ABSTRAK

PT. ARUS BEKASI merupakan sebuah perusahaan jasa yang bergerak dalam
bidang pengadaan barang dan jasa penyewaan mobil perusahaan. PT. ARUS
BEKASI memiliki permasalahan tersendiri yaitu belum adanya sistem informasi
pengelolaan surat masuk dan surat keluar

Oleh sebab itu, dibutuhkan suatu perancangan sistem informasi pengelolaan surat
masuk dan surat keluar yang dapat mempermudah proses pengarsipan surat surat.
Dengan menggunakan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat
Keluar, analisis dengan DFD (Data flow Diagram), perancangan program
menggunakan bahasa pemrograman PHP serta MySQL sebagai database,

Maka penulis akan memodify suatu sistem informasi pengelolaan surat masuk dan
surat keluar yang berfungsi menangani prosedur surat masuk dan surat keluar
pada PT. ARUS BEKASI, seperti pencatatan surat masuk dan surat keluar,
mencetak lembar disposisi dan mengarsip data surat – surat. Sehingga diharapkan
dengan sistem ini akan membantu menyelesaikan masalah yang ada mengenai tata
kelola surat dengan baik.

Kata Kunci : Surat Masuk Surat Keluar, Sistem Informasi, Pengelolaan

 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan yang telah memberikan Rahmat
dan Karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Makalah ini dengan judul
“Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Website
pada PT.ARUS BEKASI”.

Tujuan dari pembuatan Makalah ini adalah sebagai salah satu syarat untuk
melengkapi tugas besar mata kuliah Interaksi Manusia Komputer.

Ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada pihak yang telah banyak
membantu dalam menyelesaikan makalah ini, terutama kepada :

1. Fajar Nurhadi yang telah membantu penulis dalam pembuatan Analisa

Sistem; DFD.
2. Ilham Anwar Ramadhan yang telah membantu penulis dalam pembuatan
Desain Diagram, dan Editor Penulisan.
3. Yoga Saputra yang telah membantu dalam pembuatan Penyusunan
Makalah, dan Power Point.
4. Dan semua pihak yang telah banyak membantu penulis memberikan
masukan untuk menyelesaikan makalah ini yang tidak bisa penulis
sebutkan satu per satu.

Penulis menyadari bahwa mungkin masih terdapat banyak kekurangan dalam

penulisan ini, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat
membangun, guna perbaikan di masa yang akan datang

Akhir kata, semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi semua mahasiswa.

Bekasi, 21 Juni 2019

Tim Penulis
 DAFTAR ISI

ABSTRAK.............................................................................................................................. 2
KATA PENGANTAR .............................................................................................................. 3
DAFTAR ISI........................................................................................................................... 4
DAFTAR GAMBAR................................................................................................................ 6
DAFTAR TABEL .................................................................................................................... 7
BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................................... 8
1.1 Latar Belakang Masalah .......................................................................................8
1.2 Identifikasi Masalah .............................................................................................9
1.3 Batasan Masalah ..................................................................................................9
1.4 Tujuan Penelitian .............................................................................................. 10
1.5 Sistematika Penulisan ....................................................................................... 10
BAB II LANDASAN TEORI ................................................................................................... 11
2.1 Sistem................................................................................................................ 11
2.2 Informasi ........................................................................................................... 12
2.3 Sistem Informasi ............................................................................................... 13
2.4 Surat .................................................................................................................. 13
2.5 Fungsi Jenis dan Prosedur Penanganan Surat .................................................. 13
2.4.1 Jenis Jenis Surat ........................................................................................ 14
2.4.2 Prosedur Penanganan Surat Masuk.......................................................... 14
2.4.3 Prosedur Penanganan Surat Keluar .......................................................... 15
2.6 Website ............................................................................................................. 17
2.7 PHP (Hypertext Preprocessor) ........................................................................... 17
2.6.1 phpMyAdmin............................................................................................. 17
2.8 Basis Data (Database) ....................................................................................... 18
2.7.1 MySQL (My Structured Query Language) ................................................. 18
2.9 XAMPP .............................................................................................................. 19
2.10 DFD (Data Flow Diagram) ................................................................................. 20
2.11 UML (Unified Modelling Language) .................................................................. 21
BAB III DESAIN SISTEM DAN DESAIN TAMPILAN .............................................................. 22
 3.1 Desain Sistem .................................................................................................... 22
3.2.1 Diagram Konteks ....................................................................................... 22
3.2.2 DFD Level 0 ............................................................................................... 23
3.2.3 DFD Level 1 ............................................................................................... 24
3.2.4 UML Activity Diagram ............................................................................... 26
3.3 Desain Tampilan................................................................................................ 27
3.3.1 Halaman Login .......................................................................................... 27
3.3.2 Halaman Awal ........................................................................................... 28
3.3.3 Pencarian Surat ......................................................................................... 28
3.3.4 Buat Surat Masuk ...................................................................................... 29
3.3.5 Buat Surat Keluar ...................................................................................... 29
3.3.6 Riwayat Surat Masuk ................................................................................ 30
3.3.7 Riwayat Surat Keluar ................................................................................. 30
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ..................................................................................... 32
4.1 Kesimpulan........................................................................................................ 32
4.2 Saran ................................................................................................................. 32
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................. 33
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Diagram Alir Data. ................................................................................. 22

Gambar 3.2 Diagram Alir Data Level 0. .................................................................. 23
Gambar 3.3 Diagram Alir Data Level 1 (login). ..................................................... 24
Gambar 3.4 Diagram Alir Data Level 1 ( Riwayat Surat Masuk Keluar ) ......... 24
Gambar 3.5 Diagram Alir Data Level 1 (Create Akun User). ............................... 25
Gambar 3.6 Diagram Alir Data Level 1 (Create Surat) ......................................... 25
Gambar 3.7 Unified Modelling Language (Login Admin HRD User). ................. 26
Gambar 3.8 Tampilan Halaman Login. ..................................................................... 27
Gambar 3.9 Tampilan Menu Utama. ......................................................................... 28
Gambar 3.10 Tampilan Pencarian Surat. .................................................................. 28
Gambar 3.11 Tampilan Buat Surat Masuk. .............................................................. 29
Gambar 3.12 Tampilan Buat Surat Keluar. .............................................................. 29
Gambar 3.13 Tampilan Riwayat Surat Masuk. ........................................................ 30
Gambar 3.14 Tampilan Riwayat Surat Keluar. ........................................................ 30
Gambar 3.15 Tampilan Cetak Surat. ......................................................................... 30
 DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Simbol-simbol DFD. ................................................................................... 20

.
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

PT. ARUS BEKASI merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam
bidang pengadaan barang dan jasa penyewaan mobil perusahaan. PT. ARUS
BEKASI memiliki masalah dalam hal kelola surat.

Pengelolaan surat merupakan hal yang penting bagi PT. ARUS BEKASI.
Melalui surat setiap bagian dari perusahaan baik yang berada di dalam maupun di
luar perusahaan melakukan komunikasi. Surat yang terdapat pada perusahaan
tersebut berupa surat masuk dan surat keluar. Berbagai informasi penting
mengenai kegiatan perusahaan disampaikan kepada pihak-pihak yang
membutuhkan melalui surat.

Surat adalah sebuah alat komunikasi tertulis yang digunakan oleh pengirim
untuk mengirimkan berita atau informasi kepada penerima. Surat juga memiliki
fungsi dokumentasi yang berisi rekaman tentang aktivitas suatu perusahaan. Surat
pula dapat dijadikan sebuah bukti atau dasar untuk melakukan tindakan tertentu
karena memiliki tanda keabsahan perintah yang kuat, yaitu tanda tangan
pembuatnya. Oleh karena itu penanganan pengelolaan surat perlu mendapatkan
perhatian yang tinggi, terutama pada kegiatan pengarsipan untuk menjaga agar
surat dapat digunakan kapan saja.

Namun saat ini dalam pelaksanaannya pengelolaan surat banyak mengalami

kendala. Seperti pada saat pengagendaan surat masuk yang diterima dan surat
keluar yang akan dikirimkan, penomoran surat sulit dilakukan karena surat dicatat
pada buku agenda konvensional. Pengarsipan dokumen fisik surat belum optimal,
terutama pada saat pencarian berkas arsip surat membutuhkan waktu cukup lama
karena posisi penyimpanan arsip surat bercampur dan tidak memiliki pengkodean
khusus. Serta distribusi surat keluar yang bersifat edaran di internal PT. ARUS
BEKASI membutuhkan waktu yang yang cukup lama dan biaya lebih, karena
harus digandakan terlebih dahulu untuk kemudian disampaikan kepada penerima
surat.
 Mengingat pentingnya peranan pengelolaan surat, sudah seharusnya surat
tersebut dikelola dengan baik sejak surat itu diterima atau dikeluarkan. Oleh
karena itu diperlukan adanya sistem yang dapat digunakan untuk mengelola
kegitan surat menyurat secara terpadu. Adapun perancangan sistem tersebut diberi
judul “Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis
Website pada PT. ARUS BEKASI”.

1.2 Identifikasi Masalah

Adapun identifikasi masalah-masalah yang dihadapi oleh PT.ARUS antara
lain mencakup :
1. Adanya kesulitan pada saat pengagendaan surat masuk yang diterima dan
surat keluar yang akan dikirimkan, yaitu penomoran surat karena semua
jenis masalah surat dicatat pada buku agenda yang sama.
2. Pengarsipan dokumen fisik surat belum optimal, terutama pada saat
pencarian berkas arsip surat membutuhkan waktu cukup lama karena
posisi penyimpanan arsip surat bercampur dan tidak memiliki pengkodean
khusus.

1.3 Batasan Masalah

Batasan masalah pada Tugas Akhir Kelompok ini adalah sistem informasi
pengelolaan surat hanya berfokus pada pencatatan surat masuk dan surat keluar
sesuai dengan jenis dan agendanya yang dibutuhkan PT.ARUS BEKASI.
1.4 Tujuan Penelitian

Berikut ini adalah tujuan dan manfaat yang diharapkan dicapai melalui
Tugas Kelompok ini, yaitu :

1. Untuk membuat rancangan sistem informasi pengelolaan surat masuk dan

surat keluar berdasarkan hasil analisis sistem.
2. Untuk mengimplementasikan rancangan sistem informasi surat masuk dan
surat keluar yang telah dibangun pada PT. ARUS BEKASI
3. Untuk melakukan pengujian sistem informasi surat masuk dan surat keluar
pada PT. ARUS BEKASI

1.5 Sistematika Penulisan

Untuk memahami lebih jelas Tugas Kelompok ini, penulis mengelompokkan

materi tugas menjadi beberapa sub-sub dengan sistematika penulisan sebagai
berikut:

1. BAB I Pendahuluan
Pada bab ini akan menguraikan dan menjelaskan mengenai latar belakang
masalah, identifikasi masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, dan
sistematika penulisan.
2. BAB II Landasan Teori
Pada bab ini menjelskan tentang pengertian sistem, sistem informasi surat,
3. BAB III Desain Sistem dan Desain Tampilan
Pada bab ini menjelaskan desain sistem dan desain tampilan, sistem
informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada PT. ARUS
BEKASI.
4. BAB IV Penutup
Pada bab ini akan membahas tentang kesimpulan serta saran yang
merupakan hasil dari tugas kelompok yang bermanfaat bagi PT. ARUS
BEKASI.
 BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 Sistem

Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang terkait satu sama lain,
yang mempunyai tujuan yang sama(Sutabri, 2012)

Menurut (Sutabri, 2012) suatu sistem mempunyai karakteristik. Adapun

karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut:

1. Komponen Sistem (Components) Sistem terdiri dari sejumlah komponen

yang saling berinteraksi, yang dapat bekerja sama membentuk satu
kesatuan. Komponen sistem tesebut berupa bentuk subsistem. Setiap
subsistem memiliki sifat-sifat sistem yang menjalankan suatu fungsi
tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem
mempunyai sistem yang lebih besar yang disebut Supra sistem.
2. Batasan Sistem (Boundary) Ruang lingkup sistem adalah daerah yang
membatasi antara sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan
luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang
sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment) Lingkungan luar sistem dapat
menguntungkan dan juga merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar
yang menguntungkan adalah energi bagi system dengan demikian
lingkungan luar tersebut harus dijaga dan dipelihara. Sedangkan
lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan, jika tidak maka akan
mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem (Interface) penghubung sistem atau interface adalah
media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain.
Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu
subsistem ke subsistem lain
5. Masukan Sistem (Input) Masukan sistem merupakan energi yang
dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupa pemeliharaan
(maintenance input) dan sinyal (signal input).
 6. Keluaran Sistem (Output) Keluaran (output) merupakan hasil dari energi
yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran
ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain. Seperti contoh sistem
informasi, keluaran yang dihasilkan disebut informasi, dimana informasi
ini digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal
lain yang merupakan input bagi subsistem lainnya.
7. Pengolah Sistem (Procces) Suatu system yang mempunyai suatu proses
yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (Objective) Suatu sistem mempunyai tujuan dan sasaran
yang pasti dan bersifat deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki
sasaran, maka operasi sistem tidak akan berguna.

Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan sekumpulan

elemen yang saling berinteraksi yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan
yang sesuai dengan kasus dalam sistem tersebut.

2.2 Informasi

Informasi adalah data yang telah diolah atau diinterpretasikan yang

digunakan dalam proses pengambilan keputusan.(Sutabri, 2012)

Menurut (Sutabri, 2012) kualitas dari suatu informasi tergantung dari 3

(tiga) hal, yaitu:

1. Akurat (Accurate) Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bias
atau menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi harus jelas
mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat, karena dari sumber
informasi sampai ke penerima informasi banyak yang mengalami
gangguan (noise) yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.
2. Tepat Waktu (Timelines) Informasi yang sampai kepada penerima tidak
boleh terlambat harus tepat waktu, karena informasi menjadi landasan
didalam pengambilan keputusan.
 3. Relevan (Relevance) Informasi harus bermanfaat bagi pemakainya.
Informasi yang disampaikan harus memiliki keterkaitan dengan masalah
yang akan dibahas dengan informasi tersebut.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah
diolah dan memiliki kualitas untuk membantu proses pengambilan keputusan.

2.3 Sistem Informasi

Sistem Informasi adalah pengaturan orang, data , proses dan teknologi

informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan
menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah
organisasi.

Sistem informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mendukung

fungsi operasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi yang
menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu.(Sutabri,
2012)

2.4 Surat

Menurut Finoza (2010:4), surat adalah informasi tertulis yang dapat

dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan
tertentu.

2.5 Fungsi Jenis dan Prosedur Penanganan Surat

Menurut Ramelan (2005:11), dikemukakan bahwa surat berfungsi sebagai berikut:

1. Surat sebagai penyimpan pesan

Dengan surat penulis bisa menyampaikan apa yang diketahui (informasi)
atau yang diinginkannya (persuasi) kepada penerima surat. Dengan adanya
surat kegiatan-kegiatan kantor akan berjalan dengan baik dan lancar
2. Surat sebagai wakil
Sebagai penyampaian pesan, surat merupakan wakil dari perusahaan atau
orang yang mengirimnya. Tampilan dan isi surat menunjukkan siapa
pengirimnya. Surat yang rapi mengindikasikan pengirimnya juga orang
yang cermat dan rapi. Bahasa yang santun menunjukkan kesopanan
penulisnya. Isi surat yang mudah dipahami mencerminkan tingginya daya
nalar dan kecerdasan penulisnya.

2.4.1 Jenis Jenis Surat

Dari beberapa surat yang dikenal dewasa ini terdapat beraneka
ragam atau jenis surat, Ramelan (2005:8) mengatakan bahwa, aneka
macam jenis surat itu dapat digolongkan sebagai berikut:

1. Surat dinas pemerintah

Surat dinas pemerintah adalah surat yang dibuat oleh badan
pemerintah yang isinya berkaitan dengan pesan kedinasan.
2. Surat bisnis
Surat bisnis adalah surat yang dibuat oleh organisasi yang mencari
keuntungan
3. Surat social
Surat sosial lebih berfungsi untuk membangun hubungan atau citra
yang baik.
4. Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang ditulis oleh seseorang kepada orang
lain

2.4.2 Prosedur Penanganan Surat Masuk

Menurut Yatimah (2013:124) mengemukakan bahwa,
langkahlangkah dalam penanganan surat-surat masuk adalah sebagai
berikut:

1. Penerimaan Surat
a. Mengumpulkan dan menghitung surat yang masuk.
 b. Memeriksa kebenaran alamatnya. Apabila salah alamat, surat
segera di kembalikan pada pengirim.
c. Menandatangani bukti pengiriman pada kartu atau buku sebagai
bukti bahwa surat telah diterima. Biasanya penerimaan dicatat
pada buku penerimaan surat
2. Penyortiran Surat
a. Mengetahui banyak dan seringnya surat masuk.
b. Mengelompokan atau memisahkan surat untuk memudahkan
penanganan surat sebagaimana mestinya.
c. Mempermudah pengawasan.
3. Pencatatan Surat
Pencatatan surat masuk dapat dilakukan dengan menggunakan buku
catatan harian atau agenda dan kartu tertentu. Agenda berfungsi
sebagai pencatat surat atau bukti surat masuk dan keluar, sedangkan
pencatatan kartu berarti sekretaris mencatat surat sesuai dengan jenis
surat yang masuk.

2.4.3 Prosedur Penanganan Surat Keluar

Menurut Suprapto (2006:321) mengemukakan bahwa,
langkahlangkah dalam penanganan surat-surat keluar adalah sebagai
berikut:

4. Pembuatan Konsep Surat (Draft)

a. Menyusun konsep surat keluar pada lembar buram (dilakukan
oleh sekretaris/kepala tata usaha)
b. Meminta persetujuan kepada pimpinan dengan bukti paraf pada
blangko lembar konsep.
c. Memberi nomor surat yang diperoleh dari petugas verbalis.
5. Pengetikan Surat
a. Menyerahkan surat yang telah disetujui dan diberi nomor kepada
unit pengetikan.
b. Mengetik konsep surat menjadi bentuk surat dengan format yang
bagus.
 c. Mengoreksi surat dan membetulkannya jika masih ada kesalahan,
menjadi surat jadi (net surat).
6. Penandatangan Surat
a. Unit pengetikan menyerahkan net surat kepada sekretaris.
b. Sekretaris memintakan tanda tangan kepada pimpinan.
c. Setelah itu dibubuhi stempel/cap dinas.
7. Pencatatan Surat
a. Surat dinas tersebut, lalu dicatat oleh verbalis dalam buku verbal,
yaitu buku agenda khusus untuk mencatat surat-surat keluar.
Melakukan pencatatan harus dilakukan dengan rutin.
b. Surat dinas tersebut diberi kelengkapan lainnya berupa sampul.
c. Surat dinas tersebut diserahkan kepada urusan pengiriman.
8. Penyimpanan Berkas atau arsip
a. Surat yang telah selesai proses pengirimannya, maka arsip
(pertinggal) surat sementara disimpan oleh urusan arsip, karena
masih bersifat dinamis.
b. Dalam jangka waktu tertentu, arsip surat tersebut lalu disimpan
diindeks, dikode, dimasukkan folder, ditata dalam lemari.
2.6 Website

Menurut (Kadir, 2003), World Wide Web (WWW) adalah sistem pengakses
informasi dalam internet yang biasa dikenal dengan istilah web.

Web menggunakan protokol yang disebut HTTP (HyperText Transfer

Protocol) yang berjalan pada TCP/IP. Dengan menggunakan HyperText, pemakai
dapat melompat dari suatu dokumen ke dokumen lain dengan mudah, dengan
cukup mengklik text-text khusus yang pada awalnya ditandai dengan garis bawah.

Penggunaan HyperText pada web juga telah dikembangkan lebih jauh

menjadi HyperMedia. Dengan menggunakan pendekatan HyperMedia tidak hanya
text yang dapat dikaitkan, melainkan juga gambar, suara, dan bahkan video.

2.7 PHP (Hypertext Preprocessor)

Menurut (Wahana, 2006) PHP (Hypertext Preprocessor) merupakan bahasa

pemrograman berbasis web yang memiliki kemampuan untuk memroses dan
mengolah data secara dinamis. PHP dapat dikatakan sebagai sebuah server-side
embedded script language, artinya semua sintaks dan perintah program yang
ditulis akan sepenuhnya dikerjakan oleh Server, tetapi dapat disertakan pada
halaman HTML biasa. Semua aplikasi yang dibangun menggunakan PHP akan
memberikan hasil pada web browser, tetapi prosesnya secara keseluruhan
dijalankan pada server.

Berdasarkan teori diatas dapat disimpulkan bahwa PHP merupakan bahasa

pemograman yang menggunakan script-script secara on the fly untuk membuat
dokumen HTML yang dieksekusi di web server untuk membuat aplikasi web
yang bersifat dinamis bersifat open source.

2.6.1 phpMyAdmin
Menurut (Rahman, 2013) phpMyadmin adalah sebuah software berbasis
pemrograman PHP yang dipergunakan sebagai administrator MySQL melalui
browser (web) yang digunakan untuk management database.
 Berdasarkan dari teori diatas, penulis menyimpulkan phpMyAdmin adalah
suatu aplikasi yang dapat memudahkan kita dalam membuat database. sehingga
kita tidak perlu lagi harus menulis query SQL setiap akan melakukan perintah
operasi database.

2.8 Basis Data (Database)

Menurut (Sutabri, 2012) basis data adalah suatu kumpulan data yang saling
berhubungan (interrelated data) yang disimpan secara bersama-sama pada suatu
media, tanpa mengatap satu sama lain atau tidak perlu suatu kerangkapan data
(controlled redundancy) dengan cara tertentu sehingga mudah digunakan atau
ditampilkan kembali.

Berdasarkan dari teori diatas, maka dapat disimpulkan bahwa basis data
adalah media penyimpanan data dan informasi yang saling berhubungan dengan
tujuan memelihara data yang sudah diolah dan membuat informasi tersedia saat
dibutuhkan.

2.7.1 MySQL (My Structured Query Language)

Menurut (Kadir, 2003) MySQL adalah nama sebuah database server yang
menangani akses database yang selalu dalam bentuk pernyataan SQL (Structured
Query Language) yaitu suatu bahasa yang digunakan untuk mengakses database
relasional.

Secara umum bahasa SQL dibagi menjadi tiga bagian yaitu :

1. DDL (Data Definition Language)

Digunakan untuk membangun objek-objek dalam sebuah database seperti
tabel. Dengan DDL kita dapat menentukan tata letak baris, definisi kolom,
kolom-kolom kunci, lokasi file dan strategi penyimpanan.
2. DML (Data Manipulasi Language)
 Digunakan dalam manipulasi suatu tabel didalam database (menambah,
mengedit, mencari dan menghapus). Perintah-perintah DML adalah
SELECT, INSERT, UPDATE dan DELETE.
3. DCL (Data Control Language)
Digunakan untuk menangani masalah keamanan dalam database server,
dan hak-hak pada objek-objek database. Perintah-perintah yang dipakai
adalah GRANT dan REVOKE.

Berdasarkan dari teori diatas, penulis menyimpulkan bahwa MySQL adalah

perangkat lunak yang digunakan untuk mengakses database dengan
menghubungkan script PHP menggunakan perintah query dan escape character
yang sama dengan PHP.

2.9 XAMPP

Menurut (Wahana, 2006) XAMPP adalah salah satu paket instalasi Apache,
PHP, dan MySQL secara instant yang dapat digunakan untuk membantu proses
instalasi ketiga produk tersebut.

Beberapa paket yang telah disediakan oleh XAMPP antara lain :

1. Apache
2. MySQL
3. PHP
4. FileZilla
5. phpMyAdmin

Berdasarkan dari teori diatas, penulis menyimpulkan XAMPP adalah suatu

perangkat lunak (software) yang digunakan untuk membuat suatu web server
dengan secara gratis.
2.10 DFD (Data Flow Diagram)

Menurut (Sutabri, 2012) Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu jaringan
yang menggambarkan suatu sistem komputerisasi, manual, atau gabungan dari
keduanya, yang digambarkan dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang
saling berhubungan sesuai aturan mainnya.

DFD akan menggambarkan suatu sistem dari level yang paling tinggi dan
diuraikan sampai ke level yang paling rendah. Tahapan DFD (Sutabri, 2012)
adalah sebagai berikut :

1. Diagram Konteks
Diagram pada tahap ini digunakan untuk menggambarkan sistem secara
umum.
2. Diagram Nol
Diagram nol dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang telah
diuraikan dalam diagram konteks dengan lebih terperinci.
3. Diagram Detail
Pada diagram detail tahapan proses digambarkan lebih detail dibandingkan
dengan diagram nol.

Simbol-simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram (DFD) dapat

dilihat pada Tabel 2.2

Tabel 2.1 Simbol-simbol DFD.

Smbol Nama Simbol Keterangan

External Entity Simbol untuk

menggambarkan sumber
atau tujuan data

Procces Simbol untuk

menggambarkan proses
pengolahan atau
transformasi data
 Data Flow Simbol untuk
menggambarkan aliran
data

Data Store Simbol untuk

menggambarkan tempat
penyimpanan data

2.11 UML (Unified Modelling Language)

UML (Unified Modeling Language) adalah bahasa spesifikasi standar yang

dipergunakan untuk mendokumentasikan, menspesifikasikan dan membanngun
perangkat lunak. UML merupakan metodologi dalam mengembangkan sistem
berorientasi objek dan juga merupakan alat untuk mendukung pengembangan
sistem” (Windu dan Grace, 2013).

Diagram Unified Modelling Language (UML) antara lain sebagai berikut:

1. Activity Diagram menunjukkan aktivitas sistem dalam bentuk kumpulan

aksi-aksi, bagaimana masing-masing aksi tersebut dimulai, keputusan
yang mungkin terjadi hingga berakhirnya aksi. Activity diagram juga dapat
menggambarkan proses lebih dari satu aksi salam waktu bersamaan.
“Diagram activity adalah aktifitas-aktifitas, objek, state, transisi state dan
event. Dengan kata lain kegiatan diagram alur kerja menggambarkan
perilaku sistem untuk aktivitas” (Haviluddin, 2011).