LAPORAN

KULIAH KERJA INDUSTRI - ANALISIS PROSEDUR

KEARSIPAN PADA SUBBAG SDM

Laporan ini disusun untuk memenuhi persyaratan

Mata Kuliah Kerja Industri

Dibuat oleh :
Muhammad Saleh Firmansyah
200113180056

JURUSAN ADMINISTRASI
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS
POLITEKNIK LP3I JAKARTA KAMPUS DEPOK
2022
 POLITEKNIK LP3I JAKARTA
SK. Dikti No. 158/D/O/2003
Direktorat : Gedung Sentra Kramat Blok. A Jl. Kramat Raya
No. 79, Jakarta, Phone : (021) 3190-5498, Fax
(021) 31905499
Website : lp3ijkt.ac.id
PENGESAHAN LAPORAN KULIAH KERJA INDUSTRI

Nama Mahasiswa : Muhammad Saleh Firmansyah

Nim : 200113180056
Jurusan : Administrasi
Program Studi : Administrasi Bisnis
Tema KKI : Analisis Prosedur Kearsipan Pada Subbag SDM
Tempat KKI : Korps Brimob Polri

Telah memenuhi syarat melaksanakan kegiatan KKI dan menyusun laporan

KKI.
Depok, 30 Januari 2023
Disetujui Oleh,
Pembimbing KKI Ketua Jurusan Administrasi

(Yunita Indriany S,Sos. M.A.) (Mujtabah Fatururrahman, S.Pd.,M.M.)

Mengetahui,
Wakil Direktur I

(Dr. Euis Winarti, S.Pd.,M.M)

ii
 POLITEKNIK LP3I JAKARTA
SK. Dikti No. 158/D/O/2003
Direktorat : Gedung Sentra Kramat Blok. A Jl. Kramat Raya
No. 79, Jakarta, Phone : (021) 3190-5498, Fax
(021) 31905499
Website : lp3ijkt.ac.id

LEMBAR PENILAIAN
MAHASISWA KERJA INDUSTRI OLEH PEMBIMBING INDUSTRI

Nama Mahasiswa : Muhammad Saleh Firmansyah

Unit/Bagian/Seksi Tempat KKI : UR SDM SAT JIBOM
Alamat Perusahaan/Instansi : Ksatrian Amji Attak Kelapa Dua
Depok
Tanggal Pelaksanaan Kerja Industri : 02-12-2022
Kriteria Penilaian
Sangat Total
No Parameter Penilaian Baik Cukup Kurang
Baik Nilai
10 9 8 7 6 5 4 3
1 Etika.
2 Disiplin.
3 Percaya Diri.
4 Kerjasama.
5 Motivasi.
6 Inistiatif Kerja.
7 Loyalitas.
8 Tanggung Jawab Kerja.
Pemahaman dan kemampuan
9 dalam melaksanakan dan
menyelesaikan tugas.
Kesehatan dan keselamatan
10
kerja.
Keterangan : Penilaian diberikan dengan memberikan silang (X) pada angka kriteria di atas.

Penilai
Pimpinan Perusahaan/Instansi
PS KAUR SDM SAT JIBOM

GATOT AJI PRANOTO

AJUN KOMISARIS POLISI NRP 77020134

iii
 POLITEKNIK LP3I JAKARTA
SK. Dikti No. 158/D/O/2003
Direktorat : Gedung Sentra Kramat Blok. A Jl. Kramat Raya
No. 79, Jakarta, Phone : (021) 3190-5498, Fax
(021) 31905499
Website : lp3ijkt.ac.id

LEMBAR PENILAIAN
MAHASISWA KULIAH KERJA INDUSTRI OLEH PEMBIMBING KKI

Tema : Analisis Prosedur Kearsipan Pada

Subbag SDM
Nama Mahasiswa : Muhammad Saleh Firmansyah
Nim : 200113180056
Jurusan : Administrasi
Program Studi : Administrasi Bisnis
Nama Perusahaan/Instansi : Korps Brimob Polri

No Total
Aspek Yang Dinilai Bobot % Nilai
. (BxN)
A Persiapan Kerja Industri 20 75 15
Pelaksanaan Kerja Industri
1. Motivasi 15 80 12
B
2. Disiplin 15 75 11
3. Kreativitas 10 75 7
Laporan Kerja Industri
C 1. Tata Tulis 15 80 12
2. Substansi 25 80 20
Jumlah 100 77
Keterangan : - Range nilai 10-100

Depok, 30 Januari 2023

Dosen Pembimbing KKI

(Yunita Indriany S,Sos. M.A.)

iv
v
 KATA PENGANTAR

Segala ouji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala
berkat dan rahmat-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Kuliah Kerja
Industri (KKI) ini tepat pada waktunya. Sebagaimana ketentuan yang berlaku
di politeknik LP3I Jakarta, bahwa mahasiswa tingkat akhir diharuskan
menyusun dan memaparkan laporan Kuliah Kerja Industri (KKI) sebagai
salah satu persyaratan penyelesaian pendidikan Politeknik LP3I Jakarta
Program Diploma III. Untuk itu penulis melakukan Kuliah Kerja Industri (KKI)
dari bulan Desember – Januari 2023 di Subbag SDM di Korps Brimob Polri.

Dengan kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada semua

pihak yang telah teribat dalam mendorong dan membantu penulis daam
pelaksanaan penyusunan pelaporan Kuliah Kerja Industri, khususnya
kepada:

1. Direktur Politeknik LP3I Jakarta, Bapak Akhwanul Akmal, S.P., M.Si.

2. Wakil Direktur Bidang Akademik, Ibu Dr. Euis Winarti, S.Pd.,M.M.
3. Wakil Direktur Bidang Non Akademik, Bapak Teddy Setiady,
S.Sos., M.Kom.
4. Ketua Jurusan Administrasi, Bapak Mujtabah Fatururrahman, S.Pd.,M.M.
5. Dosen Pembimbing Kuliah Kerja Industri (KKI), Ibu Yunita Indriany,
S.Sos., M.A.
6. Kepada Kepala Bagian Administrasi Akademik, Bapak Dedi Miswar, S.E.
7. Kepada Kepala Kampus, Bapak Fariza Marzuki, S.Sos., M.A.
8. Kepada Kepala Bidang Pelatihan dan Staff Subbag SDM Korps Brimob
Polri, Bapak AKP Gatot Aji Pranoto
9. Kepada seluruh Dosen Poiteknik LP3I Jakarta Kampus Depok Ciodong
yang telah mengajarkan penulis pengetahuan tentang ilmu dan bisnis.

vi
10. Kepada Orang tua, Kakak, Adik dan keluarga tercinta yang tela h
memberikan dukungan moril maupun spiritual beserta doanya.
11. Kepada seluruh sahabat dan teman-teman kelas yang selalu saling
memberikan dukungan serta mendoakan.

Penulis menyadari bahwa laporan Kuliah Kerja Industri ini masih jauh dari
sempurna, oleh karena itu saran dan kritik yang bersifat membangun dari
semua pihak, penulis harapkan demi perbaikan ke arah kesempurnaan.

Akhir kata, penulis berharap semua aporan Kuliah Kerja Industri ini dapat
bermanfaat bukan hanya bagi penulis tapi juga bagi pihak-pihak yang
membutuhkannya sebagai bahan informasi. Semoga Allah SWT senantiasa
meridhoi usaha kita. Aamiin.

Depok, 30 Januari 2022

Muhammad Saleh Firmansyah

vii
 DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL...........................................................................................i
HALAMAN PENGESAHAN.............................................................................ii
LEMBAR PENILAIAN MAHASISWA KKI OLEH PEMBIMBING
INDUSTRI........................................................................................................iii
LEMBAR PENILAIAN MAHASISWA KKI OLEH DOSEN
PEMBIMBING KKI..........................................................................................iv
SURAT KETERANGAN INSTANSI................................................................v
KATA PENGANTAR.......................................................................................vi
DAFTAR ISI..................................................................................................viii
DAFTAR GAMBAR.........................................................................................xi
LAMPIRAN ………………………………………………………………………..xii
BAB I PENDAHULUAN.................................................................................1
1.1 Latar Belakang..............................................................................1
1.2 Alasan Pemilihan Objek................................................................2
1.3 Tujuan dan Manfaat KKI................................................................2
1.3.1 Tujuan KKI.........................................................................3
1.3.2 Manfaat KKI.......................................................................3
1.4 Rumusan Masalah.........................................................................4
1.5 BatasanMasalah............................................................................4
1.6 Metodologi Penelitian....................................................................4
1.6.1 Lokasi dan Waktu Penelitian.............................................4
1.6.2 Jenis dan Sumber Data.....................................................5
1.6.3 Teknik dan Pengumpulan Data.........................................5
1.7 SistematikaPenulisan....................................................................6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA.......................................................................8
2.1 Prosedur........................................................................................8
2.1.1 Pengertian Prosedur..........................................................8
2.1.2 Karakteristik Prosedur.......................................................8

viii
 2.1.3 Manfaat Prosedur..............................................................9
2.1.4 Tujuan Prosedur ..............................................................9
2.2 Arsip..............................................................................................10
2.2.1 Pengertian Arsip...............................................................10
2.2.2 Jenis-Jenis Arsip..............................................................10
2.2.3 Fungsi Arsip......................................................................13
2.2.4 Asas Pengorganisasian Pengeolaan Arsip...................... 14
BAB III PROFIL INSTANSI...........................................................................16
3.1 Sejarah..........................................................................................16
3.2 Visi dan Misi..................................................................................17
3.2.1 Visi.....................................................................................17
3.2.2 Misi....................................................................................17
3.3 Tugas, Fungsi, dan Peran Korps Brimob Polri..............................17
3.4 Struktur Organisasi........................................................................19
3.5 Deskripsi Kerja..............................................................................20
DAFTAR PUSTAKA.....................................................................................23
DAILY ACTIVITIES......................................................................................24

ix
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Korps Brimob ……………… 20

xi
 LAMPIRAN

Lampiran 1 Daily Activity

Lampiran 2 Foto Staff SDM SAT JIBOM

Foto Observasi/Penelitian Bersama Staff SAT

Lampiran 3
JIBOM

Lampiran 4 Surat Permohonan Magang

xii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Salah satu program studi yang dinilai dapat mengembangkan wawasan,
keterampilan, kecakapan dan kreativitas seorang mahasiswa untuk
memasuki dunia kerja adalah dengan melaksanakan Kuliah Kerja
Industri. Dimana setiap mahasiswa yang mengikuti Kuliah Kerja Industri
dituntut harus mampu mengembangkan dirinya sendiri untuk
bersosialisasi dan mempraktekan secara langsung ilmu yang sudah
didapatkan dari bangku kuliah ke dunia kerja. Secara garis besar seperti
yang kita lihat bahwa pendidikan yang dilakukan di perguruan tinggi
masih terbatas pada pemberian praktek dalam skala kecil dengan
intensitas yang terbatas, agar dapat memahami dan memecahkan setiap
permasalahan yang muncul di dunia kerja, maka mahasiswa tentunya
perlu melakukan pelatihan kerja secara langsung di instansi atau
lembaga–lembaga yang berkaitan dengan program studi yang ditempuh.

Kuliah Kerja Industri (KKI) Politeknik LP3I Jakarta merupakan agenda

rutin yang dilaksanakan setiap tahunnya bagi para mahasiwa tingkat akhir
di semester V, dan tentunya setiap mahasiswa diwajibkan untuk
melaksanakan serta membuat laporan Kuliah Kerja Industri. Selain
pengalaman yang didapat sangat bermanfaat bagi para mahasiswa,
Kuliah Kerja Industri itu sendiri mejadi tolak ukur bagi Politeknik LP3I
Jakarta dalam melihat etos kerja yang dimiliki oleh setiap mahasiswa.
Sesuai dengan tujuan Politeknik LP3I Jakarta, yang mempersiapkan
tenaga ahli dan terampil yang diharapkan dapat terjun langsung ke dunia

1
 indusri/kerja, maka dipadang sangat perlunya untuk melaksanakan Kuliah
Kerja Industri.

Besar kemungkinan dengan melalui program Kuliah Kerja Industri ini

mahasiswa dapat memahami langsung struktur organisasi dalam sebuah
manajemen, profesionalitas kerja, kedisiplinan dan masih banyak hal
lainnya. Dengan banyaknya hal positif yang akan didapat maka penulis
berkesempatan untuk melakukan Kuliah Kerja Industri pada Analisis
Prosedur Kearsipan Pada Subbag Sdm Korps Brimob Polri.

Alasan penulis melaksanakan program Kuliah Kerja Industri di

perusahaan ini, tentunya penulis berharap mendapatkan ilmu secara
langsung mengenai praktek kerja yang sesungguhnya khususya dalam
ilmu bidang (Kearsipan). Sehingga penulis mendapatkan banyak
pengalaman berharga yang bisa diambil dari lingkungan tempat Kuliah
Kerja Industri pada Analisis Prosedur Kearsipan Pada Subbag Sdm
Korps Brimob Polri.

Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis mengambil judul laporan

KKI “ Analisis Prosedur Kearsipan Pada Subbag SDM“

1.2 Alasan Pemilihan Objek

Adapun Alasan Penulisan daam Memiih Korps Brimob Polri sebagai
objek Penelitian adalah Untuk memudahkan Penulis daam mendapatkan
Data dan informasi terkait dengan judul yang di teliti, karena Penulis
magang di bagian keadministrasian atau staf administrasi Korps Brimob
Polri.

1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan

2
Kuliah Kerja Industri ini mempunyai tujuan dan manfaat bagi beberapa
pihak yang terkait dengan Kuliah Kerja Industri ini. Adapun tujuan dan
manfaatnya yaitu:

1.3.1 Tujuan Penulisan

1. Untuk mengetahui bagaimana Analisis Prosedur Kearsipan
pada Subbag SDM.
2. Untuk mengetahui kendala-kendala apa saja yang dihadapi
dalam Analisis Prosedur Kearsipan pada Subbag SDM.
3. Untuk mengetahui solusi apa saja yang dilakukan untuk
mengatasi kendala-kendala dalam Analisis Prosedur Kearsipan
pada Subbag SDM.

1.3.2 Manfaat Penulisan

Penulis berharap agar penulisan Kuliah Kerja Industri ini dapat
memberikan manfaat untuk banyak pihak antara lain:
1. Bagi Penulis
a. Penulis Kuliah Kerja Industri ini merupakan proses
implementasi dan pengembangan ilmu dari teori-teori yang
telah didapatkan semasa perkuliahan di Politeknik LP3I
Jakarta.
b. Laporan Kuliah Kerja Industri ini dapat memberikan
wawasan dan pengetahuan kepada Penulis mengenai
Prosedur Pengarsipan Dokumen pada Korps Brimob Polri.
2. Bagi Perusahaan
a. Laporan KKI ini dapat dijadikan masukan yang dapat
dikembangkan dan dapat memberikan inovasi bagi
perusahaan.

3
 b. Laporan KKI ini dapat dijadikan sebagai referensi untuk
perusahaan menjadi lebih baik kedepannya.

3. Bagi Dunia Pendidikan

a. Sebagai bahan masukan, agar lebih meningkatkan kembali
mutu pembeajaran sehingga menghasilkan pembeajaran
yang lebih bagus.
b. Dapat menjadi bahan referensi atau bahan acuan untuk
penelitian selanjutnya dan menjadi motivasi bagi penulis
lain, khususnya mahasiswa Politeknik LP3I dengan program
studi administrasi bisnis.

1.4 Rumusan Masalah

Berdasarkan pemaparan di latar belakang, maka penulis merumuskan
masalah pada :
1. Bagaimana Analisa Prosedur Kearsipan pada Subbag SDM?
2. Apa saja kendala-kendala yang dihadapi dalam Analisa Prosedur
Kearsipan pada Subbag SDM?
3. Apa solusi yang dilakukan daam menanggulangi kendala-kendala
yang di hadapi dalam Analisa Prosedur Kearsipan pada Subbag
SDM?

1.5 Batasan Masalah

Dalam penulisan ini, penulis membatasi kajian permasalahan hanya pada
Analisis Prosedur Kearsipan pada Subbag SDM, beserta kendala dan
solusinya.

4
1.6 Metodologi Penelitian
1.6.1 Lokasi Dan Waktu Penelitian
Lokasi penelitia Jl. Anyelir No.23, Pasir Gn. Sel., Kec. Cimanggis,
Kota Depok, Jawa Barat 16451. Waktu KKI Lebih kurang 2 Bulan.
Dimulai bulan Desember 2022 – Januari 2023

1.6.2 Jenis dan Sumber data

Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah
penelitian kualitatif yang berpusat pada data-data aktual. Untuk
sumber data dilakuan dua sumber yaitu sebagai berikut:
1. Data Primer
Data primer merupakan sumber data penelitian yang diperoeh
secara langsung dari sumber asli (tidak melaui perantara). Data
primer secara khusus dikumpulan oleh peneliti untuk menjawab
pertanyaan penelitian dimana data primer yang diambil adalah
data berupa informasi yang peneliti dapatkan melalui proses
observasi dan dokumentasi yang dilakaukan peneiti selama
proses magang serta wawancara yang dilakuan dengan
mengajukan pertanyaan kepada Staf Subbag SDM Korps
Brimob Polri

2. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang diperoleh secara tidak
angsung melalui media perantara (diperoleh dan dicatat oleh
pihak lain). Data sekunder pada umumnya berupa bukti,
catatan, atau laporan historis yang telah tersusun dalam arsip
(dalam dokumenter yang dipublikasikan dan tidak
dipublikasikan).

5
 1.6.3 Teknik Pengambilan Data
Adapun teknik-teknik pengambilan data yang peneliti lakukan
dalam penelitian adalah sebagai berikut:
1. Studi Kepustakaan ( Library Research )
Penulis mempelajari buku, jurnal, ilmiah dan segala sesuatu
yang bermanfaat sebagai referensi dan literature dalam
penelitian.

2. Studi Lapangan ( Field Research )

a. Pengamatan ( Observation )
Penulis melakukan pengamatan langsung terhadap alur
proses kerja pada Subbag SDM Korps Brimob Polri untuk
memperoleh informasi yang akan digunakan untuk proses
penyusunan KKI.
b. Wawancara
Penulis juga melakukan kegiatan wawancara yang
dilakukan kepada staf Subbag SDM Korps Brimob Polri
beserta pihak-pihak yang terlibat dengan kegiatan
penelitian di Sat Jibom Gegana.
c. Dokumentasi
Pengumpulan data yang dilakukan dengan mengamati
dokumen-dokumen Subbag SDM Korps Brimob Polri yang
berkaitan dengan data yang diperlukan untuk proses
penyusunan KKI.

1.7 Sistematis Penulisan

Untuk mempermudah mengetahui sistematika penulisan KKI ini, maka
dibagi menjadi beberapa bab yaitu sebagai berikut :

6
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini berisi latar belakang masalah, alasan pemilihan
obyek, tujuan dan manfaat penulisan, rumusan masalah, batasan
masalah, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan.

BAB II : TINJAUAN PUSTAKA

Berisi teori-teori keilmuan yang mendasari masalah yang diteliti,
yang terdiri dari teori-teori dasar atau umum dan teori-teori
khusus.

BAB III : PROFIL PERUSAHAAN

Pada objek penelitian ini berisi uraian mengenal gambaran
sejarah singkat perusahaan, visi dan misi perusahaan, aspek
kegiataan usaha, struktur organisasi, serta deskripsi pekerjaan.

BAB IV : PEMBAHASAN
Pada bab ini penulis menjelaskan tentang hasil yang didapat
dari penelitian sesuai dengan materi dan tema yang diangkat,
seperti membahas tentang alur prosedur kerja yang berlaku,
permasalahan yang dihadapi didalam prosedur kerja serta
solusi yang diberikan terhadap permasalahan yang dihadapi.

BAB V : SISTEMATIKA PENULISAN

Pada bab ini menguraikan beberapa kesimpulan dari
pembahasan masalah pada bab-bab sebelumnya serta
memberikan saran yang dapat memberikan pengembangan
selanjutnya

7
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Prosedur
2.1.1 Pengertian Prosedur
Menurut Ardiyos (2004:73) Mendefinisikan prosedur sebagai
berikut:
“Prosedur adalah suatu bagian system yang
merupakan rangkaian tindakan yang menyangkut
beberapa bagian yang ditetapkan untuk menjamin
agar suatu kegiatan usaha atau transaksi dapat
terjadi berulang kali dan dilaksanakan secara
seragam”.

2.1.2 Karasteristik Prosedur

Karakteristik prosedur menurut Ardiyos (2004:74) diantaranya
adalah:
1. Prosedur menunjang tercapainya tujuan organisasi.
2. Prosedur mampu menciptakan adanya pengawasan-
pengawasan yang baik dan menggunakan biaya yang
seminimal mungkin.
3. Prosedur menunjukkan urutan-urutan yang logis dan
sederhana.
4. Prosedur menunjukkan adanya penetapan keputusan
dan tanggung jawab.
5. Prosedur menunjukkan tidak adanya keterlambatan dan
hambatan. Dengan demikian karakteristik prosedur
dapat menunjang tercapaiinya tujuan, menciptakan
pengawasan, menunjukkan urutan-urutan yang logis
serta menunjukkan tidak adanya keterlambatan dan
hambatan.

2.1.3 Manfaat Prosedur

Prosedur mempunyai bebrapa manfaat, berikut macam –
macam manfaat prosedur menurut Ardiyos (2004:74):
8
 1. Lebih memudahkan dalam menentukan langkah-langkah
kegiatan dimasa yang akan datang.
2. Mengubah pekerjaan yang berulang-ulang menjadi rutin
dan terbatas.
3. Adanya suatu petunjuk atau program kerja yang jelas dan
harus dipatuhi oleh seluruh pelaksana.
4. Membantu dalam usaha menginkatkan produktifitas kerja
yang lebih efektif dan efisien.
5. Mencegah terjadinya penyimpangan dan memudahkan
dalam pengawasan.

2.1.3 Tujuan Prosedur

Menurut Rasto (2015:50) tujuan dari penetapan prosedur
kantor adalah:
1. Menjamin kelancaran arus informasi dalam urutan yang
benar
2. Menghindari kemungkinan kecurangan
3. Menyediakan batas pengendalian yang tepat
4. Memungkinkan penyisipan informasi yang hilang sesuai
dengan persyaratan sistem
5. Menyesuaikan informasi yang tidak akurat
6. Memasukkan informasi tambahan yang dianggap perlu
7. Mengkonfirmasi persyaratan hukum
8. Memberikan informasi yang tepat kepada supervisor
dan manajer dengan tepat waktu
9. Mengintegrasikan prosedur dan sistem lainnya
10. Menjadi ekonomis
11. Menjawab dengan cepat pertanyaan dari staf,
pelanggan, pemasok dan lain-lain

9
 12. Mempertahankan kinerja karyawan pada level tertinggi
13. Menyajikan semua informasi dalam bentuk yang paling
cocok
14. Menunjukan keakuratan informasi

2.2 Arsip
2.2.1 Pengertian Arsip
Menurut Barthos (2007:2) arsip dapat diartikan pula sebagai
suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan
pencatatan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan
suratsurat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik
ke dalam maupun ke luar, baik yang menyangkut soal-soal
pemerintahan maupun non-pemeriantahan, dengan
menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat
dipertanggungjawabkan.

2.2.2 Jenis-Jenis Arsip

Pengelolaan arsip memegang peranan penting bagi
jalannya suatu organisasi,yaitu sebagai sumber informasi
dan sebagai pusat ingatan organisasi, yang dapat
bermanfaat untuk bahan penelitian, pengambilan
keputusan, atau penyusunan program pengembangan dari
organisasi yang bersangkutan. Bentuk arsip beragam, tidak
hanya berupa lembaran kertas dan tulisan seperti yang
sering dianggap oleh kebanyakan orang. Namun, dalam
sebagian besar kantor, arsip memang terutama berupa
surat atau dokumen berbentuk lembaran kertas bertulisan.
Menurut Sugiarto (2005: 10) arsip dapat dibedakan dalam
beberapa jenis, yaitu:

10
1. Arsip Menurut Subjek atau Isinya
Arsip kepegawaian, contohnya seperti daftar riwayat
hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan
pegawai dan rekaman prestasi.
Arsip Keuangan, contohnya seperti laporan keuangan,
bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian dan surat
perintah bayar.
Arsip Pemasaran, contohnya seperti surat penawaran,
surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar
pelanggan dan daftar harga.
Daftar pendidikan, contohnya seperti kurikulum, satuan
pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip
mahasiswa.
2. Arsip Menurut Bentuk dan Wujud Fisiknya
Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta
pendirian lembaga / perusahaan, surat keputusan,
notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel. Pita
rekaman, Mikrofilm, Disket, Compact disk, Flash disk.
3. Arsip Menurut Nilai Gunanya
Arsip bernilai informasi, contohnya seperti pengumuman,
pemberitahuan dan undangan.
Arsip bernilai administrasi, contohnya seperti ketentuan
organisasi, surat keputusan, prosedur kerja dan uraian
tugas pegawai.
Arsip bernilai hukum, contohnya seperti akta pendirian
lembaga / perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan,
surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.
Arsip bernilai sejarah, contohnya seperti laporan
tahunan, notulen rapat dan gambar foto dan peristiwa.

11
 Arsip bernilai ilmiah, contohnya seperti hasil penelitian.
Arsip bernilai keuangan, contohnya seperti kuitansi, nota
penjualan, dan laporan keuangan.
Arsip bernilai pendidikan, contohnya seperti karya ilmiah
para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program
pelajaran.
4. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya
Arsip tak berguna, contohnya seperti surat undangan
dan memo.
Arsip berguna, contohnya seperti presentasi pegawai,
surat permohonan cuti dan surat pesanan barang.
Arsip penting, contohnya seperti surat keputusan, daftar
riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas dan
daftar gaji.
Arsip vital, contohnya seperti akta pendirian lembaga /
perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat
tanah/bangunan dan ijasah.
5. Arsip Menurut Fungsinya
Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara
langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak digunakan secara
langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
6. Arsip Menurut Tempat atau Tingkat Pengolahannya
Arsip Pusat, yaitu arsip yang disimpan secara
sentralisasi atau berada di pusat organisasi.
Arsip Unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit
organisasi.
7. Arsip Berdasarkan Tingkat Keasliannya

12
 Arsip Asli, yaitu dokumen yang langsung terkena
hentakan mesin ketik, cetakan printer, tanda tangan dan
legalisasi asli atau dokumen utama.
Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan
seterusnya yang dimana proses pembuatannya bersama
dokumen asli namun ditunjukan pada pihak selain
penerima dokumen asli.
Arsip Salinan, yaitu dokumen yang yang proses
pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli
namun memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.
8. Arsip Menurut Kekuatan Hukum atau Legalitas dalam
Hukum
Arsip Autentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda
tangan asli dengan tinta sebagai tanda keabsahan dari
sisi arsip bersangkutan.
Arsip Tidak Autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak
ada tanda tangan asli dengan tinta.

2.2.3 Fungsi Arsip

Menurut Barthos (2007: 11), fungsi arsip dibedakan atas
dua arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah
arsip yang masih secara langsung digunakan dalam
kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi, baik sejak
perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Arsip statis
adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-
fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk
kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis
merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan
(continuing value). Arsip dinamis berdasarkan kepentingan

13
 penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip
dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif berarti
arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan
dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi.
Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip
yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan
administrasi sudah menurun.

2.2.4 Peran Arsip

Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu
mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan
secara cepat dan tepat mengenai sesuatu masalah.
Menurut Sedarmayanti (2008: 43) peranan arsip dapat
disimpulkan sebagai berikut:
1. Alat utama ingatan organisasi.
2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap
kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

2.2.5 Asas Pengorganisasian Pengelolaan Arsip

Menurut Sugiarto dan Wahyono (2014:42) ada beberapa
asas penyimpanan arsip, yaitu:
1. Asas Sentralisasi
Asas Sesentralisasi adalah penyelenggarakan
kearsipan dipusatkan pada suatu bagian organisasi
atau unit kerja tersendiri, yakni semua warkat atau

14
 dokumen disimpan dalam suatu tempat atau ruang dan
dikelola oleh suatu unit tersendiri.
2. Asas Desentralisasi
Asas Desentralisasi ialah penyelengaraan kearsipan
tidak dipusatkan pada satu unit atau bagian organisasi
tetapi penyimpanan surat / warkat dilakukan pada
bagian secara sendiri-sendiri.
3. Asas Gabungan
Asas gabungan ialah penyelenggarakan, pengelolaan
arsip dengan memadukan kelebihan asas sentralisasi
dan desentralisasi sehingga kelemahan dari kedua asas
dapat diminimalisir. Pada pelaksanaannya unit sentral
bertanggung jawab atas arsip inaktif seluruh unit
kerja atau bagian dari suatu kantor sedang unit pengolah
bertanggung jawab atyas arsip aktif dari masing-masing
unit kerja.

15
 BAB III
PROFIL PERUSAHAAN

3.1 Sejarah Singkat Perkembangan Korps Brimob Polri

Korps Brigade Mobil (Brimob) lahir pada 14 November dan merupakan
satuan tertua di Kepolisian Negara Republik Indonesia. Brimob memiliki
sejarah panjang dalam pengabdiannya untuk menjaga keamanan Negara
Kesatuan Republik Indonesia.

Cikal bakal Brimob telah berdiri sejak zaman penjajahan Jepang. Brimob
ikut andil dalam merebut kemerdekaan, bahkan punya peran besar
dalam melawan pemberontakan pada masa awal berdirinya Republik
Indonesia.
Sejarah Berdirinya Brimob:

1. April 1944
Pemerintah Militer Jepang membentuk Tokubetsu Keisatsu Tai
(Pasukan Polisi Istimewa) di setiap Karesidenan Jawa, Madura dan
Sumatera beranggotakan polisi muda yang terlatih, disiplin, dan
terorganisasi dengan rapih.

2. Agustus 1945
Turut berjuang untuk mempertahankan kemerdekaan Indonesia dan
menjadi cikal bakal dibentuknya dari Polri.

3. 14 November 1946
Seluruh kesatuan Tokubetsu Kaisatsu Tai dilebur menjadi Mobile
Brigade (Mobrig).

16
 4. 14 November 1961
Presiden Soekarno merubah nama satuan ini menjadi Brigade Mobil
(Brimob) dan menetapkannya sebagai Hari Brimob.

3.2 Visi dan Misi Korps Brimob Polri

3.2.1 Visi Korps Brimob Polri:
Korps Brimob Polri Yang Profesional, Modern, dan Terpercaya.

3.2.2 Misi Korps Brimob Polri :

Mewujudkan Korps Brimob Polri yang disiplin, Solid dan Loyal.
Mewujudkan postur Korps Brimob Polri yang ideal, efektif dan
profesional dengan didukung peralatan dan almatsus yang modern.
Meningkatkan sistem manajemen sumber daya manusia Korps
Brimob Polri melalui pendidikan dan latihan guna professional
dalam rangka menghadapi ancaman gangguan kamtibmas
berintensitas tinggi.

3.3 Tugas, Fungsi, dan Peran Korps Brimob Polri

Sebagai satuan tertua Polri, korps ini memiliki tugas, fungsi, dan peran
krusial dalam menjaga keamanan dalam negeri, baik sebagai penegak
hukum maupun pelindung, pengayom, dan pelayan masyarakat.

Tema yang diusung dalam peringatan HUT Brimob 2022 adalah “Berani
Ikhlas Berbakti untuk Negeri”. Menyongsong tema tersebut, berbagai
rangkaian kegiatan di berbagai daerah diselenggarakan.

Lantas, apa saja tugas, peran, dan fungsi Korps Brimob Polri yang saat ini
bermarkas di Mako Brimob Kelapa Dua, Depok, Jawa Barat, itu?

17
1. Tugas Brimob
tugas Korps Brimob Polri tidak terlepas dari tugas Polri. Tugas-tugas
yang diemban terutama dalam rangka menjaga keamanan dan
ketertiban dalam negeri. Secara khusus sebagai pelaksana utama
Mabes Polri, satuan yang berdiri pada 14 November 1946 ini bertugas
menangani kejahatan berintensitas dan berkadar tinggi.

Utamanya, Korps Brimob Polri terlibat mengamankan kerusuhan

massa, kejahatan terorganisasi bersenjata api, bom, bahan kimia,
biologi dan radioaktif. Dalam melaksanakan tugas tersebut, dilandasi
fungsi Brimob Polri sebagai satuan pamungkas Polri (Striking Force)
yang memiliki kemampuan spesifik penanggulangan keamanan dalam
negeri yang berkadar tinggi.

2. Peran Brimob
peran Brimob Polri dalam organisasi adalah melakukan manuver. Baik
secara individual atau dalam kelompok dengan daya gerak, daya
tembak dan daya sergap untuk membatasi ruang gerak,
melumpuhkan, menangkap para pelaku kejahatan beserta saksi dan
barang bukti.

Pelaksanaan peran tersebut diimplementasikan dengan cara

membantu, melindungi, memperkuat, dan penggantian satuan
kepolisian yang ada. Sebagai contoh, keberhasilan Polri dalam
menangani kasus terorisme di wilayah Poso, Sulawesi Tengah, yang
tidak terlepas dari adanya peran Korps Brimob Polri.

3. Fungsi Brimob
Saat ini, Korps Brimob Polri membawahi sejumlah pasukan. Antara
lain Pasukan Gegana, Pasukan Pelopor, Satuan Intelijen, dan
Resimen IV Demlat. Secara umum, fungsi Brimob adalah
mengupayakan keamanan dalam negeri khususnya yang berkadar

18
 tinggi serta menyelamatkan masyarakat umum. Dalam menjalankan
fungsinya perlu dukungan kemampuan spesifik para anggota Brimob.
3.4 Struktur Organisasi
Polri saat ini dihadapkan pada tantangan tugas yang semakin berat dan
kompleks. Polri sesuai dengan tugas pokoknya sebagai penegak hukum,
menjaga keamanan dan ketertiban masyarakat serta sebagai pelindung,
pengayom dan pelayanan masyarakat harus mampu mengemban tugas
dengan Profesional, Modern dan Terpercaya (Promoter). Khusus dalam
tugas yang berkadar dan berintensitas tinggi dibebankan kepada Korps
Brigade Mobil yang merupakan bagian integral Polri.

Sebagai satuan pamungkas Polri, Korps Brimob secara organisasi

maupun perilaku individu mempersiapkan dengan pembinaan dan
pelatihan personel dengan baik (Well Trained), dididik dengan baik (Well
Educated) serta dilengkapi dengan perlengkapan dan persenjataan yang
baik (Well Equiped).

Peningkatan profesionalisme personel Brimob merupakan bagian dari

peningkatan kinerja Korps Brimob Polri dalam menghadapi dan
menanggulangi gangguan Kambtimas yang berintensitas tinggi serta
tugas lain dalam lingkup tugas pokok Polri yang telah tertuang dalam
Peraturan Presiden Nomor 5 Tahun 2017 Tentang Susunan Organisasi
Dan Tata Kerja Kepolisian Negara Republik Indonesia pada tanggal 19
Januari 2017 sebagai perubahan atas Peraturan Presiden Nomor 52
Tahun 2010.

19
 STRUKTUR ORGANISASI KORPS BRIMOB :

BAG SDM

SUBBAG SUBBAG SUBBAG

WATPERS BINKAR DALPERS

Gambar 3. 1 Struktur Organisasi Korps Brimob

3.5 Deskripsi kerja

1. Bag SDM
Ro SDM bertugas membina dan melaksanakan fungsi manajemen
bidang SDM yang meliputi penyediaan, penggunaan, perawatan,
pemisahan, dan penyaluran personel, asesmen serta psikologi
kepolisian, dan upaya peningkatan kesejahteraan personel di
lingkungan Korps Brimob Polri.

2. Subbag Watpers
Bagwatpers bertugas membina dan melaksanakan manajemen
pembinaan kesehjateraan, yang meliputi penyelenggaraan
pembinaan rohani, jasmani, dan mental, termasuk upaya peningkatan
kesejahteraan moril dan materiil personel dan membantu
pengembangaan museum dan kesejarahan Korps Brimob Polri.

20
 Dalam melaksanakan tugasnya, Bagwatpers menyelenggarakan
fungsi:
a. Pelaksanaan kegiatan pembinaan dan penyelenggaraan
manajemen kesejahteraan personel.
b. Pelaksanaan kegiatan pengembangan museum dan
kesejarahan Polri.

3. Subbag Binkar
Bagbinkar bertugas membina dan melaksanakan manajemen
pembinaan karier personel, yang meliputi pelaksanaan asesmen,
mutasi, pengangkatan, dan pemberhentian dalam jabatan serta
kepangkatan.

Bagbinkar menyelenggarakan fungsi:

a. Pembinaan karier personel proses Usulan Kenaikan Pangkat
(UKP) untuk anggota Polri dan Ujian Dinas Kenaikan Pangkat
(UDKP) untuk PNS Polri, serta penyumpahan pangkat SAG.
b. Pembinaan karier personel meliputi mutasi, pengangkatan, dan
pemberhentian dalam jabatan.
c. Pembinaan dan pengembangan kompetensi personel melalui
pendekatan manajemen SDM.
d. Pengumpulan dan pengolahan data serta penyajian informasi
dan dokumentasi kegiatan pembinaan personel.

4. Subbag Dalpers
Bagdalpers bertugas membina dan menyelenggarakan manajemen
pengendalian personel, yang meliputi penyelenggaraan penyediaan,
seleksi, pemisahan, dan penyaluran personel.

21
Dalam melaksanakan tugas, Bagdalpers menyelenggarakan fungsi :
a. Penyiapan rencana kegiatan seleksipenerimaanpendidikan
pembentukanBrigadir, PNS Polri, dan Perwira meliputi Akademi
Kepolisian (AKPOL) dan Perwira Polri Sumber Sarjana (PPSS),
dan Sekolah Pembentukan Perwira (SETUKPA).
b. Penyelenggaraan kegiatan seleksi penerimaan pendidikan
pengembangan, antara lain pendidikan Sekolah Staf dan Pimpinan
Menengah (SESPIMMEN), Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian (STIK),
Sekolah Staf dan Pimpinan Pertama (SESPIMMA), serta
pendaftaran Sekolah Staf dan Pimpinan Tinggi (SESPIMTI) dan
Lembaga Pertahanan Nasional (LEMHANNAS).
c. Pelaksanaan seleksi dan penerimaan Sekolah Alih Golongan
(SAG).
d. Pelayanan kegiatan proses administrasi penerbitan pengesahan
dan penyaluran pengakhiran dinas bagi anggota dan PNS Polri.

22
23
 DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli, 2003.Manajemen Kearsipan, Jakarta:Gramedia Pustaka

Utama.

Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono.2005.Manajemen Kearsipan Modern:

Dari Konvensional Ke Basis Komputer.Yogyakarta: Penerbit
Gava Media.

Khasanah, Khikmatun. 2011.Analisis Laporan Keuangan Triwulan 1 periode

2010-2011 Pada Minimarket Syar’e Mart Bab 3 sejarah umum
Syar’e Mart. Diperoleh pada tanggal 1 november 2017

Mulyadi. 2016. Pengelolaan Arsip Berbasis Otomatis, Jakarta: PT Raja

Grafindo Persada, Jakarta

24
 Lampiran 1

DAILY ACTIVITIES
Analisis Prosedur Kearsipan pada Korps Brimob Polri

Nama : Muhammad Saleh Firmansyah

Nim : 200113180056
Jurusan : Administrasi
Program Studi : Administrasi Bisnis

No. Tanggal Uraian Tugas Harian Paraf

Senin 16,
1 Januari Rutin & Temporer
2023
Selasa 17,
2 Januari Rutin & Temporer
2023
Rabu 18,
3 Januari Rutin & Temporer
2023
Kamis 19,
4 Januari Rutin & Temporer
2023
Jumat 20,
5 Januari Rutin & Temporer
2023
Keterangan : - Setiap mahasiswa wajib membuat Daily Activities
- Paraf pembimbing adalah paraf pembimbing Industri

Depok, 30 Januari 2023

Disetujui Oleh,
Pembimbing Industri/Instansi
PS. PAUR BINKAR

MUHAMMAD NURFAIK
INSPEKTUR DUA POLISI NRP 78061220

25
 Lampiran 2
Foto Staff SDM SAT JIBOM

Lampiran 3
Foto Observasi/Penelitian Bersama Staff SAT JIBOM

26
 Lampiran 4
Surat Permohonan Magang

27