PERANCANGAN SISTEM INPUT DATA LOGISTIK PADA

BADAN PENANGGULANGAN BENCANA DAERAH

(BPBD) PROVINSI KALIMANTAN BARAT

LAPORAN
PRAKTIK KERJA LAPANGAN
Diajukan untuk memenuhi mata kuliah PKL pada Program Diploma Tiga

ADE RADIANSYAH
NIM: 12182995

Program Studi Sistem Informasi Kampus Kota Pontianak

Fakultas Teknik dan Informatika
Universitas Bina Sarana Informatika
2020
 PERSETUJUAN LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

Praktik Kerja Lapangan ini telah disetujui untuk dinilai pada periode: Tahun

Akademik 2020/2021 Semester Lima (5) di Program Studi Sistem Informasi Kampus

Kota Pontianak Fakultas Teknik dan Informatika Universitas Bina Sarana

Informatika.

DOSEN PENASEHAT AKADEMIK

Kelas 12.5F.30

(Dedi Saputra, S.Pd.,M.Kom)

ii
 KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT atas terselesaikannya

Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) dengan judul: “Perancangan Sistem Input

Data Logistik Pada Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi

Kalimantan Barat”, yang merupakan salah satu syarat kelulusan mata kuliah

Praktik Kerja Lapangan (PKL) Program Studi Sistem Informasi Kampus Kota

Pontianak Fakultas Teknik dan Informatika Universitas Bina Sarana Informatika.

Selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan dan dalam menyelesaikan

laporan ini, penulis telah banyak menerima bimbingan, pengarahan, petunjuk dan

saran, serta fasilitas yang membantu hingga akhir dari penulisan laporan ini. untuk

itu penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang

terhormat:

1. Rektor Universitas Bina Sarana Informatika.

2. Dekan Fakultas Teknologi Informasi Universitas Bina Sarana Informatika.

3. Ketua Program Studi Sistem Informasi Kampus Kota Pontianak Universitas Bina

Sarana Informatika.

4. Bapak Dedi Saputra, S.Pd.,M.Kom selaku Dosen Penasehat Akademik yang telah

memberikan petunjuk dan pengarahan dalam menyelesaikan Laporan Praktik

Kerja Lapangan (PKL).

5. Staf, karyawan dan dosen di lingkungan Universitas Bina Sarana Informatika.

6. Bapak Drs. Tugiyanto selaku Kasi Kedaruratan pada Bidang Kedaruratan dan

Logistik di Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi

Kalimantan Barat dan Mentor penulis.

iii
7. Bapak Stefanus Arif Wahyu selaku Staf Logistik Bidang Kedaruratan dan

Logistik di Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi

Kalimantan Barat.

8. Rekan-rekan BSI angkatan 2018 khususnya kelas 12.5F.30.

Akhirnya penulis berharap semoga laporan ini bermanfaat bagi semua pihak

yang membantu, meskipun dalam laporan ini masih banyak kekurangannya. Oleh

karena itu kritik dan saran yang membangun tetap penulis harapkan.

Pontianak, 27 Desember 2020

Penulis

Ade Radiansyah

iv
 DAFTAR ISI

Halaman
Lembar Judul Laporan PKL............................................................................ i
Lembar Persetujuan Laporan PKL.................................................................. ii

Kata Pengantar................................................................................................ iii

Daftar Isi......................................................................................................... v
Daftar Simbol.................................................................................................. vii
Daftar Gambar................................................................................................ x
Daftar Tabel.................................................................................................... xi
Daftar Lampiran.............................................................................................. xii

BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah....................................................... 1
1.2. Maksud dan Tujuan............................................................... 3
1.3. Metode Penelitian................................................................. 4
1.4. Ruang Lingkup...................................................................... 6

BAB II LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem............................................................ 7
2.1.1. Pengertian Sistem........................................................ 7
2.1.2. Karakteristik Sistem.................................................... 7
2.1.3. Klasifikasi Sistem....................................................... 9
2.1.4. Informasi..................................................................... 10
2.1.5. Sistem Informasi......................................................... 12
2.1.6. Logistik....................................................................... 14
2.2. Peralatan Pendukung (Tools System).................................... 14
2.2.1. Unified Modeling Language (UML)........................... 14
2.2.2. Entity Relationship Diagram (ERD)........................... 17
2.2.3. Logical Record Structure (LRS)................................. 19

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Instansi................................................................... 21
3.2.1. Sejarah Instansi........................................................... 21
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi................................... 22
3.2. Prosedur Sistem Berjalan...................................................... 25
3.3. Rancangan Diagram Use Case.............................................. 26
3.4. Activity Diagram................................................................... 30
3.5. Spesifikasi Dokumen Masukan............................................. 36
3.6. Spesifikasi Dokumen Keluaran............................................. 37
3.7. Entity Relationship Diagram (ERD)..................................... 39
3.8. Logical Record Structure (LRS)........................................... 39
3.9. Spesifikasi File...................................................................... 40
3.10.Spesifikasi Hardware dan Software...................................... 46
3.11.Permasalahan Pokok............................................................. 47
3.12.Pemecahan Masalah.............................................................. 48

v
BAB IV PENUTUP
4.1. Kesimpulan........................................................................... 50
4.2. Saran..................................................................................... 51

DAFTAR PUSTAKA.................................................................................... 52
DAFTAR RIWAYAT HIDUP..................................................................... 54
SURAT KETERANGAN PKL.................................................................... 55
NILAI PRAKTIK KERJA LAPANGAN................................................... 56
LAMPIRAN-LAMPIRAN........................................................................... 58

vi
 DAFTAR SIMBOL

A. Simbol Use Case Diagram

Simbol Deskripsi
Use Case Fungsionalitas yang disediakan sistem
sebagai unit-unit yang saling bertukar pesan
antar unit atau aktor, biasanya dinyatakan
nama use case dengan kata kerja di awal frase nama Use
Case.
Aktor/actor Orang, proses, atau sistem lain yang
berinteraksi dengan sistem informasi yang
akan dibuat di luar sistem informasi yang
akan dibuat itu sendiri, walaupun simbol dari
aktor adalah gambar orang, tapi aktor belum
tentu merupakan orang, biasanya dinyatakan
menggunakan kata benda di awal frase nama
aktor.

Asosiasi/association Komunikasi antara aktor dan Use Case yang

berpartisipasi pada Use Case atau Use Case
memiliki interaksi dengan aktor.
Ektensi/extend Relasi Use Case tambahan ke sebuah Use
Case dimana Use Case yang ditambahkan
dapat berdiri sendiri walaupun tanpa Use
<< extend >> Case tambahan itu, mirip dengan prinsip
inheritance pada pemrograman berorientasi
objek, biasanya Use Case tambahan
memiliki nama depan yang sama dengan
Use Case yang ditambahkan.
Generalisasi/generalization Hubungan generalisasi dan spesialisasi
(umum-khusus) antara dua buah Use Case
dimana fungsi yang satu adalah fungsi yang
lebih umum dari yang lainnya.
Menggunakan/include/uses Relasi Use Case tambahan ke sebuah Use
<< include >> Case dimana Use Case yang ditambahkan
memerlukan Use Case ini untuk
<< uses >> menjalankan fungsinya atau sebagai syarat
dijalankan Use Case ini.
Sumber: (Sukamto & Shalahuddin, 2015)

vii
B. Simbol Activity Diagram

Simbol Deskripsi
Status awal
Status awal aktivitas sistem, sebuah diagram
aktivitas memiliki sebuah status awal.

Aktivitas

Aktivitas yang dilakukan sistem, aktivitas

biasanya diawali dengan kata kerja.

Percabangan/decision

Asosiasi percabangan dimana jika ada pilihan

aktivitas lebih dari satu.
Penggabungan/join
Asosiasi penggabungan dimana lebih dari satu
aktivitas digabungkan menjadi satu.

Status akhir
Status akhir yang dilakukan sistem, sebuah
diagram aktivitas memiliki sebuah status akhir.
Swimlane
Memisahkan organisasi bisnis yang
nama swimlane bertanggung jawab terhadap aktivitas yang
terjadi.

Sumber: (Sukamto & Shalahuddin, 2015)

viii
C. Komponen Entity Relationship Diagram (ERD)

Notasi Komponen Keterangan

Entitas merupakan data inti yang
akan disimpan, bakal tabel pada
Entitas/entity basis data, benda yang memiliki
data dan harus disimpan datanya
nama_entitas agar dapat diakses oleh aplikasi
komputer. Penamaan entitas
biasanya lebih ke kata benda dan
belum merupakan nama tabel.
Atribut Field atau kolom data yang butuh
nama_atribut
disimpan dalam suatu entitas.
Field atau kolom data yang butuh
disimpan dalam suatu entitas dan
digunakan sebagai kunci akses
record yang diinginkan, biasanya
Atribut kunci primer berupa id. Kunci primer dapat lebih
dari satu kolom, asalkan kombinasi
kunci_primer dari beberapa kolom tersebut dapat
bersifat unik (berbeda tanpa ada
yang sama).
Atribut Field atau kolom data yang butuh
multinilai/multivalue disimpan dalam suatu entitas yang
nama_atribut dapat memiliki lebih dari satu.
Relasi yang menghubungkan antar
Relasi entitas, diawali dengan kata kerja.

Penghubung antara relasi dan

N
Asosiasi/association
Sumber: (Sukamto & Shalahuddin, 2015)
entitas dimana di kedua ujungnya
memiliki multiplicity kemungkinan
jumlah pemakaian. Kemungkinan
jumlah maksimum keterhubungan
antara entitas satu dengan entitas
yang lain disebut dengan
kardinalitas. Misalkan ada
kardinalitas 1 ke N atau sering
disebut dengan one to many
menghubungkan entitas A dan
entitas B.

ix
 DAFTAR GAMBAR

Halaman
Gambar III.1. Struktur Organisasi BPBD Provinsi Kalimantan Barat........ 23
Gambar III.2. Rancangan Diagram Use Case.............................................. 27
Gambar III.3. Activity Diagram Login......................................................... 31
Gambar III.4. Activity Diagram Mengelola Data Barang............................ 32
Gambar III.5. Activity Diagram Mengelola Data Barang Masuk................ 33
Gambar III.6. Activity Diagram Mengelola Data Barang Keluar................ 34
Gambar III.7. Activity Diagram Mengakses Laporan Logistik Barang....... 35
Gambar III.8. Activity Diagram Logout....................................................... 36
Gambar III.9. Rancangan Entity Relationship Diagram (ERD).................. 39
Gambar III.10. Rancangan Logical Record Structure (LRS)........................ 40

x
 DAFTAR TABEL

Halaman
Tabel II.1. Simbol Use Case Diagram................................................... 15
Tabel II.2. Simbol Activity Diagram...................................................... 16
Tabel II.3. Komponen Entity Relationship Diagram (ERD).................. 18
Tabel III.1. Deskripsi Use Case Login..................................................... 27
Tabel III.2. Deskripsi Use Case Mengelola Data Barang........................ 28
Tabel III.3. Deskripsi Use Case Mengelola Data Barang Masuk............ 28
Tabel III.4. Deskripsi Use Case Mengelola Data Barang Keluar............ 29
Tabel III.5. Deskripsi Use Case Mengakses Laporan Logistik Barang... 29
Tabel III.6. Deskripsi Use Case Logout................................................... 30
Tabel III.7. Spesifikasi File Staf Logistik................................................ 41
Tabel III.8. Spesifikasi File Kepala BPBD.............................................. 41
Tabel III.9 Spesifikasi File Barang......................................................... 42
Tabel III.10. Spesifikasi File Barang Masuk............................................. 43
Tabel III.11. Spesifikasi File Detail Barang Masuk.................................. 43
Tabel III.12. Spesifikasi File Barang Keluar............................................. 44
Tabel III.13. Spesifikasi File Detail Barang Keluar.................................. 45
Tabel III.14. Spesifikasi File Laporan....................................................... 45

xi
 DAFTAR LAMPIRAN

Halaman
Lampiran A-1. Berita Serah Terima Acara Barang (BASTB) Pusat............. 58
Lampiran A-2. Daftar Hibah Barang Pusat................................................... 59
Lampiran B-1. Berita Serah Terima Acara Barang (BASTB)...................... 60
Lampiran B-2. Daftar Hibah Barang............................................................. 61
Lampiran B-3. Laporan Logistik Barang...................................................... 62
Lampiran C-1. Dokumentasi Sewaktu Riset 1.............................................. 63
Lampiran C-2. Dokumentasi Sewaktu Riset 2.............................................. 63
Lampiran C-3. Dokumentasi Sewaktu Riset 3.............................................. 64

xii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Teknologi informasi menjadi salah satu teknologi yang memiliki

perkembangan sangat signifikan pada saat ini. Pengguna dapat melakukan

pengaksesan mengenai data atau informasi secara cepat, efisien dan cukup akurat.

Teknologi informasi mengalami perkembangan yang sangat cepat (Saputra & Ishak,

2019).

Tidak sedikit orang menggunakan aplikasi sebagai alat bantu dalam

pengambilan keputusan dan aplikasi tersebut digunakan sebagai bahan untuk

memperoleh hasil pencarian dari suatu pokok permasalahan. Diharapkan hasilnya

akan memberikan solusi serta mengambil keputusan dengan tepat. Penerapan sistem

informasi memberikan fasilitas seperti perolehan informasi yang cepat dan tepat pada

saat dibutuhkan. Informasi dirancang untuk keperluan pengolahan data dengan

penerapan teknologi komputer sehingga seluruh proses kegiatan dapat dikelola

menjadi informasi yang bermanfaat (Nugraha & Syarif, 2018).

Logistik merupakan sub-operasi dalam manajemen inventaris yang menjaga

penggunaan perlengkapan dan pertanggung jawabnya. Logistik sangat penting dalam

organisasi manapun. Pengelolaan logistik adalah isi setiap keluar masuk barang dan

perhatian yang tepat harus diberikan untuk memberikan informasi yang lengkap dan

akurat yang akan membantu manajemen dalam perencanaan dan pembuatan

kebijakan. Logistik harus dikendalikan untuk menghindari kesalahan dan dan

malpraktek dari pengolah data (Adwiya & Nasihin, 2019).

1
 2

Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan Barat

merupakan sebuah instansi pemerintahan yang bergerak di bidang penanggulangan

dan bantuan khusus bencana. Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD)

Provinsi Kalimantan Barat beralamat di jalan Adi Sucipto No.50, Bangka Belitung

Laut, Kecamatan Pontianak Tenggara, Kota Pontianak, Kalimantan Barat.

Berdasarkan hasil penelitian mengenai input data logistik, ditemukan beberapa

permasalahan yang mengganggu kelancaran pada sistem ini. Input data logistik pada

Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan Barat

menggunakan teknik pencatatan menggunakan Ms. Excel sebagai hasil rekapan. Staf

Logistik harus merekapitulasi satu per satu transaksi yang berkaitan dengan barang

masuk dan barang keluar. Rekapitulasi transaksi yang berkaitan barang masuk dan

barang keluar ini akan dijadikan sebagai laporan logistik barang.

Proses rekapitulasi data-data menjadi laporan ini membutuhkan yang cukup

lama karena pencatatan dan pengolahan transaksi yang ada masih menggunakan Ms.

Excel yang memungkinkan terjadinya kesalahan atau kekeliruan dalam mengolah

data, dikarenakan Ms. Excel tidak dapat memvalidasi setiap data yang dimasukkan

atau penyaringan (filter) data kurang baik. Selain itu, Ms. Excel juga kurang handal

untuk mengelola data dalam jumlah yang besar jika dibandingan dengan

penyimpanan data yang menggunakan database. Kepala Badan Penanggulangan

Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan Barat tidak dapat melihat atau

terlambat mengakses hasil laporan logistik barang dikarenakan proses rekapitulasi

data-data menjadi laporan membutuhkan waktu yang cukup lama, sehingga

berpengaruh pada proses pengambilan keputusan khususnya yang berkaitan dengan

masalah logistik barang hibah. Yang dimaksud kekeliruan dalam pengolahan data ini

adalah jumlah dan jenis barang hibah yang ada pada rekapitulasi atau laporan logistik
 3

barang tidak sesuai dengan jumlah atau jenis barang yang ada (secara fisik). Maka

dari itu diperlukan sebuah sistem informasi input data logistik agar dapat mengelola

data-data yang berkaitan dengan barang masuk dan barang keluar menjadi lebih

cepat dan menghasilkan laporan yang sesuai dengan kebutuhan.

Atas dasar identifikasi masalah yang terjadi pada Badan Penanggulangan

Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan Barat mengenai sistem input data

logistik, maka pada Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini, penulis berinisiatif

untuk membahas tentang Analisa dan perancangan sistem input data logistik pada

Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan Barat, dengan

harapan bahwa hasil laporan ini dapat menyajikan permasalahan pokok yang

dihadapi dan solusi atas permasalahan tersebut.

1.2. Tujuan dan Manfaat

Penulisan Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini memiliki tujuan dan

manfaat tertentu. Adapun tujuan dari penulisan Laporan Praktik Kerja Lapangan

(PKL) ini yaitu:

1. Memahami konsep dari sistem input data logistik yang diterapkan oleh Badan

Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan Barat.

2. Menemukan permasalahan pokok yang terjadi pada sistem input data logistik

yang diterapkan oleh Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi

Kalimantan Barat.

3. Memberikan solusi atau alternatif pemecahan masalah untuk sistem input data

logistik yang diterapkan oleh Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD)

Provinsi Kalimantan Barat.

 4

Sedangkan, tujuan penulisan Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini,

diuraikan sebagai berikut:

1. Manfaat untuk penulis

Sebagai salah satu syarat kelulusan mata Kuliah Praktik Kerja Lapangan (PKL)

Program Diploma III (D3) Program Studi Sistem Informasi Kampus Kota

Pontianak Fakultas Teknik dan Informatika di Universitas Bina Sarana

Informatika.

2. Manfaat untuk objek penelitian

a. Sebagai bahan evaluasi bagi Badan Penanggulangan Bencana Daerah

(BPBD) Provinsi Kalimantan Barat dalam mengelola input data logistik yang

saat ini sedang berjalan.

b. Memberikan suatu referensi atas dasar permasalahan pada sistem input data

logistik dan memberikan solusi atas permasalahan tersebut.

3. Manfaat untuk pembaca

Mendeskripsikan suatu pengetahuan mengenai dasar-dasar dan tahapan-tahapn

dari sistem input data logistik.

1.3. Metode Penelitian

Metode penelitian dilakukan untuk mengetahui langkah-langkah yang harus

diambil dalam proses pengambilan data, analisa sampai tujuan akhir dari

pengembangan sistem. Metode penelitian yang dipilih adalah metode deskriptif,

yaitu metode yang digunakan untuk mencari unsur, ciri-ciri, sifat atau fenomena dari

suatu objek penelitian yang dimulai dengan mengumpulkan, menganalisis dan

menginterprestasikan data (Hariwijaya, 2017). Untuk mendukung metode penelitian

deskriptif ini, penulis menggunakan teknik pengumpulan data yang terdiri dari
 5

observasi, wawancara dan studi pustaka. Adapun teknik pengumpulan data yang

digunakan, diuraikan sebagai berikut:

1. Observasi

Observasi merupakan teknik pengumpulan data melalui pengamatan langsung

atau peninjauan cermat dan langsung dilokasi penelitian. Pengamatan secara

langsung dilakukan di Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi

Kalimantan Barat yang beralamat di jalan Adi Sucipto No.50, Bangka Belitung

Laut, Kecamatan Pontianak Tenggara, Kota Pontianak, Kalimantan Barat.

berdasarkan hasil observasi, penulis memahami sistem input data logistik yang

diterapkan oleh Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi

Kalimantan Barat dan permasalahan pokok yang terjadi, sesuai dengan apa yang

telah diuraikan pada sub bab latar belakang.

2. Wawancara

Wawancara merupakan suatu proses pengumpulan data untuk suatu penelitian

dengan cara tanya jawab dengan Bapak Stefanus Arif Wahyu selaku staf Logistik

pada Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan

Barat untuk mendapatkan informasi yang berhubungan dengan sistem input data

logistik.

3. Studi Pustaka

Dalam hal ini penulis mengumpulkan data-data dan literatur dari buku-buku atau

paper serta teori-teori yang berkaitan dengan judul yang diangkat sebagai

referensi.
 6

1.4. Ruang Lingkup

Ruang lingkup yang dibahas dalam Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL)

ini hanya membahas tentang sistem input data logistik pada Badan Penanggulangan

Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan Barat yang mencakup proses prosedur

penerimaan barang, prosedur pengeluaran barang dan prosedur pelaporan. Prosedur

sistem berjalan ini akan dimodelkan menjadi use case diagram, activity diagram,

speifikasi dokumen masukan, spesifikasi dokumen keluaran, entity relationship

diagram (ERD), logical record structure (LRS), spesifikasi file, spesifikasi

hardware dan software, permasalahan pokok dan pemecahan masalah.

 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Pemahaman mengenai konsep dasar sistem informasi ini memerlukan

pendekatan-pendekatan mengenai sistem, sistem informasi dan sistem informasi

akuntansi yang mencakup pengertian, karakteristik sistem, klasifikasi sistem, sistem

informasi dan sistem informasi akuntansi (Fauzi, 2017).

2.1.1. Pengertian Sistem

Menurut (Fauzi, 2017) mendefinisikan bahwa “Sistem adalah suatu kesatuan

yang terdiri dari interaksi subsistem untuk mencapai tujuan yang sama”. Sistem

merupakan suatu kumpulan dari komponen-komponen yang membentuk satu

kesatuan (Tyoso, 2016).

Dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa sistem merupakan sekumpulan

elemen, komponen atau subsistem yang saling berhubungan, bekerja sama dan

membentuk satu kesatuan dalam upaya mencapai tujuan.

2.1.2. Karakteristik Sistem

Sistem memiliki karakteristik atau ciri-ciri agar dikategorikan sebagai suatu

sistem yang baik. Karakteristik dari sistem (Fauzi, 2017) diuraikan sebagai berikut:

1. Komponen sistem

Suatu sistem terjadi dikarenakan adanya sejumlah komponen yang melakukan

interaksi. Suatu sistem yang sekecil apapun akan selalu mengandung komponen-

komponen.

7
 8

2. Batas sistem

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan

sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya.

3. Lingkungan luar sistem

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah daerah di luar batas dari suatu sistem

yang mempengaruhi operasi sistem.

4. Penghubung sistem

Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan

subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber

daya mengalir dari suatu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran dari

sistem menjadi masukan untuk subsistem lainnya.

5. Masukan sistem

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem.

6. Keluaran sistem

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi

keluaran yang berguna dan sisi pembuangan.

7. Pengolah sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri

sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan mengubah masukan mejadi keluaran.

8. Sasaran sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujaun (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu

sistem tidak mempunyai sasaran maka sistem tersebut tidak berguna.

 9

2.1.3. Klasifikasi Sistem

Beberapa aspek dari sistem mengizinkan pengguna untuk mengklarifikasikan

sistem berdasarkan sudut pandang. Klasifikasi sistem yang dimaksud (Tyoso, 2016),

yaitu:

1. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Artificial System)

a. Sistem alamiah merupakan sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak

dibuat oleh manusia, misalnya sistem tata surya, sistem galaksi, sistem

reproduksi dan lain-lain.

b. Sistem buatan manusia merupakan sistem yang dirancang oleh manusia.

Sistem buatan yang melibatkan interaksi manusia, misalnya sistem akuntansi,

sistem informasi, dan lain-lain.

2. Sistem Deterministik (Deterministic System) dan Sistem Probabilistik

(Probabilistic System)

a. Sistem deterministik merupakan sistem yang beroperasi dengan tingkah laku

yang sudah dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi

dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan, misalnya sistem

komputer, adalah contoh sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan

berdasarkan program-program komputer yang dijalankan.

b. Sistem probabilistik merupakan sistem yang kondisi masa depanya tidak

dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas, misalnya sistem

manusia.

3. Sistem Terbuka (Opened System) dan Sistem Tertutup (Closed System)

a. Sistem terbuka merupakan sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan

lingkungan luarnya. Lebih sepesifik dikenal juga yang disebut dengan sistem
 10

terotomasi, yang merupakan bagian dari sistem buatan manusia dan

berinteraksi dengan kontrol oleh satu atau lebih komputer sebagai bagian dari

sistem yang digunakan dalam masyarakat modern. Sistem ini menerima

masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya, misalnya

sistem kebudayaan manusia.

b. Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak

terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis

tanpa danya campur tangan dari pihak luar. Secara teoritis sistem tersebut

ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada

hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar

tertutup).

2.1.4. Informasi

Model sistem bertugas sebagai masukan, kemudian mengolah masukan

tersebut menjadi keluaran. Keluaran inilah yang dikenal sebagai informasi yang bagi

pengguna sistem sebagai dasar pengambilan atau pendukung keputusan (Fauzi,

2017).

Informasi adalah sumber daya bisnis yang sangat penting bagi perusahaan

dalam pengambilan keputusan (Saputra & Ishak, 2019). Informasi merupakan data

yang sudah diolah yang ditujukan untuk seseorang, organisasi ataupun siapa saja

yang membutuhkan (Mulyani, 2016).

Maka dari itu informasi dapat diartikan sebagai kumpulan data yang telah

diolah menjadi bentuk yang lebih berguna yang ditujukan untuk pemakai informasi

dan dapat dijadikan sebagai dasar pengambilan keputusan.

 11

Informasi memiliki kriteria-kriteria tertentu agar informasi tersebut dapat

dikategorikan sebagai informasi yang memiliki nilai atau berguna. Adapun kriteria

informasi (Mulyani, 2016), diuraikan sebagai berikut:

1. Relevan

Informasi bisa dikatakan relevan apabila informasi yang termuat di dalamnya

dapat mempengaruhi keputusan pengguna dengan membantu mereka

mengevaluasi peristiwa masa lalu atau masa kini, dan memprediksi masa depan,

serta menegaskan atau mengoreksi hasil evaluasi mereka di masa lalu.

2. Andal

Informasi harus bebas dari pengertian yang menyesatkan dan kesalahan material,

menyajikan setiap fakta secara jujur, serta dapat diverifikasi.

3. Lengkap

Informasi disajikan selengkap mungkin, yaitu mencakup semua informasi yang

dapat mempengaruhi pengambilan keputusan.

4. Tepat waktu

Informasi disajikan tepat waktu sehingga dapat berpengaruh dan berguna dalam

pengambilan keputusan.

5. Dapat dipahami

Informasi yang disajikan dalam informasi manajemen keuangan dinyatakan

dalam bentuk serta istilah yang disesuaikan dengan batas pemahaman para

pengguna.

6. Dapat diverifikasi

Informasi dapat disajikan dalam informasi manajemen keuangan dapat diuji, dan

apabila pengujian dilakukan lebih dari sekali oleh pihak yang berbeda, hasilnya

tetap menunjukan simpulan yang tidak berbeda jauh.

 12

7. Dapat diakses

Informasi tersedia pada saat dibutuhkan dan dengan format yang dapat

digunakan.

2.1.5. Sistem Informasi

Suatu sistem informasi adalah suatu kombinasi dari orang-orang, fasilitas,

teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk

mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu,

memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian

internal dan eksternal yang penting dan menyediakan sesuatu dasar untuk

pengambilan keputusan (Fauzi, 2017). Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam

suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian,

mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi

dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan

(Mulyani, 2016).

Berdasarkan pendapat dari beberapa ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa

sistem informasi merupakan sekumpulan dari orang, perangkat lunak, perangkat

keras, dan prosedur yang saling berinteraksi, bekerja sama dalam menyelesaikan

sesuatu untuk menghasilkan informasi yang dapat dijadikan sebagai dasar

pengambilan keputusan.

Komponen-komponen dari sistem disebut dengan blok bangunan (building

block). Penjelasan blok bangunan (Mulyani, 2016) diuraikan sebagai berikut:

1. Blok masukkan (input block)

Blok masukan merupakan blok yang bertugas dalam input data agar masuk ke

dalam sistem informasi. Blok masukan bertugas dalam merekam data yang akan

dimasukkan, biasanya berupa dokumen-dokumen dasar.

 13

2. Blok model (model block)

Blok model terbentuk dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik

yang memproses data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara

yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok keluaran (output block)

Sistem informasi menghasilkan keluaran (output) yaitu informasi yang

berkualitas dan berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai

sistem.

4. Blok teknologi (technology block)

Teknologi digunakan merupakan kotak alat dalam sistem informasi. Teknologi

digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan

mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran berupa informasi dan

membantu pengendalian dari sistem secara menyeluruh. Blok teknologi

perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) yang dioperasikan

oleh teknisi (brainware).

5. Blok basis data (database block)

Basis data (database) merupakan media untuk menyimpan data yang saling

berhubungan satu sama lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan

dapat dipergunakan kembali, diperlukan perangkat lunak untuk

memanipulasinya.

6. Blok kendali (control block)

 14

Sistem informasi memiliki kontrol kendali untuk menanggulangi gangguan-

gangguan terhadap sistem apabila terlanjur terjadi kesalahan maka dapat

langsung diantisipasi atau diatasi.

2.1.5. Logistik

Logistik merupakan suatu kegiatan yang dimulai dari proses perencanaan dan

penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran barang habis pakai

(Simaskot et al., 2017). Logistik merupakan serangkaian kegiatan perencanaan,

pengorganisasian, dan pengawasan terhadap barang guna mendukung efektifitas dan

efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi dinamakan manajemen

perlengkapan (Triadi et al., 2017).

Berdasarkan pendapat para ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa logistik

merupakan serangkaian kegiatan yang terdiri dari perencanaan dan penentuan

kebutuhan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran barang dalam upaya pencapaian

tujuan organisasi.

2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)

Alat-alat yang digunakan dalam penyusunan Laporan Praktik Kerja Lapangan

(PKL) ini akan dijabarkan pada sub bab ini. Adapun alat bantu yang digunakan,

terdiri dari unified modeling language (UML) yang terdiri dari use case diagram dan

activity diagram, entity relationship diagram (ERD) dan logical record structure

(LRS).

2.2.1. Unified Modeling Language (UML)

UML merupakan metodologi dalam mengembangkan sistem berorientasi

objek dan juga merupakan alat untuk mendukung pengembangan sistem (Hendini,
 15

2016). UML merupakan bahasa visual untuk pemodelan dan komunikasi mengenai

sebuah sistem dengan menggunakan diagram dan teks-teks pendukung (Sukamto &

Shalahuddin, 2015).

Maka dari itu dapat ditarik kesimpulan bahwa unified modeling language

(UML) merupakan suatu bahasa standar yang digunakan untuk pemodelan dan

komunikasi rancangan perangkat lunak dengan menggunakan diagram atau simbol-

simbol tertentu.

A. Use Case Diagram

Use case mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor

dengan sistem informasi yang akan dibuat”. Use case diagram digunakan untuk

mendeskripsikan tipikal interaksi antara pengguna dengan sistem informasi

(Meilinda, 2016). Use case atau diagram use case merupakan pemodelan untuk

kelakuan (behavior) sistem informasi yang akan dibuat (Sukamto & Shalahuddin,

2015).

Berdasarkan beberapa pendapat ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa use

case diagram merupakan diagram UML yang berfungsi sebagai alat bantu

pemodelan untuk menggambarkan tingkah laku (behavior) dari sudut pandang luar

sistem untuk menjelaskan interaksi dan peran antara aktor dengan sistem yang

dirancang.

Tabel II.1.
Simbol Use Case Diagram
Simbol Deskripsi
use case Fungsionalitas yang disediakan sistem
sebagai unit-unit yang saling bertukar pesan
antar unit atau aktor, biasanya dinyatakan
nama use case dengan kata kerja di awal frase nama use
case.
Aktor/actor Orang, proses, atau sistem lain yang
berinteraksi dengan sistem informasi yang
akan dibuat di luar sistem informasi yang
 16

akan dibuat itu sendiri, walaupun simbol dari

aktor adalah gambar orang, tapi aktor belum
tentu merupakan orang, biasanya dinyatakan
menggunakan kata benda di awal frase nama
aktor.

Asosiasi/association Komunikasi antara aktor dan use case yang

berpartisipasi pada use case atau use case
memiliki interaksi dengan aktor.
Ektensi/extend Relasi use case tambahan ke sebuah use case
dimana use case yang ditambahkan dapat
berdiri sendiri walaupun tanpa use case
<< extend >> tambahan itu, mirip dengan prinsip
inheritance pada pemrograman berorientasi
objek, biasanya use case tambahan memiliki
nama depan yang sama dengan use case
yang ditambahkan.
Generalisasi/generalization Hubungan generalisasi dan spesialisasi
(umum-khusus) antara dua buah use case
dimana fungsi yang satu adalah fungsi yang
lebih umum dari yang lainnya.
Menggunakan/include/uses Relasi use case tambahan ke sebuah use case
<< include >> dimana use case yang ditambahkan
memerlukan use case ini untuk menjalankan
<< uses >> fungsinya atau sebagai syarat dijalankan use
case ini.
Sumber: (Sukamto & Shalahuddin, 2015)

B. Activity Diagram

Activity diagram merupakan diagram yang menerangkan tentang aktifitas-

aktifitas yang dapat dilakukan oleh seorang entity atau pengguna yang akan

diterapkan pada aplikasi (Meilinda, 2016). Diagram aktivitas atau activity diagram

menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses

bisnis atau menu yang ada pada perangkat lunak (Sukamto & Shalahuddin, 2015).

Dapat disimpulkan bahwa activity diagram merupakan diagram yang

menggambarkan aktifitas-aktifitas sistem dimana setiap urutan aktifitas yang

digambarkan merupakan proses bisnis sistem yang didefinisikan.

Tabel II.2.
Simbol Activity Diagram
Simbol Deskripsi
 17

Status awal
Status awal aktivitas sistem, sebuah diagram
aktivitas memiliki sebuah status awal.

Aktivitas

Aktivitas yang dilakukan sistem, aktivitas

biasanya diawali dengan kata kerja.

Percabangan/decision

Asosiasi percabangan dimana jika ada pilihan

aktivitas lebih dari satu.
Penggabungan/join
Asosiasi penggabungan dimana lebih dari satu
aktivitas digabungkan menjadi satu.

Status akhir
Status akhir yang dilakukan sistem, sebuah
diagram aktivitas memiliki sebuah status akhir.
Swimlane
Memisahkan organisasi bisnis yang
nama swimlane bertanggung jawab terhadap aktivitas yang
terjadi.

Sumber: (Sukamto & Shalahuddin, 2015)

2.2.2. Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity relationship diagram (ERD) adalah bentuk paling awal dalam

melakukan perancangan basis data relasional. Jika menggunakan OODMBS maka

perancangan ERD tidak perlu dilakukan (Sukamto & Shalahuddin, 2015). Logical

record structure (LRS) merupakan representasi dari struktur record-record pada

tabel dimana tabel-tabel tersebut terbentuk dari hasil himpunan antar entitas pada

entity relationship diagram yang telah ditransformasikan menjadi bentuk LRS

(Susanto et al., 2017).

 18

Dapat disimpulkan bahwa entity relationship diagram (ERD) merupakan

teknik pemodelan struktur data secara konseptual yang menggambarkan entitas

lengkap dengan atributnya dan hubungan yang terjadi antar entitas tersebut.

Entity relationship diagram (ERD) digambarkan dengan simbol-simbol yang

saling berhubungan (Sukamto & Shalahuddin, 2015) yang diuraikan sebagai berikut:

Tabel II.3.
Komponen Entity Relationship Diagram (ERD)
Notasi Komponen Keterangan
Entitas merupakan data inti yang
akan disimpan, bakal tabel pada
Entitas/entity basis data, benda yang memiliki
data dan harus disimpan datanya
nama_entitas agar dapat diakses oleh aplikasi
komputer. Penamaan entitas
biasanya lebih ke kata benda dan
belum merupakan nama tabel.
Atribut Field atau kolom data yang butuh
nama_atribut
disimpan dalam suatu entitas.
Field atau kolom data yang butuh
disimpan dalam suatu entitas dan
digunakan sebagai kunci akses
record yang diinginkan, biasanya
Atribut kunci primer berupa id. Kunci primer dapat lebih
dari satu kolom, asalkan kombinasi
kunci_primer dari beberapa kolom tersebut dapat
bersifat unik (berbeda tanpa ada
yang sama).
Atribut Field atau kolom data yang butuh
multinilai/multivalue disimpan dalam suatu entitas yang
nama_atribut dapat memiliki lebih dari satu.
Relasi yang menghubungkan antar
Relasi entitas, diawali dengan kata kerja.

Penghubung antara relasi dan

N
entitas dimana di kedua ujungnya
Asosiasi/association memiliki multiplicity kemungkinan
jumlah pemakaian. Kemungkinan
jumlah maksimum keterhubungan
antara entitas satu dengan entitas
yang lain disebut dengan
kardinalitas. Misalkan ada
kardinalitas 1 ke N atau sering
disebut dengan one to many
menghubungkan entitas A dan
 19

entitas B.
Sumber: (Sukamto & Shalahuddin, 2015)

2.2.3. Logical Record Structure (LRS)

Teknik lain yang dapat digunakan untuk memodelkan rancangan rancangan

basis data selain entity relationship diagram (ERD) adalah logical record structure

(LRS). ERD dan LRS ini mempunyai fungsi yang sama, perbedaannya hanya bentuk

penyajian gambar (Nugraha & Syarif, 2018).

LRS merupakan hasil transformasi diagram E-R (ERD) menggunakan aturan

aturan tertentu. Aturan-aturan tersebut yaitu: (1) setiap entity akan diubah ke dalam

bentuk sebuah kotak dengan nama entity berada di luar kotak dan atribut berada di

dalam kotak, (2) sebuah relasi kadang disatukan dalam sebuah kotak bersama entity,

kadang dipisah dalam sebuah kotak tersendiri. LRS merupakan representasi dari

struktur record-record pada tabel. Dimana tabel-tabel tersebut terbentuk dari hasil

himpunan antar entitas pada ERD (Murni et al., 2019).

Maka dari itu logical record structure (LRS) merupakan teknik

penggambaran basis data yang mentransformasikan ERD ke LRS melalui proses

kardinalitas.

Kardinalitas yang dimaksud yaitu himpunan bilangan yang menunjukkan

banyaknya jumlah relasi. Aturan pokok dalam proses kardinalitas terdiri dari tiga (3)

kardinalitas (Nugraha & Syarif, 2018) yaitu:

1. One to One

kardinalitas diarahkan di entity dengan jumlah atribut yang lebih sedikit.

2. One to Many
 20

Relasi harus diagbungkan dengan entity pada pihak many, dan tidak perlu

melihat banyak sedikitnya pada entity tersebut.

3. Many to Many

Yaitu proses kardinalitas pada relationship berubah status menjadi file konektor,

sehingga baik entity maupun relasi akan menjadi struktur record sendiri.
 BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Instansi

Dalam tinjauan instansi, penulis berupaya untuk menjelaskan secara singkat

mengenai sejarah instansi, struktur organisasi serta fungsi dari masing-masing bagian

yang ada dalam p instansi tersebut yang dijadikan sebagai objek penelitian yaitu

Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan Barat. Uraian

dari sejarah, struktur organisasi dan fungsi untuk setiap jabatan yang ada pada Badan

Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan Barat, dapat dilihat

pada halaman berikut.

3.1.1. Sejarah Instansi

Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan Barat

dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 8 Tahun 2016, dan selanjutnya untuk

melaksanakan tugas pokok dan fungsinya BPBD Provinsi Kalimantan Barat

berpedoman kepada Peraturan Gubernur Kalimantan Barat Nomor 127 Tahun 2016

tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Serta Tata Kerja Badan

Penanggulangan Bencana Daerah Provinsi Kalimantan Barat. Tugas pokok BPBD

adalah merumuskan dan menetapkan kebijakan penanggulangan bencana dan

penanganan pengungsi dengan bertindak cepat dan tepat, efektif dan efisien, serta

pengkoordinasian pelaksanaan kegiatan penanggulangan bencana secara terencana,

terpadu dan menyeluruh. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, BPBD Provinsi

Kalimantan Barat mempunyai fungsi antara lain:

21
 22

1. Penetapan pedoman dan pengarahan terhadap usaha penanggulangan bencana

yang mencakup pencegahan bencana, penanagan darurat, rehabilitasi, serta

rekonstruksi secara adil dan merata.

2. Penetapan standarisasi serta kebutuhan penyelenggaraan penanggulangan

bencana berdasarkan peraturan perundang-undangan.

3. Penyusunan, penetapan dan menginformasikan peta rawan bencana.

4. Pelaporan penyelenggaraan penanggulangan bencana kepada Gubernur setiap

bulan sekali dalam kondisi normal dan setiap saat dalam kondisi darurat bencana.

5. Pengendalian pengumpulan dan penyaluran uang dan barang.

6. Pertanggungjawaban penggunaan anggaran yang diterima dari APBD.

7. Pelaksanaan tugas lain yang diserahkan oleh Gubernur sesuai dengan peraturan

perundang-undangan.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Untuk mengolah dan mengatur perusahan dengan baik dan optimal, terutama

terhadap sumber daya manusia, Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD)

Provinsi Kalimantan Barat menerapkan manajemen yang dituangkan dalam bentuk

struktur organisasi yang merupakan sarana penting untuk dalam pelaksanaan

fungsinya. Adapun struktur organisasi ini sendiri dapat dikatakan sebagai suatu

kerangka yang mewujudkan suatu pola tetap dari hubungan antara kedudukan dan

peranan dalam suatu kerjasama. Bentuk struktur organisasi yang dimiliki Badan

Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan Barat adalah sebagai

berikut
 23

Sumber: Hasil Penelitian (2020)

Gambar III.1. Struktur Organisasi BPBD Provinsi Kalimantan Barat

Susunan Organisasi Badan Penanggulangan Bencana Daerah Provinsi

Kalimantan Barat berdasarkan Peraturan Gubernur Kalimantan Barat terdiri dari:

1. Kepala Badan

Kepala Badan merupakan pimpinan Badan Penanggulangan Bencana Daerah

yang berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada Gubernur melalui

Sekretaris Daerah.

2. Sekretariat

Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang berada di bawah dan

bertanggungjawab kepada Kepala Badan. Sekretariat membawahi 3 (tiga) Sub

Bagian yaitu:
 24

a. Sub Bagian Bagian Rencana Kerja, Monitoring dan Evaluasi;

b. Sub Bagian Umum dan Aparatur;

c. Sub Bagian Keuangan dan Asset;

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah

dan bertanggung jawab kepada Sekretaris.

3. Bidang Pencegahan dan Kesiapsiagaan

Bidang Pencegahan dan Kesiapsiagaan dipimpin oleh seorang Kepala yang

berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Badan. Bidang

Pencegahan dan Kesiapsiagaanmembawahi 2 (dua) Seksi yaitu:

a. Seksi Pencegahan;

b. Seksi Kesiapsiagaan;

Masing-masing Seksi dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah dan

bertanggungjawab kepada Kepala Bidang.

4. Bidang Kedaruratan dan Logistik

Bidang Kedaruratan dan Logistik dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di

bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Badan. Bidang Kedaruratan dan

Logistik membawahi 2 (dua)Seksi yaitu:

a. Seksi Kedaruratan;

b. Seksi Logistik;

Masing-masing Seksi dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah dan

bertanggungjawab kepada Kepala Bidang

5. Bidang Rehabilitasi dan Rekonstruksi

Bidang Rehabilitasi dan Rekonstruksi dipimpin oleh seorang Kepala yang berada

di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Badan. Bidang Rehabilitasi dan

Rekonstruksi membawahi 2 (dua) Seksi yang terdiri dari:

 25

a. Seksi Rehabilitasi;

b. Seksi Rekonstruksi;

Masing-masing Seksi dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah dan

bertanggungjawab kepada Kepala Bidang

6. Kelompok Jabatan Fungsional

Kelompok Jabatan Fungsional terdiri dari pejabat fugsional yang berada di

bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Badan.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Setelah melakukan riset selama Praktik Kerja Lapangan (PKL), penulis

mengetahui gambaran atau prosedur-prosedur yang terjadi untuk sistem input

logistik barang pada Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi

Kalimantan Barat. Adapun tahapan-tahapan atau prosedur dari sistem yang

diterapkan, diuraikan sebagai berikut:

1. Prosedur penerimaan barang

Badan Nasional Penanggulangan Bencana (BNPB) yang bertugas sebagai Kepala

dari Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi se-Indonesia

setiap tahunnya akan menghibahkan atau mengirimkan barang-barang kepada

BPBD seluruh Indonesia untuk penguatan kelembagaan. Badan Nasional

Penanggulangan Bencana (BNPB) mengirimkan dokumen berita acara serah

terima barang (BASTB) dan daftar hibah barang serta mengirimkan barang-

barang tersebut kepada pihak Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD)

Provinsi Kalimantan Barat. Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD)

Provinsi Kalimantan Barat akan mengarsipkan dokumen dokumen berita acara

 26

serah terima barang (BASTB) dan daftar hibah barang, kemudian menyalin ke

Ms. Excel sebagai barang masuk.

2. Prosedur pengeluaran barang

Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan Barat

akan membagikan barang-barang hibah yang diterima kepada pihak Badan

Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Kabupaten/Kota. Penanggulangan

Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan Barat mengirimkan dokumen

berita acara serah terima barang (BASTB) dan daftar hibah barang serta

mengirimkan barang-barang tersebut kepada pihak Badan Penanggulangan

Bencana Daerah (BPBD) Kabupaten/Kota. Badan Penanggulangan Bencana

Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan Barat akan mengarsipkan dokumen

dokumen berita acara serah terima barang (BASTB) dan daftar hibah barang,

kemudian menyalin ke Ms. Excel sebagai barang keluar.

3. Prosedur pelaporan

Staf Logistik akan membuat laporan logistik barang berdasarkan data barang

masuk dan data barang keluar. Staf Logistik menyerahkan kepada Kepala Badan

Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan Barat untuk

diperiksa dan mendapatkan persetujuan atau pengesahan. Laporan logistik barang

yang telah disahkan akan diarsipkan atau didokumentasikan oleh Staf Logistik.

3.3. Rancangan Diagram Use Case

Rancangan diagram use case ini mendeskripsikan kebutuhan setiap pengguna

terhadap fungsional dari sebuah sistem. Perancangan sistem input data logistik pada

Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan Barat akan

dimodelkan ke dalam bentuk use case diagram. Hasil dari pemodelan menjadi use
 27

case diagram untuk perancangan sistem input data logistik pada Badan

Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan Barat yang dapat

dilihat pada gambar berikut ini.

Sumber: Hasil Penelitian (2020)

Gambar III.2. Rancangan Diagram Use Case

Tabel III.1.
Deskripsi Use Case Login
Use Case Name Login
Requirements User mengisi username dan password
Goal Mengakses sistem informasi layanan service
Pre-Conditions User mengisi username dan password
Post-Conditions Masuk ke dalam sistem informasi layanan service
Failed end Condition Salah mengisi username dan password
Actors Staf Logistik dan Kepala BPBD
Main Flow/ Basic Path 1. User membuka aplikasi
2. User mengisi username dan password
3. User dapat mengakses halaman utama sesuai
level akses
Alternate Flow/Invariant A -
Invariant B -
Sumber: Hasil Penelitian (2020)
 28

Tabel III.2.
Deskripsi Use Case Mengelola Data Barang
Use Case Name Mengelola Data Barang
Requirements Staf Logistik telah melakukan login
Goal Staf Logistik dapat mengelola data barang
Pre-Conditions Staf Logistik mengisi data barang
Post-Conditions Staf Logistik menyimpan data barang
Failed end Condition Staf Logistik tidak lengkap dalam mengisi data
barang
Actors Staf Logistik
Main Flow/ Basic Path 1. Staf Logistik telah melakukan login
2. Staf Logistik memilih menu barang
3. Staf Logistik menekan tombol tambah data
4. Staf Logistik mengisi data barang
5. Staf Logistik menekan tombol simpan
6. Sistem menyimpan ke dalam basis data
Alternate Flow/Invariant A -
Invariant B -
Sumber: Hasil Penelitian (2020)

Tabel III.3.
Deskripsi Use Case Mengelola Data Barang Masuk
Use Case Name Mengelola Data Barang Masuk
Requirements Staf Logistik telah melakukan login
Goal Staf Logistik dapat mengelola data barang masuk
Pre-Conditions Staf Logistik mengisi data barang masuk
Post-Conditions Staf Logistik menyimpan data barang masuk
Failed end Condition Staf Logistik tidak lengkap dalam mengisi data
barang masuk
Actors Staf Logistik
Main Flow/ Basic Path 1. Staf Logistik telah melakukan login
2. Staf Logistik memilih menu barang masuk
3. Staf Logistik menekan tombol tambah data
4. Staf Logistik mengisi data barang masuk
5. Staf Logistik menekan tombol simpan
6. Sistem menyimpan ke dalam basis data
Alternate Flow/Invariant A -
Invariant B -
Sumber: Hasil Penelitian (2020)
 29

Tabel III.4.
Deskripsi Use Case Mengelola Data Barang Keluar
Use Case Name Mengelola Data Barang Keluar
Requirements Staf Logistik telah melakukan login
Goal Staf Logistik dapat mengelola data barang keluar
Pre-Conditions Staf Logistik mengisi data barang keluar
Post-Conditions Staf Logistik menyimpan data barang keluar
Failed end Condition Staf Logistik tidak lengkap dalam mengisi data
barang keluar
Actors Staf Logistik
Main Flow/ Basic Path 1. Staf Logistik telah melakukan login
2. Staf Logistik memilih menu barang keluar
3. Staf Logistik menekan tombol tambah data
4. Staf Logistik mengisi data barang keluar
5. Staf Logistik n menekan tombol simpan
6. Sistem menyimpan ke dalam basis data
Alternate Flow/Invariant A -
Invariant B -
Sumber: Hasil Penelitian (2020)

Tabel III.5.
Deskripsi Use Case Mengakses Laporan Logistik Barang
Use Case Name Mengakses Laporan Logistik Barang
Requirements Staf Logistik dan Kepala BPBD telah melakukan
login
Goal Staf Logistik dan Kepala BPBD dapat mengakses
laporan logistik barang
Pre-Conditions Staf Logistik dan Kepala BPBD mengisi kolom
pencarian
Post-Conditions Staf Logistik dan Kepala BPBD mencetak laporan
logistik barang
Failed end Condition Kolom pencarian yang diisi oleh Staf Logistik dan
Kepala BPBD tidak sesuai dengan data yang ada di
basis data
Actors Staf Logistik dan Kepala BPBD
Main Flow/ Basic Path 1. Staf Logistik dan Kepala BPBD telah melakukan
login
2. Staf Logistik dan Kepala BPBD memilih menu
laporan logistik barang
3. Staf Logistik dan Kepala BPBD mengisi kolom
pencarian
4. Admin menekan tombol cetak
5. Sistem akan mencetak laporan logistik barang
Alternate Flow/Invariant A -
Invariant B -
Sumber: Hasil Penelitian (2020)
 30

Tabel III.6.
Deskripsi Use Case Logout
Use Case Name Logout
Requirements User telah melakukan login
Goal User dapat keluar dari aplikasi
Pre-Conditions User menekan menu logout
Post-Conditions User berhasil keluar dari aplikasi
Failed end Condition User membatalkan konfirmasi logout
Actors Staf Logistik dan Kepala BPBD
Main Flow/ Basic Path 1. User telah melakukan login
2. User memilih menu logout
3. Sistem menampilkan konfirmasi logout berupa
pilihan “yes/no”
4. User memilih “yes”
5. User keluar dari aplikasi
Alternate Flow/Invariant A -
Invariant B -
Sumber: Hasil Penelitian (2020)

3.4. Activity Diagram

Setiap use case yang ada pada use case diagram akan dimodelkan menjadi

diagram lain, yaitu activity diagram yang berfungsi sebagai diagram untuk

memodelkan aktivitas atau proses bisnis untuk setiap use case. Hasil pemodelan

activity diagram untuk perancangan perancangan sistem input data logistik pada

Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan Barat dapat

dilihat pada halaman berikut ini.

 31

1. Activity diagram login

Activity diagram login menjelaskan use case login yang terdapat pada use case

diagram di gambar III.2. Adapun hasil pemodelan use case login menjadi

activity diagram login, dapat dilihat pada gambar berikut.

Sumber: Hasil Penelitian (2020)

Gambar III.3. Activity Diagram Login

 32

2. Activity diagram mengelola data barang

Activity diagram mengelola data barang menjelaskan use case mengelola data

barang yang terdapat pada use case diagram di gambar III.2. Adapun hasil

pemodelan use case mengelola data barang menjadi activity diagram mengelola

data barang, dapat dilihat pada gambar berikut.

Sumber: Hasil Penelitian (2020)

Gambar III.4. Activity Diagram Mengelola Data Barang

 33

3. Activity diagram mengelola data barang masuk

Activity diagram mengelola data barang masuk menjelaskan use case mengelola

data barang masuk yang terdapat pada use case diagram di gambar III.2. Adapun

hasil pemodelan use case mengelola data barang masuk menjadi activity diagram

mengelola data barang masuk, dapat dilihat pada gambar berikut.

Sumber: Hasil Penelitian (2020)

Gambar III.5. Activity Diagram Mengelola Data Barang Masuk

 34

4. Activity diagram mengelola data barang keluar

Activity diagram mengelola data barang keluar menjelaskan use case mengelola

data barang keluar yang terdapat pada use case diagram di gambar III.2. Adapun

hasil pemodelan use case mengelola data barang keluar menjadi activity diagram

mengelola data barang keluar, dapat dilihat pada gambar berikut.

Sumber: Hasil Penelitian (2020)

Gambar III.6. Activity Diagram Mengelola Data Barang Keluar

 35

5. Activity diagram mengakses laporan logistik barang

Activity diagram mengakses laporan logistik barang menjelaskan use case

mengakses laporan logistik barang yang terdapat pada use case diagram di

gambar III.2. Adapun hasil pemodelan use case mengakses laporan logistik

barang menjadi activity diagram mengakses laporan logistik barang, dapat dilihat

pada gambar berikut.

Sumber: Hasil Penelitian (2020)

Gambar III.7. Activity Diagram Mengakses Laporan Logistik Barang

 36

6. Activity diagram logout

Activity diagram logout menjelaskan use case logout yang terdapat pada use case

diagram di gambar III.2. Adapun hasil pemodelan use case logout menjadi

activity diagram logout, dapat dilihat pada gambar berikut.

Sumber: Hasil Penelitian (2020)

Gambar III.8. Activity Diagram Logout

3.5. Spesifikasi Dokumen Masukan

Setiap dokumen yang menjadi masukan pada sistem input data logistik pada

Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan Barat akan

diuraikan lebih lanjut menjadi spesifikasi dokumen masukan. Adapun dokumen-

dokumen masukan tersebut, diuraikan sebagai berikut.

 37

1. Nama Dokumen : Berita Acara Serah Terima Barang (BASTB) Pusat

Fungsi : Sebagai bukti serah terima barang dari Pusat

Sumber : Badan Nasional Penanggulangan Bencana (BNPB)

Tujuan : Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD)

Provinsi Kalimantan Barat

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap penerimaan hibah barang

Bentuk : Lampiran A-1

2. Nama Dokumen : Daftar Hibah Barang Pusat

Fungsi : Sebagai rincian barang yang diterima dari Pusat

Sumber : Badan Nasional Penanggulangan Bencana (BNPB)

Tujuan : Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD)

Provinsi Kalimantan Barat

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap penerimaan hibah barang

Bentuk : Lampiran A-2

3.6. Spesifikasi Dokumen Keluaran

Setiap dokumen yang menjadi keluaran dari sistem input data logistik pada

Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan Barat akan

diuraikan lebih lanjut menjadi spesifikasi dokumen keluaran. Adapun dokumen-

dokumen keluaran tersebut, diuraikan sebagai berikut.

1. Nama Dokumen : Berita Acara Serah Terima Barang (BASTB)

Fungsi : Sebagai bukti serah terima barang

Sumber : Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD)

 38

Provinsi Kalimantan Barat

Tujuan : Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD)

Kabupaten/Kota

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap pengeluaran hibah barang

Bentuk : Lampiran B-1

2. Nama Dokumen : Daftar Hibah Barang

Fungsi : Sebagai rincian barang yang dihibahkan ke

Kabupaten/Kota

Sumber : Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD)

Provinsi Kalimantan Barat

Tujuan : Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD)

Kabupaten/Kota

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap pengeluaran hibah barang

Bentuk : Lampiran B-2

3. Nama Dokumen : Laporan Logistik Barang

Fungsi : Sebagai rekapitulasi barang masuk dan keluar

Sumber : Staf Logistik

Tujuan : Kepala Badan Penanggulangan Bencana Daerah

(BPBD) Provinsi Kalimantan Barat

Jumlah : 1 rangkap

Frekuensi : Setiap akhir periode

Bentuk : Lampiran B-3

 39

3.7. Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity relationship diagram (ERD) merupakan teknik pemodelan rancangan

basis data yang menggambarkan entitas-entitas, atribut-atribut dan relasi-relasi yang

terbentuk antar entitas untuk rancangan sistem input data logistik pada Badan

Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan Barat. Hasil

pemodelan rancangan basis data menggunakan entity relationship diagram (ERD)

dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

Sumber: Hasil Penelitian (2020)

Gambar III.9. Rancangan Entity Relationship Diagram (ERD)

3.8. Logical Record Structure (LRS)

Logical record structure (LRS) merupakan hasil kardinalitas dari entity

relationship diagram (ERD) yang memiliki hubungan searah dari beberapa record

dan akan mengikuti pola pemodelan tertentu untuk rancangan sistem input data

logistik pada Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan

 40

Barat. Pemodelan rancangan basis data menggunakan logical record structure (LRS)

dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

Sumber: Hasil Penelitian (2020)

Gambar III.10. Rancangan Logical Record Structure (LRS)

3.9. Spesifikasi File

Entitas yang terdapat pada rancangan entity relationship diagram (ERD) dan

logical record structure (LRS) di atas, kemudian diuraikan menjadi spesifikasi file.

Berikut ini adalah penguraian setiap entitas yang terdapat pada rancangan basis data

untuk sistem input data logistik pada Badan Penanggulangan Bencana Daerah

(BPBD) Provinsi Kalimantan Barat.

1. Spesifikasi file staf logistik

Nama File : staf logistik

Akronim : staflogistik.sql

Fungsi : untuk menyimpan data staf logistik

Tipe File : File Master

Organisasi File : Indexed Sequential

 41

Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang record : 80

Kunci Field : idstaflogistik

Software : MySQL

Tabel III.7.
Spesifikasi File Staf Logistik
No Nama Field Tipe Data Panjang Keteterangan
1 idstaflogistik int 10 Primary Key
2 namalengkap varchar 30
3 username varchar 20
4 password varchar 20
Sumber: Hasil Penelitian (2020)

2. Spesifikasi file kepala bpbd

Nama File : kepala bpbd

Akronim : kepalabpbd.sql

Fungsi : untuk menyimpan data kepala bpbd

Tipe File : File Master

Organisasi File : Indexed Sequential

Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang record : 80

Kunci Field : idkepalabpbd

Software : MySQL

Tabel III.8.
Spesifikasi File Kepala BPBD
No Nama Field Tipe Data Panjang Keteterangan
1 idkepalabpbd int 10 Primary Key
2 namalengkap varchar 30
3 username varchar 20
4 password varchar 20
Sumber: Hasil Penelitian (2020)
 42

3. Spesifikasi file barang

Nama File : barang

Akronim : barang.sql

Fungsi : untuk menyimpan data barang

Tipe File : File Master

Organisasi File : Indexed Sequential

Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang record : 72

Kunci Field : idbarang

Software : MySQL

Tabel III.9.
Spesifikasi File Barang
No Nama Field Tipe Data Panjang Keteterangan
1 idbarang int 10 Primary Key
2 namabarang varchar 30
3 satuan varchar 10
4 jumlah int 11
5 hargasatuan double 11
6 keterangan text
7 idstaflogistik int 10 Foreign Key
Sumber: Hasil Penelitian (2020)

4. Spesifikasi file barang masuk

Nama File : barang masuk

Akronim : barangmasuk.sql

Fungsi : untuk menyimpan data barang masuk

Tipe File : File Transaction

Organisasi File : Indexed Sequential

Akses File : Random

Media : Harddisk
 43

Panjang record : 20

Kunci Field : idbarangmasuk

Software : MySQL

Tabel III.10.
Spesifikasi File Barang Masuk
No Nama Field Tipe Data Panjang Keteterangan
1 idbarangmasuk int 10 Primary Key
2 tanggalbarangmasuk date
3 keterangan text
4 idstaflogistik int 10 Foreign Key
Sumber: Hasil Penelitian (2020)

5. Spesifikasi file detail barang masuk

Nama File : detail barang masuk

Akronim : detailbarangmasuk.sql

Fungsi : untuk menyimpan data detail barang masuk

Tipe File : File Transaction

Organisasi File : Indexed Sequential

Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang record : 31

Kunci Field :-

Software : MySQL

Tabel III.11.
Spesifikasi File Detail Barang Masuk
No Nama Field Tipe Data Panjang Keteterangan
1 idbarangmasuk int 10 Foreign Key
2 idbarang int 10 Foreign Key
3 jumlahbarangmasuk int 11
4 keteranganbarangmasuk text
Sumber: Hasil Penelitian (2020)
 44

6. Spesifikasi file barang keluar

Nama File : barang keluar

Akronim : barangkeluar.sql

Fungsi : untuk menyimpan data barang keluar

Tipe File : File Transaction

Organisasi File : Indexed Sequential

Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang record : 20

Kunci Field : idbarangkeluar

Software : MySQL

Tabel III.12.
Spesifikasi File Barang Keluar
No Nama Field Tipe Data Panjang Keteterangan
1 idbarangkeluar int 10 Primary Key
2 tanggalbarangkeluar date
3 keterangan text
4 idstaflogistik int 10 Foreign Key
Sumber: Hasil Penelitian (2020)

7. Spesifikasi file detail barang keluar

Nama File : detail barang keluar

Akronim : detailbarangkeluar.sql

Fungsi : untuk menyimpan data detail barang keluar

Tipe File : File Transaction

Organisasi File : Indexed Sequential

Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang record : 31
 45

Kunci Field :-

Software : MySQL

Tabel III.13.
Spesifikasi File Detail Barang Keluar
No Nama Field Tipe Data Panjang Keteterangan
1 idbarangkeluar int 10 Foreign Key
2 idbarang int 10 Foreign Key
3 jumlahbarangkeluar int 11
4 keteranganbarangkeluar text
Sumber: Hasil Penelitian (2020)

8. Spesifikasi file laporan

Nama File : laporan

Akronim : laporan.sql

Fungsi : untuk menyimpan data laporan

Tipe File : File Transaction

Organisasi File : Indexed Sequential

Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang record : 60

Kunci Field : idlaporan

Software : MySQL

Tabel III.14.
Spesifikasi File Laporan
No Nama Field Tipe Data Panjang Keteterangan
1 idlaporan int 10 Primary Key
2 idbarangmasuk int 10 Foreign Key
3 idbarangkeluar int 10 Foreign Key
4 idbarang int 10 Foreign Key
5 idstaflogistik int 10 Foreign Key
6 idkepalabpbd int 10 Foreign Key
7 tanggalcetak date
Sumber: Hasil Penelitian (2020)
 46

3.10. Spesifikasi Software dan Hardware

Sistem komputer dibagi menjadi dua (2) bagian yaitu perangkat perangkat

keras (hardware) dan perangkat lunak (software) ini memiliki faktor penting dalam

perealisasian dari sistem yang dirancang. Penulis ingin memberikan penjelasan lebih

lanjut terhadap perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan.

1. Perangkat Keras (Hardware)

Adapun spesifikasi dari perangkat keras (hardware) yang diperlukan dalam

mengoperasikan rancangan sistem input data logistik pada Badan

Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan Barat, terdiri

dari:

a. CPU (Central Processing Unit)

1) Processor : 2 GHz

2) Memory : 2 GB

3) Hard disk : 500 GB

b. Monitor : Resolusi Layar Maksimum (1366 x 768)

c. Keyboard : 86 keys

d. Mouse : Optical

2. Perangkat Lunak (Software)

Adapun spesifikasi dari perangkat lunak (software) yang diperlukan dalam

mengoperasikan rancangan sistem input data logistik pada Badan

Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan Barat, terdiri

dari:

a. Sistem Operasi : Windows 7

b. Web Server : XAMP versi 3.2.4

a. Apache : Apache 3.4.42

 47

b. MySQL : MariaDB – 10.4.11

c. PHP : PHP 7.4.6

c. Web Editor : Sublime Text 3

d. Web Browser

a. Mozzila Firefox : Versi 77.0.1

b. Google Chrome : Versi 83.0.4103.116

3.11. Permasalahan Pokok

Berdasarkan Hasil observasi dan wawancara selama melakukan riset sewaktu

Praktik Kerja Lapangan (PKL), maka ditemukan beberapa permasalahan pokok yang

terjadi pada Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan

Barat mengenai sistem input data logistik yang diterapkan. Adapun permasalahan

pokok tersebut akan diuraikan sebagai berikut:

1. Proses rekapitulasi data (data barang, data barang masuk, data barang keluar)

menjadi laporan logistik barang ini membutuhkan yang cukup lama karena

pencatatan dan pengolahan transaksi yang ada masih menggunakan ke Ms. Excel

yang memungkinkan terjadinya kesalahan atau kekeliruan dalam mengolah data,

dikarenakan Ms. Excel tidak dapat memvalidasi setiap data yang dimasukkan

atau penyaringan (filter) data kurang baik.

2. Pada proses perekapitulasian laporan logistik barang ini sering mengalami

kesalahan dikarenakan sering kali bukti serah terima barang (BAST) dan daftar

hibah barang dari pusat mengalami kerusakan atau hilang, sselain itu, Ms. Excel

yang digunakan sebagai dasar pengolahan data ini kurang handal untuk

mengelola data dalam jumlah yang besar jika dibandingan dengan penyimpanan

data yang menggunakan database.

 48

3. Kepala Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) tidak dapat melihat atau

terlambat mengakses hasil laporan logistik barang dikarenakan proses

rekapitulasi data-data menjadi laporan membutuhkan waktu yang cukup lama,

sehingga berpengaruh pada proses pengambilan keputusan khususnya yang

berkaitan dengan masalah logistik barang hibah.

3.12. Pemecahan Masalah

Permasalahan yang terjadi pada pada Badan Penanggulangan Bencana

Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan Barat lebih fokus dan mendasar pada sistem

yang diterapkan dan sumber daya manusia, sehingga pihak manajemen dari instansi

harus melakukan tindakan pencegahan dan penanggulangan terhadap permasalahan

yang terjadi agar kinerja perusahaan menjadi lebih baik. Adapun alternatif

pemecahan masalah yang diusulkan untuk menyelesaikan permasalahan yang

dihadapi oleh pada Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi

Kalimantan Barat untuk sistem input data logistik, yaitu:

1. Beralih menggunakan sistem input data logistik yang terkomputerisasi agar dapat

mengelola data-data yang berkaitan dengan logistik barang hibah menjadi lebih

cepat dan menghasilkan laporan yang sesuai dengan kebutuhan, sehingga Staf

logistik tidak perlu melakukan rekapitulasi atas transaksi penerimaan dan

pengeluaran barang.

2. Apabila pengolahan logistik barang hibah diolah menggunakan sistem input data

logistik yang terkomputerisasi, maka akan menghemat waktu dalam proses

pembuatan laporan logistik barang dan meminimalisir atau mengurangi tingkat

kesalahan data dalam laporan.

 49

3. Penyusunan laporan logistik barang yang cepat dan membantu Kepala Badan

Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) dalam mengambil keputusan,

khususnya di bagian logistik barang hibah. Laporan logistik barang yang

dihasilkan hasil sesuai (jumlah dan jenis barang hibah yang ada pada rekapitulasi

atau laporan logistik barang sesuai dengan jumlah atau jenis barang hibah yang

ada (secara fisik)).

 BAB IV

PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Penulisan Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang didasari oleh hasil

riset pada Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan

Barat mengenai sistem input data logistik sudah sampai pada tahapan akhir.

Berdasarkan hasil riset, dapat disimpulkan bahwa:

4. Proses rekapitulasi data (data barang, data barang masuk, data barang keluar)

menjadi laporan logistik barang ini membutuhkan yang cukup lama karena

pencatatan dan pengolahan transaksi yang ada masih menggunakan ke Ms. Excel

yang memungkinkan terjadinya kesalahan atau kekeliruan dalam mengolah data,

dikarenakan Ms. Excel tidak dapat memvalidasi setiap data yang dimasukkan

atau penyaringan (filter) data kurang baik.

5. Pada proses perekapitulasian laporan logistik barang ini sering mengalami

kesalahan dikarenakan sering kali bukti serah terima barang (BAST) dan daftar

hibah barang dari pusat mengalami kerusakan atau hilang, sselain itu, Ms. Excel

yang digunakan sebagai dasar pengolahan data ini kurang handal untuk

mengelola data dalam jumlah yang besar jika dibandingan dengan penyimpanan

data yang menggunakan database.

6. Kepala Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) tidak dapat melihat atau

terlambat mengakses hasil laporan logistik barang dikarenakan proses

rekapitulasi data-data menjadi laporan membutuhkan waktu yang cukup lama,

50
 51

sehingga berpengaruh pada proses pengambilan keputusan khususnya yang

berkaitan dengan masalah logistik barang hibah.

4.2. Saran

Penulis juga memberikan saran-saran kepada Badan Penanggulangan

Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Kalimantan Barat tentang sistem input data

logistik agar dapat dijadikan sebagai referensi atas permasalahan yang dihadapi.

Adapun saran-saran tersebut, antara lain:

4. Beralih menggunakan sistem input data logistik yang terkomputerisasi agar dapat

mengelola data-data yang berkaitan dengan logistik barang hibah menjadi lebih

cepat dan menghasilkan laporan yang sesuai dengan kebutuhan, sehingga Staf

logistik tidak perlu melakukan rekapitulasi atas transaksi penerimaan dan

pengeluaran barang.

5. Apabila pengolahan logistik barang hibah diolah menggunakan sistem input data

logistik yang terkomputerisasi, maka akan menghemat waktu dalam proses

pembuatan laporan logistik barang dan meminimalisir atau mengurangi tingkat

kesalahan data dalam laporan.

6. Penyusunan laporan logistik barang yang cepat dan membantu Kepala Badan

Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) dalam mengambil keputusan,

khususnya di bagian logistik barang hibah. Laporan logistik barang yang

dihasilkan hasil sesuai (jumlah dan jenis barang hibah yang ada pada rekapitulasi

atau laporan logistik barang sesuai dengan jumlah atau jenis barang hibah yang

ada (secara fisik)).

 DAFTAR PUSTAKA

Adwiya, R., & Nasihin, M. (2019). Perancangan Sistem Informasi Penerimaan

Karyawan Pada PT. Sintang Raya. Jurnal Teknologi & Manajemen
Informatika, 5(1).

Fauzi, R. A. (2017). Sistem Informasi Akuntansi (Berbasis Akuntansi). Yogyakarta:

Deeppublish Publisher.

Hariwijaya, M. (2017). Metodologi dan Teknik Penulisan Skripsi, Tesis & Disertasi.
Yogyakarta: Elmatera.
Hendini, A. (2016). Pemodelan Uml Sistem Informasi Monitoring Penjualan Dan
Stok Barang Barang (Studi Kasus: Distro Zhezha Pontianak). Jurnal
Khatulistiwa Informatika, IV(2), 107–116.

Meilinda, E. (2016). Perancangan Aplikasi Kearsipan Surat Menyurat Pada Badan

Pemerintahan (Studi Kasus : Badan Pemberdayaan Perempuan Perlindungan
Anak Dan Keluarga Berencana Pontianak). Jurnal Khatulistiwa Informatika,
IV(2), 144–152.

Mulyani, S. (2016). Metode Analisis dan Perancangan Sistem. Bandung: Abdi

Sistematika.

Murni, S., Latifah, Sabaruddin, R., & Laskar, Y. (2019). Penerapanan Metode
Waterfall Dalam Pembangunan Aplikasi Akuntansi Kontraktor Dengan
Pemrograman Php Studi Kasus: PT. Putranusa Pilar Sejati Pontianak.
Teknologi Informasi MURA, 11(1), 54–66.

Nugraha, W., & Syarif, M. (2018). Penerapan Metode Prototype Dalam Perancangan
Sistem Informasi Penghitungan Volume Dan Cost Penjualan Minuman
Berbasis Website. Jurnal Sistem Informasi Musirawas (JUSIM), 3(2), 94.

Saputra, D., & Ishak, R. (2019). Pelayanan Perpustakaan Berbasis Web ( Studi Kasus
MAN I Kota Tangerang Selatan ). Jurnal Mantik Penusa, 3(1), 33–42.

Simaskot, J., Arief, D. S., & Susilawati, A. (2017). Manajemen Ssistem Informasi
Perlengkapan dan Peralatan Bengkel Sepeda Motor Umum Skala UKM
(Usaha Kecil dan Menengah) Berbasis Komputerisasi. Jurnal Online
Mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Riau, 4(2), 1–6.

Sukamto, R. A., & Shalahuddin, M. (2015). Kolaborasi Rekayasa Perangkat Lunak

Terstruktur dan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika.

Susanto, W. E., Galuh, Y., & Astuti, A. (2017). Perancangan E-Learning Berbasis
Web Pada SMP Negeri 3 Patuk Gunungkidul Yogyakarta. 5(2).

Triadi, R., Diansyah, R., & Dafid. (2017). Sistem Informasi Manajemen Proyek
Berbasis Web Pada PT.Pandan Agung Palembang. IJCCS, 1–13.

52
Tyoso, J. S. P. (2016). Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Deeppublish
Publisher.

53
 DAFTAR RIWAYAT HIDUP

A. Biodata Mahasiswa
Nim : 12182995
Nama Lengkap : Ade Radiansyah
Tempat & Tanggal Lahir : Sungai Bakau, 07 Januari 1998
Alamat Lengkap : Jl. Adi Sucipto Gg. 78 No. 2, Desa Parit Baru,
Kecamatan Sungai, Kabupaten Kubu Raya,
Provinsi Kalimantan Barat
Nomor Handphone : 0895-2487-3145
e-mail : aderadiansyah78@gmail.com

B. Riwayat Pendidikan Formal & Non-Formal

1. SD Negeri 14 Sungai Raya, Lulus Tahun 2010
2. SMP Negeri 1 Sungai Raya, Lulus Tahun 2013
3. SMA Negeri 1 Sungai Raya, Lulus Tahun 2016

Pontianak, 27 Desember 2020

Ade Radiansyah

54
SURAT KETERANGAN RISET

55
LEMBAR NILAI 1

56
LEMBAR NILAI 2

57
 LAMPIRAN-LAMPIRAN

Lampiran A-1. Berita Serah Terima Acara Barang (BASTB) Pusat

58
Lampiran A-2. Daftar Hibah Barang Pusat

59
Lampiran B-1. Berita Serah Terima Acara Barang (BASTB)

60
Lampiran B-2. Daftar Hibah Barang

61
Lampiran B-3. Laporan Logistik Barang

62
Lampiran C-1. Dokumentasi Sewaktu Riset 1

Lampiran C-2. Dokumentasi Sewaktu Riset 2

63
Lampiran C-3. Dokumentasi Sewaktu Riset 3

64