Makalah Sistem Dan Prosedur Pembelian - Kelompok 1 (4 Akuntansi G)

SISTEM & PROSEDUR PEMBELIAN
MAKALAH
Disusun oleh :
1. Yusuf Juanda 1816220070
2. Citra Melinda 1816220058
3. Maria Paska Sitomorang 1816220057
4. Irfan Rifai 1816220083
5. Nanda Tiya Safitri 1816220072
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas

Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi dan Praktek
Dosen Pembimbing : M. Imam Suswandoyo, S.E., M.Ak.
PROGRAM STUDI AKUNTANSI

STIE PUTRA PERDANA INDONESIA
2019
Sistem Informasi Akuntansi dan Praktek
Program Studi Akuntansi
STIE Putra Perdana Indonesia
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat-NYA
sehingga makalah ini dapat tersusun hingga selesai. Tidak lupa kami juga
mengucapkan terimakasih atas bantuan dari pihak yang telah berkontribusi
dengan memberikan sumbangan baik materi maupun pikirannya sehingga kami
dapat menyelesaikan makalah ini.
Dan harapan kami semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan
pengalaman bagi para pembaca untuk ke depannya dapat memperbaiki bentuk
maupun menambah isi makalah ini agar menjadi lebih baik.
Karena keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman yang kami miliki,
tentunya masih banyak kekurangan dalam makalah ini. Oleh karena itu kami
sangat mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca demi
kesempurnaan makalah ini.
Tangerang, 1 Mei 2020
Penyusun
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR.......................................................................................................i
DAFTAR ISI.....................................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN.................................................................................................1
A. Latar Belakang..............................................................................................1
B. Rumusan Masalah.......................................................................................2
C. Tujuan............................................................................................................2
BAB II PEMBAHASAN..................................................................................................3
A. Definisi Sistem dan Prosedur Pembelian.................................................3
B. Bagian Yang Terkait....................................................................................3
C. Formulir Yang Digunakan..........................................................................4
D. Catatan Akuntansi Yang Digunakan.........................................................9
E. Laporan Yang Dihasilkan.........................................................................10
F. Prinsip Internal Control.............................................................................10
G. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem........................................13
H. Flowchart Sistem Dan Prosedur Pembelian..........................................15
BAB III PENUTUP........................................................................................................20
A. Kesimpulan.................................................................................................20
DAFTAR PUSATAKA..................................................................................................21
ii
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pesatnya perkembangan dunia usaha menyebabkan kegiatan dalam
organisasi perusahaan semakin rumit dan kompleks. Terlebih lagi dengan
semakin terbukanya pasar dalam era globalisasi sekarang ini yang
menyebabkan masing-masing perusahaan dituntut untuk dapat bertahan
dengan mengikuti perubahan-perubahan yang ada di masyarakat dan
mengembangkan usahanya dalam iklim persaingan yang semakin keras.
Dengan adanya pasar bebas ini merupakan tantangan bagi Indonesia
untuk bisa bersama dengan negara-negara lain yang memproduksi barang
sejenis. Oleh karena itu untuk bisa bersaing dengan produsen barang-
barang dari negara lain kita harus memproduksi barang dengan harga jual
yang murah dengan kualitas yang baik sehingga produk kita bisa diterima
oleh konsumen.
Semakin tingginya persaingan yang ada, maka setiap perusahaan
dituntut untuk berlomba mempertahankan keberadaannya dengan cara
melakukan sistem dan prosedur pembelian barang agar dapat
mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan pada era pasar bebas
nanti. Sistem pembelian barang tentu saja memudahkan kita dalam
mempersiapkan sebuah sistem akuntansi yang matang.
Pengertian sistem akuntansi sendiri seperti yang telah dijelaskan oleh
Mulyadi (2001:3) : “Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan
laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi
keuangan yang dibutuhkan oleh konsumen yang dibutuhkan oleh
manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”. Dengan adanya
sistem akuntansi yang terencana dengan matang maka dapat dihasilkan
produk yang sesuai dengan kualifikasi yang diinginkan.
Pembelian merupakan salah satu bagian yang penting dalam
berhasilnya operasi suatu perusahaan sebab pembelian merupakan aktivitas
awal dari operasional perusahaan. Untuk menciptakan sistem akuntansi
Kelompok 1
4 Akuntansi G
1
pembelian yang baik diperlukan kerjasama dan komunikasi yang baik antara
pimpinan, karyaan dan bagian-bagian yang terkait.
B. Rumusan Masalah
 Apa itu sistem dan prosedur pembelian ?
 Siapa saja bagian yang terkait ?
 Apa saja formulir yang digunakan ?
 Apa saja catatan akuntansi yang digunakan ?
 Bagaimana bentuk laporan yang dihasilkan ?
 Bagimana prinsip internal control dari sistem tersebut ?
 Bagimana jaringan prosedur yang membentuk sistem dari sistem tersebut ?
 Bagaimana flowchart sistem dan prosedur pembelian ?
C. Tujuan
 Mengetahui definisi sistem dan prosedur pembelian
 Mengetahui baigan yang terkait
 Mengetahui formulir yang digunakan
 Mengetahui catatan akuntansi yang digunakan
 Mengetahui bentuk laporan yang dihasilkan
 Mengetahui prinsip internal control dari sistem tersebut
 Mengetahui jaringan prosedur yang membentuk sistem dari sistem
tersebut
 Mengetahui flowchart sistem dan prosedur pembelian
Kelompok 1
4 Akuntansi G
2
BAB II
PEMBAHASAN
A. Definisi Sistem dan Prosedur Pembelian

Sistem akuntansi pembelian merupakan bagian dari sistem akuntansi
yang dirancang dan digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang
yang diperlukan oleh manajemen.
Transaksi pembelian baik yang diselenggarakan dalam manual system
maupun yang diselenggarakan dalam lingkungan pengolahan data elektronik
dapat digolongkan menjadi dua yaitu :
1. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri,
sedangkan pembelian impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri.
2. Pelaksanaan mekanisme sistem pembelian di tiap-tiap perusahaan
berbeda dan tidak selalu sama, hal tersebut tergantung dari besar
kecilnya perusahaan dan bentuk dari perusahaan.
Sistem Informasi Pembelian dibuat dengan tujuan mengidentifikasi
kebutuhan informasi mengenai pembelian yang diperlukan untuk
pengambilan keputusan. Dengan adanya sistem Informasi Pembelian
pimpinan bisa mengetahui supplier mana yang dipilih untuk membeli barang,
kapan jatuh tempo hutang supaya tidak terlambat membayar, kemudian
laporan – laporan mengenai pembelian, supplier, barang -barang yang
dibutuhkan, menjaga persediaan agar selalu ada, kapan harus
melakukan reorder point, akan up to date dan akurat.
B. Bagian Yang Terkait

Secara garis besar bagian yang terkait diantaranya adalah admin,
supervisor, bagian merchandising, bagian keuangan, bagian gudang,
supplier. Tapi jika diklasifikasikan maka bagian yang terkait dalam sistem
akuntansi pembelian yaitu :
Kelompok 1
4 Akuntansi G
3
1. Bagian Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, Bagian gudang
bertanggungjawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai
dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan
barang yang telah diterima oleh Bagian penerimaan. Untuk barang-
barang yang langsung pakai (tidak diselanggarakan persediaan di
barang digudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.
2. Bagian Pembelian
Bagian pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh
informasi mengenai barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam
pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada
pemasok yang dipilih.
3. Bagian Penerimaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, Bagian ini bertanggung jawab
untuk melakukan pemriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas
barang yang diterima pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya
barang tersebut diterima oleh perusahaan. Bagian ini juga bertanggung
jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari retur
penjualan.
4. Bagian Akuntansi
Bagian akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah
Bagian pencatatan utang dan Bagian pencatatan persediaan. Dalam
sistem akuntansi pembelian, Bagian pencatat utang bertanggung jawab
untuk mencatat transaksi pembelian kedalam registrasi bukti kas keluar
untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang
berBagian sebagai catatan utang. Dalam sistem akuntansi pembelian,
Bagian pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga
pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.
Kelompok 1
4 Akuntansi G
4
C. Formulir Yang Digunakan

Transaksi perusahaan merupakan penggerak sistem akuntansi. Tanpa
transaksi perusahaan, berart sistem akuntansi keuangan nantinya tidak
memiliki input, dan berarti pula prosesing sistem tidak berjalan lancar. Setiap
transaksi pasti memerlukan sebuah dokumen yang digunakan sebagai bukti
riil. Saat ini, dokumen tidak hanya berbentuk kertas, melainkan juga
berbentuk kertas (hard copy). Formulir yang digunakan diantaranya ada
Suggest Order, Purchase Order, Faktur Penjualan, Surat Jalan, Faktur
Pajak, Nota Tukar Faktur; Kwitansi Penjualan, Form Barang Masuk,
Form Barang Reject, Form Retur Pembelian. Sedangkan dokumen yang
digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut :
1. Surat Order Pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh bagian gudang atau
bagian pemakai barang untuk meminta bagian purchasing (pembelian)
melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti
yang tersebut didalam surat tersebut. Surat pemesanan pembelian ini
biasanya dibuat dua lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk
bagian purchasing, dan tembusannya untuk arisp bagian yang meminta
barang. Lihat contoh surat permintaan pembelian pada gambar.
Kelompok 1
4 Akuntansi G
5
2. Surat Permintaan Penawaran Harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi
barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi, yang
menyangkut jumlah rupiah pembelian besar.
Kelompok 1
4 Akuntansi G
6
3. Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada supplier
yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan
Bagian sebagai berikut :
a) Surat Order Pembelian
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian
yangdikirimkan kepada supplier sebagai order resmi yang dikeluarkan
oleh perusahaan.
Kelompok 1
4 Akuntansi G
7
b) Tembusan Pengakuan Oleh Supplier

Tembusan surat order pembelian ini dikirmkan kepada supplier,
dimintakan tanda tangan dari supplier dan dikirim kembali ke
perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order
pembelian, serta kesanggupan supplier memenuhi janji pengiriman
barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut.
c) Tembusan Bagian Unit Peminta Barang
Tembusan ini dikirmkan kepada Bagian yang meminta pembelian
bahwa barang yang diminatinya telah dipesan.
d) Arsip Tanggal Penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh Bagian
pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan,
sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang
tidak datang pada waktu yang telah dipesan.
e) Arsip Supplier
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh Bagian
pembelian menurut nama supplier, sebagai dasar untuk mencari
informasi mengenai supplier.
f) Tembusan Bagian Penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke Bagian
penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang sejenis,
spesifikasi, mutu, kuantitas, dan suppliernya seperti yang tercantum
dalam dokumen tersebut.
g) Tembusan Bagian Akuntansi
Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke Bagian akuntansi
sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari
transaksi pembelian.
Kelompok 1
4 Akuntansi G
8
4. Laporan Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh Bagian penerimaan untuk menunjukan
bahwabarang yang telah diterima dari supplier telah memenuhi jenis,
spesifikasi,mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order
pembelian.
5. Surat Perubahan Order Pembelian

Dokumen ini kadangkala diperlukan untuk dilakukan perubahan
terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan.
Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal
penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal lain
yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.
Kelompok 1
4 Akuntansi G
9
6. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini dibuat oleh Bagian akuntansi untuk dasar pencatatan
transaksi pembelian. Dokumen ini juga berBagian sebagai perintah
pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada supplier dan yang
sekaligus berBagian sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur
mengenai maksud pembayaran.
D. Catatan Akuntansi Yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan untuk pencatatan transaksi
pembelian adalah sebagai berikut :
1. Register Bukti Kas Keluar
Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian jika
pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure.
2. Jurnal Pembelian
Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian jika
pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure.
3. Kartu Utang
Buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada
pemasok jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan
account payable procedure. Jika pencatatan utang perusahaan
menggunakan voucher payablre procedure sebagai catatan utangnya
adalah arsip bukti kas keluar yang dibayar.
Kelompok 1
4 Akuntansi G
10
4. Kartu persediaan
Kartu persediaan, Dalam sistem akuntansi pembelian. Kartu
persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang
dibeli.
E. Laporan Yang Dihasilkan

Laporan yang dihasilkan dari sistem dan prosedur pembelian adalah
sebagai berikut :
1. Cetak Laporan Pembelian
2. Cetak Laporan Hutang Dagang
3. Cetak Laporan Retur Pembelian
4. Cetak Laporan Pengeluaran Kas
5. Cetak Jurnal Pembelian
6. Cetak Jurnal Pengeluaran Kas
7. Cetak Laporan Jurnal Umum
8. Laporan Pembelian
9. Laporan Hutang Dagang
10. Laporan Retur Pembelian
11. Laporan Pengeluaran Kas
12. Laporan Jurnal Umum
13. Laporan Jurnal Pembelian
14. Laporan Jurnal Pengeluaran Kas
15. Laporan Kenerja Supplier
F. Prinsip Internal Control

Terdapat beberapa pengertian mengenai sistem pengendalian intern
yang dikemukakan oleh para ahli, yang dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Dalam perancangan berbagai sistem akuntansi, unsur pengendalian
intern sangat penting sebagai unsur yang melekat dalam sistem itu
sendiri tidak terkecuali dalam sistem pengeluaran kas. Barangkali
aspek terpenting dalam suatu sistem bahwa itu berjalan dalam struktur
pengendalian intern. Struktur pengendalian menyarankan tindakan-
tindakan yang harus diambil perusahaan untuk mengatur dan
Kelompok 1
4 Akuntansi G
11
mengarahkan aktivitas- aktivitas perusahaan (Bodnar & Hopwood,

2000:8).
2. Sistem Pengendalian Intern menurut Mulyadi (2001:163) meliputi
struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan
untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian, dan
keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong
dipatuhinya kebijakan manajemen.
Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem

akuntansi pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian
intern akuntansi berikut ini: menjaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban
perusahaan (utang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar),
menjamin ketelitan dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan).
1. Organisasi
a. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan.
b. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
c. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang.
d. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi
pembelian, fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi. Tidak ada
transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya
satu bagian dari fungsi tersebut.
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

a. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk
barang yang disiman dalam gudang, oleh atau fungsi pemakai
barangm untuk barang yang langsung pakai.
b. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat
yang lebih tinggi.
c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan
barang.
d. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang
lebih tinggi.
Kelompok 1
4 Akuntansi G
12
e. Penctatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang

didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang,
dan faktur dari pemasok.
f. Pencatatan ke dalam kartu utang dengan register bukti kas keluar
diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
3. Praktik yang sehat

a. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabka oleh fungsi gudang.
b. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
c. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.
d. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing
dari berbagai pemasok.
e. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika
fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi
pembelian.
f. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima
dari pemasok dengan cara menghitung dan mengisnpeksi barang
tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order
pembelian.
g. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian dan
ketelitian perkalian dlam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut
diproses untuk dibayar.
h. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara
periodik direkonsiliasi dengan rekening control utang dalam buku
besarukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah
hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
i. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh
fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.
Kelompok 1
4 Akuntansi G
13
G. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem

Dalam sistem pembelian pada terdiri dari beberapa prosedur yang
membentuk jaringan itu yaitu :
1. Prosedur Permintaan Pembelian
Dalam prosedur ini, bagian gudang akan melakukan permintaan
pembelian kepada bagian pembelian jika persediaan digudang sudah
menipis. Selain itu, bagian pembelian juga akan melakukan pemesanan
barang dengan melihat data persediaan di komputer setiap tiga kali
seminggu.
2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok

Dalam prosedur ini, bagian pembelian melakukan penawaran
harga kepada pemasok dengan bernegosiasi supaya mendapatkan
harga yangterendah dengan mutu baik. Jika harga sudah disetujui maka
akandibuatkan surat order pembelian. Pemilihan pemasok dilakukan
secaralisan setelah melakukan beberapa seleksi barang dengan
memperhatikan mutu, kualitas dan model barang yang ditawarkannya.
3. Prosedur Order Pembelian

Dalam prosedur ini, bagian pengadaan barang sebagai fungsi
pembelian akan membuat surat order pembelian
berdasarkanpengecekan pada data persediaan. Pengecekan data
persediaan dilakukan setiap tiga minggu sekali oleh masing-masing
bagian atau kategori barang. Jika persediaan barang tersebut sudah
mencapai batas minimum maka bagian pembelian (merchandiser)
membuat purchase order untuk memesan kembali barang tersebut
kepada pemasok yang bersangkutan. Pada saat purchase order dibuat,
bagian pengadaan akan mengisikannya sesuai dengan jenis, nama
barang, kode barang, ukuran dan harga yang akan dipesan kepada
pemasok. Jangka waktu pembayaran ditetapkan 90 hari kerja (tiga
bulan) dihitung saat barang sampai di gudang.
4. Prosedur Penerimaan Barang

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan
pemeriksaanmengenai jenis, kuantitas, mutu barang yang diterima dari
Kelompok 1
4 Akuntansi G
14
pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang

(pertelaan barang masuk) untuk menyatakan penerimaan barang dari
pemasok tersebut. Pada saat pemasok mengirimkan barang ke
perusahaan, pemasok membawa surat jalan, faktur penjualan pemasok,
dan lembar purchase order yang dipegang oleh pemasok pada saat
perusahaan memesan barang. Pertelaan barang masuk terdiri dari tiga
rangkap. Lembar pertama dipegang oleh supplier, lembar kedua
dipegang oleh bagian gudang, dan lembar ketiga dipegang oleh bagian
keuangan. Satu minggu setelah barang diterima di gudang, bagian
keuangan akan memberikan Bilyet Giro kepada pemasok untuk
melunasi pembayaran barang yang dibeli dari pemasok tersebut.
Jumlah yang tercantum di dalam Bilyet Giro sesuai dengan nilai barang
yang dikirim oleh pemasok dengan tanggal jatuh tempo 90 hari setelah
barang sampai di gudang. Bilyet Giro ini harus diotorisasi oleh Direktur
Utama atau Direktur Keuangan.
5. Prosedur Pencatatan Utang

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-
dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian,
laporan penerimaan barang, dan faktur penjualan dari pemasok) dan
menyelenggarakan pencatatan utang pada kartu hutang berdasarkan
nama pemasok.
6. Prosedur distribusi pembelian

Prosedur distribusi pembelian meliputi distibusi rekening yang
didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan
manajemen.
Kelompok 1
4 Akuntansi G
15
H. Flowchart Sistem Dan Prosedur Pembelian

Berikut adalah bentuk flowchart sistem dan prosedur pembelian :
Kelompok 1
4 Akuntansi G
16
Kelompok 1
4 Akuntansi G
17
Kelompok 1
4 Akuntansi G
18
Penanggung Jawab :
1. Supplier
 Bertanggung jawab untuk mengirimkan Surat Penawaran Harga (SPH) ke
Bagian Pembelian
 Menerima Surat Order Pembelian (SOP) dari Bagian Pembelian
 Berdasarkan SOP, supplier bertugas untuk membuat faktu
 Mengirimkan faktur beserta barang ke Bagian Pembelia
 Menerima uang kas dari Bagian Keuangan
 Membuat faktur lunas
 Bertanggung jawab untuk mengirimkan faktur lunas ke Bagian Keuangan
2. Bagian Pembelian
 Menerima SPH dari Supplier
 Meminta daftar barang ke Gudang
 Menerima daftar barang yang ada dari Gudang
 Jika perlu melakukan pemesanan barang, maka Bagian Pembelian membuat
Surat Permintaan Pembelian (SPP). Jika tidak, maka proses diakhiri.
 Mengirimkan SPP yang sudah dibuat ke Pimpinan
 Menerima SPP yang telah di ACC dari Pimpinan.
 Membuat SOP rangkap 4:
Lembar 1 : dikirimkan ke Supplier
Lembar 2 : dikirimkan ke Gudang
Lembar 3 : dikirimkan ke Bagian Keuangan
Lembar 4 : disimpan sebagai arsip
 Menerima faktur beserta barang dari Supplier
3. Gudang
 Bertanggung jawab untuk menerima daftar barang dari Bagian Pembelian
 Bertugas untuk membuat daftar barang yang ada / yang tersedia
 Mengirimkan daftar barang yang ada ke Bagian Pembelian
 Menerima Faktur beserta barang dan SOP lembar 2 dari Bagian Pembelian
 Berdasarkan SOP lembar 2 dan faktur beserta barang tersebut, bagian
Gudang wajib membuat Laporan Penerimaan Barang rangkap 2.
Kelompok 1
4 Akuntansi G
19
Lembar 2 : Laporan Penerimaan barang beserta barang dikirimkan ke

Bagian Keuangan
4. Bagian Keuangan
 Menerima SOP lembar 3 dari Bagian Pembelian
 Menerima Laporan Penerimaan Barang lembar 2 beserta barang dari Gudang.
 Berdasarkan SOP lembar 3 dan Laporan Penerimaan Barang, Bagian
Keuangan bertugas untuk melakukan pembayaran kepada Supplier
 Menerima faktur lunas dari supplier
 Membuat Laporan Pembelian Tunai rangkap 2
Lembar 1 : dikirimkan ke Pimpinan
5. Pimpinan
 Menerima SPP dari Bagian Pembelian
 Berhak untuk memeriksa, apakah SPP itu layak untuk di ACC apakah tidak.
Jika di ACC, maka dikirimkan ke Bagian Pembelian
 Menerima Laporan Pembelian Tunai lembar 1 dari Bagian Keuangan
Penjelasan :
 Bagian supplier mengirimkan SPH (Surat Penawaran Harga) ke bag
pembelian.
 Bagian pembelian menerima SPH dari pemasok lalu membuat permintaan
daftar barang yang dikirim ke bagian gudang.
 Bagian gudang menerima permintaan daftar barang lalu membuat daftar
barang yang ada dan dikirimkan ke bagian pembelian.
 Bagian pembelian menerima daftar barang yang ada lalu memutuskan apakah
akan memesan atau tidak. Jika tidak akan memesan maka berakhir, tetapi juka
mau memesan maka bagian pembelian akan membuat SPP(Surat Permintaan
Pembelian) yang dikirim ke pemimpin
 Pemimpin setelah menerima SPP dari bagian pembelian, jika menyetujuinya
akan mengacc SPP. SPP yang telah diacc dikirim ke bagian pembelian
 Bagian pembelian setelah menerima SPP yang telah diacc akan membuat
SOP(Surat Order Pembelian) rangkap 4. SOP lembar 1 akan dikirimkan
kepada supplier,SOP lembar kedua akan dikirimkan ke bagian gudang, SOP
lembar ketiga akan dikirimkan ke bagian keuangan dan SOP lembar keempat
Kelompok 1
4 Akuntansi G
20
akan disimpan sebagai arsip.

 Supplier menerima SOP dari bagian pembelian. Setelah itu supplier membuat
faktur, lalu mengirimkan faktur beserta barang yang dibeli kepada bagian
pembelian.
 Bagian pembelian menerima barang dan faktur dari supplier setelah itu
mengirimkan barang beserta faktur kepada bagian gudang
 Bagian gudang menerima barang dan faktur dari bagian pembelian. Bagian
gudang membuat laporan penerimaan barang rangkap 2 berdasarkan barang
dan SOP. Laporan penerimaan barang lembar 1 disimpan sebagai arsip,
sedangkan lembar kedua dikirim ke bagian keuangan beserta faktur.
 Bagian keuangan melakukan pembayaran berdasarkan atas SOP, laporan
penerimaan barang dan faktur. Pembayaran tersebut dikirim ke supplier .
 Supplier setelah menerima pembayaran membuat faktur lunas yang dikirimkan
ke bagian keuangan.
 Bagian keuangan menerima faktur lunas dan berdasarkan faktur lunas
tersebut bagian keuangan membuat laporan pemeblian tunai rangkap 2,
lembar pertama kan disimpan sebagai arsip dan lembar kedua kan dikirimkan
ke pemimpin.
Dokumen Terkait :
 SPP (Surat Permintaan Pembelian)
 SOP (Surat Order Pembelian)
 SPH (Surat Penawaran Harga)
 Faktur Pajak
 Daftar Barang
 Laporan Penerimaan Barang
 Bukti Pembayaran
 Laporan Pembelian Tunai
Kelompok 1
4 Akuntansi G
21
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Pembelian merupakan salah satu bagian yang penting dalam
berhasilnya operasi suatu perusahaan sebab pembelian merupakan aktivitas
awal dari operasional perusahaan. Untuk menciptakan sistem akuntansi
pembelian yang baik diperlukan kerjasama dan komunikasi yang baik antara
pimpinan, karyaan dan bagian-bagian yang terkait.
Sistem Informasi Pembelian dibuat dengan tujuan mengidentifikasi
kebutuhan informasi mengenai pembelian yang diperlukan untuk
pengambilan keputusan. Dengan adanya sistem Informasi Pembelian
pimpinan bisa mengetahui supplier mana yang dipilih untuk membeli barang,
kapan jatuh tempo hutang supaya tidak terlambat membayar, kemudian
laporan–laporan mengenai pembelian, supplier, barang- barang yang
dibutuhkan, menjaga persediaan agar selalu ada, kapan harus melakukan
reorder point, akan up to date dan akurat.
Kelompok 1
4 Akuntansi G
22
DAFTAR PUSATAKA
Jannu, J. (2014, Mei 3). Diambil kembali Academia Edu:

https://www.academia.edu/19603783/SISTEM_DAN_PROSEDUR_PEMB
ELIAN_BARANG_DAG
Monica. (2012, April 28). Diambil kembali dari Biq Quiz Monica:
https://bq3monica.wordpress.com/category/flowchart-pembelian/
Sedao Bagan. (2017, Oktober 25). Diambil kembali dari Dunia Dalam
Genggaman: http://sedaobagann.blogspot.com/2017/10/makalah-sistem-
informasi-pembelian.html
Wikipedia. (2018, Maret 28). Diambil kembali dari Wikipedia:
https://id.wikipedia.org/wiki/Pembelian
Kelompok 1
4 Akuntansi G
23

Makalah Sistem Dan Prosedur Pembelian - Kelompok 1 (4 Akuntansi G)

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Makalah Sistem Dan Prosedur Pembelian - Kelompok 1 (4 Akuntansi G)

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

SISTEM & PROSEDUR PEMBELIAN

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

Tangerang, 1 Mei 2020

A. Definisi Sistem dan Prosedur Pembelian.................................................3

B. Bagian Yang Terkait....................................................................................3

C. Formulir Yang Digunakan..........................................................................4

D. Catatan Akuntansi Yang Digunakan.........................................................9

E. Laporan Yang Dihasilkan.........................................................................10

F. Prinsip Internal Control.............................................................................10

G. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem........................................13

H. Flowchart Sistem Dan Prosedur Pembelian..........................................15

BAB III PENUTUP........................................................................................................20

A. Definisi Sistem dan Prosedur Pembelian

B. Bagian Yang Terkait

C. Formulir Yang Digunakan

2. Surat Permintaan Penawaran Harga

3. Surat Order Pembelian

b) Tembusan Pengakuan Oleh Supplier

4. Laporan Penerimaan Barang

5. Surat Perubahan Order Pembelian

6. Bukti Kas Keluar

D. Catatan Akuntansi Yang Digunakan

E. Laporan Yang Dihasilkan

F. Prinsip Internal Control

mengarahkan aktivitas- aktivitas perusahaan (Bodnar & Hopwood,

Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem

2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

e. Penctatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang

3. Praktik yang sehat

G. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem

2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok

3. Prosedur Order Pembelian

4. Prosedur Penerimaan Barang

pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang

5. Prosedur Pencatatan Utang

6. Prosedur distribusi pembelian

H. Flowchart Sistem Dan Prosedur Pembelian

Lembar 2 : Laporan Penerimaan barang beserta barang dikirimkan ke

akan disimpan sebagai arsip.

Jannu, J. (2014, Mei 3). Diambil kembali Academia Edu:

Anda mungkin juga menyukai