Anda di halaman 1dari 58

ANALISA SISTEM INFORMASI ABSENSI KARYAWAN

PADA CV. ALONA JAYA

LAPORAN
KULIAH KERJA PRAKTEK ( KKP )
Di ajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada program Diploma III Semester 5

Di susun Oleh :
1. Nurul Amalia ( 12130745 )
2. Rohmat Arif (12134729)

Program Studi Manajemen Informatika


Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika
Tangerang
2015

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT atas terselesaikannya


Laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP) dengan judul : "Analisa Sistem Absensi
Karyawan Pada CV. Alona Jaya". yang merupakan salah satu syarat kelulusan
mata Kuliah Kerja Praktik Lapangan Program Studi Manajemen Informatika
Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.
Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan dan dalam menyelesaikan
laporan ini, penulis telah banyak menerima bimbingan, pengarahan, petunjuk dan
saran, serta fasilitas yang membantu hingga akhir dari penulisan laporan ini. Untuk
itu penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang
terhormat:
1.

Direktur Akademi Manajemen Informatikan dan Komputer Bina Sarana


Informatika.

2.

Ketua Program Studi Manajemen Informatika Akademi Manajemen Informatika


dan Komputer Bina Sarana Informatika.

3.

Bapak Albert Riyandi S.Kom selaku Dosen Penasehat Akademik yang telah
memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyelesaian laporan ini.

4.

Ibu Juliana Emi, selaku Personalia CV. ALONA JAYA.

5.

Teman-teman kelas 12.5B.27 semua yang telah mendukung dan memberi


semangat kepada kami.

iii

Dan penulis berharap semoga laporan ini bermanfaat bagi semua pihak yang
membantu, meskipun dalam laporan ini masih banyak kekurangannya. Oleh karena
itu kritik dan saran yang membangun tetap penulis harapkan.

Tangerang, November 2015

Penulis

iv

DAFTAR ISI
Lembar Judul Laporan KKP ................................................................................. i
Lembar Persetujuan Laporan KKP ....................................................................... ii
Kata Pengantar ...................................................................................................... iv
Daftar Isi ............................................................................................................... v
Daftar Simbol ........................................................................................................ vii
Daftar Gambar ....................................................................................................... ix
Daftar Tabel .......................................................................................................... x
Daftar Lampiran .................................................................................................... xi

BAB I PENDAHULUAN
1.1 Umum.............................................................................................................. 1
1.2 Maksud dan Tujuan ......................................................................................... 4
1.3 Metode Penelitian............................................................................................ 5
1.4 Ruang Lingkup ................................................................................................ 6
1.5 Sistematika Penulisan ..................................................................................... 6

BAB II LANDASAN TEORI


2.1 Konsep Dasar Sistem ...................................................................................... 8
2.2 Peralatan Pendukung ( Tools system )............................................................. 16

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN


3.1 Umum.............................................................................................................. 23
3.2 Tinjauan Perusahaan ....................................................................................... 23
3.2.1 Sejarah Perusahaan ................................................................................. 23
3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi .............................................................. 25
3.3 Prosedur Sistem Berjalan ............................................................................... 28
3.4 Diagram Alir Data ( DAD ) Sistem Berjalan .................................................. 29
3.5 Kamus Data Sistem Berjalan .......................................................................... 32
3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan ............................................................................. 34
3.6.1 Spesifikasi Dokumen Masukan .............................................................. 34
3.6.2 Spesifikasi Dokumen Keluaran .............................................................. 35
3.7 Permasalahan Pokok ....................................................................................... 35
3.8 Alternatif Pemecahan Masalah ....................................................................... 36

BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan ..................................................................................................... 37
4.2 Saran ................................................................................................................ 37

vi

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 37


DAFTAR RIWAYAT HIDUP .............................................................................. 38
SURAT KETERANGAN PKL
NILAI KULIAH KERJA PRAKTEK
LAMPIRAN - LAMPIRAN

vii

DAFTAR SIMBOL
A.Simbol Data Flow Diagram
EXTRERAL ENTITY
Digunakan untuk menggambar suatu sumber atau tujuan pada
urusan data.

2
Customer
Inquiry
Subsystem

PROCCES
Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang
berlangsung

D1 Customer

DATA STORE
Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk
menyimpan atau mengambil data yang diperlukan.

New Customer

DATA FLOW

Customer Record

Digunakan untuk menggambarkan arus data.

viii

DAFTAR GAMBAR
1.

Gambar III 1. Struktur Organisasi ........................................................... 19

2.

Gambar III 2. Diagram Konteks Sistem Berjalan ................................... 24

3.

Gambar III 3.Diagram Nol Sistem Berjalan ........................................... 25

ix

DAFTAR TABEL

1.

Tabel II.1 Notasi Tipe Data ...................................................................... 16

2.

Tabel II.2 Notasi struktur Data ................................................................. 16

DAFTAR LAMPIRAN

1.

Tabel II.1 Notasi Tipe Data ...................................................................... 37

2.

Tabel II.2 Notasi struktur Data ................................................................. 38

xi

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Umum
Dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini,
menjadikan informasi memiliki peranan yang sangat penting dalam usaha
menciptakan kemajuan disemua bidang kehidupan manusia. Dengan adanya
teknologi informasi telah banyak dirasakan kemudahan dalam mendapatkan
informasi yang cepat, tepat dan akurat. Perkembangan teknologi informasi pada saat
ini sangat pesat, sehingga manusia dalam mengerjakan setiap pekerjaan selalu
membutuhkan komputer.
Komputer memiliki peranan yang sangat vital dalam pemecahan masalah
khusus dalam pengolahan data, karena komputer memiliki kecepatan tingkat akurasi
yang tinggi dalam pemrosesan data, sehingga dapat mempermudah pekerjaan
manusia. Adanya sistem komputer sangat membantu dalam pemecahan masalah
terutama dalam hal pengolahan data apapun terutama sistem absensi karyawan yang
akan kami bahas disini. Penggunaan komputer juga dapat dijadikan alat untuk
mencapai tujuan dan mencari kemudahan dalam melakukan suatu proses pekerjaan,
terutama yang melibatkan banyak data. Hampir disemua instansi-instansi baik yang
bersifat negeri maupun swasta menggunakan system komputer, bahkan usaha-usaha
kecil, menengah pun sudah memanfaatkan keberadaan sistem komputer.

CV. Alona Jaya merupakan perusahaan dan memiliki karyawan cukup banyak
sehingga data-data karyawan tersebut harus terorganisir dengan baik, terutama
dalam bidang absensi karyawan.
Sistem informasi sendiri adalah suatu jaringan keja yang merupakan
kumpulan dari elemen- elemen yang saling berhubungan dan berinteralsi untuk
mencapai tujuan tertentu yaitu berupa informasi yang diperlukan dalam mengambil
keputusan baik untuk waktu sekarang maupun diwaktu yang akan datang.
Informasi dan data merupakan komponen yang saling berhubungan satu sama
sama lain. Informasi merupakan hasil dari pengolahan data yang memberi arti dan
bermanfaat sedangkan data adalah fakta atau apapun yang bisa atau dapat digunakan
sebagai input dalam menghasilkan informasi yang berkualitas.
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan yang biasanya terjadi dan
selain itu harus jelas maksud dan tujuannya, sehingga output (keluaran) bisa
dipertanggungjawabkan.
Informasi relevan atau informasi tersebut mempunyai manfaat dan informasi
yang diterima oleh bagian keuangan dan pemilik perusahaan atau pimpinan sama.
Informasi yang disajikan harus lengkap, efektif, efisisien, dan
yang pasti harus tepat dan benar.
Untuk mendapatkan informasi yang diinginkan tentunya harus menggunakan
sistem informasi yang baik dan handal, agar data-data yang telah dibuat akurat tanpa
kesalahan sedikitpun, karena apa bila terjadi kesalahan yang tidak di ingin kan itu
akan menghabiskan waktu yang banyak lagi untuk membetulkannya atau

membutuhkan waktu yang lama lagi. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat
dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan
dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil,
mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan
menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.
Sistem informasi memiliki beberapa jenis diantaranya Transaction Processing
System (TPS), Office Automation System (OAS), Knowledge Work System (KWS),
Management Information System (MIS), Decision Support System(DSS), yang sering
di gunakan dan kebanyakan ialah Management Information System (MIS) atau
disebut juga Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang dalam penerapannya di
gunakan dalam satu komputer atau stand alone yang mana digunakan pada usaha
industri atau bisnis yang ruang lingkupnya kecil misal dalam satu gedung atau satu
ruangan.
Sistem lama dalam melakukan proses penghitungan masih menggunakan
sistem konvensional dimana rekap absen (pembukuan) masih ditulis sendiri atau
manual yang tentu saja sangat besar kemungkinan adanya kesalahan (human error).
Oleh karena itu perlu pembenahan dalam proses proses tersebut secara pembukuan
data atau pun sistem yang lain yang bersifat data data penting perusahaan, proses
penghitungan atau rekap absensi tersebut juga biasanya dilakukan setiap hari kegiatan
kerja dan juga rekap per bulan untuk mengetahui kehadiran karyawan secara tertulis,
jika hari libur akan menjadi kendala tersendiri ketika pemilik perusahaan tidak bisa
melihat data absensi karyawan pada hari tertentu secara dikarena kan perusahaan
libur.

Untuk

itulah

penulis

mencoba

untuk

membangun/membuat sebuah Sistem Informasi Manajemen Absensi yang handal


sehingga dapat membantu pengusaha dalam mengelola dan mengembangkan sistem
absensi nanti agar mendapat data yang akurat.
Dengan permasalahan diatas penulis merasa tertarik melakukan penelitian
untuk dijadikan bahan laporan kerja praktek yang mengambil judul Sistem
Informasi Absensi Karyawan Pada CV. Alona Jaya.

1.2 Maksud dan Tujuan


Maksud dan tujuan kami dalam penyusunan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini
sebagai penambah informasi bagi kami yang di outputkan lewat tulisan yang terdapat
pada makalah ini yang isinya tentang analisa sistem absensi yang sangat jelas bagi
pembaca. Dengan mengetahui tentang proses absensi maka kami maupun pembaca
dapat menambah pengetahuan wawasan mengenai sistem absensi karyawan. Adapun
maksud penulisan Laporan KKP ini adalah :
1. Menambah wawasan secara perinci dalam pengolahan sistem yang berjalan dalam
sebuah perusahaan,
2. Menerapkan dan mempraktekan ilmu pengetahuan yang didapat selama
perkuliahan,
3. Lebih meningkatkan efisiensi dan efektivitas pada perusahaan.
Sedangkan tujuan dalam penulisan KKP ini adalah untuk memenuhi tugas mata
kuliah kerja praktek pada Semester 5 jurusan Manajemen Informatika Bina Sarana
Informatika.

1.3 Metode Penelitian


Metode penelitian merupakan langkah penting dalam penyusunan laporan
KKP khususnya bagi perancangan sistem. Didalam kegiatan penelitian penulis
melakukan pengumpulan data melalui cara ;
1. Wawancara ( Interview )
Dalam penulisan laporan KKP ini, untuk mendapatkan informasi secara lengkap
maka penulis melakukan suatu metode suatu Tanya jawab mengenai semua
kegiatan yang berhubungan dengan sistem penjualan pada perusahaan ini.
2. Pengamatan ( Observation )
Penulis melakukan pengamatan pengamatan langsung terhadap kegiatan yang
berhubungan dengan masalah yang diambil. Hasil dari pengamatan tersebut
langsung dicatat oleh penulis dan dari kegiatan observasi ini dapat diketahui
kesalahannya atau proses dan kegiatan tersebut.
3. Studi Pustaka
Selain melakukan kegiatan tersebut diatas penulis juga melakukan studi
kepustakaan melalui referensi yang ada di perpustakaan maupun di internet.

1.4 Ruang Lingkup


Didalam penulisan laporan KKP ini, penulis membahas mengenai sistem absensi
karyawan pada CV. Alona Jaya. Namun dalam kesempatan ini kami juga akan
memberitahukan secara ringkas bagaimana proses absensi karyawan mulai dari
karyawan melakukan absen lalu bagian keuangan membuat laporan absensi yang
akan diberikan kepada pimpinan perusahaan.
1.5 Sistematika Penulisan
Sebelum membahas lebih lanjut, sebaiknya penulis menjelaskan dahulu secara
garis besar mengenai sistematika penulisan, sehingga memudahkan pembaca
memahami isi laporan KKP ini.
Dalam penjelasan sistematika penulisan laporan KKP ini adalah :
BAB I

PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan masalah umum, maksud dan tujuan penulisan
laporan KKP, metode penulisan, ruang lingkup dan sistematika
penulisan.

BAB II

LANDASAN TEORI
Dalam bab ini berisikan tentang uraian konsep dasar sistem dan
peralatan pendukung sistem ( tool system )

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN


Dalam bab ini menjelaskan tentang umum, tujuan perusahaan dengan
menguraikan sejarah perusahaan dan struktur organisasi dan fungsi,
prosedur sistem berjalan, diagram alir data ( DAD ) sistem berjalan,
kamus data sistem berjalan, spesifikasi sistem berjalan yang dimilik
1

sub antara lain spesifikasi bentuk dalam keluaran, bab ini juga
menguraikan tentang permasalahan dan alternative pemecahan
masalah.
BAB IV

PENUTUP
Bab ini merupakan bab terakhir yang berisikan kesimpulan dari apa
yang dibahas, dilanjutkan dengan saran saran untuk mencapai suatu
hasil akhir yang baik.

BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
A. Pengertian Sistem
Setiap sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang secara terus-menerus dan
berulang kali atau secara rutin terjadi. Untuk memudahkan pemahaman mengenai
sistem pertama-tama kita peroleh dari definisinya, dengan demikian definisinya ini
mempunyai peranan yang penting dalam pendekatan untuk mempelajari suatu sistem.
Mempersoalkan sistem sebenarnya bukan membahas hal yang baru.
Menurut Mustakini (2009:34), Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan
prosedur dan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan
dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu.
Menurut Agus Mulyanto (2009:1) mendefinisikan bahwa, Sistem secara
umum sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu
tujuan tertentu sebagai satu kesatuan.
Menurut Moekijat dalam Prasojo (2011:152), Sistem adalah setiap sesuatu
terdiri dari obyek-obyek, atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang bertata
kaitan dan bertata hubungan satu sama lain, sedemikian rupa sehingga unsur-unsur
tersebut merupakan satu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu.
Dari pendapat yang dikemukakan di atas dapat disimpulkan bahwa sistem
adalah suatu kumpulan atau kelompok dari elemen atau komponen yang saling

berhubungan atau saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain untuk
mencapai tujuan tertentu.
Definisi sistem menurut Jogiyanto (2005:1) dalam bukunya yang berjudul
Analisis dan Desain Sistem Informasi, pengertian sistem adalah sebagai berikut
Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan
suatu sasaran tertentu.
Definisi lain sistem menurut Azhar Susanto (2007:24) dalam bukunya yang
berjudul Sistem Informasi Akuntansi, menyebutkan Sistem adalah kumpulan/group
dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik phisik yang saling berhubungan satu
sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan.
Berdasarkan dua definisi sistem tersebut, maka penulis dapat menyimpulkan
bahwa sistem adalah suatu jaringan pekerjaan yang berhubungan dengan prosedurprosedur yang erat hubungannya satu sama lain yang dikembangkan menjadi satu
skema untuk melaksanakan sebagian besar aktifitas perusahaan dalam mencapai suatu
tujuan. Dapat pula dikatakan bahwa suatu sistem terdiri dari struktur dan proses.
Struktur merupakan unsur unsur yang secara integrasi membentuk sistem tersebut.
Sedangkan proses merupakan penjelasan prosedur atau tata urutan kerja dari suatu
sistem untuk mencapai tujuan tertentu. Agar suatu sistem dapat bekerja secara efisien
dan efektif maka setiap struktur dan proses tertentu harus saling berkaitan antara satu
dengan yang lainnya.

10

B. Karakteristik Sistem
Model umum sebuah sistem adalah input, proses dan output. Hal ini
merupakan konsep sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran.
Sesuatu dapat dikatakan sistem jika didalamnya terdapat ciri-ciri atau karakteristik
sebuah sistem, yaitu terdiri dari :
1. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen
sistem atau elemen-elemen sistem terdapat berupa suatu subsistem atau bagianbagian dari sistem.
2. Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem
menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environments)
Lingkungan Luar sistem adalah pihak-pihak diluar sistem yang mempengaruhi
sistem.
4.

Penghubung Sistem (Interface)


Hubungan sistem adalah hubungan yang terjadi antar subsistem dengan subsistem
lainnya yang setingkat atau antara subsistem dengan sistem yang lebih besar.

11

5. Masukan Sistem (Input)


Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat
berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal
input). Masukan perawatan (maintenance input) adalah energi yang dimasukkan
supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Masukan sinyal (signal input) adalah
energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
7. Pengolah Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran.
8. Tujuan Sistem (Goal)
Tujuan sistem merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh suatu
sistem.Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan.

C. Konsep Dasar Informasi


Definisi informasi menurut Krismiaji (2005:15) dalam bukunya yang berjudul
Sistem Informasi Akuntansi menjelaskan bahwa, Informasi adalah data yang telah
diorganisasi dan telah memiliki kegunaan dan manfaat.
Definisi lain menurut Jogiyanto (2005:8) dalam bukunya yang berjudul
Analisis dan Desain Sistem Informasi definisi informasi adalah sebagai berikut,

12

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerimanya.
Berdasarkan

dua

definisi

informasi

tersebut,

maka

penulis

dapat

menyimpulkan bahwa informasi adalah serangkaian data yang diolah, dibentuk atau
dimanipulasi menjadi data yang mempunyai sifat sementara tergantung dengan waktu
yang memiliki kegunaan dan manfaat bagi orang yang menerimanya, dan dapat
digunakan sebagai alasan untuk melakukan tindakan serta mengambil keputusan.

D. Kriteria-Kriteria Informasi
Menurut Mc. Leod dalam Azhar Susanto (2008:38-39) suatu informasi yang
berkualitas harus memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
1. Relavan
Informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan atau bernilai guna.
2. Akurat
Informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya atau bebas dari
kesalahan.
3. Tepat waktu
Informasi harus tersedia pada saat yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah
sebelum situasi krisis menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang/tidak
usang.
4. Lengkap
Informasi yang diperoleh menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalahan
atau penyelesaian.

13

E. Pengertian Sistem Informasi


Menurut Azhar Susanto (2007:55) dalam bukunya yang berjudul Sistem
Informasi Manajemen, edisi 3 menjelaskan bahwa,
Sistem informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik phisik maupun
non phisik yang saling berhubungan satu sama lainnya dan bekerja sama
secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi
informasi yang berguna.
Menurut Jogiyanto (2005:11) dalam bukunya yang berjudul Analisis dan
Desain Sistem Informasi yang diambil dari definisi Robert A dan K.Roscoe Davis,
adalah sebagai berikut,
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dengan laporanlaporan yang diperlukan
Berdasarkan dua definisi sistem informasi tersebut, maka penulis dapat
menyimpulkan bahwa sistem informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik
phisik maupun non phisik di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung, bersifat manajerial dan kegiatan strategi
dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan
yang diperlukan.
F. Komponen-Komponen Sistem Informasi
Komponen-komponen Sistem Informasi adalah sebagai berikut :
1. Perangkat keras (hardware) Perangkat keras mencakup berbagai peranti fisik
seperti komputer dan printer.

14

2. Perangkat Lunak (software) Yaitu sekumpulan instruksi- instruksi yang


memungkinkan perangkat keras memproses data.
3. Prosedur (procedure) Yaitu sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan
pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.
4. Orang (brainware) Yaitu semua pihak yang bertanggung jawab dalam
pengembangan sistem informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem
informasi.
5. Basis data (database) Yaitu sekumpulan tabel, hubungan dan lain-lain yang
berkaitan dengan penyimpanan data.
6. Jaringan komputer dan komunikasi data Yaitu system penghubung yang
memungkinkan sumber (resources) dapati secara bersama tau diakses oleh
sejumlah pemakai.
G. Sistem Informasi dalam Suatu Organisasi
Sistem informasi sangat mendukung proses dalam suatu organisasi khususnya
dalam menjalankan fungsi managerial yang meliputi:
1. Perencanaan (Planning)
Proses untuk memikirkan secara matang dan bijaksana serta menetapkan
sasaran serta tindakan berdasarkan metoda yang paling baik.
2. Pelaksanaan (Organizing)
Proses untuk menata dan menetapkan pekerjaan dan sumber daya manusia
yang ada.

15

3. Pengendalian (Controlling)
Proses untuk memastikan bahwa aktivitas organisasi sesuai dengan metode
atau prosedur yang telah ditetapkan.
H. Kegiatan Sistem Informasi
Kegiatan sisitem informasi adalah sebagai berikut :
1. Input adalah proses yang menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan
data yang akan diproses.
2. Proses adalah bagaimana suatu data yang diolah untuk mengahasilakan suatu
informasi yang bernilai lebih.
3. Output adalah suatu kegiatan untuk menghasilkan suatu laporan dari proses.
4. Penyimpanan adalah suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.
5. Kontrol adalah suatu aktivasi untuk menjamin bahwa system informasi
tersebut bisa berjalan dengan baik dan sesuai dengan yang diharapkan.

16

2.2 Perlalatan Pendukung (Tools Sistem)


Adapun peralatan pendukung yang dimaksud untuk merancang model sistem
yang baru pada penulisan Laporan KKP ini adalah :
A. Diagram Alir Data (DAD)
1. Konsep Dasar Diagram Alar Data
Diagram Alir Data (Data Flow Diagram) adalah suatu network yang
menggambarkan suatu sistem automat / komputerisasi, manual atau gabungan dari
keduanya dalam susunan berbentuk komponen sistem yang saling berhubungan
sesuai dengan aturan mainnya.
2. Simbol-simbol dalam Diagram Alir Data
a) External Entity
Adalah simbol yang berbentuk bujur sangkar yang digunakan

untuk

menggambarkan asal/tujuan data. Merupakan lingkungan sistem, berupa


Departemen, Organisasi, sekelompok orang yang terlibat dalam sistem.
(diluar/didalam). Berikan label/nama di dalam entity tersebut.
b) Proses
Adalah simbol yang berbentuk lingkaran yang digunakan untuk memproses
pengolahan atau transformasi data.

Kegiatan yang dilakukan oleh

organisasi/perusahaan, kelompok orang, mesin/komputer dari hasil suatu arus


data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar
dari proses.

17

c) Data Flow
Digambarkan dengan anak panah yang digunakan untuk menggambarkan
aliran data yang berjalan. Mengalir diantara proses, data store dan external
entity. Dapat berupa masukan untuk sistem atau keluaran dari proses sistem.
Selain menunjukan arah alir data, data flow ini perlu diberikan nama sesuai
dengan data atau informasi yang dimaksud.
d) Data Store
Adalah simbol yang berbentuk persegi panjang tidak sempurna, yang
digunakan untuk pengarsipan atau penyimpanan data. Data store ini biasanya
berkaitan dengan penyimpanan serta komputerisasi, contohnya pita magnetic,
file disket, dan file hard disk. Data store ini juga berkaitan dengan
penyimpanan folder.
3. Aturan Main dalam Diagram Alur Data
a)

Tidak boleh menghubungkan antara External Entity dengan External Entity


secara langsung.

b)

Tidak boleh menghubungkan antara Data Store dengan Data Store secara
langsung.

c)

Tidak boleh menghubungkan antara Data Store dengan External Entity


secara langsung (atau sebaliknya).

d)

Setiap Proses harus ada Data Flow yang masuk dan ada Data Flow yang
keluar.

18

4. Tahapan Proses Pembuatan Diagram Alur Data


Langkah langkah dalam membuat Diagram Alur Data dibagi menjadi tiga tahap
atau tiga tingkat kontruksi data flow diagram yaitu sebagai berikut :
a) Buat Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan
diproses atau diagram yang menggambarkan sistem secara global dari
keseluruhan sistem yang ada.
b) Buat Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahap-tahap proses yang ada
didalam Diagram Konteks (penjabaran secara rinci).
c) Buat Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail lagi
dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.
5. Kamus Data / Data Dictionary
Kamus data disebut juga dengan istilah data dictionary adalah katalog fakta
tentang data dan kebutuhan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi
pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis.
Dengan kamus data sistem analisis dapat mendefinisikan data yang mengalir
pada sistem dengan lengkap juga dapat menjelaskan lebih detail lagi tentang data
flow diagram yang mencakup proses, data flow dan data store.
Fungsi dari kamus data adalah sebagai sebuah katalog yang menjelaskan lebih
detail tentang DAD yang mencakup proses, data flow dan data store. Selain itu

19

juga untuk menghindari penggunaan kata kata yang sama, karena kamus data
disusun secara abjad.
Adapun kegunaan dari kamus data adalah :
a) Memvalidasi diagram alir data dalam hal kelengkapan dan keakuratan.
b) Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan laporan.
c) Menentukan muatan data yang disimpan salam file - file.
d) Mengembangkan logika untuk proses proses DAD.
Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data
yang dicatat. Maka data harus memuat hal - hal sebagai berikut :
a) Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow
diagram, maka nama arus data juga harus dicatat dikamus data, sehingga
mereka yang membaca data flow diagram dan memerlukan penjelasan lebih
lanjut tentang suatu aras data tertentu di data flow diagram dapat langsung
mencarinya dengan mudah di kamus data.
b) Alias
Alias atau nama lain dari data yang dituliskan larena data yang sama
mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu
dengan yang lainnya.
c) Tipe Data atau Bentuk Data
Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentuk
dokumen dasar atau formulir , dokumen hasil cetakan komputer , laporan

20

terarah , tampilan layar monitor, variable, parameter, dan field field adalah
bentuk data dari arus data yang mengalir yang perlu dicatat di kamus data.
d) Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan
menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat dikamus data supaya
memudahkan mencari arus data didalam data flow diagram.
e) Penjelasan
Untuk lebih menjelaskan lagi tentang makna dari arus data yang dicatat
dikamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan
keterangan tentang arus data tersebut.
f) Periode
Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu
dicatat dikamus data karena dapat digunakan untuk mendefinisikan kapan
input data harus dimasukan kedalam sistem, kapan proses program harus
dilakukan dan kapan laporan lapoan harus dihasilkan.
g) Volume
Volume yang perlu dicatat dalam kamus data adalah tentang volume rata rata
dan volume puncak darai kamus data. Volume rata rata menunjukan
banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu, sedangkan
volume puncak menunjukan volume yang terbanyak.
h) Struktur Data
Struktur yang menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri
dari item item atau elemen elemen data.

21

6. Notasi Kamus Data


Notasi kamus data terbagi dalam dua bagian yaitu Notasi Tipe Data dan Notasi
Struktur Data.
a) Notasi Tipe Data
Notasi tipe data adalah suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna
dari simbol yang dijelaskan. Adapun bentuk notasi sebagai berikut :
Tabel 2.1 Notasi Tipe Data
Notasi

Keterangan

Setiap karakter

Angka numerik

Karakter Alfabet

Angka nol tampilkan sebagai spasi kosong

Titik sebagai penulisan ribuan

Koma sebagai pemecahan pecahan

Hypen sebagai tanda penghubung

Slash sebagai tanda pembagi


Sumber : Jogiyanto (2005:370)

b) Notasi Struktur Data


Struktur dari data terdiri dari elemen elemen data yang disebut dengan item
data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan

22

menyebutkan nama dari item item datanya. Juga masih diperlukan informasi
lainnya misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau
hanya bersifat dapat ada dan dapat tidak ada. Untuk menunjukan informasi
informasi tambahan ini di kamus data dipergunakan notasi notasi sebagai
berikut :

Tabel 2.2 Notasi Struktur Data


Notasi

Keterangan

Terdiri dari

And (dan)

()

Pilihan (Ya atau Tidak)

{}

Iterasi / pengulangan proses

[]

Pilih salah satu pilihan

Keterangan atau catatan

Petunjuk (Key Field)

Pemisah pilihan didalam tanda [ ]


Sumber : Jogiyanto (2005:1)

BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Umum
Dengan perkembangan teknologi yang semakin maju, sekarang ini banyak
sekali perusahaan-perusahaan swasta yang berkembang. Yang bergerak dibidang jasa
maupun penjualan. Salah satu perusahaan yang bergerak di bidang penjualan adalah
tempat yang telah kami riset yaitu CV. Alona Jaya beralamat di Ruko Golden Madrid
2 Blok I / 01 BSD City, Tangerang. Dalam kali ini kami membahas mengenai
penjualan berbagai tas yang terbuat dari kulit reptile yaitu ular.
3.2 Tinjauan Perusahaan
Dalam tinjauan perusahaan ini berisi sejarah perusahaan, struktur organisasi
serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan tersebut.
3.2.1 Sejarah Perusahaan
CV. Alona Jaya merupakan perusahaan swasta yang berdiri sejak tahun 1979
dan bergerak dibidang eksport kulit reptil samakan dan juga pembuatan tas, dompet,
ikat pinggang dan lain-lain. Untuk memenuhi kebutuhan ekspor, CV. Alona Jaya
mempunyai beberapa pengumpul kulit reptil diberbagai daerah seperti Jawa,
Sumatera, Kalimantan dan NTB. Kulit reptil dikirim ke Jakarta dengan menggunakan
angkutan darat, angkutan laut maupun pesawat udara, oleh perusahaan kami kulit

23

24

tersebut diproses dan disamak menjadi kulit crust atau finish yang kemudian siap
diekspor ke negara tujuan.
Disamping kulit reptil samakan, CV. Alona Jaya juga mengusahakan home
industry yaitu mengolah kulit reptil samakan menjadi barang jadi seperti Tas, Ikat
Pinggang, Dompet dan lain lain. Dikarenakan adanya kulit sisa eksport yang tidak
terpakai, untuk memanfaatkannya agar tidak terjadi limbah maka dibuatlah home
industry ini. Barang jadi ini dijual di toko dan sebagian lagi untuk diekspor. Home
industry dalam pembuatan tas, dompet, ikat pinggang dan lain-lain bernama Vielta.
Pada umumnya negara pelanggan kami untuk pembeli kulit hasil samakan
adalah Jepang, Amerika Serikat, Mexico, England, Brasil, Spanyol dan Italia.
Volume ekspor umumnya dari tahun ke tahun meningkat sehingga akan kami
tingkatkan baik secara kualitatif maupun kuantitatif.
Sedangkan untuk pelanggan kami yang membeli Hand bag nya lebih dominan
orang orang korea yang menetap di Indonesia, ataupun mereka yang hanya berlibur
ke Indonesia.
Dalam menjalankan kegiatan ekspor ini perusahaan kami telah memiliki
berbagai sarana dan prasarana kerja seperti gudang, peralatan mesin-mesin samak,
alat-alat transportasi dan komunikasi serta peralatan kantor.
CV. Alona Jaya dalam tahun 2015 telah menyerap karyawan sebanyak 41
orang karyawan tetap dan 8 orang karyawan harian. Mereka rata-rata telah
mempunyai pengalaman kerja yang cukup baik dan profesional di bidangnya masing-

25

masing. Diharapkan untuk tahun 2016 perusahaan kami akan siap menghadapi
persaingan ekspor di pasaran, dengan demikian segala aktivitas yang dijalankan CV.
Alona Jaya akan berhasil dan efektif.
CV. Alona Jaya mempunyai jadwal kerja sebagai berikut :
Hari

: Senin s/d Sabtu

Waktu

: 07.00 16.00 wib

Istirahat

: 12.00 13.00

Keterangan absensi karyawan sebagai berikut :


I = Izin
S = Sakit
TB = Tanpa Berita
C = Cuti

3.2.2 Struktur Organisasi


Struktur Organisasi merupakan penegasan akan susunan kerangka yang
menunjukkan saling hubungan atau tata kerja antara bagian-bagian atau sub bagian
yang ada dalam suatu unit kerja, sehingga setiap bagian atau sub bagian mengetahui
secara jelas apa yang menjadi bidang tugas, kewenangan dan tanggung jawabnya.
Demikian. pula kepada siapa bagian mempertanggung jawabkan aktivitas yang
dilakukannya.

26

Gambar 3.1 Struktur Organisasi CV. Alona Jaya


Tugas dan wewenang :
Direktur

: Merencanakan mendelegasikan dan menentukan haluan


dan

kebijaksanaan

manajemen

bertanggung jawab atas jalannya

perusahaan

dan

seluruh kegiatan

perusahaan serta mencari pasatan baru.


Bagian Penjualan

: Melaksanakan proses penjualan tas dari mulai stok barang


masuk sampai barang keluar

Bagian Penyamakan

: Melaksanakan penyamakan kulit yang menyangkut


proses Wet Blue / Crust / Finishing.

27

Bagian Kerajinan

Melaksanakan

pembuatan

produk

yang

dihasilkan

termasuk masalah design / rancang bangunnya.


Bagian Ekspor

: Melaksanakan ekspor/ penjualan termasuk disini adalah


mengenai promosi.

Bagian Umum

: Melaksanakan pengiriman dan membantu bagian yang


lain.

Bagian Keuangan

: Mengurus administrasi keuangan dan pembukuan.

28

3.3 Prosedur Sistem Absensi Berjalan pada perusahaan


Analisa sistem dapat diartikan sebagai suatu proses untuk memahami sistem
yang ada yaitu sistem informasi absensi. Sistem ini meliputi analisa prosedur sistem
absensi dan analisa dokumen data absensi, kami akan menjelaskan satu per satu
proses absensi di perusahaan ini.
A. Cara Pengisian Absen
Cara pengisian absen dan prosedur pengolahan data sesuai hal yang
ditentukan yaitu :
1. Nama Karyawan
2. Nomor Induk Karyawan
3. Bagian Karyawan
4. Jam Masuk Karyawan
5. Jam Pulang Karyawan
6. Tanggal Kerja Karyawan
7. Keterangan
B. Prosedur Absensi Karyawan
1. Setiap karyawan pada setiap hari kerja wajib mengisi absensi yang telah di
sediakan kepada setiap bagian dengan sistem cek roll.

29

2. Bagian keuangan merekap semua data absensi karyawan setiap hari sebagai bukti
kehadiran karyawan setiap hari dan menyusun laporan absensi karyawan untuk
diberikan langsung kepada pimpinan dan disimpan di arsip.
3. Pimpinan perusahaan menerima laporan absensi karyawan setiap bulan yang telah
direkap oleh bagian keuangan sebagai data untuk mengukur prestasi kinerja
karyawan dalam perusahaan.

3.4 Diagram Alir Data Sistem Berjalan


Dari hasil analisa yang dilakukan pada CV. Alona Jaya, akhirnya dapat
diketahui bentuk sistem secara garis besar yang sedang berjalan didalam perusahaan
tersebut. Bentuk garis besarnya dapat dilihat dalam diagram di halaman berikut ini.

Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan

30

Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Berjalan

31

Gambar 3.4 Diagram Detail Sistem Berjalan

3.5 Kamus Data Sistem Berjalan


Pada kamus data ini terdapat keterangan tertulis mengenai suatu data secara
lebih rinci, karena kamus data harus dapat memberikan keterangan yang jelas tentang
data yang dicari. Berikut ini adalah kamus data dari masing-masing arus data yang
mengalir pada sistem informasi absensi karyawan :

32

A. Kamus data untuk menjelaskan data masukan


Nama arus data

: Kartu absensi karyawan

Alias

:-

Bentuk data

: Dokumen/Kartu

Sumber data

: Karyawan

Arus data

: Dari karyawan ke proses 1.0

Rangkap

: 1 (satu)

Struktur data

: NIK, Nama , Nama bagian, Jam masuk, Jam keluar,


Keterangan.

Frekuensi

: Setiap bulan

Penjelasan

:Berisi data kehadiran karyawan selama satu bulan.

B. Kamus data untuk menjelaskan proses


Nama arus data

: Data absensi karyawan

Alias

:-

Bentuk data

: Dokumen

Asal Data

: Kartu Absensi

Arus data

: Dari proses 1 ke file absensi

33

Nama Proses

: Hitung jam kerja dan persentasi kehadirana

Alias

: Jam kerja

Fungsi

: Untuk menghitung dan memproses jam kerja,


Jam lembur dan persentasi kehadiran selama satu
Bulan

Asal data
Struktur data

: Data absensi karyawan


: NIK, Nama, Nama Bagian, Jam masuk, Jam keluar,
Keterangan.

C. Kamus Data untuk data keluaran


Nama arus data

: Laporan Absensi Karyawan

Alias

:-

Sumber data

: Kartu absensi karyawan

Bentuk data

: Dokumen

Arus data

: Dari proses 2.0 ke pimpinan

Penjelasan

: Berisi simpanan data absensi karyawan untuk


dicetak

Fungsi

: Untuk membantu menghitung jumlah jam kerja


karyawan

Struktur data

: NIK, Nama, Nama bagian, Jam masuk, Jam keluar,


Keterangan.

34

3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan


Yang dimaksud dengan spesifikasi sistem berjalan adalah perincian dari
bentuk dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses penjualan tas. Bentuk
dokumen itu sendiri digolongkan dalam dua bagian, yaitu dokumen masukan dan
dokumen keluaran.
3.6.1 Spesifikasi Dokumen Masukan
Bentuk dokumen masukan adalah bentuk dari dokumen-dokumen yang masuk
atau diterima untuk melakukan proses. Dibawah ini adalah uraian bentuk dokumen
masukan yang ada dalam sistem absensi karyawan di CV Alona Jaya.
1.

Nama Dokumen

: Kartu Absen

Fungsi

: Untuk Absen Karyawan

Sumber

: Karyawan

Tujuan

: Keuangan

Frekuensi

: Setiap kali melakukan absensi

Jumlah

: 1 kartu

Bentuk

: Lampiran A.1

35

3.6.2 Spesifikasi dokumen Keluaran


1.

Nama Dokumen

: Laporan

Fungsi

: Laporan Absen Karyawan

Sumber

: Absensi Karyawan

Tujuan

: Keuangan

Frekuensi

: Setiap bulan rekap absensi

Jumlah

: 1 Set

Bentuk

: Lampiran A.2

3.7 Permasalahan Pokok di Perusahaan


Dalam

pelaksanaannya,

tentunya

setiap

perusahaan

memiliki

permasalahannya masing-masing. Begitupun seperti yang terjadi pada CV.Alona


Jaya, permasalahan yang sering terjadi antara lain :
1. Prosedur kegiatan dalam penanganan data absensi karyawan pada CV. Alona
Jaya masih tertulis (manual) sehingga untuk pencatatan data masih memakan
waktu yang lama dan sangat dibutuhkan ketelitian yang tinggi agar tidak salah
dalam mencatat data tersebut.
2. Kurangnya pengontrolan dan pengendalian manajemen pada sistem pendataan
dan absensi karyawan,sehingga masih banyak kemungkinan adanya tindak
kecurangan pada data absensi (manipulasi data).

36

3.8 Alternatif Pemecahan Masalah


Dari beberapa kendala yang dihadapi oleh CV. Alona Jaya ada beberapa cara
untuk mengatasi masalah tersebut antara lain;
1. Sebaiknya CV. Alona Jaya menerapkan sistem komputerisasi untuk
memudahkan pencatatan data dan absensi karyawan agar lebih mudah,cepat
dan akurat.
2. Sistem manajemen pada pendataan dan absensi karyawan pada CV. Alona
Jaya agar segera dibenahi agar lebih terkontrol dan terkendali sehingga bisa
meminimalisir kesalahan kesalahan yang kerap terjadi serta mencegah
adanya tindak kecurangan pada data absensi (manipulasi data).

BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisa dan pembahasan yang telah disusun dalam
penulisan laporan KKP, maka dapat disimpulkan sebagai berikut ;
a. Sistem absensi karyawan di CV. Alona Jaya masih di tulis tangan (manual)
sehingga dibutuhkan ketelitian yang tinggi juga memakan waktu yang lama.
b. Karena kurangnya pengontrolan pada sistem absensi yang digunakan maka masih
banyak ditemukan kecurangan-kecurangan pada data absensi karyawan
(manipulasi data).
4.2 Saran
Pada dasarnya sistem absensi CV. Alona Jaya masih kurang efektif , maka
saran yang dapat digunakan untuk CV. Alona Jaya adalah sebagai berikut :
a. Apabila sistem komputerisasi diterapkan dalam sistem absensi karyawan ini akan
lebih mempermudah dalam membantu pekerjaan sehingga akan lebih cepat dan
akurat.
b. Agar sistem informasi absensi ini menetapkan inti pengaman untuk mengawasi
dan menjaga supaya tidak terjadi manipulasi data dalam pencatatan absen.

37

38

DAFTAR PUSTAKA

Adi

Nugroho. 2005. Analisis dan Perancangan Sistem


Metodologi Berorientasi Objek. Bandung, Informatika,

Informasi

dengan

Al-Bahra bin Ladjamudin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta :
Graha Ilmu.
Agus Mulyanto. 2009. Sistem Informasi Konsep & Aplikasi. Pustaka Pelajar.
Yogyakarta
Azhar Susanto. 2007. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: T. Lingga Jaya
Azhar Susanto. 2008. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Gramedia
Jogiyanto, HM. 2005. Analisa dan Desain Sistem Informasi Terstruktur. Yogyakarta:
Andi.
Krismiaji, 2005. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedua; Yogyakarta : Akademi
Manajemen. Perusahaan YKPN.
Moekijati, Prasojo. 2011. Sistem Infomasi, Yogyakarta : Andi Offset.
Mustakini, Jogiyanto Hartono. 2009. Sistem Informasi Teknologi. Yogyakarta: Andi
Offset.
Mulyanto A. 2009. Sistem Informasi, Konsep dan Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka
Pelajar.
Taufiq R. 2013. Sistem Informasi Manajemen. Konsep Dasar, Analisis dan Metode
Pengembangan. Yogyakarta : Graha Ilmu.

LAMPIRAN A.1

LAMPIRAN A.2

LAMPIRAN A.3