PENGEMBANGAN WEBSITE PUSDIKLAT PADA FITUR MAGANG

MENGGUNAKAN FRAMEWORK CODEIGNITER 3.0

(STUDI KASUS: PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA)

LAPORAN KERJA PRAKTIK

Nurul Aini 1810512028

Yuli Febyola 1810512034

Dosen Pembimbing :
Ati Zaidiah, S.Kom., MTI.

PROGRAM STUDI SARJANA SISTEM INFORMASI

FAKULTAS ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL VETERAN JAKARTA
2021
LEMBAR PENGESAHAN

ii
 KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan
hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan magang dengan judul
“PENGEMBANGAN WEBSITE PUSDIKLAT PADA FITUR MAGANG
MENGGUNAKAN FRAMEWORK CODEIGNETER 3.0” (STUDI KASUS:
PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA). Laporan Kerja
Praktik ini disusun untuk memenuhi mata kuliah Kerja Praktik. Pada kurikulum
dalam melengkapi syarat pendidikan Strata 1 Jurusan Sistem Informasi
Universitas Pembangunan Nasional Veteran Jakarta.
Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada Aris
Setyawan yang telah bersedia meluangkan waktunya untuk membantu penulis
dalam menyelesaikan website pada kerja praktik ini. Tidak lupa penulis
mengucapkan terima kasih kepada Ibu Rina Wahyuni.S.Pd.M.Hum. selaku
pembimbing di tempat kerja praktik, dan Ibu Ati Zaidiah, S.Kom., MTI. selaku
dosen pembimbing Mata Kuliah Kerja Praktik sekaligus selaku Ketua Program
Studi Sistem Informasi Universitas Pembangunan Nasional Veteran Jakarta yang
telah banyak memberikan saran yang baik dan bermanfaat.
Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan pada laporan ini,
untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari
semua pihak demi kesempurnaan penulisan yang akan datang.
Akhir kata semoga laporan Kerja Praktik ini dapat bermanfaat bagi semua
pihak yang memerlukannya, terutama kepada mahasiswa/i Program Studi Sistem
Informasi Universitas Pembangunan Nasional Veteran Jakarta.

Jakarta, 3 Mei 2021

Penulis

iii
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN .................................................................................... ii

KATA PENGANTAR ........................................................................................... iii
DAFTAR ISI .......................................................................................................... iv
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. vi
DAFTAR TABEL ................................................................................................ viii
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang.......................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah .................................................................................... 2
1.3 Tujuan Kerja Praktik ................................................................................ 2
1.4 Manfaat Kerja Praktik .............................................................................. 2
1.5 Jadwal Kegiatan Kerja Praktik ................................................................. 3
1.6 Kegiatan Kerja Praktik ............................................................................. 3
1.7 Sistematika Penulisan ............................................................................... 4
BAB II LANDASAN TEORI ................................................................................. 5
2.1 Sistem ....................................................................................................... 5
2.2 Informasi................................................................................................... 5
2.3 Sistem Informasi....................................................................................... 5
2.4 Xampp ...................................................................................................... 6
2.5 MySQL ..................................................................................................... 6
2.6 Website MVC ........................................................................................... 7
2.7 Framework CodeIgniter............................................................................ 8
2.8 Bootstrap................................................................................................... 8
2.9 Use Case Diagram ................................................................................... 9
2.9.1 Notasi Use Case Diagram ................................................................. 9
2.10 ERD ........................................................................................................ 10
2.10.1 Komponen ERD .............................................................................. 10
2.10.2 Notasi ERD ..................................................................................... 11
BAB III TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN ................................................... 12
3.1 Perpustakaan Nasional Republik Indonesia ........................................... 12
3.1.1 Tugas dan Fungsi ............................................................................ 13

iv
 3.1.2 Wewenang ....................................................................................... 14
3.1.3 Visi Perpustakaan Nasional Republik Indonesia ............................ 14
3.1.4 Misi Perpustakaan Nasional Republik Indonesia ............................ 14
3.1.5 Falsafah Logo .................................................................................. 14
3.2 Sejarah Perpustakaan Nasional Republik Indonesia .............................. 15
3.3 Struktur Organisasi ................................................................................. 19
3.4 Jadwal Kegiatan...................................................................................... 20
3.5 Alat Pendukung Kegiatan Kerja Praktik ................................................ 20
BAB IV PEMBAHASAN ..................................................................................... 21
4.1 Analisa Sistem Berjalan ......................................................................... 21
4.1.1 Analisa Masalah .............................................................................. 21
4.1.2 Analisa Kebutuhan .......................................................................... 21
4.1.3 Gambaran Logik Sistem.................................................................. 22
4.2 Pembahasan ............................................................................................ 24
4.2.1 Software Requirement Specifications .............................................. 24
4.2.2 Objek Pengguna .............................................................................. 26
4.3 Perancangan Sistem Usulan ................................................................... 27
4.3.1 Proses Bisnis Sistem Usulan ........................................................... 27
4.3.2 Use Case Diagram ........................................................................... 28
4.3.3 Use Case Skenario........................................................................... 30
4.3.4 Entity Relationship Diagram (ERD) ............................................... 39
4.3.5 Rancangan User Interface Sistem ................................................... 39
BAB V PENUTUP ................................................................................................ 51
5.1 Kesimpulan ............................................................................................. 51
5.2 Saran ....................................................................................................... 51
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 52
LAMPIRAN .......................................................................................................... 53

v
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Notasi Use Case Diagram ...................................................................... 9

Gambar 2 Notasi ERD .......................................................................................... 11
Gambar 3 Struktur Organisasi............................................................................... 19
Gambar 4 Use Case Diagram Sistem Berjalan ..................................................... 22
Gambar 5 Use Case Diagram Sistem Usulan ........................................................ 29
Gambar 6 ERD ...................................................................................................... 39
Gambar 7 Tampilan halaman home ...................................................................... 40
Gambar 8 Tampilan halaman magang .................................................................. 40
Gambar 9 Tampilan halaman magang .................................................................. 40
Gambar 10 Tampilan halaman magang ................................................................ 41
Gambar 11 Tampilan halaman magang ................................................................ 41
Gambar 12 Tampilan halaman magang ................................................................ 41
Gambar 13 Tampilan halaman form pendaftaran program magang ..................... 42
Gambar 14 Tampilan halaman form pendaftaran program magang ..................... 42
Gambar 15 Tampilan halaman penelitian ............................................................. 42
Gambar 16 Tampilan halaman penelitian ............................................................. 43
Gambar 17 Tampilan halaman penelitian ............................................................. 43
Gambar 18 Tampilan halaman form pendaftaran penelitian................................. 43
Gambar 19 Tampilan halaman form pendaftaran penelitian................................. 44
Gambar 20 Tampilan halaman form pendaftaran penelitian................................. 44
Gambar 21 Tampilan halaman login ..................................................................... 44
Gambar 22 Tampilan halaman magang pada admin pusat ................................... 44
Gambar 23 Tampilan halaman magang admin pusat button detail ....................... 45
Gambar 24 Tampilan halaman magang admin pusat button ubah ........................ 45
Gambar 25 Tampilan halaman magang admin pusat button data surat ................ 46
Gambar 26 Tampilan halaman magang admin pusat button cetak ....................... 47
Gambar 27 Tampilan halaman magang admin pusat button hapus ...................... 47
Gambar 28 Tampilan halaman penelitian admin pusat ......................................... 47
Gambar 29 Tampilan halaman penelitian admin pusat button detil ..................... 48
Gambar 30 Tampilan halaman penelitian admin pusat button data surat ............. 48

vi
Gambar 31 Tampilan halaman penelitian admin pusat button cetak .................... 49
Gambar 32 Tampilan halaman penelitian admin pusat button cetak surat ........... 49
Gambar 33 Tampilan halaman magang pada admin unit kerja............................. 49
Gambar 34 Tampilan halaman magang admin unit kerja button detil .................. 50
Gambar 35 Tampilan halaman magang admin unit kerja button ubah ................. 50

vii
 DAFTAR TABEL

Tabel 1 Jadwal Kegiatan ....................................................................................... 20

Tabel 2 Deskripsi Use Case Diagram Sistem Berjalan ......................................... 22
Tabel 3 Use Case Skenario Magang Login ........................................................... 30
Tabel 4 Use Case Skenario Magang Pencarian..................................................... 30
Tabel 5 Use Case Skenario Magang Kelola Data Program Magang .................... 31
Tabel 6 Use Case Skenario Magang Buat Data Surat ........................................... 33
Tabel 7 Use Case Skenario Magang Mencetak Data Mahasiswa ......................... 34
Tabel 8 Use Case Skenario Magang Logout ......................................................... 34
Tabel 9 Use Case Skenario Penelitian Login ........................................................ 35
Tabel 10 Use Case Skenario Penelitian Pencarian................................................ 36
Tabel 11 Use Case Skenario Penelitian Kelola Data Program Penelitian ............ 36
Tabel 12 Use Case Skenario Penelitian Buat Data Surat ...................................... 37
Tabel 13 Use Case Skenario Penelitian Mencetak Data Mahasiswa .................... 38
Tabel 14 Use Case Skenario Penelitian Logout .................................................... 38

viii
 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Semakin berkembangnya teknologi informasi, banyak perubahan dan
penyesuaian untuk menghadapi kehidupan yang serba digital. Teknologi
Informasi bergerak sangat cepat dalam mendorong transformasi pada
organisasi agar memaksimalkan efektivitas pada proses bisnisnya. Kini
teknologi informasi sedang dihadapkan dengan tantangan baru yaitu
penyesuaian kehidupan dengan adanya pandemi Covid-19, dimana kondisi
saat ini membawa pengaruh besar bagi semua aspek organisasi. Dengan
demikian perusahaan memerlukan suatu terobosan baru dalam menyusun
strategi bisnis agar dapat menyesuaikan pola kehidupan berdasarkan
kebutuhan saat ini. Salah satu adanya perkembangan teknologi informasi
adalah Website.
Website merupakan sistem yang dapat menampilkan teks, gambar,
multimedia maupun sebagai salah satu media informasi yang dapat diakses
oleh banyak pengguna. Website yang dibutuhkan oleh pengguna ialah
website yang bersifat interaktif atau dapat menjalin hubungan dari dua arah
berasal dari pemilik website dengan pengguna website.
PUSDIKLAT Perpustakaan Nasional Repulik Indonesia memiliki
website yang dapat diakses secara umum oleh semua pengguna yaitu
http://pusdiklat.perpusnas.go.id yang berisikan profil perusahaan dan
informasi lengkap mengenai kegiatan perusahaan. Website ini digunakan
oleh pengguna untuk mendapatkan informasi terbaru mengenai jadwal
kegiatan PUSDIKLAT.
Seiring berkembangnya waktu, website ini membutuhkan penyesuaian
untuk menghadapi kondisi pandemi Covid-19, dimana pihak PUSDIKLAT
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia juga merupakan sebagai wadah
dan upaya mendukung kegiatan dibidang pendidikan berupa magang atau
kerja praktik. Sasaran kegiatan magang ini kepada mahasiswa/i semester
tingkat atas untuk pemenuhan SKS (Sistem Kredit Semester). Kegiatan
magang dilakukan secara offline mulai dari pendaftaran magang hingga
akhir pelaksanaan magang. Dengan demikian kegiatan ini mengalami

1
 perubahan untuk menyesuaikan pola kehidupan demi menjaga
keberlangsungan kehidupan yang lebih aman dan efektif serta efisien
berdasarkan penerapan protokol kesehatan.
Salah satu permasalahan yang terjadi pada Website PUSDIKLAT
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia ialah belum adanya fitur
magang untuk pendaftaran magang secara online yang dapat meningkatkan
nilai efektifitas dan efisien. Menanggapi masalah yang ada, dibutuhkan
sebuah fitur magang pada Website PUSDIKLAT Perpustakaan Nasional
Republik Indonesia.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka didapatkan rumusan
masalah, yaitu bagaimana mengembangkan sebuah sistem website
PUSDIKLAT Perpustakaan Nasional Republik Indonesia untuk
mempermudah kegiatan program magang dengan melakukan pendaftaran
secara online?

1.3 Tujuan Kerja Praktik

Tujuan kerja praktik ini adalah sebagai syarat kelulusan pada Mata
Kuliah Kerja Praktik dan dapat membantu PUSDIKLAT Perpustakaan
Nasional Republik Indonesia dalam mengembangkan sistem website dengan
menambahkan fitur program magang agar mahasiswa dapat melakukan
pendaftaran magang secara online serta dapat meningkatkan nilai efisiensi.

1.4 Manfaat Kerja Praktik

Manfaat dari kerja praktik ini diantara lain :
1. Bagi Program Studi S1 Sistem Informasi
Diharapkan dapat digunakan sebagai referensi informasi
khususnya bagi mahasiswa/i S1 Sistem Informasi.

2. Bagi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Pembangunan Nasional

Veteran Jakarta

2
 Diharapkan dapat digunakan sebagai tolak ukur keberhasilan
mahasiswa dalam mengimplementasikan pembelajaran ke dunia kerja
nyata.

3. Bagi Penulis
Hasil penulisan laporan kerja praktik ini dipergunakan sebagai
bentuk implementasi yang diperoleh selama kegiatan perkuliahan
pada bidang kerja nyata.

4. Bagi Pembaca
Harapan penulis bagi setiap pembaca laporan kerja praktik ini
dapat memberikan pengetahuan dan informasi mengenai
pengembangan sistem website.

1.5 Jadwal Kegiatan Kerja Praktik

Kegiatan Kerja Praktik dilaksanakan mulai dari tanggal 17 Maret
2021 sampai dengan 3 Mei 2021 dengan pembagian jadwal kerja 1 – 2 hari
dalam 1 minggu secara online dan onsite.

1.6 Kegiatan Kerja Praktik

Penulis diberikan kesempatan untuk melaksanakan kegiatan magang
di PUSDIKLAT Perpustakaan Nasional Republik Indonesia dengan
deskripsi pekerjaan untuk mengembangkan website yang sudah ada yaitu
website PUSDIKLAT. Beberapa kegiatan yang dilakukan oleh penulis
antara lain sebagai berikut.
1. Menganalisis dan mengenali website PUSDIKLAT dengan kondisi
terkini.
2. Diberikan hak akses sebagai admin pada webite e-Magang guna untuk
menganalisis alur proses bisnis pada website PUSDIKLAT.
3. Membuat analisis evaluasi mengenai kekurangan dan kelebihan pada
website PUSDIKLAT untuk memberikan solusi dalam melakukan
pengembangan website.

3
 4. Mencari data dan informasi mengenai website PUSDIKLAT untuk
dilakukan pengembangan website.
5. Memberikan usulan berupa implementasi pengembangan website
PUSDIKLAT.

1.7 Sistematika Penulisan

Dalam penyusunan laporan ini, sistematika pembahasan diatur dan
disusun dalam lima bab, dan tiap bab terdiri dari sub-sub bab, yaitu sebagai
berikut.
BAB 1 Pendahuluan
Bab ini menjelaskan secara singkat mengenai latar
belakang, rumusan masalah, tujuan kerja praktik, manfaat
kerja praktik, jadwal kegiatan kerja praktik, kegiatan kerja
praktik, dan sistematika penulisan.
BAB 2 Landasan Teori
Bab ini berisi dasar-dasar teori yang dipergunakan dan
sebagai acuan penyusunan laporan kerja praktik
berdasarkan judul yang diusung.
BAB 3 Tinjauan Umum Perusahaan
Bab ini berisi penjelasan mengenai profil dan sejarah terkait
dengan lembaga instansi yang menjadi tempat kerja praktik.
BAB 4 Pembahasan
Bab ini berisi penjelasan mengenai deskripsi analisis dan
pengembangan serta pencapaian atas penyelesaian masalah
yang sudah diuraikan.
BAB 5 Penutup
Bab ini merupakan bab terakhir dari penulisan dan
penyusunan laporan, berisi penarikan kesimpulan
berdasarkan penyelesaian masalah. Pada bab ini terdapat
kesimpulan dan saran yang dapat diberikan oleh penulis
berhubungan dengan analisis dan pengembangan website
yang dilakukan oleh penulis.

4
 BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Sistem
Menurut Jogiyanto HM (1999:1) Sistem didefinisikan menjadi “Suatu
sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu pasaran tertentu”.
Menurut Romney dan Steinbart (2015) Sistem adalah “Serangkaian
data atau lebih komponen yang saling terkait dan berinteraksi untuk
mencapai tujuan”.
Berdasarkan beberapa pendapat mengenai pengertian sistem dapat
disimpulkan bahwa Sistem merupakan sekumpulan data-data yang saling
terintegrasi untuk mencapai tujuan sesuai minat pasar.

2.2 Informasi
Menurut Jogiyanto HM (1999:692) Informasi dapat didefinisikan
sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna
dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-
kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan
keputusan.
Menurut Al Bahra Bin Ladjamudin (2005) Informasi adalah
“Informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti
dan berguna bagi penerimanya untuk mengambil keputusan masa kini
maupun yang akan datang”.
Berdasarkan beberapa pendapat mengenai pengertian informasi dapat
disimpulkan bahwa Informasi merupakan sebuah data valid berupa fakta
yang telah diolah dan memiliki value sehingga bermanfaat bagi khalayak
umum.

2.3 Sistem Informasi

Menurut Gordon B. Davis (1991:91) “Sistem Informasi adalah suatu
sistem yang menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut
sesuai dengan instruksi dan mengeluarkan hasilnya”.

5
 Menurut Lani Sidharta “Sebuah sistem informasi adalah sistem buatan
manusia yang berisi himpunan terintegrasi dari komponen-komponen
manual dan komponen-komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk
mengumpulkan data, memproses data, dan menghasilkan informasi untuk
pemakai”.
Berdasarkan beberapa pendapat mengenai pengertian sistem informasi
dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi merupakan sekumpulan
komponen sistem yang terdiri atas input (memasukkan data), proses, dan
output (keluaran data) yang saling terintegrasi serta terdapat feedback atau
respon dari dan untuk para penggunanya.

2.4 Xampp
Menurut Hidayatullah (2015) XAMPP merupakan web server yang
mudah digunakan yang dapat melayani tampilan halaman web yang dinamis
dan dapat diakses secara local menggunakan web server local (localhost).
Menurut Madcoms (2011) XAMPP merupakan salah satu dari banyak
software web server yang disediakan secara gratis. Dengan menggunakan
software instalasi ini, maka sudah dapat melakukan beberapa software
pendukung, web server yaitu Apache, PHPMyAdmin, dan database MySQL.
Berdasarkan beberapa pendapat mengenai pengertian XAMPP dapat
disimpulkan bahwa XAMPP merupakan sebuah aplikasi software atau
perangkat lunak yang dapat diakses dengan mudah secara gratis dengan
beberapa perangkat pendukung didalamnya seperti Apache,
MariaDB(MySQL), dan PHP serta bersifat open source.

2.5 MySQL
Menurut Adi Nugroho (2011) MySQL (My Stuctured Query
Language) adalah: “Suatu sistem basis data relation atau Relation Database
Management System (RDBMS) yang mampu bekerja secara cepat dan
mudah digunakan. MySQL juga merupakan program pengakses database
yang bersifat jaringan, sehingga dapat digunakan untuk aplikasi multi user
(banyak pengguna). MySQL didistribusikan gratis dibawah lisensi GPL

6
 (General Public License). Dimana setiap program bebas menggunakan
MySQL namun tidak bisa dijadikan produk turunan yang dijadikan closed
source atau komersial”.
Menurut Alan Nur Aditya (2011:61) MySQL merupakan turunan
salah satu konsep utama dalam basis data yang telah ada sebelumnya, SQL
(Structured Query Languange). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian
data dikerjakan dengan mudah secara otomatis.
Berdasarkan beberapa pengertian mengenai MySQL dapat
disimpulkan bahwa MySQL merupakan suatu sistem basis data yang
bekerja secara cepat dan mudah bagi pengguna. Selain itu MySQL juga
merupakan suatu struktur bahasa pemrograman yang mudah diapahami oleh
banyak pengguna.

2.6 Website MVC

Menurut Yuhefizer (2013:2) Website adalah metode untuk
menampilkan informasi di internet, baik itu berupa teks, gambar, video &
suara maupun interaktif memiliki keuntungan yang menghubungkan (link)
dari dokumen dengan dokumen lainnya (hypertext) yang dapat diakses
melalui browser.
Menurut Rohi Abdulloh (2015) Website adalah: “Sekumpulan
halaman yang terdiri dari beberapa halaman yang bersisi informasi dalam
bentuk digital baik berupa text, gambar, video, audio, dan animasi lainnya
yang disediakan melalui jalur koneksi internet”.
Sedangkan pengertian MVC atau Model View Controller sendiri
adalah sebuah pola arsitektur dalam sistem pengembangan website yang
dibagi menjadi tiga bagian, yaitu Model yang merupakan bagian mengelola
dan terintegrasi langsung dengan database, View yang merupakan bagian
yang menyajikan tampilan informasi kepada pengguna, dan Controller yang
merupakan bagian sebuah request atau permintaan dari user dengan
menghubungkan model dan view.
Berdasarkan beberapa pendapat mengenai pengertian website dan
MVC dapat disimpulkan bahwa website merupakan sebuah halaman

7
 perangkat lunak untuk menampilkan informasi dalam bentuk teks, gambar,
video maupun audio dengan koneksi internet. Dengan adanya konsep MVC
ini, membuat tampilan website menjadi bagian yang terpisah dan dapat
dikembangkan masing-masing sesuai pola model, view, dan controller dan
proses pembuatan website dapat dilakukan lebih cepat.

2.7 Framework CodeIgniter

Menurut Betha Sidik (2012) Framework adalah: “kumpulan instruksi-
instruksi yang dikumpulkan dalam class dan function-function dengan
fungsi masing-masing untuk memudahkan developer dalam memanggilnya
tanpa harus menuliskan syntax program yang sama berulang-ulang serta
dapat menghemat waktu”.
Menurut Betha Sidik (2012) CodeIgniter adalah:“ Sebuah framework
php yang bersifat open source dan menggunakan metode MVC (Model,
View, Controller) untuk memudahkan developer atau programmer dalam
membangun sebuah aplikasi berbasis web tanpa harus membuatnya dari
awal”.
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa Framework
CodeIgniter merupakan sebuah kerangka kerja yang bersifat open source
dan terdapat beberapa bagian model, view, controller untuk membantu
mempermudah dalam membangun sebuah website.

2.8 Bootstrap
Menurut para ahli mengatakan bahwa Bootstrap adalah kerangka kerja
front-end gratis untuk pengembangan web yang lebih mudah. Bootstrap
mencakup template desain berbasis HTML dan CSS untuk tipografi, bentuk,
tombol, tabel, navigasi, modals, korsel gambar dan lainnya, seperti plugin
JavaScript opsional.
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa bootstrap
merupakan kerangka kerja yang dipergunakan sebagai front-end atau bagian
untuk tampilan layout dan desain yang menarik.

8
2.9 Use Case Diagram
Menurut Setiawan & Khairuzzaman (2017), Use case Diagram
menyajikan interaksi antara use case dan aktor. Dimana aktor dapat berupa
orang, peralatan atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem yang
sedang dibangun. Use case menggambarkan fungsionalitas sistem atau
persyaratan yang harus dipenuhi sistem dari pandangan.
Menurut Lisnawanty (2014), Use case merupakan pemodelan untuk
kelakukan (behavior) aplikasi perangkat lunak yang akan dibuat. Use Case
mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan
aplikasi yang akan dibuat.
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa use case
diagram merupakan diagram alur yang menggambarkan aktivitas dan
interkasi dengan aktor yang terlibat.

2.9.1 Notasi Use Case Diagram

Gambar 1 Notasi Use Case Diagram

9
2.10 ERD
Menurut Brady dan Loonam (2010), Entity Relationship Diagram
(ERD) merupakan teknik yang digunakan untuk memodelkan kebutuhan
data dari suatu organisasi oleh sistem analisis dalam tahap analisis
persyaratan proyek pengembangan sistem. ERD merupakan suatu model
untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-
objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi.

2.10.1 Komponen ERD

1. Entitas
Suatu objek yang dapat dibedakan atau dapat
diidentifikasikan secara unik dengan objek lainnya, dimana
semua informasi yang berkaitan dengannya dikumpulkan.

2. Atribut
Setiap entitas memiliki elemen yang disebut atribut
yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari
entitas tersebut. atribut dibagi menjadi beberapa kategori
ialah sebagai berikut.
a. Atribut kunci (key) yaitu atribut yang digunakan untuk
menentukan entitas secara unik. Seperti NIM.
b. Atribut simple yaitu atribut bernilai tunggal. Seperti
nama, harga, status.
c. Atribut multivalue yaitu atribut yang memiliki
sekelompok nilai yang banyak. Seperti gelar, hobi.
d. Atribut composite yaitu atribut yang masih dapat
diuraikan lagi. Seperti alamat, korban, dan waktu.
e. Atribut derivative yaitu atribut yang dihasilkan dari
turunan atribut lain. Seperti umur dari tanggal lahir.

10
 3. Relasi
Relasi merupakan hubungan anatara sejumlah entitas
yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Relasi juga
terbagi menjadi beberapa jenis ialah sebagai berikut.
a. One to one yaitu setiap entitas hanya bisa mempunyai
relasi dengan satu entitas lain. Contohnya mahasiswa
dengan NIM.
b. One to many yaitu hubungan anatara satu entitas
dengan beberapa entitas dan sebaliknya. Contohnya
dosen dengan mahasiswa dan sebaliknya.
c. Many to many yaitu setiap entitas bisa mempunyai
relasi dengan entitas lain dan sebaliknya. Contohnya
mahasiswa dengan unit kegiatan mahasiswa.

4. Garis
Garis merupakan sebagai penghubung antara relasi
dengan entitas, relasi dan entitas dengan atribut.

2.10.2 Notasi ERD

Gambar 2 Notasi ERD

11
 BAB III TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN

3.1 Perpustakaan Nasional Republik Indonesia

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (Perpusnas) adalah
Lembaga Pemerintah Nonkementerian yang berada di bawah dan
bertanggung jawab kepada Presiden. Perpustakaan Nasional dipimpin oleh
seorang Kepala. Pada tahun 1970, dalam konferensi umumnya yang ke 16,
UNESCO mengeluarkan Recommendations Concerning the International
Standardization of Library Statistics yang memuat definisi perpustakaan
nasional sebagai berikut:
a. Perpustakaan nasional: perpustakaan yang bertanggung jawab atas
akuisisi dan pelestarian kopi semua terbitan yang signifikan, yang
diterbitkan di sebuah negara dan berfungsi sebagai perpustakaan
“deposit”, baik berdasarkan undang-undang maupun kesepakatan lain,
dengan tidak memandang nama perpustakaan.
b. Perpustakaan nasional juga umumnya menjalankan fungsi sebagai
berikut: menyusun 2 bibliografi naisonal; menyimpan dan
memutakhirkan koleksi asing yang bernilai tinggi dan representatif
termasuk buku mengenai negara yang bersangkutan; bertindak sebagai
pusat bibliografi nasional; menyusun katalog induk; menerbitkan
bibliografi nasional retrospektif. Perpustakaan yang menyebut dirinya
sebagai perpustakaan “nasional” namun fungsinya tidak sesuai dengan
definisi di atas tidak dapat dimasukkan ke kategori “perpustakan
nasional.”
Definisi tersebut sedikit berubah dalam hasil pertemuan Conference of
Directors of National Libraries(CDNL) di Bangkok tahun 1999. Konferensi
tersebut memberikan definisi sebuah perpustakaan nasional sebagai berikut.
Sebuah institusi, terutama didanai (langsung atau tidak langsung) oleh
negara, yang bertanggung jawab atas pengumpulan secara komprehensif,
pencatatan bibliografis, pelestarian dan menyediakan warisan dokumenter
(terutama materi yang diterbitkan dalam semua jenis) yang berasal atau
berkaitan dengan negara tersebut; dan dapat juga bertanggung jawab atas

12
pelaksaaan lebih lanjut fungsi perpustakaan di negara tersebut secara efisien
dan efektif melalui tugas seperti manajemen koleksi yang maknawi secara
nasional, penyediaan infrastruktur, koordinasi aktivitas perpustakaan dan
sistem informasi di negara bersangkutan, hubungan internasional, dan
melaksanakan kepemimpinan. Biasanya tanggung jawab ini secara formal
diakui lazimnya berdasarkan perundang–undangan. Untuk keperluan
definisi ini maka sebuah negara didefinisikan sebagai negara independen
berdaulat. Institusi yang disetarakan dengan perpustakaan nasional terdapat
juga di entitas nasional non-berdaulat seperti di Catalonia, Quebec dan
Wales1[1].

3.1.1 Tugas dan Fungsi

Perpustakaan Nasional melaksanakan tugas pemerintahan di
bidang perpustakaan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan meliputi:
a. Menetapkan kebijakan nasional, kebijakan umum, dan kebijakan
teknis pengelolaan perpustakaan;
b. Melaksanakan pembinaan, pengembangan, evaluasi, dan
koordinasi terhadap pengelolaan perpustakaan;
c. Membina kerja sama dalam pengelolaan berbagai jenis
perpustakaan; dan
d. Mengembangkan standar nasional perpustakaan.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2,
Perpustakaan Nasional menyelenggarakan fungsi:
a. Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang
perpustakaan;
b. Pengoordinasian kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas
Perpustakaan Nasional;
c. Pelaksanaan fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan instansi
pemerintah di bidang perpustakaan; dan
d. Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di
bidang perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan

13
 tatalaksana, kepegawaian, keuangan, kearsipan, hukum,
persandian, perlengkapan, dan rumah tangga.

3.1.2 Wewenang
Dalam menyelenggarakan fungsi sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 3, Perpustakaan Nasional mempunyai wewenang:
a. Penyusunan rencana nasional secara makro di bidang
perpustakaan;
b. Perumusan kebijakan di bidang perpustakaan untuk mendukung
pembangunan secara makro;
c. Penetapan sistem informasi di bidang perpustakaan;
d. Kewenangan lain yang melekat dan telah dilaksanakan sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan meliputi:
1. Perumusan dan pelaksanaan kebijakan tertentu di bidang
perpustakaan; dan
2. Perumusan dan pelaksanaan kebijakan pelestarian pustaka
budaya bangsa dalam mewujudkan koleksi deposit nasional
dan pemanfaatannya.

3.1.3 Visi Perpustakaan Nasional Republik Indonesia

"Terwujudnya Indonesia Cerdas Melalui Gemar Membaca
Dengan Memberdayakan Perpustakaan".

3.1.4 Misi Perpustakaan Nasional Republik Indonesia

1. Terwujudnya layanan prima;
2. Terwujudnya perpustakaan sebagai pelestari khazanah budaya
bangsa;
3. Terwujudnya perpustakaan sesuai standar nasional perpustakaan.

3.1.5 Falsafah Logo

a. Bintang
1. Melambangkan ketinggian ilmu dan kemuliaan.

14
 2. Melambangkan pelita/penerang ditengah malam.
3. Melambangkan petunjuk arah.
4. Bintang bersegi lima melambangkan dasar negara Pancasila

b. Buku Terbuka
Melambangkan ilmu pengetahuan yang senantiasa berkembang.

c. Warna Hijau Pada Logo

1. Melambangkan pertumbuhan dan regenerasi.
2. Melambangkan buku sebagai sumber pengetahuan.

d. Warna Biru Pada Logo

Melambangkan sifat tenang dan memberikan kesan
kedalaman. Jadi, pengertian warna biru logo Perpustakaan
Nasional RI ialah ketenangan berpikir, dan kedalaman ilmu
pengetahuan yang dimiliki merupakan landasan pengabdian
masyarakat, nusa dan bangsa.

e. Gradasi Pada Warna Hijau Dan Biru

Melambangkan konsep “Habis Gelap Terbitlah Terang” yang
berarti dengan membaca buku akan membuka cakrawala berpikir
dan ilmu pengetahuan bagi umat manusia.

3.2 Sejarah Perpustakaan Nasional Republik Indonesia

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia didirikan pada tahun 1989
berdasarkan Keputusan Presiden nomor 11 tahun 1989. Pada pasal 19
dinyatakan bahwa Pusat Pembinaan Perpustakaan, Perpustakaan Nasional
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan dan Perpustakaan Wilayah di
Propinsi merupakan satuan organisasi yang melaksanakan fungsi dan tugas
perpustakaan nasional. Bila membaca pasal 19 maka dapat ditafsirkan
bahwa Perpustakaan Nasional RI merupakan gabungan ketiga lembaga
tersebut. Proses berdirinya perpustakaan nasional dimulai tahun 1795,

15
ketika Konvensi Nasional Prancis mengumumkan bahwa perpustakaan,
yang sebelumnya merupakan milik raja, menjadi milik nasional serta
memberikan hak kepada Konvensi Nasional untuk memperoleh kopi deposit
semua publikasi tercetak yang diterbitkan di Prancis. Menyusul
terbentuknya perpustakaan nasional di Prancis tersebut terdapat 20
perpustakaan nasional yang terbentuk pada abad 19. Pada abad 20 lebih dari
30 perpustakaan nasional terbentuk dan lebih banyak lagi setelah Perang
Dunia II usai dengan lahirnya berbagai negara baru yang lahir berkat
berlangsungnya dekolonialisasi dan proses demokrasi.
Selama periode seratus lima puluh tahun pertama, sebagian besar
perpustakaan nasional memiliki garis haluan konservatif dalam kaitannya
dengan jasa bagi publik. Semuanya perpustakaan nasional memiliki akses
yang relatif terbatas bagi publik. Hal ini dapat dijelaskan atas alasan
sosiopolitik dan tradisi historis. Banyak perpustakaan nasional yang berasal
dari universitas tetap mempertahankan fungsi dan penggunanya, yaitu
pengajar dan mahasiswa. Dalam kaitannya dengan perpustakaan lain di
sebuah negara, perpustakaan nasional menempati kedudukan yang
independen dengan berbagai pengecualian atau pengkhususan. Perpustakaan
nasional tidak ikut serta dalam layanan pinjam antarperpustakaan atau
bentuk kerja sama perpustakaan lainnya.
Selama lima puluh tahun terakhir ini situasi berubah sangat cepat.
Pada paro pertama abad 20 muncul krisis yang menerpa perpustakaan
nasional, yaitu:
(1) Perpustakaan nasional diasosiasikan dengan sebab-sebab non
sosial. Dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi terdapat peningkatan
jumlah ilmuwan yang berimbas pada semakin meningkatnya jumlah
informasi yang dibutuhkan. Informasi yang dibutuhkan juga tidak terbatas
pada publikasi tercetak saja. Gejala ini bertentangan dengan karakter
perpustakaan nasional yang mempunyai kebijakan akses terbatas ke
koleksinya.
(2) Krisis tersebut semakin meningkat sejalan dengan kemajuan ilmu
pengetahuan. Dengan kemajuan kebudayaan, fenomena peningkatan jumlah

16
informasi yang dibutuhkan secara langsung tercermin dalam produksi
publikasi tercetak di seluruh dunia, yang peningkatan volumenya mendekati
kecepatan eksponensial dan berjalan terus setiap tahun. Meningkatnya
jumlah publikasi ini menghambat operasi perpustakaan nasional. Akuisisi
bahan perpustakaan menjadi rumit menyangkut kontrol atau pengaturan
untuk menjamin keluasan penerimaan kopi deposit publikasi nasional serta
seleksi buku asing yang diperlukan perpustakaan. Pertumbuhan koleksi
yang cepat menyebabkan terus meningkatnya kapasitas penyimpanan yang
diperlukan untuk akuisisi baru. Ini berarti penambahan ruang simpan tidak
seimbang dengan penambahan koleksi. Pengolahan, organisasi koleksi,
pemeliharaan katalog menjadi sangat rumit. Akhirnya perpustakaan nasional
tidak mampu menyediakan bahan perpustakaan bagi pembaca sesuai dengan
jadwal dan dengan demikian tidak lagi efektif dalam menginformasikan
literatur terbaru bagi pembacanya.
(3) Perpustakaan khusus jumlahnya semakin bertambah dan semakin
mapan karenan memiliki pembaca yang terarah serta memiliki keunggulan
dibandingkan dengan perpustakaan nasional dan perpustakaan lainnya.
Keunggulan pertama terletak pada isi dan jenis koleksinya. Karena
kekhusuan cakupan subjeknya, maka perpustakaan khusus lebih leluasa
dalam memilih 5 publikasi dengan cakupan lebih lengkap daripada
perpustakaan lain. Perpustakaan khusus mulai memusatkan diri pada jurnal.
Perpustakaan khusus memiliki keunggulan dalam kecepatan penghantaran
bahan perpustakaan, penanganan sistem rujukan, serta pendayagunaan jasa
informasi–referens, yang semuanya akan jauh lebih memuaskan pembaca
dibandingkan dengan yang bisa didapat dari bentuk konvesional
perpustakaan lain.
(4) Adanya arah gejala kerja sama dan penciptaan sistem perpustakaan
secara keseluruhan. Pustakawan di berbagai perpustakaan mulai merasa
perlu memusatkan dan mengkoordinasikan aktivitas perpustakaannya, yang
dengan sendirinya mengarah pada perpustakaan nasional yang memiliki
koleksi terbesar, keuangan cukup, personel yang berkualifikasi. Hal tersebut
bertentangan dengan isolasionisme tradisional perpustakaan nasional serta

17
sifat ekskulisivitas postur perpustakaan nasional terhadap perpustakaan
lainnnya.
Kesulitan yang dihadapi perpustakaan nasional serta
berkembangnya perpustakaan khusus menyebabkan lahirnya pendapat
ketidaksetaraan (incompatibility) antara tuntutan baru perpustakaan serta
fungsi tradisional perpustakaan. Bahkan ada yang menganggap
perpustakaan nasional berada dalam posisi mandeg karena tugasnya sudah
merupakan bagian masa lampau. Muncul pertanyaan mengenai kelayakan
eksistensi masa depan perpustakaan nasional sebagai arsip publikasi
nasional.
Pada tahun 1950an, 1960an dan 1970an masalah perpustakaan
nasional menjadi masalah kontroversial. Ada beberapa anggapan yang
pernah muncul sebagaimana yang diuraikan berikut ini. Salah satunya
adalah bahwa “Perpustakaan nasional adalah salah satu bagian terpenting
dari sistem perpustakaan sebuah negara.” Ada juga anggapan yang nadanya
pesimistis, yaitu bahwa “Perpustakaan nasional adalah fenomena kuno,
organisasi yang inefektif dan sekarat.” “masa depan perpustakan nasional
ialah spesialisasi.” Pendapat yang berlawanan: “Kekuatan perpustakaan
nasional terletak pada sifat umum koleksinya.” Kesenjangan pendapat
dikarenakan oleh kondisi kompleksitas yang tidak lazim pada masa kini
pada masa perpustakaan nasional beroperasi serta berbagai faktor yang
menentukan perkembangannya. 6 Salah satu faktor yang paling menentukan
ialah sifat khas ilmu pengetahuan modern tercermin dalam subjek publikasi
tercetak serta isi permintaan pemakai yang mencerminkan ciri tujuan utama
sistem perpustakaan. Perkembangan perpustakan nasional sebagai sebuah
bentuk perpustakaan penelitian diintegrasikan dengan perkembangan ilmu
pengetahuan dan sebaliknya. Perkembangan ini semakin nyata dengan
perkembangan zaman. Diferensiasi dan integrasi, fusi dan fisi ilmu
pengetahuan merupakan karakteristik ilmu modern. Karakteristik tersebut
memilik dampak langsung terhadap keluaran bahan perpustakaan tercetak
dan elektronik, yang pada gilirannya, berimbas pada koleksi perpustakaan
dan jenis pembacanya.

18
 Jadi diferensiansi dan integrasi ilmu pengetahuan, spesialisasi dan
hibridisasi peneliti berkaitan dengan 2 jenis perpustakaan penelitian yaitu
perpustakaan penelitian khusus dan umum, Maka kesimpulannya ialah
memenuhi permintaan peneliti masa kini hanya dimungkinkan oleh adanya
aktivitas saling mengisi, terkoordinasi antara kedua jenis perpustakaan
khusus. Dengan kata lain, perkembangan ilmu pengetahuan menentukan
penyusunan sistem perpustakaan.

3.3 Struktur Organisasi

Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun
2007 Tentang Perpustakaan, dan Peraturan Perpustakaan Nasional RI
Nomor 4 Tahun 2020 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakan
Nasional.
Prapandang Bentuk Skema Struktural:

Gambar 3 Struktur Organisasi

19
3.4 Jadwal Kegiatan
Tabel 1 Jadwal Kegiatan

Bulan
No. Tahapan
Maret April Mei
1. Analisis dan pengenalan alur
website
2. Studi pustaka data dan
informasi mengenai website
3. Analisis masalah website
4. Analisis evaluasi dan usulan
rancangan website
5. Pembuatan user interface
6. Perancangan fitur
7. Penulisan laporan

3.5 Alat Pendukung Kegiatan Kerja Praktik

3.5.1 Perangkat Keras
Perangkat keras yang digunakan memiliki spesifikasi sebagai berikut.
a. Processor : Intel Celeron R
b. RAM : 4GB
c. HDD : 1TB
d. Monitor : 14 inch

3.5.2 Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang digunakan memiliki spesifikasi sebagai berikut:
a. Operating System : Windows 10 Professional
b. Interface design tool : MarvellApp dan draw.io
c. Web Server : Apache
d. Database Server : MySQL

20
 BAB IV PEMBAHASAN

4.1 Analisa Sistem Berjalan

Laman Website PUSDIKLAT Perpustakaan Nasional Republik
Indonesia memiliki fitur-fitur yang dapat mengelola informasi terkini
mengenai program kegiatan yang dilakukan oleh PUSDIKLAT, tersedia
jadwal kegiatan DIKLAT, pendaftaran peserta DIKLAT, pengumuman
penerimaan peserta DIKLAT, direktori pegawai yang memuat informasi
mengenai presensi pegawai dan form laporan kerja harian, serta terdapat
informasi analisis kebutuhan DIKLAT.
Penggunaan website ini kurang efektif dikarenakan terdapat
beberapa informasi yang belum diperbarui. Selain itu PUSDIKLAT
memiliki 2 website yang berbeda dalam mengelola database penerimaan
mahasiswa magang dan penelitian. Pada website ini belum adanya fitur
program magang untuk mahasiswa dalam melakukan pendaftaran magang
dan penelitian secara online.

4.1.1 Analisa Masalah

PUSDIKLAT Perpustakaan Nasional Republik Indonesia
merupakan badan pemerintahan yang bersedia menjadi wadah bagi
mahasiswa untuk melakukan kerja praktik maupun penelitian.
Namun kini dengan adanya pandemi covid-19, PUSDIKLAT
belum mengoptimalkan website dalam penerapan dan penggunaannya
secara efektif untuk menyediakan pendaftaran magang secara online.

4.1.2 Analisa Kebutuhan

Berdasarkan permasalahan diatas, dapat disimpulkan bahwa
solusi agar website menjadi lebih efektif dalam penggunaannya yaitu
dengan melakukan pengembangan website pada fitur magang. Dengan
demikian mahasiswa yang ingin melakukan kegiatan kerja praktik
maupun penelitian dapat mendaftarkan diri secara online pada website
yang tersedia.

21
 4.1.3 Gambaran Logik Sistem
Berikut gambar 4.1 merupakan gambaran logik sistem berjalan pada
website.

Gambar 4 Use Case Diagram Sistem Berjalan

Pada tabel 2 merupakan penjelasan dari use case diagram, sebagai berikut.
Tabel 2 Deskripsi Use Case Diagram Sistem Berjalan

Use Case Deskripsi

Pencarian Fitur untuk melakukan pencarian pada website
Home Menu pertama atau halaman utama yang berisi
profil pusdiklat beserta dokumentasi kegiatan.
Diklat Menu kedua pada navbar yang memiliki button

22
 drop down dan terdapat 4 sub menu.
Jadwal Diklat Sub menu pada menu Diklat yang berisikan
informasi ketersediaan diklat.
Pendaftaran Peserta Diklat Sub menu pada menu Diklat dengan tampilan form
data diri yang digunakan untuk mendaftarkan diri
sebagai peserta diklat.
Pengumuman Penerimaan Sub menu pada menu Diklat yang menampilkan
Peserta Diklat informasi mengenai pengumuman penerimaan
peserta diklat dengan cara memasukkan nomor
pendaftaran.
Sistem Informasi Diklat Sub menu pada menu Diklat yang menampilkan
form login dan hanya dapat dilakukan oleh user
atau peserta yang memiliki e-mail dan password.
Berita Menu ketiga pada navbar yang berisikan informasi
berupa berita terbaru mengenai persiapan
pelaksanaan diklat, penundaan diklat, surat edaran
penundaan diklat dan lain sebagainya.
Tim Kepemimpinan Menu keempat pada navbar yang memiliki button
drop down dan terdapat 1 sub menu.
Pejabat Strukturak Sub menu pada menu Tim Kepemimpinan yang
Pusdiklat Perpustakaan berisi profil dan biodata Kepala Pusat Diklat dan
Nasional RI Kepada Bidang Diklat.
Direktori Pegawai Menu kelima pada navbar yang memiliki button
drop down dan terdapat 2 sub menu.
Presensi Pegawai Sub menu pada menu Direktori Pegawai dengan
Pusdiklat halaman yang berisi link untuk melakukan presensi
pada google formulir.
Form Laporan Kerja Sub menu pada menu Direktori Pegawai dengan
Harian halaman yang berisi link untuk melakukan mengisi
laporan harian diklat pada google formulir.
Analisis Kebutuhan Diklat Menu keenam pada navbar dengan halaman yang
berisi link kuisioner pada google formulir.

23
 Kontak Menu ketujuh pada navbar yang berisi data diri
pengguna apabila terdapat kendala yang dapat
dibantu dan dikirimkan pada pusdiklat.

4.2 Pembahasan
Dari permasalahan yang muncul ditemukan solusi untuk menangani
permasalahan tersebut. Dengan dilakukannya pengembangan website yaitu
menu program untuk magang dan penelitian maka dapat meningkatkan nilai
efisiensi dan efektivitas dengan perubahan pendaftaran yang sebelumnya
dilakukan secara offline, kini pendaftaran magang dan penelitian dapat
dilakukan secara online pada website pusdiklat.

4.2.1 Software Requirement Specifications

4.2.1.1 Bussiness Requirement
Bussiness Requirement berisikan mengenai tujuan dan
sasaran berdasarkan analisis perancangan pada perangkat
lunak. Bussiness Requirement terbagi menjadi 2 yaitu.
A. Functional Requirement
Functional requirement merupakan aktivitas dan
pelayanan yang harus dimiliki oleh sebuah system
berupa input, output, proses, dan data yang disimpan.
1. Sistem dapat menampung data diri calon peserta
magang.
2. Sistem menyediakan perbedaan kategori antara
magang dan penelitian.
3. Sistem menyediakan tampilan form pendaftaran
yang berbeda sesuai kebutuhan magang dan
penelitian.
4. Terdapat system database yang terintegrasi antara
admin pusat dan admin unit kerja.

B. Non Functional Requirement

24
 Non functional requirement merupakan fitur,
karakteristik dan batasan yang menentukan kepuasan
sebuah system beruoa kinerja, dan kemudahan
penggunaan.
1. Mahasiswa dapat melakukan pendaftaran magang
dan penelitian secara online.
2. Mahasiswa dapat mengakses informasi terkait unit
kerja yang bersedia menerima magang dan
penelitian.
3. Admin dapat secara langsung melakukan
pengecekkan data diri calon peserta magang dan
penelitian.
4. Admin dapat memberikan jawaban terkait
ketersediaan magang melalui kontak tertera dan
megirimkan surat balasan resmi melalui e-mail.

Terdapat 2 sasaran utama beserta tujuan dalam

pengembangan website ini yaitu.
1. Instansi (PUSDIKLAT Perpustakaan Nasional
Republik Indonesia)
Adapun tujuannya ialah sebagai berikut.
a. Meningkatkan informasi layanan program yang
tersedia pada website.
b. Menyediakan program magang dan penelitian yang
ditujukan untuk mahasiswa.
c. Meningkatkan nilai efisiensi dan efektivitas pada
alur proses program magang dan penelitian.
d. Penyimpanan arsip data-data mahasiswa lebih
terorganisir dan terintegrasi dengan unit kerja atau
divisi yang tersedia.

25
 e. Mengurangi penggunaan kertas karena tidak
menerima berkas calon peserta magang dalam
bentuk bukti fisik.

2. Calon Peserta Magang (Mahasiswa/i)

Adapun tujuannya ialah sebagai berikut.
a. Memudahkan user dalam penggunaan website agar
tidak gaptek (gagap teknologi).
b. Memudahkan user dalam melakukan pendaftaran
magang dan penelitian secara online.
c. Mengurangi penggunaan kertas karena tidak
mendaftarkan diri secara langsung ke perusahaan.
d. Dapat mengakses informasi magang dan penelitian
dengan mudah.

4.2.2 Objek Pengguna

Objek atau tujuan pengguna menu program magang dan
penelitian ialah calon peserta atau mahasiswa/i dan administrator.
Terdapat 2 admin yang mengelola program magang dan penelitian ini.
1. Admin Pusat
Admin pusat merupakan admin sebagai pihak pertama yang
dapat mengelola seluruh data calon peserta magang dan
penelitian. Admin pusat ini memiliki hak akses yang tak terbatas
seperti dapat melakukan CRUD (Create, Read, Update, dan
Delete) pada data calon peserta.

2. Admin Unit Kerja

Admin unit kerja merupakan admin sebagai perwakilan dari
setiap divisi atau unit kerja dan hanya dapat mengelola data
calon peserta magang sesuai unit kerja masing-masing. Admin
unit kerja ini memiliki hak akses yang terbatas yaitu hanya dapat

26
 melalukan update atau perubahan status pendaftar magang
apakah diterima atau ditolak.

4.3 Perancangan Sistem Usulan

4.3.1 Proses Bisnis Sistem Usulan
1. Proses Bisnis Sistem pada Calon Peserta atau Pendaftar
a. User mengakses website pusdiklat yang beralamatkan
http://dev-pusdiklat.perpusnas.go.id/
b. Pendaftar memilih divisi atau unit kerja yang sesuai dengan
program studi serta minat.
c. Pendaftar mengisi form pendaftaran magang atau penelitian.
d. Pendaftar melengkapi dokumen yang dibutuhkan.
e. Pendaftar menunggu surat balasan dalam jangka waktu 2-3
hari melalui e-mail.
f. Pendaftar mengikuti program magang ataupun penelitian
sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

2. Prosedur Sistem pada Admin Pusat

a. Admin pusat mengakses website pusdiklat yang
beralamatkan http://dev-pusdiklat.perpusnas.go.id
b. Admin pusat melakukan login pada button “Are You
Admin?” dengan memasukkan username dan password.
c. Jika status diterima, admin dapat melakukan klik button
edit untuk menentukan tanggal periode magang dan klik
simpan untuk menyimpan perubahan data.
d. Admin pusat dapat melakukan klik button surat untuk
mengisi form data surat balasan mengenai pernyataan
penerimaan magang dan klik simpan.
e. Admin pusat dapat melakukan klik button print untuk
review dan mencetak surat pernyataan penerimaan magang
yang dapat dikirimkan melalui e-mail pendaftar.

27
4.3.2 Use Case Diagram
Berdasarkan analisa kebutuhan user dapat digambarkan
dengan pemodelan use case diagram. Berikut merupakan pemodelan
use case diagram pada system usulan.

28
4.3.2.1 Use Case Diagram Sistem Usulan

Gambar 5 Use Case Diagram Sistem Usulan

29
4.3.3 Use Case Skenario
4.3.3.1 Magang
a. Login
Tabel 3 Use Case Skenario Magang Login

Use Case Name Login

Actors Admin Pusat, Admin Unit Kerja
Description Proses masuk ke dalam layanan website dengan
username dan password
Pre Condition 1. User mengakses situs website
2. User sudah memiliki username dan
password
Scenario Normal Flow :
1. User mengakses situs website
2. Sistem menampilkan halaman home
3. User klik button “Are You Admin?”
4. Sistem menampilkan halaman login
5. User memasukkan username dan
password
6. User klik login

Alternative Flow :
5.1 Jika username dan password yang
dimasukkan salah, sistem akan
menampilkan pesan “Username or
Password is Wrong”
Post Condition User telah berhasil melakukan login

b. Pencarian
Tabel 4 Use Case Skenario Magang Pencarian

Use Case Name Pencarian

Actors Admin Pusat, Admin Unit Kerja
Description Fitur ini digunakan untuk pencarian dengan

30
 memasukkan nama mahasiswa
Pre Condition Sistem menampilkan halaman home
Scenario Normal Flow :
1. User berada pada halaman program
magang
2. User memasukkan nama mahasiswa
pada kolom pencarian
3. User klik button search
4. Sistem menampilkan data pendaftar
berdasarkan urutan nama

Alternative Flow :
4.1 Jika data mahasiswa yang dicari tidak
ada, sistem menampilkan field tabel
kosong
Post Condition 1. Sistem melakukan pencarian data
mahasiswa
2. Sistem menampilkan data mahasiswa
yang dicari

c. Kelola Data Program Magang

Tabel 5 Use Case Skenario Magang Kelola Data Program Magang

Use Case Name Kelola Data Program Magang

Actors Admin Pusat, Admin Unit Kerja
Description Fitur ini berisi data mahasiswa sebagai
pendaftar magang
Pre Condition Sistem menampilkan halaman admin pada
menu magang
Scenario Normal Flow Admin Pusat :
1. User berada pada halaman magang
2. Sistem menampilkan tabel data diri
mahasiswa pendaftar magang

31
 3. User klik button ubah data mahasiswa
4. Sistem menampilkan halaman edit data
mahasiswa
5. User klik field data tanggal masuk dan
tanggal keluar
6. Sistem menampilkan tanggal berupa
kalender digital
7. User memilih tanggal keluar dan
tanggal masuk
8. Sistem menampilkan tanggal yang
dipilih
9. User klik simpan
10. Sistem menampilkan tabel data
mahasiswa dan flash data tampil dengan
keterangan “berhasil diubah”

Normal Flow Admin Unit Kerja :

1. User berada pada halaman magang
2. Sistem menampilkan tabel data diri
mahasiswa pendaftar magang
3. User klik button ubah data mahasiswa
4. Sistem menampilkan halaman edit data
mahasiswa
5. User klik button drop down pada field
status magang
6. Sistem menampilkan pilihan data status
“terima” dan “tolak”
7. User memilih salah satu status
8. Sistem akan menyimpan pilihan status
pada field status
9. User klik simpan
10. Sistem menampilkan tabel data

32
 mahasiswa dan flash data tampil dengan
keterangan “berhasil diubah”.
Post Condition 1. Admin pusat berhasil melakukan
perubahan pada tanggal periode magang
2. Admin unit kerja berhasil melakukan
perubahan pada status magang

d. Buat Data Surat

Tabel 6 Use Case Skenario Magang Buat Data Surat

Use Case Name Buat Data Surat

Actors Admin Pusat
Description Fitur ini merupakan form data mahasiswa
untuk pembuatan surat balasan
Pre Condition Sistem menampilkan halaman admin pada
menu magang
Scenario Normal Flow :
1. User berada pada halaman magang
2. Sistem menampilkan tabel data diri
mahasiswa pendaftar magang
3. User klik button buat data surat
4. Sistem menampilkan halaman edit data
surat mahasiswa
5. User mengisi data-data surat pada field
yang tersedia
6. User klik simpan
7. Sistem menampilkan tabel data
mahasiswa dan flash data tampil dengan
keterangan “data surat berhasil
disimpan”
Post Condition User berhasil membuat surat balasan

33
e. Mencetak Data Mahasiswa
Tabel 7 Use Case Skenario Magang Mencetak Data Mahasiswa

Use Case Name Mencetak Data Mahasiswa

Actors Admin Pusat, Admin Unit Kerja
Description Fitur ini digunakan untuk mencetak atau print
berkas yang di upload mahasiswa maupun
mencetak surat balasan
Pre Condition Sistem menampilkan halaman admin pada
menu magang
Scenario Normal Flow :
1. User berada pada halaman magang
2. Sistem menampilkan tabel data diri
mahasiswa pendaftar magang
3. User klik button cetak surat
4. Sistem akan berpindah tab dan
menampilkan surat balasan yang telah
dibuat
5. User klik download
6. Sistem melakukan pengunduhan berkas
dan tersimpan di perangkat keras
Post Condition User berhasil mencetak berkas maupun surat
balasan

f. Logout
Tabel 8 Use Case Skenario Magang Logout

Use Case Name Logout

Actors Admin Pusat, Admin Unit Kerja
Description Proses keluar atau memutus akses dari layanan
sistem
Pre Condition Sistem menampilkan halaman admin pada
menu magang
Scenario Normal Flow :

34
 1. User berada pada halaman magang
2. User klik button logout
3. Sistem akan kembali menampilkan
halaman home
Post Condition Sistem menampilkan halaman home

4.3.3.2 Penelitian
a. Login
Tabel 9 Use Case Skenario Penelitian Login

Use Case Name Login

Actors Admin Pusat
Description Proses masuk ke dalam layanan website dengan
username dan password
Pre Condition 1. User mengakses situs website
2. User sudah memiliki username dan
password
Scenario Normal Flow :
1. User mengakses situs website
2. Sistem menampilkan halaman home
3. User klik button “Are You Admin?”
4. Sistem menampilkan halaman login
5. User memasukkan username dan
password
6. User klik login

Alternative Flow :
5.1Jika username dan password yang
dimasukkan salah, sistem akan menampilkan
pesan “Username or Password is Wrong”
Post Condition User telah berhasil melakukan login

35
b. Pencarian
Tabel 10 Use Case Skenario Penelitian Pencarian

Use Case Name Pencarian

Actors Admin Pusat
Description Fitur ini digunakan untuk pencarian dengan
memasukkan nama mahasiswa
Pre Condition Sistem menampilkan halaman home
Scenario Normal Flow :
5. User berada pada halaman program
penitian
6. User memasukkan nama mahasiswa
pada kolom pencarian
7. User klik button search
8. Sistem menampilkan data pendaftar
berdasarkan urutan nama

Alternative Flow :
8.1 Jika data mahasiswa yang dicari tidak
ada, sistem menampilkan field tabel
kosong
Post Condition 3. Sistem melakukan pencarian data
mahasiswa
4. Sistem menampilkan data mahasiswa
yang dicari

c. Kelola Data Program Penelitian

Tabel 11 Use Case Skenario Penelitian Kelola Data Program Penelitian

Use Case Name Kelola Data Program Penelitian

Actors Admin Pusat
Description Fitur ini berisi data mahasiswa sebagai
pendaftar penelitian
Pre Condition Sistem menampilkan halaman admin pada
menu penelitian

36
 Scenario Normal Flow Admin Pusat :
1. User berada pada halaman penelitian
2. Sistem menampilkan tabel data diri
mahasiswa pendaftar penelitian
3. User klik button detil data mahasiswa
4. Sistem menampilkan keseluruhan data
mahasiswa
5. User klik kembali
6. Sistem menampilkan tabel data
mahasiswa.
Post Condition -

d. Buat Data Surat

Tabel 12 Use Case Skenario Penelitian Buat Data Surat

Use Case Name Buat Data Surat

Actors Admin Pusat
Description Fitur ini merupakan form data mahasiswa
untuk pembuatan surat balasan
Pre Condition Sistem menampilkan halaman admin pada
menu penelitian
Scenario Normal Flow :
1. User berada pada halaman penelitian
2. Sistem menampilkan tabel data diri
mahasiswa pendaftar penelitian
3. User klik button buat data surat
4. Sistem menampilkan halaman edit data
surat mahasiswa
5. User mengisi data-data surat pada field
yang tersedia
6. User klik simpan
7. Sistem menampilkan tabel data
mahasiswa dan flash data tampil dengan

37
 keterangan “data surat berhasil
disimpan”
Post Condition User berhasil membuat surat balasan

e. Mencetak Data Mahasiswa

Tabel 13 Use Case Skenario Penelitian Mencetak Data Mahasiswa

Use Case Name Mencetak Data Mahasiswa

Actors Admin Pusat
Description Fitur ini digunakan untuk mencetak atau print
surat balasan
Pre Condition Sistem menampilkan halaman admin pada
menu penelitian
Scenario Normal Flow :
1. User berada pada halaman magang
2. Sistem menampilkan tabel data diri
mahasiswa pendaftar magang
3. User klik button drop down cetak surat
4. Sistem menampilkan pilihan
“pemohon” dan “kepala pusat”
5. User klik salah satu pilihan
6. Sistem akan berpindah tab dan
menampilkan surat balasan yang telah
dibuat
7. User klik download
8. Sistem melakukan pengunduhan berkas
dan tersimpan di perangkat keras
Post Condition User berhasil mencetak surat balasan

f. Logout
Tabel 14 Use Case Skenario Penelitian Logout

Use Case Name Logout

Actors Admin Pusat
Description Proses keluar atau memutus akses dari layanan

38
 sistem
Pre Condition Sistem menampilkan halaman admin pada
menu penelitian
Scenario Normal Flow :
1. User berada pada halaman penelitian
2. User klik button logout
3. Sistem akan kembali menampilkan
halaman home
Post Condition Sistem menampilkan halaman home

4.3.4 Entity Relationship Diagram (ERD)

Berikut adalah ERD sistem usulan berdasarkan analisis proses bisnis.

Gambar 6 ERD

4.3.5 Rancangan User Interface Sistem

Berikut adalah hasil rancangan user interface website pusdiklat pada
program magang dan penelitian.

39
 Gambar 7 Tampilan halaman home

Gambar 8 Tampilan halaman magang

Gambar 9 Tampilan halaman magang

40
Gambar 10 Tampilan halaman magang

Gambar 11 Tampilan halaman magang

Gambar 12 Tampilan halaman magang

41
Gambar 13 Tampilan halaman form pendaftaran program magang

Gambar 14 Tampilan halaman form pendaftaran program magang

Gambar 15 Tampilan halaman penelitian

42
 Gambar 16 Tampilan halaman penelitian

Gambar 17 Tampilan halaman penelitian

Gambar 18 Tampilan halaman form pendaftaran penelitian

43
Gambar 19 Tampilan halaman form pendaftaran penelitian

Gambar 20 Tampilan halaman form pendaftaran penelitian

Gambar 21 Tampilan halaman login

Gambar 22 Tampilan halaman magang pada admin pusat

44
Gambar 23 Tampilan halaman magang admin pusat button detail

Gambar 24 Tampilan halaman magang admin pusat button ubah

45
Gambar 25 Tampilan halaman magang admin pusat button data surat

46
Gambar 26 Tampilan halaman magang admin pusat button cetak

Gambar 27 Tampilan halaman magang admin pusat button hapus

Gambar 28 Tampilan halaman penelitian admin pusat

47
 Gambar 29 Tampilan halaman penelitian admin pusat button detil

Gambar 30 Tampilan halaman penelitian admin pusat button data surat

48
 Gambar 31 Tampilan halaman penelitian admin pusat button cetak

Gambar 32 Tampilan halaman penelitian admin pusat button cetak surat

Gambar 33 Tampilan halaman magang pada admin unit kerja

49
Gambar 34 Tampilan halaman magang admin unit kerja button detil

Gambar 35 Tampilan halaman magang admin unit kerja button ubah

50
 BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan analisis dan perancangan yang telah dijabarkan pada bab
sebelumnya dapat diambil kesimpulan sebagai berikut, yaitu:
1. Proses pendaftaran peserta magang atau penelitian pada unit
PUSDIKLAT saat ini masih dilakukan secara manual.
2. Fitur yang ada pada website e-Magang PUSDIKLAT sebelumnya
masih belum berjalan dengan efektif, karena terdapat beberapa fitur
yang tidak berfungsi.
3. Kurangnya kesadaran dari SDM tentang pemeliharaan website
PUSDIKLAT, sehingga terjadinya penumpukan data yang belum diolah
dengan baik.
4. Database yang belum terintegrasi dengan sistem menyebabkan
kemungkinan terjadinya redundancy data.
5. Website e-Magang yang baru dapat membantu user dalam proses
mendaftar magang dan penelitian menjadi lebih efisien, dan membantu
pegawai dalam mengelola data pendaftar.
6. Website e-Magang yang baru mampu menyediakan sistem surat-
menyurat sehingga pekerjaan tersebut menjadi lebih efektif dan efisien.

5.2 Saran
Beberapa saran berdasarkan analisis dan perancangan yang telah
dijabarkan pada bab sebelumnya adalah sebagai berikut.
1. Perlu adanya kesadaran dari SDM untuk pemantauan dan evaluasi
sistem yang ada pada PUSDIKLAT.
2. Perlu diakan sosialisasi mengenai penggunaan sistem e-Magang yang
baru kepada seluruh SDM.
3. Wesbite e-Magang ini diharapkan dapat digunakan dalam jangka waktu
yang panjang dan dapat dijadikan acuan bagi instansi yang lain untuk
mengurangi waktu dan tenaga.

51
 DAFTAR PUSTAKA
Destiningrum, M., & Adrian, Q. J. (2017). Sistem Informasi Penjadwalan Dokter
Berbassis Web Dengan Menggunakan Framework Codeigniter (Studi
Kasus: Rumah Sakit Yukum Medical Centre). Jurnal Teknoinfo, 11(2), 30-
37.

Gordon B. Davis, Kerangka Dasar Sistem Informasi: Pendekatan Terstuktur Teori

dan Prakte Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta: 1999.

Hidayatullah, Priyanto, dan Jauhati Khairul K. 2015.Pemrograman WEB.

Bandung: Informatika Bandung.

Lani Sidharta, Pengantar Sistem Informasi Bisnis, P.T. ELEX Media Komputindo,
Jakarta: 1995.

Madcoms. (2011). Kupas Tuntas Adobe Dreamweaver CS5 Dengan

Pemrograman PHP & MySQL.Yogyakarta: Andi Offset.

Perpusnas.go.id Tentang Perpustkaan Nasional Republik Indonesia. Diakses pada

26 April 2021, dari https://www.perpusnas.go.id/index.php?lang=id

Priyanti, D., & Iriani, S. (2013). Sistem Informasi Data Penduduk Pada Desa
Bogoharjo Keccamatan Ngadirojo Kabupaten Pacitan. IJNS-Indonesian
Journal on Networking and Security, 2(4).

Pusdiklat.perpusnas.go.id Tentang Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.

Diakses pada 26 April 2021, dari http://dev-pusdiklat.perpusnas.go.id/

52
 LAMPIRAN

Lampiran 1. Surat Pelaksanaan Kerja Praktik

53
Lampiran 2. Surat Selesai Pelaksanaan Kerja Praktik

54
Lampiran 3. Sertifikat Pelaksanaan Kerja Praktik Nurul Aini

Lampiran 4. Sertifikat Pelaksanaan Kerja Praktik Yuli Febyola

55
Lampiran 5. Bukti Dokumentasi Penyerahan Sertifikat Kerja Praktik Nurul Aini

Lampiran 6. Bukti Dokumentasi Penyerahan Sertifikat Kerja Praktik Yuli Febyola

56