ANALISA SISTEM PENGOLAHAN INFORMASI SURAT

MASUK DAN KELUAR

PADA DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
KABUPATEN KUBU RAYA

LAPORAN
PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Diajukan untuk memenuhi mata kuliah PKL pada Program Diploma Tiga (D3)

TRI SANTI YULI

NIM : 12184502
PELAGIA FITRI
NIM : 12184564

Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Teknik & Informatika
Universitas Bina Sarana Informatika PSDKU Pontianak
2020

1
 PERSETUJUAN LAPORAN PROGRAM MAGANG MAHASISWA
BERSERTIFIKAT

Laporan Program Magang Mahasiswa Bersertifikat ini telah disetujui untuk dinilai
pada periode Tahun Akademik 2020/2021 Semester 5 di Program Studi Sistem
Informasi Fakultas Teknlogi Informasi Universitas Bina Sarana Infromatika Kampus
Kota Pontianak.

DOSEN PENASEHAT AKADEMIK

Kelas 12.5D.30

Lisnawaty, S.T, M.Kom

2
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis haturkan kehadirat Allah SWT, yang telah

melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat

menyelesaikan laporan PKL ini dengan baik. Dimana Laporan PKL ini penulis

sajikan dalam bentuk yang sederhana. Adapun judul Laporan PKL , yang penulis

ambil sebagai berikut, “Analisa Sistem Pengolahan Informasi Surat Masuk dan

Keluar pada Dinas pendidkan Kabupaten Kubu Raya”

Tujuan penulisan tugas akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat kelulusan

Mata Kuliah Praktik Kerja Lapangan Semester 5 (lima) UBSI Kampus Kota

Pontianak. Oleh karena itu pada kesempatan ini, izinkanlah penulis menyampaikan

ucapan terima kasih kepada:

1. Rektor UBSI Kampus Kota Pontianak. .

2. Ketua Program Studi Sistem Informsi UBSI Kampus Kota Pontianak.

3. Ibu Lisnawaty, S.T,M.Kom Dosen Penasehat Akademik.

4. Staff / karyawan / dosen di lingkungan UBSI Kampus Kota Pontianak.

5. Bapak M. Ayub,S.Pd selaku Pimpinan di Kantor Dinas Pendidikan dan

Kebudayaan Kabupaten Kubu Raya.

6. Bapak Harjumani selaku Mentor di Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan

Kabupaten Kubu Raya.

7. Staff / karyawan di Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Kubu

Raya.

3
 Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu sehingga

terwujudnya penulisan ini. Penulis menyadari bahwa penulisan tugas akhir ini masih

jauh sekali dari sempurna, untuk itu penulis mohon kritik dan saran yang bersifat

membangun demi kesempurnaan penulisan dimasa yang akan datang.

Akhir kata semoga tugas akhir ini dapat berguna bagi penulis khususnya dan

bagi para pembaca yang berminat pada umumnya.

Pontianak, 29 Desember 2020

Penulis

4
 DAFTAR ISI

Halaman
Lembar Judul Laporan PKL..............................................................................................i
Lembar Persetujuan Laporan PKL....................................................................................ii

Kata Pengantar.................................................................................................................iii
Daftar Isi............................................................................................................................v
Daftar Simbol..................................................................................................................vii
Daftar Gambar................................................................................................................viii
Daftar Tabel......................................................................................................................ix
Daftar Lampiran.................................................................................................................x

BAB I PENDAHULUAN........................................................................................1
1.1. Latar Belakang Masalah...........................................................................1
1.2. Tujuan dan Manfaat...................................................................................2
1.3. Metode Penelitian......................................................................................3
1.4. Ruang Lingkup...........................................................................................4

BAB II LANDASAN TEORI.......................................................................................5

2.1. Konsep Dasar Sistem................................................................................5
2.1.1. Pengertian Sistem.............................................................................5
2.1.2. Karakteristik Sistem.........................................................................6
2.1.3. Pengertian Sistem Informasi............................................................7
2.1.4. Pengertian Surat...............................................................................8
2.2. Peralatan Pendukung...................................................................................9
2.2.1. Unified Modelling Language (UML).............................................10
2.2.2. Activity Diagram............................................................................11
2.2.3. Fungsi Activity Diagram................................................................11
2.2.4. Simbol-Simbol Activity Diagram................................................12

BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN...............................................................14

3.1. Tinjauan Perusahaan...............................................................................14
3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan..........................................................14
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi......................................................16
3.2. Prosedur Sistem Berjalan.........................................................................19
3.3. Activity Diagram...................................................................................21
3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan................................................................22
3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran................................................................23
3.6. Permasalahan Pokok................................................................................25
3.7. Pemecahan Masalah.................................................................................25

BAB IV PENUTUP......................................................................................................26
4.1. Kesimpulan..............................................................................................26
4.2. Saran........................................................................................................26

Daftar Pustaka...............................................................................................................27
Daftar Riwayat Hidup...................................................................................................28

5
Surat Keterangan PKL.................................................................................................29
Lembar Nilai Praktek Kerja Lapangan......................................................................30
Lampiran-Lampiran......................................................................................................32

6
 DAFTAR SIMBOL

Simbol-simbol Activity Diagram

N SIMBOL NAMA SIMBOL DESKRIPSI

O
Status awal aktivitas sistem, sebuah
diagram aktivitas memiliki sebuah
1 Status Awal
status awal

Aktivitas yang dilakukan sistem,

aktivitas biasanya diawali dengan
2 Aktivitas
kata kerja

Asosiasi percabangan dimana jika

Percabangan /
ada pilihan aktivitas lebih dari satu
3 decision

Asosiasi penggabungan dimana

Penggabungan / lebih dari satu aktivitas
4 join
digabungkan menjadi satu

Status akhir yang dilakukan sistem,

sebuah diagram aktivitas memiliki
5 Status Akhir
sebuah status akhir

Memisahkan organisasi bisnis,

6
yang bertanggung jawab terhadap
aktivitas yang terjadi
Swimlane

Sumber : [ CITATION Hen16 \l 1057 ]

7
DAFTAR GAMBAR

8
DAFTAR TABEL

9
DAFTAR LAMPIRAN

10
 BAB I

PEMBAHASAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Kubu Raya

merupakan sebuah instansi pemerintahan yang melayani dan mengurus

berbagai keperluan dari Sekolah yang berada dalam lingkup Kabupaten Kubu

Raya. Administrasi dan Keperluan Sekolah isini mencakup banyak hal

misalnya membuat surat guru honorer, surat guru pensiun, laporan bulanan

Sekolah, surat pindah guru dan lainnya.

Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Kubu Raya ini

memiliki beberapa Staff pada bagian dan tugas mereka masing-masing, salah

satunya bagian Administrasi yang menangani proses pengarsipan surat masuk

dan surat keluar. Di dalam bagian Administrasi ini mendapat beberapa

masalah yang dihadapinya, masalah yang dihadapinya adalah mengalami

kesulitan dalam mengetahui nomor surat, indeks surat, dan pencarian surat

ketika surat tersebut diperlukan.

Dari permasalahan diatas maka penulis membuat judul laporan Praktik

Kerja Lapangan dengan “Analisis Sistem Pengelolan Informasi Surat

Masuk dan Surat Keluar Pada Kantor Dinas Pendidikan dan

Kebudayaan Kab. Kubu Raya”.

1.2. Maksud dan Tujuan

Dalam penulisan laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini

11
 penulis memiliki beberapa maksud dan tujuan. Adapun maksud dari

penulisan Laporan Praktik Kerja Lapangan ini adalah:

1. Menganalisis Proses Sistem Surat Masuk dan Surat Keluar yang ada

pada Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kab. Kubu Raya.

2. Menjalankan dan mencari permasalahan yang dihadapi dalam

mengelola surat masuk dan surat keluar yang ada pada bagian

administrasi.

Sedangkan tujuan dari penulisan Laporan Praktik Kerja Lapangan

ini adalah syarat kelulusan Mata Kuliah Praktik Kerja Lapangan (PKL)

bagi Mahasiswa Semester 5 pada UBSI Kampus Kota Pontianak.

1.3. Manfaat Penelitian

Dalam penulisan Laporan Praktik kerja Lapangan ini, penulis

memiliki beberapa manfaat. Adapun manfaat dari penulisan Praktik Kerja

Lapangan (PKL) ini adalah ;

1. Penulis mendapatkan pengalaman dalam bekerja setelah

menyelesaikan studi.

2. Penulis dapat lebih dekat dan mampu memecahkan masalah yang

dihadapi saat melakukan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL)

tersebut.

1.4. Metode Penelitian

Penerapan metode penelitian dalam mendapatkan data yang di

perlukan sehingga penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini dapat

di selesaikan dengan baik dan benar. Maka penulis menggunakan beberapa

metode-metode penelitian yang dapat membantu didalam pembuatan

12
Laporan Praktek Kerja Lapangan ini sebagai berikut :

1. Penelitian Lapangan

a. Observasi

Observasi yang dilakukan penulis merupakan metode pengamatan

dan pencatatan secara sistematis terhadap objek yang diselidiki.

Jadi penulis menyelidiki secara langsung yang menyangkut sistem

kerja/operasional perusahaan dalam mengumpulkan sebuah data

dari instansi Kearsipan. Misalnya, pada saat penerimaan sebuah

surat masuk dan surat keluar penulis dapat terlebih dahulu meneliti

dalam kesempurnaan kalimat serta isi dari setiap pokok bahasa agar

tidak memiliki kesalahapahaman.

b. Wawancara

Wawancara merupakan cara pengumpulan data yang dilakukan

penulis dengan cara tanya jawab. Dalam wawancara ini penulis

melakukannya pada pegawai yang khusus menangani tentang

masalah yang ada di dinas tersebut.

2. Penelitian Pustaka

Penelitian Pustaka dilakukan penulis agar dapat mendapatkan

data yang bersifat teoritis, dalam hal ini yang perlu diperhatikan objek

yang di teliti, khususnya buku bacaan yang di jadikan pedoman untuk

pembahasan masalah yang di dapat dari penelitian yang di lakukan.

3. Sampling

Yaitu meneliti dan memilih suatu dokumen perusahaan yang

tersedia dan sesuai dengan bidang yang di pilih. Di sini penulis

melakukan penelitian dengan cara membentuk golongan dari suatu

13
 kumpulan berkas dan data yang berisikan tentang tujuan-tujuan dari

pemanfaatan pengumpulan dari sebuah instansi/perusahaan yang

berbentuk box besi atau juga di sebut ruang dokumentasi.

4. Teknik Observasi

Yaitu mahasiswa ikut serta dalam kegiatan kerja dan

mengadakan pengamatan seluruh data yang diperlukan untuk

menyusun laporan praktik kerja lapangan tersebut nanti.

1.5. Ruang Lingkup

Adapun ruang lingkup yang akan dibahas dalam penulisan Laporan

Praktik Kerja Lapangan ini adalah Staff hanya bisa melihat surat masuk,

surat keluar dan pengumuman yang telah disediakan agar Staff bisa

melihat serta mencari tentang informasi surat yang telah masuk, surat

keluar dan pengumuman yang ada di Kantor Dinas Pendidikan dan

Kebudayaan Kabupaten Kubu Raya, serta Operator hanya bisa mengelola

surat masuk dan melihat detail pengumuman, dan Kepala Bagian hanya

bisa mengelola surat keluar dan melihat detail pengumuman.

14
 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Surat

2.1.1. Pengertian Surat

Menurut pengertian umum surat adalah untuk menyampaikan

maksudsecara tertulis. Dalam pengertian sehari-hari, surat umumnya

hanya dikenal sebagai alat untuk menyampaikan berita secara tertulis.

Pengertian tersebut merupakan pengertian dalam arti sempit, akibat dari

anggapan bahwa surat hanya alat untuk menyampaikan berita, padahal

surat mengandung aspek yang jauh lebih luas mencakup informasi

tertulis. Adapun pengertian dengan informasi tertulis disini adalah

informasi berupa kabar atau berita, misalnya penawaran, pesanan,

panggilan dan permohonan. Surat juga bias sebagai informasi rekaman

berita secara tertulis, misalnya surat tanda bukti, kartu identitas, akta dan

kontrak. (Prawono & Pamungkas, 2015).

2.1.2. Fungsi Surat

Menurut ( Priansa & Damayanti, 2015) mengatakan bahwa surat

memiliki sejumlah fungsi yang melekat. Fungsi tersebut dapat berupa

fungsi umum maupun fungsi khusus. Fungsi umum surat secara garis

besar adalah sebagai bukti hitam dan putih, sebagai pengungkap banyak

hal dan informasi, dan sebagai perekam peristiwa, dimana surat dapat

dibaca kembali oleh pembaca. Adapun fungsi khusus surat sebagai

berikut:
15
1. Alat Dokumentasi

Surat berfungsi sebagai alat dokumentasi apabila surat

dijadikan sebagai alat pemberian atau pengumpulan bukti-bukti

ataupun keterangan. Biasanya surat dijadikan sebagai alat

dokumentasi apabila terjadi perselisihan atau perbedaan pendapat

antara dua pihak, misalnya suatu instansi dengan instansi lainnya,

antara suatu instansi dengan seseorang, antara seseorang dengan

orang lain, dan sebagainya. Surat yang sering dijadikan sebagai

pemberi bukti adalah surat nikah, surat keterangan lahir, surat

perjanjian dan sebagainya.

2. Alat Pengingat

Surat dapat digunakan sebagai alat pengingat masa lalu dan

pendokumentasian secara tertulis sesuatu yang mungkin telah terjadi.

Misalnya, untuk penyelesaian suatu masalah, pegawai kantor sering

harus membuka kembali arsip yang berhubungan dengan hal yang

berkaitan dengan masalah tersebut karena pemimpin atau pegawai

telah lupa akan hal itu.

3. Bukti Historis

Dalam perkembangannya sebuah organisasi, misalnya, tentu

mengalami perubahan dari masa ke masa. Kalau pihak tertentu ingin

mengetahui perubahan- perubahan dalam organisasi itu (maju-

mundurnya organisasi itu), maka dia dapat Menggunakan surat-surat

tertentu sebagai sumbernya, baik surat-surat lama maupun surat-

surat yang relatif baru. Isi surat banyak menyajikan rekaman

16
 peristiwa. Dengan demikian, surat-surat dapat dijadikan sebagai

bukti historis dari perkembangan kehidupan manusia.

4. Pedoman Pelaksanaan Pekerjaan

Pejabat instansi sering menggunakan surat sebagai pedoman

pelaksanaan pekerjaan bagi para pegawai. Penggunakan surat

sebagai pedoman pelaksanaan pekerjaan bertujuan agar semua

kegiatan, baik di dalam maupun di luar instansi, dapat terlaksana

dengan lancar dan baik. Selain itu, beban pejabat pun menjadi ringan

karena dia tidak harus selalu memberi petunjuk kepada bawahannya

secara tatap muka.

5. Duta Penulis

Karena keterbatasan waktu dan kesibukan yang tidak dapat

dihindarkan, penulis sering menggunakan surat sebagai duta penulis

atau wakilnya untuk menyampaikan maksud, kepentingan , maupun

keinginannya kepada pembaca. Dengan demikian penulis tudak

perlu bertemu muka dengan pembaca surat sebagai duta penulis,

surat dianggap mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa, pemikiran,

dan kondisi yang melingkupi penulisnya, dengan harapan pembaca

mampu memahaminya.

2.1.3. Macam-macam Surat

Menurut ( Sedarmayanti, 2017) karena banyaknya surat, maka

untuk memudahkan mengetahui macam atau jenis surat kita dapat

meninjau dari berbagai segi, misalnya:

17
1) Menurut wujudnya :

Kartu Pos

Warkat Pos

Surat Bersampul

Memorandum dan Nota

Telegram

Surat Pengantar

2) Menurut tujuannya :

Surat Pemberitahuan

Surat Perintah

Surat Permintaan

Surat Peringatan

Surat Panggilan

Surat Susulan

Surat Keputusan

Surat Laporan

Surat Perjanjian

Surat penawaran, pesanan dan lain-lain.

3) Menurut sifat isi dan asalnya :

Surat dinas

Surat Niaga

Surat Pribadi

Surat yang isinya masalah sosial

4) Menurut Jumlah Penerima

Surat biasa (untuk satu orang)

Surat Edaran (untuk beberapa orang)

18
 Surat Pengumuman (untuk sekelompok masyarakat)

5) Menurut Keamanan Isinya

Surat Sangat Rahasia

Surat Rahasia

Surat Biasa

6) Meurut Urgensi Penyelesaiannya

Surat Sangat Segera

Surat Segera

Surat Biasa

7) Menurut Prosedur Pengurusannya

Surat Masuk

Surat Keluar

8) Menurut Jangkauannya

Surat Intern

Surat Ekstern

2.1.4. Prinsip-Prinsip Surat

Menurut (Hidayat & Jumiatin, 2016) ada empat prinsip yang

akan memungkinkan dalam menulis sepucuk surat agar memberikan

kesan yang baik dan pada waktu bersamaan menyampaikan arti yang

sebenarnya mengenai apa yang ingin dikatakan, keempat prinsip

tersebut meliput :

Keringkasan, ini berarti bahwa surat harus pendek, walaupun

ada beberapa surat yang panjang akan tetapi masih mungkin

menggunakan jumlah kata yang sedikit-dikitnya untuk menyatakan arti

yang penulis sampaikan.

19
 2.1.5. Surat Yang Efektif

Menurut (Priansa & Garnida, 2015) mengatakan bahwa tiga hal

penting yang perlu diperhatikan agar menjadi surat yang efektif adalah:

2.1.6. Teknik Penyusunan

Surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar yaitu :

Penyusunan letak bagian-bagian surat.

Pengetikan benar, jelas, bersih dan rapi.

Pemakaian kertas susuai kepentingannya.

2.2. Teori Pendukung

Dalam pembuatan Laporan Praktik Kerja Lapangan ini, penulis juga

menggunakan beberapa teori pendukung, guna menunjang keberhasilan dalam

pembuatan Laporan Praktik Kerja Lapangan ini. Adapun teori pendukung

yang digunakan diantaranya adalah sebagai berikut:

2.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD)

Menurut Simarmata dalam (Fridayanthie & Mahdiati , 2016)

mengemukakan bahwa “ Entity Relationship Diagram adalah alat

permodelan data utama dan akan membantu mengorganisasi data dalam

suatu proyek ke dalam entitas-entitas dan menentukan hubungan antar

entitas “.

ERD dikembangkan berdasarkan teori himpunan dalam bidang

matematika. ERD digunakan untuk pemodelan basis data relasional

20
 (Sukamto & Shalahuddin, 2015).

Komponen-komponen yang terdapat dalam ERD diantaranya:

1. Entitas

Entitas merupakan data inti yang akan disimpan, penamaan entitas

biasanya lebih ke kata benda dan belum berupakan nama tabel.

2. Atribut

Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam suatu entitas .

3. Atribut kunci primer

Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam suatu entitas dan

digunakan sebagai kunci akses record yang diinginkan, biasanya

berupa id.

4. Atribut multinilai/multivalue

Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam suatu entitas yang

dapat memiliki nilai lebih dari satu.

5. Relasi

Relasi yang menghubungkan antar entitas, biasanya diawali dengan

kata kerja.

6. Asosiasi/association

Penghubung antara relasi dan entitas dimana di kedua ujungnya

memiliki multiplictiy kemungkinan jumlah pemakaian.

2.2.2.Logical Record Structure (LRS)

Menurut Simarmata dan Paryudi dalam (Firdayanthie & Mahdiati,

21
 2016) mengemukakan bahwa, “ Logical Record Structure (LRS) adalah

representasi dari structur record-record pada tabel-tabel yang terbentuk

dari hasil-hasil relasi antar himpunan entitas “.

Berikut adalah cara membentuk skema database atau LRS

(Logical Record Structure) berdasarkan Entity Relationship Diagram :

1. Jika relasinya satu-ke-satu, maka foreign key diletakan pada salah

satu dari dua entitas yang ada atau menyatukan kedua entitas tersebut.

2. Jika relasinya satu-ke-banyak, maka foreign key diletakan pada

entitas many (banyak).

3. Jika relasinya banyak-ke-banyak, maka dibuat “file konektor” yang

berisi dua foreign key yang berasal dari kedua entitas.

2.2.3. Unified Modeling Language (UML)

UML adalah salah satu standar bahasa yang banyak digunakan

dalam dunia Industri untuk mendefinisikan requirement, membuat

analisisi & desain, serta menggambarkan arsitektur dalam pemrograman

berorientasi objek.

UML muncul karena adanya kebutuhan pemodelan visual untuk

menggambarkan atau membangun dokumentasi dari sebuah sistem

perangkat lunak. UML merupakan bahasa visual pemodelan dan

komunikasi mengenai sebuah sistem dengan menggunakan diagram dan

teks-teks pendukung (Sukamto & Shalahuddin , 2015).

22
 Pada UML 2.3 terdiri dari 13 macam diagram (Sukamto &

Shalahuddin, 2015), namun yang digunakan dalam penulisan Laporan

Praktik Kerja Lapangan ini hanya 3 diagram yaitu :

1. Activity Diagram

Diagram aktivitas menggambarkan workflow (aliran kerja) atau

aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis atau menu yang ada

pada perangkat lunak. Diagram aktivitas menggambarkan aktivitas

sistem bukan apa yang dilakukan aktor, jadi aktivitas yang dapat

dilakukan oleh sistem (Sukamto & Shalahuddin, 2015).

2. Use Case Diagram

Use Case merupakan sebuah teknik yang digunakan dalam

pengembangan sebuah software atau sistem informasi untuk

menangkap kebutuhan fungsional dari sistem yang bersangkutan.

3. Class Diagram

Class Diagram merupakan salah satu bagian dari structure

diagram dalam pengelompokan UML 2.3, dimana structure diagram

ini digunakan untuk menggambarkan suatu struktur statis dari sistem

yang dimodelkan.

Diagram Kelas atau Class Diagram ini menggambarkan struktur

sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk

membangun sistem. Diagram kelas dibuat agar pembuat program

atau programmer membuat kelas-kelas sesuai rancangan didalam

diagram kelas agar antara dokumentasi perancangan dan perangkat

lunak sinkron (Sukamto & Shalahhuddin, 2015).

23
 BAB III

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Kubu Raya

adalah salah satu satuan kerja daerah pemerintahan yang berada di daerah

pemerintahan Provinsi Kalimantan Barat.

Berikut ini merupakan pembahasan mengenai tinjauan Kantor Dinas

Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Kubu Raya berdasarkan sejarah,

struktur organisasi, fungsi serta tanggung jawabnya.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

Dinas pendidikan dan kebudayaan kubu raya adalah salah satu

instansi pemerintah yang senatiasa berhubungan dengan masyarakat

khususnya masyarakat yang berkaitan dan memerlukan urusan

pendidikan, kabupaten mempawah sebelumnya bernama kabu paten

pontianak iyalah salah satu kabupaten diprovinsi kalimantan barat ibu

kota kabupaten ini terletak dikota mempawah kabupaten ini memiliki

luas wilayah 1.276,90 km dan penduduk kurang lebih 264.255 jiwa

(2019) bicara tentang pendidikan adalah merupakan kontribusi yang

sangat tinggi bag kelangsungan negara umumnyanya pada pendidikan

khususnya.oleh karena litu instansi ini yang tugasnya adalah

pelayanan terhadap masyarakat pendidikan maka dituntut disiplin

kerja yang tinggiuntuk melakukan pelayanan yang maksimal. dinas

pendidikan dan kebudayaan kubu raya ini merupakan salah satu

24
 instansi yang selalu ingin lebih baik dalam nmenerapkan kedisiplinan

kerja, guna mendukung kelancaran kegiatan kerja dalam memberikan

pelayanaan pendidikan kepada masyarakat.faktor kedisiplinan

memegang peran yang amat penting dalam pelaksanaan kerja pegawal

Seorang pegawai nya mempunyai tingkat kedisiplinan tang tinggal

akan tetap bekerja dengan baik walaupun tampa diawasi oleh atasan,

seorang pegawal yang disiplin tidak akan mencuri waktu kerja untuk

melakukan hal hal yang lain yang tidak ada kalitanya dengan

pekerjaan demikian juga pegawai yang mempunyai kedisiplinan akan

menaati peraturan yang ada dalam lingkungan kerja dengan kesadaran

yang tinggi tanpa ada rasa paksaan, pada akhirnya pegawal yang

mempunyal kedisiplinan kerja yang tinggi akan mempunyal kinerja

yang baik karena waktu kerja dimanfaatkan sebalk mungkin.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Pada dasarnya setiap kantor pemerintahan memiliki struktur

organisasi yang secara rinci menjelaskan mengenai tugas, tanggung

jawab, wewenang dan tanggung jawab masing-masing pada setiap

bagian dan fungsi yang sudah ditentukan. Dengan terbentuknya

struktur organisasi dimaksudkan agar dapat mengarahkan dan

mengawasi semua pegawai yang berada dibawah struktur organisasi

tersebut, sehingga dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Berikut

struktur organisasi Kantor Dinas Pendidikan Kabupaten Kubu Raya :

25
 adapun tugas dan tanggungjawab dari setiap bagian bidang di atas

adalah sebagai berikut :

1. Kepala Dinas

Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Kubu Raya

dipimpin oleh seorang yang disebut Kepala Dinas. Kepala dinas

bertugas sebagai penyelenggara.

2. Sekretaris

Seketaris berfungsi Membantu Pekerjaan Kepala Dinas dalam

menyusun program kerja, administrasi kepegawaian, organisasi dan

tata laksana, perlengkapan rumah tangga Kecamatan dan keuangan

berdasarkan ketentuan dan pedoman yang berlaku agar tugas pokok

dan fungsi Sekretaris dapat terlaksana lebih efesien dan efektif.

Tanggung jawab Seketaris Camat :

26
 a. Pelaksana rencana kerja Sekretariat Kecamatan secara efisien
dan efektif.

b. Pelaksana pembinaan terhadap para bawahan.

3. Subag TU

Bertugas dalam mengelola surat menyurat yang masuk dan keluar

pada Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kubu Raya.

4. Subbag Perencanaan

Menyelenggarakan dan  memimpin pelaksanaan penyusunan

kegiatan sub bagian perencanaan berdasarkan kegiatan yang telah

ditetapkan  agar semua kegiatan  dapat berjalan sesuai dengan

rencana yang ditetapkan.

5. Bidang PAUD

 Mengkoordinasikan perumusan Kebijakan, penyusunan Rencana

kinerja, Pelaksanaan dan mengevaluasi kegiatan dan tugas-tugas di

Bidang Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Non Formal

Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga berdasarkan renstra dan

renja dinas agar semua program dan kegiatan dapat berjalan sesuai

dengan rencana yang ditetapkan.

6. Bidang SMP

Mengkoordinasikan perumusan Kebijakan, penyusunan Rencana

kinerja, Pelaksanaan dan mengevaluasi kegiatan dan tugas-tugas di

Bidang Sekolah Menengah Pertama Dinas Pendidikan, Pemuda dan

Olahraga sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku agar

semua program dan kegiatan dapat berjalan sesuai dengan rencana

27
 yang ditetapkan.

7. Bidang pembinaan keuangan

Menyelenggarakan dan  memimpin pelaksanaan penyusunan

Kegiatan dan tugas-tugas  sub bagian keuangan  berdasarkanprogram

yang telah ditetapkan  agar semua kegiatan dan tugas-tugas dapat

terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan.

8. Seksi Kesejahteraan dan pemibinaan disiplin

berfungsi Membantu Camat dalam rangka mengumpul dan

mengolah bahan kegiatan kesejahteraan rakyat dalam wilayah

Kecamatan yang sesuai dengan ketentuan dan pedoman yang berlaku

agar tugas pokok dan fungsi Kepala Bagian Kesejahteraan Rakyat

dapat terlaksana lebih efesien dan efektif.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan Laporan Kuliah Kerja

Praktek ini, penulis akan menguraikan prosedur sistem berjalan yang

meliputi:

1. Proses Surat Masuk

Ketika ada surat masuk maka surat tersebut di catat oleh bagian Tata

Usaha ke buku agenda masuk dengan mencatat nomor urut surat, asal

surat, nomor surat, tanggal surat, tanggal agenda, lampiran surat, dan

perihal surat. Setelah itu di catat di lembar disposisi surat masuk kemudian

memberikan surat beserta disposisi surat tersebut kepada Kepala Dinas

untuk menangani dan menindaklanjuti surat tersebut. Jika kepala dinas

sudah menuliskan instruksinya di lembar disposis, maka surat tersebut

diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh kepala dinas yang telah ditulis

28
 di lembar disposisi. Jika orang tersebut yang dimaksud lebih dari satu,

sebaiknya surat diperbanyak setiap setiap orang yang ditunjuk akan

mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada orang

yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti

penerimaan surat. Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus

diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan

sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad, sistem subjek, sistem

wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.

2. Proses Surat Keluar

Ketika konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari kepala

dinas, maka selanjutnya penjabat yang berwenang atau bertanggungjawab

terhadap surat tersebut untuk menandatangani surat tersebut. Surat yang

telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya diberi nomor dan

cap dinas sebagai tanda syahnya surat. Setelah itu surat tersebut dicatat di

agenda surat keluar. Kemudian surat yang asli dikirim ke alamat yang

dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan melipat surat.

Sementara itu, tembusannya atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip.

3.3. Activity Diagram

1. Surat Masuk

29
 Sumber : Hasil Penelitian

Gambar III.1 Activity Diagram Surat Masuk

2. Surat Keluar

Sumber : Hasil Penelitian

Gambar III.2 Activity Diagram Surat Keluar

3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan

Dokumen masukan sebagai bentuk dokumen masukan yang akan diolah

dalam suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan di

Disnakertrans Prov. Kalbar Adapun dokumen masukan sebagai berikut :

Nama Dokumen Masukan : Surat Masuk

Fungsi : Media komunikasi tertulis

Sumber : Direktorat Jenderal P2K3

Tujuan : Bagian Pengawasan Ketenagakerjaan

Jumlah : 1 Lembar

Media : Kertas
30
 Frekuensi : Setiap mengajukan surat

Bentuk : Lampiran A-1

3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran segala bentuk dokumen dari hasil proses pengeloaan

dokumen masukan yang terjadi pada suatu sistem di Disnakertrans Prov.

Kalbar Adapun dokumen keluaran sebagai berikut :

Nama Dokumen Masukan : Surat Keluar

Fungsi : Media komunikasi tertulis

Sumber : Direktorat Jenderal P2K3

Tujuan : Bagian Pengawasan Ketenagakerjaan

Jumlah : 1 Lembar

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap membalas surat

Bentuk : Lampiran A-2

3.6. Permasalahan Pokok

Dari hasil Kerja Praktek di Dinas Pendidikan dan Kebudayaan

Kabupaten Kubu Raya, yang dapat dilihat bahwa dengan sistem pengelolaan

dokumentasi surat menyurat (pengarsipan surat) yang masih menggunakan

cara manual sehingga tidak efektif dan tidak efisien sehingga pada penemuan

kembali arsip yang tidak cepat.

31
3.7. Pemecahan Masalah

Disarankan dalam pengelolaan dokumentasi surat menyurat

(pengarsipan surat) sebaiknya menggunakan sistem yang terkomputerisasi.

Kerena dengan pengolahan data-data secara terkomputerisasi akan lebih

efektif dan efisien, lebih mudah untuk diproses dan penemuan kembali arsip

dengan cepat. Dan dengan cara itu juga merupakan pemanfaatan dari

kemajuan teknologi saat ini.

32
 BAB IV

PENUTUP

1.1. Kesimpulan

Berdasarkan pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek di Dinas Pendidikan dan

Kebudayaan Kabupaten Kubu Raya, maka diperoleh kesimpulan bahwa dokumentasi

surat menyurat masih menggunakan sistem manual merupakan cara yang tidak

efektif dan tidak efisien.

1.2. Saran

Dari kesimpulan diatas maka penulis memberi saran sebagai berikut :

1. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem dokumentasi surat menyurat

yang dilakukan secara manual diperbaharui dengan menerapkan sistem yang

terkomputerisasi

2. Dengan sistem yang terkomputerisasi dalam dokumentasi surat menyurat  bisa

lebih efektif dan efisien.

33
 DAFTAR PUSTAKA

Nursalam, 2016, metode penelitian, & Fallis, A. . (2013). 済無 No Title No Title.

Journal of Chemical Information and Modeling, 53(9), 1689–1699.
Prawono, J., & Pamungkas, A. (2015). Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk
Dan Surat Keluar Di STMIK AUB Surakarta. Informatika, 2(1), 242651.
Rosidah;. (2018). Bab Ii Landasan Teori. Journal of Chemical Information and
Modeling, 53(9), 8–24.
Andriani, H. (2018). Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di
Kecamatan Donorojo Kabupaten Pacitan. Laporan Kerja Praktek

Ansori. 2020. Pengertian Activity Diagram : Tujuan, Simbol dan Contohnya.

Diambil dari https://www.ansoriweb.com/2020/03/pengertian-activity-
diagram.html

Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Kalimantan Barat. (2020). Diambil
dari https://disnakertrans.kalbarprov.go.id/

Meliana, C. (2008). Sistem Pengarsipan dan Akses, Informatika. Bandung

Prasetya, Oky Dian. (2016). Sistem Informasi Pengarsipan Data Surat Masuk dan
Surat Keluar pada Polrestabes Semarang.

34
 DAFTAR RIWAYAT HIDUP

I. Biodata Mahasiswa
NIM : 12184502
Nama Lengkap : Tri Santi Yuli
Tempat / Tanggal Lahir : Semampau Hulu, 04 Juli 1999
Alamat Lengkap : Dusun Semampau Hulu, RT 003/RW 002
Desa Lanjut Mekar Sari, Kec. Sungai Laur,
Kab. Ketapang, Kalimantan Barat

II. Pendidikan
a. Formal
1. SD Negeri 32 Sungai Laur, Lulus Tahun 2012
2. SMP Negeri 01 Sungai Laur, Lulus Tahun 2015
3. SMA Negeri 04 Sungai Raya, Lulus Tahun 2018

III. Riwayat Pengalaman berorganisasi / pekerjaan

1.

Pontianak, Desember 2020

Tri Santi Yuli

35
 DAFTAR RIWAYAT HIDUP

IV. Biodata Mahasiswa

NIM : 12184564
Nama Lengkap : Pelagia Fitri
Tempat / Tanggal Lahir : Gunung Benuah, 13 April 1998
Alamat Lengkap : Desa Kapur Kompleks Kota Raya AG 04,
Kec. Sungai Raya

V. Pendidikan
b. Formal
4. SD Negeri 26 Sungai Raya, Lulus Tahun 2012
5. SMP Koperasi Jeruju, Lulus Tahun 2015
6. SMA Negeri 01 Sungai Ambawang , Lulus Tahun 2018

VI. Riwayat Pengalaman berorganisasi / pekerjaan

2.

Pontianak, Desember 2020

Pelagia Fitri

36
SURAT KETERANGAN PKL

37
38