TUGAS KELOMPOK
Disusun oleh :
Anwar subekti
Syaryan
Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas
terselesaikannya Laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP) dengan judul: "Analisa
Sistem Pengiriman Surat dan Barang Kantor Pos cabang Kembayan
Kabupaten Sanggau". Yang merupakan salah satu syarat kelulusan mata Kuliah
Kerja Praktik Lapangan Program Studi Manajemen Informatika Akademi
Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.
Penelitian ini, bertujuan untuk mendapatkan nilai ujian akhir semester, yang kami
rangkum dari hasil pengamatan langsung dan wawancara narasumber yang
berkaitan dengan judul makalah kami.
2. Serta kepada semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, yang
mana telah membantu dalam penyelesaian penulisan ini.
Akhirnya penulis berharap semoga laporan ini bermanfaat bagi semua pihak yang
membantu, meskipun dalam laporan ini masih banyak kekurangannya. Oleh
karena itu kritik dan saran yang membangun tetap penulis harapkan.
DAFTAR ISI
Halaman
3.1. Umum............................................................................................ 15
3.2. Tinjauan Organisasi ...................................................................... 16
3.2.1. Sejarah Perusahaan............................................................ 17
3.2.2. Visi dan Misi ..................................................................... 18
3.2.3. Struktur Organisasi dan Fungsi ......................................... 19
3.3. Prosedur Sistem Berjalan .............................................................. 20
3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan .................................. 21
3.5. Kamus Data ................................................................................... 22
3.5.1. Dokumen masukan ............................................................ 23
3.5.2. Dokumen Keluaran ............................................................ 24
3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan ........................................................... 25
3.7. Spesifikasi Sistem Komputer ……………………………………26
3.8. Permasalahan Pokok ...................................................................... 27
3.9. Alternatif Pemecahan Masalah ...................................................... 28
BAB IV PENUTUP
EXTERNAL ENTITY
PROCESS
DATA STORE
DATA FLOW
DAFTAR TABEL
DAFTAR LAMPIRAN
2. Wawancara
Penulis melakukan tanya jawab langsung dengan Bapak Erwin Sumantri
jabatan sebagai menejer dan Stap Karyawan untuk menggali dan mendapatkan
informasi pada kantor seputar kelengkapan data dan masalah yang sedang diteliti.
3. Studi Pustaka
berupa buku-buku, bacaan, dan artikel baik dari media masa ataupun internet
yang berkaitan dengan topik yang akan digunakan sebagai landasan teori.
1.4 Ruang Lingkup
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini saya mencakup tentang masalah pokok secara umum, maksud
dan tujuan penulisan, metode penelitian yang di pakai, ruang lingkup, serta
sistematika penulisan.
LANDASAN TEORI
Definisi sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri atas komponen atua
elemen yang saling berinteraksi, saling terkait atau saling bergantung dan
kesatuan gagasan yang terorganisasi dan saling terkait satu sama lain.
Menurut Al Fatta (2009:3) secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai
suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling
terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain.
Menurut Jerry Fith Gerald (2009:2) “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau
komponennya, mendefinisikan sistem sebagai berikut: Ludwig dalam Eti (2011:3)
“Sistem adalah seperangkat unsur yang saling berhubungan dan saling
mempengaruhi dalam satu lingkungan tertentu”.
2.1.1. Karakteristik Sistem
Menurut Sutabri (2006:11) modal umum sebuah sistem adalah input, proses,
dan ouput. Hal ini merupakan konsep dasar sebuah sistem yang sangat sederhana
sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran.
Suatu system memiliki karakter atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan sebagai
suatu sistem. Karakteristik juga menggambarkan sistem secara logis. Adapun
karakteristik sistem adalah sebagai berikut (Sutabri, 2006:11) :
1. Diagram Konteks
Digram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan yang akan
diproses atau dengan kata lain digram tersebut untuk mengambarkan sistem
secara global dari keseluruhan sistem yang ada
2. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahap-tahap proses yang akan ada
di dalam konteks atau penjabaran seacara rinci.
3. Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail dan
terperinci dari tahapan proses yang ada dalam digram nol.
Berikut ini adalah aturan main Diagram Alir Datadan bentuk rambut-rambut
atau aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan diagram alir data
untuk membuat model sistem yaitu :
a. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara eksternal entity
dengan eksternal entity lain secara langsung.
b. Didalam diagram alira data tidak boleh menghubungkan data store dengan data
store yang lain secara langsung.
c. Didalam diagram alir data tidak diperkenankan menghubungkan data store
dengan eksternal entity secara langsung.
d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan juga data flow yang keluar.
2.2.1 Kamus Data (Data Dictionary)
Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisasi dengan
definisi yang dapat dan sesuai dengan sistem, sehinga user dan analisa sistem
mempunyai pengertian yang sama tentang input, output dan komponen data stor.
Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data memuat hal-hal berikut:
1. Arus Data
Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan
menuju, keterangan arus data ini perlu dicatat dikamus data supaya
memudahkan mencari arus data didalam diagram arus data.
2. Nama Arus Data
Berdasarkan arus data yang mengalir diagram alir data, maka nama dari arus
data ini perlu dicatat dikamus data, sehingga mereka yang membaca
Diagram Arus Data memerlukan penjelsan lebih lanjut tentang suatu arus
data tertentu di diagram alir data dapat berlangsung mencarinya dengan
mudah di kamus data.
3. Tipe Data
Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke
proses yang lainnya. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan-
serta dokumen hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari yang
mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir.
4. Struktur Data
Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang
terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.
5. Volume
Volume perlu dicatat didalam kamus data adalah tenteng. Volume rata-rata
menunjukkan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode
tertentu. Sedangkan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak.
6. Periode
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu
dicatat dikamus data karena digunakan untuk mengidentifikasikan kapan
input data harus dimasukkan kedalam sistem, kapan proses program harus
dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
7. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang dari arus data yang dicatat di kamus
data, maka bagian penjelsan dapat diisi dengan keterangan-keterangan
tentang analisis data tersebut.
8. Alias
Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias perlu ditulis
karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau
departeman yang satu dengan yang lain. Peralatan pendukung (Tool
System) merupakan alat yang digunakan untukmenggambar logika model
dari suatu sistem dengan menggunakan simbol-simbol, lambang-lambang,
ataupun diagram-diagram yang menunjukkan secara tepat arti dan
fungsinya fungsi dari sistem informasi dapat bekerja dengan suatu bentuk
logika model dan phsycal model.
a. Notasi Tipe Data
Notasi Keterangan
X Setiap karakter
9 Angka Numerik
A Karakter Alphabet
kosong
Notasi Keterangan
= Terdiri
+ Dan (and)
* Keterangan / catatan
3.1 Umum
Baron van Imhoff pada tanggal 26 Agustus 1746 dengan tujuan untuk lebih
dari kantor-kantor di luar Jawa dan bagi mereka yang datang dari dan pergi ke
Negeri Belanda. Sejak itulah pelayanan pos telah lahir mengemban peran dan
pos yang teratur antara kedua tempat itu dan untuk mempercepat pengirimannya.
Rute perjalanan pos kala itu ialah melalui Karawang, Cirebon dan Pekalongan.
Pos Indonesia telah beberapa kali mengalami perubahan status mulai dari Jawatan
PTT (Post, Telegraph dan Telephone). Badan usaha yang dipimpin oleh seorang
Kepala Jawatan ini operasinya tidak bersifat komersial dan fungsinya lebih
berkembang sangat pesat, maka pada tahun 1965 berganti menjadi Perusahaan
Negara Pos dan Giro (PN Pos dan Giro), dan pada tahun 1978 berubah menjadi
Perum Pos dan Giro yang sejak ini ditegaskan sebagai badan usaha tunggal dalam
menyelenggarakan dinas pos dan giropos baik untuk hubungan dalam maupun
luar negeri. Selama 17 tahun berstatus Perum, maka pada Juni 1995 berubah
37
Dengan berjalannya waktu, Pos Indonesia kini telah mampu menunjukkan
ribu titik layanan yang menjangkau 100 persen kota/kabupaten, hampir 100 persen
jejaring Pos Indonesia sudah memiliki lebih dari 3.800 Kantorpos online, serta
dilengkapi electronic mobile pos di beberapa kota besar. Semua titik merupakan
rantai yang terhubung satu sama lain secara solid & terintegrasi. Sistem Kode Pos
Visi :
Misi :
fungsi-fungsi yang ada dalam badan usaha dan menunjukkan hubungan yang tetap
Firwanto Sari,S.E
Dari hasil analisa yang dilakukan pada pengiriman barang, akhirnya dapat
diketahui bentuk secara garis besar yang sedang berjalan di kantor Pos tersebut.
Secara detail proses tersebut akan digambarkan pada Gambar di bawah ini.
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang
akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan
sistem secara manual umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.
Pengirim
Kasir
PK
0
DP 1 & DP 2 P
Penyerahan kiriman dan
data
Menginput data
Pembayaran
MK 1 Mendistribusi kiriman
Petugas
Kurir
Pos
MK 1 MK 2
Keterangan :
PK : penyerahan kiriman
DP 1 : Data penerima
DP 2 : Data Pengirim
MK 1 : Memproses kiriman
P : Pembayaran
MK 2 : Mendistribusi kiriman
a. Diagram Nol
DP 2 DP 2
PD
3.0 2.0
Pengirim Input data
Pembayaran
P
PBK
4.0
Kurir Mendistribusi
MK A1
kiriman
Cetak
Keterangan :
DP 1 : Data Pengirim
DP 2 : Data penerima
PD : Form Penginputan data
P : Pembayaran
PBK : Pencetakan Bukti Kiriman
MK : Mendistribusi Kiriman
3.5. Kamus Data
Pada kamus data ini terdapat keterangan mengenai suatu data secara lebih
rinci, karena kamus data harus dapat memberikan keterangan yang jelas tentang
data. Yang akan dijelaskan disini adalah dokumen masukan dan dokumen
Alias : FLKR
Alias : BTK
dan dokumen keluaran (Output) yang semuanya teratur dan dipakai pada sistem
berjalan.
1. Dokumen masukan
Jumlah : 1 form
2. Dokumen keluaran
Media : Kertas
a. Perangkat keras
Permasalahan yang saya temui dalam Sistem pada Kantor Pos adalah Pada
saat listrik mati jaringan nya terputus sehingga pengiriman barang tertunda,
karena masih menggunakan sinyal Telkom, dan akan menyebabkan data yang
sudah di input terhapus.
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
4.2 Saran
1. Pengorperasian aplikasi pada sistem ini harus sesuai dengan prosedur yang
untuk menghindari kesalahan sistem.
DAFTAR PUSTAKA
Fatta , Al Hanif. 2009. Analisa dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.
Kristaung, Robert. 2011. Metodologi Penelitian Sistem Informasi Dan Manajemen
Informatika. Jakarta: Mitra Wacana Media.
Paryati, dan Yosef Murya Kusuma Ardhana. 2008. Sistem Informasi. Yogyakarta: Ardana
Media.
Rochaety, Eti, Tupi Setyowati dan Faizsal Ridwan. Z. 2011. Sistem Informasi Manajemen
(SIM). Jakarta : Mitra Wacana Media.