan
dilaksanakan dalam sebuah perusahaan atau organisasi, sehingga kegiatan
perusahaan atau organisasi tersebut dapat berjalan dengan baik.

Menurut Cole Neuschel, “Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-

prosedur yang berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema
menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama perusahaan,”

Sedangkan menurut Jerry Fitz grald dalam Lilis dan Sri (2011 : 1)
mengemukakan bahwa “Sistem adalah suatu jaringan kerja yang saling
berhubungan, bekumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”

Atau dapat juga diartikan bahwa “Sistem adalah seperangkat unsur-

unsur yang terdiri dari manusia, alat-alat, prosedur dan konsep yang dihimpun
untuk maksud dan tujuan yang sama”. (Gordon B.Davis, Analisa Sistem
Akuntansi, Tata Sutabri, S.Kom, 1997,7)

1. Karakteristik Sistem.
Untuk membedakan dan mengenal antara suatu sistem dengan sistem
lainnya, dapat dilakukan dengan pendekatan karaktertisik//ciri yang melekat
pada suatu sistem sebagai berikut:

b. Tujuan Sitem
Tujuan sistem merupan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh
suatu sistem. Agar target tersebut bisa tercapai, maka sasaran atau target
tersebut harus diketahui terlebih dahulu ciri-ciri atau kreteriannya.

5
c. Batas Sistem
Batas sistem merupakan garis abstraksi yang memisahkan antara
sisetem dan lingkungannya. Batas sistem ini sangat relatif dan
tergantung kepada tingkat pengetahuan dan situasi kondisi yang
dirasakan oleh orang yang melihat sistem tersebut

d. Subsistem
Subsistem merupakan komponen atau bagian dari suatu sistem, bisa
fisik atau abstrak. Suatu subsistem akan memiliki subsistem yang lebih
kecil dan seterusnya.

e. Hubungan dan Herarki Sistem

Hubungan sistem adalah hubungan yang terjadi antara subsistem
dengan subsistem lainnya yang setingkat atau antara subsistem dengan
sistem yang lebih besar.

f. Input-Process-Output
Tiga komponen sistem fungsi/subsistem adalah input-process-output,
fungsi ini juga menunjukan bahwa sistem sebagai proses tidak bisa
berdiri sendiri, harus ada input dan output.

g. Lingkungan Sistem
Lingkungan adalah faktor-faktor diluar sistem yang mempengaruhi
sistem. Lingkungan sistem ada dua macam yaitu lingkungan eksternal
(lingkungan yang berada diluar sistem) dan lingkungan internal
(lingkungan yang berada dalam sistem).

6
1. Klasifikasi Sistem
a. Sistem Terbuka dan Tertutup
Suatu sistem dikatakan terbuka bila aktivitas didalam sistem tersebut
dipengaruhi oleh lingkungannya, sedangkan suatu sistem dikatakan
tertutup bila aktivitas didalam sistem tersebut tidak terpengaruhi oleh
perubahan yang terjadi dilingkungannya.

b. Sistem Buatan Manusia dan Tuhan

Suatu sistem bila diklasifikasikan berdasarkan asalnya, sistem tersebut
bisa diklasifikasikan sebagai sistem yang ada secara alamiah (Buatan
Tuhan) atau buatan manusia.

c. Sistem Berjalan dan Konseptual

Suatu sistem yang belum diterapkan disebut sebagai sistem konseptual.
Suatu sistem yang konseptual yang dapat diterima oleh pemakai sistem
sehingga pemakai tersebut menggunakannya untuk menunjang operasi
sehari-hari maka sistem tersebut berubah menjadi sistem berjalan.

d. Sistem sederhana dan kompleks

Sebuah sistem yang sederhana merupakan sebuah sistem yang terbentuk
dari sedikit tingkatan dan komponen atau subsistem serta hubungan
antara mereka sangat sederhana. Sebuah sistem yang kompleks jelas
terdiri dari banyak komponen dan tinkatan yang dihubungkan dalam
berbagai cara yang berbeda.

7
2.2 Peralatan Pendukung (Tools System)

Merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model

dari suatu sistem dengan menggunakan simbol=simbol, lambang dan diagram–
diagram yang menunjukkan secara tepat arti dan fungsinya.

Fungsi peralatan pendukung (tools system) itu sendiri adalah untuk

menjelaskan kepada user bagaimana fungsi dari sistem informasi dapat bekerja
dengan suatu bentuk logical model dan phyisical model. Logical model
merupakan sistem menggunakan arus data yang ada DAD dijelaskan dalam
kamus data, sedangkan physical model model yaitu menunjukkan kepada user
tentang bagaimana sistem fisik akan diterapkan.

2.1.1 Diagram Alir Data (DAD)

Menurut jogiyanto (2005 : 700) menyimulkan bahwa:
Pengertian secara umum tentang DAD (Diagram Alir Data) menggambarkan
suatu network yang menggambarkan suatu sistem komputerisasi, manualisasi,
atau gabungan dari keduanya, yang penggambaran disusun dalam bentuk
kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan
mainnya.
Keuntungan dari Diagram Alir Data adalah memungkinkan kita untuk
menggambarkan sistem dari level yang lebih tinggi kemudian menguraikan level
lebih rendah, sedangkan kekurangan DAD tidak menyajikan proses perulangan
(looping) atau proses keputusan dan proses perhitungan.
Diagram Alir Data sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem
yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa
mempertimbangkan lingkungan fisik. Dimana data tersebut mengalir (misalnya
lewat telpon, surat, dan sebaginya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut
disimpan. DAD merupakan alat yang digunakan pada metodologi
pengembangan sistem yang terstruktur (structured analysis system). Dalam

8
proses perancangan DAD terdapat komponen-komponen yang perlu diketahui,
diantaranya :
1. Ada 4 buah simbol yang dibutuhkan dalam merencanakan suatu DAD,
diantaranya:
a. Kesatuan Luar (external entity)
Merupakan kesatuan (entity) dilingkungan luar sistem yang dapat berupa
orang, organisasi, atau sistem lainnya yang berada dilingkungan yang akan
memberikan input atau menerima output dari sistem.
b. Arus Data (data flow)
Arus data diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses
(process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity) . arus
data ini menunjukan arus daridata yang dapat berupa masukan untuk sistem
atau hasil dari proses sistem.
c. Proses (process)
Adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer
dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus
data yang akan keluar dari proses.
d. Simpanan Data (data store)
Simbol ini menggambarkan suatu tempat untuk penyimpanan atau untuk
mengambil data yang di perlukan.

2. DAD terdiri dari beberapa diagram yang masing-masing menggambarkan

tingkatan proses yang terdapat dalam sistem yang menggambarkannya.
Penjelasan tentang tahapan-tahapan DAD akan dijelaskan, diantaranya :
a. Diagram konteks
Diagram konteks dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang
akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan
sistem secara global dari keseluruhan sistem yang ada.
b. Diagram Nol
Diagram nol dibuat untuk menggambarkan tahap-tahap proses yang ada di
diagram konteks.

9
c. Diagram Detail dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail
dan terperinci lagi dari tahapan proses yang ada di diagram nol.

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum

Di zaman era globalisasi saat ini perkembangan ilmu komputer sudah

sangat pesat, pemakainnya telah meluas kesegala bidang usaha. Banyak
perusahaan besar, kecil maupun menengah sudah menggunakan komputer
didalam menunjang usahanya. Bahkan sekarang ini komputer memgang peranan
yang sangat penting untuk menentukan maju atau tidaknya satu prusahaan. Hal
ini disebabkan karna kecepatan, keakuratan, kelengkapan, dalam pengolahan
data yang dibutuhkan seperti data penjualan, data penerimaan dan pengeluaran
kas, data peneriamaan karyawan dan lain-lainnya.

Begitu juga dengan huruf kapita dengan PT.Draf Gasitas, didalam

kegiatan sehari harinya melayani kebutuh di bidang jasa yaitu pengisian gas
elpiji. Dengan pengisian yang langsung dari pabrik dan pengerjaan yang tepat
waktu serta staff dan karyawan yang cukup handal dalam memegang peranan di
bidang pengisian gas elpiji, menjadikan PT.Draf Gasitas meningkat pesat.
Diantaranya semakin bertambahnya perusahaan agen yang melakukan trasaksi
pembelian nomor Drivery Order (DO) setiap harinya dari PT.Pertamina yang
mempercayakan pengisian tabungan gas lpgnya kepada PT.Draf Gasitas, selain
itu semakin bertambah juga perusahaan yang mulai melakukan kontrak
kerjasama dengan PT.Draf Gasitas.

3.2 Tinjauan Perusahaan

PT.Draf Gasitas adalah suatu badan usaha yang bergerak dalam bidang
jasa pengisian gas elpiji. Usaha jasa ini mempunyai prospek kedepan yang
cukup baik. Karena semakin banyak perusahaan yang bergerak dibidang jasa ini.

10
 Proses pengisian dan penyaluran ini tujuan anta lain pengisian tabung
gas dengan gas elpiji yang bahan dasarnya berasal dari PT.Pertamina kemudian
disalurkan ke agen-agen yang telah melakukan trransaksi pembelian dari
PT.Pertamina .

Guna membantu semua kegiatan yang terjadi dalam perusahaan

tersebut agar dapat berjalan secara efektif dan mengurangi terjadinya kesalahan,
maka langkah-langkah yang dapat ditempuh oleh PT.Draf Gasitas salah satunya
adalah dengan menggunakan media komputer yang berbasi internet informasi
yang dibutuhkan dapat diperoleh lebh cepat dan tepat.

3.2.1 Sejarah Perusahaan

PT.Draf Gasitas berdiri sejak tahun 2010 dengan No. Siup : 1000/13-
1.824.51 yang berdomisili di Jl. Raya Cibarusah Kp. Cigutul Ds. Sindang Mulya
Kec, Cibarusah Kab.Bekasih. Perusahaan ini merupakan anak perusahaan dari
PT.Alfa Karya Anugrah yang berdomisili di jakarta.

PT.Draf Gasitas merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa.

Perusahaan ini menyalurkan gas elpiji milik PT.Pertamina kepada agen-agen
yang telah melakukan transaksi pembelian dari PT.Pertamina.

3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

Di dalam suatu organisasi atau perusahaan, setiap departemen

memegang peranan yang sangat penting. Maka perusahaan harus mempunyai
organisasi yang baik agar koordinasi dan tata kerja dapat tergambar dengan
jelas, sehingga dapat berfungsi dengan maksimal. Bentuk organisasi, serta tujuan
yang ingin dicapai.

Struktur organisasi yang baik harus dapat menggambarkan fungsi-

fungsi, pengelompokan kerja masing-masing personil atau bagian. Peranan dari
struktur organisasi menunjukan tipe atau bentuk organisasi yang di perlukan,
juga merupakan perwujudan hubungan fungsi-fungsi wewen`ang dan

11
 tanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas masing-masing personil atau
bagian.

Sebagaimana penjelasan diatas, PT.Draf Gasitas juga berusaha

menggunakan struktur organisasi yang baik. Berikut struktur organisasi serta
fungsi dari tiap personil atau bagian:

Manager

Supervisor
Produksi Administrasi
Supervisor

Ka.Produksi & Teknik Ka. Keuangan & Administrasi

Operator Transportasi Keuangan Administrasi Keamanan

Administrasi Produksi

Oper
ator

Sumber: PT.Draf Gasitas

12
 Gambar III.1

Struktur Organisasi PT. Draf Gasita

Dilihat dari struktur organisasi diatas terlihat jelas adanya bagian atau badan
yang mempunyai tugas dan fungsi yang berbeda, diantaranya :

1. Manager
a. Menerima laporan intern dari senior supervisor.
b. Menerima hasil laporan pemeriksaan laporan keuangan secara berkala
dari audit intern.
c. Menerima laporan hasil evaluasi sistem informasi secara berkala dari
audit intern.
d. Memberikan laporan keuangan kepada pemilik.
e. Memberikan persetujuan keputusan secara keseluruhan terhadap hal yang
bersifat penting serta hal yang menyangkut insvestasi.
f. Membuat analisa laporan keuangan secara berkala.
2. Audit intern
a. Melakukan pemeriksaan secara berkala.
b. Melaporkan hasil pemeriksaan kepada manager.
c. Melaksanakan evaluasi sistem informasi secara berkala.
d. Melaporkan hasil evaluasi sistem informasi kepada manager.
3. Senior supervisor
a. Melaksanakan pengawasan menyeluruh.
b. Melaporkan hasil pengawasan kepada manager.
c. Melaksanakan analisa terhadap alokasi dan realisasi agen LPG.
d. Melakukan verifikasi terhadap permohonan anggaran kas yang diajukan
oleh pimpinan anak perusahaan.
4. Pimpinan PT. DRAF GASITAS
a. Mengawasi dan memimpin seluruh kegiatan operasional dan administrasi
penerimaan, penimbunan, dan pengisian LPG di anak perusahaan.
b. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kegiatan penerimaan LPG.
c. Melakukan kontrol pengisian secara keseluruhan.

13
 d. Membuat laporan penerimaan mingguan dan bulanan, stok, dan
pengisian LPG kepada manager.
e. Menjalin dan membina hubungan baik dengan agen LPG.

5. Kepala Produksi dan Teknik

a. Mengatur dan mengkoordinasikan pelaksanaan harian operasional LPG.
b. Mengatur persoalan-persoalan teknis.
c. Mengelola teknis stok dan pengisian LPG secara keseluruhan.
d. Membuat laporan harian, mingguan, bulanan mengenai penerimaan
stock, dan pengisian LPG secara keseluruhan.
6. Kepala Keuangan dan Administrasi
a. Mengelola administrasi keuangan operasional LPG.
b. Mengelola pencatatan dan pembukuan seluruh transaksi keuangan
harian.
c. Mengelola laporan pengisan dan keuangan bulanan.
d. Mengelola kegiatan penebusan LPG.
7. Administrasi Keuangan
a. Melaksanakan administrasi keuangan operasional LPG.
b. Melakukan pencatatan keseluruhan transaksi keuangan harian.
c. Melakukam kegiatan penebusan LPG
d. Membuat laporan pengisian bulanan
8. Administrasi
a. Melakukan pencatatan data karyawan
b. Menyiapkan absensi untuk semua karyawan.
c. Menyediakan alat tulis kantor.
d. Membuat surat perintah lembur jika diperlukan.
9. Supervisor
a. Mengawaasi operasional pemeliharaan peralatan LPG.
b. Mengawaasi pemeliharaan sarana dan fasilitas kesehatan kerja dan
lindungan lingkungan (K3LL).
c. Mengusulkan training tentang K3LL.
d. Mengkoordinir pelatihan K3LL operator.

14
 e. Menindak lanjuti keluhan pelanggan yang masuk, yang dicatat dalam
from keluhan pelanggan, dan selanjutnya membuat laporan / rekap
laporan pelanggan dalam buku catatan keluhan pelanggan.
f.
10. Transportasi
a. Melaksanakan dan mengoptimalisasi pengisian LPG dengan
mengemudikan kendaraan skid tank yang dimiliki.
b. Memelihara kendaraan skid tank
11. Supervisor Produksi dan Quality Control
a. Mengawasi pelaksanaan harian operasional LPG.
b. Membuat laporan harian, mingguan dan bulanan mengenai penerimaan,
stock pengisian LPG secara keseluruhan kepada produksi.
c. Melaksanakan pembagian tugas shift pada operator.
d. Mengawasi pekerjaan operator.
e. Membuat laporan bila timbul permasalah produksi.
12. Keamanan
a. Mengamankan keadaan setempat.
b. Melaporkan keadaan dengan cepat jika terjadi sesuatu.
c. Memeriksa aktivitas keluar masuk atau kendaraan, dan mencatatnya pada
buku catatan.
13. Operator
a. Mengoprasika filing point untuk melayani pengisian kepada agen
berdasarkan standar operasi pelayanan agen yang di perlakukan.
b. Mengoperasikan alat pemadam api jika di perlukan.
c. Mencatat setiap jumlah tabung, sesuai dengan data totalisator failing
point dengan jumlah pengisian dan membuat laporan pengisian laporan
sesuai shift, selanjutnya dilaporkan kepada pengawas produksi.
d. Mengatur antrian truk agen.
e. berperan aktif dalam menjaga kebersihan pralatan produksi dan
lingkungan sekitar.

15
3.3 Prosedur Sistem Berjalan
prosedur sistem akuntansi adalah langkah demi langkah yang pasti
untuk mencapai tujuan yang sedang berjalan, banyak hal yang berkaitan erat
pada sistem pengolahan kas kecil pada PT.Draf Gasitas, diantaranya:
1. Pengisian Kas Kecil
Berdasarkan daftar LKK_acc pada bulan lalu diketahui bahwa persediaan
dana kas kecil mulai berkurang kepala bagian keuangan mengajukan
informasi pengisian dana kas kecil kepada pimpinan PT.Draf Gasitas.
Selanjutnya pimpinan PT.Draf Gasitas akan melakukan verifikasi
terhadap pengajuan tersebut apakah perlu diisi atau tidak. Setelah
pengajuan di verifikasi dan pimpinan menyetujui, selanjutnya pimpinan
akan melakukan pengisian dana kas kecil dengan cara transfer via bank
sebagai tanda bukti telah melakukan pengisian dana kas kecil, RK
(Rekening Koran) akan diserahkan kepada kepala bagian keuangan.
Selanjutnya akan disimpan sebagai arsip RK (Rekening Koran) oleh
kepala bagian keuangan.

2. Pengeluaran Kas Kecil

Bagian keuangan telah rutin meminta dana kepada bagian kepala
keuangan guna membeli kebuuhan-kebutuhan prusahaan. Sebelumnya,
kepala bagian keuangan akan memeriksa ketersediaan dana kas kecil
berdasarkan arsip RK (Rekening Koran). Jika memadai, kepala bagian
keuangan akan memberikan sejumlah dana sesuai permintaan beserta
BPD (Bukti Pencairan Dana) untuk ditanda tangani oleh bagian
keuangan sebagai bukti telah menerima bukti tersebut. Selanjutnya akan
disimpan sebagai arsip BPD_acc (Bukti Pencairan Dana Disetujui) oleh
kepala bagian keuangan. Bagian keuangan akan memberikan semua
bukti bukti transaksi berupa BON dan BPK (Bukti Pengeluaran Kas)

16
 yang terjadi saat proses pembelian kepada bagian kepala keuangan.
Selanjutnya BON dan BPK akan disimpan sebagai arsip oleh kepala
bagian keuangan.

3. Pembuatan Laporan Kas Kecil

proses pembuatan LKK (Laporan Kas Kecil) ini dilakukan setiap hari
setelah proses kecil selesai. Laporan tersebut dibuat berdasarkan arsip
BPD_acc (Bukti Pencairan Dana), arsip RK (rekening Koran). Sedang
RKK laporan kas kecil yang telah dibuat akan diserahkan kepada
pimpinan setelah LKK (laporan Kas Kecil) diterima dan di acc oleh
pimpinan, selanjutnya LKK_acc (laporan Kas Kecil disetujui)
dikembalikan kepada kepala bagian keuangan untuk disimpan sebagai
arsip LKK_acc (Laporan Kas Kecil disetujui).

3.4 Diagram Alir Data

Dengan diagram alir data ini penulis ingin menggambarkan
bagaiaman DAD sistem berjalan yang terjadi pada PT.Draf Gasitas.
Penulis akan menggambar dari dalam diagram kontek, diagram nol
dan diagram detail. DAD dibuat berdasarkan prosedur-prosedur
berjalan pada PT.Draf Gasitas. Berikut adalah diagram alir data yang
digunakan pada PT.Draf Gasitas.

17
 Sistem Pengolahan Kas
RK,LKK_acc BPD
Pipinan Kecilpada PT.Draf Bag.
Gasitas Keuangan
PT.Draf LKK BPD_Acc,Bon,BPK
Gasitas

Keterangan :
BPK : Bukti Pengeluaran Kas
RK : Rekening Koran
BPD : Bukti Pencairan Dana
BPD_acc : Bukti Pencairan Dana disetujui
LKK : Laporan Kas Kecil
LKK_acc : Laporan kas Kecil disetujui

Gambar III.2
Diagram Konteks Sistem Berjalan

18
LKK_acc
1.0 RK Arsip RK

LKK Pengisian Kas Kecil

RK

Pimpinan
PT.Draf
Gasitas

RK
2.0
BPD_acc,Bon,BPK
Bag.
Pengeluaran Kas Kecil
Keuangan BPD Bon, BPK Arsip Bon,BPK

BPD_acc Arsip BPD_acc

3.0 BPD

Pembuatan Laporan
LKK RK

LKK_acc
Arsip LKK_acc

Keterangan:

BPK : Bukti Pengeluaran Kas

BPD : Bukti Pencairan Dana
BPD_acc : Bukti Pencairan Dana disetujui
RK : Rekening Koran

19
 LKK : Laporan Kas Kecil
LKK_acc : Laporan Kas Kecil disetujui

Gambar III.3
Diagram Nol Sistem Berjalan

2.1
Bon.BPK Bon,BPK Arsip Bon, BPK
Bag. Keuangan Permintaan Dana Kas Kecil

2.2

Pencairan Kas Kecil

Arsip RK Bon,BPK

RK

BPD BPD_acc
Arsip BPD_acc

Keterangan :
BPK : Bukti Pengeluaran Kas
BPD : Bukti Pencairan Dana
BPD_acc : Bukti Pencairan Dana disetujui

20
 RK : Rekening Koran

Gambar III.4
Diagram Detail 2.0 Sistem Berjalan

3.5 kamus Data Sitem berjalan

Adapun kamus data sistem berjalan pada sistem penjualan PT. Draf
Gasitas adalah sebagai berikut :

1. BentukDokumen Masukan

a. Nama arus : RK
Alias : Rekening Koran
Bentuk Data : Cetakan Manual
Arus data : Customer – Proses 1.0
Proses 1.0 – Salesman
Penjelasan : Untuk bukti pengisian kas kecil setiap bulannya
Periode : Setiap akhir bulan
Volume : Rata-rata 1 dalam sebulan
Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Logo + Nama_Dokumen + yang_dituju + no_rek +

nama_produk + valuta+ periode + cabang + no_kartu+ no_npwp
Keterangan:
Logo*nama dan lambang perusahaan*
Nama_dokume*nama yang menerangkan suatu hal*
Yang_dituju*nama perusahaan dan alamat yang menjadi tujuan
pengiriman*
No_rek*terdiri dari 16 digit*
Nama_produk*penjalasan jenis produk simpanan*
Valuta*penjelasan mengenai mata uang*
Periode*jangka waktu yang ditentukan tgl+bulan+tahun*

21
 Cabang*alamat perusahaan yang mengelola*
No_kartu*terdiri dari*
No_npwp*terdiri dari 19 digit*

Isi = 1{ tgl+ tgl.val + Rincian_transaksi + Debet/Kredit +Saldo }

n+Saldo _Awal+Mutasi_kredit+ Mutasi Debet + Saldo_Akhir

Keterangan:
Tgl*Berisi tanggal+bulan*
Tg.val*Tanggal validasi*
Rincian_transaksi*penjelasan mengenai transaksi yang terjadi*
Debit_kredit*penjelasan mengenai jalur keluar dan masuk uang*
Saldo*penjelasan tentang jumlah uang yang ada*
Saldo_awal*Saldo awal yang dimiliki*
Mutasi_kredit*jumlah uang yang masuk kedalam tabungan*
Mutasi_debit*Jumlah uang yang keluad dari tabungan*
Saldo_akhir*sisa uang yang ada di tabungan*
Footer=status_biaya

keterangan

Footer = lembar + ttd_pelaksana + ttd_asst_manager_proyek

+ttd_manager_proyek + cttn_cara_pembayaran

b. Nama arus : BON

Alias :-
Bentuk Data : Cetakan manual
Arus data : Bagian keuangan – Proses 2.0
Proses 2.0 – Arsip Bon
Penjelasan : Berisi keterangan pembelian kebutuhan kantor
Periode : Saat terjadi pembelian
Volume : Rata-rata 5 pengeluaran harian

22
 Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = No_nota+Tgl+Nama_custemer
Keterangan
No_nota*terdiri dari 3 digit*
Tgl*berisi tanggal+bulan+tahun*
Nama_custemer*Nama pembeli*
Isi=1{Banyaknya+nama_barang+harga+jumlah}n+jumlah
Banyaknya*jumlah barang yang dibeli*
Nama_barang*berisi nama barang yang dibeli*
Harga*harga satuan barang*
Jumlah*harga satuan dikali dengan banyak barang*
Total*total harga dari semua barang yang dibeli*
Footer= Tanda_terima, hormat_kami
Keterangan:
Tanda_terima*tanda tangan pembeli*
Hormat_kami*tanda tangan pemilik toko*
c. Nama Arus Data : BPK
Alias : Bukti Pengeluaran Kas
Bentuk Data : Cetakan manual
Arus Data : Bagian keuangan – Proses 2.0
Proses 2.0 – Arsip BPK
Penjelasan : Untuk bukti pengeluaran kas
Periode : Setiap terjadi pengeluaran kas
Volume : Rata-rata 5 pengeluaran perhari
Struktur Data : Header + isi + Footer
Heeder =Nama_Dokumen
Isi=1{No+Tgl+Uraian+Jumlah}n
Keterangan
No*no urut*
Tgl*tanggal transaksi*
Uraian*Keterangan untuk setiap transaksi*
Jumlah*banyaknya uang yang dikeluarkan*

23
 Footer= Mengetahui + penerimaan + verifikasi
Keterangan
Mengetahui*tanda tangan bagian keuangan selaku yang
mengeluarkan uang*
Penerimaan*tanda tangan penerimaan uang*
Verifikasi*tanda tangan kepala keuangan yang menyetujui*

2. Kamus Data Dokumen Keluaran Sitem Berjalan

a. Nama Arus Data : BPD
Alias : Bukti Pencarian Dana
Bentuk Data : Cetakan manual
Arus Data : Proses 1.0 – Bagian keuangan
Proses 1.0 – Arsip BPD
Penjelasan : Untuk bukti pencarian kas
Periode : Setiap terjadi permintaan dana kas
Volume : Rata-rata 5 pengeluaran perhari
Struktur Data : Header + isi + Footer
Heeder =Nama_perusahaan+nm_dokumen+tgl+kpd
Keterangan
Nama_perusahaan*nama dari perusahaan*
Nm_dokumen*judul dari dokumen*
Tgl*tanggal+bulan+tahun*
Kpd*tujuan aliran dana*
Isi=1{no+ket+nominal+terbilang}n
Keterangan
No*nomor urut*
Ket*kejelasan transaksi*
Nominal*jumlah uang*
Terbilang*penjabaran angka secara tertulis*
Footer= Mengetahui + verifikasi
keterangan

24
 Mengetahui*nama jelas dan tanda tangan kepala bagian keuangan*
Verifikasi* nama jelas dan tanda tangan kepala bagian keuangan *

b. Nama Arus Data : LKK

Alias : Laporan Kas Kecil
Bentuk Data : Cetakan manual
Arus Data : Proses 3.0 – Bagian PT.Draf Gasitas
Proses 3.0 – Arsip LKK_acc
Penjelasan : Untuk Laporan Kas Kecil
Periode : Setiap minggu
Volume : Rata-rata 1 hari perminggu
Struktur Data : Header + isi + Footer
Heeder =Logo+Nm_dok+Periode+Tgl
Keterangan
Logo*Logo dan nama perusahaan*
Nm_dok*judul dari dokumen*
Periode*Jangka waktu pembuatan*
Tgl*Tanggal+bulan+Tahun*
Isi=1{Tgl+No+Keterangan+Kas_keluar+Total}n
Footer=mengetahui+veryfikasi+Tempat+Tgl_dibuat

25
 3.6 Spesifikasi Sistem berjalan
Yang dimaksud dengan spesifikasi sistem berjalan adalah perincian
dari bentuk dokumen-dokumen yang telah digunakan dalam proses
pengelolaan kas kecil. Bentuk dokumen itu sendiri digolongkan dalam
dua bagian, yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran.

3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Spesifikasi bentuk dokumen masukan adalah segala macam data
atau dokumen yang berasal dari luar perusahaan yang berguna bagi
pengolahan data dan penentuan keputusan yang akan dibuat oleh
perusahaan. Dokumen yang masuk nantinya akan diproses guna
penentuan kebijakan perusahaan terhadap suatu permasalahan. Adapun
beberapa dokumen masukan, diantaranya :

1. Nama Dokumen : RK
Fungsi : Sebagai bukti bahwa kas kecil telah diisi
oleh pipinan PT.Draf Gasitas
Sumber : Pimpinan
Tujuan : Kepala bagian keuangan
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap akhir bulan 1 kali
Jumlah : 1 lembar
Bentuk Lampiran : Lampiran A-1
2. Nama Dokumen : Bon
Fungsi : Sebagai bukti pembelian kebutuhan kantor
Sumber : Bagian keuangan
Tujuan : Kepala bagian keuangan

26
 Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terjadi transaksi pembelian
Jumlah : 1 lembar
Bentuk Lampiran : Lampiran A-2
3. Nama Dokumen : BPK
Fungsi : Sebagai bukti setelah terjadi transaksi
pengeluaran kas kecil
Sumber : Bagian keuangan
Tujuan : Kepala bagian keuangan
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terjadi transaksi pengeluaran kas
Jumlah : 1 lembar
Bentuk Lampiran : Lampiran A-3

3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Fungsi dari dokumen keluaran adalah sebagai keputusan dan
ketepatan dari perusahaan kepada pihak luar PT.Draf Gasitas.
Adapun dokumen keluaran, sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : BPD
Fungsi : Sebagai bukti pencairan dana kas kecil
Sumber : Kepala bagian keuangan
Tujuan : Bagian keuangan
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terjadi permintaan dana kas kecil
Jumlah : 1 lembar
Bentuk Lampiran : Lampiran B-1

4. Nama Dokumen : LKK

Fungsi : Sebagai laporan pengeluaran kas kecil
Sumber : Kepala bagian keuangan
Tujuan : Pimpinan perusahaan
Media : Kertas

27
Frekuensi : Setiap dilakukannya pelaporan kas kecil
Jumlah : 1 lembar
Bentuk Lampiran : Lampiran B-2

3.7. Permasalahan Pokok

PT.Draf Gasitas merupakan perusahaan yang sedang
berkembang namun masih menggunakan sistem manual dalam
proses pengelolaan kas kecil. Adapun hambatan dan masalah
yang sering timbul adalah:
1. Tidak dapat mengefisienkan waktu (bagi pekerja)
2. Terjadinya keterlambatan dalam pembuatan laporan kas kecil
3. Kurangnya ketelitian pekerja sehingga mengakibatkan
laporan tidak akurat
4. Pencatatan laporan kas kecil masih berantakan dan bahkan
sering hilang karena media yang digunakan berupa kertas
dan buku.

3.8. Alternatif Pemecahan Masalah

Setelah mengetahui masalah-masalah yang dihadapi oleh
PT.Draf Gasitas penulis bermaksud ingin memberikan solusi
sebagai alternatif pemecahan masalah, dengan harapan dapat
membantu kelancaran kegiatan-kegiatan proses kas kecil
tersebut yaitu dengan menggunakan sistem terkomputerisasi
yaitu dengan perogram aplikasi akuntansi bernama accurate 4.2
yang diharapkan dapat mengatasi permasalahn-permasalahan
yang ada pada sistem pengolahan kas kecil sehingga tidak ada
lagi berkas-berkas yang hilang dan laporan kas bisa lebih
akurat.

28
 BAB IV

5.1 KESIMPULAN
Kesimpulan yang penulis rangkum dari bab I sampai dengan bab
IV mengenai sistem pengolahan kas kecil, maka penulis dapat
menyimpulkan sebagai berikut:
1. Pada sistem berjalan, kelemahan dari sistem teknologi yang digunakan
mempengaruhi citra dan kinerja PT.Draf Gasitas, karena sistem yang
digunakan masih secara manual, sehingga mengakibatkan sistem
pengelolaan kas kurang efektif dan efesien.
2. Dalam mencapai kinerja yang diharapkan perusahaan, peran sumber
daya manusia (SDM) sangat menentukan dan itu harus diimbangi oleh
peningkatan penggunaan teknologi dari sistem informasi yang di
perlukan.
3. Dengan menggunakan sarana komputer sebagai alat bantu untuk
memecahkan masalah pada sistem lama, maka perlu adanya sistem
komputerisasi yang baik sehingga diharapkan mampu mengatasi
permasalahan dan dapat menyajikan hasil yang relatif cepat dan akurat.

29
5.2 Saran-saran

Melihat dari kesimpulan diatas, penulis mencoba memberikan

beberapa saran dengan harapan dapat bermanfaat dan dapat membuat
sistem yang ada berjalan dengan baik. Saran dari penulis:

1. Untuk mengatasi masalah yang terjadi pada sistem berjalan, maka

penulis mengusulkan agar sistem pengolalaan kas yang ada pada
PT.Draf Gasitas dilakukan secara terkomputerisasi, agar pengolahan
perhitungan pengolahan tersebut menjadi lebih efektif dan efesien.
2. Dalam melakukan pengolaan perhitungan harus dilakukan seteliti
mungkin untuk mencegah terjadinya kesalahan yang akan
mengakibatkan kesalahan dalam jumlah nominal pengeluaran
3. Apabila sistem sudah terkomputerisasi perlu dilakukan pemeliharaan
dan perawatan software dan hardware. Pemeliharaan dan perawatan
tersebut antara lain berupa pemeriksaan dan pembersihan komputer.

Demikian saran yang dapat penulis berikan untuk mengatasi

permasalahan yang timbul pada sistem pengelolaan kas yang ada
pada PT.Draf Gasitas. Penulis menyadari bahwa saran yang penulis
berikan tidak terlalu berperan terhadap kemajuan perusahaan tanpa
adanya kerjasama dari semua pihak, namun penulis berharap saran
yang penulis berikan dapat meningkatkan efesiensi kerja sehingga
dapat mempermudah pelaksanaan tugas pihak-pihak yang
bersangkutan.

30
DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif . 2007 . Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset.

Baridwan, Zaki. 2008. Intermediate Accounting.Edisi 8. Yogyakarta: BPFE.

HM, jogiyanto. 2005. Analisis & Desain. Yokyakarta: Andi.

Kadir, Abdul. 2003. Konsep & Tuntunan Praktis Basis Data. Yogyakarta: Andi.

Krismiaji. 2010. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 3. Yogyakarta: UPP Stim YKPN.

Nugroho, Widjajanto. 2009. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Erlangga.

Puspitawati, Lilis, dan sri Dewi Anggadini. 2011. Sistem Informasi Akuntansi.

Yogyakarta: Graha Ilmu.

Suharto, dan Tata Iryanto. 2011. Kamus Bahasa Indonesia. Surabaya: Indah.

Yusuf, Al Haryono. 2004. Dasar-dasar Akuntansi. Yogyakarta: STIE YKPN.

31