SISTEM INFORMASI PELAYANAN ADMINISTRASI

KEPENDUDUKAN DESA KARANGTANJUNG

LAPORAN

PRAKTIK KERJA LAPANGAN

Diajukan untuk memenuhi mata kuliah PKL pada program studi Sistem Informasi
Diploma Tiga (D3)

MUHAMMAD RAFLI RAMADHAN

NIM : 12200736

Program Studi Sistem Informasi Kampus Kabupaten Karawang

Fakultas Teknik dan Informatika

Universitas Bina Sarana Informatika

2022
 PERSETUJUAN LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
(PKL)

Praktik Kerja Lapangan ini telah disetujui untuk dinilai pada periode Tahun
Akademik 2022/2023 Semester 5 di Program Studi Sistem Informasi (D3) Fakultas
Teknik dan Informatika Universitas Bina Sarana Informatika

DOSEN PENASEHAT AKADEMIK

Kelas 12.5A.14

SUHARDI, S.Sos, MM

i
 KATA PENGANTAR

Puji serta syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
melimpahkan rahmat, taufik, hidayah serta nikmatnya sehingga penulis dapat
menyelesaikan Laporan Praktik Kerja Lapangan ini.
Dengan keterbatasan pengetahuan dan mengangkat dari beberapa sumber,
penulis menyusun Laporan Praktik Kerja Lapangan ini dengan judul “Sistem
Informasi Pelayanan Administrasi Kependudukan Desa Karangtanjung”
sebagai salah satu persyaratan untuk menyelesaikan studi Diploma III pada
Universitas Bina Sarana Informatika.
Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada :
1. Rektor Universitas Bina Sarana Informatika
2. Dekan Fakultas Sistem Informasi Universitas Bina Sarana Informatika
3. Ketua Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Informatika
Universitas Bina Sarana Informatika
4. Bapak Suhardi,S.sos MM selaku Dosen Penasehat Akademik yang telah
memberikan petunjuk dan pengarahan dalam penyelesaian laporan ini.
5. Bapak Lurah Juhari Selaku Kepala Desa Karangtanjung
Serta semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu
yang turut membantu penulis dalam penyusunan laporan ini.
Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam menyusun laporan ini.
Untuk itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi perbaikan
dalam penulisan selanjutnya.
Besar harapan penulis, semoga laporan ini bermanfaat bagi penulis dan bagi
pembaca yang berminat pada umumnya.

Karawang, Januari 2023

Penulis

Muhammad Rafli Ramadhan

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ....................................................................................... ii

DAFTAR ISI ...................................................................................................... iii
DAFTAR SIMBOL ...................................................................................... iv
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................ v

BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah .................................................................. 1
1.2. Tujuan dan Manfaat .......................................................................... 2
1.3. Metode Penelitian ............................................................................ 3
1.4. Ruang Lingkup ................................................................................ 4
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar 5
2.1.1. Konsep Dasar Sistem................................................................ 5
2.1.2. Pengertian Informasi ................................................................ 9
2.1.3. Pengertian Sistem Informasi .................................................... 11
.
2.2. Peralatan Pendukung ........................................................................ 13
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Instansi .................................................................................... 17
3.1.1. Sejarah Instansi ........................................................................... 17
3.1.2. Letak Geografis ........................................................................... 20
3.1.3. Batas Wilayah ............................................................................. 20
3.1.4. Visi dan Misi ............................................................................... 21
3.1.5. Jenis Pelayanan ........................................................................... 22
3.1.6. Struktur Organisasi dan Fungsi ......... ......................................... 30
3.2. Prosedur Sistem Berjalan.................. ..................................................... 33
3.3. Activity Diagram............................... .................................................... 35
3.4. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ............................................... 36
3.5. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran................................................ 37
3.6. Permasalahan Pokok ............................................................................. 39
3.7. Alternatif Pemecahan Masalah ............................................................ 40
BAB IV PENUTUP .............................................................................................
4.1. Kesimpulan .................................................................................................
4.2 Saran…. 42
.......................................................................................................
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 44
DAFTAR RIWAYAT HIDUP ............................................................................. 46
SURAT KETERANGAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN ............................ 47
NILAI PRAKTEK KERJA LAPANGAN ........................................ ................... 48
IDENTITAS PIMPINAN UNIT .......................................................................... 50

iii
 DAFTAR SIMBOL

Simbol Activity Diagramp

STATUS AWAL/INITIAL

Status awal aktivitas sistem, sebuah diagram

aktivitas memiliki sebuah satutus awal.

AKTIVITAS/ ACTIVITY

Aktivitas yang dilakukan sistem, aktivitas

biasanya diawali dengan kata kerja.

PERCABANGAN / DECISION

PENGGABUNGAN/ JOIN

Asosiasi penggabungan dimana lebih dari satu

aktivitas lebih dari satu.

STATUS AKHIR/ FINAL

SWIMLANE

Memisahkan organisasi bisnis yang bertanggung

jawab terhadap aktivitas yang terjadi.

iv
 DAFTAR GAMBAR

Gambar Halaman

Gambar III.1. Activity Diagram ...................................... ......................................

35

v
vi
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Menurut Kotler dalam Laksana (2008), “Pelayanan adalah setiap tindakan

atau kegiatan yang dapat ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain, yang pada

dasarnya tidak berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun.” Menurut

Kamus Besar Bahasa Indonesia dijelaskan pelayanan sebagai usaha melayani

kebutuhan orang lain. Sedangkan melayani adalah membantu menyiapkan atau

mengurus apa yang diperlukan seseorang (Suryanto dan Sutopo, 2006).

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat saat ini

sangat berpengaruh terhadap kegiatan pelayanan yang dilakukan oleh instansi

pemerintah. Instansi pemerintah dituntut untuk bisa menyesuaikan dengan

perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang ada, agar tujuan pemerintah

dapat tercapai dengan maksimal. Selain itu, penyesuaian dengan perkembangan ilmu

pengetahuan dan teknologi dapat juga meningkatkan pelayanan terhadap masyarakat,

terutama dalam kegiatan surat-menyurat sehingga bisa terjadi peningkatan efisiensi

dan efektifitas dari instansi pemerintah tersebut.

Menurut Agus Sugiarto (2005:2), “Surat merupakan sebuah dengan sarana

komunikasi yang dipakai untuk dapat menyampaikan informasi tertulis oleh suatu

pihak kepada pihak lain. Dengan kata lain, surat tersebut merupakan alat komunikasi

tertulis untuk dapat menyampaikan sebuah pesan kepada pihak lain yang

memiliki

1
persyaratan khusus yaitu penggunaan kertas, penggunaan bentuk/ model,

pemakaian

2
 3

notasi serta juga kode, penggunaan bahasa yang khas dan juga pencantuman

tanda tangan.”

Dengan berkembangnya suatu sistem informasi maka sebuah instansi

pemerintah memerlukan suatu alat yang dapat mengolah data dengan cepat dan tepat

agar menjadi informasi. Karena tingkat ketersediaan data ini semakin banyak dan

jelas sehingga dapat membantu dalam pengambilan keputusan dan kebijakan-

kebijakan strategis di dalam instansi pemerintah. Adapun terdapat masalah-masalah

pada instansi pemerintah, seperti proses registerasi berkas yang masih lambat

dikarenakan jumlah data yang sangat banyak dan menggunakan cara manual,

sehingga jika data tidak dikelola dengan baik, akan menimbulkan suatu

permasalahan. Tidak adanya program khusus yang dapat membantu efisiensi dalam

proses pembuatan surat-surat keterangan juga menjadi salah satu penyebab

lambatnya pelayanan masyarakat yang diberikan oleh instansi pemerintahan.

Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas, penulis tertarik

untuk mengangkat judul dalam Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini yaitu

“Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Kependudukan Desa

Karangtanjung”.

1.2. Tujuan dan Manfaat

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk memperoleh data dan informasi atau

suatu gambaran mengenai sistem pelayanan masyarakat yang ada pada Kantor Desa

Karangtanjung dan sebagai salah satu syarat untuk memenuhi kelengkapan tugas

mata kuliah Praktek Kerja Lapangan (PKL). Sedangkan manfaatdari penelitian ini

adalah sebagai berikut :

 4

1. Untuk mengetahui lebih jauh tentang prosedur pelayanan masyarakat di

Kantor Desa Karangtanjung

2. Untuk mengetahui persyaratan apa saja yang harus dipenuhi untuk

mengajukan pembuatan surat-surat di Kantor Desa Karangtanjung

3. Untuk mengetahui tugas pokok masing-masing bagian pada Kantor Desa

Karangtanjung

4. Untuk mengetahui permasalahan pokok yang terjadi di Kantor Desa

Karangtanjung

1.3. Metode Penelitian

Untuk menmperoleh data-data yang diperlukan, maka penulis melakukan

kegiatan pengumpulan data dengan menggunakan beberapa metode, antara lain :

1. Pengamatan Langsung (Observasi)

Dalam metode ini penulis mengumpulkan data yang diperlukan dengan cara

pengamatan secara langsung terhadap segala kegiatan yang berhubungan

dengan segala jenis kegiatan pekerjaan yang ada di Kantor Desa Karangtanjung

untuk mengumpulkan beberapa data yang berkaitan dengan objek penelitian.

2. Wawancara

Dalam metode wawancara ini, penulis memperoleh data dan informasi

langsung dari sumbernya dengan cara melakukan tanya jawab dan bertatap muka

secara langsung antara penulis dengan narasumber.

3. Studi Pustaka

Metode ini digunakan sebagai pendukung dan penunjang dari data yang telah

ada serta sebagai bahan perbandingan. Penulis juga melakukan pendekatan dengan

referensi buku-buku di perpustakaan yang mengacu pada bidang yang berkaitan

dengan objek penulisan.

 5

4. Browsing Internet

Selain dari ketiga metode yang disebutkan di atas, penulis juga

mengumpulkan data dengan menggunakan metode browsing internet sebagai

referensi untuk menulis laporan untuk mendapatkan gambaran mengenai contoh

Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dan struktur laporannya.

1.4. Ruang Lingkup

Pembahasan dalam penulisan ini difokuskan pada pembuatan surat

keterangan yang dikeluarkan oleh Kantor Desa Karangtanjung Kota Tangerang,

mulai dari proses pengajuan pembuatan surat keterangan, pemeriksaan berkas,

penandatanganan surat oleh kepala seksi, pemberian stempel pada surat keterangan,

hingga ke penyerahan surat keterangan kepada pemohon sesuai dengan prosedur

berjalan yang

ada di dalam Kantor Desa Karangtanjung

6
 BAB II

LANDASAN TEORI

Untuk mendukung pembuatan laporan ini, maka perlu dikemukakan teori-

teori yang berkaitan dengan permasalahan dan ruang lingkup pembahasan sebagai

landasan dalam pembuatan laporan ini. Oleh karena itu, penulis membuat landasan

teori menurut para ahli yang melatarbelakangi penyusunan laporan ini.

2.1.1. Konsep Dasar Sistem

Secara garis besar sistem merupakan suatu kumpulan komponen dan

elemen yang saling terintegrasi, komponen yang terorganisir dan bekerja sama

dalam mewujudkan suatu tujuan tertentu. Menurut Sutanto dalam Djahir dan Pratita

(2015:6) mengemukakan bahwa “sistem adalah kumpulan/grup dari

subsistem/bagian/komponen apapun, baik fisik ataupun nonfisik yang saling

berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu

tujuan tertentu”.

Sedangkan menurut Mulyani (2016:2) menyatakan bahwa “sistem bisa

diartikan sebagai sekumpulan sub sistem, komponen yang saling bekerja sama

dengan tujuan yang sama untuk menghasilkan output yang sudah ditentukan

sebelumnya”.

Selain itu menurut Hutahaean (2015:2) mengemukakan bahwa “sistem

adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,

berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau untuk melakukan

sasaran

7
yang tertentu”.

8
 9

Berdasarkan pendapat dari para ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem

merupakan suatu kumpulan komponen dari subsistem yang saling bekerja sama dari

prosedur-prosedur yang saling berhubungan untuk menghasilkan output dalam

mencapai tujuan tertentu.

A. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai ciri-ciri karakteristik yang terdapat pada

sekumpulan elemen yang harus dipahami dalam megidentifikasi pembuatan sistem.

Adapun karakteristik sistem (Hutahaean, 2015:3) yang dimaksud adalah sebagai

berikut:

1. Komponen (Component)

Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi dan bekerja

sama untuk membentuk satu kesatuan. Komponen sistem dapat berupa sub sistem

atau bagian-bagian dari sistem.

2. Batasan Sistem (Boundary)

Daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau

dengan lingkungan luar dinamakan dengan batasan sistem. Batasan sistem ini

memungkinkan sistem dipandang sebagai satu kesatuan dan juga menunjukkan ruang

lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Apapun yang berada di luar batas dari sistem dan mempengaruhi sistem

tersebut dinamakan dengan lingkungan luar sistem. Lingkungan luar yang bersifat

menguntungkan wajib dipelihara dan yang merugikan harus dikendalikan agar tidak

mengganggu kelangsungan sistem.

 10

4. Penghubung Sistem (Interface)

Media penghubung diperlukan untuk mengalirkan sumber-sumber daya

dari sub sistem ke sub sistem lainnya dinamakan dengan penghubung sistem.

5. Masukan Sistem (Input)

Energi yang dimasukkan ke dalam sistem dinamakan dengan masukan

sistem (input) dapat berupa perawatan dan masukan sinyal. Perawatan ini berfungsi

agar sistem dapat beroperasi dan masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk

menghasilkan keluaran (output).

6. Keluaran Sistem (Output)

Hasil dari energi yang telah diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran

yang berguna dinamakan dengan keluaran sistem (output). Informasi

merupakan contoh keluaran sistem.

7. Pengolah Sistem (Process)

Untuk mengolah masukan menjadi keluaran diperlukan suatu pengolah

yang dinamakan dengan pengolah sistem.

8. Sasaran Sistem (Goal)

Sistem pasti memiliki tujuan atau sasaran yang sangat menentukan input

yang dibutuhkan oleh sistem dan keluaran yang dihasilkan.

B. Klasifikasi Sistem

Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dan

komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus

yang terjadi di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan

dari beberapa sudut pandang. Adapun klasifikasi sistem menurut (Hutahaean,

2015:6) diuraikan sebagai berikut:

 11

1. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)

Sistem abstrak merupakan sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang

tidak tampak secara fisik, misalnya sistem telogi.

Sedangkan sistem fisik diartikan sebagai sistem yang nampak secara fisik

sehingga setiap mahluk dapat melihatnya, misalnya sistem komputer.

2. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human

Made System)

Sistem alamiah merupakan sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak

dibuat oleh manusia, misalnya sistem tata surya, sistem galaksi, sistem

reproduksi dan lain-lain. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem

yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan yang melibatkan interaksi manusia,

misalnya sistem akuntansi, sistem informasi, dan lain-lain.

3. Sistem Deterministik (Deterministic System) dan Sistem Probabilistik

(Probabilistic System)

Sistem deterministik merupakan sistem yang beroperasi dengan tingkah

laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan

pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan, misalnya sistem komputer,

adalah contoh sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-

program komputer yang dijalankan.

Sedangkan sistem probabilistik merupakan sistem yang kondisi masa

depanya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas, misalnya

sistem manusia.
 12

4. Sistem Terbuka (Open System) dan Sistem Tertutup (Closed System)

Sistem terbuka merupakan sistem yang berhubungan dan terpengaruh

dengan lingkungan luarnya. Lebih sepesifik dikenal juga yang disebut

dengan system terotomasi, yang merupakan bagian dari sistem buatan manusia dan

beriteraksi dengan

kontrol oleh satu atau lebih komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan

dalam masyarakat modern. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan

keluaran untuk subsistem lainnya, misalnya sistem kebudayaan manusia.

Sedangkan sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan

tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis

tanpa danya campur tangan dari pihak luar. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi

kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah

relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).

2.1.2. Pengertian Informasi

Informasi sangat diperlukan karena dapat mempengaruhi keberlangsungan

dari organisasi bisnis atau pengguna informasi tersebut. Informasi akan

menjadi berguna apabila pengguna informasi yang menerima informasi tersebut

membutuhkan informasi sesuai dengan apa yang diperlukan.

Menurut Hutahaean (2015:9) mengemukakan bahwa “informasi adalah data

yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya”.

Sedangkan, menurut Mulyani (2016:17) mengemukakan bahwa “informasi

merupakan data yang sudah diolah yang ditujukan untuk seseorang, organisasi

ataupun siapa saja yang membutuhkan”.

 13

Maka dari itu, penulis menyimpulkan bahwa informasi merupakan

sekumpulan data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna,

menggambarkan suatu kejadian yang nyata dan dijadikan sebagai alat bantu

untuk

pengambilan keputusan bagi penggunanya.

Informasi yang berkualitas memiliki kriteria-kriteria tertentu. Menurut

Romney dan Steinbart dalam Mulyani (2016:18) mengemukakan bahwa kriteria

informasi yang terdiri dari:

1. Relevan (Relevance)

Informasi harus bisa dikatakan relevan apabila informasi yang termuat di

dalamnya dapat mempengaruhi keputusan pengguna dengan membantu mereka

mengevaluasi peristiwa masa lalu atau masa kini, dan memprediksi masa depan,

serta menegaskan atau mengoreksi hasil evaluasi mereka di masa lalu. \

2. Andal (Reliable)

Informasi harus bebas dari pengertian yang menyesatkan dan

kesalahan material, menyajikan setiap fakta secara jujur, serta dapat diverifikasi.

3. Lengkap (Complete)

Informasi disajikan selengkap mungkin, yaitu mencakup semua informasi

yang dapat mempengaruhi pengambilan keputusan.

4. Tepat Waktu (Timelines)

Informasi disajikan tepat waktu sehingga dapat berpengaruh dan berguna

dalam pengambilan keputusan.

5. Dapat Dipahami (Understandable)

 14

Informasi yang disajikan dalam bentuk serta istilah yang disesuaikan

dengan batas pemahaman para pengguna.

6. Dapat Diverifikasi(Verificable)

Informasi yang disajikan dapat diuji, dan apabila pengujian dilakukan lebih

dari sekali oleh pihak yang berbeda, hasilnya tetap menunjukkan simpulan yang

tidak berbeda jauh.

7. Dapat Diakses (Accessible)

Informasi yang tersedia pada saat dibutuhkan dan dengan format yang dapat

digunakan.

2.1.3. Pengertian Sistem Informasi

Perkembangan zaman yang semakin canggih ini membuat sistem dapat

dikombinasikan dengan teknologi. Penggabungan antara sistem dengan

teknologi untuk menghasilkan informasi ini biasa disebut dengan sistem informasi.

Menurut Hutahaean (2015:13), “sistem informasi adalah suatu sistem di

dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi

harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu

organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang

dibutuhkan”.

Sedangkan, menurut Lucas dalam Djahir dan Pratita (2015:14)

mengemukakan bahwa “sistem informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur-

prosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi

untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi”.

Dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan kombinasi antara

beberapa komponen (manusia, teknologi informasi, proses kerja dan lain-lain) yang
 15

saling berhubungan atau berinteraksi untuk melakukan pengolahan data menjadi

informasi dalam suatu organisasi. Komponen-komponen yang membangun sistem

informasi dinamakan blok bangunan (Building Block). Blok bangunan ini mirip

dengan karakteristik sistem yang telah diuraikan sebelumnya. Penjelasan dari blok

bangunan yang membangun sistem informasi (Hutahaean, 2015:13), yaitu:

1. Blok Masukan (Input Block)

Blok masukan merupakan blok yang bertugas dalam input data agar masuk

ke dalam sistem informasi. Blok masukan bertugas dalam merekam data yang akan

dimasukkan, biasanya berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok Model (Model Block)

Blok model terbentuk dari kombinasi prosedur, logika dan model

matematik yang memproses data input dan data yang tersimpan di basis data dengan

cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran (Output Block)

Sistem informasi menghasilkan keluaran (output) yaitu informasi yang

berkualitas dan berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai

sistem.

4. Blok Teknologi (Technology Block)

Teknologi digunakan merupakan kotak alat dalam sistem informasi.

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan

mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran berupa informasi dan

membantu pengendalian dari sistem secara menyeluruh. Blok teknologi perangkat

lunak (software) dan perangkat keras (hardware) yang dioperasikan oleh

teknisi (brainware).
 16

5. Blok Basis Data (Database Block)

Basis data (database) merupakan media untuk menyimpan data yang saling

berhubungan satu sama lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan dapat

dipergunakan kembali, diperlukan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

6. Blok Kendali (Control Block)

Sistem informasi memiliki kontrol kendali untuk menanggulangi

gangguangangguan terhadap sistem apabila terlanjur terjadi kesalahan maka dapat

langsung diantisipasi atau diatasi.

2.2. Peralatan Pendukung

Merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika

model dari suatu sistem dengan menggunakan simbol-simbol, lambang-lambang,

diagram- diagram yang menunjukan secara tepat arti dan fungsinya. Adapun

peralatan pendukung (tools system) yang dijelaskan sebagai model sistem yang akan

dirancang adalah sebagai berikut :

2.2.1. Konsep Dasar UML (Unified Modeling Language)

Menurut Rosa dan Shalahuddin (2014:133), berpendapat bahwa UML

(Unified Modeling Language) adalah “Salah standar bahasa yang banyak digunakan

di dunia industri untuk mendefinisikan requirement, membuat analisa & desain,

serta menggambarkan arsitektur dalam pemrograman berorintasi objek”.

 17

Sedangkan Mulyani (2016:48) mengatakan UML (Unified Modeling

Language) adalah “Sebuah teknik pengembangan sistem yang menggunakan bahasa

grafis sebagai alat untuk pendokumentasian dan melakukan spesifikasi pada

sistem”.

Dari beberapa penjelasan teori tersebut dapat disimpulkan bahwa UML

(Unified Modeling Language) adalah bahasa yang sering digunakan untuk

membangun sebuah sistem perangkat lunak dengan melakukan penganalisaan desain

dan spesifikasi dalam pemrograman berorintasi objek.

UML (Unified Modeling Language) memiliki diagram-diagram yang

digunakan dalam pembuatan aplikasi berorintasi objek, diantaranya (Rosa dan

Shalahuddin,2014:155) :

2.2.1.1. Use Case Diagram

Menurut Rosa dan M. Shalahudin (2015:155), “Use case merupakan

pemodelan untuk kelakuan (behavior) sistem informasi yang akan dibuat. Use case

mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem

informasi yang akan dibuat. Secara kasar, use case digunakan untuk mengetahui

fungsi apa saja yang ada di dalam sebuah sistem informasi dan siapa saja yang

berhak menggunakan fungsi-fungsi itu.”

2.2.1.2. Activity Diagram

Menurut Rosa dan M. Shalahudin (2015:161), “Activity Diagram

menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sebuah sistem

atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat lunak. Yang perlu

diperhatikan disini adalah bahwa diagram aktivitas menggambarkan aktivitas sistem

bukan apa yang dilakukan aktor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh sistem.”
 18

2.2.1.3. Sequence Diagram

Menurut Rosa dan M. Shalahudin (2015:165), “Sequence diagram

menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup

objek dengan massage yang dikirimkan dan diterima antar objek. Oleh karena itu

untuk menggambarkan diagram sekuen maka harus diketahui objek-objek

yang

terlibat dalam sebuah use case beserta metode-metode yang dimiliki kelas

yang

diinstansiasi menjadi objek itu. Membuat diagram sekuen juga dibutuhkan untuk

melihat skenario yang ada pada use case. Banyaknya diagram sekuen yang harus

digambar adalah minimal sebanyak pendefinisian use case yang memiliki proses

sendiri atau yang penting semua use case yang telah didefinisikan interaksi jalannya

pesan sudah dicakup dalam diagram sekuen sehingga semakin banyak use case yang

didefinisikan maka diagram sekuen yang harus dibuat juga semakin banyak.”

2.2.1.4. Class Diagram

Menurut Rosa dan M. Shalahudin (2015:141), “Class Diagram

menggambarkan struktur sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat

untuk membangun sistem. Kelas memiliki apa yang disebut atribut dan method atau

operasi. Berikut penjelasan atribut dan method :

1. Atribut merupakan variable-variabel yang dimiliki oleh suatu kelas.

2. Operasi atau method adalah fungsi-fungsi yang dimiliki oleh suatu kelas”

2.2.1.5 Component Diagram

Menurut Rosa dan Shalalludin (2015:148) “Component Diagram dibuat

untuk menunjukkan organisasi dan ketergantungan diantara kumpulan komponen

 19

dalam sebuah sistem. Diagram komponen fokus pada komponen sistem yang

dibutuhkan dan ada didalam sistem”.

2.2.1.6 Deployment Diagram

Menurut Rosa dan Shalalludin (2015:154), “Deployment

Diagram menunjukan konfigurasi komponen dalam proses eksekusi aplikasi.”

Deployment Diagram juga digunakan untuk memodelkan hal sebagai berikut:

1. Sistem tambahan (Embedded System) yang mengambarkan rancangan device,

node, hardware

2. Sistem client/server

3. Sistem terdistribusi

4. Rekayasa ulang aplikasi

20
 BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Instansi

Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Kantor Desa

Karangtanjung, penulis telah meninjau instansi secara garis besar dan

mendeskripsikannya ke dalam bentuk tulisan untuk dapat lebih memahami seperti

apakah Kantor Desa Karangtanjung itu.

3.1.1. Sejarah Instansi

Desa Karangtanjung asalnya adalah Desa yang masuk ke wilayah Desa

Kedawung dan Desa Pasirtanjung, yang terletak di Selatan Desa Lemahabang,

Namun berdasar kepada Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1981 Tanggal 6

Oktober 1981 tentang Pembentukan Kecamatan Tempuran dan Kecamatan

Lemahabang di Kabupaten Daerah Tingkat II Karawang Dalam Wilayah Provinsi

Daerah Tingkat I Jawa Barat, Lemahabang resmi menjadi Kecamatan.

Pada Tahun 1982 sehubungan Peraturan Pemerintah mengingat jumlah

penduduk dan luas wilayah geografis sudah cukup memenuhi persyaratan Desa

Kedawung dan Desa Pasirtanjung dapat dimekarkan yang wilayahnya cukup luas,

dibentuk Panitia yang tugasnya menentukan :

1. Batas Desa lama dan Desa baru

2. Jumlah penduduk Desa lama dan Desa baru

3. Luas wilayah Desa lama dan Desa baru

4. Persyaratan lainnya yang diperlukan.

21
 22

Pada tahun 1982 berdirilah Desa Karangtanjung yang dipimpin oleh Kepala

Desa yang pertama bernama Lurah Wilya. dan Desa Karangtanjung secara resmi

diakui oleh Desa Kedawung dan Desa Pasirtanjung pada tahun 1982. Dengan kondisi

Geografis terletak di perbatasan Kecamatan Lemahabang dan Kecamatan Tirtasari

dengan batas-batas Desa :

Utara : Desa Lemahabang Kecamatan Lemahabang

Selatan : Desa Pasirtanjung Kecamatan Lemahabang

Barat : Desa Kedawung Kecamatan Lemahabang

Timur : Desa Bojongsari Kecamatan Tirtamulya

Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1981 Tanggal 6 Oktober 1981

tentang Pembentukan Kecamatan Tempuran dan Kecamatan Lemahabang di

Kabupaten Daerah Tingkat II Karawang dalam Wilayah Propinsi Daerah Tingkat I

Jawa Barat, Desa di Kecamatan pada awalnya hanya ada 7 (tujuh) Desa sebagaimana

tercantum dalam Pasal 2 Perwakilan Kecamatan Telagasari di Lemahabang di

Kabupaten Daerah Tingkat II Karawang ditetapkan menjadi Kecamatan Lemahabang

meliputi wilayah :

1. Desa Lemahabang

2. Desa Ciwaringin

3. Desa Pulokalapa

4. Desa Kedawung

5. Desa Lemahmukti

6. Desa Pasirtanjung

7. Desa Pulojaya
 23

Hingga akhirnya pada saat ini Desa di Wilayah Kecamatan Lemahabang menjadi

11 (sebelas) Desa ditambah dengan Pemekaran dari :

8. Pemekaran Desa Ciwaringin dan Desa Kedawung menjadi Desa

Waringinkarya

9. Pemekaran Desa Lemahabang menjadi Desa Karyamukti

10. Pemekaran Desa Kedawung dan Desa Pasirtanjung menjadi Desa

Karangtanjung

11. Pemekaran Desa Pulokalapa menjadi Desa Pulomulya

Desa Karangtanjung memiliki 7 Kepala Desa yang sudah menjabat dari tahun

1989 sampai dengan saat ini, Antara lain :

1. Lurah Wirya

2. Lurah Ecim Samsuri

3. Lurah Mugni

4. Lurah Juhari ,S.H

5. Lurah Juhari ,S.H

6. Lurah Ade Kosasih

7. Lurah Juhari ,S.H

Sampai saat ini

Berdasarkan ketinggian wilayah, Desa Karangtanjung diklasifikasikan kepada

dataran rendah berdasarkan topografis wilayah maka penggunaan lahan Desa

Karangtanjung memiliki Luas Wilayah 307 Ha2 Tanah Sawah, Ladang 1 Ha2,

Perkebunan 1 Ha2, Pemukiman 70 Ha2, dan Pekarangan 1 Ha2, dengan Total Luas

Desa Karangtanjung seluas 380 Ha2.

 24

Sumber penghasilan utama penduduk adalah disektor Pertanian adapun Data

tentang jumlah penduduk berdasarkan jenis pekerjaan sebanyak 4.868 Jiwa dari

1.686 Keluarga yang terdiri dari 2.421 Laki-laki dan 2.447 Perempuan.

3.1.2. Letak Geografis

Topografi terluas wilayah desa adalah Tanah dataran sawah seluas 307 Ha

Desa Karangtanjung memiliki Tanah Sawah Bengkok seluas 8 Ha

di Desa Karangtanjung seluas : 6 Ha

di Desa Pulomulya : 1 Ha`

di Desa Cibuaya : 1 Ha

Panjang jalan Di Desa Karangtanjung :

a. Jalan Kabupaten Sepanjang : 3.657 meter

b. Jalan Desa Sepanjang : 4.563 meter

c. Jalan Lingkungan Sepanjang : 1.945 meter

d. Jalan Gang Sepanjang : 5.068 meter

dengan total panjang jalan di Desa Karangtanjung sepanjang 15.233 meter di

antaranya 1 Jalan Kabupaten, 2 Jalan Desa, 2 Jalan Lingkungan, dan 24 Jalan Gang.

3.1.3. Batas Wilayah

Kordinat lokasi kegiatan pemerintah Desa Karangtanjung :

-6.3057271,107.4302703,6232m

Kordinat lokasi wilayah Desa Karangtanjung :

-6.3128525,107.4457083,779m

Dengan Batas-batas Desa :

Utara : Desa Lemahabang, Kecamatan Lemahabang

Barat : Desa Kedawung, Kecamatan Lemahabang

 25

Timur : Desa Bojongsari, Kecamatan Tirtamulya

Selatan : Desa Pasirtanjung, Kecamatan Lemahabang

3.1.4. Visi dan Misi

3.1.4.1. Visi

"Karangtanjung Berseri"

(Bersih, Relegius, Sejahtera, Rapi, dan Indah)

"Terwujudnya masyarakat Desa Karangtanjung yang Bersih, Relegius,

Sejahtera, Rapi dan Indah melalui Akselerasi Pembangunan yang berbasis

Keagamaan, Budaya Hukum dan Berwawasan Lingkungan dengan berorentasi

pada peningkatan Kinerja Aparatur dan Pemberdayaan Masyarakat"

3.1.4.2. Misi

Misi dan Program Desa Karangtanjung

Dan untuk melaksanakan visi Desa Karangtanjung dilaksanakan misi dan

program sebagai berikut:

1. Pembangunan Jangka Panjang

1) Melanjutkan pembangunan desa yang belum terlaksana.

2) Meningkatkan kerjasama antara pemerintah desa dengan lembaga desa

yang ada.

3) Meningkatkan kesejahtraan masyarakat desa dengan meningkatkan

sarana dan prasarana ekonomi warga.

 26

2. Pembangunan Jangka Pendek

1) Mengembangkan dan Menjaga serta melestarikan ada istiadat desa

terutama yang telah mengakar di desa Karangtanjung.

2) Meningkatkan pelayanan dalam bidang pemerintahan kepada warga

masyarakat

3) Meningkatkan sarana dan prasarana ekonomi warga desa dengan

perbaikan prasarana dan sarana ekonomi.

4) Meningkatkan sarana dan prasarana pendidikan guna peningkatan

sumber daya manusia Desa Karangtanjung.

3.1.5. Jenis Pelayanan

Umumnya, Kantor Desa Karangtanjung melayani pembuatan surat-surat

keterangan, surat pengantar dan lain-lain. Berikut ini adalah jenis pelayanan yang

disediakan oleh Kantor Desa Karangtanjung dan persyaratannya :

A. Membuat Kartu Keluarga baru untuk pasangan suami-istri yang baru menikah

atau pecah Kartu Keluarga

Persyaratan :

a. Surat Pengantar RT/RW

b. Fotokopi Buku Nikah

c. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk suami dan istri

d. Fotokopi Kartu Keluarga suami dan istri

e. Surat Pengantar Pindah Datang dari Catatan Sipil (Pria atau Wanita yang

baru datang dan menikah dengan warga Desa Karangtanjung)

Tugas Pokok : Kepala Seksi Tata Pemerintahan

 27

B. Memperbaharui Kartu Keluarga

Persyaratan :

a. Surat Pengantar RT/RW

b. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk suami dan istri, serta anak bila anak sudah

berusia 17 tahun atau Fotokopi Akta Kelahiran anak bila anak belum

berusia 17 tahun dan belum memiliki Kartu Tanda Penduduk

c. Fotokopi Kartu Keluarga Lama dan membawa Kartu Keluarga asli

Tugas Pokok : Kepala Seksi Tata Pemerintahan

C. Membuat Kartu Tanda Penduduk Baru

Persyaratan :

a. Surat Pengantar RT/RW

b. Fotokopi Kartu Keluarga

c. Fotokopi Akta Kelahiran

d. Proses Foto di Kecamatan

Tugas Pokok : Kepala Seksi Tata Pemerintahan

D. Mengurus Kartu Tanda Penduduk atau Kartu Keluarga yang Hilang

Persyaratan :

a. Membuat Laporan Kehilangan di Kepolisian

b. Langsung ke Kecamatan

Tugas Pokok : Kepala Seksi Tata Pemerintahan

E. Membuat Surat Pengantar Surat Keterangan Catatan Kepolisian

Persyaratan :

a. Surat Pengantar RT/RW

b. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk

 28

c. Fotokopi Kartu Keluarga

Tugas Pokok : Kepala Seksi Tata Pemerintahan

F. Membuat Surat Menikah atau Surat Pengantar Nikah

Persyaratan :

a. Surat Pengantar RT/RW

b. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk si pemohon

c. Fotokopi Kartu Keluarga si pemohon

d. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk kedua orang tua si pemohon

e. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk calon istri atau suami

f. Fotokopi Kartu Keluarga calon istri atau suami

Tugas Pokok : Kepala Seksi Kesejahteraan dan Pemberdayaan Masyarakat

G. Membuat Surat Keterangan Tidak Mampu

Persyaratan :

a. Surat Pengantar RT/RW

b. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk Suami dan Istri

c. Fotokopi Kartu Keluarga

d. Pengecekan Data Berdasarkan Basis Data Terpadu (BDT)

Tugas Pokok : Kepala Seksi Kesejahteraan dan Pemberdayaan Masyarakat

H. Membuat Surat Keterangan Kenal Lahir

Persyaratan :

a. Surat Pengantar RT/RW

b. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk

c. Fotokopi Kartu Keluarga

 29

d. Surat Pernyataan bahwa si pemohon belum pernah memiliki Akta Lahir

dengan tanda tangan di atas materai

Tugas Pokok : Kepala Seksi Kesejahteraan dan Pemberdayaan Masyarakat

I. Membuat Surat Keterangan Belum Menikah

Persyaratan :

a. Surat Pengantar RT/RW

b. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk

c. Fotokopi Kartu Keluarga

d. Surat Pernyataan bahwa si pemohon belum pernah menikah dengan tanda

tangan di atas materai

Tugas Pokok : Kepala Seksi Kesejahteraan dan Pemberdayaan Masyarakat

J. Membuat Surat Keterangan Belum Memiliki Rumah

Persyaratan :

a. Surat Pengantar RT/RW

b. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk

c. Fotokopi Kartu Keluarga

d. Surat Pernyataan bahwa si pemohon belum pernah memiliki rumah dengan

tanda tangan di atas materai

Tugas Pokok : Kepala Seksi Kesejahteraan dan Pemberdayaan Masyarakat

K. Membuat Surat Keterangan Janda

Persyaratan :

a. Surat Pengantar RT/RW

b. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk

c. Fotokopi Kartu Keluarga

 30

d. Fotokopi Akta Kematian atau Surat Keterangan Kematian alharhum

Tugas Pokok : Kepala Seksi Kesejahteraan dan Pemberdayaan Masyarakat

L. Membuat Surat Keterangan Kematian

Persyaratan :

a. Surat Pengantar RT/RW

b. Kartu Tanda Penduduk asli Almarhum

c. Fotokopi Kartu Keluarga Almarhum

d. Fotokopi Akta Lahir Almarhum (jika tidak memiliki Akta Lahir, bisa

membuat Surat Pernyataan bahwa yang bersangkutan tidak pernah memiliki

Akta Lahir dengan tanda tangan di atas materai)

e. Surat Keterangan Kematian dari Rumah Sakit asli, jika meninggal di Rumah

Sakit atau Surat Keterangan Kematian dari Puskesmas asli, jika meninggal di

rumah

f. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk Pelapor

Catatan : Pelapor adalah orang yang memiliki hubungan dengan almarhum, bisa

istri atau suami, anak ataupun saudara.

Tugas Pokok : Kepala Seksi Kesejahteraan dan Pemberdayaan Masyarakat

M. Membuat Surat Keterangan Ghoib

Persyaratan :

a. Surat Pengantar RT/RW

b. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk c. Fotokopi Kartu Keluarga

c. Fotokopi Buku Nikah

d. Surat Pernyataan bahwa yang suami atau istri pemohon tidak lagi

diketahui keberadaannya (ghoib) dengan tanda tangan di atas materai

 31

Tugas Pokok : Kepala Seksi Kesejahteraan dan Pemberdayaan Masyarakat

N. Membuat Surat Keterangan Usaha

Persyaratan :

a. Surat Pengantar RT/RW

b. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk c. Fotokopi Kartu Keluarga

c. Foto Tempat Usaha

d. Fotokopi PBB Tempat Usaha

e. Surat Pernyataan bahwa benar yang bersangkutan memiliki usaha Catatan :

Masa berlaku Surat Keterangan Domisili Usaha adalah 3 bulan.

Tugas Pokok : Kepala Seksi Ekonomi dan Pembangunan

O. Membuat Surat Keterangan Domisili Usaha

Persyaratan :

a. Surat Pengantar RT/RW

b. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk c. Fotokopi Kartu Keluarga

Catatan : Masa berlaku Surat Keterangan Domisili Usaha adalah 1 tahun dan untuk

saat ini Desa tidak lagi diperbolehkan mengeluarkan Surat Keterangan Domisili

Usaha.

Tugas Pokok : Kepala Desa

P. Membuat Surat Keterangan Ahli Waris dan Surat Kuasa Waris

Persyaratan :

a. Surat Pengantar RT/RW

b. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk semua ahli waris

c. Fotokopi Kartu Keluarga semua ahli waris

d. Fotokopi Akta Kematian atau Surat Keterangan Kematian alharhum

 32

e. Lampiran berdasarkan kebutuhannya Surat Kuasa Waris nantinya akan

dipergunakan untuk apa, jika untuk Jual Beli Rumah maka yang dilampirkan

adalah Surat Rumah

Tugas Pokok : Kepala Desa

Q. Membuat Pengajuan Kartu Indonesia Sehat

Persyaratan :

a. Surat Pengantar RT/RW

b. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk

c. Fotokopi Kartu Keluarga

Tugas Pokok : Kepala Seksi Tata Pemerintahan

Selain surat-surat di atas, Desa juga melayani beberapa pelayanan yang

berbasis sistem Online :

A. Membuat Akta Kelahiran Anak

Persyaratan :

a. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk suami dan istri

b. Fotokopi Kartu Keluarga

c. Fotokopi Buku Nikah yang telah dilegalisir oleh KUA

d. Surat Keterangan Lahir dari Rumah Sakit atau Bidan Asli

Catatan :

Akta Kelahiran yang bisa di Online-kan adalah jika umur bayi di bawah 60

hari. Jika bayi telah berumur lebih dari 60 hari, maka keluarga diwajibkan

memasukan bayi ke dalam Kartu Keluarga terlebih dahulu untuk

mendapatkan NIK.

Tugas Pokok : Kepala Seksi Tata Pemerintahan atau Kepala Desa

 33

B. Membuat Kartu Identitas Anak

Persyaratan :

a. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk Kedua Orang Tua

b. Fotokopi Kartu Keluarga

c. Foto anak bila telah berusia lebih dari 5 tahun, jika usia anak kurang dari 5

tahun maka tidak perlu melampirkan foto anak

Catatan :

Foto anak menggunakan background merah jika tahun lahirnya ganjil atau

menggunakan background biru jika tahun lahirnya genap. Jika masa berlaku

KIA telah habis, maka harus diperpanjang dengan melampirkan

persyaratan yang sama. KIA yang telah selesai dibuat (sekitar 3 bulan) dapat

diambil langsung di Kantor Desa bkarangtanjung.

Tugas Pokok : Kepala Seksi Tata Pemerintahan

C. Membuat Akta Kematian

Persyaratan :

a. Surat Pengantar RT/RW

b. Kartu Tanda Penduduk asli Almarhum

c. Fotokopi Kartu Keluarga Almarhum

d. Fotokopi Akta Lahir Almarhum (jika tidak memiliki Akta Lahir, bisa membuat

Surat Pernyataan bahwa yang bersangkutan tidak pernah memiliki Akta Lahir

dengan tanda tangan di atas materai)

e. Surat Keterangan Kematian dari Rumah Sakit asli, jika meninggal di Rumah

Sakit atau Surat Keterangan Kematian dari Puskesmas asli, jika meninggal di

rumah

f. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk Pelapor

 34

Catatan : Pelapor adalah orang yang memiliki hubungan dengan almarhum, bisa

istri atau suami, anak ataupun saudara.

Tugas Pokok : Kepala Desa

3.1.6. Struktur Organisasi dan Fungsi

Sebelum penulis menguraikan tentang pembagian tugas untuk mengelola

Desa agar dapat berjalan dengan baik dan optimal, Kantor Desa menerapkan

manajemen yang dituangkan dalam bentuk Struktur Organisasi merupakan sarana

yang sangat penting untuk menjalankan fungsinya.

Struktur Organisasi menunjukkan kerangka dan susunan pola tahap

hubungan- hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi maupun

orang-orang yang menunjukkan kedudukannya, serta tugas-tugas, wewenang-

wewenang dan tanggung jawab didalam organisasi.

Secara umum tugas Kepala Desa dan masing-masing Kepala Seksi Kantor Desa

Karangtanjung adalah sebagai berikut :

1. Kepala Desa

Kepala Desa mempunyai tugas pokok :

a. a. Menyelenggarakan urusan tata pemerintahan, ekonomi dan

pembangunan, serta kesejahteraan.

b. Perumusan Kebijakan Teknis dalam lingkup urusan-urusan tata

pemerintahan, pemerintahan, ekonomi dan pembangunan, serta kesejahteraan

dan pemberdayaan masyarakat.

c. Penyelenggraan tugas Desa dalam lingkup urusan-urusan tata pemerintahan,

pemerintahan, ekonomi dan pembangunan, serta kesejahteraan dan

pemberdayaan masyarakat.
 35

d. Pembinaan penyelenggaraan pelayanan publik dalam lingkup urusan-urusan

tata pemerintahan, pemerintahan, ekonomi dan pembangunan, serta

kesejahteraan dan pemberdayaan masyarakat.

e. Penyelenggaraan pembangunan,pengembangan,dan rehabilitasi prasarana dan

sarana fisik di lingkup tugas Desa.

f. Peningkatan partisipasi dan swadaya gotong royong masyarakat.

g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Walikota sesuai dengan lingkup tugas

dan fungsinya.

2. Sekretariat

Sekretariat Desa mempunyai tugas pokok :

a. Melakukan penyusunan program dan rencana kegiatan sekretariat.

b. Menyelenggarakan kegiatan di bidang administrasi umum, keuangan,

kepegawaian dan perencanaan.

b. Melakukan pembinaan adminitrasi perencanaan di lingkungan Desa.

c. Melakukan kegiatan monitoring, evaluasi dan pelaporan terhadap realisasi

atau pelaksanaan program kegiatan Desa.

d. Melakukan pengelolaan kebutuhan barang Desa.

3. Seksi Tata Pemerintahan

Seksi Tata Pemerintahan Desa mempunyai tugas pokok :

a. Melakukan pengelolaan Buku Administrasi Kependudukan.

b. Melakukan kegiatan publik di bidang administrasi Pajak Bumi dan Bangunan

Buku

c. Melakukan pendistribusian SPPT Pajak Bumi dan Bangunan.

d. Melakukan kegiatan dalam rangka pemberian,fasilitasi dan pembinaan

Rukun Tetangga (RT) dan Rukun RW.

 36

4. Seksi Ekonomi dan Pembangunan

Seksi Ekonomi dan Pembangunan Desa mempunyai tugas pokok :

a. Melakukan penyusunan rencana kegiatan sebagai bahan penyusunan rencana

strategis serta rencana kerja dan anggaran Desa dalam lingkup urusan

ekonomi dan pembangunan.

b. Melakukan dan membina kegiatan administrasi di bidang pembangunan.

c. Melakukan fasilitasi dan pembinaan di bidang koperasi,usaha kecil menengah

untuk meningkatkan taraf kehidupan ekonomi masyarakat.

d. Melakukan fasilitasi dan kordinasi dalam pembangunan di wilayah kerja

Desa.

5. Seksi Kesejahteraan dan Pemberdayaan Masyarakat

Seksi Kesejahteraan dan Pemberdayaan Masyarakat Desa mempunyai

tugas pokok :

a. Melakukan fasilitasi bagi penyelenggaraan pembinaan di bidang

keagamaan, kesehatan, pendidikan, keolahragaan, keluarga berencana

dan kesejahteraan masyarakat.

b. Melakukan pembinaan terhadap organisasi kepemudaan, karang taruna,

pramuka, PKK, Posyandu.

c. Melakukan penyiapan bahan-bahan yang diperlukan dalam rangka Zakat

Infaq Shadaqoh.

6. Kelompok Jabatan Fungsional

Kelompok Jabatan Fungsional memiliki tugas pokok :

a. Membantu Kepala Desa, Sekretariat Desa dan Kepala Seksi dalam Desa

dalam melakukan tugas pokoknya.

b. Melakukan pelayanan administrasi umum.

 37

c. Membuat absensi Desa.

d. Registerasi surat-surat ke dalam Buku Registerasi.

e. Membuat Laporan Bulanan Desa.

f. Membagikan undangan kepada Ketua RT/RW.

g. Operator pembuatan Akta Kematian, Akta Kelahiran dan Kartu Identitas

Anak (KIA) secara Online.

7. Pelaksana

Pelaksana memiliki tugas pokok :

a. Melakukan pelayanan administrasi umum.

b. Registerasi surat-surat ke dalam Buku Registerasi.

c. Membantu Kepala Desa, Sekretariat Desa dan Kepala Seksi dalam Desa

dalam melakukan tugas pokoknya.

d. Membantu menggantikan posisi atau mengambil alih tugas lapangan dari

seksi-seksi apabila seksi-seksi tidak dapat hadir dalam bertugas.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Untuk lebih memahami Prosedur sistem berjalan Pelayanan Masyarakat di

Kantor Desa Karangtanjung, penulis akan menguraikan proses pelaksanaannya yaitu

sebagai berikut :

1. Prosedur Penyerahan Berkas

Pemohon datang langsung ke bagian Pelayanan Administrasi di Kantor Desa

Karangtanjung untuk menyerahkan berkas yang menjadi persyaratan untuk

mengajukan pembuatan surat keterangan yang ingin dibuat.

2. Prosedur Pemeriksaan Berkas

 38

Berdasarkan berkas yang disiapkan pemohon untuk mengajukan pembuatan

surat keterangan yang ingin dibuat, Petugas Pelayanan Administrasi lalu mengecek

berkas-berkas yang telah dibawa oleh pemohon apakah sudah sesuai dengan

persyaratan yang ada atau belum sesuai. Jika berkas pemohon belum lengkap atau

belum sesuai, maka berkas akan dikembalikan ke pemohon. Jika berkas pemohon

sudah lengkap atau belum sesuai, Petugas Pelayanan Administrasi akan memproses

dan mengolah data dari berkas lebih lanjut.

3. Prosedur Pengolahan Berkas

Setelah menginput data dari berkas pemohon ke dalam surat keterangan,

Petugas Pelayanan Administrasi lalu mencetak surat keterangan, kemudian Petugas

Pelayanan Administrasi akan meminta pemohon untuk memeriksa kembali

kesesuaian data yang tercantum dalam surat keterangan. Apabila sudah sesuai,

maka Petugas

Pelayanan Administrasi akan memberi stempel nama Kepala Seksi yang

bertanggung jawab pada surat keterangan.

4. Penandatanganan Surat Keterangan oleh Kepala Seksi, Sekretaris Desa atau

Kepala Desa Petugas Pelayanan Administrasi kemudian menyerahkan surat

keterangan kepada Kepala Seksi untuk ditandatangani setelah diberi stempel nama

Kepala Seksi yang bertanggung jawab. Setelah itu, Petugas Pelayanan Administrasi

menerima kembali surat keterangan yang telah ditandatangani lalu memberi stempel

Desa. Beberapa surat keterangan harus ditandatangani langsung oleh Kepala Desa

ataupun Sekretaris Desa, seperti Surat Kuasa Waris dan Surat Keterangan

Domisili Usaha.

Surat Keterangan dibuat dalam dua lembar : Lembar ke-1 : Untuk diberikan

kepada pemohon. Lembar ke-2 : Untuk arsip Kantor Desa.

 39

5. Prosedur Registerasi Berkas

Petugas Pelayanan Administrasi melakukan registerasi data pemohon ke

dalam Buku Registerasi lalu memberi nomor pada surat keterangan yang diajukan

oleh pemohon berdasarkan nomor urutan suratnya. Setelah itu, Petugas Pelayanan

Administrasi menyimpan berkas yang harus menjadi arsip di Kantor Desa.

6. Prosedur Penyerahan Surat Keterangan kepada Pemohon

Setelah surat keterangan selesai dibuat, ditandatangani dan diberi stempel

maka surat keterangan sudah sah dan bisa diserahkan langsung kepada pemohon.

3.3 Activity Diagram

Gambar III.1.
 40

Activity Diagram
 41

3.4. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan (Input)

Dokumen input pada penulisan ini adalah semua bentuk dokumen yang

masuk ke Kantor Desa Karangtanjung, baik dari dalam maupun dari luar, yang

berupa dokumen-dokumen yang menjadi persyaratan yang akan diolah dan diproses

agar dapat menghasilkan dokumen keluaran yang sesuai dengan yang diajukan

oleh

pemohon. Adapun dokumen-dokumen masukan tersebut adalah :

1. Nama Dokumen : Surat Pengantar RT/RW

Fungsi Sebagai salah satu persyaratan utama untuk
mengajukan surat-surat keterangan ke Kantor Desa
Sumber : Pemohon
Tujuan : Pelayanan Administrasi Umum
Media : Kertas
Jumlah Rangkap : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap dibutuhkan keterangan kesalahan nama atau

perbedaan nama pada KTP, KK, Akta Lahir, Buku
Nikah, Surat Tanah atau dokumen-dokumen penting
lainnya
Bentuk : Lampiran A1
2 Nama Dokumen : Fotokopi Kartu Tanda Penduduk
Fungsi : Sebagai salah satu persyaratan utama untuk
mengajukan surat-surat keterangan ke Kantor Desa
Sumber : Pemohon
Tujuan : Pelayanan Administrasi Umum
Media : Kertas
Jumlah Rangkap : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap mengajukan pembuatan surat-surat keterangan
Ke Kantor Desa
Bentuk : Lampiran A2
3 Nama Dokumen : Fotokopi Kartu Tanda Penduduk
Fungsi : Sebagai salah satu persyaratan utama untuk
 42

mengajukan surat-surat keterangan ke Kantor Desa

Sumber : Pemohon
Tujuan : Pelayanan Administrasi Umum
Media : Kertas
Jumlah Rangkap : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap mengajukan pembuatan surat-surat keterangan
Ke Kantor Desa
Bentuk : Lampiran A3
4 Nama Dokumen : Fotokopi Akta Kelahiran
Fungsi : Sebagai salah satu persyaratan utama untuk
mengajukan surat-surat keterangan ke Kantor Desa
Sumber : Pemohon
Tujuan : Pelayanan Administrasi Umum
Media : Kertas
Jumlah Rangkap : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap mengajukan pembuatan surat-surat keterangan
Ke Kantor Desa
Bentuk : Lampiran A4

3.5. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran dihasilkan berdasarkan hasil pengolahan data dari dokumen

masukan. Adapun bentuk dokumen keluaran yang dihasilkan adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Surat Keterangan Orang Yang sama

Fungsi Sebagai pengantar untuk membuat Kartu Keluarga
baru atau pembaharuan Kartu Keluarga
Sumber Pelayanan Administrasi Umum
Tujuan Kepala Seksi Tata Pemerintahan
Media : Kertas
Jumlah Rangkap : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap dibutuhkan keterangan kesalahan nama atau

 43

perbedaan nama pada KTP, KK, Akta Lahir, Buku

Nikah, Surat Tanah atau dokumen-dokumen penting
lainnya
Bentuk Lampiran B1

2 Nama Dokumen Surat Keterangan Kenal Lahir

Fungsi Sebagai pengganti Akta Kelahiran
Sumber : Pemohon
Tujuan Kepala Seksi Kesejahteraan dan Pemberdayaan
Masyarakat
Media Kertas
Jumlah Rangkap 1 Lembar
Frekuensi Setiap ada yang membutuhkan keterangan pengganti
Akta Kelahiran
Bentuk Lampiran B2
3 Nama Dokumen Surat Keterangan Belum Menikah
Fungsi Sebagai salah satu persyaratan untuk mengajukan
pernikahan ke KUA atau persyaratan untuk melamar
pekerjaan
Sumber : Pemohon
Tujuan Kepala Seksi Kesejahteraan dan Pemberdayaan
Masyarakat
Media Kertas
Jumlah Rangkap 1 Lembar
Frekuensi Setiap ada yang ingin mengajukan pernikahan ke
KUA atau setiap ada yang membutuhkannya untuk
melamar pekerjaan jika diminta oleh perusahaa
Bentuk Lampiran B3
4 Nama Dokumen Surat Keterangan Belum Memiliki Rumah
Fungsi Sebagai salah satu persyaratan administrasi dari bank
atau perusahaan untuk mengajukan pengambilan
rumah
Sumber : Pemohon
Tujuan Kepala Seksi Kesejahteraan dan Pemberdayaan
Masyarakat
Media Kertas
Jumlah Rangkap 1 Lembar
Frekuensi Setiap dibutuhkan keterangan bahwa si pemohon
belum memiliki rumah atau masih mengontrak
 44

Bentuk Lampiran B4
5 Nama Dokumen : Surat Keterangan Janda
Fungsi : Sebagai salah satu persyaratan administrasi di
perusahaan
Sumber : Pemohon
Tujuan Kepala Seksi Kesejahteraan dan Pemberdayaan
Masyarakat
Media Kertas
Jumlah Rangkap 1 Lembar
Frekuensi Setiap dibutuhkan keterangan bahwa pemohon
merupakan seorang janda dan belum pernah menikah
lagi
Bentuk Lampiran B5
6 Nama Dokumen : Surat Keterangan Ghoib
Fungsi : Sebagai pengantar ke Pengadilan Agama sebagai
dasar untuk mengajukan permohonan cerai
Sumber : Pemohon
Tujuan Kepala Seksi Kesejahteraan dan Pemberdayaan
Masyarakat
Media Kertas
Jumlah Rangkap 1 Lembar
Frekuensi Setiap dibutuhkan keterangan bahwa nama yang
dilaporkan telah lama tidak diketahui keberadaannya
Bentuk Lampiran B6

3.6. Permasalahan Pokok

Dalam pelayanan permohonan pembuatan surat-surat keterangan, tidak selalu

berjalan lancar. Kadang-kadang sering timbul kendala-kendala atau hambatan-

hambatan baik yang datang dari dalam Kantor Desa Karangtanjung sendiri maupun

dari luar yang disebabkan oleh pemohon itu sendiri. Berikut ini beberapa kendala

yang sering timbul dalam proses pembuatan surat-surat keterangan :

1. Sistem registerasi berkas untuk penomoran surat yang masih manual

menggunakan Buku Registerasi, sehingga kurangnya efisiensi waktu

pembuatan surat-surat.
 45

2. Terkadang terdapat adanya kesalahan pengolahan data dalam pembuatan

surat-surat karena kekurangtelitian Petugas Pelayanan Administrasi, sehingga

membuat pemohon harus bolak-balik ke Desa untuk memperbaiki kesalahan.

3. Kurangnya pengetahuan pemohon mengenai persyaratan pembuatan surat

keterangan yang ingin dibuatnya, sehingga terkadang kelengkapan berkas

sebagai persyaratan membuat surat keterangan yang ingin dibuat pemohon

tidak terpenuhi.

4. Penyimpanan dokumen masukan yang banyak menyebabkan bertumpuknya

berkas sehingga terkadang sulit ditemukan ketika dibutuhkan dan

memungkinkan dokumennya tercecer, terselip atau bahkan hilang.

5. Adanya peraturan baru dari Pemerintah yang melarang pembuatan Surat

Keterangan Domisili bagi yang memiliki KTP di luar daerah Desa

Karangtanjung sehingga pemohon yang hendak membuat surat tersebut akan

kebingungan kemana mereka harus mengurus pembuatannya, sementara

Surat Keterangan Domisili diperlukan untuk membuat Surat Keterangan

Catatan Kepolisian di Kantor Kepolisian.

3.7. Alternatif Pemecahan Masalah

Dari beberapa permasalahan yang ada, perlu dibuatkan sebuah solusi yang

dapat mengatasinya. Penulis mempunyai beberapa pemecahan masalah yang dapat

dipertimbangkan dalam pengurusan permohonan pembuatan surat-surat, yaitu :

1. Perlu dibuatkannya database khusus dalam komputer untuk meregisterasikan

berkas ke dalam sistem komputer, sehingga proses registerasi berkas tidak

perlu lagi dilakukan secara manual.

 46

2. Petugas Pelayanan Administrasi harus lebih teliti lagi dalam mengolah data

ke dalam surat yang ingin dibuat dan meminta pemohon untuk

memeriksa kembali kesesuaian data di dalam surat.

3. Ketua RT dan Ketua RW harus turut berperan serta dalam membantu

menjelaskan dan mengarahkan pemohon mengenai persyaratan kelengkapan

berkas-berkas yang harus dipenuhi sebelum mengajukan pembuatan surat

saat membuatkan Surat Pengantar RT/RW.

4. Meminimalisir penggunaan dokumen dan perlu dibuatkannya database

khusus atau file komputer dengan menggunakan media hardisk atau

penyimpanan komputer, sehingga data bisa tetap aman dan siap digunakan

kapan saja.

5. Perlu adanya Surat Keterangan alternatif untuk menggantikan Surat

KeteranganDomisili sehingga pemohon dari luar daerah Desa Karangtanjung

tetap bisa mengajukan pembuatan Surat Keterangan Catatan Kepolisian di

Kantor Kepolisian.
47
 BAB IV

PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Berdasarkan uraian-uraian yang telah dikemukakan oleh penulis pada bab-

bab sebelumnya, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Sistem yang sedang berjalan di Kantor Desa Karangtanjung masih belum

terkomputerisasi dikarenakan proses penomoran untuk registerasi dalam

pembuatan surat-surat masih dilakukan secara manual buku besar sehingga

menyebabkan kurangnya efesiensi waktu.

2. Kantor Desa Karangtanjung memerlukan sistem terkomputerisasi agar data

yang dihasilkan dapat diperoleh efisiensi waktu serta dapat meminimalisir

terjadinya kesalahan data.

3. Pengetahuan masyarakat mengenai persyaratan dalam pembuatan surat-surat

terkadang masih kurang, sehingga menyebabkan kemungkinan adanya berkas

yang tidak lengkap.

4. Adanya Kantor Desa Karangtanjung dapat sangat membantu masyarakat untuk

mengurus segala keperluan masyarakat terkait administrasi kependudukan.

4.2. Saran

Dari kesimpulan yang telah penulis kemukakan di atas, penulis mencoba

memberikan beberapa saran yang mungkin dapat membantu agar sistem kerja di

Kantor Desa Karangtanjung dapat berjalan lebih optimal dan lebih efisien. Adapun

saran dari penulis adalah sebagai berikut:

48
 49

1. Kantor Desa Karangtanjung memerlukan program atau database khusus

dalam komputer untuk meregisterasikan berkas ke dalam sistem komputer,

sehingga proses registerasi berkas tidak perlu lagi dilakukan secara manual.

2. Petugas Pelayanan Administrasi harus lebih teliti lagi dalam mengolah data

ke dalam surat yang ingin dibuat dan meminta pemohon untuk

memeriksa kembali kesesuaian data di dalam surat untuk mencegah atau

meminimalisir terjadinya kesalahan pengolahan data.

3. Ketua RT dan Ketua RW harus turut berperan serta dalam membantu

menjelaskan dan mengarahkan pemohon mengenai persyaratan kelengkapan

berkas-berkas yang harus dipenuhi sebelum mengajukan pembuatan

surat saat membuatkan SuratPengantar RT/RW.

 DAFTAR PUSTAKA

Djahir dan Pratita. 2015. Bahan Ajar Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta:

Budi Utama.

Fajar, Laksana. 2008. Manajemen Pemasaran. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Hutahaean, Jeperson. 2015. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Deepublish.

Mulyani, Sri. 2016. Sistem Informasi Manajemen. Bandung: Abdi Sistematika.

Ratminto. Atik Septi Winarsih. 2007. Manajemen Pelayanan. Yogyakarta:

Pustaka Belajar.

Sukamto, Rosa Ariani dan M. Shalahudin. 2015. Rekayasa Perangkat

Lunak : Terstruktur dan Berorientasi Objek. Bandung : Informatika.

Suryanto dan Sutopo. 2006. Pelayanan Prima. Jakarta : Lembaga Administrasi

NegaraRepublik Indonesia. Sumber Lainnya :

https://repository.bsi.ac.id/index.php/unduh/item/20880/File-9-Daftar-

Simbol.pdf

50
51
52
53
54
55
56