PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI PROYEK SISTEM

PENGARSIPAN ELEKTRONIK (ELECTRONIC FILING SYSTEM/EFS)

PTMENGGUNAKAN IMAGE WARE SCAN MANAGER (IWSM) DIPT
PT KERETA API INDONESIA (PERSERO)

LAPORAN
Laporan Ini Disusun untuk Memenuhi Tugas Ujian Akhir Semester Genap Mata
Kuliah Electronic Filing System (EFS) yang Diampu Oleh:

Drs. H. Mamun Sutisna, S.Sos., M.Pd

Yayan Firmansyah, S.E, M.Si

Disusun Oleh:
Nuhi Husnun Janan
195254025

Kelas 2A
PROGRAM STUDI SARJANA TERAPAN ADMINISTRASI BISNIS
JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI BANDUNG
BANDUNG
2021
2
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, berkat
rahmat dan karunia-Nya, penulis dapat menyelesaikan laporan Praktik Mata Kuliah
Electronic Filing System (EFS) yang berjudul “Perancangan dan Implementasi Proyek
Sistem Pengarsipan Elektronik (Electronic Filing System/EFS) Menggunakan Image
Ware Scan Manager (IWSM) di PT Kereta Api Indonesia (Persero)” ini dengan tepat
waktu dan tanpa hambatan yang berarti.
Tujuan disusunnya laporan yang berjudul “Rancangan Proyek Sistem
Pengarsipan Elektronik PT Kereta Api Indonesia (Persero)” ini adalah dalam rangka
memenuhi tugas ujian tengah semester pada semester ke-empat mata kuliah Electronic
Filing System, serta dalam tujuan menambah wawasan penyusun dan pembaca. Penulis
berharap dengan adanya laporan ini, kita dapat memahami bagaimana rancangan dan
implementasi atau pelaksanaan dari sistem kearsipan elektronik yang mempermudah
proses pekerjaan di PT Kereta Api Indonesia (Persero).
Laporan ini berisi penjelasan secara singkat untuk segala aspek yang berkaitan
dengan sistem kearsipan elektronik yang direncanakan untuk diterapkan di PT Kereta
Api Indonesia (Persero).
Penulis menyampaikan terima kasih kepada segenap pihak yang turut
berkontribusi dalam penulisan laporan ini terutama untuk dosen mata kuliah Electronic
Filing System Bapak Mamun dan Bapak Yayan, PT Kereta Api Indonesia (Persero)
sebagai perusahaan yang menyediakan data untuk penulis dapat melakukan praktik,
kepada keluarga, dan teman-teman dari penulis yang senantiasa memfasilitasi penulis
baik dari segi sarana, prasarana, maupun dukungan moril.

Bandung, Juli 2021

Penulis

3
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................ 3

DAFTAR ISI ........................................................................................................... 4
DAFTAR TABEL ................................................................................................... 6
DAFTAR TABEL ................................ Kesalahan! Bookmark tidak ditentukan.
DAFTAR GAMBAR .............................................................................................. 7
DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................... 8
BAB I ...................................................................................................................... 9
PENDAHULUAN................................................................................................... 9
1.1 Latar Belakang Proyek ............................................................................. 9
1.2 Identifikasi permasalahan Proyek........................................................... 10
1.3 Tujuan Dan Manfaat Proyek .................................................................. 11
2.1.1 Tujuan Proyek ..................................................................................... 11
2.1.1 Manfaat Proyek ................................................................................... 11
BAB II ................................................................................................................... 12
TINJAUAN TEORI APLIKASI EFS ................................................................... 12
2.1 Arsip dan Kearsipan ............................................................................... 12
2.1.2 Pengertian Sistem Kearsipan .............................................................. 13
2.1.3 Prosedur Menyimpan dan Menemukan Arsip .................................... 14
2.1.4 Sistem Pemusnahan Arsip (Retensi) ................................................... 18
2.1.5 Peralatan dan Perlengkapan yang Diperlukan dalam Pengarsipan ..... 20
2.2 Sistem Pengarsipan Elektronik dengan Image Ware Scan Manager
(IWSM) ............................................................................................................. 23
BAB III................................................................................................................ 105
RANCANGAN PROYEK .................................................................................. 105
3. 1 Prosedur Kerja ...................................................................................... 105
3. 2 Gambaran Umum PT Kereta Api Indonesia (Persero) ......................... 105
3. 3 Desain Proyek....................................................................................... 113
3. 4 Hasil Rancangan Proyek....................................................................... 124

4
BAB IV ............................................................................................................... 125
IMPLEMENTASI DAN HASIL PROYEK........................................................ 125
4.1 Jadwal Implementasi Proyek ............................................................... 125
4.2 Implementasi Proyek WG Finance ....................................................... 125
4.3 Menginput Dokumen ............................................................................ 134
4.4 Menyimpan Dokumen .......................................................................... 136
4.5 Mengatur Dokumen yang telah Diinput ............................................... 136
4.6 Mengindeks Dokumen.......................................................................... 136
4.7 Mencari dan Menemukan Dokumen .................................................... 138
4.8 Mencetak Dokumen.............................................................................. 138
BAB V ................................................................................................................. 139
KESIMPULAN DAN SARAN ........................................................................... 139
5.1. Kesimpulan .............................................................................................. 139
5.2. Saran......................................................................................................... 139
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 140
LAMPIRAN ........................................................................................................ 142

5
 DAFTAR TABEL

Tabel 1 Pengaturan Scanner .................................................................................. 38

Tabel 2 Pengaturan Area yang Discan .................................................................. 39
Tabel 3 Pengaturan Rinci ...................................................................................... 40
Tabel 4 Prosedur Kerja........................................................................................ 105
Tabel 5 Ringkasan Sejarah PT KAI. Sumber Internal Perusahaan ..................... 107
Tabel 6 Hasil Rancangan Proyek ........................................................................ 124

6
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Langkah Penyimpanan Arsip .............................................................. 16

Gambar 2 Prosedur Umum Penemuan Kembali Arsip ......................................... 18
Gambar 3 Penyimpanan File di File Manager ...................................................... 26
Gambar 4 Login to Workgroup ............................................................................. 27
Gambar 5 Pop-up Login to Workgroup ................................................................ 27
Gambar 6 Dialog Box Create New Workgroup .................................................... 28
Gambar 7 Field Create New Workgroup .............................................................. 28
Gambar 8 Tampilan Workgroup Baru .................................................................. 29
Gambar 9 Login to Workgroup Input Password ................................................... 29
Gambar 10 Loading Login to Workgroup ............................................................ 29
Gambar 11 Automatic Indexing Tutorial .............................................................. 30
Gambar 12 Tools and Worksheet Templates ........................................................ 30
Gambar 13 New Worksheet Template .................................................................. 31
Gambar 14 Creating Fields on Worksheet Template ............................................ 31
Gambar 15 Pengisian New Field........................................................................... 32
Gambar 16 Dialog Box Create New Worksheet Template ................................... 33
Gambar 17 New Worksheet Template Confirmation ........................................... 33
Gambar 18 New Worksheet Pop-up ..................................................................... 33
Gambar 19 Confirmation New Worksheet ........................................................... 33
Gambar 20 New Worksheet from Toolbar............................................................ 34
Gambar 21 New Worksheet from Toolbar Field Name ........................................ 34
Gambar 22 Tampilan Akhir New Worksheet ....................................................... 35
Gambar 231 Document Capture Panel Loading ................................................... 43
Gambar 24 Menu Divide Document by Pages..................................................... 45
Gambar 25Utilities Expense WS ........................................................................ 133

7
DAFTAR LAMPIRAN

8
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Proyek

Teknologi informasi dan komunikasi memudahkan manusia dalam melakukan
pekerjaan dan tugas yang berkaitan dengan pengelolaan informasi. Selain itu,
dengan menggunakan sistem informasi dan teknologi, kita pun dapat meminimalisir
kesalahan-kesalahan yang memungkinkan terjadi bila kita menggunakan tenaga
manual. Kegiatan mengelola informasi seperti melakukan pengarsipan memerlukan
informasi yang akurat, tepat, dan benar. Sumber informasi tersebut, bisa didapatkan
melalui arsip yang dikelola oleh organisasi tersebut. Arsip sangat menunjang
kelancaraan kegiatan organisasi karena mengandung berbagai data dan informasi
dari setiap aktivitas yang dilakukan organisasi. Arsip berfungsi sebagai acuan
organisasi dalam merencanakan tujuan dan sebagai bahan pertimbangan suatu
kebijakan dan pengambilan keputusan bagi pimpinan.
Jumlah arsip akan selalu bertambah seiring dengan aktivitas organisasi. Untuk itu
diperlukan kegiatan pengelolaan yang terstruktur dan sistematis, sehingga data dan
informasi yang diperlukan dapat selalu tersedia secara cepat dan tepat. Dengan
perkembangan teknologi modern seperti sekarang ini, maka pengelolaan arsip bisa
dilakukan menggunakan media digital seperti aplikasi IWSM. Dengan aplikasi ini,
pengelolaan arsip akan lebih cepat, tepat, dan akurat.
Dengan begitu kehadiran penggunaan sistem kearispan elektonik atau Electronic
Filing System (EFS) sangat berpengaruh dalam proses kinerja sekretaris perusahan,
namun dalam menunjang proses menggunakan website pengguna perlu memiliki
interaksi yang baik dengan IWSM sehingga seperti yang dikatakan oleh Nielsen,
usability merupakan ukuran dari kegunaan dan kualitas pengalaman pengguna
ketika berinteraksi dengan sistem atau produk, apakah produk atau sistem tersebut
berupa aplikasi perangkat lunak seperti website, teknologi bergerak, maupun
peralatan lain yang digunakan oleh pengguna
Tujuan digunakannya sistem pengarsipan elektronik atau Electronic Filing System
(EFS) adalah untuk meminimalisir penumpukan surat di ruangan pengarsipan dan
untuk mempercepat proses pencarian surat yang telah diarsipkan. Fenomena
peningkatan penggunaan arsip elektronik ini juga didukung oleh ANRI (Arsip
Nasional Republik Indonesia) yakni lembaga yang mengelola arsip Negara yang
menyediakan jasa penyimpanan arsip dalam bentuk elektronik serta menyediakan
jasa untuk melakukan alih media dari arsip konvensional menjadi bentuk elektronik.
Hal tersebut dapat menjadi sebuah bukti bahwa instansi pemerintah sudah
memasuki era arsip elektronik yang mengalami pergeseran dalam hal penyimpanan
dan pemanfaatan arsip dari bentuk konvesional menjadi elektronik.
Kegiatan mengelola informasi seperti melakukan pengarsipan menuntut manusia
untuk melakukannya dengan cepat, efektif, dan efisien. Pengelolaan arsip dengan

9
 cepat, efektif, dan efisien sudah menjadi kewajiban bagi instansi maupun
perusahaan. Terlebih lagi bagi perusahaan besar seperti PT Kereta Api Indonesia
(Persero) yang perputaran arsipnya terhitung cepat.

Berkaitan dengan program sinergi BUMN serta upaya meningkatkan kompetensi

SDM dalam bidang kearsipan, dijelaskan secara ringkas oleh PT PG Rajawali I
yang melakukan studi banding terhadap PT Kereta Api Indonesia (Persero) bahwa
arsip adalah rekaman kegiatan dalam satu media. Arsip memiliki fungsi sebagai
bukti atas informasi bagi penggunannya. Apabila hal-hal tersebut tidak dilakukan
dengan semestinya, dapat mengakibatkan arsip sulit untuk disimpan dan ditemukan
kembali. Ternyata sangat penting untuk melalukan pengelolaan arsip.

Arsip harus disusun secara tertib dan teratur sehingga bisa memudahkan dalam
penemuan kembali. Namun jumlah arsip yang semakin hari semakin bertambah
menimbulkan masalah baru bagi perusahaan. Penumpukan arsip yang tidak berguna
serta pengelolaan arsip tanpa menggunakan sistem yang benar akan mengakibatkan
ruangan penuhi dengan arsip. Apabila suatu arsip sulit untuk ditemukan akan
menjadi hambatan dalam proses pengambilan keputusan dan akan mempersulit
proses hukum dan pertanggungjawaban. Arsip penting juga mudah hilang dan
memungkinkan dimanfaatkan oleh pihakpihak yang tidak bertanggung jawab. Oleh
sebab itu perusahaan harus melakukan usaha untuk menghindari terjadinya hal
tersebut, misalnya dengan penerapan sistem kearsipan yang sesuai dalam
penyimpanan dan penemuan arsip tersebut. Sistem kearsipan selama ini
menggunakan cara manual yaitu dengan mencatatnya ke buku dan menyimpan ke
filling cabinet sehingga dari segi sistem manual adalah tidak efesien dan efektifnya
ruang, waktu, dan biaya. Ketidakefektifan ruang dalam hal penyediaan tempat yang
membutuhkan peralatan seperti filling cabinet, map, rak, dan lainnya.
Ketidakefektifan waktu dalam hal pencarian dokumen yang lama karena
ketidakrapian dalam administrasi. Ketidakefektifan biaya dalam hal kebutuhan
peralatan yang mahal sehingga membutuhkan perawatan dan pemeliharaan tempat
penyimpanan arsip.

PT Kereta Api Indonesia (Persero) telah beralih dari sistem pengarsipan manual ke
sistem kearsipan elektronik berbasis Microsoft Access pada tahun 2013. Hal ini
dikarenakan sistem manual sudah dianggap tidak efektif dan efisien lagi untuk
mendukung aktivitas kantor yang semakin kompleks. Akan tetapi, setelah dianalisis
kembali, penggunaan Microsoft Access ini pun masih kurang efektif untuk
mendukung aktivitas kantor. Maka dari itu, penulis tertarik untuk menulis laporan
rancangan kearsipan berjudul berjudul“Perancangan dan Implementasi Proyek
Sistem Pengarsipan Elektronik (Electronic Filing System/EFS) Menggunakan Image
Ware Scan Manager (IWSM) di PT Kereta Api Indonesia (Persero)” ini.
1.2 Identifikasi permasalahan Proyek
1. Bagaimana sistem kearsipan di PT Kereta Api Indonesia (Persero)?
2. Bagaimana rancangan sistem kearsipan elektronik atau Electronic Filing
System (EFS) di PT Kereta Api Indonesia (Persero)?

10
 3. Bagaimana implementasi proyek rancangan sistem kearsipan elektronik
atau Electronic Filing System (EFS) pada PT Kereta Api Indonesia
(Persero)?
4. Bagaimana evaluasi proyek PT Kereta Api Indonesia (Persero)?

1.3 Tujuan Dan Manfaat Proyek

2.1.1 Tujuan Proyek
1. Memenuhi syarat penilaian tugas akhir semester 4 mata kuliah
Electronic Filing System (EFS)
2. Mengetahui, menganalisis, dan merancang bagaimana sistem kearsipan
di PT Kereta Api Indonesia (Persero)
3. Menciptakan proyek rancangan sistem kearsipan elektronik atau
Electronic Filing System (EFS) pada PT Kereta Api Indonesia (Persero)
4. Mengevaluasi proyek yang telah dibuat dan disesuaikan dengan kondisi
serta latar belakang PT Kereta Api Indonesia (Persero).

2.1.1 Manfaat Proyek

1. Bagi penulis
Penulis mendapatkan pengalaman dan pengetahuan mengenai
bagaimana cara dan langkah – langkah membuat sistem kearsipan
elektronik bagi sebuah perusahaan.
2. Bagi perusahaan
Perusahaan dapat menggunakan rancangan ini sebagai panduan cara
membuat sistem kerasipan elektronik yang lebih efektif dan efisien
dibandingkan sistem kearsipan manual sebelumnya.
3. Bagi pembaca
Pembaca diharapkan mendapatkan pengetahuan dan wawasan tentang
cara pembuatan sistem kearsipan elektronik yang efektif dan efisien.
4. Bagi mahasiswa
Rancangan ini diharapkan menjadi sumber referensi dan pengetahuan
bagi para pelajar dalam menyusun dan merancang sistem kearsipan
elektronik yang efektif dan efisien untuk sebuah perusahaan.

11
 BAB II

TINJAUAN TEORI APLIKASI EFS

2.1 Arsip dan Kearsipan

2.1.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan
Secara bahasa arsip berasal dari bahasa yunani “Arche” yang berarti
“permulaan”, kemudian dari kata menjadi “arche” berkembang menjadi
kata “Ta Archia” yang berarti catatan, selanjutnya berubah lagi menjadi
“Archeon” yang berarti “Gedung Pemerintahan”, dan kemudian dalam
bahasa latinnya berbunyi “Archivium” (Pengantar Kearsipan Sebagai
Sistem, Arsip Nasional RI, hal 2).

Sementara itu kata Arsip dalam bahasa Latin disebut sebagai felum
(bundle), yang artinya tali atau benang. Memang pada zaman dulu tali
atau benang ini yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat.
Sehingga arsip-arsip tersebut mudah digunakan.

Selain arti kata arsip menurut etimologi, sebagai perbandingan, berikut

beberapa pengertian arsip dari beberapa ahli:
1. Sir Hilary Jenkinson dalam bukunya A Manual of Orchives
Administration (Oxford 1922), Archives diartikan sebagai dokumen
yang disusun atau digunakan selama transaksi administratif dan
eksekutif (pemerintah ataupun swasta) yang membentuk sebagian,
dan kemudian dipelihara di tempat pemeliharaan guna informasi
mereka oleh orang-orang yang bertanggung jawab atas transaksi itu
dan penggantinya yang sah.
2. Prof. Prajudi Atmosudirdjo membedakan istilah file dan records
walau dalam bahasa Indonesianya diartikan arsip. File berarti:
Wadah, tempat, map, ordner, doos, kotak, almari kabinet, dan
sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip,
dan bahan- bahan tertulis, piagam, surat, keputusan, daftar, dokumen,
dan peta.
3. Menurut The Liang Gie, Dalam bukunya “Administrasi
Perkantoran”, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara
teratur, berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali
diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Kearsipan berarti
penyimpanan secara tetap dan teratur warkat- warkat penting
mengenai kemajuan organisasi.

12
 Sementara, menurut UU No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan pokok
kearsipan pasal 1, yang dimaksud dengan arsip dalam undang-undang ini
adalah:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima lembaga-lembaga negara
dan badan-badan pemerintah dalam bentuk dan corak apapun baik
dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta
dan atau perorangan, dalam bentuk dan corak apapun baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan. Mengevaluasi proyek yang telah dibuat dan
disesuaikan dengan kondisi serta latar belakang PT Kereta Api
Indonesia (Persero).

Maka, dapat disimpulkan bahwa arsip atau dapat disebut juga warkat,
kliping atau pustaka merupakan sebuah dokumen yang berisi informasi
dari sebuah kegiatan suatu lembaga/kantor/perusahaan/ organisasi
pemerintah atau swasta yang dapat digunakan sebagai bahan rujukan dan
bukti sejarah masa lampau, baik yang bentuk tunggal atau berjilid – jilid.
Sedangkan, pengetian kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan
kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh badan
pemerintahan, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan
yang berhubungan dengan penyimpanan arsip atau surat-surat, dan
dokumen kantor lainnya. Sugiarto dan Wahyono, (2015:2) mengatakan
bahwa: “kearsipan merupakan dasar dari pemeliharaan surat: kearsipan
mengandung proses penyusunan dan penyimpanan surat-surat
sedemikian rupa, sehingga surat/berkas dapat diketemukan kembali bila
diperlukan. Sifat yang paling penting yang harus dimiliki oleh suatu
sistem kearsipan adalah keterpercayaan dan accessibility, disamping dari
sifat lainnya seperti kerapian, kebersihan dan lainnya”.
Penjelasan diatas dapat bermakna bahwa kearsipan merupakan suatu
proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan,
pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan dokumen
menurut sistem tertentu yang saat dibutuhkan dapat ditemukan dengan
cepat dan tepat ditemukan.
2.1.2 Pengertian Sistem Kearsipan
Sistem Kearsipan merupakan rangkaian subsistem dalam manajemen
kearsipan yang bekerja sama untuk mencapai tujuan agar arsip tertata
dalam unit-unit informasi siap pakai untuk kepentingan operasional
dengan azas bahwa hanya informasi yang tepat digunakan oleh suatu
organisasi yang tepat untuk kepentingan tepat serta bermanfaat pada
waktu yang tepat dengan biaya seminimal mungkin.

13
 Dalam sistem kerasipan terdapat sitem penyimpanan arsip, menurut
Sularso Mulyono, dkk (1985: 12) sitem penyimpanan arsip terdiri dari:
1. Sistem Abjad
Sistem abjad adalah penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad,
jadi pemberian kode arsip dengan menggunakan abjad dari A – Z.
kode abjad tersebut diindek dari nama orang, organisasi atau badan
lain yang sejenis.
2. Sistem Pokok Soal (Subyek)
Penyimpanan arsip dengan sistem pokok soal (subyek) adalah
penyimpanan arsip yang didasarkan atas perihal surat atau pokok soal
isi surat.
3. Sistem Tanggal (Kronologis)
Penyimpanan dengan sistem tanggal adalah penyimpanan yang
didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk
surat masuk, sering penyimpananya didasarkan atas tanggal
penerimaan surat. Tetapi untuk surat-surat keluar, arsipnya disimpan
berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.
4. Sistem Nomor
Sistem nomor dalam penyimpanan arsip dimaksudkan, bahwa arsip
yang akan disimpan diberikan nomer kode dengan angka-angka.
Nomor disini adalah nomor kode penyimpanan bukan nomor surat.
a) Sistem klasifikasi desimal
Sistem penyimpanan ini sering disebut dengan sistem Dewey,
atau orang sering menyebut dengan sistem klasifikasi atau bahkan
sering disebut dengan sistem desimal. Penyimpanan dengan
system ini banyak digunakan di perpustakaan.
b) Sistem terminal digit
Sistem penyimpanan berdasarkan nomor terminal digit,
sebenarnya dapat digunakan untuk penyimpanan arsip dalam
jumlah yang besar. Oleh karena itu sistem ini biasanya digunakan
pada perusahaanperusahaan besar.
5. Sistem Wilayah
Penyimpanan arsip didasarkan pada sistem wilayah adalah
penyimpanan yang dikelompokkan atas wilayah tertentu. Dalam hal
ini pengelompokannya dapat didasarkan pada pembagian pulau,
propinsi, kota bahkan menurut pembagian tingkat kecamatan sampai
kelurahan.

2.1.3 Prosedur Menyimpan dan Menemukan Arsip

Menurut Karso, (1987 : 99) Penyimpanan arsip disini dimaksudkan
sebagai urutan langkah-langkah kerja dengan cara-cara tertentu yang

14
dilakukan oleh petugas penyimpanan atau penyimpanan arsip aktif sejak
penerimaan surat yag sudah selesai, penyimpanan sampai dengan
meletakkan arsip dalam filling cabinet. Menurut Sularso Mulyono dkk,
(1985:8) di dalam penyimpanan arsip terkandung adanya tiga unsur
pokok yaitu penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali. Menurut
Amsyah (2003) ada dua macam penyimpanan arsip yaitu:
1. Penyimpanan Sementara (file finding)
File finding adalah file yang digunakan untuk penyimpanan
sementara sebelum warkat selesai diproses. Sesudah selesai diproses
barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan.
File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku
untuk 3 (tiga) bulan. Dimana setiap bulannya terdiri dari 31 map
tanggal. File finding biasanya ditempatkan padda salah satu laci dari
almari arsip (filing cabinet) yang dipergunakan.
2. Penyimpanan Tetap (permanent file)
Untuk pekerjaan sekretaris yang dilakukan oleh satu orang, cara
penyimpanan arsip yang benar tidak terlaku terlihat. Namun, pada
kegiatan yang melibatkan dokumen yang membutuhkan proses yang
dikerjakan oleh banyak orang, maka diperlukan cara penyimpanan
warkat mencakup kegiatan seperti langkah pemeriksaan,
mengindeks, member tanda, menyortir dan menyimpan. Dimana
pada tahap penyimpanan disesuaikan dengan sistem yang digunakan
misalnya system abjad, subjek, nomor, tanggal dan wilayah.
Jadi arsip tidak hanya sekedar utuk disimpan begitu saja, tetapi perlu
diatur bagaimana penyimpananya, bagaimana prosedurnya, langkah-
langkah apa yang perlu diikuti. Sehingga apabila diperlukan arsip itu
dapat dikemukan dengan mudah dan cepat. Untuk melakukan
penyimpanan arsip yang berjalan lancar, mudah dan tepat, menurut Ig
Wursanto (1989:177) perlu melakukan beberapa langkah:
1. Memisah-misahkan arsip
2. Meneliti arsip yang akan disimpan
3. Mengklasifikasi
4. Mengindeks
5. Menyiapkan lembar tunjuk silang
6. Menyusun arsip-arsip yang akan disimpan
7. Memasukkan atau menyimpan arsip

Sedangkan menurut Zulkifli Amsyah (2003 : 64) langkah Penyimpanan

adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa.
Langkah persiapan dalam menyimpan arsip dengan cara memeriksa
apakah dokumen tersebut dapat disimpan atau tidak. Jika penting

15
 untuk disimpan maka diberikan tanda “file” atau “siap untuk
disimpan”. Namun ketika sebuah dokumen yang harusnya diberikan
ke pengelola tidak diteruskan tap disimpan, maka dokumen tersebut
diberikan tanda “realese mark”
2. Mengindeks
Mengindeks merupakan aktifitas kearsipan dengan
memberikan kata tangkap sebelum arsip disimpan.
Pada system abjad, kata tangkapnya adalah nama
pengirim (nama perusahaan atau penanda tangan
warkat). Pada system numeric, kata tangkapnya
adalah angka. Pada sistem geografis, kata
tangkapnya adalah nama tempat asal warkat. Dan
pada system subjek, kata tangkapnya adalah Gambar 1 Langkah
perihal atau isi warkat. Penyimpanan Arsip
3. Memberi tanda atau kode
Pada aktivitas ini adalah memberikan member kode menggunakan
warna yang terang seperti garis atau lingkaran pada kata tangkap
yang telah diberikan. Hal ini akan memudahkan dalam peryortiran,
penyimpanan, dan penyimpanan arsip.
4. Menyortir
Menyortir adalah mengelompokkan dokumen atau sebelum
disimpan. Pengelompokkan dilakukan sesuai dengan system
penyimpanan yang digunakan. Untuk system abjad,
pengelompokkan menurut kelompok angka, untuk sistem geografis
dikelompokkan menurut nama tempat, dan untuk sistem subjek
dikelompokkan menurut kelompok subjek atau masalah.
5. Meyimpan
Langkah ini adalah adalah menempatkan dokumen sesuai dengan
sistem penyimpanan dan peralatan yang digunakan. Ada 5 (lima)
sistem standar yang dapat dipilih dalam penyimpanan atau menata
warkat, yaitu system abjad, geografis, subjek, nomor dan kronologis.

Penemuan kembali arsip adalah suatu cara untuk memudahkan

menemukan arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat dengan cara
melihat kode klasifikasi atau sarana bantu lainnya. (Daryan, 1998: 133).
Menurut Widjaja dalam bukunya Administrasi Kearsipan: Suatu
Pengantar (1993:171) temu kembali adalah suatu cara bagaimana suatu
dokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dengan waktu yang
cepat dan tepat. Menurut Yatimah (2009: 209) kecepatan dan ketepatan
dalam melakukan proses temu kembali arsip sangat bergantung pada
beberapa faktor, diantaranya:

16
 1. Kejelasan materi yang diminta
2. Ketepatan klasifikasi yang dipakai
3. Ketepatan dan kemantapan sistem indeks
4. Tersedianya tenaga yang memiliki pengetahuan dan keterampilan
yang memadai

Penemuan kembali sebuah arsip menurut Sulistyo-Basuki (2006) dapat

mengungkapkan dua sistem yaitu sebagai berikut:
1) Secara manual
Sistem manual digunakan untuk dokumen atau arsip yang belum masuk ke
berkas tertentu ataupun untuk surat menyurat yang belum masuk ke berkas
tertentu. Sistem ini mencakup:
a) Pemakaian buku agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam atau
tanggal dokumen dikeluarkan dari rak penyimpanan. Walaupun sistem
ini relatif mudah digunakan, namun kurang efisien. Halini di karenakan
sulitnya melacak kembali siapa yang meminjam arsipnya.
b) Pemakaian kartu kendali yang akan dipasangkan pada masing-masing
arsip yang dipinjam. Kartu ini disusun menurut arsip atau nomor yang
digunakan.
c) Pemakaian kartu keluar yang diletakan di tempat dokumen bila
dokumen itu dipinjam seorang pengguna. Apabila dokumen tertentu
dipinjam, sebagai pengganati dokumen tersebut akan diberi kartu yang
menunjukan bahwa berkas sedang dipinjam keluar.
2) Secara pemakaian sistem terotomasi yang mencakup kegiatan sebagasi
berikut:
a) Perekam arsip yang dipinjam beserta catatan penngunaanya.
b) Penggunann barcode untuk melacak arsip.
c) Perekam suara elektronik atau arsip yang dapat dilakukan secara
terpusat.
d) Penggunaan sensor, perekam dapat dilakukan dari jarak jauh dan dapat
mengurangi metode lain yang kurang efisien, karena sistem ini
memungkinkan pemberitahuan kepada pusat dokumen bahwa sebuah
dokumen telah dipinjam oleh seorang pengguna.

Prosedur penemuan kembali arsip secara keseluruhan atau umum adalah sebagai
berikut:
1. Permintaan
Permintaan penggunaan arsip atau pelayanan informasi arsip bagi pengguna
dapat dilaksanakan melalui lisan, tertulis, telepon atau menggunakan
perangakat elektronik lainnya. Pada kegiatan ini sebaiknya disiapkan
formulir peminjaman arsip yang juga merupkan alat pemesanan arsip.
2. Penentuan Kata Tangkap

17
 Menentukan kata tangkap dari arsip yang dibutuhkan dapat dilihat
berdasarkan nama orang, nama badan atau organisasi, perihal, wilayah dan
waktu. Penentuan kata tangkap sesuai dengan system penyimpanan arsip
yang digunakan.
3. Penentuan Kode
Kode penyimpanan tergantung pada system penyimpanan yang digunakan.
4. Pencarian
Pencarian arsip dilaksanakan melalui daftar pertelaan arsip yang dibuat oleh
arsiparis atau pengelola arsip maupun alat bantu penemuan arsip lainnya.
Arsiparis harus mengetahui subjek yang akan di cari oleh pengguna arsip.
Subjek arsip yang ada dalam daftar pertelaan arsip akan merujuk pada
nomor boks, rak, dan lokasi ruang simpan arsip yang diinginkan.
5. Pengambilan arsip
Arsiparis yang telah menemukan boks kemudian mengambil arsip dari boks
tersebut. Sebelum kegiatan ini dilakukan, terlebih dahulu harus
dipersiapkan tanda keluarnya arsip.
6. Pencatatan arsip
Arsip yang dipinjam dicatat dalam sarana peminjaman berupa buku.Apabila
di pusat arsip sudah menggunakan formulir peminjaman, maka tidak harus
menggunakan buku pencatatan, cukup formulir yang telah diisi dan
disetujui, kemudian disimpan pada wadah atau tempat yang mudah
diketahui oleh petugas di pusat arsip.

Gambar 2 Prosedur Umum Penemuan Kembali Arsip

2.1.4 Sistem Pemusnahan Arsip (Retensi)

Menurut Muhammad Rosyihan Hendrawan dan Mochammad Chaezienul
Ulum, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan
cara pemindahan arsip dinamis in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan
atau record center, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan
penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan atau depo arsip dari
sebuah lembaga induk. Dalam penyusutan arsip terdapat sebuah kegiatan
yang disebut JRA (Jadwal Retensi Arsip).Penyimpanan Sementara (file
finding)

18
Menurut Sedarmayanti (2003:103), yang dimaksud dengan pemusnahan
arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang
sudah berakhir fungsinya, serta yang tidak memiliki nilai guna.
Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total, yaitu dengan cara
dibakar habis, dicacah atau dengan cara lain, sehingga tidak dapat lagi
dikenal baik isi maupun bentuknya.
Wursanto (2006:281) mengatakan, pemusnahan arsip dilakukan melalui
proses berikut:
1) Pembentukan panitia Proses pemusnahan arsip didahului dengan
pembentukan panitia permusnahan arsip dengan melibatkan berbagai
untur yang berkepentingan dan berwenang dalam organisasi atau
perusahaan. Anggota panitia pemusnahan arsip tersendiri dari para
pejabat banyak berhubungan dengan penggunaan arsip.
Unsur-unsur yang terdapat dalam panitia pemusnahan arsip adalah
sebagai
berikut:
a) Unsur pimpinan operasional organisasi atau perusahaan, misalnya
Direktur/Kepala Bagian Produksi, Direktur/Kepala Bagian
Pemasaran, Direktur/Kepala Bagian Pemeriharaan.
b) Unsur pimpinan satuan penunjang, misalnya Direktur/Kepala
Bagian Keuangan, Direktur/Kepala Bagian Perencanaan dan
Pengawasan.
c) Unsur pelaksana, misalnya panitia arsip dari masing-masing satuan
kerja dan petugas unit kearsipan pusat organisasi atau perusahaan.
2) Inventarisasi data
Inventarisasi data arsip bertujuan membutat daftar lengkap arsip dengan
dikelompokkan menurut persamaan masalah utama.
3) pejabat lain yan gberhak untuk mengusulkan pengesahan daftar usulan
pemusnahan.
a) Informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut
b) Penilaian hendaknya dilakukan atas dasar pengetahuan seluruh
satuan kerja yang ada di organisasi atau perusahaan yang
bersangkutan
c) Penilaian suatu arsip hendaknya dikaitkan dengan berkasberkas
arsip lainnya
d) Nilai kegunaan arsip dibedakan menjadi:
- Nilai guna administrasi
- Nilai guna hukum
- Nilai guna keuangan
- Nilai guna ilmiah/teknologi
- Nilai guna perorangan

19
 4) Daftar usulan pemusnahan
Daftar usulan pemusnahan arsip diusulkan oleh pimpinan yang
berwenang atau para
5) Pembuatan berita acara
Arsip-arsip yang akan dimusnahkan dicatat dalam suatu Daftar
Pemusnahan Arsip dan harus dibuatkan Berita Acara Pemusnahan.

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan pada pasal 1 ayat 22 menjelaskan bahwa JRA (Jadwal Retensi Arsip)
adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau
retensi, jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Dalam Jadwal Retensi Arsip terdapat sebuah kegiatan pemusnahan arsip.
Menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 25 Tahun
2012 Tentang Pedoman Pemusnahan Arsip Pasal 1, pemusnahan arsip adalah
kegiatan memusnahkan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah
melampaui jangka waktu penyimpanan. Berdasarkan Peraturan Kepala ANRI
No. 37 Tahun 2016, menjelaskan bahwa prosedur pemusnahan arsip oleh
Pencipta Arsip memiliki 7 tahapan, yakni:
1. Pembentukan Panitia Penilai Arsip
2. Penyeleksian Arsip
3. Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah
4. Penilaian Arsip
5. Permintaan Persetujuan
6. Penetapan Arsip yang Akan Dimusnahkan
7. Pelaksanaaan Pemusnahan Arsip
2.1.5 Peralatan dan Perlengkapan yang Diperlukan dalam Pengarsipan
Untuk dapat menata arsip dengan kecepatan tinggi dan sedikit kesalahan diperlukan
peralatan dan perlengkapan yang sesuai. Saat ini tersedia banyak peralatan dan
perlengkapan untuk arsip, dapat langsung dibeli atau dipesan sesuai dengan
spesifikasi yang dibutuhkan. Ada beberapa kriteria yang harus dipertimbangkan
dalam memilih peralatan dan perlengkapan arsip (Amsyah, 2005), yaitu:
1) Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran, jumlah, berat,
komposisi fisik, dan nilainya.
2) Frekuensi penggunaan arsip.
3) Lama arsip disimpan di file aktif dan file in-aktif.
4) Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan desentralisasi).
5) Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk
perluasannya.

20
 6) Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip inaktif.
7) Bentuk organisasi.
8) Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.

Menurut Nuraida (2008: 96), peralatan dan perlengkapan arsip antara lain adalah
sebagai berikut:
1. Filing Cabinet
Filing cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar untuk
menyimpan arsip secara vertikal. Filing cabinet yang standar terdiri dari
dua- enam laci. Ada dua macam filing cabinet yaitu untuk folder biasa dan
untuk folder gantung
2. Hang map (map gantung)
Hang map adalah sejenis map yang dilengkapi dengan tembaga pada bagian
atasnya guna menggantungkan arsip di dalam laci filing cabinet, dan
berfungsi untuk meletakkan tab.
3. Schnelchecter map
Schnelchecter map adalah map untuk menyimpan berkas yang telah
dilubangi dengan menggunakan perforator terlebih dahulu sehingga berkas
tersebut tidak dapat lepas dari kaitan.
4. Folder (sampul arsip)
Folder adalah map tanpa daun penutup pada sisinya dan dilengkapi dengan
tab/tonjolan untuk menempatkan kode arsip.
5. Guide (sekat atau petunjuk)
Guide merupakan lembar pemisah yang terbuat dari karton tebal dan
merupakan petunjuk serta pemisah antara kelompok yang satu dengan
kelompok yang lain, sesuai dengan pengelompokkan yang dipilih pada
klasifikasi arsip.
6. Tab
Tab adalah bagian menonjol berukuran kurang lebih 1x3 cm untuk
menempatkan kode dan indeks arsip
7. Tickler file (berkas penyekat)
Tickler file adalah alat atau kotak kecil berukuran kurang lebih 10x15 cm
yang dipergunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan/atau kartu-
kartu peminjaman arsip, di mana cara penyusunan penyimpanan arsip
tersebut sama dengan sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem tanggal
dan sistem lainnya.
8. Ordner
Ordner adalah semacam map dari karton tebal dan dapat menampung
banyak arsip serta di dalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang
telah diperforator/dilubangi pada bagian pinggir arsip tersebut.
9. Letter tray (baki surat)

21
 Letter tray adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal yang
berguna untuk meletakkan/menyimpan surat yang biasanya disimpan di atas
meja.
10. Safe keeping document (brankas)
Safe keeping document adalah lemari besi dengan bermacam-macam
ukuran dan dilengkapi dengan kunci pengaman. Brankas biasanya
digunakan untuk menyimpan arsip penting/rahasia.
11. Rak buku
Rak buku adalah rak untuk menyimpan buku-buku, seperti di perpustakaan
atau untuk menyimpan ordner.
12. Lemari arsip
Lemari arsip dalah lemari yang terbuat dari kayu yang berfungsi untuk
menyimpan berbagai macam bentuk arsip, seperti rol film dan ordner.
13. Visible record cabinet
Visible record cabinet adalah tempat penyimpanan arsip dengan
menggunakan kantong-kantong kartu tersusun yang disimpan dan dijepit di
dalam laci atau bak, kemudian disusun dalam satu kabinet.
14. Compact Rolling Shelving (Roll-o-pact/lemari geser)
Compact Rolling Shelving adalah lemari penyimpanan arsip yang disusun
sejajar di atas rel dan dapat digerakkan dengan bantuan roda sehingga dapat
dirapatkan satu sama lain dengan ringan dan mudah.
15. Rotary filing system
Rotary filing system adalah sistem file bertingkat (vertikal) yang dilengkapi
dengan sistem kode, angka, abjad, dan warna, berpola tingkat, berbentuk
bundar serta dapat berputar untuk mendeteksi lebih awal bila terjadi
kekeliruan, memakai sistem pintu bergeser ke dalam sehingga tidak menyita
tempat.
16. Mobiplan filing system
Mobiplan filing system adalah alat untuk menyimpan gambar, kartu, map
cetakan, dan lain-lain secara vertikal/digantungkan. Alat ini mudah
dipindahkan karena ringan dan dilengkapi dengan roda sehingga
mempercepat dan mempermudah pelaksanaan tugas.
17. Vertical plan filing system
Vertical plan filing system adalah lemari yang terbuat dari besi plat untuk
menyimpan gambar dengan sistem penyimpanan yang
vertikal/digantungkan.

22
2.2 Sistem Pengarsipan Elektronik dengan Image Ware Scan Manager (IWSM)
2.1.2 Konsep Sistem Kearsipan Elektronik
Sistem Kearsipan Elektronik atau dalam bahasa inggris Electronic Filling System
merupakan sebuah sistem yang mengatur proses – proses pengolahan arsip secara
elektronik. Arsip elektronik merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media
elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan
menyimpannya sebagai bukti kegiatan. Sistem Kearsipan Elektronik termasuk kedalam
Electronic Records Management Systems (Sistem Pengelolaan Arsip Elektronik).
Electronic records management systems (ERMS) bertujuan untuk mengatur dan
mengelola arsip-arsip elektronik). ERMS merupakan sistem yang dirancang secara
khusus untuk mengelola penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip-
arsip elektronik sebagai bukti dari aktivitas bisnis. ERMS kemampuannya untuk:
a) Memelihara informasi kontekstual dan metadata, serta link di antara arsip untuk
memungkinkan identifikasinya, mendukung nilai kebuktiannya serta
memungkinkan akses terhadapnya sepanjang waktu
b) Memungkinkan penerapan proses-proses pengelolaan arsip, seperti klasifikasi,
registrasi, pencarian dan temubalik, preservasi dan penyusutan
c) Melakukan kontrol terhadap arsip, seperti kontrol akses dan keamanan, dalam
rangka menjaga isinya dan mengamankan integritasnya.

ERMS merupakan metode terbaik untuk memelihara arsip-arsip elektronik sepanjang

waktu karena ia melengkapi arsip-arsip elektronik tersebut dengan konteks dan
perlindungan-perlindungan yang diperlukan dalam rangka preservasi jangka panjang.
2.1.3 Keunggulan Sistem Kearsipan Elektronik
Seperti yang dikatakan oleh (Sutisna, 2013:26) bahwa Electronic Filing System (EFS)
memberikan solusi layanan "Digital Record Management" menggunakan aplikasi yang
dapat dikustomisasi dengan akses arsip digital berbasis web. EFS yang akan menyajikan
informasi terintegrasi dari dokumen/arsip digital yang disimpan. Mulai informasi fisik,
lokasi penyimpanan, hingga tampilan isi dokumen langsung dimonitor komputer klien.
Aplikasi dapat menampilkan jumlah arsip yang telah tersimpan, kapan waktu dan oleh
siapa terakhir kali suatu arsip dilihat (history), hingga memonitoring log akses seluruh user.
Selain kemudahan dan kenyamanan dalam pengoperasiannya, keamanan data adalah
prioitas utama. Maka aplikasi akses arsip digital Electronic Filing System (EFS) juga
dirancang dengan fitur keamanan data termutakhir, mulai dari identifikasi dan otorisasi
user hingga enkripsi data password. Cara dan hak pengaksesan arsip oleh user juga akan
dibedakan menurut jabatan uer dalam institusi serta tingkat kerahasiaan arsip. Layanan
Menajemen Arsip Digital hadir untuk memberikan kemudahan dalam akses arsip digital,
seketika, kapan saja dan dari mana saja.

23
Electronic Filing System (EFS) adalah sistem solusi untuk manajemen dokumen
elektronik. Semua perangkat dan aplikasi yang dibutuhkan untuk solusi ini akan dijabarkan
dalam konsep solusi. Implementasi akan dimulai dari proses konversi dokumen kertas ke
dokumen elektronik atau biasa disebut document imaging. Document imaging akan
menggunakan tools untuk menyimpan data dalam bentuk structured data (data text) dan
unstructured data format (image dan file elektronik lainnya). Sistem integrasi ini akan
memungkinkan user mencari dokumen dengan lebih mudah.

Selain itu, Sugiarto dan Wahyono (2005:12) pun mengatakan bahwa dengan menggunakan
media elektronik, diharapkan akan membantu pihak pengelola arsip untuk dapat mengelola
dokumen dengan lebih baik sehingga lebih efektif, baik dalam hal penyimpanan,
pengelolaan, pendistribusian, dan perawatan dokumen. Penggunaan media elektronik
dalam pengelolaan arsip dikenal dengan sebutan sistem pengarsipan elektronik (Elektronik
Filling System) yang maksudnya arsip didokumentasikan dengan memanfaatkan
komputer. Sistem pengarsipan berbasis komputer memiliki banyak manfaat.

Sugiarto dan Wahyono (2005:123) menyatakan bahwa manfaat penggunaan media

elektronik dalam pengolahan arsip adalah:
1. Kecepatan
Melalui penggunaan media elektronik media elektronik maka proses pencarian,
penemuan, pendistribusian, dan juga pengolahan data akan dapat dilakukan dengan
waktu yang singkat.
2. Kemudahan
Kita akan diberikan kemudahan dalam hal pencarian, penemuan, pendistribusian dan
juga pengolahan data, cukup member perintah kepada media tersebut, maka media
tersebut akan mengerjakan apa yang diperintahkan.

3. Kehematan
Penggunaan media elektronik kita bisa menggunakan lebih sedikit tenaga, pikiran dan
juga biaya yang diperlukan dalam pengelolaan arsip.

Menurut (Sutisna, 2013:27), Electronic Filing System mempunyai beberapa kelebihan

yaitu:
1. Cepat ditemukan
2. Pengindeksan yang fleksibel
3. Pencarian secara full-text
4. Kecil kemungkinan file hilang
5. Menghemat tempat
6. Mengarsip secara digital

24
 7. Berbagi arsip secara mudah
8. Meningkatkan keamanan
9. Mudah dalam me-recovery data

2.1.4 Fitur Program IWSM

EFS memiliki kemampuan untuk membuat struktur database beragam dan dapat
membatasi hak akses bagi user. Sesuai kebutuhan Anda, EFS yang ditawarkan memiliki
fitur-fitur sebagai berikut.
1. Kemampuan mengakses dokumen secara elektronik
Dokumen akan disimpan di server sistem pengarsipan dan user bisa mengakses
dokumen tersebut secara elektronik. Dengan EFS, dokumen dapat diakses oleh lebih
dari satu user dalam waktu bersamaan. Hal ini dapat dilakukan dengan mengimpor
gambar arsip tersebut berupa foto yang berformat .jpg. dalam mengimpor foto, kita
dapat menggunakan berbagai sumber, diantaranya adalah:
a) Pull Scan dari scanner seri DR menggunakan ISIS/TWAIN drivers
b) Pull Scan dari mesin seri iR menggunakan Network TWAIN drivers
c) Push Scan dari mesin seri iR menggunakan Send Function (SMB protocol)
d) Import file TIFF, BMP, JPG files dari PC
2. Fungsi pencarian dokumen berdasarkan pengelompokan
Tiap-tiap dokumen akan diberikan pengelompokan dan fitur untuk mengindeks yang
dapat menjadi pengenal atau petunjuk untuk memudahkan tempat penyimpanan
arsip, sehingga mudah untuk ditemukan kembali, misalnya Judul File, Jenis
Dokumen, Nama Dokumen, dan sebagainya. User bisa mencari dokumen
berdasarkan profil tersebut. Adapun fitur IWSM untuk melakukan indeksnya adalah
berupa:
a) Automatic indexing by Form recognition
b) Automatic indexing by Zone OCR
c) Automatic indexing by Barcode recognition
d) Manual indexing
3. Database yang handal
Database sistem ini dioptimalkan untuk menyimpan data dokumen statis (tidak
berubah). Karenanya, pencarian dokumen bisa dilakukan dalam waktu singkat.
4. Kontrol Akses
Pengaksesan dokumen dilindungi dengan password agar hanya user yang diberi
wewenang yang dapat mengaksesnya.
2.1.5 Membuat Lemari Virtual Penyimpanan Arsip Elektronik
Pembuatan sistem kearsipan manual memerlukan adanya lemari penyimpanan arsip.
Begitupun sama halnya dengan sistem pengarsipan elektronik yang juga harus memiliki
lemari virtual, lemari virtual ini disebut Workgroup. Dalam workgroup ini, dapat berisi

25
laci-laci yang kita sebut Worksheet template, kemudian sekat laci virtual atau bisa disebut
Worksheet, dan field yang merupakan isi dari dokumen arsip itu sendiri.

A. Membuat Lemari Virtual (Workgroup)

Langkah-langkah untuk membuat Workgroup dalam aplikasi Image Ware Scan
Manager (IWSM) adalah sebagai berikut:
1) Langkah pertama adalah dengan melakukan persiapan, yakni membuat folder di
File Manager PC Anda. Anda dapat meletakkannya di folder D atau C dengan nama
perusahaan Anda. Kemudian di bagian dalam folder tersebut, buatlah nama
departemen-departemen yang ada di perusahaan Anda. Sebagai contoh, disini saya
menggunakan folder C untuk menyimpan file, dan memberi nama PT KAI Persero
untuk Workgroup, dan diisi nama-nama departemen perusahaan.

2) Kemudian, jalankan aplikasi IWSM

Gambar 3 Penyimpanan File di File Manager

26
3) Setelah itu, pada IWSM pilih [tools] kemudian [login to workgroup] seperti yang
dapat kita lihat pada Gambar 4.

Gambar 4 Login to Workgroup

4) Ketika muncul pop-up seperti pada Gambar 5, kemudian klik tombol [Select].
5) Kemudian akan muncul dialog box seperti pada Gambar 6, kemudian klik [Create

Gambar 5 Pop-up Login to Workgroup

New].

27
 Gambar 6 Dialog Box Create New Workgroup

6) Kemudian, masukan nama workgroup dengan mengisi field [Name] dengan

departemen, kemudian [browse] pada path dan pilih tempat yang telah kita
sediakan sebelumnya pada langkah ke 1) satu. Seperti dapat kita lihat pada Gambar
7.

Gambar 7 Field Create New Workgroup

7) Kemudian klik [OK] dan Workgroup akan muncul seperti pada Gambar 8. Setelah
itu klik [OK] lagi.

28
 Gambar 8 Tampilan Workgroup Baru

8) Pada dialog box seperti pada Gambar 9, isi field [Username] dengan ADMIN dan
field [Password] dengan ADMIN.

Gambar 9 Login to Workgroup Input Password

9) Kemudian klik [OK] dan tunggu sesaat seperti Gambar 10.

Gambar 10 Loading Login to Workgroup

29
 10) Maka timbul jendela seperti pada Gambar 11 berisi penjelasan mengenai
Worksheet Template, Form Types, Automatic Indexing Batch, dan Job. Apabila
kita ingin mengetahui lebih lanjut, kita dapat mengklik icon/gambar sesuai dengan
yang ingin kita ketahui. Kemudian, apabila selesai mencari tahu lebih lanjut, kita

Gambar 11 Automatic Indexing Tutorial

bisa klik [Close] pada pojok kanan bawah.

11) Maka Workgroup atau lemari virtual telah berhasil dibuat.

B. Membuat Laci Virtual (Worksheet Template)

Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat laci virtual/Worksheet Template:
1) Pada menu [Tools] pilih [Worksheet Template]

Gambar 12 Tools and Worksheet Templates

30
2) Kemudian klik [New] untuk membuat Worksheet Templates baru.

Gambar 13 New Worksheet Template

3) Pada menu pop-up New Worksheet Template, masukan nama worksheet template
baru pada field [Template Name], kemudian membuat kebutuhan field untuk
kearsipannya pada [Field Titles] dengan klik [New] seperti pada Gambar 14.

Gambar 14 Creating Fields on Worksheet Template

31
4) Setelah itu, kita bisa mengisi nama field pada field [Name] kemudian bisa memilih
tipe data yang akan dimasukkan nantinya, bisa dengan Text/Tulisan,
Numeric/Angka, Date/Tanggal, Memo/Keterangan pada field [Type], dan kita pun
dapat memilih banyaknya jumlah karakter yang dibutuhkan pada field [Length].
Kemudian, setelah selesai, bisa mengklik [OK] seperti yang dapat kita lihat pada

Gambar 15 Pengisian New Field

Gambar 15.

32
 5) Setelah selesai membuat field, akan muncul dialog box seperti Gambar 16, dan klik
[Yes].

Gambar 17 New Worksheet Template Confirmation

Gambar 16 Dialog Box Create New Worksheet Template

6) Kemudian klik [OK] sebagai tanda mengkonfirmasi telah dibuatnya Worksheet

Template.
7) Worksheet Template atau laci virtual telah berhasil dibuat.

C. Membuat Sekat Laci Virtual (Worksheet)

Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat sekat laci virtual/Worksheet:
1) Setelah melakukan step 6) pada langkah-langkah membuat Worksheet Template, akan
muncul Pop-up seperti pada Gambar 18, kita dapat mengisi field [Name] dengan nama
worksheet yang ingin kita buat, kemudian klik [OK]
2) Kemudian klik [Yes] untuk mengkonfirmasi

Gambar 18 New Worksheet Pop-up

Gambar 19 Confirmation New Worksheet

33
3) Apabila tidak muncul pop-up seperti pada Gambar 18, kita dapat mengklik
[Worksheet] pada menu toolbar, kemudian klik [New] seperti pada Gambar 20.

Gambar 20 New Worksheet from Toolbar

4) Kemudian akan muncul pop-up seperti pada Gambar 21, dan kita dapat melakukan
langkah-langkah seperti pada step 1) di langkah pertama, dengan mengisi nama
worksheet. Kemudian klik [OK].

Gambar 21 New Worksheet from Toolbar Field Name

5) Setelah itu klik [Yes] untuk konfirmasi

34
 6) Sekat Laci Virtual atau Worksheet telah selesai dibuat, dengan tampilan akhir seperti
pada Gambar 22.

Gambar 22 Tampilan Akhir New Worksheet

2.1.6 Memasukan atau Menyimpan Dokumen-dokumen

Pada IWSM, kita dapat mengimpor dokumen-dokumen yang kita butuhkan untuk
mengarsip. Berikut adalah langkah-langkah untuk mengimpor dokumen:
A. Metode Scan
Dokumen dapat diimpor dengan berbagai metode salah satu nya metode dengan
menggunakan scanner. Berikut adalah cara meng-scan dokumen-dokumen dan
menyimpannya dalam data worksheet yang tersedia dengan syarat sebagai berikut:
1. Worksheet telah dibuat
2. Scanner mendukung untuk melakukan scan dua sisi
3. Scanner yang digunakan mendukung untuk pengisian kertas otomatis

Prosedurnya adalah sebagai berikut:

1) Pilih dokumen/halaman pada worksheet untuk dilampirkan ke dalam scan dokumen
2) Dari menu [File] pilih [Scan] seperti pada Gambar 23.

35
 Gambar 23 Impor Menggunakan Scanner

3) Pilih scanner yang akan digunakan, klik [OK] kemudian klik [Start] seperti pada
Gambar 24.

Gambar 24 Pilih Scanner

4) Setelah selesai dilampirkan, pilih dokumen, kemudian pilih [Append] dalam

[Append/Insert Page] window seperti pada Gambar 25.

36
 Gambar 25 Append/Insert Page

5) Jika memasukkan sebelum halaman khusus, pilih [Masukan Sebelum Halaman#]

di dalam [Append/Insert Page] window

Gambar 27 Insert Sebelum Halaman Tertentu

37
B. Mengatur Scanner
Mengatur Scanner Alat Scanner yang telah diinstalkan pada computer dapatdigunakan
untuk memasukan data-data dokumen ke dalam worksheet.
1) Klik [File] pilih [Scan]
2) Atur dokumen dalam scanner
3) Klik tombol [Preview]
4) Klik dua kali [Scanner Settings] untuk merubah kualitas gambar
5) Pengaturan scanner
Pilih mode scanning pada dokumen.dokumen
yang paling banyak dapat di scan dalam kondisi
[MODE] maksimum dengan pengaturan [black and white],
jenis dan nomor dalam pengaturan [color, gray
scale, etc]. Boleh berbeda tergantung pada scanner
Pilih turned off ketika tidak ada pilihan. Ini dapat
digunakan untuk meng-scan dokumen hanya
[Dither] dengan karakter atau dengan ilustrasi bayangan
dan bentuk yang sederhana. Pilih turned on ketika
[error disffusion]. Ini dapat meng-scan untuk
merubah foto atau gambar
Pilih resolusi untuk membaca sekilas. Pilih 200
[Dots per Inch] dpii atau 300 dpi di dalam menu pull down.
Ukuran dokumen besar ketika memilih 300 dpi.
[Page Size] Pilih ukuran menurut dokumen yang akan di scan
Brightness dalam meng-scan gambar dapat
disesuaikan. Pilih [manual] dan geser ke samping
[Brightness]
dengan kursor untuk menyesuaikan brightness.
Pilih [automatic] untuk mengotomatisasi gambar
dengan warna terang yang maksimum.
Kontras dalam meng-scan gambar dapat
ditambahkan. Pilih [manual] dan geser ke samping
[Contrast] dengan kursor untuk menyesuaikan kontras. Pilih
[automatic] untuk mengotomatisasikan menambah
gambar dengan kontras yang maksimum. Ini diatur
di [automatic] di DR-3020
Tabel 1 Pengaturan Scanner

6) Klik tombol [area] untuk mengatur area yang akan di scan. Maka akan tampil [set
scanning area] window
7) Mengatur area yang akan di scan
[Units] Ukuran-ukuran dapat dipilih dengan inchi,
millimeter dan pixels

38
 [X Position] Isikan jarak garis mendatar (horizontal) dari tepi
kiri atas kertas untuk memulai scanning
[Y Position] Isikan jarak garis vertikal dari tepi kiri atas
kertas untuk memulai scanning
[Width] Masukan berapa lebar pada scanning area.

[Length] Masukan berapa panjang pada scan area.

Tabel 2 Pengaturan Area yang Discan

8) Klik tombol [OK]

9) Klik dua kali [More Scanning Settings] untuk megnatur pilihan lebih rinci.
10) Pengaturan secara rinci
[SCAN OPTION]
[High Speed Scanning]
[Manual Scanning]
[Page Size Detection]
[Control Sheet Detection]
[None]
Dengan pengaturan ini, dokumen
akan di scan
dengan kecepatan tinggi dengan
mengurangi
resolusi garis vertical. Image dari
scanned diubah
sampai 300 dpi dan disimpan
Halaman-hallaman dapat
dikerjakan secara
manual. Jika detiknya telah
dispesifikasikan
sebelum halaman dokumen diatur,
berarti scanning
sudah berakhir/selesai
Ukuran halaman dari dokumen
yang diatur dalam
scanner akan terdeteksi secara
otomatis.
Pengaturan ukuran halaman dan
daerah scanning
akan gagal/tidak berhasil.
Scanning dengan control sheet
sangat
memungkinkan. Pilihlah pilihan
dari scanner
ketika meng-scan dengan control
sheet dari yang
sebelumnya.
Control sheet tidak terdeteksi

39
 [Detect and Scan Control Ketika control sheet terdeteksi,
Sheet, Continue berarti itu sudah
Scanning] terekam sebelum meng-scan
halaman selanjutnya
[Detect and Scan Control Ketika control sheet
Sheet, Continue terdeteksi,berarti itu tidak
Scanning] terekam sebelum meng-scan
halaman selanjutnya
[Detect and Scan Control Ketika control sheet
Sheet, Stop Scanning] terdeteksi,berarti itu terekam
dan scanning berhenti
[Detect and Scan Control Ketika control sheet terdeteksi
Sheet, Stop Scanning] berarti itu tidak
terekam dan scanning berhenti
Tabel 3 Pengaturan Rinci

Catatan: jangan menggunakan pengaturan ini jika scanner tidak mendukung

kegunaan dari control sheet. Sebaliknya ganti dengan pengaturan manual di scanner
tersebut untuk mengatur rinciannya.
11) Klik tombol [OK]
12) Tutup window [Preview]
C. Mengimpor Dokumen yang telah Ada di PC
Dokumen yang telah diinput sebelumnya ke PC, dapat kita impor ke IWSM, dengan
cara:

40
1) Klik data yang ingin diinput gambar atau dokumen, sehingga menjadi blok biru
seperti pada Gambar 28

Gambar 28 Klik Data sebelum Import Dokumen

2) Klik [File] pada toolbar, kemudian klik [Impor]

41
 Gambar 29 Import Document from PC

3) Kemudian pilih [Import from File] pada kolom [Value] dan [Image Source]
pada kolom [Setting], kemudian klik [Start]

Gambar 30 Document Capture Panel Image Source Import from PC

42
4) Kemudian akan muncul pop-up seperti ini, silakan tunggu

Gambar 231 Document Capture Panel Loading

5) Setelah itu, pilih dokumen yang akan diimpor, melalui pop-up Import Documents
seperti pada Gambar 32, kemudian doubleclick atau klik [Open]

Gambar 32 Import Documents from File Explorer

6) Setelah dokumen dipilih, maka akan terinput ke data yang kita klik pada step 1) di
awal. Maka, import dokumen yang telah ada di PC telah berhasil. Sehingga,
tampilan akhirnya akan seperti pada Gambar 33.

43
 Gambar 33 Dokumen yang telah Diimpor ke Data di IWSM

D. Mengimpor Dokumen Double-Sided

Dokumen dan dua sisi halaman bisa dibagi dalam Image Window. Dokumen yang
mempunyai banyak halaman bisa di bagi menjadi dua dokumen yang terpisah. Dua sisi
halaman (halaman depan dan halaman belakang) dapat dibagi menjadi dua halaman
yang saling bebas. Pembagian dokumen dengan banyak halaman:
1) Tampilkan halaman yang akan menjadi halaman pertama dari dua dokumen
dalam Image Window
2) Dari menu [File], pilih [Divide] kemudian [Divide Document by Pages] seperti
yang terlihat pada Gambar 34.

44
 Gambar 24 Menu Divide Document by Pages

3) Jika diberi label halaman seperti pada Gambar 35, maka dialog box akan
menampilkan konfirmasi tentang pelabelan yang dilanjutkan atau tidak, seperti
pada Gambar 37, kemudian klik [Yes]. Apabila tidak dilabeli, maka setelah
tampilan Gambar 36, langkah selanjutnya adalah klik [OK]

45
 Gambar 35 Tagged Pages, Halaman yang dilabeli

Gambar 36 Divide Document by Pages Pop-up

Gambar 37 Divide Document Confirmation

E. Menyimpan Dokumen yang telah Diimpor dalam Sebuah Baru

Buatlah dokumen baru pada index data ke dalam Worksheet kemudian scan
dokumen untuk itu dapat ditampilkan. Perhatikan prosedur di bawah ini:

46
1) Klik dokumen baru melalui toolbar [Worksheet] kemudian [New]

Gambar 38 New Worksheet untuk New Document

2) Dari menu [Edit] pilih [Edit Mode]

Gambar 39 Edit Mode for New Document

47
3) Buat data dokumen baru dan isi secara teliti
4) Kemudian klik dokumen secara teliti ke dalam dokumen yang akan dipindahkan
5) Dari menu [File], pilih [Scan]
6) Klik dua kali [pages per document]
7) Pilih metode penyimpanan dokumen dalam [pages per document] dan klik tombol
[OK]
8) Pengaturan [Double Sided], [Orientation] dan [Display Image]
9) Atur dokumen dalam scanner
10) Klik tombol [Start]
11) Sesudah di scan klik tombol [Close]

48
 12) Setelah diimpor, maka hasil tampilan akhirnya akan seperti pada Gambar 40.

Gambar 40 Tampilan Akhir Import Document

F. Mengimpor Dokumen dengan Jumlah Tertentu dengan Memasukkan Data

Indeks

49
1) Klik kiri pada field pertama untuk mengkopi data indeks dan drag mouse untuk
memilih field yang dicopy.

Gambar 41 Worksheet

2) Pada menu [Edit] dan pilih menu [Copy Index].

Gambar 42 Copy Index

50
3) Pada worksheet, klik new document sebagai tujuan dokumen yang akan diimpor.
4) Klik field untuk memulai paste data indeks atau drag mouse

Gambar 43 Drag Menggunakan Mouse

5) Setelah itu, pilih menu [Edit] dan klik [Paste Index].

Gambar 44 Paste Index

6) Pilih menu [File] dan klik submenu [Scan], lalu akan muncul jendela [Document
Capture Panel] dan Dobel klik [Pages per document].

51
 Gambar 45 Pages per Document

7) Setelah itu pilih fitur dalam jendela Pager per document, pilih [Single page
documents] atau [#-page documents] dan klik [OK].

Gambar 46 Submenu Pages per Documents

G. Mengimpor Menggunakan Image Window

52
- Mengimpor dari Scanner
1) Pada menu [File] pilih submenu [Scan] dalam Image Window.
2) Setelah itu pilih salah satu sub menu yang berada dalam submenu Scan

Gambar 47 Menu File Scan

- Mengimpor Image Document

1) Pada menu [File] lalu klik [Import] dalam Image Window.

53
 2) Pilih salah satu sub menu yang tertera

Gambar 48 File Import

H. Mengimpor Window Image Data ke dalam Worksheet

1) Klik worksheet tujuan data image akan diimpor.

54
2) Setelah itu pilih menu [File] dan klik submenu [Import]

Gambar 49 File Import

3) Pada jendela Document Capture Panel, klik dobel pada [Image source].

55
 Gambar 50 Image Source

4) Lalu, klik [Import from file] dan klik [OK].

Gambar 51 Import from File

56
 5) Setelah itu klik [Start] pada jendela [Import documents] yang muncul.
6) Lalu, pilih image document yang diimpor dan klik [Open].

Gambar 52 Import Documents

2.1.7 Mengindeks Dokumen

Data Index dapat dimasukkan sebagai data yang diimpor menggunakan scanner atau
fungsi impor. Jika mengimpor data multi-halaman sebagai dokumen, memasukkan
data indeks pada saat impor. Pengindeksan akan selesai pada waktu yang sama ketika
proses impor selesai. Untuk datamulti-halaman dokumen impor sebagai salah satu
halaman, data indeks apapun yang Anda masukkan ketika mengimpor dokumen
pertama secara otomatis diterapkan pada dokumen berikutnya. Setelah pengindeksan
selesai, anda dapat memodifikasi data index dengan cara mengedit.
Contoh yang diberikan di bawah ini menunjukkan cara memasukkan data indeks saat
mengimpor dokumen dari scanner.
1) Memilih lembar kerja tujuan.
2) Pilih dokumen baru.

57
 Gambar 53 Pilih New Documents Index Sample

3) Dokumen baru dipilih dan disorot.

4) Dari menu [File], pilih [Scan].
5) [Dokumen Capture Panel] ditampilkan.
6) Klik dua kali [Indeks default].

Gambar 54 Document Capture Pannel

7) [Edit Data Indeks] kotak dialog ditampilkan.

8) Pilih dan masukkan data indeks dari keyboard atau drop-down daftar kotak.

58
 Gambar 55 Edit Index Data

CATATAN
- Kotak daftar drop-down menunjukkan 20 item data yang Anda masukkan sebelumnya.
- Karena data indeks yang dimasukkan di sini digunakan untuk semua dokumen impor, maka
dianjurkan agar Anda memasukkan data indeks yang umum bagi semua dokumen.
PENTING
Jenis nilai yang Anda dapat masukkan sebagai data indeks bervariasi sesuai dengan target
database. Untuk informasi lebih lanjut, lihat manual instruksi untuk target database yang Anda
gunakan.
Jenis nilai yang dapat dimasukkan ke dalam bidang ini ditentukan oleh template.
a. Field jenis text
b. Field jenis nomor
c. Field jenis tanggal
d. Field jenis memo
e. Field dengan kata kunci

9) Setelah menyelesaikan masuknya data indeks, klik [OK] di [Edit Data Indeks] kotak dialog.
2.1.8 Mengatur Dokumen Image Window

Gambar 56 Edit Data Indeks

59
1. Membuka Dan Menutup Image Window

A. Membuka Image Window

1. Pilih dokumen image window yang ingin ditampilkan dari daftar dokumen worksheet

Gambar 57 Dokumen Worksheet Image Window

2. Pilih [FILE] → pilih [OPEN] → pilih [OPEN DOCUMENT]

Gambar 58 Open Document

3. Image window berhasil ditampilkan

60

Gambar 59 Tampilan Akhir Image Window

Note: cara cepat bisa menggunakan dengan cara mengklik dua kali pada dokumen di daftar
dokumen worksheet yang ingin ditampilkan.
B. Gambaran Image Window Dan Worksheet

1. Tampilkan dokumen yang ingin ditampilkan dengan cara seperti diatas.

Gambar 60 Tampilan Dokumen

2. Setelah itu pilih menu [Window] dan pilih:

- [Tile With Image Windows Horizontal]

Image window dan worksheet akan ditampilkan bersamaan secara horizontal

Gambar 61 Tampilan Dokumen Tile Horizontal

61
- [Tile With Image Windows Vertikal]
Image window dan worksheet akan ditampilkan bersamaan secara vertikal

Gambar 62 Image Window Tampilan Tile Vertikal

C. Membuka Beberapa Image Windows

1. Tampilkan dokumen yang ingin ditampilkan dengan cara seperti diatas.

Gambar 63 Tampilan Dokumen

2. Pilih dokumen kedua, ketiga atau lainnya yang ingin ditampilkan secara bersamaan
dengan cara [File] → pilih [Open] → [Open Document In New Image Window]

Gambar 64 Open Document in New Image Window

62
 3. Beberapa gambar dokumen yang sudah ditampilkan bersama

Gambar 65 Tampilan Dokumen yang Tampil Bersama

D. Menutup image window

1. Pilih image window yang akan di tutup

Gambar 66 Pillih Window untuk Menutup

Image Window

2. Lalu pilih menu [File] → pilih [Close Image Window]

63
Gambar 67 Close Image Window
Note: Untuk menutup image window dapat juga dilakukan dengan klik tanda x (close) disudut
kanan atas image windows atau mengkilik alt + F

E. Menutup Atau Lebih Image Windows

1. Dari menu [Window] pilih [Close All Image Window]

Gambar 68 Close All Image Window

2. Lalu pada kotak konfirmasi klik [Yes]

Gambar 69 Confirmation Dialog Box

3. Maka seluruh image windows akan ditutup

64
Gambar 70 All Windows Closed
2. Mengubah tampilan

A. Mengubah Tampilan Dokumen

1. Pilih salah satu dari menu [Go To] dari submenu [View] di image window

Gambar 71 Go To View

- [Next Document] untuk mengganti dokumen setelah dokumen yang sedang

ditampilkan
- [Previous Document] untuk mengganti dokumen sebelum dokumen yang sedang
ditampilkan
- [First Document] untuk mengganti atau menampilkan dokumen pertama
- [Last Document] untuk mengganti atau menampilkan dokumen pertama
- [Go To Document] spesifikasi dokumen menggunakan nomor dokumen. Masuk ke
nomor dokumen di [go to document] lalu klik [Ok]
Contoh :

Gambar 73 Highlight Berpindah Dokumen

Gambar 72 Proses Go To Document

65
B. Mengubah Tampilan Halaman

• Mengganti Halaman Dengan Menu

1. Buka dokumen yang berada di daftar worksheet. Lalu pilih menu [File] dan pilih [Go
To], lalu pilih salah satu fitur menu yang akan digunakan:

Gambar 74 Pilih Menu yang akan Digunakan

- [Next Page] tampilkan halaman berikutnya

- [Previous Page] tampilkan halaman sebelumnya
- [First Page] tampilkan halaman pertama
- [Last Page] tampilkan halaman berikutnya
- [Go To Page] spesifikasi dokumen menggunakan nomor dokumen. Masuk ke
nomor dokumen di [Go To 12 Document] lalu klik [Ok]

Gambar 75 Go to Page

- [Other Side Of Page] tampilkan sisi yang lain dari dokumen yang memiliki dua
sisi

66
C. Mengganti Halaman Dengan Page Scroll Bar

Gambar 76 Page Scroll Bar

- Displaying The Next/Previous Page Tekan dan pindahkan batang secara horizontal
atau klik tombol panah horizontal
- Displaying The First/Last Page Klik tombol panah yang tersedia secara vertikal

D. Mengubah Tampilan Halaman

1. Buka dokumen image windows, lalu pilih [View] di image window dan pilih
[Thumbnail]

Gambar 77 View Thumbnail

67
 2. Jendela thumbnail akan tampil.

Gambar 78 Tampilan Jendela Thumbnail

3. Klik thumbnail dari dokumen yang akan ditampilkan, halaman yang diklik (warna
kuning) adalah halaman yang ditampilkan

3. Zooming/Out

A. Zooming Image Window Dari Menu

1. Buka dokumen di image window yang akan di zoom, lalu pilih menu [View] di image
window, dan pilih [Scale], lalu pilih salah satu menu yang akan diiinginkan.

Gambar 79 Scale Fit to Width

68
- [Fit To Width] halaman yang diperkecil atau diperbesar sesuai dengan lebar window
halaman window.

Gambar 80 Tampilan Page Full Width

- [Fit To Page] halaman yang berukuran sesuai dengan ukuran saat page window.

Gambar 81 Tampilan Page Window

69
- [Zoom In] halaman yang diperbesar. Ulangi tindakan ini untuk memperbesar lebih
lanjut.

Gambar 82 Tampilan Zoom In

- [Zoom Out] halaman yang diperkecil. Ulangi tindakan ini untuk memperkecil lebih
lanjut. Pilihan yang dipilih dijalankan

Gambar 83 Tampilan Zoom Out

70
B. Menampilkan Bagian Wilayah Window Tertentu Di Pan Window

1. Zoom-in pada image window sesuai kebutuhan

Gambar 84 Zoom in Page Sesuai Kebutuhan

2. Pilih menu [View] di image windows, lalu pilih [pan window]

Gambar 85 Pan Window pada View

3. Untuk memindahkan layar yang ingin ditampilkan, tarik daerah hitam di pan window
dengan menekan tombol kiri pada mouse

71
 Gambar 86 Drag Mouse untuk Daerah Hitam di Pan Window

C. Zoom – In Specified Area Menggunakan Mouse

1. Tentukan daerah dokumen image window yang akan di zoom

2. Tekan dan tahan tombol mouse sebelah kanan di salah satu sudut dokumen image
window yang akan di zoom. Lalu geser mouse, sampai keluar persegi panjang peng-
zoom keluar.

Gambar 87 Drag Mouse untuk Sudut Dokumen

72
3. Lalu drag persegi panjang tersebut sesuai kebutuhan dokumen image window yang
akan di zoom, dan akan tertampil sebuah pop – up

Gambar 88 Tampilan Pop-up setelah Drag Mouse

4. Lalu pilih menu [Zoom In On Clipboard Area], dan area yang ingin di zoom pun
akan di perbesar

Gambar 89 Tampilan Zoom In setelah Clipping Area

73
4. Rotasi halaman

A. Merotasi Halaman
1. Buka dokumen image window, lalu pilih menu [View], dan pilih [Rotate]

Gambar 90 View Rotate

- [Original Orientation] orientasi asli didirikan pada “image window” adalah

dipulihkan.
- [Rotate 90] halaman berputar 90 derajat searah jarum jam.
- [Rotate -90] halaman berputar 90 derajat berlawanan jarum jam.
- [Rotate180] halaman yang berputar 180 derajat.
Contoh image window hasil rotate 90

Gambar 91 Hasil Rotate +90 derajat

74
 B. Penyimpanan Halaman yang Dirotasi
1. Pilih menu view lalu pilih salah satu opsi di bawah dalam submenu [rotate] dari
menu [view] dalam “image window”.

Gambar 92 Save Image Orientation (Displaed Page)

- [Save Image Orientation (Display Page)] hanya menyimpan halaman yang sedang
ditampilkan.
- [Save Image Orientation (All Pages)] menyimpan semua halaman. Informasi rotasi
disimpan dalam halaman-halaman.

5. Pengoreksian Halaman

A. Men-Deskew Halaman
1. Klik kanan pada gambar yang telah di import ➞ [Open Document].
2. Pilih menu [View] ➞ [Plug-in] ➞ [Apply Plug-in] dalam “Image Window”
[Apply Plug-in] kotak dialog ditampilkan.

75
 Gambar 93 Apply Plugin

3. Pilih plug-in jika kita ingin menjalankan ➞ klik [Apply].

Gambar 94 Deskew Border Removal

- [Adjust Orientation]
Setiap memiringkan dokumen tersebut secara otomatis terdeteksi dan diperbaiki.
- [Deskew (border removal)]
Memiringkan dokumen yang terdeteksi dari perbatasan dan otomatis diperbaiki.
- [Deskew ( string detection)]
Memiringkan dokumen terdeteksi dari string dan secara otomatis diperbaiki.
Halaman yang deskewed.

76
B. Pengoreksian Beberapa Halaman

1. Dari menu [View] di Image Window ➞ Pilih [Batch Apply Plug-in].

Gambar 95 Batch Apply Plugin

2. The [Batch Apply Plug-in] kotak dialog ditampilkan.

Gambar 96 Dialog Batch Apply Plugin

3. Mengkonfigurasi [page from each documents] dan [apply plug-in] ➞ klik [OK]

77

Gambar 97 Loading Apply Plugin to

Page from Each Documents
C. Memaksimalkan Tampilan

a. Berpindah dari Image Window ke Window Utama

1. [Window] menu dalam Image Window ➞ [Display Worksheet]

Gambar 99 Tampilan Display Worksheet

Gambar 98 Klik Display Worksheet

b. Window yang aktif beralih ke tampilan lembar kerja

1. [Window] menu dalam Image Window ➞ [Display Worksheet (Synchronized)]

Gambar 101 Tampilan Beralih ke Worksheet yang Aktif

Gambar 100 Display Worksheet Synchronized

78
 Dokumen ditampilkan dalam “Image Window” aktif saat window beralih ke lembar
kerja lain.

D. Menampilkan Beberapa Jendela Halaman

1. [Window] pada Image Windows ➞ pilih [New Page Window]. Sebuah Jendela Page
akan ditampilkan.

Gambar 103 Tampilan New Page Window

Gambar 102 Klik New Page Window

2. Ulangi langkah 1 untuk membuka Window lain.

Multiple Windows akan dibuka pada Window Gambar. Terakhir dibuka Halaman
Jendela aktif. Seperti pada Gambar 104

79
Gambar 104 Multiple Window

Note : Untuk menutup Halaman Window yang tidak aktif:

- Dari menu [Window] pada Image Window, pilih [Tutup Halaman Lain Windows].
Dapat dilihat di Gambar 106 dan Gambar 105.

80
 Gambar 105 Close Other Page Windows Gambar 106 Tampilan Tanpa Page Windows
Lain

E. Mengubah Tampilan Beberapa Jendela Halaman

Ikuti prosedur di bawah ini untuk mengubah layout Windows Page ganda.
1. [Window] pada Image Window
2. [Tile] Windows Page adalah ubin.

Gambar 108 Hasil Tile

Gambar 107 Memilih Tile

81
 3. [Cascade] Windows Halaman yang bertumpuk.

Gambar 110 Hasil Cascade

Gambar 109 Mengklik Cascade

F. Meminimalkan Jendela Halaman

1. [Window] pada Image Window ➞ Pilih [Arrange icons]
Ikon akan ditampilkan di bagian bawah Window Gambar.

Gambar 112 Tampilan Akhir Arrange Icons

Gambar 111 Klik Arrange Icons

82
 4. Mengcopy Area Tertentu
1. Klik dan tahan tombol mouse sebelah kanan di salah satu sudut persegi panjang yang
akan dibentuk.

Gambar 113 Drag Mouse Membentuk Area

2. Gerakkan mouse ke pojok yang berlawanan persegi panjang, ➞ lepaskan tombol kanan.
Sebuah menu pop-up ditampilkan.

Gambar 114 Tampilan Pop-up setelah Drag Mouse Membentuk Area

- [Copy to Clipboard (Resolusi Current)]

Area yang dipilih akan disalin ke clipboard dalam resolusi layar saat ini.
- [Copy to Clipboard (Resolusi Penuh)]
Area yang dipilih akan disalin ke clipboard dalam resolusi pemindaian.

83
 - [Clipboard Tampilan Area di New Window]
Area yang dipilih akan ditampilkan di jendela baru.
- [Zoom in pada Area terpotong]
Area yang dipilih diperbesar masuk.

Contoh :
Blok dengan sudut persegi panjang ➞ Pilih [Zoom in pada Area terpotong].

Gambar 115 Klik Zoom in Clipped Area

Gambar 116 Hasil Zoom in

84
 5. Menghapus halaman
1) [File] pada Image Window ➞ Delete Page ➞ Yes.

Gambar 117 Klik Delete Page Gambar 118 Klik Yes untuk Menghapus Page

Gambar 119 Tampilan Page yang Terhapus

85
2.1.9 Mencari atau Menemukan Dokumen

A. Mencari data dengan Text field

1) Pilih Worksheet yang ingin dicari dokumennya pada menu [Window]

Gambar 120 Pilih Worksheet

2) Selanjutnya pilih menu [Edit]

Gambar 121 Klik Search atau Alt + F3

86
3) Maka akan muncul tampilan seperti ini, Selanjutnya ceklis di bagian kanan
kotak yaitu [Range]

Gambar 122 Menggunakan Filter Range

4) Maka akan muncul seperti di bawah ini, Isi dengan abjad “a” di kolom from
dan abjad “d” di Field (Nama)

Gambar 123 Pencarian Menggunakan Abjad A di Filed Nama

87
 5) Maka akan muncul nama yang berawalan Huruf ‘a” sampai nama yang
berawalan Huruf “d” pada worksheet

Gambar 124 Tampilan Data antara Range A hingga D

B. Mencari data dengan Date Field

1) Ulangi Langkah 1-3 pada “Mencari data dengan Text field”
2) Selanjutnya jika sudah menceklis Kolom Range,isi dengan tanggal yang ingin
kamu cari pada field tanggal, tetapi pada kotak [From] tidak boleh lebih besar
daripada kolom [to]. Disini saya mengisi kolom [from] di tanggal 20 arpil 2021
dan mengisi kolom [to] di tanggal 22 april 2021.

Gambar 125 Masukkan Range Tanggal yang Tercantum pada Dokumen yang ingin dicari

88
3) Maka akan muncul data dari tanggal 20 April sampai dengan tanggal 22 april

Gambar 126 Hasil Filter Menggunakan Range Tanggal

C. Menampilkan Seluruh Daftar setelah Pencarian

Setelah selesai mencari menggunakan filter, kita dapat menampilkan kembali
seluruh dokumen yang ada, atau kembali ke tampilan awal. Caranya adalah
sebagai berikut:
1) Pilih [Edit] pada menu toolbar

Gambar 127 Klik Edit pada Toolbar

89
2) Kemudian pilih [Display All Documents]

Gambar 128 Klik Display All Documents

3) Maka tampilan dokumen akan kembali seperti semula, seperti yang dapat
kita lihat pada Gambar 129.

Gambar 129 Tampilan Akhir Seluruh Dokumen

90
2.1.10 Mensortir Dokumen
1) Langkah untuk mensortir yang pertama adalah klik menu [Edit] dan
pilih submenu [Sort]

Gambar 130 Klik Menu Edit Pada Toolbar dan Sort

2) Setelah itu akan muncul jendela Sort Field, dan pada kolom Sort
Order tentukan urutan yang diinginkan.
a) Ascending mengurutakan menjadi naik
b) Descending menurutkan menjadi turun

Gambar 131 Sort Field

91
 3) Pada kolom Sort Field, pilih field yang ingin ditentukan sebagai
pengurut daftar dokumen, dan setelah itu klik [OK] dan field pun
berhasil disortir.

Gambar 132 Hasil Sort Field

2.1.11 Mencetak Dokumen

A. Mencetak Dokumen dari sebuah worksheet

1) Pilih Worksheet yang ingin kalian Cetak

Gambar 133 Pilih Worksheet

92
3) Selanjutnya Pilih [File], Lalu Pilih [ Print Document]

Gambar 134 Pilih Print Documents

4) Maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 135 dibawah

ini, pada bagian [print what] sesuaikan dengan kebutuhan
kalian.

Gambar 135 Pilih Dokumen yang Akan Dicetak

5) Selanjutnya pilih [preview] seperti pada Gambar 136 untuk

melihat dokumen yang ingin kalian cetak

93
 Gambar 136 Preview untuk Dokumen yang Akan Dicetak

6) Maka tampilannya seperti Gambar 137 di bawah ini.

Gambar 137 Tampilan Preview sebelum Dokumen Dicetak

7) Setelah selesai melihat preview klik [OK]

B. Mencetak Daftar Dokumen Dari Worksheet

1) Pilih Worksheet yang ingin kamu cetak
2) Blok semua data yang ada di dalam worksheet tersebut seperti contoh pada
Gambar 138.

94
 Gambar 138 Blok Seluruh Dokumen yang Ingin Diprint

3) Selanjutnya Pilih [File] di bagian menu.

Gambar 139 Klik File pada Toolbar

95
4) Selanjutnya Pilih [Print], lalu [Print Index Data]

Gambar 140 Print Indeks Data

5) Maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 141 di bawah ini, pada
bagian [print what] sesuaikan dengan kebutuhan kalian.

Gambar 141 Pilih Dokumen yang Akan Diprint

6) Selanjutnya pilih [preview] seperti pada Gambar 142 untuk melihat

dokumen yang ingin kalian cetak.

96
 Gambar 142 Preview untuk Dokumen yang Akan Dicetak

7) Maka tampilannya seperti Gambar 143 di bawah ini.

Gambar 143 Tampilan Preview untuk Dokumen yang Akan Diprint

8) Kemudian siap untuk dicetak dan selesai.

97
2.1.12 Merancang Sistem Kearsipan Elektronik
A. Sistem
Menurut Romney dan Steinbart (2016:3), “Sistem adalah rangkaian
dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan,
yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sebagian besar
sistem terdiridari subsistem yang lebih kecil yang mendukung sistem
yang lebih besar.

Definisi sistem menurut Anastasia Diana & Lilis Setiawati (2011:3),

Sistem merupakan “serangkaian bagian yang saling tergantung dan
bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu”. Dari pengertian
tersebut dapat simpulakan bahwa sistem adalah suatu komponen
yang terhubung satu sama lain untuk mencapai sebuah tujuan
tertentu.

Ciri-ciri sistem menurut Tatang M. Amirin (1996) adalah sebagai

berikut:
Berdasarkan Tatang M. Amirin (1996) sistem mempunyai ciri – ciri
sebagai berikut:
1. Sistem itu bersifat terbuka
2. Suatu sistem terdiri dari dua atau lebih subsistem
3. Diantara subsistem-subsistem itu terdapat saling ketergantungan,
satu sama lain saling memerlukan
4. Suatu sistem mempunyai kemampuan dengan sendirinya untuk
menyesuaikan diri dengan lingkungannya
5. Sistem itu juga mempunyai kemampuan untuk mengatur diri
sendiri.
6. Sistem itu mempunyai tujuan / sasaran.

Berdasarkan pandangan dari Jogiyanto (2003) sistem dapat

diklasifikasikan menjadi 3 yaitu:
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik.
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide
yang tidak tampak secara fisik, sedangkan sistem fisik merupakan
sistem yang ada secara fisik.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan
manusia.
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam,
tidak dibuat manusia, sedangkan sistem buatan manusia adalah
sistem yang dirancang oleh manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu dan sistem tak
tentu.

98
 Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah
laku yang sudah dapat diprediksi, sedangkan sistem tak tentu
adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi
karena mengandung unsur probabilitas.
B. Sub Sistem Informasi
Sub Sistem Informasi yang akan dibahas di sini adalah Sub Sistem
yang menggunakan komputer, atau bisa kita sebut sebagai komputer
sebagai sub sistem informasi. Menurut Sedarmayanti (2001: 68)
“komputer adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat
melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksi atau
program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan
keterangan bilamana diperlukan”. Sedangkan menurut Sanders
(dalam Jogiyanto, 2003) komputer adalah sistem elektronik untuk
memanipulasi data yang cepat dan tepat serta dirancang dan
diorganisasikan supaya secara otomatis untuk menerima dan
menyimpan data input, memprosesnya dan menghasilkan output di
bawah pengawasan suatu langkah-langkah instruksi program yang
tersimpan di memori (stored program). Dari definisi tersebut dapat
disimpulkan bahwa komputer merupakan sebuah alat elektronik yang
dapat mengolah dan menyimpan data sehingga menghasilkan suatu
informasi.

Menurut Jogiyanto (2003) suatu proses pengolahan data dalam

komputer terdiri dari 3 tahapan dasar yang disebut dengan siklus
pengolahan data (data processing cycle), yang terdiri dari:
1. Input yaitu proses memasukkan data ke dalam proses komputer
melalui alat input (input device).
2. Processing, merupakan proses pengolahan dan data yang sudah
dimasukkan ke dalam komputer yang dilakukan oleh alat
pemroses (processing device).
3. Output, merupakan proses menghasilkan keluaran dan hasil
pengolahan data ke alat output (output device), yaitu berupa
informasi.

C. Sistem dalam Kearsipan

Sistem kearsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip
secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, nomor huruf
ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang
terkait. (Ernawati, 2004). Sedangkan menurut Sugiarto (2005),
system kearsipan adalah sistem yang dipergunakan pada
penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat
diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat

99
dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-waktu
dibutuhkan.

Berdasarkan kedua pengertian di atas disimpulkan bahwa sistem

kearsipan adalah sebuah sistem atau tata cara pengaturan
penyimpanan sebuah dokumen atau arsip agar tersusun dengan baik
dan dapat ditemukan dengan cepat apabila dibutuhkan.

Menurut Amsyah (2003) ada lima macam sistem penyimpanan arsip,

yaitu:
1) Sistem Abjad
Menurut Amsyah (2003) sistem abjad adalah sistem
penyimpanan dokumen berdasarkan urutan abjad dari kata
tangkap (nama) dokumen bersangkutan. Nama terdiri dari 2 (dua)
jenis yaitu nama orang dan nama badan. Nama orang (nama
individu) terdiri dari nama lengkap dan nama tunggal. Nama
badan terdiri dari nama badan pemerintahaan, nama badan
swasta, dan nama organisasi.
Sedangkan menurut sedarmayanti (2003) sistem abjad adalah
salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan
untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai Z dengan
berpedoman pada peraturan mengindeks.
Adapun keuntungan dari penggunaan sistem abjad ini adalah:
1. Dokumen yang bersalah dari satu nama (nama individu dan
nama badan) yang sama akan berkelompok menjadi satu.
2. Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui
nama pengirim yang dikirimi surat, tanpa mempergunakan
indeks. Karena itu disebut sebagai sistem langsung.
3. Susunan guide dan folder sederhana.
4. Mudah dikerjakan dan cepat di dalam penemuan.

Kerugian dari system abjad adalah:

1. Pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan
melalui bagian nama yang lain seperti nama depan atau
panggilan, tetapi harus melalui nama belakang (lastname).
2. Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungan satu
sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya akan terletak
terpisah di dalam penyimpanan.
3. Ejaan huruf sering berubah seperti oe-u, dj-j, ch-kh, tj-c,
sedangkan nama orang tertulis berdasarkan kemajuan ejaan
masing-masing.
4. Harus mempergunakan peraturan mengindeks.

100
2) Sistem Subjek
Menurut sedarmayanti (2003) sistem subjek adalah salah satu
penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan
dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan
yan menggunakan sistem ini. Untuk sistem yang meliputi istilah
subjek yang banyak, diperlukan adanya daftar klasifikasi subjek
agas istilah-istilah yang dipergunakan untuk mengelompokkan
dokumen dapat dibuat tetap dan seragam. Daftar istilah tersebut
dapat dibagi menjadi 2 (dua) jenis, yaitu daftar klasifikasi subjek
standar klasifikasi subjek buatan sendiri.
1. Daftar Klasifikasi Subjek Standar
Daftar subjek ini merupakan standar umum di dunia
internasional. Daftar standar ini banyak dipergunakan untuk
mengelompokkan buku-buku di perpustakaan.
2. Daftar Klasifikasi Buatan Sendiri
Daftar klasifikasi ini merupakan daftar subjek yang
disesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan suatu kantor. Daftar
ini dibuat dengan mengumpulkan semua masalah (subjek)
yang ada pada seluruh instansi. Karena fungsi dan tugas
masing-masing unit kerja sudah jelas, maka istilah subjek
dapat diambil dari fungsi dan tugas tersebut yang disesuaikan
dengan kebutuhan suatu daftar subjek. Daftar klasifikasi
buatan sendiri dibagi menjadi 2 (dua), yaitu:
a) Daftar Klasifikasi Subjek Murni
Daftar klasifikasi subjek murni adalah daftar yang berisi
istilah-istilah subjek tanpa disertai kode (notasi) dan
disusun menurut urutan abjad.
b) Daftar Klasifikasi Subjek Berkode
Daftar klasifikasi subjek berkode adalah daftar yang berisi
istilah-istilah subjek yang dilengkapi dengan kode dari
istilah subjek bersangkutan. Kode ini berguna untuk
memudahkan mengetahui kelompok dari suatu subjek,
dan memudahkan penentuan loasi dan urutan-urutan
penyimpanan bahan-bahan dari subjek bersangkutan.
3) Sistem Nomor
Menurut Amsyah (2003) sistem nomor adalah sistem
penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai
pengganti dari nama orang atau nama badan. Sedangkan menurut
Sedarmayanti (2003) berpendapat bahwa sistem nomor
merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau
setiap masalah diberi nomor tertentu.

101
 Menurut Moekijat (1995) keuntungan yang didapat dengan
menggunakan sistem nomor ini adalah:
1. Ketelitian yang lebih besar dalam penyimpanan.
2. Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja.
3. Perluasan nomor tidak terbatas.
4. Indeks memuat seluruh nama koresponden.
5. Nomor surat dapat digunakan sebagai suatu referensi.

Sedangkan kerugian dari penggunaan sistem ini adalah:

1. Memerlukan banyak waktu untuk mengembalikan arsip pada
indeks.
2. Tidak mudah dalam menyusun arsip bermacam-macam
kertas.
3. Memakan biaya indeks dan ruang yang agak tinggi.
4. Perpindahan angka-angka mengakibatkan kesalahan dalam
penyimpanan
4) Sistem Geografis
Menurut Mamun Sutisna (2013) Sistem geografis adalah sistem
penyimpanan dokumen berdasarkan tempat (lokasi). Sistem
geografis dapat dikelola menurut 3 (tiga) tingkatan, yaitu menurut
nama Negara, nama pembagian wilayah administrasi Negara, dan
nama pembagian wilayah administrasi khusus.
Adapun kerugian yang muncul bila menggunakan sistem ini,
yaitu:
1. Diperlukan adanya suatu indeks.
2. Kemungkinan akan muncul kesalahan bila tidak memiliki
pengetahuan yang cukup mengenai pembagian wilayah
5) Sistem Kronologis
Menurut Sedarmayanti (2003) sistem kronologis adalah salah
satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan
dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan
pedomen termaksud diperhatikan dari datangnya surat.
Adapun keuntungan dari penggunaan sistem kronologis adalah
cocok digunakan untuk penggolongan secara keseluruhan,
misalnya surat-surat dalam tahun-tahun yang terpisah. Sedangkan
kerugian dari sistem ini adalah surat-surat yang masuk (diterima)
dapat menjadi terpisah dari jawaban surat-surat yang keluar
D. Perancangan Program menggunakan Komputer
Menurut Jugianto (2003) langkah – langkah mengembangkan
program komputer sebagai berikut:
1. Mendefinisikan masalah

102
 Mendifinisikan masalah dapat dilakukan dengan cara menjawab
beberapa pertanyaan seperti dibawah ini:
a) Bagaimana kondisi dan permasalahan sistem kearsipan yang
sedang digunakan?
b) Bagaimana pembuatan sistem kearsipan elektronik yang
dibutuhkan perusahaan atau instansi?
c) Bagaimana pemanfaatan dari hasil rancangan sistem
kearsipan elektronik tersebut?
2. Menentukan Tujuan dan Manfaat Proyek
3. Memilih Software kearsipan yang akan digunakan
4. Merancang program
Sebelum merancang program, terlebih dahulu membuat suatu
rancangan sistem informasi dalam bentuk flowchart, diagram
konteks dan Data Flow Diagram (DFD).
5. Membuat kode program untuk mengorganisasikan dan membuat
kode-kode program, agar program mudah dimengerti dan
dimodifikasi.
6. Mengetes dan melacak kesalahan program
7. Membuat dokumentasi program

E. Langkah Merancang Sistem Kearsipan Elektronik

Menurut Ma’mun Sutisna (2013) untuk membuat sebuah sistem
kearsipan elektronik dapat dilakukan sebagai berikut:
1) Menganalisis profil perusahaan
Dalam kegiatan ini dilakukan dengan melakukan observasi untuk
mendapatkan deskripsi ringkas suatu perusahaan yang
mencerminkan kualitas serta fokus kerja dari satu perusahaan.
2) Menganalisis struktur organisasi
Mencari informasi mengenai pembagian tugas kerja yang dibagi,
dikelompokkan dan dikoordinasikan secara formal. Struktur
organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola
tetap hubungan diantara fungsi, bagian atau posisi maupun orang-
orang yang menunjukkan tugas, wewenang dan tanggung jawab
yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.
3) Menganalisis job deskripsi jabatan
Kegiatan ini sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji,
mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisa ruang
lingkup suatu pekerjaan yang berada di dalam struktur organisasi.
4) Menganalisis produksi dan lalu lintas atau sirkulasi
arsip/dokumen Dalam kegiatan dilakukan pengamatan secara
menyuluruh mengenai arus lalu lintas atau pengelohan arsip yang
akan digunakan dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan

103
 organisasi untuk membuat keputusan dan merumuskan sebuah
kebijakan
5) Membuat DFD (Data flow diagram)
Data Flow Diagram merupakan alat perancang sistem yang
berorientasi pada alur data yang dapat digunakan untuk
penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah
dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai
maupun pembuat program.
6) Menenetukan ERD (entity Relation Diagram)
Entity Relationship Diagram merupakan sebuah model untuk
menjelaskan sebuah hubungan antar data dengan basis data
berdasarkan objek-objek basis data yang mempunyai hubungan
antar relasi. Perancangan ERD ini dibuat untuk menggambarkan
hubungan data yang saling berkaitan antara data yang satu dengan
data yang lainnya.
7) Menentukan dan merancang WG
Workgroup ialah lemari arsip pada pengarsipan manual, yang
merupakan tingkatan tertinggi pada Electronic Filing System
dimana di dalamnya memuat ketiga komponen lain dalam EFS.
Workgroup ini hanya dapat digunakan oleh satu pengguna,
dimana pada pembuatannya, pemakai memasukkan satu
username dan password yang digunakan untuk mengakses
workgroup yang telah dibuat.
8) Menentukan dan merancang WT
Worksheet template adalah laci lemari arsip jika dalam kearsipan
manual. Worksheet template Adalah tingkatan kedua dimana di
dalamnya berisikan nama khusus arsip yang sedang diarsipkan,
dan secara otomatis seluruh dokumen yang ada pada worsheet
yang dimaksud tersimpan pada worksheet template masing-
masing.
9) Menentukan dan merancang WS
Worksheet ialah tingkatan ketiga dimana tempat untuk menyortir
dan mengimpor seluruh dokumen dilakukan langsung pada
worsheet ini. Work Sheet disini berfungsi sebagai skat dalam
lemari arsip. Menentukan field/kata tangkap (abjad, kronologis,
subjek, geografis, nomor) dalam masing-masing WT
10) Membuat matriks/bagan rancangan.

104
 BAB III

RANCANGAN PROYEK

3. 1 Prosedur Kerja

DESKRIPSI PROSEDUR MULAI

Mengobservasi profil perusahaan dan

informasi yang dibutuhkan untuk Observasi Perusahaan
membuat rancangan proyek EFS ini

Menganalisis kekurangan yang

terdapat dalam sistem pengarsipan Identifikasi Masalah
perusahaan dan yang menjadi masalah
di PT KAI Persero.
Menganalisis langkah yang
memungkinkan untuk mengatasi Studi Pustaka
masalah tersebut.
Merancang EFS yang menjadi solusi
untuk permasalahan yang ada,
menggunakan perancangan DFD, Perancangan
ERD, Workgroup, Worksheet
Template, Worksheet, dan Field.
Membuat laporan mengenai rancangan
dan implementasi dari EFS yang telah Pembuatan Laporan
dibuat

SELESAI

Tabel 4 Prosedur Kerja

3. 2 Gambaran Umum PT Kereta Api Indonesia (Persero)

3.2.1 Latar Belakang PT Kereta Api Indonesia (Persero)
SEJARAH
Kehadiran kereta api di Indonesia ditandai dengan pencangkulan pertama
pembangunan jalan KA di desa Kemijen, Jumat tanggal 17 Juni 1864 oleh
Gubernur Jenderal Hindia Belanda, Mr. L.A.J Baron Sloet van den Beele.
Pembangunan diprakarsai oleh Naamlooze Venootschap Nederlandsch
Indische Spoorweg Maatschappij (NV. NISM) yang dipimpin oleh Ir. J.P
de Bordes dari Kemijen menuju desa Tanggung (26 km) dengan lebar sepur

105
1435 mm. Ruas jalan ini dibuka untuk angkutan umum pada hari Sabtu 10
Agustus 1867.
Keberhasilan swasta NV. NISM membangun jalan KA antara Kemijen
Tanggung yang kemudian pada tanggal 10 Februari 1870 dapat
menghubungkan kota Semarang-Surakarta (110 km), akhirnya mendorong
minat investor untuk membangun jalan KA di daerah lainnya. Tidak
mengherankan kalau pertumbuhan panjang jalan rel antara 1864-1900
tumbuh dengan pesat. Kalau tahun 1867 baru 25 km, tahun 1870 menjadi
110 km, tahun 1880 mencapai 405 km, tahun 1890 menjadi 1.427 km dan
pada tahun 1900 menjadi 3.338 km.

Selain di Jawa, pembangunan jalan KA juga dilakukan di Aceh (1874),

Sumatera Utara (1886), Sumatera Barat (1891), Sumatera Selatan (1914),
bahkan tahun 1922 di Sulawesi juga telah dibangun jalan KA sepanjang 47
km antara Makasar-Takalar, yang pengoperasiannya dilakukan tanggal 1
Juli 1923. Sisanya Ujungpandang-Maros belum sempat diselesaikan.
Sedangkan di Kalimantan, meskipun belum sempat dibangun, studi jalan
KA Pontianak-Sambas (220 km) sudah diselesaikan. Demikian juga di
pulau Bali dan Lombok, pernah dilakukan studi pembangunan jalan KA.
Sampai dengan tahun 1939, panjang jalan KA di Indonesia mencapai 6.811
km, tetapi pada tahun 1950 panjangnya berkurang menjadi 5.910 km,
kurang Iebih 901 km raib, yang diperkirakan karena dibongkar semasa
pendudukan Jepang dan diangkut ke Burma untuk pembangunan jalan KA
di sana. Jenis jalan rel KA di Indonesia semula dibedakan dengan lebar
sepur 1.067 mm, 750 mm (di Aceh) dan 600 mm di beberapa lintas cabang
dan tram kota. Jalan rel yang dibongkar semasa pendudukan Jepang (1942-
1943) sepanjang 473 km, sedangkan jalan KA yang dibangun semasa
pendudukan Jepang adalah 83 km antara Bayah-Cikara dan 220 km antara
Muaro-Pekanbaru.

Setelah kemerdekaan Indonesia diproklamirkan pada tanggal 17 Agustus

1945, karyawan KA yang tergabung dalam Angkatan Moeda Kereta Api
(AMKA) mengambil alih kekuasaan perkeretaapian dari pihak Jepang.
Peristiwa bersejarah tersebut terjadi pada tanggal 28 September 1945.
Pembacaan pernyataan sikap oleh Ismangil dan sejumlah anggota AMKA
lainnya, menegaskan bahwa mulai tanggal 28 September 1945 kekuasaan
perkeretaapian berada di tangan bangsa Indonesia. Orang Jepang tidak
diperbolehkan campur tangan lagi urusan perkeretaapian di Indonesia.
Inilah yang melandasi ditetapkannya 28 September 1945 sebagai Hari
Kereta Api di Indonesia, serta dibentuknya Djawatan Kereta Api Republik
Indonesia (DKARI).

106
 Periode Status Dasar Hukum
Pertama kali dibangun jalan rel
sepanjang 26km antara
Tahun 1864
Kkemijen Tanggung oleh
Pemerintah Hindia Belanda
Staat Spoorwegen (SS)
Verenigde Spoorwegenbedrifj
1864 – 1945 IBW
(VS) Deli Spoorwegen
Maatschappij (DSM)
1945 – 1950 DKA IBW
1950 – 1963 DKA – RI IBW
1963 – 1971 PNKA PP No. 20 Tahun 1963
1971 – 1991 PJKA PP No. 61 Tahun 1971
1991 – 1998 PERUMKA PP No. 57 Tahun 1990
PP No. 19 Tahun 1998
Keppres No. 39 Tahun
1998 – 2010 PT KERETA API (Persero)
1999 Akte Notaris
Imas Fatimah
Tabel 5 Ringkasan Sejarah PT KAI. Sumber Internal Perusahaan

LOKASI PERUSAHAAN

Gambar 144 Lokasi PT KAI Persero

Jl. Perintis Kemerdekaan No.1, Babakan Ciamis, Kec. Sumur Bandung,

Kota Bandung, Jawa Barat 40111

107
 LOGO PERUSAHAAN

Gambar 145 Logo PT Kereta Api Indonesia (Persero)

Bentuk
Terinspirasi dari bentuk REL KERETA yang digambarkan dengan garis menyambung
ke atas pada huruf A, KAI diharapkan terus maju dan menjadi solusi ekosistem
transportasi terbaik yang terintegrasi, terpercaya, bersinergi, dan kelak dapat
menghubungkan Indonesia dari Sabang sampai Merauke.
Dengan menggunakan typeface italic yang dinamis dan di modifikasi pada huruf A
menggambarkan karakter KAI yaitu progresif, berfikiran terbuka, dan terpecaya.
Grafik yang tegas namun ramah dengan perbedaan warna pada huruf diharapkan dapat
mencerminkan hubungan yang harmonis dan kompeten antara KAI dan seluruh
pemangku kepentingan.
Warna
Perpaduan antara warna biru tua yang menunjang stabilitas, profesionalisme, amanah
dan kepercayaan diri, yang ditambah dengan aksen warna oranye, yang menunjukan
antusiasme, kreativitas, tekad, kesuksesan dan kebahagiaan.

3.2.1 Status PT Kereta Api Indonesia (Persero)

Menurut company profile PT Kereta Api Indonesia (Persero), PT Kereta
Api Indonesia (Persero) yang selanjutnya disingkat sebagai KAI atau
“Perseroan” adalah Badan Usaha Milik Negara yang menyediakan,
mengatur, dan mengurus jasa angkutan kereta api di Indonesia.

Namun, seiring dengan dinamika dunia usaha dan berkembangnya tuntutan

pasar, saat ini KAI juga menyelenggarakan kegiatan usaha penunjang
lainnya dengan memanfaatkan sumber daya yang dimilikinya. Diantaranya
adalah pengelolaan properti yang terkait dengan jasa kereta api, pariwisata
berbasis kereta api, restoran di kereta api (on train services) dan di stasiun,
termasuk jasa katering dan distribusi logistik.

108
3.2.2 Visi dan Misi PT Kereta Api Indonesia (Persero)

Visi
Menjadi solusi ekosistem transportasi terbaik untuk Indonesia
Misi
1. Untuk menyediakan sistem transportasi yang aman, efisien, berbasis
digital, dan berkembang pesat untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
2. Untuk mengembangkan solusi transportasi massal yang terintegrasi
melalui investasi dalam sumber daya manusia, infrastruktur, dan
teknologi.
3. Untuk memajukan pembangunan nasional melalui kemitraan dengan
para pemangku kepentingan, termasuk memprakarsai dan
melaksanakan pengembangan infrastruktur-infrastruktur penting terkait
transportasi.

3.2.3 Bisnis Utama

Sesuai dengan Pasal 3 Anggaran Dasar Perusahaan, PT Kereta Api
Indonesia (Persero) memiliki kegiatan utama dan kegiatan usaha
penunjang yang mencakup sebagai berikut:
1) Penyelenggaraan prasarana perkeretaapian umum, meliputi kegiatan
pembangunan, pengoperasian, perawatan, dan pengusahaan prasarana.
2) Penyelenggaraan sarana perkeretaapian umum, meliputi kegiatan
pengadaan, pengoperasian, perawatan, dan pengusahaan sarana usaha
pengangkutan orang dan/atau barang dengan kereta api.
3) Usaha angkutan pra dan purna-angkutan kereta api, intermoda dan
bongkar muat.
4) Usaha penyewaan sarana dan atau prasarana serta fasilitas
perkeretaapian.
5) Jasa pengadaan barang dan jasa lainnya yang berkaitan dengan
perawatan perkeretaapian.
6) Usaha jasa keahlian di bidang perkeretaapian dan jasa konsultan
transportasi.
7) Usaha keagenan di bidang transportasi barang dan penumpang.
8) Usaha pendidikan dan pelatihan di bidang perkeretaapian.

109
3.2.4 Data Pegawai
1) Komisaris Utama (Komisaris Independen)
Said Aqil Siroj
Warga Negara Indonesia, lahir di
Cirebon pada 3 Juli 1953. Bergabung
dengan PT Kereta Api Indonesia
(Persero) sejak 2021 sebagai Komisaris
Utama merangkap Komisaris Independen
sejak 3 Maret 2021 berdasarkan
Keputusan Menteri BUMN Nomor : SK-
64/MBU/03/2021.
Gambar 146 Said Aqil Siroj
Komisaris Utama Lulusan S1 Ushuluddin dan Dakwah,
Universitas King Abdul Aziz pada tahun
1982. Lulusan S2 Perbandingan Agama, Universitas Umm Al-Qura
pada tahun 1987. Kemudian lulusan S3 Aqidah / Firasat islam,
Universitas Umm Al-Qura pada tahun 1994.

Perjalanan Karir:
Sebelumnya menjabat sebagai Ketua Majelis Ulama Indonesia pada
2000-2005. Kemudian juga Ketua Umum Pengurus Besar Nahdlatul
Ulama (PBNU) pada 2010-sekarang. Dan terakhir menjadi Anggota
Badan Pembinaan Ideologi Pancasila pada 2017- sekarang.

2) Direktur Utama
Didiek Hartantyo
Warga Negara Indonesia, lahir di
Jakarta tahun 1961. Berdomisili di
Jakarta. Bergabung dengan PT Kereta
Api Indonesia (Persero) sejak 25
Januari 2016 dan kini diangkat menjadi
Direktur Utama KAI berdasarkan
Surat Keputusan Menteri BUMN
Nomor: SK-28/MBU/01/2021 tanggal
25 Januari 2021.
Gambar 147 Didiek Hartantyo
Direktur Utama Menyelesaikan pendidikan S1 di
Universitas Sebelas Maret tahun 1985,
menyelesaikan S2 dari Daniel School of Business, University of
Denver, USA pada tahun 1995.

110
 Perjalanan Karir:
Sebelumnya pernah menjabat sebagai Direktur Keuangan KAI pada
periode 2016 - 2020 awal. Kemudian juga pernah menduduki posisi
sebagai Group Head Corporate Banking II Bank Mandiri 2011 - 2016,
dan Group Head Financial Institutions tahun 2010 – 2011 di Bank
Mandiri.

3.2.5 Struktur Organisasi

Gambar 148 Struktur Organisasi PT KAI Persero

3.2.6 Job Deskripsi Jabatan

Dibawah ini adalah uraian jabatan (Job Desecriptions) kedudukan, tugas
pokok, tanggung jawab, susunan organisasi, dan tata laksana bagian
keuangan sesuai Keputusan Direksi menurut
KEP.U/KO.104/VIII/14/KA216 tentang Organisasi Dan Tata Laksana
Seksi Keuangan, Seksi Keuangan & SDM, Serta Seksi Keuangan, SDM &
Teknologi Informasi Pada Daerah Operasi, Divisi Regional, Sub Devisi
Regional Dan Balai Yasa Di Lingkungan PT KAI (Persero) yaitu sebagai
berikut :
Bagian keuangan Daerah Operasi 4 Bandung adalah satuan organisasi di
lingkungan PT Kereta Api Indonesa (Persero) yang berada dibwah
organisasi Daerah Operasi 4 Bandung dan berkedudukan di Bandung.
Bagian Keuangan Daerah Operasi 4 Bandung dipimpin oleh seorang
Manager yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Executive
Vic President (EVP) Daerah Operasi 4 Bandung. Manager Keuangan
Daerah Operasi 4 Bandung mempunyai tugas pokok dan tanggung jawab:

111
a. Merumuskan penjabaran strategi dan kebijakan yang berkaitan dengan
tugas dan tanggung jawabnya yang telah ditetapkan Kantor Pusat, di
Wilayah Daerah Operasi 4 Bandung;
b. Terselenggaranya proses peningkatan kualitas (quality improvement)
secara berkelanjutan serta pengelolaan resiko dibagiannya;
c. Mengkoordinir penyusunan Rencana Kerja Anggaran Tahunan Daerah
Opersi 4 Bandung dan melaksanakan, mengendalikan dan melaporkan
rencana serta pelaksanaan anggaran;
d. Pelaksanaan akuntansi dan penyusunan laporan keuangan Daerah
Operasi 4 Bandung serta pembinaannya;
e. Melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan, pengesahan
pembayaran non gaji pegawai, pengesahan pembayaran kepada pihak
ketiga serta penyelesaian dokumen analisa dan tata usaha keuangan
serta administrasi pelaksanan petty cash;
f. Melaksanakan administrasi perpajakan;
g. Melaksanakan penagihan atas Piutang Angkutan Penumpang,
Angkutan Barang dan Pengusahaan Aset serta Tata Usaha Administrasi
Piutang (Aging Schedule);
h. Melaksanakan tata laksana dan tata usaha perbendaharaan Daerah
Operasi 4 Bandung;
i. Melaksanakan pemantauan, penyelesaian dan pelaporan tindak lanjut
temuan Pemeriksan Internal maupun Eksternal.

Dalam menjalankan tugas pokok dan tanggung jawabnya, Manager

Keuangan Daerah Operasi 4 Bandung dibantu oleh :
a. Junior Manager Penagihan, yang mempunyain tugas pokok dan
tanggung jawab melaksanakan penagihan atas Piutang Angkutan
Penumpang, Angkutan Barang dan Pengusahaan Aset serta Tata
Usaha Administrasi Piutang (Aging Schedule);
b. Assistant Manager Anggaran, yang mempunyai tugas pokok dan
tanggung jawab mengkoordinasi penyusunan Rencana Kerja
Anggaran Tahunan Daerah Operasi, melaksanakan, mengendalikan
dan melaporkan rencana serta pelaksanaan anggaran;
c. Assistant Manager Akuntansi, yang mempunyai tugas pokok dan
tanggung jawab melaksanakan pengelolaan akuntansi dan
penyusunan laporan keuangan Daerah Operasi;
d. Assistant Manager Keuangan yang mempunyai tugas pokok dan
tanggung jawab melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan,
pengesahan pembayaran non gaji pegawai, pengesahan
pembayaran kepada pihak ketiga, serta penyelesaian dokumen
analisa dan tata usaha keuangan, administrasi pelaksanaan petty

112
 cash serta melaksanakan tata laksana dan tata usaha
perbendaharaan Daerah Operasi 4 Bandung :
1. Dalam melaksanakan tugas pokok dan tanggung jawabnya,
Assistant Manager Keuangan dibantu oeh beberapa Junior
Supervisior Pendapatan yang bertanggung jawab atas
Pengelolaan pendapatan angkutan penumpang maupun barang
di Stasiun tempat kedudukan serta Stasiun Rayon, meliputi
kegiatan verifikasi penerimaan kas dari pendapatan, penyetoran
dan pencatatannya;
2. Tempat kedudukan Junior Supervisior Pendapatan adalah
sesuai stasiun dinasnya masing-masing

e. Assistant Manager Pajak, yang mempunyai tugas pokok dan

tanggung jawab melakukan verifikasi pembayaran untuk
mengidentifikasi objek pemotongan kelengkapan tagihan dan
menentukan jumlah yang dibayarkan atas Kewajiban Pemotongan
: PPh Pasal 21, 23, 4 ayat 2, PPN : SPT Masa PPN 1111, PPN
Keluaran, PPN Masukan, PPN Masukan tidak dapat direditkan,
SPT Masa PPN 1107 (PUT) dan PPh Pasal 23, Bukti Pemotongan
PPh Pasal 4 ayat 2; tela’ah kontrak perjanjian, penyelesaian
keberatan, pemeriksaan pajak dan lain-lain termasuk hubungan
dengan kantor pajak setempat.

3. 3 Desain Proyek
3.3.1 Deskripsi Proyek EFS
Proyek pembuatan sistem kearsipan secara elektronik dilakukan dengan
menggunakan aplikasi ImageWare Scan Manager (IWSM) yang dirancang
khusus oleh perancang untuk PT Kereta Api Indonesia (Persero) yang
didasarkan pada hasil observasi dan pengamatan terhadap perusahaan
tersebut. Pembuatan rancangan sistem kearsipan elektronik ini diambil dari
struktur organisasi perusahan dan jobdesc dari departemen dan
divisi/bagian yang dibutuhkan pada PT Kereta Api Indonesia (Persero).
Dalam mencari informasi tersebut, perancang melakukan pencarian
informasi secara online, dan membuat menjadi rancangan sistem kearsipan
elektronik yang terdiri dari tiga struktur utama perancangan yaitu
Workgroup, Worksheet Template, dan Worksheet.

3.3.2 DFD
Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram yang mengunakan notasi-
notasi atau simbol-simbol untuk mengambarkan sistem jaringan kerja antar
fungsi-fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan
penyimpanan data (Jogiyanto Hartono,2005).

113
DFD terdiri dari diagram konteks (context diagram) dan diagram rinci (level
diagram). Menurut Jogiyanto HM (2005), DFD yang pertama kali digambar
adalah yang level teratas yaitu context diagram. Dari context daiagram ini
kemudian akan digambar dengan lebih terinci lagi yang disebut dengan
overview diagram (level 0). Tiap proses di overview diagram akan digambar
secara lebih terinci lagi dan disebut dengan level 1. Tiap proses di level 1
digambar kembali dengan lebih terinci lagi dan disebut dengan level 2 dan
seterusnya sampai tiap-tiap proses tidak dapat digambar lebih terinci lagi.

Adapun desain DFD untuk PT Kereta Api Indonesia (Persero) adalah

sebagai berikut:
1) DFD Level 0
DFD level 0 merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan
hubungan sistem dengan lingkungan luarnya. Pengarsipan
menggunakan IWSM yang rencananya akan terhubung dengan entitas-
entitas luar yang memiliki peranan masing-masing dalam memberikan
input dan output. DFD level 0 dapat dilihat pada Gambar 149.

Gambar 149 DFD Level 0

2) DFD Level 1
DFD level 1 merupakan penjelasan tentang alur sistem secara lebih
detail. Alur program pada level ini meliputi proses pengolahan data

114
 (misalnya dari departemen keuangan) ke sistem, data tersebut dikelola
oleh admin. DFD level 1 dapat dilihat pada Gambar 150.

Gambar150 DFD Level 1

3) DFD Level 2
DFD level 2 merupakan penjelasan dari alur data yang terjadi pada
proses pengolahan data master yaitu menjelaskan secara lebih jelas apa
saja proses yang dapat dilakukan oleh admin. DFD level 2 dapat dilihat
pada Gambar 151.

115
 Gambar 151 DFD Level 2

3.3.3 ERD
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu model jaringan yang
menggunakan susunan data yang disimpan pada sistem secara abstrak.
ERD juga menggambarkan hubungan Entitas Eksternal Proses antara satu
entitas yang lain dalam suatu sistem yang terintegrasi. ERD digunakan oleh
perancang sistem untuk memodelkan data yang nantinya akan
dikembangkan menjadi basis data (database). ERD juga merupakan model
konseptual yang dapat mendiskripsikan hubungan antara file yang
digunakan untuk memodelkan struktur data serta hubungan antar data
(Yakub,2008).

116
 Gambar 152 ERD Finance/Keuangan

Gambar 153 ERD Operational/Production

117
 Gambar 154 ERD Human Resources/SDM

3.3.4 Workgroup
Workgroup dapat diibaratkan sebagai lemari arsip bila pada pengarsipan
manual. Workgroup merupakan tingkatan tertinggi pada sistem
pengarsipan elektronik dimana di dalamnya memuat ketiga komponen lain
dalam EFS; Worksheet template, Worksheet, dan Field. Workgroup ini
hanya dapat digunakan oleh satu pengguna, pada device pembuatannya,
pemakai menginput satu username dan password yang digunakan untuk
mengakses workgroup ini. Maka dari itu, IWSM ini akan cocok untuk
meningkatkan keamanan pada sistem kearsipan PT Kereta Api Indonesia
(Persero). Adapun beberapa contoh Workgroup yang akan digunakan
adalah sebagai berikut:

Gambar 155 Workgroup PT KAI Persero

118
3.3.5 Worksheet Template
Apabila diibaratkan pada pengarsipan manual, worksheet template adalah
laci lemari arsip yang berisi map folder. Worksheet template adalah
tingkatan kedua setelah Workgroup dimana di dalamnya berisi nama
khusus arsip yang sedang diarsipkan, dan secara otomatis seluruh dokumen
yang ada pada worksheet yang dimaksud tersimpan pada worksheet
template masing-masing. Berikut adalah beberapa contoh worksheet
template untuk PT Kereta Api Indonesia (Persero):

Gambar 156 Worksheet Template Finance

119
 Operational/Produksi
(WG)

Logistic Maintenance Annual Report

(WT) (WT) (WT)

Gambar 157 Worksheet Template Operational/Production

Human
Resources/SDM
(WG)

Data Karyawan Absensi Karyawan Cuti dan Mutasi

(WT) (WT) (WT)

Gambar 158 Worksheet Template Human Resources/SDM

120
3.3.6 Worksheet

Gambar 159 Worksheet Income

Gambar 160 Worksheet Use of Funds

121
 Financial Report
(WT)

Invoice Receipt Other Documents

(WS) (WS) (WS)

Gambar 161 Worksheet Financial Report

122
3.3.7 Field

Finance/Keuangan
(WG)

Income Use of Funds Financial Report

(WT) (WT) (WT)

- SALES - WAGES EXP. - INVOICE

- GRANT - MAINTENANCE EXP. - RECEIPT
- INCOME STATEMENT - UTILITIES EXP. - OTHER DOCS
(WS) (WS) (WS)

- Tanggal - Tanggal
- Tanggal
- No Transaksi - No Dokumen
- No Transaksi
- Tujuan - Pengirim
- Pengirim
- Jumlah Exp. - Penerima
- Jumlah Awal
(FIELDS) - Jumlah
- Tax Exp
- Jenis Dokumen
- Jumlah Total
- Penanggung
(FIELDS) jawab
- Keterangan
(FIELDS)

Gambar 162 Fields Income

123
 3. 4 Hasil Rancangan Proyek

Workgroup Worksheet Template Worksheet

Sales
Grant
Income
Income Statement
(Transaction)
Salary &Wages
Finance/Keuangan Expenses
Use of Funds
Maintenance Expense
Utilities Expenses
Invoice
Financial Report Receipt/Kwitansi
Other Docs
Data Karyawan Tetap
Data Karyawan Data Karyawan Kontrak
Data Karyawan Intern
Cuti Hamil
Cuti Sakit
Cuti
Cuti Tahunan
Cuti Alasan Penting
Absen Harian
Absen Bulanan
Absensi Karyawan
Human Resources/SDM Rekapitulasi Absen
Tahunan
SK Penerimaan
Karyawan
Recruitment SK Pelantikan
Karyawan
SK Surat Kontrak Kerja
Surat Pengunduran Diri
PHK SK Mutasi
SK PHK
Bills of Loads
Logistic Dangerous Goods Forms
Performa Invoice
Barang Layak
Operational/Production Maintenance Barang Butuh Perbaikan
Barang Sisa
Rekapitulasi
Annual Report Maintenance Exp.
Machine Budgeting
Tabel 6 Hasil Rancangan Proyek

124
 BAB IV

IMPLEMENTASI DAN HASIL PROYEK

4.1 Jadwal Implementasi Proyek

Sebelum memulai, Cara membuat workgroup Finance untuk PT Kereta Api

Indonesia (Persero) telah dibuat oleh perancang pada halaman 27.
4.2 Implementasi Proyek WG Finance
1) [Login to Workgroup] on toolbar menu

Gambar 163 Klik Login to Workgroup

125
2) Kemudian masukkan [password] pada field password, seperti pada Gambar 164

Gambar 164 Masukkan Password

3) Apabila Anda belum membuat workgroup, lihat halaman 27 untuk membuat

workgroup khusus PT KAI Persero
4.2.1 Pembuatan Worksheet Template 1
1) Klik [Tools] dan [Worksheet Templates]

126
 Gambar 165 New Worksheet Template Process

2) Kemudian akan muncul pop-up seperti pada Gambar 166, kemudian

klik [New]

Gambar 166 Klik New untuk Membuat New Worksheet

Templates

127
3) Kemudian isi field [worksheet template name] dengan nama
worksheet template yang ingin kita buat, untuk PT KAI Persero ini,
saya membuat sesuai rancangan EFS, yaitu Use of Funds seperti
pada Gambar 167.

Gambar 167 New Worksheet Template Name

128
4) Kemudian klik [New] untuk membuat Fields di dalam template
yang akan kita buat, seperti pada Gambar 168

Gambar 168 Klik New untuk membuat fields

5) Kemudian isi [Field Name] dengan field yang dibutuhkan, serta

untuk field [Type] dapat kita sesuaikan dengan jenis field name
kita, seperti contoh pada Gambar 169.

Gambar 169 Field[ Name] Tanggal, Maka [Field

Type] Date

129
6) Setelah membuat field sesuai kebutuhan rancangan, maka klik [OK]

Gambar 170 Klik OK setelah membuat Fields

7) Kemudian klik [Yes] untuk mengkonfirmasi

Gambar 171 Confirmation Dialogue Box

8) Kemudian muncul pop-up seperti Gambar 172, kemudian isi field

[Name] menggunakan nama worksheet yang ada di dalam
worksheet template tersebut, sesuai dengan rancangan, disini saya
menggunakan Salary and Wages Expenses.

130
 Gambar 172 New Worksheet Name

9) Kemudian klik [OK] dan klik [Yes]

10) Maka akan timbul Worksheet yang telah dibuat, seperti pada Gambar
173. Kemudian, lanjutkan membuat worksheet-worksheet yang
dibutuhkan untuk Workgroup PT Kereta Api Indonesia (Persero)

Gambar 173 Hasil Akhir Membuat Worksheet

131
11) Membuat worksheet baru dengan klik [Worksheet] pada menu,
kemudian klik [New]

Gambar 174 Menambah Worksheet dalam 1 WT

12) Setelah itu, isi nama worksheet dengan Maintenance Expenses dan
klik [OK]

Gambar 175 Maintenance Exp WS

132
13) Maka WS Maintenance Expenses telah berhasil dibuat

Gambar 176 Maintenance Exp. WS Berhasil Dibuat

14) Kemudian lakukan langkah yang sama untuk Utilities Expenses

15) Hingga tampilannya menjadi seperti Gambar 177

Gambar 25Utilities Expense WS

16) Worksheet Template 1 telah berhasil dibuat.

133
 4.2.2 Pembuatan Worksheet Template 2

4.2.3 Pembuatan Worksheet Template 3

4.3 Menginput Dokumen

1) Klik file, import

2) Kemudian pilih source dokumen yang akan anda input, disini saya menginput
dari file, shingga pilih import from file, kemudian klik start.

134
3) Setelah itu, pilih dokumen yang akan diimpor

135
 4) Kemudian klik open
5) Setelah itu close kembali jendela-jendelanya
6) Kemudian kita telah berhasil mengimpor dokumen

4.4 Menyimpan Dokumen

4.5 Mengatur Dokumen yang telah Diinput
4.6 Mengindeks Dokumen
1) Klik edit, kemudian edit index data

136
2) Seperti pada gambar ini

3) Kemudian isi dengan teliti sesuai dengan dokumen yang diinput

4) Seperti gambar ini

5) Setelah berhasil, maka data index akan muncul seperti ini

137
4.7 Mencari dan Menemukan Dokumen
4.8 Mencetak Dokumen

138
 BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan
Dari laporan proyek sistem perancangan kearsipan ini dapat diambil kesimpulan
bahwa dengan sistem kearsipan elektronik yang telah dirancang untuk PT Kereta
Api Indonesia (Persero) akan untuk membantu mempermudah dan mempercepat
dalam sistem pengarsipan khususnya dalam pencarian kembali arsip yang
dibutuhkan. Mengarsip secara elektronik atau digital dapat memperkecil
kemungkinan file arsip akan hilang karena telah disimpan dan digandakan. Dengan
adanya sistem kearsipan secara elektronik membuat PT Kereta Api Indonesia
(Persero) menjadi lebih mudah, efisien, dan efektif.
5.2. Saran
Dari laporan proyek sistem perancangan kearsipan ini terdapat beberapa saran,
dianataranya:
1. Untuk mempermudah pengarsipan secara elektronik sebaiknya setiap
karyawan dibekali terlebih dahulu bimbingan penggunaan komputer dan
pengenalan aplikasi Scan Manager
2. Dokumen arsip yang disimpan dalam sistem kearsipan elektronik sebaiknya
diduplicate atau disimpan agar perusahaan mempunyai data cadangan.
3. Ketika selesai menggunakan kearsipan elektronik sebaiknya aplikasi Scan
Manager harus langsung ditutup, untuk mencegah orang yang tidak
bertanggung jawab menyalahgunakan kearsipan yang disimpan

139
 DAFTAR PUSTAKA

Referensi
Amirin, Tatang M. (1996). Pokok-pokok Teori Sistem. Jakarta: Raja Grafindo
Persada.
Amsyah, Zulkifli. (2003). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka
Utama.
Anastasia Diana, Lilis Setiawati. (2011). Sistem Informasi Akuntansi,
Perancangan, Prosedur dan Penerapan. Edisi 1. Yogyakarta: Andi
Yogyakarta
Daryan, Yayan. (1998). Terminologi Kearsipan. Jakarta: PT Sigma Cipta
Utama.
Ernawati, Ursula. (2004). Pedoman Lengkap Kesekretarisan. Yogyakarta:
Graha Ilmu
Ida Nuraida. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta:
Kanisius
Ig. Wursanto. (1989). Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius
Jogiyanto, H.M. (2003). Sistem Teknologi Informasi: Penedekatan
Terintregasi : Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan
dan Pengelolaan. Yogyakarta: Andi
Karso. (1987). Kearsipan I. Purwokerto: SMEA Negeri Purwokerto
Muhammad Rosyihan Hendrawan dan Mochamad Chazienul Ulum. (2017).
Pengantar Kearsipan: Dari Isu Kebijakan ke Manajemen. Malang:
UB Press.
Romney, Marshall B. dan Steinbart, Paul Jhon. (2016). Sistem Informasi
Akuntansi. Diterjemahkan oleh Kikin dan Novita, Salemba Empat,
Jakarta.
Sedarmayanti. (2001). Manajemen Sumber Daya Manusia dan Produktivitas
Kerja. Bandung: CV Mandar Maju.
Sedarmayanti. (2003). Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi
Modern. Bandung: CV Mandar Maju.
Sugiarto, A dan Wahyono, T. (2015). Manajemen Kearsipan Modern dan
distribusinya. Yogyakarta: Gava Media.
Sularso Mulyono, dkk. (1985). Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta: Liberty.

140
Sutisna, Ma’mun. (2013). Electronic Filing System Scan Manager. Bandung:
Politeknik Negeri Bandung
Widjaja, A.W. (1939). Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: Raja
Grafido Persada.
Yakub. (2008). Sistem Basis Data Tutorial Konseptual. Yogyakarta: Gava
Media. Graha Ilmu
Yatimah, Durotul. (2009). Sekretaris Modern. Jakarta: Eska Media
Peraturan
Undang-undang
o

141
LAMPIRAN

142
143
144
145